El inventario y los registros 1 – el inventario El inventario es el estado detallado de todos los bienes y derechos que posee la empresa en un momento determinado, incluyendo también las cantidades que adeuda. Según los bienes relacionados, el inventario puede ser: •
General: abarca todo el patrimonio empresarial
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Parcial: comprende una parte de los bienes, como pueden ser los de una sección.
Si nos limitamos a los bienes del almacén podemos definirlo así: el inventario es la relación detallada de los materiales almacenados, clasificados por categorías o familias de productos, su lugar de ubicación y su valoración económica. 1.1 – tipos de inventarios Según la finalidad que se persiga con los datos obtenidos, podemos clasificar los inventarios en dos grupos: •
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Inventario contable o permanente: o
Inventario contable: consiste en anotar constantemente las entradas y las salidas de cada uno de los artículos que hay en el almacén, por procedimientos automáticos (scanner, pistola lectora…) o de forma manual.
o
Inventario permanente: permite conocer en todo momento las existencias en stock, en unidades físicas y valor monetario
Inventario extracontable o periódico o
o
Inventario periódico: se hace in situ de forma ocular y permite comprobar el estado de los productos en el momento del recuento:
Si están ubicados en el lugar correspondiente
Si han sufrido mermas
Si están deteriorados, etc…
Inventario extracontable: consiste en hacer un recuento de las existencias a final de un periodo de explotación y valorarlas a precio de coste de mercado.
Inventario final: cuando el recuento de existencias se hace al final del ejercicio económico. En algunas empresas, mientras se hace el inventario se suspenden las actividades de producción y venta o se hace fuera del horario de atención al publico
Inventario relativo: consiste en hacer el recuento de las existencias de manera continua y sin detener la explotación de la empresa. Las tareas del inventario se fraccionan a lo largo del ejercicio de tal forma que cada sección se controla varias veces durante el año.
1.2 – relación entre el inventario y la contabilidad Los inventarios, dentro de la gestión de stocks, son herramientas que se utilizan para determinar la situación de las existencias y poder analizar la calidad de su gestión, tanto a nivel general de la empresa como a nivel de las secciones y de las familias de productos. Podemos decir que la contabilidad y el inventario son complementarios; entre ambos dan una información completa de las gestiones que realiza la empresa. La contabilidad transmite información sobre el volumen de compras, el volumen de ventas y el margen comercial,
mientras que el inventario, ya sea permanente o periódico reforma sobre el volumen y estado de las existencias y su inversión en unidades monetarias.
1.3 – el inventario físico A – el proceso del inventario físico El inventario, como trabajo de equipo, se organiza por un responsable o jefe que sepa las tareas que hay que realizar y prepare con tiempo suficiente el procedimiento a seguir, el material, las fichas o soportes que se utilizaran para las anotaciones y el personal que realizara los recuentos. Los pasos a seguir para hacer el inventario son los siguientes: •
Decidir la época del inventario Cuando se hace un inventario al año este debe coincidir con el cierre del ejercicio. También se puede hacer el inventario durante el periodo de menor actividad para evitar complicaciones y disponer de mas personal.
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Instruir/enseñar al personal la finalidad del inventario y las reglas a seguir Entre las personas encargadas de realizar el inventario es conveniente nombrar a uno o mas jefes de grupo, los cuales tendrán la función de seleccionar al personal y adriestrarla e incluso examinar los artículos ya inventariados para verificar que no existen errores.
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Preparar el almacen Consiste en ordenar la mercancía de forma racional para controlarla mas rápidamente. Los artículos que están dispersos en distintas secciones/estantes se reúnen en un lugar, se tiran los embalajes vacios, se arreglan unidades abiertas o empaquetadas, etc…
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Preparar las fechas de trabajo Una vez decidida la fecha de inicio de las tareas de inventario o recuento de materiales, se comunicara al personal de almacen, a la oficina comercial, a las distintas secciones y si es preciso a los clientes.
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Preparar los impresos, formularios y sistemas de grabación Estos serán el soporte donde anotaremos las diferentes cantidades inspeccionadas. Su formato debe permitir:
Relacionar los objetos inventariados por grupos o categorías, con la descripción de sus características físicas
Indicar la referencia o código de cada articulo, su descripción, el nº de unidades y la unidad de medida de cada uno (piezas, kg, litro, metros u otras)
Anotar el valor de los objetos inventariados. Este será a precio de coste, pero si la empresa lo desea también puede añadir una columna para incluir el precio de venta o de mercado como no existe una norma que imponga un formato determinado de documento, la empresa puede confeccionar impresos que se adapten a sus necesidades y a las características de los productos que tiene almacenados o adquirir formularios estándar
1.4 – valoración del inventario Una vez que se ha terminado el recuento físico de los artículos, se procede a valorar el inventario, es decir, a calcular el valor de los bienes almacenados El inventario valorado queda plasmado en el libro de inventarios. Las partidas del inventario físico se valoran a precio de adquisición, sin embargo, si en la fecha de cierre el precio de mercado es inferior al de adquisición o precio histórico, deberá tomarse el más bajo por prevalecer el principio de prudencia valorativa. Todos los documentos del inventario, una vez recopilados, se deben conservar y estar disponibles, durante el ejercicio, pues constituyen una fuente de información a la cual puede haber necesidad de recurrir.