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Soft4Care-BI Business Intelligence Introducción Business Intelligence es la habilidad para transformar los datos en información, y la información en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en las empresas. La inteligencia de negocio actúa como un factor estratégico para una empresa u organización, generando una potencial ventaja competitiva, que no es otra que proporcionar información privilegiada para responder a los problemas de la empresa: control financiero, optimización de costes, planificación de la producción, análisis de perfiles de clientes, rentabilidad de un producto concreto, etc. Soft4Care-BI es la solución de TSAD para el sector socio-sanitario y está totalmente integrada con sus soluciones sectoriales GesTerapia (Mayores), Elena (discapacitados), David (Menores), GesAdic (Dependencias) y GesCare (Servicios Domiciliarios) Descripción Funcional Soft4Care-BI está formado por los siguientes elementos: 1. Cuadro de Mando Operativo El Cuadro de Mando Operativo (CMO), es una herramienta de control enfocada al seguimiento de variables operativas, es decir, variables pertenecientes a áreas o departamentos específicos de la empresa. La periodicidad del CMO puede ser diaria, semanal o mensual, y está centrada en indicadores que representan los distintos procesos que se ejecutan en el centro (asistenciales, económicos, sanitarios, recursos humanos, etc.) por lo que su implantación y puesta en marcha es sencilla y rápida. Se estructura en las siguientes áreas operativas: 1.1. Ocupación de Plazas o Ocupación por tipo de plaza o Ocupación por permanencia o Disponibilidad de Plazas o Movimientos de altas y bajas o Previsiones de ocupación 1.2. Control Económico o Ingresos Plazas Servicios o Gastos Control de las cuentas del capítulo 6 (Gastos) del Plan General Contable que la empresa establezca Valor absoluto, coste por usuario y día, coste por empleado y día
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Costes de personal por residentes 1.3. RR.HH o Plantilla Total Por categorías Por tipo de contrato Por titulación Coste medio o Absentismo Total Por categorías Por tipo de contrato Por titulación Media 1.4. Perfil de usuarios o Distribución de residentes por rango de edades o Clasificación por nivel de dependencia o Movilidad de los/as usuarios/as (preservación de las capacidades de desplazamiento autónomo) (puntuación escala Tinetti) de 28 a 26 puntos, ausencia de riesgo de caída de 25 a 20 puntos, riesgo leve de 19 a 10 puntos, riesgo moderado menos de 10, riesgo grave. o Preservación de las capacidades de autonomía (puntuación de la escala Barthel) O-20: Dependencia total 2 l-60: Dependencia severa 6 l-90: Dependencia moderada 9 l-99: Dependencia escasa 1 OO: Independencia o Preservación de la salud psíquica (depresión) (puntuación en la escala de autoestima de Rosenberg y/o similar) 0 y 25 : Tu autoestima es baja 26 y 29: Tu autoestima es normal 30 y 40: Tu autoestima es buena, incluso excesiva o Preservación del funcionamiento cognitivo (puntuación extraída del mec y/o similar) (Mini examen cognoscitivo LOBO) Los valores superiores a 24 se consideran normales, de 20 a 23 deterioro leve o ligero, de 15 a 19 deterioro moderado los inferiores a 15 grave. o Fomento de la interacción social (puntuación extraída de la escala OARS de interacción social) o Valoración del riesgo de UPP (puntuación extraída de la escala Norton) Alto riesgo: 12 o menos puntos. Riesgo medio: Entre 12 y 16 puntos. Edificio FITENI VIII Valle de Alcudia, 3 - 1ª Planta • 28230 Las Rozas - Madrid Tel: 91 710 46 31 • Fax: 91 636 03 66
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Bajo riesgo: Entre 16 y 20 puntos Personas con nutrición apropiada según valoración del imc o similar >50 Kg/m2 Obesidad tipo IV (extrema) 40-49,9 Kg/m2 Obesidad tipo III (mórbida) 35-39,9 Kg/m2 Obesidad tipo II 30-34,9 Kg/m2 Obesidad tipo I 27-29,9 Kg/m2 Sobrepeso 22-26,9 Kg/m2 Normalidad 18,5-21,9 Kg/m2 Posible riesgo de desnutrición 17-18,4 Kg/m2 Desnutrición leve 16-16,9 Kg/m2 Desnutrición moderada <16 Kg/m2 Desnutrición severa Estancia media (en meses) de los/as usuarios/as fallecidos/as en el servicio residencial Valoración de enfermería Movilidad Alimentación Eliminación Oxigenación Seguridad Higiene Para cada uno de estos conceptos: Autónomo Cierta dependencia Dependiente Riesgos (Valoración Enfermería) Nº de Personas: Lesiones Por Presión (LPP) Caídas Nutricional Bronco Aspiración Errante Personas encamadas Personas en sillas de ruedas Personas incontinentes Núm. Visitas de familiares o similares
1.5. Servicios o Núm. Servicios (podología, peluquería, barbería, etc.) o Núm. Menús servidos 1.6. Calidad Ratios •
Total ratio de atención directa: Número de personal de atención directa/Número total de personas usuarias Edificio FITENI VIII Valle de Alcudia, 3 - 1ª Planta • 28230 Las Rozas - Madrid Tel: 91 710 46 31 • Fax: 91 636 03 66
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Ratio de atención al usuario (ligar con niveles de dependencia): o Número total de personal de Residencias de personas mayores / Número de plazas ocupadas (ligar con niveles de dependencia). o Número total de personal de centros de día y noche / Número de plazas ocupadas (ligar con niveles de dependencia). o Número total de personal del Servicio de ayuda a domicilio/ Total personas atendidas. Porcentaje de personas de la organización que han participado en actividades formativas. Media de horas de formación/trabajador. Índice de rotación del personal de atención directa.
Indicadores de calidad: 1.6.1. Ingreso y acogida o Incidencias en el momento de la formalización del ingreso con respecto al número total de ingresos en un periodo o Número de quejas relacionadas con este proceso respecto al total de quejas del Centro 1.6.2. Plan de atención individual (PAI) o Número de residentes con profesional o equipo de referencia desde el ingreso / Total de residentes de alta. o Número de residentes con valoración geriátrica integral realizada / Número total de residentes con más de X semanas de estancia en el periodo estudiado o Número de residentes con PAI en el primer mes de alta / Número total de residentes de alta en el periodo. o Número de residentes de 6 meses de antigüedad con revisión del PAI / Total de residentes de más de 6 meses de antigüedad. o Número de residentes en programas de estimulación cognitiva / Número de residentes totales (ligar con niveles de dependencia). o Número de residentes con empeoramiento del estado cognitivo (medido con métodos validados) / Total residentes con deterioro cognitivo (ligar con niveles de dependencia). o Número de residentes que empeoran en ABVD (según escala de Barthel) / Número total de residentes. o Número de residentes con disminución en las escala MNA (Valoración nutricional) / Número residentes valorados con escala MNA (ligar con niveles de dependencia). o nº de residentes sin alarma de capacidad funcional /nº de residentes > de 1 año de estancia o Número de usuarios con visita de valoración / Número de nuevos usuarios o Número de usuarios con visitas de presentación de auxiliar / Total de nuevos usuarios o Tiempo medio de revisión de la valoración de seguimiento o Número de PAI revisados en el último año / Total de PAI Edificio FITENI VIII Valle de Alcudia, 3 - 1ª Planta • 28230 Las Rozas - Madrid Tel: 91 710 46 31 • Fax: 91 636 03 66
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o o 1.6.3. o o o o o o o o o o o o o o
o o 1.6.4. o
o o o o o o o
Número de visitas de seguimiento a usuarios con más de 6 meses de antigüedad / Total de visitas a usuarios con más de 6 meses de antigüedad Número de quejas relacionadas con este proceso respecto al total de quejas del Centro Atención y cuidados personales Número de residentes que tienen planificada una dieta individualizada adaptada a sus necesidades / Número total de residentes del centro Número de residentes en programas con incontinencia urinaria / Número residentes totales con incontinencia urinaria. Número de resientes con caídas año / Número de residentes totales (ligar con niveles de dependencia). Número de residentes con sujeciones / Número residentes totales. Número de residentes en los que se ha retirado el absorbente / Número de residentes totales incluidos en el programa de incontinencia. Número de comunicaciones escritas con los familiares de los residentes / Número de usuarios con familias. Número de quejas o reclamaciones de los usuarios en transporte / Número de personas usuarias en servicios de transporte Número de camas articuladas eléctricas con elevador / Número total de usuarios con severa y gran dependencia (ligar con niveles de dependencia) Número de colchones antiescaras / Número total de usuarios (ligar con niveles de dependencia) Número de cambios de auxiliar, en un año, en el servicio al usuario Número de horas no cubiertas / Total horas del servicio Número de jornadas completas de coordinación / Número de horas de prestación totales Número de residentes con armario con llave Número de incumplimientos en la prestación de cuidados conforme al protocolo establecido (frecuencia de aseos, tipo de dieta, control de ayudas técnicas,..). Número de incidentes en Tareas Asistenciales Número de quejas en tareas asistenciales respecto al total de quejas del Centro Atención sanitaria Número de residentes con tratamiento farmacológico con constancia en la documentación de atención al residente de la administración farmacológica debidamente cumplimentada / número total de residentes con tratamiento farmacológico Número de residentes con >= 6 fármacos / Número total de residentes. Número de úlceras por presión originadas en el centro / Número total de residentes con riesgo de úlceras. Número de residentes con fracturas año / Número de residentes totales. Número de residentes con sonda nasogástrica / Número de residentes totales (ligar con niveles de dependencia). Número de quejas en tareas Enfermería respecto al total de quejas del Centro Número de caídas respecto al número de personas con riesgo de caídas Número de incidentes en administración de fármacos Edificio FITENI VIII Valle de Alcudia, 3 - 1ª Planta • 28230 Las Rozas - Madrid Tel: 91 710 46 31 • Fax: 91 636 03 66
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o Número de incidentes en Tareas de Enfermería o Almacenaje seguro y custodiado de la medicación 1.6.5. Atención psicosocial o Número residentes con alteraciones de conducta según escala NPIQ / Número de residentes totales (ligar con niveles de dependencia). o Número de residentes con depresión según escala de SABAS / Número de residentes totales (ligar con niveles de dependencia). o Porcentaje de participantes en actividades terapéuticas respecto al total de residentes. o Número de actividades terapéuticas realizadas sobre las actividades planificadas 1.6.6. Atención hostelera o Número de no conformidades en alimentación / Número de personas usuarias o Número de incidentes en administración de dietas o Número de quejas en tareas de servicios generales respecto al total de quejas del Centro o Número de incidentes en Tareas de servicios generales 1.6.7. Lavandería o Número de reclamaciones en temas de lavandería / Número de residentes del centro. o Número de prendas extraviadas respecto al total de personas usuarias en el periodo de estudio. o Número de quejas relacionadas con el servicio de lavandería respecto al total de quejas recibidas en el periodo de estudio. 1.6.8. Servicio de transporte accesible o Número de rutas que superan el tiempo máximo de duración planificada con relación al total de rutas realizadas en el periodo establecido. o Número de quejas relacionadas con el servicio de transporte respecto al total de quejas recibidas en el periodo de estudio. 1.6.9. Finalización del servicio o Número de bajas provocadas por insatisfacción con el servicio respecto del total de las bajas producidas 1.7. Medición, análisis y mejora 1.7.1. Evaluación del grado de satisfacción del cliente o Número de encuestas y/o entrevistas realizadas en cada serie respecto del total de personas usuarias del Centro. o Tiempo medio de resolución de las reclamaciones recibidas en un periodo. o QUEJAS ESCRITAS/VERBALES RECIBIDAS o SUGERENCIAS ESCRITAS/VERBALES RECIBIDAS o FELICITACIONES ESCRITAS/VERBALES RECIBIDAS 1.7.2. Control y prevención de incumplimientos o no conformidades o Número de acciones correctivas eficaces respecto del número de acciones correctivas llevadas a cabo en el periodo de estudio. o Tiempo medio de resolución de las no conformidades detectadas en un periodo. Edificio FITENI VIII Valle de Alcudia, 3 - 1ª Planta • 28230 Las Rozas - Madrid Tel: 91 710 46 31 • Fax: 91 636 03 66
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1.7.3. 1.7.4. 1.7.5. 1.7.6. 1.7.7. 1.7.8. 1.7.9.
CUESTIONARIOS DE SATISFACCIÓN USUARIOS/AS CUESTIONARIOS DE SATISFACCIÓN FAMILIARES CUESTIONARIOS DE SATISFACCIÓN VOLUNTARIOS/AS CUESTIONARIOS DE SATISFACCIÓN ADMINISTRACIÓN CUESTIONARIOS DE SATISFACCIÓN LABORAL CUESTIONARIOS DE SATISFACCIÓN DE MENÚS CUESTIONARIOS DE SATISFACCIÓN DE ESTUDIANTES DE PRÁCTICAS
2. Sistema de Soporte a Decisiones (DSS) Un Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) es una herramienta de Business Intelligence enfocada al análisis de los datos de una organización. El principal objetivo de los Sistemas de Soporte a Decisiones es, a diferencia de otras herramientas como los Cuadros de Mando (CMI) o los Sistemas de Información Ejecutiva (EIS), explotar al máximo la información residente en una base de datos corporativa (datawarehouse o datamart), mostrando informes muy dinámicos y con gran potencial de navegación, pero siempre con una interfaz gráfica amigable, vistosa y sencilla. Se compone de los siguientes elementos 2.1. Monitorización de Procesos El objetivo de este módulo es definir, controlar y medir los resultados de cualquier proceso o tarea que se realice en la empresa o centro residencial; los procesos pueden ser sobre las personas (Asistenciales, Sanitarios, Terapéuticos, Ocio, etc.) o sobre las cosas (mantenimiento, limpieza, etc.) y en función del mismo medimos su repercusión sobre la calidad de vida del usuario, la mejora o deterioro de la calidad de los servicios prestados por la empresa y su repercusión en la productividad del centro.
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Definición del proceso o tarea
•Definición de la tarea •Duración •Categoria laboral que la ejecuta
Asignación de los procesos a los usuarios y a las "cosas"
•Plan de cuidados •Plan de Enfermería •Plan de Mantenimiento
Planificación de la ejecución de los procesos
•Planificación por meses •Tareas individuales o agrupadas •Empleado/s que la/s realizan
Control de ejecución
Valoración de resultados
•Planning de Trabajo de cada empleado •Control de ejecución en tiempo real •Plan de contingencias •Registro de resultados •Registro de incidentes •Registro de tareas no realizadas
El 70 % de los costes de un centro residencial son costes de personal; de estos costes más de la mitad corresponden al personal de atención directa (son los que dan los servicios a los residentes en el centro: profesionales, auxiliares, enfermería, etc.) y al personal de servicios auxiliares (limpieza, mantenimiento, cocina, etc.) Este personal es numeroso y por tanto difícil de controlar con procedimientos manuales como se está haciendo ahora. El sistema controla, en tiempo real, qué es lo que cada persona tiene que hacer y qué está haciendo con cada residente y de esta forma garantizar la mejor atención al mismo. Se modelan los distintos procesos implicados en el proceso de producción de servicios del centro residencial como son: asignación de tareas (asistenciales, enfermería y servicios generales) a usuarios del centro o a áreas de mantenimiento, planificación diaria de la ejecución de las tareas por los empleados que ese día trabajan (enlace con cálculo de turnos de trabajo e incidencias de absentismo) y control de ejecución de cada una de las tareas. Una vez modelado cada proceso se formula matemáticamente a través de un algoritmo que nos permite el tratamiento informático del proceso, en tiempo real, teniendo en cuenta todas las variables que participan en él. 2.2. Alarmas de Control Dentro de la toma de decisiones diarias, es de vital importancia que el usuario pueda conocer lo antes posible cuando alguna condición del proceso se cumple o no, de manera que esto pueda representar un riesgo que deba ser corregido de inmediato o una Edificio FITENI VIII Valle de Alcudia, 3 - 1ª Planta • 28230 Las Rozas - Madrid Tel: 91 710 46 31 • Fax: 91 636 03 66
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oportunidad que deba ser aprovechada. Para esto, Soft4Care-BI dispone de un módulo de alarmas, que permite establecer alertas que se disparan en el momento en que se cumplan ciertas condiciones y que permite generar una notificación por diferentes medios, permitiendo, así, al usuario estar enterado de las condiciones y poder aprovecharlas de la mejor manera. Las alarmas están estructuradas en áreas funcionales y dentro de cada área en ámbitos de actuación; en cada ámbito están dadas de alta alarmas que afectan a los diferentes procesos que se ejecutan en ese ámbito de actuación; el usuario puede definir qué alarmas va a activar para supervisar los procesos que crea pertinentes y configurar los umbrales de actuación de dicha alarma. 2.2.1. Descripción Funcional Se han creado las siguientes áreas funcionales: 2.2.1.1.
Planificación y Control de Tareas
Alarmas: o o o
Tareas atrasadas Tareas No ejecutadas Tareas No Programadas
2.2.1.2.
Programa Individual de Actuación (PIA)
Alarmas: o o o o o o
Programa de intervención Informes de seguimiento Evaluaciones Informes de coordinación Caídas Crisis epilépticas
2.2.1.3. Gestión Administrativa 2.2.1.3.1. Facturación Alarmas: o Impagados o Indice de ocupación 2.2.1.3.2.
Costes
Alarmas: o Costes por cuentas de gasto o Coste de una cuenta por residente Edificio FITENI VIII Valle de Alcudia, 3 - 1ª Planta • 28230 Las Rozas - Madrid Tel: 91 710 46 31 • Fax: 91 636 03 66
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o Costes por proveedor 2.2.1.3.3.
Recursos Humanos
Alarmas: o Absentismo mensual o Absentismo anual 2.2.1.4.
Gestión Asistencial
Alarmas: o o
Control de deposiciones Indice de masa corporal (IMC)
2.2.1.5. Gestión de Calidad 2.2.1.5.1. Incidencias Alarmas: o Incidencias No resueltas o Libro de incidencias o Tiempo de resolución de incidencias 2.2.1.5.2.
Calidad
Alarmas: o No conformidades No resueltas o Tarea con incidente o Tiempo de resolución de No conformidades 2.2.1.6.
Gestión Médica
Alarmas: o o o o o o o o o
Acetona Control de Pulso Control de Temperatura Control Saturación Oxígeno Frecuencia Cardíaca Frecuencia Respiratoria Resultados Pruebas Tensión Arterial Diastólica Tensión Arterial Sistólica
Estas alarmas se irán ampliando con las que nos vayan demandando los clientes en el futuro.
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