Carta introductoria La carta introductoria explica brevemente la razón por la cual se está haciendo la compra y subraya los puntos que crees son importantes para el lector. Esta carta debe ser de menos de una página. Portada Debe incluir el nombre de la empresa y logotipo, dirección, número de teléfono, número de fax, dirección de correo electrónico, dirección de página de internet (si es que se tiene una), el nombre y título del director general, una foto del producto o servicio. Para cada compra tiene que haber por lo menos tres cotizaciones, la cotización aprobada debe ser igual a la orden de compra y por consiguiente la factura tiene que venir con los mismos valores de la cotización. Índice Debe facilitar a los lectores el desarrollo de la compra. No te olvides de numerar todas las páginas e incluir los números de página en el índice para permitir que el lector regrese fácilmente a las partes de su interés. Resumen Ejecutivo El resumen ejecutivo es importante ya que es lo primero que verán los lectores, por lo general. Dicho resumen debe captar la atención de los lectores al resaltar lo más importante del documento. Típicamente, el resumen ejecutivo tiene una longitud de entre una y dos páginas y responde a las siguientes preguntas: ¿Necesidad a cubrir? ¿Presupuesto qué hay para hacer la compra? ¿Qué producto o servicio va a ofrecer la empresa? ¿Qué necesidades se están cubriendo o qué problema se está solucionando? ¿Cuál es el modelo de negocio (Licitación pública, contratación directa, selección abreviada, concurso de meritos, contratación pública electrónica)? ¿Quiénes son sus competidores (y cuál es tu ventaja competitiva sustentable)? ¿Cuánto dinero vale la compra? ¿Cuál es la valuación de la empresa que está buscando? (Calidad, precio, tiempo de entrega etc.) Sugerencias: Escribe el resumen ejecutivo después de haber escrito las demás secciones de la compra para que puedas cortar, pegar y editar algunas partes de las secciones más importantes. Haz que varias personas lean tu resumen ejecutivo. Todos deben poder comprender el negocio fácilmente, debe captar su atención y motivarlos a leer. 2. Descripción del Negocio Información sobre la empresa Representante legal, capital social, capacidad de pago, puntualidad en la entrega, ¿Qué tipo de negocio es?. ¿Mayoreo o menudeo? ¿Manufactura o servicios? ¿Cuál es la estructura legal de la empresa (Sociedad Anónima, Sociedad de Responsabilidad Limitada, etc.)? ¿Quiénes son los propietarios de la empresa y qué experiencia tienen?. ¿Qué necesidades del mercado se van a cubrir?. ¿Cómo está(n) posicionado(s) el (los) producto(s) ó servicio(s) y cuáles son sus clientes, condiciones de pago, descuentos.
3. Elementos a comprar: Grupo de elementos: Los elementos que maneja la Policía Nacional para su servicio se dividen en tres grupos así: 3. Elementos de consumo: Son los que se consumen por el primer uso que se hace de ellos, ó porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros. Clasificación de los elementos de consumo
3.1.1 Elementos de consumo sin control 3.1.2 Elementos de consumo con control 3.2 Elementos devolutivos: Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos y perecen por deterioro total, obsolescencia, número de horas de uso o por razón de su naturaleza. Clasificación de los elementos devolutivos 3.3 Elementos devolutivos sin roturar Son los que por sus características no requieren identificación individual ni control permanente, se deprecian totalmente con la primera salida al servicio, para lo cual serán afectados contablemente en el mismo periodo en que salen al servicio. Estos serán controlados mediante una tarjeta de Kárdex en cantidades y valores y controles administrativos que se le llevarán a cada funcionario. Nota: El control mediante tarjeta de Kárdex puede ser manual o sistematizado, siempre y cuando cumplan con los mecanismos idóneos para ejercer su control interno. En este grupo se clasificarán los elementos que no excedan el valor equivalente a diez (10) salarios mínimos legales vigentes diarios. 3.4 Elementos devolutivos reparable: Son los elementos con un valor igual o inferior al estipulado por la Contaduría General de la Nación en la circular externa 028 del 211298, para el caso de algunas propiedades, planta y equipo considerados como activos de menor cuantía que tengan vida útil superior a un año, pero por su bajo valor serán depreciados en su totalidad en el periodo en el que se les de al servicio. Deben estar rotulados y tener características específicas individuales, durante el tiempo de vida útil. Estos bienes al igual que los anteriores no deben operar con ningún tipo ajustes contables. 3.5 Activos fijos: Son los elementos de mayor valor al estipulado por la Contaduría General de la Nación en la circular externa 028 del 211298, para el caso de algunas propiedades, planta y equipo considerados como activos de menor cuantía y tienen características individuales, vida útil mayor de un año, que serán depreciados y ajustados de acuerdo a su vida útil probable. 3.6 Bienes inmuebles: Son los que no se pueden mover de un lado a otro sin su destrucción o deterioro. También son aquellos elementos que por su uso, destino o aplicación, forman parte del inmueble y no pueden trasladarse sin
menoscabo de éste, ejemplo: edificios, tuberías, lotes, cableados, torres de comunicaciones, los C.A.D., centros de cómputo y otros. Especialización de almacén o bodega por elementos Por su complejidad y volumen de las operaciones la Dirección Administrativa y Financiera, clasificará los almacenes o bodegas de la siguiente forma: Intendencia Armamento Comunicaciones Transportes Remonta y Veterinaria Sanidad Telemática Vestuario Aviación Servicios Llantas y lubricantes Es de anotar, que cada uno de los almacenes o bodegas debe ser especializado en su ramo y por ninguna razón se podrán manejar bienes que no correspondan a su naturaleza. Las unidades policiales de acuerdo a su movimiento y criterio del Ordenador del Gasto podrán adoptar las especializaciones de almacenes o bodegas. Igualmente entre estos, que correspondan a la misma unidad policial no se podrá utilizar la cuenta contable 1995 principal y subalterna. Control de los bienes El control de los bienes es el registro ordenado, completo, detallado y valorizado de toda clase de elementos que integran el patrimonio de la Policía Nacional. Objetivos: Las existencias de materiales, equipos e inmuebles permiten: Clasificar, codificar, verificar y controlar los bienes de la institución. La identificación precisa de los bienes para los diferentes procesos de adquisición, almacenamiento, administración y entrega.
La toma de decisiones para el normal abastecimiento de acuerdo a las necesidades de la institución. Cumplir las normas administrativas y fiscales sobre el manejo de bienes.
4. Parámetros para la entrega: 4.1 Descripción del producto o servicio. 4.2 Precio por unidad y valor total de la factura con todos sus requisitos. 4.2 Empaque. 4.3 Transporte. 4.4 Fecha de entrega. 4.5 Almacenamiento.