Robin Houdmeyers Content Cowboys Change Management Verslag change project 2009 - 2010
Change project - Robin Houdmeyers - Content Cowboys
!
!
!
2 • 10
Inleiding Hoe kwam het project tot stand? Week 2 van de stage, de nieuwe omgeving begint alvast te wennen, maar het wordt ook tijd om na te denken over een interessant voorstel als change project. Ik ben samen met Frederik Vincx (ik noem hem verder Fre) beginnen brainstormen over een geschikt change project. Fre is zelf een afgestudeerd CMD student en weet goed wat verwacht wordt voor deze opdracht. Fre maakt deel uit van het web team bij Content Cowboys met de functie ‘Interactive Designer’. Als geslaagd change project zoek ik iets dat door het hele bureau kan gebruikt worden en bijdraagt aan de alledaagse workflow. Iets dat een probleem zal oplossen! Samen met Fre lijst ik enkele verbeter punten binnen Content Cowboys op: ‣ overzichtelijk beheer van bestanden per project (grafisch, web, video, audio, ...); ‣ communicatie tussen bureau en klant, voor feedback over een campagne; ‣ een blog geschreven door mensen van Content Cowboys, een agency blog; ‣ dag/week/maand planning per werknemer; Over ‘communicatie tussen bureau en klant, voor feedback over een campagne’ denken we dieper na... Voor Fre is een oplossing voor dit probleem erg nuttig. Ik ben ook overtuigd, deze change gaan we doorvoeren!
De change wat uitgediept Een campagne voor een klant bestaat uit verschillende onderdelen en media. Om te verduidelijken... Even wat meer uitleg over 'communicatie tussen bureau en klant, over onderdelen van een campagne'. Een campagne voor een klant bestaat uit verschillende onderdelen of media. Ter illustratie: de conceptualist schrijft een concept uit, verzint enkele slogans en creëert een gewenste flow tussen verschillende media. De grafisch ontwerper creëert een logo voor de campagne, 3 affiches voor op billboards en een advertentie die in een tijdschrift zal staan. Het web-team maakt wireframes voor de wedstrijd website, ontwerpt het design van de website, animeert banners over de wedstrijd en uiteindelijk coderen ze de
Change project - Robin Houdmeyers - Content Cowboys
!
!
!
3 • 10
ganse website. Om de campagne op grote schaal bekendheid te geven zijn radiospotjes en een tv-commercial noodzakelijk, dit doen de AV experts. Dit alles moet stap voor stap door de klant goedgekeurd worden. Dit gebeurd momenteel op een omslachtige en weinig overzichtelijke manier. Via email worden de ideeën, ontwerpen of aanpassingen naar de klant toe gestuurd. Iedere werknemer doet dit voor zijn eigen onderdelen. De 3 grote nadelen van deze manier van werken: ‣ de reactie van de klant komt enkel toe bij de verzender, zo is het ganse team nooit volledig op de hoogte; ‣ iedere werknemer moet voor zijn onderdeel (telkens) een aangepaste omgeving creëeren. bv. hyperlink systeem voor wireframes, een videoplayer voor de tvcommercial, ... ; ‣ de klant ontvangt van verschillende werknemers een lading aan emails in zijn mailbox; De oplossing hiervoor is een klantensysteem. Een website waar Content Cowboys met de klant communiceert, een centralisatie van feedback en campagnevoorstellen...
De oplossing De oplossing is een centralisatie van de communicatie tussen werknemer en klant. De klant krijgt een overzicht van alle campagne-onderdelen en kan hierop reageren. De Cowboys Client Corner is geboren.
Change project - Robin Houdmeyers - Content Cowboys
!
!
!
4 • 10
Achtfasenmodel van Kotter Fase 1: urgentiebesef vestigen Bij het kiezen van een geschikt change onderwerp is fase 1 ‘de nood aan verandering zeer belangrijk’. Bij het web-team was deze nood het hoogst. Het proces van feedback vragen aan de klant komt in de meeste gevallen op hun schouders terecht. Als webbies hebben ze te maken met een grote verscheidenheid van media. Ze creëren telkens (per project) een aangepaste omgeving wanneer feedback van de klant nodig is, dit is tijdrovend. Bovendien dragen deze aangepaste omgevingen in weinig gevallen iets bij aan het eindresultaat. Hiermee bedoel ik niet dat we dit onderdeel in het ontwikkelingsproces moeten schrappen, het is belangrijk om een overtuigde klant te hebben, we hebben zijn 'FIAT' nodig... De nood naar een oplossing voor het tijdrovende proces van tussentijdse communicatie met de klant is groot. Door observatie, gesprekken tijdens de rookpauzen en dankzij het meedraaien in het team der cowboys werd me duidelijk dat Content Cowboys bestaat uit een groep van jonge creatievelingen met een passie voor ontwerpen en creëren. Emails versturen en onderhandelen met de klant is voor hen eerder een verplichting, iets wat erbij hoort en moet gebeuren. Deze taak wordt bij enkele projecten gedaan door Fred Di Bono, de Creative Director en Sheriff bij Content Cowboys. Toch is het vaak aan de werknemers zelf om met de klant te communiceren en feedback te vragen. Een oplossing is dus zeer welkom. Zoals blijkt is het geen kwestie van urgentiebesef te creëren, dit is aanwezig. Met het webteam en in het voornaam met Fre wordt het tijd om de functies en de vereisten van een klanten systeem uit te schrijven.
Change project - Robin Houdmeyers - Content Cowboys
!
!
!
5 • 10
Fase 2: de leidende coalitie vormen Content Cowboys is een klein bedrijf met 9 vaste werknemers en enkele freelancers (waarvan sommige bijna full-time aanwezig zijn). Geen grote vijver om een leidende coalitie uit te vormen, toch is dit geen probleem geweest. In het team van Content Cowboys zitten geen grote ego's of stokers. Het is een jong team dat vooruit wil en samen naar succesvolle eindresultaten toewerkt. Dan is het ganse team toch geschikt als leidende coalitie? Klopt, toch bestaat de leidende coalitie maar uit 3 personen, namelijk: - ikzelf; - Fre (Interactive Designer); - Fred (Sheriff, Creative Director); Fre heeft het probleem en de oplossing van een klanten systeem naar voor gebracht. Hij heeft de kennis over het bedrijf en weet wat er gecommuniceerd wordt naar de klant. Voor hem is het urgentiebesef zeer hoog. Fre bestempel ik als de change agent. Bij hem kan ik terrecht met vragen als: - Wat is de huidige werkwijze? - Welke inhoud moet het systeem kunnen bevatten? - Is deze flow (van het nieuwe systeem) efficiënt? Fred is de Creative Director binnen Content Cowboys en tegelijk ook één van de Sheriff’s (big boss) van het bedrijf. Fred is de schakel tussen de verschillende onderdelen binnen een campagne. Hij beoordeelt de creaties voor ze naar de klant worden doorgestuurd. Met Fred in de leidende coalitie heb ik gezag en invloed voor het change project. Samen met Fre kan ik het concept van de Cowboys Client Corner uitdenken. Uitschrijven wat de absolute vereisten. Fantaseren over enkele 'nice-to-haves' . En als belangrijkst: hoe maken we de flow voor de werknemers (om iets aan de klant te tonen) zo klein mogelijk. Als het concept en de flow klaar zijn, leg ik het voor aan Fred van wie ik nuttige feedback verwacht. Met deze leidende coalitie kan ik van start gaan!
Change project - Robin Houdmeyers - Content Cowboys
!
!
!
6 • 10
Fase 3: een visie en strategie ontwikkelen Visie Communiceren met de klant op een eenvoudige, snelle en efficiënte manier. Om zo duidelijke feedback te ontvangen op tussentijdse/finale ontwerpen. Strategie Hoe willen we die eenvoudige, snelle en efficiënte communicatie met de klant bekomen? Dat verdient wat denkwerk: ‣ research naar bestaande systemen; ‣ oplijsting van nodige functies; ‣ een efficiënte, korte flow bedenken; Eerst moet ik goed nadenken voor ik aan de slag kan. De richting die het project uit gaat is duidelijk, nu juist kaderen en de puntjes op de i zetten.
Fase 4: de veranderingsvisie communiceren Na vele uren research, denkwerk en overwegingen kom ik tot een duidelijk oplossing. Wat de Cowboys Client Corner in zijn mars zal hebben is duidelijk. Tijd om mijn team -de leidende coalitie- te overtuigen. Fre en Fred zijn enthousiast. Ze zijn zeer duidelijk over welke elementen van essentieel belang zijn, zodat ik ik me hier zeker op kan concentreren. Het zou spijtig zijn als ik me zou blindstaren op enkele kleinere elementen, die zo het gehele project in het gedrang kunnen brengen! Om de visie en de aankomende verandering bij de andere werknemers te communiceren is het belangrijk dat ik het systeem klaar heb. Op dit punt ben ik niet geraakt tijdens de stage. Het ontwikkelen van de CCC gebeurt tijdens andere projecten (voor klanten) door en is momenteel voor 85% proces klaar. In de eerste week van de vakantie zal ik verder werken aan de CCC. Wel heb ik nagedacht over hoe de veranderingsvisie best kan gecommuniceerd worden. Ik ben er zeker van dat de werknemers van Content Cowboys (en in het bijzonder het webteam), met plezier de CCC zullen gebruiken. Om ook de andere afdelingen aan te sporen en te overtuigen zal de CCC door iedereen gebruikt worden bij 1 afgesproken project. Bij het einde van dit project zitten we met iedereen rond tafel en kan het systeem geëvalueerd worden. Is de CCC een verbetering? Moet de visie worden bijgeschaafd?
Change project - Robin Houdmeyers - Content Cowboys
!
!
!
7 • 10
Fase 5: breed draagvlak voor verandering creëren Mijn leidende coalitie is onmiddellijk een ideale basis voor een goed draagvlak. Met Fred als leider en Sheriff van Content Cowboys en Fre die deel uitmaakt van het web-team en op de hoogte is van de nieuwste technische ontwikkelingen heb ik 2 personen waarop ik kan steunen. Bij de ontwikkeling van het project kan ik bij hen terecht voor feedback en wanneer het project is, weet ik zeker dat zij zullen aanprijzen. Ze zullen de anderen motiveren om ermee aan de slag te gaan. Zijn er mogelijke obstakels bij een goed draagvlak voor mijn change project? Het is een relatief klein bedrijf met geen vastgeroeste of ijzersterke hiërarchie. Bazen en werknemers zitten aan een zelfde soort bureau , in dezelfde ruimte en ze spreken elkaar aan met de voornaam. Van formele structuren die een probleem kunnen vormen, is er niet veel te bespeuren. Binnen het bedrijf heerst een mentaliteit van innovatie en creativiteit, dit wordt sterk aangemoedigd door de 2 Sheriff’s (zoals reeds vermeld bestaan de cowboys uit een jong en creatief team, op zoek naar straffe en vernieuwende concepten). Kan een gebrek aan de vereiste vaardigheden een obstakel zijn? Het team van Cowboys is zeer vaardig met de computer, toch is een lage leercurve noodzakelijk zijn om het project te doen slagen. Wil ik ervoor zorgen dat het klanten systeem door iedereen gebruikt zal worden, moeten de stappen die nodig zijn om met de klant te communiceren voldoen aan volgende vereisten: ‣ snel te gebruiken; ‣ intuïtief, een lage aanleer drempel; ‣ te gebruiken voor een brede waaier van media (afbeeldingen, webpagina’s, video, pdf, doc, xls, ...); Als het klanten systeem aan bovenstaande vereisten voldoet, biedt het een meerwaarde. De werknemers zullen hun oude (niet al te gedefinieerde) manier van werken inruilen voor het nieuwe systeem waarmee ze tijd besparen en de communicatie met de klant naar een hoger niveau tillen. Ongetwijfeld zullen enkelen toch liever doorgaan met hun oude manier van werken. Om deze mensen te overtuigen vertrouw ik op mijn leidende coalitie om deze mensen te overtuigen, zodat het systeem een standaard kan worden voor communicatie met de klant.
Change project - Robin Houdmeyers - Content Cowboys
!
!
!
8 • 10
Fase 6: korte-termijnsuccessen genereren Het change project kan opgedeeld worden in verschillende stappen, in chronologische volgorde: 1. research naar bestaande systemen; 2. research naar gewenste functies, brainstormen; 3. noodzakelijke functies van het systeem definiëren; 4. uitdenken van de snelste en meest efficiënte flow; 5. concreet concept van het klanten systeem uitschrijven; 6. ontwikkeling van het systeem; 7. launch, de eerste klant werkt met de Cowboys Client Corner; Na de eerste stappen van research wordt me duidelijk wat de grote voordelen van een klanten systeem zullen zijn: - duidelijke en consistente communicatie met de klant; - communicatie met de klant gaat sneller; - klant krijgt een eigen platform om feedback te geven; - versie beheer; - centralisatie van projecten en feedback (ipv xxxx emails); Bij het zien van de voordelen is de motivatie groot om dit project tot een goed einde te brengen. Langzaam wordt me duidelijk dat zo'n systeem een grote meerwaarde zou bieden. Dat het de tijd verdient om te ontwikkelen en in de bedrijfscultuur op te nemen. Zowel bij mezelf als bij Fre en de Sheriff’s van Content Cowboys was het enthousiasme groot!
Change project - Robin Houdmeyers - Content Cowboys
!
!
!
9 • 10
Fase 8: nieuwe benaderingen verankeren in cultuur Deze stap is niet aan bod gekomen tijdens de stage. Ik heb een zeer drukke en leerrijke stage achter de rug. Samen met het team van stagiairs hebben we aan enkele grote projecten voor noemenswaardige klanten mogen werken. Dit betekende dan ook dat de ontwikkeling van de Cowboys Client Corner tussen de projecten door moest gebeuren. De laatste 3 weken van de stage werd ik ingepland om aan het change project te werken, toch heb ik geen 3 weken kunnen werken aan de CCC... Om een lang verhaal kort te maken: ‣ harde schijf is gecrasht; ‣ 3 x opnieuw moeten beginnen; ‣ laptop 4 dagen buiten strijd; Tijdens de 4 dagen van geen eigen laptop kan ik op een imac van Content Cowboys werken. Vanaf nu gaat het ontwikkelen van het systeem in volle vaart en tegen het einde van de stage is het voor 85% klaar. De overige 15% zal ik met plezier thuis verder afwerken. De change kon tot vandaag niet doorgevoerd worden, wel heb ik een visie over hoe het systeem in de bedrijfscultuur en alledaagse workflow kan geïntegreerd worden... Ik ben er zeker van dat de werknemers van Content Cowboys (en in het bijzonder het web-team), met plezier de CCC zullen gebruiken. Om ook de andere afdelingen aan te sporen en te overtuigen zal de CCC door iedereen gebruikt worden bij 1 afgesproken project. Bij het einde van dit project zitten we met iedereen rond tafel en kan het systeem geëvalueerd worden. Is de CCC een verbetering? Moet de visie worden bijgeschaafd? Is cowboy Robin geslaagd?
Change project - Robin Houdmeyers - Content Cowboys
!
!
!
10 •
10
Conclusie Het project heeft een groot deel van de stage ingenomen, voornamelijk omdat iets als een ‘Cowboys Client Corner’ hoog op het lijstje van de cowboys kwam te staan. Tijdens de ontwikkeling heb ik mijn PHP kennis naar een hoger niveau kunnen tillen. Tijdens de research en het uitschrijven van het project, werd het me duidelijk: ‘eerst denken, dan doen’. Mijn vooropgestelde doelstelling ‘Als geslaagd change project zoek ik iets dat door het hele bureau kan gebruikt worden en bijdraagt aan de alledaagse workflow’ zal helemaal geslaagd zijn als de CCC klaar voor gebruik is! Op het einde van de stage zei Fre tegen mij: ‘De Cowboys Client Corner is het nuttigste school project dat ik een stagiair al heb weten maken’. Vrij vertaald denk ik dat ze bij Content Cowboys tevreden zijn!