5a Pesquisa IOB SPED by Roberto Duarte

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Pesquisa

IOB SPED

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5ª Pesquisa IOB SPED A pesquisa Devido ao grande volume de entrega das obrigações acessórias digitais - DIPJ, FCONT, ECD entre outros que a cada dia surge - atualmente, as empresas tiveram que enquadrar seus investimentos na aquisição de novos softwares e na contratação de mais mão de obra para assegurar a qualidade de seus processos. Consequentemente, este cenário afeta também os profissionais das áreas tributárias e de tecnologia que, para enquadrarem-se neste novo meio, têm a necessidade de atualizarem-se diariamente, para procederem de forma correta com as obrigações, a fim de não gerar prejuízos para suas empresas. Sabendo desta necessidade, realizamos a 5ª Pesquisa IOB SPED com parceiros e clientes para avaliarmos o cenário em que as empresas estão em relação à ECD, FCONT, DIPJ e NF-e. Nesse estudo, identificamos o estágio de adequação, a segurança e a qualidade das informações entregues ao Fisco e os pontos críticos para o sucesso da implantação, além de fazer um comparativo de alguns resultados de 2009 para avaliar a evolução do posicionamento das empresas em relação ao SPED. Compartilhamos o resultado deste trabalho com você e com a sua empresa, certos de que ele contribuirá para entendermos suas necessidades, bem como identificarmos as oportunidades que o SPED proporciona (capacitação, revisão de processos, melhorias de políticas fiscais etc.) e, assim, continuarmos provendo soluções de alta qualidade e desempenho para o mercado. Claudio Della Nina Diretor Soluções IOB

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5ª Pesquisa IOB SPED a IOB Fundada em 1967, a IOB é uma empresa 100% nacional e lidera o mercado de informações empresariais jurídicas e tributárias. Atuando em uma área de grande complexidade, que demanda informações rápidas e confiáveis, a IOB tem desenvolvido soluções inovadoras para ajudar as empresas a reduzirem riscos de autuações e aumentarem a eficácia operacional das suas áreas jurídicas, contábil e fiscal. No total, a IOB provê mais de 60 produtos de informação (online, impresso e CD-ROM), possui uma unidade de negócios dedicada à educação profissional e outra exclusivamente a soluções para gestão tributária. Hoje a IOB conta com mais de 100 mil clientes de diversos portes e segmentos e, aproximadamente, 1 mil colaboradores distribuídos nas quatro filiais da empresa localizadas no Rio de Janeiro, Porto Alegre, Belo Horizonte e Recife, além da sede em São Paulo. Acesse www.iob.com.br e tenha toda essa estrutura, com mais de 42 anos, trabalhando com você.

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5ª Pesquisa IOB SPED SOLUÇÕES IOB Unindo o que há de mais moderno em termos tecnológicos a uma equipe altamente preparada, as Soluções IOB tem por objetivo entender a complexidade tributária de cada empresa, independentemente de seu segmento, e oferecer os melhores recursos para sua governança e gestão fiscal. As Soluções da IOB são uma combinação perfeitamente equilibrada entre softwares e serviços desenvolvidos para proporcionar às empresas ganhos em performance, segurança e confiança tributária. Por meio de uma estrutura integrada de soluções, apresentamos às empresas recursos de alta qualidade que garantem total controle e eficiência operacional em sua atividade tributária. Com elas é possível gerenciar estrategicamente os riscos da exposição fiscal e garantir o compliance do seu negócio com o Fisco. Atualmente, contamos com mais de 150 clientes de diversos segmentos como: siderurgia, mineração, petroquímica, farmacêutica, auto-indústria, cosméticos, tecnologia, serviços, bens de consumo e de capital entre outros. Acesse www.iob.com.br e tenha toda essa estrutura, com mais de 42 anos, trabalhando com você.

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5ª Pesquisa IOB SPED AS SOLUÇÕES DA IOB PARA O SPED (ECD, EFD e NF-e) IOB Mitrius é uma solução de auditoria eletrônica que valida e certifica os arquivos digitais contábeis e/ ou fiscais de apresentação obrigatória ao Fisco, conferindo mais agilidade operacional e eficiência gerencial na Escrituração Contábil Digital (ECD) e Escrituração Fiscal Digital (EFD). Através de uma análise minuciosa, o IOB Mitrius identifica falhas e possíveis inconsistências nos procedimentos fiscais e contábeis das empresas e, além de reduzir o risco de autuação, faz da gestão tributária um recurso estratégico para a maximização de resultados. IOB Prímeo é uma solução que analisa a consistência geral e o conteúdo fiscal da NF-e antes do envio às Secretarias de Fazenda, conferindo alta segurança sobre a qualidade da informação tributária utilizada e apresentada. Com base nas operações da NF-e, ele valida o preenchimento dos campos nos registros, afere as regras tributárias aplicáveis, bem como a formação das bases de cálculo e tratamentos diferenciados, apontando todas as inconsistências de conteúdo relacionadas aos aspectos fiscais do documento, dentre estes: CNAE, CST, NCM, PIS-COFINS, alíquotas de IPI e ICMS, inclusive com Substituição Tributária (ST). IOB Origon é um serviço customizado, que identifica as necessidades específicas fiscais das empresas por meio do mapeamento de suas variáveis (tipo de operação, produto, UF de destino e origem, entre outras) permitindo-as conhecer, compreender e controlar plenamente a malha de informações tributárias que envolve seus negócios. Também disponibiliza tabelas técnicas de impostos e alíquotas atualizadas para integração com sistemas de uso da área fiscal como TIPI, TEC, ICMS e auxiliares CFOP, CNAE, CST, e realiza a classificação e monitoramento fiscal de mercadorias e o saneamento de cadastro de clientes e fornecedores, evitando que as empresas se relacionem com pessoas jurídicas com CNPJ ou Inscrição Estadual inidôneos e/ou que não estejam em compliance com o Fisco. IOB Certificação é a garantia de uma implementação segura e sustentável do SPED. O escopo de trabalho é variável de acordo com o estágio de cada empresa em relação à Escrituração Digital. Assim, a atuação da IOB envolve a compreensão total da situação tributária da empresa para definição do layout adequado dos arquivos digitais contábeis e/ou fiscais, a certificação do seu conteúdo tributário com auditoria das informações em sua totalidade, a avaliação da exposição de risco e recomendação de adequação de processos, orientações quanto a conformidade legal das informações que nutrem os ERPs e parecer quanto a qualificação para área usuária do SPED.

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5ª Pesquisa IOB SPED metodologia, resultados e análises A 5ª Pesquisa IOB SPED foi realizada com 456 empresas de diversos ramos de atuação (comércio, indústria, governo e serviços). As faixas de faturamento da amostra estão distribuídas da seguinte forma: 87% das empresas faturam até R$ 300 milhões, 9% de R$300 milhões até R$ 600 milhões e 4% acima de R$600 milhões. Das empresas pesquisadas, 56% estão enquadradas no Lucro Real, 22% no Simples Nacional e 16% no Lucro Presumido. 6% delas apresentam outro tipo de regime tributário, não informado.

Faixa de Faturamento

Quanto aos sistemas ou ERPs, 20,06% das empresas utilizam Sistema Interno, 11,2% utilizam SAP R/3, seguidos por Microsiga (6,7%), Datasul (4,2%), Oracle (3,7%), Contmatic (3,3%), RM Sistemas (3,1%), SAP Business One - B1 (1,7%), Folhamatic (1,7%) e outros (43,8%).

Principais sistemas/ERPs utilizados pelas empresas

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5ª Pesquisa IOB SPED Cenário das empresas quanto às obrigações acessórias digitais (DIPJ, FCONT e ECD) Das empresas pesquisadas 10% contavam com a prorrogação da entrega da DIPJ conforme gráfico abaixo. Situação das empresas quanto a entrega da DIPJ referência 2009 Cumpriram o prazo de entrega do arquivo em 30 de junho de 2010. Não estavam obrigadas.

Contavam com a prorrogação para entregar o arquivo até 30 de julho de 2010. Estavam obrigadas mas talvez não entregassem o arquivo até 30 de julho de 2010.

Para as empresas, o alto volume de obrigações acessórias digitais, com previsão de entrega em 30 de junho de 2010, foi a principal dificuldade para gerar a DIPJ, referência de 2009, cujo índice representa 33% das opções apresentadas, conforme gráfico abaixo.

Principais dificuldades das empresas para gerar a DIPJ referência 2009

Alto volume de obrigações previstas para 30 de junho. Parametrização com sistemas internos. Processo de preenchimento. Dificuldade de consolidar o volume de informações no prazo estipulado. Nenhuma. Perda de informação, interferindo no prazo de entrega. Certificado digital.

Vale ressaltar que a movimentação de empresas e entidades de classe, junto à RFB, no intuito de pleitear a prorrogação da entrega dos respectivos arquivos digitais também pode ter influenciado essa expectativa acerca da prorrogação.

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5ª Pesquisa IOB SPED Das empresas obrigadas à DIPJ, 40% optaram pelo RTT e, dessas, 77% conseguiram entregar o FCONT no prazo de 30 de junho. Do restante da amostra, 18% das empresas contaram com a prorrogação para 30 de julho e 5% afirmaram que não entregaram o arquivo mesmo com a prorrogação.

Entregaram Contaram com a prorrogação Não entregaram

Situação das empresas quanto à opção pelo regime tributário de transição na DIPJ

Situação da empresa em relação a entrega do FCONT

Quanto à geração do FCONT, 35% das empresas pesquisadas afirmaram que a maior dificuldade encontrada ou prevista para o processo foi a parametrização com sistemas internos para levantamento das informações necessárias para o preenchimento correto do arquivo digital. Utilização de consultoria externa para geração Mesmo diante da escassez de tempo e recursos, a 5ª Pesquisa de arquivos digitais IOB SPED indicou que as empresas continuam preocupadas não apenas em viabilizar velocidade e eficiência no trânsito da informação entre: sistemas, softwares de gestão fiscal e Receita Federal, como também e, principalmente, em tentar assegurar a sua qualidade em cada um dos estágios pelos quais ela passa, buscando reduzir ao máximo os erros e seus riscos aos negócios e certificar sua aderência às exigências legais, requisitos fundamentais para a garantia de compliance tributário. A mudança de cultura nas organizações que, com a instituição do SPED já era prevista, começou a se revelar. A pesquisa demonstrou que as empresas buscam assegurar não somente a qualidade dos processos como também da informação. Das empresas que participaram dela, 46% utilizaram consultoria externa para geração e validação da ECD, 45% para DIPJ e 9% para FCONT.

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5ª Pesquisa IOB SPED Também é necessário frisar que 44% da amostra pesquisada informaram estar preocupadas em certificar o conteúdo informado nos respectivos arquivos, além do formato legal, e que 45% dessas empresas realizam esse trabalho com recursos externos (soluções, consultorias especializadas entre outros), o que confirma a crescente conscientização quanto às exigências legais e aos riscos associados ao seu não cumprimento. Origem dos meios utilizados para certificação da DIPJ, FCONT e ECD:

Muito embora 45% das empresas tenham informado que utilizam recursos externos para validação e certificação dos arquivos digitais das obrigações acessórias, a pesquisa revelou que 48% delas indicaram que utilizam o PVA da Receita Federal. Soluções utilizadas para certificação da, FCONT e ECD

Esclarecemos que o PVA realiza somente validações estruturais (ex.: campos e quantidade de caracteres necessários, formato de números ou letras etc.) e de consistência geral do arquivo (ex.: operações de saída com CFOP de entrada). Outro ponto que exemplifica a ineficiência do PVA é que sua origem e estrutura de regras não permitem, por exemplo, a importação simultânea de escriturações contábeis resumidas com seus respectivos livros auxiliares para detecção de inconsistências entre as informações, comprometendo a coerência do conteúdo do arquivo.

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5ª Pesquisa IOB SPED Ressaltamos que novas regras para o PVA e novos tipos de validação são criados constamentemente e atualizados em suas novas versões, disponibilizadas pela própria RFB, e também que inconsistências poderão ser diagnosticadas e tratadas pela Receita Federal em até 5 anos a contar do recebimento do arquivo. Considerando que as regras de validação são atualizadas e passam a vigorar a cada nova versão, é necessário que as empresas não se enganem quanto a isso e busquem soluções que possam conferir alto grau de confiança ao conteúdo informado, por meio de críticas e análises fundamentadas por validações de nível avançado, auditorias específicas e cruzamentos entre arquivos. Assim, é possível distanciar efetivamente as empresas das eventuais surpresas nos anos posteriores à entrega da informação. Quanto à ECD, a quantidade de empresas que afirmaram estarem enquadradas na obrigatoriedade equivale ao índice de empresas que afirmaram estar no Lucro Real. Entretanto, 9% das empresas pesquisadas não responderam se estavam ou não, obrigadas à entrega da ECD em 30 de junho de 2010, o que pode indicar desconhecimento sobre sua obrigatoriedade. Sobre o prazo de entrega da ECD, 52% das empresas afirmaram estarem obrigadas a entregar o arquivo até 30 de junho e, delas, 85% afirmaram tê-lo entregue no prazo. Outra consideração relevante é que, mesmo as empresas que cumpriram o prazo de entrega, continuam podendo retificar o arquivo junto à RFB, desde que eles não tenham sido autenticados pela Junta Comercial. Quanto às empresas que não o entregaram, puderam se valer da prorrogação da data de entrega, adiada para 30 de julho (determinada pela Instrução Normativa da RFB nº 1056 emitida em 13/07/2010), ganhando um pouco mais de tempo para sua adequação e ajustes finais. Dentre as dificuldades na geração da ECD, 56% das empresas pesquisadas afirmaram que a parametrização com sistemas internos foi a maior delas. Principais dificuldades encontradas na geração da ECD 2009

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5ª Pesquisa IOB SPED Indiscutivelmente, a quantidade de informações e de campos dispostos no arquivo digital exige da empresa, e de seus provedores de softwares, um trabalho de integração tecnológica para determinar os campos que devem existir no arquivo digital e criar parâmetros para que as informações necessárias (únicas ou relacionadas) possam se apresentar corretamente nos devidos campos. Durante a implementação tecnológica é comum serem identificadas inconsistências das mais diversas naturezas: formatos, quantidade de caracteres, valores calculados, tipo ou quantidade de campos, inexistência de informação no sistema ou ERP, entre outras. Das empresas não obrigadas à ECD, 8% foram intimadas recentemente para entrega de obrigações acessórias. Dessas, 40% para IN86 e 27% para Manad. É importante frisar que se essas empresas foram intimadas a entregar os processos contábeis de ambas as obrigações acessórias, deveriam tê-las entregues no formado da ECD, conforme disposto no Ato Declaratório Executivo nº 25 de 07.06.2010, que revogou o ADE 55/09 de 15/12 que atualizou a Instrução Normativa nº 86 de 2001. Complementarmente, lembramos que a não entrega do arquivo da ECD no prazo determinado acarreta ao contribuinte multa de R$ 5.000 ao mês, ou fração, fixada pela Instrução Normativa nº 787 de 2007.

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5ª Pesquisa IOB SPED O SPED sob a ótica das empresas Muitos conceitos e opiniões existem acerca dos objetivos da Receita Federal com a instituição do SPED. Das empresas pesquisadas, 44% acreditam que o SPED é uma forma de simplificar as obrigações acessórias, 35% afirmam que ele permite aproveitar os investimentos necessários melhorando processos internos e trazendo novas soluções para aumentar a eficiência tributária da empresa e 9% acreditam que a intenção é reduzir a carga tributária. 12% não responderam esta questão. Opinião em relação à escrituração

O que muitos desconhecem é que a implantação da escrituração digital ainda representa grande obstáculo aos profissionais e às áreas envolvidas. Das empresas que participaram da 5ª Pesquisa IOB SPED, 47% afirmam que vêem dificuldades na sua adequação, dentre elas, a capacitação da equipe destaca-se como principal, apresentando índice de 23%. Principais dificuldades das empresas quanto à adequação ao SPED

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5ª Pesquisa IOB SPED segurança Mesmo diante da crescente atuação e empenho do Fisco na instituição do SPED e na fiscalização eletrônica das empresas, por meio dos seus arquivos digitais de Escrituração Contábil e Fiscal e Nota Fiscal Eletrônica, apenas uma pequena parcela das empresas afirma ter total segurança quanto às informações neles contidas. Na 5ª pesquisa IOB SPED, voltamos à questionar as empresas sobre a segurança que elas tem sobre as informações que apresentam ao Fisco. Comparando as respostas com os dados da 4ª Pesquisa IOB SPED, identificamos que as empresas estão ainda mais inseguras quanto a essa questão. Conforme disposto no gráfico abaixo, apenas 12% das empresas afirmam ter total segurança sobre a acuracidade das informações que enviam ao Fisco (2 pontos percentuais abaixo do índice publicado na última pesquisa da IOB). Quanto aos cadastros, também houve queda de 4 pontos percentuais. As empresas também se mostraram mais inseguras quanto aos processos e sistemas, visto que os respectivos índices de 15% e 16%, retraíram para 10% e 13%.

Empresas que tem total segurança sobre as informações declaradas

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5ª Pesquisa IOB SPED Conclusão da pesquisa A grande mudança imposta às empresas com a criação do SPED é, sem sombra de dúvida, a cultural. Atualmente, a maioria das companhias aceita e cumpre as exigências quanto à entrega das obrigações acessórias nos prazos estipulados, pois temem multas significativas quando esses não são executados. Entretanto, esta situação ocorre em detrimento da qualidade da informação dado o alto volume de alterações na legislação tributária e a complexidade de interpretação das mesmas. A ineficiência do Fisco contribuiu para o fortalecimento dessa cultura imediatista por parte das empresas, porém o SPED vem modificando esse cenário. Hoje, as empresas estão mais conscientes em relação à necessidade de mudança, a utilização de ferramentas adequadas e dispostas a melhorar seus processos e sua estrutura em benefício da sua integridade tributária. A 5º Pesquisa IOB SPED revela uma movimentação significativa do mercado para essa direção: Um número considerável de empresas conhece a sua situação em relação aos prazos e multas impostas pelo atraso na entrega das obrigações acessórias, assim como se preocuparam em certificar as informações antes do seu envio ao Fisco. Tais dados revelam que as empresas estão empenhadas em acompanhar as exigências legais, buscando principalmente o compliance fiscal. Por outro lado, a pesquisa demonstra que uma quantidade significativa delas ainda carece de conteúdo básico como, por exemplo, saber se estão obrigadas ao ambiente SPED. Outro ponto destacado nesta pesquisa é a preocupação com a qualidade do conteúdo das informações, pois, muito embora um número significativo de empresas tenha revelado preocupar-se com a certificação das informações antes da sua entrega ao Fisco, a grande maioria delas utiliza o Programa Validador e Assinador (PVA) disponibilizado gratuitamente pela Receita Federal do Brasil como único mecanismo de análise e crítica sobre esse conteúdo. Diante disso, “é preciso ‘aprender’ a se preocupar com o conteúdo entregue às administrações públicas mais do que apenas cumprir os seus prazos. É fundamental administrar as informações tributárias da sua empresa sob a perspectiva da gestão pública e, para que isso aconteça, as organizações precisam utilizar as ferramentas corretas para garantir tal qualidade” - afirma Edson Lima – Gerente de Produtos da IOB. A comparação dos resultados da 5º Pesquisa IOB SPED com os da pesquisa anterior revelou que as empresas estão mais conscientes da necessidade de adequação de seus processos internos, sistemas e cadastros e da certificação das informações existentes. O número das que garantem conhecer e confiar no conteúdo interno diminuiu no último ano. “As empresas parecem estar mais conscientes quanto à dificuldade de gerar as obrigações acessórias com as informações existentes em seus sistemas e processos de origem. Observaram que o novo sistema evidencia o grau de planejamento tributário da Cia e se existe o necessário e constante acompanhamento das alterações na legislação tributária em suas operações” - afirma Cláudio Della Nina, Diretor da IOB. Com esse trabalho, esperamos ter contribuído com a sua empresa, esclarecendo e contextualizando a dinâmica do mercado em relação ao SPED e os possíveis impactos no seu negócio, ajudando você a antecipar soluções e agir preventivamente na busca do compliance tributário do seu negócio.

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