PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL by ROBLES

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES

PROGRAMA DE GESTIﾃ誰 DOCUMENTAL

RESOLUCION No. 001 01 JUNIO DE 2013 Por la cual se crea el Comitﾃｩ interno de archivo AGENCIA DE MADERA LOS LAURELES

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES El gerente administrativo en ejercicio de sus facultades y atribuciones legales. CONSIDERANDO: Que el Acuerdo No.7 de 1994 “Por el cual se adopta y expide el Reglamento General de Archivos”, en su artículo 19, modificado por el artículo 4 del Acuerdo 12 de 1995 establece que cada entidad creará un Comité de Archivo legalizado mediante acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas y adoptar programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos del Archivo de cada entidad. Que intervienen en la aplicación del Reglamento General de Archivos, según lo dispone el artículo 14 del Acuerdo 07 de 1994, además de la Junta Directivo hoy “Consejo Directivo” del Archivo General de la Nación, los Comités de Archivo de cada entidad, el Comité Evaluador de Documentos y los órganos asesores, coordinadores y ejecutores del Sistema Nacional de Archivos. Que la ley 594 de 2000 establece la creación de los comités de archivo como mecanismo de control y ejecución en materia archivística, adoptando la normatividad vigente. Que el decreto 2578 de 2012 en su artículo No. 15 establece la creación de los comités internos de archivo y fija los integrantes del mismo, además en su artículo No. 16 otorga las funciones que este comité deberá cumplir. Que el decreto 2578 de 2012 en su artículo 26 Parágrafo Primero. Reglamenta que es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para el manejo de los archivos de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias, previa coordinación con el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. R E S U E L V E: ARTICULO PRIMERO.- Crear el Comité interno de archivo, como un grupo interdisciplinario, asesor de los temas que le competen, responsables de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la entidad. ARTICULO SEGUNDO.- El Comité interno de archivo estará integrado por: 1. El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma inmediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá; 2. El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de Archivos de la entidad, quien actuará como secretario técnico. 3. El jefe de la Oficina Jurídica. 4. El jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia equivalente. El jefe ó responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la Información. 5. El Jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado de gestión.

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES 6. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto, o quien haga sus veces. 7. Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros). PARÁGRAFO PRIMERO En las entidades donde no existen taxativamente los cargos mencionados, integrarán el Comité Interno de Archivo quienes desempeñen funciones afines o similares. PARÁGRAFO SEGUNDO.- El Comité podrá sesionar con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros y las decisiones que en él se tomen se adoptarán por la mayoría de votos. PARÁGRAFO TERCERO.- El Comité de Archivo será convocado por su Presidente, cada vez que las circunstancias lo requieran y cómo mínimo cuatro (4) veces al año. De cada sesión se levantará la correspondiente Acta, la cual será firmada por el Presidente y el Secretario. ARTICULO TERCERO.- SON FUNCIONES DEL COMITÉ DE ARCHIVO 1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística. 2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad, 3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro. 4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el Registro Único de Series Documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación. 5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de IQ Contencioso Administrativo. 6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de archivo de la respectiva Entidad. 7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos. 8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales Territoriales y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la respectiva entidad, respetando siempre los principios archivísticos. 9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental. 10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad.

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES 11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos. 12. Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo referente a al impacto de éste sobre la gestión documental y de información. 13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística. 14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico. 15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad. 16. Consignar sus decisiones en Actas' que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas. 17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, así como al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental. 18. La alta dirección podrá asignar funciones adicionales, siempre que estas se relacionen con el desarrollo de la normatividad colombiana en materia de archivos y gestión documental. ARTICULO CUARTO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Armenia, Quindío. El 01 junio de 2013 MARTHA CLARENA SUAREZ GERENTE ADMINISTRATIVO

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ORGANIGRAMA CODIFICADO

DEPENDENCI A

CODIGO

SERIE

CODIG O SUBSERIE 10.1

J-1

GERENCIA

ACTAS

TIPOS DOCUMENTAL

Actas administrativas

10.2

Actas de reuni贸n

compromisos cronograma de actividades -temas tratados

10.3

Acta de recibido MATERIAL

Remisiones

c 10.4

10.5

Acta de entrega

solicitud de pedido

Actas de seguimiento

lista chequeo de maquinaria -planilla mantenimiento preventivo-cuadro clasificaci贸n de maquinas

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J-1

GERENCIA

CONTRATOS

11.1

11.2

J-1

GERENCIA

CONTROL

DERECHOS DE PETICION

Contrato prestaci贸n de servicios

Contrato de arrendamiento

Foto Hoja de vida Libreta militar Fotocopia cedula Actas de grado Recomendaciones Certificados antecedentes disciplinarios Examen medico

contrato , cedula ,

12.1

Control de madera Remisiones

12.2

Control de egresos Libro Diario e ingresos

re id p d

O va em

Ll .c n p o

Derecho de petici贸n

J-1

GERENCIA

IMPUESTOS

14.1

GERENCIA

NOMINA

15.1

J-1

Pago C谩mara de comercio Pago de Pago de Industria y Comercio Impuestos Pago Impuestos DIAN Pago Declaraci贸n de R Renta fu Planilla pago de aportes parafiscales (ARP-SALUDPagos de nomina VACACIONESR CESANTIAS-INTERESES DE CESANTIAPENSION)

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GERENCIA

PROVEEDOR ES

16.1

GERENCIA

SOLICITUDES

17.1

J-1

Remisiones Facturas de crĂŠditos Pago proveedores Facturas de venta Planilla de proveedores Solicitudes

Pagares y Letras de Cambio

R se n

Tr en

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HOJA No: ____ DE ____ ENTIDAD PRODUCTORA: ________________________________________________ AGENCIA DE MADERAS LOS LAURELES DE LA 17 ___ OFICINA PRODUCTORA: ________________________________________________ GERENCIA ADMINISTRATIVA J-1 ___ ORGANIGRAMA:__________________________________ GERENCA ADMINISTRATIVA ________________________

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CÓDIGO 10

DISPOSICION FINAL

RETENCIÓN Archivo de Gestión

Archivo Central

ACTAS

PROCEDIMIENTOS S

10.1

Actas administrativas

10.2

Actas de reunión

compromisos

* *

cronograma de actividades temas tratados

10.3 * 10.4 *

Actas de recibido remisiones

Acta de entrega

solicitud de pedido

se toma el 100% de la muestra se digitaliza y se elimina se toma el 30% y se elimina

se toma el 100% de la muestra se digitaliza y se elimina se toma el 100% de la muestra se digitaliza y se elimina se toma el 100% de la muestra se digitaliza y se elimina se toma el 100% de la muestra se digitaliza y se elimina

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10.5 * * * 11 11.1 12 12.1

ACTOS ADMINISTRATIVOS

resoluciones

CONTRATOS

Contrato de prestaci贸n de servicios

CONTROL

control de madera

actas de seguimiento listas de chequeo de maquinaria planilla de mantenimiento preventivo cuadro de clasificaci贸n de maquinas

* * * * *

foto hoja de vida Libreta militar Fotocopia cedula Actas de grado

Recomendaciones Certificados antecedentes disciplinarios

Examen medico

12.2 * * 13 13.1 *

se toma el 100% de la muestra se digitaliza y se elimina

CONTRATO ARRENDAMIENTO

se toma el 100% de la muestra se digitaliza y se elimina

contrato cedula

remisiones

se toma el 100% de la muestra se digitaliza y se elimina se toma el 100% de la muestra se digitaliza y se elimina se toma el 100% de la muestra se

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13.2 * 14

15 15.1 * * * * 16 16.1

DERECHOS DE PETICION

derechos de petici贸n

IMPUESTOS

Pago de impuestos

NOMINA

Pago de nomina

PROVEEDORES

Pago a proveedores

remisiones factura de venta factura de cr茅ditos planilla de proveedores SOLICITUDES

control de egresos e ingresos

digitaliza y se elimina se toma el 100% de la muestra se digitaliza y se elimina

libro diario

Pago a la c谩mara de comercio Pago de industria y comercio Pago de impuestos a la DIAN Pago declaraci贸n de renta se toma el 100% de la muestra se digitaliza y se elimina se toma el 100% de la muestra se digitaliza y se elimina

Planilla pago de aportes parafiscales

* 17 17.1 * * * * 18

se toma el 100% de la muestra se digitaliza y se elimina se toma el 100% de la muestra se digitaliza y se elimina

se toma el 100% de la muestra se

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digitaliza y se elimina * * *

Solicitudes pagares letras de cambio

Convenciones: CT D M S E *

CONSERVACIÓN TOTAL DIGITALIZACION MICROFILMACIÓN SELECCIÓN ELIMINACIÓN TIPO DOCUMENTAL

Firma Responsable:___________________________________ Jefe de Archivo

Fecha:_____________________________________________

ENTIDAD PRODUCTORA:

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURELES DE LA 17

Jefe Dependencia

Fecha:____________________________ ____

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_______________ _______________ _______________ ______ OFICINA PRODUCTORA: _______________ AREA COMERCIAL J-2 _______________ _______________ ______ ORGANIGRAMA: _______________ _______________ AREA COMERCIAL _______________ _____________

CÓDIGO

20 20.1

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN

DISPOSICION FINAL

Archivo de Gestión

Archivo Central

COMPRAS

Soportes compras

remisiones

facturas de compra

orden de compra

CUENTAS POR COBRAR

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21.1 *

Clientes

facturas venta a credito

VENTAS

22.1

soportes

remisiones

recibos de caja

comprobantes de egreso e ingreso

facturas de venta

vales de caja

Convenciones:

D M S E

CONSERVACIÓN TOTAL DIGITALIZACION MICROFILMACIÓN SELECCIÓN ELIMINACIÓN

TIPO DOCUMENTAL

Firma Responsable:___ ______________ ______________

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____ Jefe de Archivo

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MANUAL DE CORRESPONDENCIA INDICE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Introducción Misión Visión Marco legal Objetivos específicos Objetivos generales Funciones asignadas a la unidad de correspondencia 7.1 Radicación 7.1.2 Procedimientos para la radicación de las comunicaciones oficiales 7.1.3 medios para radicación 7.2 planilla para radicación de comunicaciones oficiales 7.2.2 internas 7.2.3 externas 7.2.4 correo electrónico 7.3 7.4 7.5 7.6

Distribución Tramite Conservación Consulta

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURELES 7.7 Disposici贸n final 8 9 10

Responsable unidad de correspondencia Normalizaci贸n Sistematizaci贸n de la informaci贸n.

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MISIÓN Este manual busca administrar de manera adecuada la entrada y salida de los documentos en nuestra empresa, proporcionando una optima comunicación en las distintas áreas de la empresa y con los medios externos. VISIÓN Este manual de correspondencia permitirá la implementación de un programa de gestión documental que propenda por la adecuada gestión de los documentos dentro de los estándares de calidad en nuestra empresa. MARCO LEGAL La elaboración y aplicación del presente manual de correspondencia obedece a El acuerdo 060 del 2001, emanado del Archivo General De La Nación, el cual establece la implementación de las unidades de correspondencia y con ello las funciones que estas deben desempeñar dentro de las empresas para la adecuada gestión de los documentos. OBJETIVOS GENERAL Crear un manual de correspondencia de acuerdo con la normatividad vigente para su implementación en la unidad de correspondencia. OBJETIVOS ESPECIFICOS Implementar este manual de correspondencia en las oficinas productoras con el fin de optimizar los procesos documentales. Capacitar al personal de la empresa con el fin de que implementen el manual de correspondencia. Aplicar los procedimientos establecidos para la adecuada administración de las comunicaciones oficiales ya sean internos o externos. Controlar la entrada y salida de documentación y su trámite correspondiente en aras de ofrecer un mejor servicio a los clientes. Facilitar la consulta de los documentos oportunamente identificando mediante la utilización de planillas físicas y virtuales los asuntos, remitentes, destinatarios. FUNCIONES ASIGNADAS A LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Las funciones asignadas a la unidad de correspondencia serán las establecidas en el acuerdo 060 así: ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURELES la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos. (Texto tomado acuerdo 060) ARTICULO TERCERO: Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. (Texto tomado acuerdo 060) De acuerdo a lo anterior se establecen las siguientes funciones 7.1RADICACIÓN La unidad de correspondencia deberá radicar la documentación entrante y saliente, para ello deberá implementar los formatos requeridos para tener un control permanente de las comunicaciones. 7.2 PROCEDIMENTOS PARA LA RADICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES Las comunicaciones oficiales internas o externas deberán filtrarse a través de la unidad de correspondencia. Todas las oficinas productoras deberán elaborar los documentos de acuerdo a la normatividad vigente y expuesta en este manual con el fin de mejorar los procesos de calidad. Se deberán tener en cuenta los siguientes pasos: a- Elaborar documentos de acuerdo a las NTC b- La oficina productora deberá llevar el documento original y dos copias con el fin de ser radicados, una de las copias quedara en la oficina de origen y la segunda reposara en la unidad de correspondencia. c- La numeración deberá ser consecutiva, no se permitirán enmendaduras y en caso de tenerlas se deberá levantar un acta con el fin de informar lo sucedido al directo responsable y dejar constancia de ello. d- No se permitirá la entrega de números como reserva, puesto que se dificulta el seguimiento de los documentos. e- No se deberán repetir números en la radicación. f- Las oficinas que tengan la potestad de asignar numeración deberán ceñirse a lo antes establecido e informar a la unidad de correspondencia cuando a ello haya lugar. g- Cada año se deberá reiniciar la numeración. 7.1.3 MEDIOS PARA RADICACIÓN La unidad de correspondencia implementara un sistema manual para la radicación, este constara de un sello numerador de cuatro dígitos los cuales deberán quedar registrados en las planillas para la radicación. 7.2

PLANILLAS OFICIALES

PARA

RADICACION

COMUNICACIONES

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURELES La unidad de correspondencia debe implementar planillas para el control de la documentaci贸n interna o externa, facilitando en control y seguimiento.

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FECHA_:_____________________________ PLANILLA N째____________ ENTREGA DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS No. COD- SERIE Y/O SUBSERIE

CLASIFICACION FECHA

HORA

DE DONDE PROCEDE

DESTINO

ASUNTO ACTIVIDAD

ANEXOS

FOLIOS

RECIBI FECHA Y HORA

ANEXOS

FOLIOS

RECIBI FECHA Y HORA

POSTFIRMA FIRMA

RADICA

FECHA_:_____________________________ PLANILLA N째____________ ENTREGA DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS No. COD- SERIE Y/O SUBSERIE RADICA

CLASIFICACION FECHA

HORA

DE DONDE PROCEDE

DESTINO

ASUNTO ACTIVIDAD

POSTFIRMA FIRMA

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURELES Nota: QUEDA EXPRESAMENTE PROHIBIDO LA RECEPCION GLOBAL DE VARIOS DOCUMENTOS CON UNA SOLA FIRMA FECHA_________________________

PLANILLA N째_____

CORRESPONDENCIA DESPACHADA POR CORREO ELECTRONICO REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES DISTRIBUIDAS POR CORREO ELECTRONICO ENTRANTES SALIENTES DIRECCION REMITENTE

DIRECCION DESTINATARIO

ASUNTO

FECHA_________________________

ARCHIVOS ADJUNTOS

PLANILLA N째_____

FECHA

RESPUESTA

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AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES 7.3

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Acuerdo 060 de 2001. Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales. La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: • • • • • • •

Distribución de documentos externos Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Organización de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos.

• • • •

Distribución de documentos internos Identificación de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados • • • • • • • • •

Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Métodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización mensajería externa. Registro de control de envío de documentos.

7.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta AG E NC IA D E M AD E R AS LO S L AU RE L ES DE L A 1 7 T E L É F O NO : 74 10 62 3 C E LUL A R: 3 16 56 49 46 5 AR M E N I A, Q U IN D ÍO

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones. Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición. Decreto 2150 de 1995. Artículos 6, 16, 17, 22. Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado. Decreto 1222 de 1999 Artículo 33. Derecho de turno. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos. ACTIVIDADES En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se señalan las actividades de: 1. Recepción de solicitud o trámite • Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. • Identificación del trámite. • Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. • Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 2. Respuesta • Análisis de antecedentes y compilación de información. • Proyección y preparación de respuesta. • Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto 7.5 CONSERVACION La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. (Minimanual tabla de retención y trasferencias documentales • • •

Recepción de transferencias secundarias. Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. Conservación y preservación de los documentos.

2. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. •

Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD. AG E NC IA D E M AD E R AS LO S L AU RE L ES DE L A 1 7 T E L É F O NO : 74 10 62 3 C E LUL A R: 3 16 56 49 46 5 AR M E N I A, Q U IN D ÍO

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES • •

Valoración avalada por el Comité de Archivo. Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.

3. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente • Aplicación de método elegido. • Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio. 4. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. • Determinación de metodología y plan de trabajo. • Fines en la utilización de la técnica. • Control de calidad durante todo el proceso. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. (GRGA) • Determinación de la metodología y plan de trabajo. • Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere. • Control de calidad durante todo el proceso. 7.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico. La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices. •

Las actividades básicas en esta fase son:

• • • • •

Formulación de la consulta Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. Determinación de competencia de la consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación. Reglamento de consulta.

•

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AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES 2. Estrategia de búsqueda • • • •

Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de información. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicación de los documentos.

3. Respuesta a consulta • • • • •

Atención y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de préstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolución. Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.

7.7 DISPOSICIÓN FINAL Para definir la disposición final se debe tener en cuenta: Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información, evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales pueda facilitar su deterioro. La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión, es una opción válida en casos tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeación quienes conservarán el total de la serie y la transferirán al archivo central correspondiente. Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción aplicables en cada caso. Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos.

8. RESPONSABLE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA La unidad de correspondencia será la encargada de distribuir a todas las oficinas o unidades administrativas las comunicaciones externas o internas. En el caso concreto de las comunicaciones externas se entenderá que la unidad de correspondencia deberá dirigir las comunicaciones a una empresa de encomiendas que para este caso se denominara SERVIENTREGA S.A, esta última será la encargada de entregar las comunicaciones a su lugar de destino. El encargado de la unidad de correspondencia deberá acogerse a las normas establecidas por la empresa, además deberá cumplir con el perfil adecuado que para este caso será técnico en archivo, además deberá velar por el estricto cumplimiento de las normas establecidas en este manual de correspondencia. AG E NC IA D E M AD E R AS LO S L AU RE L ES DE L A 1 7 T E L É F O NO : 74 10 62 3 C E LUL A R: 3 16 56 49 46 5 AR M E N I A, Q U IN D ÍO

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES 9. NORMALIZACION Todos los formatos de la documentación generada deberán obedecer a criterios previamente establecidos para toda la empresa, en caso de no contar con dichos formatos se acogerán a los establecidos por EL INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS (ICONTEC) así: NTC 4228 HOJAS DE VIDA NTC 4176 CERTIFICADOS y CONSTANCIAS NTC 3588 INFORMES NTC 3393 CARTAS COMERCIALES NTC 3397 MEMORANDOS NTC 3234 CIRCULARES 10. SISTEMATIZACION DE LA INFORMACION Toda la información correspondiente a la recepción y distribución de comunicaciones ya sean internas o externas deberá tener un soporte magnético el cual facilitara el seguimiento a la recepción y los tiempos de respuesta adecuados para el tipo de comunicación especifico, Excel será el programa mediante el cual se efectuara el control correspondiente, en el se elabora una planilla con todas las comunicaciones internas y externas con el ánimo de facilitar el seguimiento. 11. PROCESOS FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL INICIO

Dependencia identifica, elige y elabora el documento.

NO SI ¿Conoce las directrices para su elaboración?

Consultar: - Manual de Procedimientos de la Entidad elaborado conforme a la NTC 3393 o la que la modifique o actualice y demás formatos específicos por dependencias, según la aplicación de sus respectivos procedimientos cuando se requiera utilizarlos. Ver Anexo 1.1 (Se aporta como ejemplo el Manual de Procedimientos del Grupo de Correspondencia y Archivo del AGN que contiene los formatos: Nota interna, Memorando, Circular, Acta, Carta, comunes a toda entidad). - Compilación del Manual de formas de la entidad. Ver Anexo 1.2. - Directrices sobre conservación preventiva de los documentos. Ver Anexo 1.3 - Tabla de retención documental aprobada o vigente. Ver Anexo. 1.4 . En caso de no tener tabla de retención deben proceder con la elaboración. Ver anexo 1.4.1.

Dependencia elige los medios de elaboración, registro, impresión y el tipo de soporte que requiere (papel, medio magnético, electrónico, otros).

Dependencia elabora el documento y produce el número copias requeridas e imprime, o graba. De igual forma marca el sobre o elabora rótulo o etiqueta según el soporte (cuando se necesite) y adjunta los anexos

¿El documento es interno? NO SI

Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos externos. (Ver 3.3 Distribución de documentos enviados).

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Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos internos,( Ver 3.2 Distribución de documentos internos ).

FIN

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RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

INICIO

La Unidad de Correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios. Ver Anexo 2.1

¿El documento es competencia de la entidad? NO SI

La Unidad de Correspondencia, devuelve el documento al remitente o lo redirecciona a la entidad competente, dejando constancia mediante comunicación escrita.

La Unidad de Correspondencia hace la revisión de los documentos que ingresan a la entidad para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.

La Unidad de Correspondencia analiza el documento con base en la Tabla de Retención Documental para determinar su direccionamiento e imprime el rótulo de radicación y consigna en la planilla de registro y radicación los datos (Nombre de la persona y/o Entidad Remitente, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)) y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes. (Anexo 2.2)

La Unidad de Correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación. Para estos documentos cada entidad diseñará formatos de control de entrega (Anexo 2.3)

La Unidad de Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conservación destinadas para cada dependencia. Ver 3.1 Distribución de documentos recibidos

FIN

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AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS. INICIO

La Dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la Entidad. Estos documentos pueden corresponder a las series y subseries documentales registradas en la TRD o en su defecto ser documentos de apoyo.

¿El documento es competencia de la dependencia? NO SI

La Dependencia receptora, devuelve el documento al remitente o lo direcciona a la dependencia

La Dependencia receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, además observa el estado de conservación documental. Si el documento está incompleto se determina si se puede recibir y pedir lo faltante o devolver a la dependencia remitente el documento.

La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el documento, señalando datos como (Nombre y código de la dependencia remitente, Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de Respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes. Ver Anexo 2.4 y (Ver 4. Trámite de documentos)

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AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

INICIO

La Unidad de Correspondencia genera planilla para la distribución de los documentos a las dependencias correspondientes. Ver Anexo 2.5

¿Conoce la directriz para la distribución? NO SI

Consultar: Directriz para la distribución de documentos recibidos. Anexo 2.6

La Unidad de Correspondencia aplica la directriz para la entrega de los documentos a las dependencias.

¿Es competencia de la Dependencia? NO SI

Se devuelve a la Unidad de Correspondencia para su redireccionamiento.

La Dependencia deja constancia de recibo de los documentos en la planilla de registro de comunicaciones recibidas. (Ver 4 Trámite de documentos)

FIN

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AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS.

INICIO

¿Conoce el procedimiento para la distribución de documentos internos?

Consultar, manual de procedimientos de cada dependencia según el caso.

Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay, a la Dependencia destinataria.

La Dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido (Ver 4 Trámite de Documentos)

FIN

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AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS. INICIO

La Dependencia productora remite a la Unidad de Correspondencia para su distribución, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el número de copias requeridas, sus anexos y el sobre. ¿Conoce la directriz para la distribución?

La Unidad de Correspondencia consulta la directriz establecida en la entidad para la distribución de documentos enviados. Ver Anexo 2.7

No Si

La Unidad de Correspondencia verifica cumplimiento de requisitos conforme a manual de procedimientos (código de serie documental , radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos, sobre y demás datos regulados por la entidad)

No Si El documento cumple requisitos? Devuelve a la dependencia para complementar requisitos

La Unidad de Correspondencia realiza la radicación y el registro con los siguientes datos básicos: radicación, fecha, hora, nombre de la persona o entidad destinataria, nombre y cargo del funcionario remitente y anexos.

La Unidad de Correspondencia realiza las actividades de alistamiento físico, peso y porteo para el envío por los diferentes medios y diligencia y firma planillas para el control de entrega. Ver Anexo 2.8 y 2.9 La Unidad de Correspondencia realiza la distribución de los documentos utilizando medios como entrega personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, entre otros.

La Unidad de Correspondencia hace constar a la dependencia del envío de los documentos. Ver Anexo 2.9

El documento fue devuelto?

Se entrega a la dependencia el documento devuelto para confirmar, realizar ajustes y volver a enviar. Ver 1 Producción documental

La Unidad de Correspondencia da por concluido el trámite de entrega. Ver 5 Organización de documentos

FIN

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AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES

TRÁMITE DE DOCUMENTOS INICIO

La Dependencia recibe documento Correspondencia o de otra dependencia Amerita trámite?

Unidad

Se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente (Ver 5. Organización de documentos)

Si El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda con el trámite, las anotaciones de chequeo y control y se entregue el documento a la dependencia respectiva para continuar con el trámite. Ver 3.2 Distribución de documentos internos

Amerita respuesta?

Se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente (Ver 5. Organización de documentos)

Si El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proyecte respuesta

El funcionario de la Dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud

La solicitud es clara?

Se solicita ampliar o precisar la información.

Si Aporta la información necesaria?

Archiva documento y proyecta respuesta.(Ver 1.Producción Documental)

El funcionario competente hace acopio de la información necesaria, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisión

El Jefe de la Dependencia recibe, revisa y firma la respuesta

La respuesta es para dependencia?

una Si

Aplica directriz para la distribución de documentos internos. (Ver 3.2 )

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AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES

Aplica el procedimiento para la distribución y FIN envío de documentos externos.(Ver 3.3)

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AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: ARCHIVOS DE GESTIÓN.

INICIO

Cada dependencia de la Entidad hace apertura de carpetas con base en su tabla de retención documental y para ello utiliza las unidades de conservación (cajas, carpetas). Ver Anexo 11.1

Cada dependencia de la Entidad en desarrollo de sus funciones recibe y envía documentos para ser tramitados y archivados

Se organizan los archivos con base en las TRD?

Las entidades deben implementar Retención Documental (Anexo 3)

las

Tablas

Las dependencias identifican sus series y subseries con los documentos señalados en las Tabla de Retención Documental.

Sabe como ordenar las carpetas en los archivadores? No Consultar: Anexo 5 Sistemas de Ordenación

Si La Dependencia ordena expedientes o carpetas que conforman la serie o subserie, siguiendo el método preestablecido

Sabe como ubicar los documentos dentro de las carpetas?

Consultar: Anexo 3.4 Criterios para la organización de los archivos de gestión

Si La dependencia ubica los documentos en orden cronológico dentro del expediente o carpeta correspondiente, de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites

Se elaboran inventarios documentales? No

Adoptar el formato de inventario único documental y la obligatoriedad de su elaboración tanto por dependencia, funcionario y transferencia. Ver Anexo 6

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AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES

La Dependencia velará por el cumplimiento de su elaboración y actualización, en cada caso: Dependencia, funcionarlo, transferencia

Se aplica lo establecido en la TRD sobre retención y disposición final? No

Se revisa la TRD y se da cumplimiento a lo señalado, además se aplican directrices (Anexo 13)

Si La dependencia aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservará las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizará la eliminación de las series correspondientes (Ver Anexo 13.2) o preparará la transferencia primaria, teniendo en cuenta los criterios para su

La dependencia remite la transferencia Primaria al Archivo Central de acuerdo con el formato único de inventario documental, en la fecha establecida en el cronograma de transferencias. Ver 5.2 Organización de documentos : Archivo Central

FIN

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AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES ARCHIVO CENTRAL INICIO

El Archivo Central recibe de las dependencias, las transferencias documentales primarias en las unidades de conservación (carpetas, cajas,) adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices y realiza el cotejo.

La transferencia está bien elaborada? No Si

Se realizan los ajustes necesarios y se remite nuevamente al Archivo

El Archivo Central ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica y conforme a las TRD. Ver Anexo 3.5

Sabe ordenar los documentos en el Archivo Central?

Consultar: Organización Archivo Central (Anexo 3.5)

El Archivo central adopta los sistemas de ordenación que permiten ubicar secciones, subsecciones series y subseries y velará por la correcta organización e instalación de las unidades de conservación y almacenamiento.

La recuperación de los documentos es fácil?

Consultar Inventario General de Documentos

El Archivo Central a partir de las transferencias primarias mantiene actualizado el inventario general de documentos con todos los elementos que faciliten la localización de los mismos y de ser necesario elaborará los instrumentos de consulta requeridos. Ver Anexo 8

Se revisa la TRD y se da cumplimiento a lo señalado, además se aplican directrices (Anexo 13). Se implementan mecanismos de alerta para la aplicación de la retención En el Archivo Central se aplica lo establecido en la TRD sobre retención y disposición final? No Si

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AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES

El Archivo Central aplica el procedimiento establecido en la TRD. En primera instancia conservará las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida, en segundo lugar realizará la eliminación, la selección, la microfilmación de las series correspondientes (Ver Anexo 13) o preparará la transferencia secundaria, teniendo en cuenta los criterios para su elaboración (Anexo 7.2)

El Archivo Central remite la transferencia secundaria al Archivo Histórico, verificando previamente los procesos técnicos de organización de los documento y de acuerdo con el cronograma y en el formato único de inventario documental. Ver 5.4 Organización de documentos : Archivo Histórico

FIN

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AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES ARCHIVO HISTÓRICO

INICIO

Archivo Histórico recibe las transferencias secundarias del Archivo Central, previamente revisadas y cotejadas, con su respetivo inventario (instrumento de consulta, procurando su homogeneización) en las unidades de conservación adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices establecidas (Anexo 11.1)

El Archivo Histórico ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica de los fondos, teniendo como base los criterios para su organización (Anexo 3.6)

Sabe ordenar los fondos en el Archivo Histórico?

Consultar Organización Histórico (Anexo 3.6 y 5)

Archivo

El Archivo histórico adoptará los sistemas de ordenación que permitan la ubicación de fondos, secciones, subsecciones, series, subseries y velara por correcta organización e instalación de áreas de depósito, unidades de conservación y almacenamiento.

La recuperación de los documentos es fácil? No

El Archivo Histórico mejorará el instrumento de consulta elaborado por el Archivo remitente y/o conformará otros instrumentos de consulta. Ver Anexo 8

Si El Archivo Histórico propenderá mantener disponibles los documentos mediante instrumentos de consulta actualizados e implementación de servicios de archivo (Anexo 10.2) . Ver 6 Consulta de documentos

FIN AG E NC IA D E M AD E R AS LO S L AU RE L ES DE L A 1 7 T E L É F O NO : 74 10 62 3 C E LUL A R: 3 16 56 49 46 5 AR M E N I A, Q U IN D ÍO

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES

CONSULTA DE DOCUMENTOS INICIO

Usuario interno o externo hace una consulta sobre un asunto o documento

La información es

competencia

de la entidad?

Se remite al usuario a otra fuente, o entidad que corresponda

No Si Se orienta al usuario sobre el procedimiento para acceder a los fondos documentales y se le informa sobre el Reglamento de Consulta de la Entidad Se informa al usuario acerca de los requisitos que debe cumplir para acceder a la consulta de los documentos

La información solicitada tiene restricciones de consulta? No Si

Se informa al usuario sobre la condición de reserva y se facilita el acceso a otra fuente o soporte

Se facilitan los instrumentos y los medios de consulta para suministrar la información, de ser necesario se diseñan e implementan servicios de archivo. Ver Anexo 10.2

El usuario diligencia el registro o la solicitud de servicio de documentos y atiende a las instrucciones para el acceso, la utilización y reproducción de los documentos,( ver Anexo 10.1)

La Dependencia registra el préstamo en la planilla de préstamo (Anexo 10.1), o en la base de datos, dejando constancias (testigos) (Anexo 10.1) en los espacios de los documentos prestados. Además se hace el control de la devolución

FIN

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CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS INICIO

La entidad hace un análisis de sus necesidades a partir de un diagnostico en la unidad de Correspondencia, los archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico, sobre la conservación de documentos en sus diferentes soportes.

Sabe como hacer el diagnóstico? La entidad explica metodología expuesta en la publicación del AGN “Pautas para diagnóstico integral de archivos”.

Si La Entidad a partir del diagnostico se diseña el Sistema integrado de Conservación, (Anexo 12)

Se cuenta con espacios para el almacenamiento de documentos? No

La Entidad conforme con el Sistema Integrado de Conservación (Anexo 12)

Si La Entidad hace la debida señalización y adecuación de estas afeas, con el fin de habilitarlas para su utilización en la Unidad De Correspondencia, los archivos de Gestión, Central e Histórico.

Se cuenta con equipo y mobiliario requerido? No

La Entidad suministra el equipo mobiliario adecuado, de acuerdo con lo expuesto en el Sistema Integrado de Conservación (Anexo 12) y lo estipulado en el Anexo 11.1

Cada dependencia organiza y distribuye el equipo y mobiliario en las respectivas áreas administrativas destinadas al Archivo de Gestión y las áreas para procesos técnicos y depósitos en el Archivo Central e Histórico, de acuerdo con los lineamientos dados en el Anexo 11.1 y Anexo 12

Se cuenta con unidades de conservación?

La entidad suministra las unidades de conservación en las condiciones establecidas en el Sistema Integrado de Conservación (Anexo 12) AG E NC IA D E M AD E R AS LO Slineamientos L AU RE L ES DEdados L A 1 7 en el Anexo 11.1 y los No

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AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES

La dependencia respectiva ubica los documentos en las unidades de conservación establecidos para cada fase de archivo, de acuerdo con los tiempos de retención, los formatos, los soportes y siguiendo lineamientos establecidos en los Anexos 3.4, 3.5, 3.6 y 11.1

Se cuenta con medidas preventivas para la conservación de los documentos? No

Consultar: Seguridad de la información. Anexo 11.2 Sistema Integrado de Conservación. Anexo 12

Si La entidad aplica el Sistema Integrado de Conservación y los planes de contingencia y de seguridad de los documentos, siguiendo lineamientos expuestos en los Anexo 11.2 y 12 (Ver 5 Organización de documentos)

FIN

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DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS INICIO

Cada dependencia de la entidad con el aval del comité de archivo identifica y determina la disposición final de las series y subseries documentales con base en la tabla o en los asuntos de la tabla de valoración documental.

Se ha hecho eliminación en el archivo de gestión?

Aplica metodología y criterios básicos para la eliminación de documentos.

La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central

Se requiere microfilmar y/o digitalizar los documentos? Si

El Archivo Central adopta la técnica de microfilmación y/o digitalización, en los términos establecidos en la TRD o TVD o para los casos requeridos. Aplica metodología y criterios básicos microfilmación y/o digitalización. Anexo 13.4

para

No El Archivo Central verifica y aplica lo dispuesto en la TRD o TVD para las series y subseries

Existen documentos para eliminar en el Archivo Central? Aplica metodología y criterios básicos para la eliminación de documentos. Anexo 13.2

No El Archivo Central hace la revisión de las series y subseries

Se requiere hacer selección documental?

-Se realiza la valoración correspondiente, en los términos establecidos en la TRD o TVD o de acuerdo con el procedimiento establecido en la Entidad, -Aplica metodología y criterios básicos para la selección documental. Anexo 13.3

No El Archivo Central realiza la transferencia de los documentos con valores secundarios al Archivo Histórico, en los términos establecidos en el Anexo 13.1 AG E NC IA D E M AD E R AS LO S L AU RE L ES DE L A 1 7 T E L É F O NO : 74 10 62 3 C E LUL A R: 3 16 56 49 46 5 AR M E N I A, Q U IN D ÍO

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FIN

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AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES

INSTRUCTIVO CONSERVACIÒN DOCUMENTALES

CONTENIDO  Definición e importancia AG E NC IA D E M AD E R AS LO S L AU RE L ES DE L A 1 7 T E L É F O NO : 74 10 62 3 C E LUL A R: 3 16 56 49 46 5 AR M E N I A, Q U IN D ÍO

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES          

Condiciones generales Almacenamiento de la documentación Condiciones ambientales Factores que afectan los documentos Normas de bioseguridad Acciones preventivas para la conservación de los documentos Proceso de conservación y embalaje de material con deterioro Metodología de limpieza Limpieza de documentos Bibliografía

DEFINICIÒN E IMPORTANCIA Conservación: procesos técnicos encaminados a estabilizar la materialidad de los documentos garantizando la permanencia del documento como memoria a través del tiempo. Primeros auxilios. Conservación Preventiva: conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. La limpieza y el saneamiento básico constituyen dos de las principales estrategias, dentro de las acciones que se deben implementar en el campo de la conservación y de la conservación preventiva en nuestro país, dadas las características geográficas de su territorio y las particularidades administrativas tan heterogéneas. Estas actividades propenden por el control de las cargas de polvo y de contaminantes biológicos que son los causales de un buen número de deterioros en los bienes documentales. Se hace necesario que estos temas y las actividades derivadas de ellos, sean abordados por profesionales y personal debidamente capacitado en el campo de la conservación del patrimonio, dado que la aplicación de técnicas y productos inadecuados pueden generar un daño mayor sobre los soportes. Por esta razón los custodios del archivo siempre deben conocer el efecto que cualquier sustancia y procedimiento pueden generar sobre los soportes, materiales de almacenamiento y la salud de los funcionarios

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CONDICIONES GENERALES Ubicación. Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad. Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos. Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento. Aspectos Estructurales. Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado. Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión. Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

Capacidad de almacenamiento. Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta: La manipulación, transporte y seguridad de la documentación. La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material documental. El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental.

Distribución. Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos. Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito. Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos. AG E NC IA D E M AD E R AS LO S L AU RE L ES DE L A 1 7 T E L É F O NO : 74 10 62 3 C E LUL A R: 3 16 56 49 46 5 AR M E N I A, Q U IN D ÍO

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ALMACENAMIENTO DE LA DOCUMENTACION Estantería: Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos. Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable: Deberá tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso de 100kg/mt lineal. La estantería total no deberá tener más de 100 mts de longitud. Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso. La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms, para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la documentación. La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso. Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7 cm. o menos. Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación. El cerramiento superior no debe ser utilizado como almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.

Distribución de Estanterías.

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lugar

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería. El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm. La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde con la signatura topográfica. Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada. Mobiliario para Obras de gran Formato Además de las características anotadas deberán dimensionarse para contener un número de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulación. Así las gavetas de las planotecas tendrán una profundidad de 5 cms. o menos . Cada una e ellas debe poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la fricción y vibraciones, eliminando el riesgo de atascamiento o caída de la gaveta. Archivadores verticales Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental. Mobiliario para documentos en otros formatos. Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital como disquetes, C.D. principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar. Contenedores Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de protección, acordes con las características de tamaño y función. Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos. Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto. El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento deben estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos. La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm. Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes y C.D., se tendrá en cuenta lo siguiente: Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos. Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y AG E NC IA D E M AD E R AS LO S L AU RE L ES DE L A 1 7 T E L É F O NO : 74 10 62 3 C E LUL A R: 3 16 56 49 46 5 AR M E N I A, Q U IN D ÍO

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación. Los disketes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o C.D. CONDICIONES AMBIENTALES Material Documental: Soporte en papel. Temperatura de 15 a 20 grados centígrados con una fluctuación diaria de 4 grados centígrados. -

Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.

Material documental: Fotografía. -

Blanco y Negro:

Temperatura 15 a 20 grados centígrados. Humedad relativa de 40% a 50%

Color:

Temperatura menor a 10 grados centígrados. Humedad relativa de 25% a 35%

Grabaciones:

Temperatura 10 a 18 grados centígrados. Humedad relativa de 40% a

50% -

Medios magnéticos:

Temperatura 14 a 10 grados centígrados. Humedad relativa de 40% a 50%

Discos Opticos:

Temperatura 16 a 20 grados centígrados. Humedad relativa de 35% a 45%

Microfilm:

Temperatura 17 a 20 grados centígrados. Humedad relativa de 30% a 40%

Ventilación. El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio. La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos.

Filtrado de aire. Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.

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Iluminación en depósitos. -

Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.

Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.

Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.

Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta.

Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.

Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.

Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfa clan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua. Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento. -

Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales. Mantenimiento. -

Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental. Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.

FACTORES QUE AFECTAN LOS DOCUMENTOS Intrínsecos Inherentes a la Naturaleza del Documento Extrínsecos Alteración Externos al Documento  Temperatura  Humedad Antropogenicos  Inadecuada manipulación  Almacenamiento  Intervención AG E NC IA D E M AD E R AS LO S L AU RE L ES DE L A 1 7 T E L É F O NO : 74 10 62 3 C E LUL A R: 3 16 56 49 46 5 AR M E N I A, Q U IN D ÍO

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES Unidades De Agrupación  Clips  Ganchos de  Cosedora  Tachuelas Causan    

Perforaciones Rasgaduras, roturas y faltantes Deformaciones, pliegues y dobleces Manchas de corrosión

NORMAS DE BIOSEGURIDAD  Manejarcualquiertipodedocumentacióncomopotencialmentecontaminada.  Utilizarloselementosdeprotecciónpersonal, como: overolobata, guantesdelátexonitrilo, tapabocasorespiradoresconfiltroparapartículas, gorroygafasdeseguridad.Mantenersiemprecerradoseloverololabatadetrabajo  Restringir el uso de esta dotación al área de trabajo.  Mantener los elementos de protección en óptimas condiciones de aseo, en un lugar seguro, diferente al área de trabajo y que sea de fácil acceso  Colocar la ropa contaminada en una bolsa y lavar esta dotación periódicamente (cada semana).  Los traperos y/o trapos usados deben primero ser lavados y luego desinfectados.  Lavar siempre las manos y la cara con jabón líquido antibacterial  Lavar las mucosas nasales con suero fisiológico cuando hay contacto con documentación contaminada.  No comer, beber, fumar ni aplicar cosméticos en las áreas de trabajo.  Notificar al personal encargado de las posibles enfermedades ocupacionales (seguimiento).

ACCIONES PREVENTIVAS PARA LA CONSERVACIÒN DE LOS DOCUMENTOS AG E NC IA D E M AD E R AS LO S L AU RE L ES DE L A 1 7 T E L É F O NO : 74 10 62 3 C E LUL A R: 3 16 56 49 46 5 AR M E N I A, Q U IN D ÍO

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES -Control de Condiciones Medioambientales -Calidad del Mobiliario -Salud Ocupacional -Planes de mantenimiento y limpieza -Panorama de riesgos -Manipulación

PROCESO DE CONSERVACION Y EMBALAJE DE MATERIAL CON DETERIORO  Seleccionar el material con indicadores biológicos.  Clasificar por niveles de afectación: incipiente, bajo, medio y avanzado  Envolver en papel kraft y cinta de faya  Marcar como “documentación con deterioro biológico”  Separar del resto de la documentación, ubicar en un lugar seco y ventilado alejado del piso. Limpieza De Espacios Limpieza: es la remoción mecánica de toda materia extraña, suciedad y material particulado las superficies. Que Se Debe Tener En Cuenta        

Frecuencia y minuciosidad Fuentes de contaminación Conocer técnicas de limpieza Clasificación y selección de zonas. Planificación Personal Medios Procedimientos operativos

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METODOLOGIA DE LIMPIEZA Para el piso, las paredes, mobiliario y demás elementos, lo ideal es el uso de aspiradora, no utilizar detergentes, ni blanqueadores como el Clorox® o Decol®. Complementar con el uso de tela o trapo de algodón siempre SECO, pasarlo del área menos sucia a la más sucia.  Limpiar las mesas de trabajo con agua y finalmente con alcohol antiséptico.  Los elementos deben ser exclusivos de estas áreas o depósitos  Los desechos generados por áreas, deben ser descartados en bolsas plásticas y ser anudadas.

LIMPIEZA DE DOCUMENTOS La limpieza de documentos se debe realizar en seco Primero se limpiarán los grupos de documentos de forma externa por cantos y lomos ubicados en estantería o en piso con aspiradora Posteriormente, cuando se empiecen los procesos archivísticos se limpiaran puntualmente uno a uno con brochas de cerdas suaves. NO PRODUCTOS QUÍMICOS Recuperación de plano: son las acciones dirigidas a recuperar el plano de la superficie, por medio de la eliminación de arrugas y dobleces con peso controlado, espátulas y unidades térmicas. Unión de Rasgaduras y Roturas: son las acciones dirigidas a unir los bordes de las rasgaduras y roturas superiores para devolver la estabilidad al soporte y evitar su fragmentación o pérdida. Para ello se utilizan papeles y adhesivos adecuados que se aplican como puentes de unión.

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BIBLIOGRAFÍA •

Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y de documentos de archivo.

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ACUERDO 049 ACUERDO 048

INSTRUCTIVO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

INTRODUCCIÒN La adecuada administración de la documentación requiere de la ordenada implementación de las tablas de retención documental, estas facilitan la AG E NC IA D E M AD E R AS LO S L AU RE L ES DE L A 1 7 T E L É F O NO : 74 10 62 3 C E LUL A R: 3 16 56 49 46 5 AR M E N I A, Q U IN D ÍO

AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES organización de los archivos y conocer los procedimientos adecuados que se deberán efectuar dentro de la gestión documental de una empresa. Para los efectos de la implementación de las TRD se definirán los siguientes conceptos: TABLAS DE RETENCION DEFINICION E IMPORTANCIA Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas: •

Facilitan el manejo de la información.

•

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

•

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

•

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

•

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

•

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

•

Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

•

Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque: Permiten el manejo integral de los documentos.

• •

Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

•

Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

•

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

•

Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

•

Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

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INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCION Entidad Productora. Debe colocarse el nombre completo o Razón social. Oficina Productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. Hoja _ /_. En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración de las tablas de retención de la entidad. El segundo corresponde al número total de hojas diligenciadas para la entidad. Código. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Serie. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, emanadas de un mismo Órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. De ser pertinente, también se listarán la sub series correspondientes. Retención. Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida en las oficinas. Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras. Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizados su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

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AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES Disposición final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras permanentes, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación. Conservación total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, Procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y Trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. Eliminación. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología. Selección. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose este como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros. Microfilmación: Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos. Procedimientos. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.

NOTAS •

La organización de los tipos documentales en las carpetas debe obedecer al orden asignado en la TRD.

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Después de cumplir los tiempos de retención se deberán realizar las transferencias correspondientes a cada momento del ciclo vital de los documentos

CONCEPTOS Los términos precedidos por un asterisco (*) no están incluidos en el Reglamento General de Archivos o estando registrados en el, se emplean en con alcances diferentes *Actividad administrativa. Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas. *Administración de Archivos. Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos de una Institución. *Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. *Asiento. Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación. *Asunto. Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa. Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

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AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES *Clasificación Documental. Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. Comité asesor. Grupo de especialistas en el campo de la archivística y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como técnicos. Comité de archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Comité evaluador de documentos. Organo asesor del Archivo General de la Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos y con la evaluación de las TRD. Comité evaluador de documentos del Departamento. Organo asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y de evaluar las Tablas de Retención Documental de los organismos del orden departamental. *Depuración. Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc). Es análogo a la selección natural. Destrucción de Documentos Véase: Eliminación de Documentos. *Documento Activo. Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos. *Documento de apoyo. Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. *Documento Esencial (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional. *Documento Facilitativo. Es aquel de carácter administrativo común a cualquier institución y que cumple funciones de apoyo. *Documento Inactivo. Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales. *Documento Semiactivo. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional. *Disposición final de documentos. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación. Eliminación de Documentos. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. *Expediente. Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Gestión de Archivos Véase: Administración de Archivos Gestión Documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

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AGENCIA DE MADERAS LOS LAURES *Muestreo. Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros. *Pieza Documental. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. *Producción Documental. Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. *Registro de entrada. Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada. *Selección Documental. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación, por medio de muestreo. *Serie Documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. *Subserie Documental. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto. *Tablas de Retención. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las Tablas de Retención (2) pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución, también conocidos como documentos facilitativos, por ejemplo: Circulares, Memorandos o Directivas Presidenciales. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo, por ejemplo: Historias Clínicas, Actas de Sesiones del Congreso. Desde el punto de vista de la Diplomática los documentos en su estructura son generales, pero desde el punto de vista del contenido son específicos. Por ejemplo: Ordenanzas Departamentales, Acuerdos de Junta Directiva. * Tipo documental. Unidad documental simple. (Véase: Pieza Documental). Unidad Administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución. Unidad Archivística. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras: un expediente. Véase: Expediente (3) Unidad de conservación. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo. Unidad Documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. Valor Primario. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto. Valor Secundario. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. *Valoración Documental. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

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