PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA
ÍNDICE •
Análisis de la situación
3
•
Objetivos de comunicación
11
•
Público meta
13
•
Plan de acción y tácticas
15
•
Cronograma
30
•
Presupuesto
34
ANÁLISIS DE SITUACIÓN
ANÁLISIS FODA FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
AMENAZAS
• NPH cuenta con herramientas de comunicación interna.
• Disponer de nuevas tecnologías de comunicación de forma gratuita que generen la interacción y apoyen un mejor flujo de información.
• Colaboradores no usan las herramientas de comunicación interna porque no han sido capacitados.
• Fuga de talento humano de valor para la institución debido a largas jornadas de trabajo y desmotivación.
• No hay un plan de comunicación interna.
• Suspensión de donaciones de organismos internacionales y retiro de los padrinos NPH a consecuencia de la recesión económica mundial por el COVID-19.
• Ser parte de la institución hace sentir a los colaboradores en familia, generando su compromiso con la causa. • El 98% de los colaboradores están familiarizados con las herramientas oficiales de la institución.
• Contar con voluntarios de diferentes nacionalidades permitiendo el intercambio de conocimientos culturales que pueden ayudar a consolidar mejores técnicas de comunicación interna.
• El 58% de los colaboradores percibe que los mensajes que reciben son útiles y relevantes. Además, el 51% opina que la comunicación escrita y verbal es clara y fluida.
• Baja motivación de los colaboradores por largas jornadas de trabajo a consecuencia de la pandemia. • El 39% de los colaboradores considera que no hay reconocimiento a los esfuerzos laborales generando insatisfacción.
• Mayor demanda de atención a niños en riesgo social derivado del desempleo y el golpe económico por la pandemia y el paso de la tormenta tropical ETA e IOTA por Honduras.
• La misión y visión no son claras, realistas y alcanzables.
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: ANÁLISIS DE SITUACIÓN
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CULTURA ORGANIZACIONAL
Cultura adhocrática o de desarrollo Al ser una institución social, los colaboradores creen fervientemente en los valores del humanismo y la responsabilidad social, se motivan por la importancia de ayudar a la niñez hondureña en riesgo social con temas básicos como alimentación, educación y salud.
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: ANÁLISIS DE SITUACIÓN
Cultura grupal o de clan Para NPH la base es la familia por lo que se fundan en la cooperación. Los colaboradores están comprometidos a ayudar y obtener resultados colectivos positivos. Se fundamentan en una relación de confianza y preocupación por los demás. Entre sus principales rasgos destacan la toma de decisiones en base a sus valores y religiosidad católica.
Cultura jerárquica Los colaboradores cumplen con las decisiones que son centralizadas y tomadas por la dirección de NPH y mayormente la información fluye de manera vertical, horizontalmente únicamente cuando es necesario. El director se caracteriza por ser coordinador, organizador, conservador y precavido.
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FACTORES INTERNOS MISIÓN Nuestros Pequeños Hermanos se esmera en crear un ambiente familiar amoroso y seguro para niños, niñas y adolescentes viviendo en condiciones de vulnerabilidad extrema. A través de programas íntegros de educación, cuidados médicos, y formación espiritual, brindamos a los niños, niñas y adolescentes la oportunidad para desarrollar su potencial humano y así poder formar un futuro mejor para ellos, sus familias y sus comunidades.
• Amor y Seguridad • Responsabilidad
VISIÓN
• Compartir
Un mundo sin pobreza donde todos los niños desarrollen su potencial único, convirtiéndose en miembros productivos de la sociedad sirviendo a su comunidad.
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: ANÁLISIS DE SITUACIÓN
VALORES
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• Trabajo • Fe y Servicio
FACTORES INTERNOS NORMAS Reglamento interno y código de ética: normas aplicables a los colaboradores de NPH.
RITOS
SÍMBOLOS
Misa diaria: una ceremonia religiosa católica para los colaboradores.
Logo: es el elemento más representativo de NPH y que se destaca mucho en la comunicación institucional.
Reunión semanal: todos los martes se reúnen los altos mandos y los intermedios donde se da seguimiento a las tareas planeadas semanalmente sobre diferentes temas y se toman las correcciones necesarias.
Colores institucionales: azul, verde, rojo, amarillo, naranja, purpura, y gris son los colores predominantes en todo lo que respecta a NPH.
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: ANÁLISIS DE SITUACIÓN
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FACTORES EXTERNOS OBSERVABLES LABOR SOCIAL Como organización social, brinda oportunidades de alimentación, educación y salud a niños en riesgo social en el país dentro de una gran familia.
DESARROLLO COMUNITARIO Es una institución que promueve el desarrollo de comunidades en diferentes puntos del país con la generación de nuevos profesionales que aportan a sus familias.
Tono de voz para los colaboradores La institución se dirige a sus colaboradores con el tono “usted”.
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: ANÁLISIS DE SITUACIÓN
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MATRIZ DE CONVERSACIONES Lo que somos Una institución social que brinda alimentación, educación y salud a niños en riesgo social a través del padrinaje.
Lo que pensamos Que somos una organización importante por la labor social que realizamos con la niñez hondureña y nuestro apoyo al desarrollo de país.
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: ANÁLISIS DE SITUACIÓN
Lo que HACEMOS NPH ayuda a crear futuros profesionales con valores y principios espirituales, que se ponen al servicio del desarrollo social.
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GESTIÓN ACTUAL DE LA COMUNICACIÓN INTERNA Emisor:
CANALES:
- Directora de Recursos Humanos - Director de NPH - Coordinadores de Hogares
-
Tipos de comunicación:
Teléfono: Llamadas y WhatsApp Reuniones Presenciales Reuniones Virtuales: Microsoft Teams y Zoom Correo Institucional
- Institucional - Informativa
Tipos de coNTENIDO:
ESTRUCTURA DE COMUnicación:
- Texto - Calendarios de actividades. - Videoconferencias. - Documentos de Office.
- El flujo de la comunicación es en mayor medida de arriba hacia abajo (del jefe a los colaboradores).
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: ANÁLISIS DE SITUACIÓN
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OBJETIVOS DE COMUNICACIÓN
Objetivos de comunicación 1.
Potenciar el uso de las herramientas de comunicación interna ya existentes e implementar nuevas que faciliten el intercambio de información.
2.
Establecer el tipo de mensajes y los canales de comunicación institucionales oficiales de uso masivo, para dinamizar la información.
3.
Diseñar estrategias de motivación que contribuyan al mejor desempeño laboral de los colaboradores ante largas jornadas de trabajo.
4.
Fortalecer la cultura organizacional a través de capacitaciones y estructuras necesarias para la alineación de las mismas.
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: OBJETIVOS DE COMUNICACIÓN
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PĂşblico meta
COLABORADORES DE NPH 61%
39%
75%
80%
son mujeres
son hombres
con título de secundaria
con edad entre 20 y 41 años, por lo que prevalecen la generaciones X y Y.
70%
90%
casados y la mayoría con hijos, el resto son solteros
su motivación en el trabajo es la labor social de NPH
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: PÚBLICO META
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PLAN DE ACCIÓN Y TÁCTICAS
CANALES DE COmunicación Correo institucional:
Plataformas digitales (Teams y Zoom):
Uno de los más utilizados por su bajo grado de complejidad y tradicionalismo. Es uno de los canales oficiales de comunicación, por esta razón se ha decidido mantenerlo ya que es con el que más identificados se sienten los colaboradores.
Han venido a tener mayor relevancia en los últimos meses a consecuencia de la pandemia del COVID-19, son de mucha utilidad para realizar reuniones virtuales, a raíz de esto se considera mantenerlas y convertirla en una herramienta oficial de comunicación, potenciando su uso.
Teléfono:
Reuniones presenciales:
Este canal es el que tiene mayor frecuencia de uso y alcance, por la accesibilidad de los colaboradores para comunicarse utilizando llamadas, mensajes y videollamadas; por lo que se convierte en una herramienta de comunicación interna.
En este canal la comunicación es utilizada por los altos mandos e intermedios, donde se comunican diferentes temas relevantes y al igual para generar integración de los equipos de trabajo.
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: PLAN DE ACCIÓN Y TÁCTICAS
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NUEVAS HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN SUGERIDAS Pantalla informativa:
Buzón de sugerencias:
Lista de difusión en WhatsApp:
Se recomienda el uso de la pantalla informativa para difundir información relevante y que deba llegar a más personas, sobre todo a los que no tienen acceso a correo electrónico e internet.
Éste canal de información es desde los colaboradores hasta la dirección y presenta un camino hacia la mejora continua ya que incentiva la participación de los colaboradores. Se propone que el buzón de sugerencias sea en formato online a través de un correo electrónico, aportando una ventaja añadida por el ahorro de espacio físico y la oportunidad de utilizar este canal en cualquier día y horario.
Las listas de difusión de WhatsApp, que admite 256 contactos, son un recurso que permite difundir rápidamente y de forma masiva información de interés para la organización. La lista se creará con los colaboradores a quienes se les enviarán mensajes sobre diferentes temas de interés sin que represente un costo económico.
Deben estar ubicadas en puntos estratégicos alrededor de la institución, presentando noticias importantes de manera permanente.
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: PLAN DE ACCIÓN Y TÁCTICAS
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Diseño de mensaje Destacar la función de las herramientas de comunicación interna como un impulso a los diferentes departamentos, en busca de generar un balance en la comunicación formal que se realiza actualmente, sin ser informal, ya que es importante transmitir que las herramientas de comunicación interna actuales son útiles para la institución
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: PLAN DE ACCIÓN Y TÁCTICAS
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PLAN DE ACCión OBJETIVO DE COMUNICACIÓN Potenciar el uso de las herramientas de comunicación interna ya existentes e implementar nuevas que faciliten el intercambio de información.
ESTRATEGIA Programas de socialización, con la finalidad de informar y concientizar a los colaboradores sobre la importancia y efectividad para la instutción, del uso de las herramientas de comunicación interna nuevas y ya existentes.
INDICADOR DE LOGRO 1 2. 3. 4.
Número de capacitaciones Número de colaboradores participantes Número de tutoriales Número de vistas
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: PLAN DE ACCIÓN Y TÁCTICAS
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TÁCTICA 1.
Lanzamiento y socialización con los colaboradores del Plan de Comunicación Interna.
2.
Capacitaciones impartidas por personal de NPH en cada Casa Hogar acerca de las herramientas tecnológicas de comunicación interna ya existentes y las nuevas. (Teams, Zoom)
3.
Creación y envio de tutoriales en forma de infografias a través de WhatsApp e intranet, sobre el uso de las herramientas tecnológicas de comunicación interna . Tutoriales
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: PLAN DE ACCIÓN Y TÁCTICAS
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PLAN DE ACCión OBJETIVO DE COMUNICACIÓN Establecer tipo de mensajes y canales de comunicación institucionales oficiales de uso masivo.
ESTRATEGIA Clasificar temas de interés que se informarán a través de diferentes canales de comunicación interna.
INDICADOR DE LOGRO 1 2. 3. 4. 5. 6.
Reuniones ejecutadas Temas asignados a cada canal Formularios llenados y niveles de satisfacción Correos electrónicos recibidos Sugerencias resueltas Promedio diario de colaboradores que circulan frente pantalla
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: PLAN DE ACCIÓN Y TÁCTICAS
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TÁCTICA 1.
Reuniones entre la Dirección y la Gerencia de RR.HH. para clasificar los temas, según el canal.
2.
Agrupar a los colaboradores, según su área de trabajo y temas de interés.
3.
Realización de pequeños formularios de satisfacción.
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: PLAN DE ACCIÓN Y TÁCTICAS
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TÁCTICA Socialización y creación de correo electrónico que funcionará como buzón de sugerencias.
5.
Pantalla informativa para la proyección de hechos y temas relevantes en el Rancho Santa Fe (Oficina principal)
S ME
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: PLAN DE ACCIÓN Y TÁCTICAS
O RAD R DE O B
L
COL A
4.
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PLAN DE ACCión OBJETIVO DE COMUNICACIÓN Diseñar estrategias de motivación que contribuyan al mejor desempeño laboral de los colaboradores ante largas jornadas de trabajo.
ESTRATEGIA Campaña de motivación para los colaboradores de NPH, para fortalecer su vínculo con la institución.
INDICADOR DE LOGRO 1 Reconocimientos y entrega de diplomas a colaboradores 2. Número de envío de mensajes 3. Número de capacitaciones 4. Colaboradores que usan la sala indicadores
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: PLAN DE ACCIÓN Y TÁCTICAS
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NPH INTERNATIONAL | 05
TÁCTICA 1.
Reconocer al colaborador del mes por Casa Hogar a través de la intranet y pantallas informativas.
2.
Reunión de retroalimentación por Casa Hogar donde se brindará reconocimiento del desempeño laboral y entrega de diploma del colaborador del mes.
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: PLAN DE ACCIÓN Y TÁCTICAS
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TÁCTICA 3.
Envío de tips motivacionales y consejos laborales a través de una lista de difusión de WhatsApp.
4.
Programas de capacitación sobre temas de interés.
5.
Crear espacio interactivo, con equipo ya existente, para que colaboradores puedan comunicarse con sus familiares cuando estén internos o con largas jornadas de trabajo.
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: PLAN DE ACCIÓN Y TÁCTICAS
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PLAN DE ACCión OBJETIVO DE COMUNICACIÓN Fortalecer la cultura organizacional a través de capacitaciones y estructuras necesarias para la alineación de las mismas. ESTRATEGIA Programas de capacitación e inducción que afiancen la cultura organizacional.
INDICADOR DE LOGRO 1 Trifolios digitales enviados 2. Inducciones realizadas 3. Camisetas y trifolios entregados 4.
Banners colocados
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: PLAN DE ACCIÓN Y TÁCTICAS
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TÁCTICA 1.
Programa de inducción y envío de trifolio digital con la información básica de la institución.
2.
Entrega de camiseta a colaboradores para fortalecer vínculo con NPH y el sentido de pertenencia.
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: PLAN DE ACCIÓN Y TÁCTICAS
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TÁCTICA 3.
4.
Desarrollar propuesta de nueva visión y misión. Banners con la misión, visión y valores en lugares estratégicos de Rancho Santa Fe.
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: PLAN DE ACCIÓN Y TÁCTICAS
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CRONOGRAMA
CRONOGRAMA Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
Lanzamiento y socialización con los colaboradores del Plan de Comunicación Interna :
Semana 22 / 23
Capacitaciones impartidas por personal de NPH en cada Casa Hogar acerca de las herramientas tecnológicas de comunicación interna ya existentes y las nuevas. (Teams, Zoom):
Semana 22 / 23
Creación y envio de tutoriales en forma de infografias a través de WhatsApp e intranet, sobre el uso de las herramientas tecnológicas de comunicación interna:
Semana 23 / 25
Semana 27 / 29 / 31
Semana 33 / 35
Semana 37
Semana 41
Semana 46
Semana 50
Semana 22
Semana 27
Semana 32
Semana 36
Semana 40
Semana 45
Semana 49
Reuniones entre la Dirección y la Gerencia de RRHH (Encargado de la comunicación interna) para clasificar los temas según el canal y agrupar a los colaboradores según su área de trabajo y temas de interés:
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: CRONOGRAMA
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CRONOGRAMA Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Semana 27
Semana 32
Semana 27
Dic
Semana 36
Semana 40
Semana 45
Semana 49
Semana 32
Semana 36
Semana 40
Semana 45
Semana 49
Semana 27
Semana 32
Semana 36
Semana 40
Semana 45
Semana 49
Semana 23 / 25
Semana 28 / 30
Semana 33 / 35
Semana 37 / 39
Semana 41 / 43
Semana 45 / 47
Semana 49 / 51
Semana 24
Semana 29
Semana 33
Semana 37
Semana 41
Semana 46
Semana 50
Realización de pequeños formularios de satisfacción sobre la información recibida: Reconocer al colaborador del mes por Casa Hogar a través de la intranet institucional y las pantallas informativas: Reunión de retroalimentación por Casa Hogar donde se brindara reconocimiento del desempeño laboral y entrega de diploma del colaborador del mes: Envío de tips motivacionales y consejos laborales a través de WhatsApp: Programas de capacitación sobre temas de interés:
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: CRONOGRAMA
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CRONOGRAMA Jun
Jul
Ago
Sep
Semana 27
Semana 32
Semana 36
Oct
Nov
Semana 40
Semana 45
Dic
Crear un espacio interactivo, con equipo ya existente, para que los colaboradores puedan comunicarse ya sea por llamada o
Semana 22 / 23 / 24
videollamada con sus familiares: Programa de inducción y envío de un trifolio digital con la información básica de la
Semana 22
Semana 49
institución: Entrega de camiseta para los colaboradores con el objetivo de fortalecer el vínculo
Semana 27
con NPH y el sentido de pertenencia: Colocar banners (misión, visión y valores) y pantalla informativa para la proyección de hechos y temas relevantes de la institución en el Rancho Santa Fe (Oficina principal):
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA: CRONOGRAMA
Semana 26
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PRESUPUESTO
PRESUPUESTO ITEM Televisor Smart Samsung 43"
ISV
TOTAL
CANTIDAD
PRECIO
1
L8,500.00
L1,275.00
L9,775.00
6
L2,347.83
L352.17
L2,700.00
240
L24,000.00
L3,600.00
L27,600.00
1
L608.70
L91.30
L700.00
240
L6,720.00
L1,008.00
L7,728.00
Crystal UHD 4K/ UN43-TU6900 con estructura Banner (misiรณn, visiรณn y valores) Camiseta blanca con cuello redondo y logo de NPH en la parte izquierda Resma de cartorcillo para diplomas de reconomiento del colaborador del mes Refrigerio para capacitaciรณn (Sandwich y jugo de naranja)
L48,503.00 PLAN DE COMUNICACIร N INTERNA: PRESUPUESTO
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POR: DANIELA BARDALES Y ROCÍO HERNÁNDEZ
