LA INTERNET Y LOS CENTROS DE DISTRIBUCIÓN
INTRODUCCIÓN A continuación veremos el influjo que ha supuesto para las empresas la entrada del comercio electrónico en el área de la logística del Almacenaje y la Distribución. En primer lugar se describen las principales funciones que se realizan a través de la logística tradicional, para posteriormente ver los cambios y reestructuraciones que surgen gracias a la introducción del comercio electrónico. En la actualidad, la mayoría de empresas utilizan Internet como un mero escaparate para ofrecer servicios y para hacerse publicidad, en cambio, existen otras empresas logísticas que usan Internet no sólo como un escaparate y medio de publicidad, sino como un modo de contactar con sus clientes, a ofrecer sus servicios, facilitarles la contratación de servicios incluso llegando ofrecer gratuitamente diversos paquetes de software para facilitar dichas tareas
que pueden ser adquiridos en la sede de la empresa, o pueden ser adquiridos directamente desde la red. Internet facilita el logro del principal objetivo de la función logística que es el de satisfacer la demanda al menor coste, ya que, por una lado, permite personalizar el servicio al cliente, tanto antes de la venta como después de la misma, y, por otro, permite un ahorro de costes en la cadena logística al eliminar intermediarios (el cliente se puede poner en contacto directo con el fabricante) y al optimizar el flujo de información. La información puede fluir de una manera mucho más rápida que a través de canales tradicionales. Se puede averiguar qué es lo que está pasando a lo largo de dicha cadena en tiempo real. Con la llegada de Internet y de las nuevas tecnologías las empresas de logística ha tenido que adaptar sus estructuras más básicas para conseguir sobrevivir ante la aparición de este nuevo mercado.
EL ALMACENAJE Y LA DISTRIBUCIÓN TRADICIONAL
El abastecimiento o aprovisionamiento, es la función mediante la cual se realiza el proceso para proveer a una empresa, de todo el material necesario para su funcionamiento. Incluye las actividades siguientes:
Cálculo de necesidades, es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento, involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto. El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos. Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser debidas al consumo, reemplazo de seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo. Compra o adquisición, tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar en el momento oportuno y al precio total más conveniente. Los principales objetivos específicos de esta actividad son: Mantener la continuidad del abastecimiento. Pagar precios justos pero razonablemente bajos por los productos de calidad adecuada. Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa. Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios... buscando calidad adecuada. Buscar fuentes de suministro alternativas y localizar nuevos productos o materiales. Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación. Estudiar e investigar nuevos procedimientos. Preocuparse por la permanente capacitación del personal. Mantener informado al gerente de logística o gerente general sobre la marcha del departamento. Obtención, esta actividad se inicia con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe. Almacenamiento, implica la ubicación o disposición así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se produce o recibe hasta que se necesitan o entregan. Los principales aspectos de esta actividad son:
Control de la exactitud de sus existencias. Mantenimiento de la seguridad. Conservación de los materiales. Reposición oportuna. Despacho o distribución, consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada. Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artículos sean correctas. Control de Stocks, para asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de la instalación de abastecimiento. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento.
Función del Almacenaje y la Distribución Cualquier organización depende en mayor o menor medida de los materiales y de los servicios suministrados por otras organizaciones. Ninguna organización es autosuficiente, por tanto los aprovisionamientos constituyen una de las funciones básicas de cualquier organización. La relación entre compras y abastecimiento es íntima, razón por la cual se considera a las compras como una de las actividades propias en la función abastecimiento. Cada elemento que se compra ha de y servir para la realización de unas tareas determinadas, conocer la función que desempeña el artículo es indispensable para una compra adecuada. La dirección eficaz del aprovisionamiento contribuye de forma significativa al éxito de la gestión empresarial. La adquisición de materiales, servicios y equipos centra la atención de muchos directivos de todos los sectores. Los rápidos cambios en los aprovisionamientos con ciclos de abundancia y escasez, variabilidad de precios y disponibilidades, proporcionan un reto permanente a las organizaciones que desean conseguir la máxima contribución mediante una gestión racional de compras. Como el proceso de abastecimiento está internamente conectado con casi todas las funciones que cumple la organización, requiere la puesta a punto de sistemas de información completos. Por ésta razón, la informatización de los procesos ha tenido un impacto crucial en el proceso de abastecimiento y en la dirección del mismo, puesto que facilita el análisis de las alternativas, la realización, el seguimiento y la activación de los pedidos, así como la
recepción, la inspección y el mantenimiento al día de los registros correspondientes al área de abastecimiento.
OPTIMIZACIÓN DEL PROCESO UTILIZANDO TÉCNICAS E-BUSINNES
La logística es uno de los aspectos sobre los que más debe de trabajar una empresa para afrontar el desafío del comercio electrónico. La distribución debe ser capaz de responder en tiempos muchos menores a los acostumbrados y adecuarse a nuevos horarios y condiciones. Y además hacerlo barato. En el mundo Internet, en el que la información de los precios de productos es una realidad, los márgenes se estrechan y tener la mejor de las estructuras logísticas, que ahorre costes, es fundamental. El comercio electrónico es comercio a distancia. De ahí la importancia de la logística. Muchas empresas no están preparadas para la venta a distancia o por teléfono ni tienen experiencia en ello por lo que fracasan al abordar un proyecto de comercio electrónico. En la actualidad, la logística puede considerarse como el cuello de botella del desarrollo del comercio electrónico ya que no puede reducirse simplemente a:
Un almacén central Una entrega garantizada en 72 horas Un precio único Un sólo operador logístico Las principales funciones que debe desarrollar la logística dentro del comercio electrónico son: El coste del servicio El alcance de la red de distribución Los costes adicionales de embalaje y seguro Los tiempos de entrega prometidos La política de la empresa ante los posibles problemas de entrega Más servicio: que el cliente pueda elegir el plazo y forma de entrega Información sobre el seguimiento del pedido De esta forma, los cambios más importantes que han tenido que realizar las empresas logísticas en su estructura para adaptarse al comercio electrónico han sido: Cambios en la estructura informática Internacionalización del servicio de transportes Inversión para el aumento de almacenes.
ESTRUCTURA INFORMÁTICA Las empresas han tenido que realizar una gran inversión para adaptar las antiguas estructuras informáticas a Internet. Antes de la llegada de Internet a la economía las empresas contaban con un PC386 con un sencillo software de entradas y salidas de mercancías, que eran introducidas por una persona. Internet ha supuesto un gran problema en este sentido ya que se necesitan potentes equipos informáticos que conceda una importante velocidad a la hora de trabajar, realizar transacciones y otro tipo de operaciones para ello se ha de contar con un servidor con tecnología Cliente-Servidor (software especialmente dirigido a los clientes que realizan los pedidos desde Internet) lo que permite tener reportes de Control de inventarios, movimientos internos y externos en tiempo real.
Por ejemplo, en las empresas logísticas el ordenador se ha convertido en una pieza fundamental, básica e imprescindible ya que el 85% de los pedidos que llegan a estas empresas se hacen a través de Internet. Dentro de este apartado cabe destacar el software de gestión - Sistema EDI: Electronic Data Intercharge que se encarga de la interconexión de los sistemas informáticos entre proveedores y clientes- entre los se puede destacar, el programa K2 o el sistema Activanet, programas dirigidos especialmente al cliente que le facilita a éste la tarea de contratar a la empresa logística. Presenta servicios como una hoja de pedidos, en la que se puede escribir el tipo de servicio requerido, el coste del envío, saber cuánto va a tardar en llegar, seguimiento del pedido.
BASE DE DATOS EAN Se trata de en vez de tener una página web con el catálogo o enviar a todos los clientes mensajes PRICAT (ficha del producto) con los catálogos cada vez que cambien, otra posibilidad es la de crear una única base de datos en la que los fabricantes depositen el fichero maestro de artículos con sus referencias, que es el catálogo de la empresa. Para dar de alta el código EAN, que identifica la unidad de consumo, de los productos todavía muchas empresas lo realizan mediante procedimientos manuales o con lectura del escáner. Esta operación, costosa y poco productiva, puede eliminarse por completo a través de la Base de Datos EAN de productos centralizada. Consiste en dotar de una única y gigantesca base de datos en la que todos los fabricantes de productos depositan sus maestros (portafolio con toda la información de los productos). De este modo, la eficiencia de este concepto es evidente: los fabricantes de productos informan una sola vez a la base de datos; el resto de operadores de la cadena accede sólo a aquella información que le interesa y, además, se asegura que lo que unos y otros conocen respecto a los productos es exactamente lo mismo. Tanto el proveedor como el cliente pueden realizar desarrollos informáticos para que cualquier modificación en el fichero maestro de artículos del proveedor sea utilizable inmediatamente en aquellas aplicaciones del cliente donde aparezca dicha información.
Así, la información fluye y se integra en la gestión cotidiana. Por eso se puede eliminar para siempre le tratamiento manual e inseguro, a través del cual se intenta hacer coincidir la información que ambos manejan. Gracias al uso del EDI en el catálogo centralizado, la información se envía y recibe entre publicadores y suscriptores en formatos estándares. Dado que el sistema permite enviar información privada de forma confidencial, es fácil pensar que a continuación vendrá el intercambio de la información logística decidida entre dos empresas, las condiciones individuales de precios e incluso información exclusiva sobre productos con anterioridad a su lanzamiento.
SERVICIO DE TRANSPORTES Internet es un escaparate para millones de compradores y para otros tantos de vendedores, esto hace que las empresas puedan llegar a tener un mercado de cientos de millones de potenciales clientes, y no poder satisfacer la entrega de un pedido a un rincón del mundo, lo que puede suponer la pérdida de miles de millones de ingresos anuales. Para ello, estas empresas deben de intentar llegar a cualquier parte del mundo, haciendo esto por medio del crecimiento interno de la empresa, además de suponer un elevado coste, un problema de control, se produce un crecimiento muy lento y esto supone un problema, problema que se soluciona con la franquicia, o mediante acuerdos entre empresas que llegan a distintas partes del mundo, las cuales se compromete a entregar el bien y/o servicio en el lugar del mundo en que la otra pueda llegar. Ambos tipos de acuerdos están muy extendidos hoy en día entre las empresas de logística, ya que supone un coste mínimo para la empresa contratante y redunda en beneficio tanto a extensión geográfica de la capacidad de entrega, como a ingresos por ventas.
Sistemas GPS Cada vez más son los clientes que quieren realizar un seguimiento de su pedido. Para satisfacer estos deseos las empresas han tenido que disponer sobre sus vehículos de transporte este sistema electrónico que permite saber en todo momento dónde se encuentra el medio de transportes que lo haya incorporado, a través de un seguimiento vía satélite. Esto ha aumentado considerablemente el coste de transporte aunque este sistema permite hacer una planificación del transporte mucho más real, fiable y objetivo, dirigida sobre todo a incrementar la competitividad de la empresa.
Sistema de Logística y Seguimiento Satelital
De Vehículos y Cargas MOVSAT MovSat es un sistema de seguimiento por vía satélite de última tecnología, un sistema mucho más desarrollado y rápido que el GPS, Movsat acelera el seguimiento un 65% más rápido que el GPS. MovSat registra todo el tráfico de información en fecha y hora, así como también las trayectorias desarrolladas por los vehículos, para un análisis y/o evaluación posterior. Permite conocer de esta forma, los tiempos utilizados por los móviles, los tiempos de carga y de entrega de mercancía, las velocidades de los móviles, las trayectorias seguidas en casos de fuerza mayor o por imprevistos que obliguen a salirse de los recorridos establecidos, los tiempos de detención y los motivos que le dieron origen, evaluando por consiguiente de manera concreta a los conductores de la flota. MovSat es un sistema de sencilla instalación que ocupa un muy reducido espacio, diseñado especialmente para soportar el maltrato, minimizando de esta forma todo costo de mantenimiento Inversión para el Aumento de los Almacenes Internet ha disparado el número de pedidos, aunque las empresas de logística han intentado por todos los medios aplicar los criterios y principios del método JUST IN TIME -Justo A Tiempo-, esto a veces se antoja imposible, por eso las empresas logísticas han tenido que incrementar el número de m2 destinados al almacenaje, lo que ha supuesto una considerable inversión. Las empresas desde el punto de vista de adaptación a la actividad logística siguen normalmente un proceso de evolución y no un proceso de reestructuración total es decir la integración efectiva entre el flujo de mercancías y el flujo de información que la genera.
EL COMERCIO ELECTRÓNICO ENTRE EMPRESAS
Los tipos de acuerdos más comunes que las empresas logísticas realizan con otras entidades pueden resumirse en dos principalmente: el Outsourting Logístico y el ECR (Efficient Consumer Response) Outsoursing Logístico Se trata de la subcontratación por parte de una empresa del servicio, total o parcialmente (operadores logísticos), para ahorrarse las inversiones necesarias en técnicas logísticas y aprovecharse de la organización, infraestructura, economía de escala y el potencial nivel de introducción del operador logístico consiguiendo mejores prestaciones de servicio a un precio aceptable. Así, se pueden distinguir los siguientes tipos de operadores: Operadores de transporte por carretera: Responsables de la ejecución física de transporte de mercancías por carretera y por cuenta ajena, para lo que cuenta con una flota propia o subcontrata en muchos casos, de vehículos de carretera, respondiendo de la carga ante el cargador.
Courier: Transporte urgente para "puerta a puerta" de paquetes y documentos, nacional e internacional. Engloba la recogida en el domicilio del expedidor y la entrega en el domicilio del destinatario, además de los diferentes tramos de transporte, en los que puede utilizarse más de un modo, con la finalidad de minimizar el plazo de tiempo de todo el proceso. Suelen ser muy competitivos a nivel nacional. Operadores de transporte intermodal: Operador de transporte que ofrece un servicio de puerta a puerta y emite un documento de transporte único, respondiendo ante el cargado tanto de las mercancías como de la correcta ejecución del transporte con una obligación "de resultado" Operadores de logística integral: Operador que abarca el transporte, tracción, almacenamiento, servicios auxiliares del transporte, tránsito, aduana, funciones de distribución física, la manutención, fraccionamiento, etiquetaje, embalaje y preparación de cargas, organización de los sistemas de información y la gestión de los flujos, llegando a operaciones de carácter comercial como la facturación , el fletamiento y otros servicios de ingeniería logística.
FUNCIONES DEL OPERADOR LOGÍSTICO Alm Técnica de almacenamiento: La técnica de almacenamiento es la operación de base del servicio de almacenaje. La eficacia en este tipo de procesos depende de la ubicación del almacén y de las herramientas de mantenimiento necesarias. Preparación del pedido: La operación de picking se basa en escoger la cantidad necesaria de cada referencia para preparar un pedido en concreto. Gestión de stocks: Conocer periódicamente la evolución de los pedidos por medio de un historial. Permite gestionar con la máxima eficacia la operación de abastecimiento. Cross-docking: El cross-docking suele asociarse a la operación de recoger al proveedor las mercancías para una entrega directa. Transporte: Recoger al proveedor la mercancía para entregarla directamente: El vendedor compra al proveedor un stock de productos, que permanece en el almacén del proveedor e irá disminuyendo con las ventas que se lleven a cabo en el sitio web del vendedor.
Entrega a domicilio: En el caso de clientes particulares, la entrega a domicilio sin cita previa da como resultado que en la mayor parte de las veces el particular está ausente. Contar con una amplia red de agencias para los paquetes pequeños permite al destinatario recoger el paquete directamente en la agencia. Entrega en un punto de encuentro: La entrega de la mercancía en un punto de encuentro es una forma de reducir el coste de la entrega. Transporte nacional, europeo o internacional: En esencia, Internet tiene carácter internacional. Sin embargo, también puede ser nacional, regional o local. Un vendedor con vocación local necesitará un operador logístico especializado en transporte nacional y si el principal mercado de un vendedor es el extranjero, deberá confiar su organización logística a un operador que le garantice, por sí mismo o por medio de acuerdos con terceros, cobertura mundial. Transporte en 24 h, 48 h ó 72 h: Algunos piensan que el tipo de transporte relacionado con las ventas por Internet conlleva una entrega en 24 horas para los paquetes pequeños. Esto no tiene ningún sentido porque depende del tipo de producto de que se trate y del precio que el comprador online esté dispuesto a pagar. Sistemas de Información: Sistemas de seguimiento del almacén: La trazabilidad por Internet de los productos almacenados ofrece al vendedor la posibilidad de consultar el stock, las entradas y las salidas en cualquier momento. Puesta al día de las existencias por Internet: El sistema informático del almacén ofrece una visión de las existencias al responsable del almacén. Seguimiento de la entrega: El seguimiento de la entrega ofrece la oportunidad al vendedor de saber lo que ocurre con el transporte desde que el pedido sale del almacén o al recoger en el almacén del proveedor hasta que se entrega al destinatario. Así, los principales operadores logísticos que han preparado su Intranet para comportarse como una Extranet, permiten al cliente conocer un seguimiento online del envío (Correos, DHL). Prueba de entrega: La prueba de entrega permite al vendedor visualizar, una vez la entrega se ha llevado a cabo, la orden de expedición o el resguardo de transporte. Emisión de la orden de expedición: Si el operador logístico es el encargado de la organización logística, el vendedor puede pedirle que emita una orden de expedición con su logotipo para que pase a ser, en lugar de un simple documento de transporte, un documento comercial.
Facturación al internauta: Al igual que sucede con la orden de expedición, el vendedor también puede solicitar al operador logístico que emita en su lugar las facturas con su logotipo. Servicios complementarios: Embalaje: Con la finalidad de que todos los artículos del paquete están debidamente protegidos para su transporte... y persuadir al Internauta por el paquete antes que por el producto que ha comprado. Devoluciones: El operador logístico de comercio electrónico debe ofrecer un servicio de devolución de calidad que sea capaz de recuperar los paquetes que ya se han entregado y asociarlos al pedido correcto. Control cualitativo de los productos: Para un operador logístico el control cualitativo consiste en comprobar que los paquetes que llegan al almacén; procedentes del proveedor, están en buen estado. ECR Efficient Consumer Response El ECR o respuesta eficiente al consumidor consiste en el acuerdo entre fabricantes y canales de distribución, eliminando las barreras entre los componentes de la cadena logística, con las mejoras de eliminación de operaciones que no generen valor añadido al producto para el cliente; conseguir una gestión integral de la cadena optimizando los rendimientos en donde calidad y productividad se han acordado de antemano con los proveedores, aprovisionamiento continuo y automatización de pedidos integración de proveedores y clientes, fiabilidad, producción sincronizada, aprovisionamiento continuo y automatización de pedidos.
El sistema E.D.I. (Electronic Data Interchange) transfiere la información comercial y de negocios en general, entre empresas por medios electrónicos, eliminando la necesidad de pedidos, etc. Los principales beneficios de ese sistema son reducción de costes burocráticos, ni alimentario y de fletes urgentes, aumento de la productividad y de ventas, estrechar la relación entre proveedores y compradores y mejorar el servicio general.
En el ECR hay varias estrategias y todas buscan una mayor eficiencia, bien del reaprovisionamiento, del surtido de productos, de las promociones o en el lanzamiento de nuevos productos. El compartir información entre las empresas, y por ello el EDI, desempeña un papel clave.
Reaprovisionamiento Continuo o CRP El reaprovisionamiento continuo (CRP o Continuous Replenishment) es una de las técnicas de reaprovisionamiento eficiente que se aplica fundamentalmente en el ámbito de la distribución comercial Es decir, que el proveedor y el cliente pueden satisfacer la demanda real de los productos y planificar conjuntamente las acciones comerciales futuras, como pueden ser promociones planificadas, que suponen mayores ventas, menores márgenes, más producción y stocks mayores. La pieza clave es el intercambio de información del punto de venta entre cliente y proveedor ("dime cuanto has vendido y así puedo planificar mejor"). A partir de ahí, se pueden generar previsiones de demanda consensuadas y compartir la gestión de los stocks. Con ello se logra fundamentalmente: Reducir los niveles de inventario, con un importante ahorro de costes de almacenaje e inventario, Minimizar las roturas de stock, se da mejor servicio a los clientes. Racionalizar la gestión de los recursos de transporte, almacenaje y producción, y así conseguir que los camiones viajen bien cargados. De esta manera se produce un efecto directo en el ámbito contable: disminuyen las incidencias en los pedidos y las facturas por diferencias en cantidades, precios, referencias, y condiciones comerciales mal aplicadas. Para implantar el CRP es necesario que el cliente y el proveedor dispongan de un sistema de información interempresas y apliquen tecnologías de la comunicación que les permita compartir datos de forma constante. Las tecnologías de la comunicación que sustentan el CRP son los sistemas de datos en el punto de venta (EPOS o Electronic Point of Sale Data) y el EDI (Intercambio Electrónico de Datos). Mensajes EDI que intervienen en el CRP: Los mensajes fundamentales de EDI que intervienen son dos: el INVRPT (Inventory Report) y el ORDERS (Purchase Order Message). Mediante el INVRPT, el cliente transmite información diaria sobre el nivel de stock, salidas del almacén, pedidos en curso y roturas del stock. El mensaje ORDERS es el pedido, pero en este caso es un mensaje bastante especial, porque en el CRP lo normal es que los pedidos los haga el proveedor y no el cliente. Así se consigue que sea el proveedor quien gestione el inventario, y por
lo tanto procese el pedido a partir de la información que ha recibido de INVRPT. Por ejemplo, si se tuviera un hipermercado (cliente) y un fabricante (proveedor) que se ocuparía del inventario, el hipermercado enviaría el mensaje INVRPT, con el estado de las existencias de los productos del fabricante, y el proveedor, estudiaría esos datos y haría una propuesta de pedido, enviando el mensaje ORDERS. En otras ocasiones es el cliente quien gestiona su inventario, y envía el mensaje ORDERS al proveedor y también el DELFOR (Delivery Schedule Message), que contiene la programación de las entregas. Otro mensaje que suele intervenir en el entorno CRP es el SLSFCT, (Sales Forecast Message) de predicción de ventas. Como ejemplo, un hipermercado podría enviar este mensaje a un fabricante informándole de la previsión de las ventas para un producto y periodo de tiempo concreto. El SLSRPT (Sales Data Report Message) es un informe sobre las ventas, que envía el cliente al proveedor.
Reingeniería de la Cadena de Suministros Otra técnica de reaprovisionamiento eficiente es la reingeniería de la cadena de suministros, que trata de mejorar la expedición y recepción de mercancías. El proveedor envía al cliente el mensaje DESADV (Despatch Advice Message), de aviso de expedición cuando salen las mercancías. Así, el cliente puede tenerlo todo preparado. Una vez recibida la mercancía, el cliente envía el mensaje RECADV (Receiving Advice Messag) para confirmar que se ha recibido la mercancía. Puede intervenir un intermediario entre el cliente y el proveedor, que es el operador logístico. En este caso es él quien envía al cliente el mensaje DESADV y recibe el RECADV. Recibe del proveedor el mensaje INSDES de instrucción de despacho y le envía el mensaje DESSTA de situación de despacho. Alineamiento de Ficheros Maestros En muchas ocasiones puede suceder que se realiza un pedido y resulta que el producto ya no se fabrica o se ha cambiado la referencia, precio, especificaciones. Otra técnica de reaprovisionamiento eficiente es el alineamiento de ficheros maestros (AFM), que trata de evitar lo anterior. Para ello cliente, proveedor y en general los agentes de la cadena de suministro mantienen actualizadas las bases de datos de forma que se disponga de la misma información en todas las partes que intervienen en la cadena.
De este modo, los emisores y receptores de ambos lados tienen la seguridad de que la información recibida es fiable y puede ser utilizada optimizando todos los procesos internos, como los administrativos y los logísticos (generación de pedidos, facturación, reaprovisionamiento continuo, gestión de inventarios, actualización de la base de productos). Mensajes EDI que intervienen: Fundamentalmente interviene el PRICAT (Ficha de Producto). Pero en dos modalidades distintas: Uno a uno. En el que el mensaje PRICAT es enviado por cada proveedor a su cliente. Servidor centralizado. Utilizando una única y gigantesca Base de Datos Centralizada en la que todos los fabricantes de productos depositen sus maestros (portafolio con toda la información de los productos). La eficiencia de este concepto es evidente: los fabricantes de productos informan una sola vez a la base de datos enviando el mensaje PRICAT. El resto de operadores de la cadena accede sólo a aquella información que le interesa y, además, se asegura que lo que unos y otros conocen respecto a los productos es exactamente lo mismo. Luego queda demostrado que las estrategias ECR basadas en el intercambio de información entre las empresas, buscan una mayor eficiencia, reducir costes y dar servicio a los consumidores. Se han expuesto varias estrategias de ECR: reaprovisionamiento eficiente CRP, reingeniería de la cadena de suministros, alineamiento de ficheros maestros... pero no son las únicas.
OTROS SERVICIOS La utilización de Internet en la gestión logística de la empresa permite una mayor personalización de los productos y servicios que se comercializan, una reducción de costes de distribución (infraestructuras, intermediarios) y la aparición de nuevas oportunidades de negocio y actividad. A continuación se van a nombrar una serie de servicios que han surgido en las empresas y los cambios que han tenido que realizar para adaptarse a este nuevo cambio.
Entrega de Software
Permite un contacto mucho más rápido entre los clientes y la empresa logística. Esto se consigue principalmente por dos medios: La entrega en mano del paquete de software. La posibilidad de adquirir el software descargándolo al ordenador desde Internet Personalización de los Productos y Servicios Internet permite estar en contacto con los clientes, esto permite no solo la fidelización de los mismos, sino saber cuáles son los servicios que más necesitan en función de su actividad industrial o comercial, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes y a la vez, aumentar la velocidad del servicio. Seguimiento de las Órdenes de Compra Se puede saber dónde está exactamente un pedido en un momento determinado de tiempo. El seguimiento de las órdenes de compra se realiza a través de un número de seguimiento, de un número de referencia, de un correo electrónico o de la telefonía móvil, como es el caso del SMS Tracking. Números de Seguimiento Los números de seguimiento se utilizan para la identificación y seguimiento de cualquier paquete en el recorrido hasta su destino a través del sistema de seguimiento. Un número de seguimiento se asigna automáticamente a un paquete independientemente de que se emplee un sistema de envío Online o un método basado en papel. El cliente puede emplear este número para el seguimiento, localización y verificación de la llegada de su paquete, así como para la obtención de otros detalles. Números de Referencia La posibilidad de efectuar el seguimiento de cualquier paquete por número de referencia, en lugar de por número de seguimiento, da más flexibilidad y comodidad. Al enviar un paquete, el cliente puede asignar un "número de referencia" que facilita la coordinación con su sistema de facturación o registro o con el sistema del cliente contratante del envío. Este número de referencia puede ser un número de pedido, un número de trabajo de un cliente o un grupo de palabras que identifique el envío.
Dicho número puede contener cualquier combinación de letras y números de hasta un máximo de 35 caracteres. El cliente asigna este "número" específico
cada vez que envía un paquete, ya sea empleando un sistema de envío Online o un método basado en papel. Al enviar un paquete utilizando cualquier sistema Online o sistema de envío compatible, este número de referencia queda registrado junto con otros datos esenciales, de modo que el cliente puede utilizarlo en lugar del número de seguimiento que la empresa le asigne para el seguimiento del paquete, la verificación de la situación de entrega o la consulta de detalles del envío. Seguimiento Por Correo Electrónico Enviando un mensaje de correo electrónico en el que figuren los números de seguimiento a una dirección de correo electrónico, se envía un mensaje de respuesta con un resumen del resultado del seguimiento. Telefonía Móvil GSM Se utiliza para el acuse de recibo con números premarcados. Se prefijan una serie de llamadas en un teléfono WAP y así, el transportista puede ir informando a la central con máximo detalle. Lo que se hace es memorizar bajo las teclas del móvil unos números de teléfonos concretos, de tal modo que, si marca 1 ó 2 ó 3 el transportista indica que se ha producido una incidencia, una entrega correcta. El móvil sirve, además, para marcar la trazabilidad y la posición exacta de un camión a lo largo de su ruta. Así, para realizar el seguimiento del pedido a través del teléfono móvil GSM, se utiliza el SMS Tracking a través del envió de un mensaje de texto desde el teléfono móvil. Se manda el número de seguimiento a través de un mensaje de texto y posteriormente se devuelve otro en el que se informa de la notificación de la entrega, de la situación más reciente del envío. La información y los tiempos de respuesta pueden variar dependiendo del lugar donde se realice la entrega. La disponibilidad de este servicio depende de la red de la compañía de telefonía móvil. Tiempos de Transito Las empresas ponen en Internet una página en la que pone el lugar de envío y el lugar de recogida y poniendo esos datos te calcula el tiempo de entrega comprometiéndose la empresa a cumplirlos salvo error de cálculo de la propia página. Manejo de Bodegas En el Manejo de Bodegas ayuda a clasificar los productos de acuerdo con el número de transacciones. Los productos de mayor movimiento se asignarán a las localizaciones más accesibles mientras que los de menor movimiento se
asignarán a localizaciones menos convenientes. Combina mejor servicio a clientes con control logístico económicamente eficiente. El Manejo de Bodegas define por Usted si un producto debe mezclarse o ir a un lugar definido, optimiza el manejo del espacio al sugerir localizaciones, reduce los movimientos internos, identifica preferencias (refrigerado, inflamable etc.), define en donde debe recibirse (gráneles), maneja lotes y seriales, reserva localizaciones, almacena en lugares aleatorios o definidos, reconoce alto, largo, ancho, peso, orientación y calcula espacios. Genera sugerencias de reorden, conduce aprovisionamiento de las áreas primarias de recogido para toda la bodega o a partir de niveles críticos. El manejo de estibas tanto en la recepción como en el despacho de mercancías permite la organización óptima de su bodega. Totalmente conectado con las rutinas de Radio Frecuencia y Código d Barras de para completo control de las operaciones de recibo y entrega. Con facilidades impresionantes para el manejo de despacho, organización de rutas por horas de salida, definición de métodos de transporte, marcación de unidades, manejo de contenedores e incluso mezcla de una sola orden en diferentes despachos. Sugiere la mejor localización, y puede manejar múltiples unidades de recolección. Sistema de Gestión de Despacho de Pedidos Agiliza el proceso de despacho de los pedidos aprobados abarcando: La gestión de empaque lectura de embalajes de contenido estándar Generación de códigos seriales de contenedor de producto para los embalajes mixtos con su respectiva etiqueta de despacho Selección del transportador y generación de aviso de despacho. Propende a la certificación de proveedores para ingresar sus pedidos sin demoras. Evita inconsistencias en el inventario y los despachos. Ahorra en tiempo, evita reprocesos y pérdida de producto.
INTRODUCCIÓN En el almacén de una empresa comercial de principios de siglo, nos encontraríamos, a lo sumo, con veinte o treinta artículos diferentes. Para llevar la gestión de este almacén no era necesario un inventario continuo. Los artículos estaban etiquetados, no se codificaban. Había pocas normas de carácter general o de carácter fiscal que requirieran registros e informes periódicos. El propietario llevaba unos pocos registros, muy simples, de entradas y salidas de mercancías, etc. En una palabra, el propietario o el encargado del almacén no dedicaba a su mantenimiento más de una hora o dos a la semana. Por el contrario, en la actualidad, con unos cambios que no cesan de producirse, el almacén se ha transformado totalmente. Donde sólo había 30 artículos diferentes, hoy nos encontramos miles de tipos de artículos diferentes, codificados y etiquetados con precios variables. Pensemos en el registro que ha de llevarse a cabo en un moderno almacén cuando se efectúa una venta. La transacción es registrada por la cantidad cobrada, el artículo, el departamento, vendedor, tipo de venta (a crédito, entrega diferida, etc.), hora, fecha, etc. Informes abreviados de ventas se utilizan para actualizar registros inventariables de ventas, balances de activo, cuentas por cobrar y registros de productividad. En un almacén existen una serie de aspectos mecánicos de movimiento de los materiales, ubicación, mejor rendimiento de los elementos de transporte, etc. que pueden mejorarse bajo el prisma de la administración científica. En la primera parte de este siglo, Frederick Taylor, Frank y Lillian Gilbreth, y Henry L. Gantt, junto con cientos de directivos, investigadores y asesores de empresas desarrollaron las técnicas de «Gestión Científica» que hicieron que en 1912 los métodos de esta escuela constituyeran ya prácticas generalmente conocidas y utilizadas y que en muchos casos condujeron a una mejor gestión del negocio. La gestión científica conlleva el estudio de los procesos en detalle, analizando la información recogida, haciendo cambios para mejorar los procesos, obteniendo retroalimentación (feed- back) en los mismos, y estudiando tal retroalimentación para comprobar si los cambios han traído mejoras. El proceso requiere que los empleados y gerentes de negocios dispongan de considerable información sobre la que basar sus decisiones. De hecho, ahora que grandes compañías son propiedad de muchos accionistas y que los contribuyentes sostienen tantas agencias estatales, es más importante que nunca para los administradores ser capaces de sintetizar información rápidamente, hacer comparaciones, determinar tendencias, encontrar
relaciones entre informaciones diversas, calibrar prestaciones y ofrecer toda esta información a los contribuyentes y a los propietarios. En cuanto a la tecnología de los ordenadores, nos encontramos con que, si bien la demanda de información ha aumentado de forma inusitada, la tecnología de los ordenadores ha evolucionado a un ritmo mucho mayor. Los ordenadores han capacitado a los empresarios para reunir y almacenar grandes cantidades de datos de un modo tal que pueden recuperarse de forma rápida, cómoda y económica. Los datos almacenados pueden ser manipulados y empleados para múltiples trabajos; independientemente, poseen valor en sí mismos, pues nos permiten estar bien informados; además, al analizarlos, podemos extraer las conclusiones pertinentes. Las mejoras en la eficacia de los equipos informáticos, evaluadas por factores como el coste, la velocidad, la capacidad de memoria, fiabilidad y tamaño se han alcanzado a un ritmo tan asombroso. Lo que sí puede afirmarse es que el ordenador es el primer elemento en la secuencia: INFORMACIÓN => DECISIÓN => ACCIÓN. El empresario de hoy necesita información oportuna y suficiente para tomar sus decisiones, lo que sin la ayuda del ordenador se vuelve mucho más difícil, y a medio y largo plazo más costoso, lo que unido a que los instrumentos informáticos son perfectamente accesibles a cualquier empresa por pequeña que sea, convierte a la decisión de informatizar la empresa en una opción muy conveniente. La Gestión de Stocks, en tanto que se lleva a cabo mediante operaciones aritméticas y comparaciones lógicas, es natural que se piense confiarla al ordenador. El conocimiento mediante ordenador de los valores atribuibles a los parámetros y variables que forman parte de un modelo de Gestión de Stocks merece algunos comentarios. El nivel de existencias en almacén es fácilmente determinable gracias al registro de los movimientos de entrada y salida Respecto a la cantidad de pedido, el ordenador debe poseer en sus memorias el fichero de los pedidos en curso llevado al día en medio del registro de los pedidos pasados y entradas correspondientes En cuanto al plazo de aprovisionamiento, por comparación de los datos de pedidos y los datos de entrega, indicados en los vales de entrada, el ordenador conoce los plazos de entrega real; si estos plazos están agrupados alrededor de un mismo valor, el ordenador puede sin dificultad encontrar este valor y
retenerlo; si están demasiado esparcidos, nos puede cuantificar el plazo de entrega en términos de probabilidad En relación con la previsión del consumo para necesidades corrientes, el ordenador puede sin dificultad efectuar los cálculos introduciendo en el programa las órdenes correspondientes a técnicas de previsión Al ordenador se le puede pedir que determine la precisión correspondiente a un número probable de ruptura de stocks admitido en el curso de un año, o un nivel de stock que consiga el mínimo total de gasto de posesión y de los gastos probables de ruptura de stocks, entre otros datos. También deben considerarse las previsiones de necesidades para trabajos añadi-dos a las necesidades corrientes. Estas deben comunicarse al ordenador por los servicios que establecen los programas (servicios de ventas, de fabricación, de entretenimiento). El ordenador no hace más que tratar estas informaciones para de ellas deducir las cantidades a pedir Es extremadamente importante advenir que éstas sólo se adaptarán bien a las necesidades si las previsiones están bien realizadas en cuanto a especificaciones, cantidades y datos de utilización Asimismo, conociendo lo disponible en almacén, los pedidos en curso y el stock crítico, el ordenador puede ejercer sin dificultad una vigilancia continua del nivel de stock. Por último, se pueden aplicar técnicas de simulación a la gestión de stock. Así pues, el ordenador está en condiciones de realizar las principales operaciones de la Gestión de Stocks, para las cuales un ciclo de tratamiento diario, semanal, mensual, etc., adaptado al plan de aprovisionamiento será, en general, suficiente. Los fabricantes de equipos informáticos ofrecen programas preestablecidos para pronósticos, lotes económicos de pedido y un gran número de actividades rutinarias. INFORMACIÓN NECESARIA EN ALMACENES La gran cantidad de información a manejar y obtener en los almacenes de las organizaciones empresariales actuales la podemos clasificar en dos grandes grupos atendiendo a su forma de obtención: Información general o directa. Información procedente de la aplicación de modelos de retroalimentación. La información general es aquélla que se obtiene directamente de los hechos reales ocurridos tanto en el ámbito externo de la empresa como en el ámbito
interno. Esta información se registra mediante listados de artículos, según código y descripción, conteniendo: Total de entradas y salidas de un período de tiempo, con fecha de las mismas. Cantidades pendientes de enviar. Cantidades pendientes de recibir. Valoraciones a más de un precio, a precio de venta, o a más de un precio de venta si es necesario diferenciar precios según cliente; a precio de coste, a precio medio de coste, etc Fecha de las últimas entradas y salidas. Stock real y disponible, también valorado a cualquier precio y en unidades físicas Listados de clientes con todo detalle mediante código y descripción. Cantidades vendidas por período de tiempo y por cliente. Cantidades acumuladas vendidas a cada cliente. Listado de proveedores con todo detalle mediante código y descripción de pedidos y fecha de recepción de los mismos. Listados de facturas, Giros, etc. CODIFICACIÓN Existen varios sistemas de codificación, con diferentes potencialidades. La creación de un sistema de clasificación basado en un código puede utilizar tres vías fundamentales: Utilizando símbolos exclusivamente alfabéticos. Utilizando símbolos exclusivamente numéricos. Utilizando símbolos alfanuméricos, es decir, mixtos. Los símbolos exclusivamente alfabéticos constituyen un tipo de código escasamente útil. Ofrecen una sola ventaja, pero muchas desventajas. La ventaja reside en La gran potencialidad teórica de una codificación alfabética. Las desventajas son las derivadas del hecho de que en el sistema literal resulta más difícil determinar y ordenar los objetos, al ser, como es, fácil de comprobar y menos intuitivo. En resumen, la codificación alfabética es absolutamente inadecuada para el tratamiento automático de la información. La codificación numérica utiliza los números de la serie natural, es decir, del O al 9. A diferencia de las letras, los códigos numéricos pueden ser tratados con mayor agilidad y son inmediatamente comprensibles. La única desventaja de la
codificación numérica se encuentra esencialmente en su menor potencialidad teórica. Los códigos o símbolos de los artículos están constituidos, en el caso de la codificación mixta, por números y letras. Las ventajas de este tipo de codificación son las siguientes: Una potencialidad teórica superior a la de la codificación numérica. Una mayor elasticidad del código, que puede ampliarse añadiendo nuevas letras, lo que contribuye a engrandecer su expresividad. Cualquiera que sea el tipo de caracteres utilizados, un sistema satisfactorio de codificación debe ser tal que garantice la existencia de una relación biunívoca entre cada valor del código y cada uno de los elementos clasificados. Conviene también señalar que la codificación es una técnica que permite analizar mejor la clasificación. LOS CRITERIOS BÁSICOS PARA LA ELABORACIÓN DE UN CÓDIGO: Por estructura: el reagrupamiento se realiza de acuerdo a la calidad intrínseca de los diferentes elementos. Por función: el reagrupamiento se realiza en función del conjunto del que van a formar parte los elementos a clasificar. Por localización: la formación de las clases se basa en el lugar donde se encuentra cada elemento. Mixto: la clasificación mixta es aquélla en la que unos elementos siguen el criterio estructural y otros el funcional o locacional. Para definir la forma de articular un sistema de codificación es necesario establecer, como mínimo, dos condiciones previas: Describir solamente sistemas numéricos de codificación, en cuanto que son los únicos que pueden satisfacer realmente todos los requisitos. Evitar los sistemas numéricos puramente progresivos, en cuanto que se oponen a la técnica de subdivisión en clases. La codificación por escalones consiste en asignar a determinados grupos de elementos un cierto número de cifras. Los escalones pueden tener diferentes amplitudes. La codificación por escalones sólo representa un principio rudimentario de clasificación. Aunque el método es recomendable por su gran sencillez de manejo, elasticidad y brevedad de código, presenta algunos
inconvenientes como la dificultad de análisis y la escasa expresividad del código. La codificación por el método decimal puro consiste en que cada una de las cifras que va del O al 9 identifica una sola clase; por lo tanto, todo el conjunto de elementos a clasificar ha de dividirse en diez grupos, que podemos llamar fundamentales. Cada una de estas clases fundamentales puede después subdividirse en otras diez clases secundarias, numeradas también del O al 9, y así sucesivamente. Las ventajas de la clasificación decimal pura son la inequívocabilidad y la identificación inmediata de las clases y subclases. Las desventajas son las derivadas de la rigidez del método y la imposibilidad de llegar a ciertos niveles de homogeneidad, conduciendo, en consecuencia, a un desequilibrio en la clasificación. Los códigos basados en los métodos decimales derivados permiten la identificación de una clase mediante una sola o varias cifras según la necesidad de la clasificación. Las ventajas del método derivado consisten en una mayor elasticidad del código y en la disponibilidad de un mayor número de clases que componen el código. SISTEMAS DE CODIFICACIÓN Uno de los temas que siempre han preocupado al comercio, es el de la identificación de los productos susceptibles de ser intercambiados. A través del paso del tiempo ha ido aumentando la complejidad en la definición e identificación de los productos de gran consumo. Actualmente, muchas empresas tienen estructurados sistemas de codificación interna para identificar los productos, que son útiles para agilizar las operaciones necesarias en la realización de las transacciones comerciales. El sistema de codificación promovido por la Organización Internacional EAN (European Article Numbering Association), de la que AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial) forma parte, es un sistema patrón de codificación y simbolización qué permite y garantiza la identificación automática única y no ambigua de cualquier artículo de gran consumo en el momento de la venta y en cualquier lugar del mundo. Las primeras conversaciones acerca de la estandarización de la codificación y simbolización de artículos empezaron en los años 60. El precedente a estas conversaciones fue el proyecto desarrollado por varios estudiantes de una importante Universidad Americana en los años 30.
El 1973-74 se introdujo la codificación de los productos con símbolos de barras a través del sistema UPC que abarca únicamente los Estados Unidos de América y Canadá. En febrero de 1977 se firmó en Bruselas el Protocolo de Constitución de la Asociación Europea De codificación Comercial EAN, que tomo las normas norteamericanas como base de una nueva especificación desarrollada para la aplicación internacional. En la reunión de la Asamblea General de la Asociación EAN, de 2 de septiembre de 1977, se aprueba la incorporación de AECOC como miembro activo en EAN. AECOC está registrada en el censo de asociaciones de España desde agosto de ese mismo año, aunque ya en 1976, se realizaron los pasos previos para la constitución de la asociación, en el marco de varias entidades relacionadas con la industria de la alimentación. La base que fundamenta el sistema EAN reside en que las unidades de consumo, dotadas de un símbolo de barras, pueden ser identificadas automáticamente en el check-out del punto de venta mediante un sistema electrónico del terminal punto de venta o caja registradora, equipado con sistema de lector óptico (scanner) que permite decodificar el símbolo de cada artículo. El sistema operativo se encarga de acceder a la memoria del ordenador y transmitir al terminal todos los datos correspondientes al producto decodificado. De este modo, aparece en la pantalla y se marca en el ticket de compra una breve descripción del artículo, así como su importe. Con ello se consiguen dos objetivos fundamentales: Seguridad en las operaciones de caja. Acceder a una información completa y exacta sobre la venta. Para que el sistema funcione racionalmente, es preciso que la mayoría de productos se codifiquen y se simbolicen en origen, es decir, por el proveedor. El sistema EAN, se ha establecido de forma que puede ser utilizado para todos los productos de gran consumo. La incorporación en el sistema, de los productos denominados mercancías generales (textil, recambios de automóvil, zapatería, bricolaje, bazar, etc.), es perfectamente posible. En el ámbito internacional, la Asociación Internacional EAN es la responsable de velar que las normas definidas por las diferentes asociaciones Nacionales sean coherentes y se integren armónicamente dentro del sistema global. Los fabricantes de bienes de equipo necesarios para la aplicación del sistema (terminales punto de venta, aparatos lectores, decodificadores, maquinas etiquetadoras, etc.) pueden basarse con toda seguridad en esta normativa para establecer las especificaciones de sus productos. Los industriales que se han adaptado a esta normativa para simbolizar sus productos en origen se
aseguran la obtención de unos resultados validos sea cual sea el ámbito de la actuación de sus productos. Los distribuidores que se han adaptado a esta normativa y marcan los productos no codificados en origen en el almacén, aplicando para ello los prefijos definidos para este uso, disponen de un sistema completo y único de identificación de los productos que venden sea cual sea el país de origen de los productos y el tipo de simbolización utilizado (en origen o en almacén). EL CÓDIGO EAN Facilita la identificación de las mercancías, cuando se incluye en los documentos (facturas, albaranes de entrega, etc.) siguiendo las especificaciones AECOC del lenguaje común, y en el propio artículo el numero incluido es único. De esta forma es posible identificar sin error todas y cada una de las referencias en las operaciones comerciales durante el proceso de distribución del articulo. Facilita la organización de los stocks posibilita la nacionalización de almacén y confección de pedidos si errores y identifica el producto en os procesos de intercambio de información tomando el mismo valor tanto para quien realiza la información como para quien la recibe. Puede ser leído en terminales del comercio al mayor consiguiendo como mínimo las mismas ventajas de gestión que en el comercio detallista ello es posible siempre y cuando se aplique en los embalajes correspondientes el símbolo de barras que identifique la unidad de expedición. Puede ser leído en los terminales punto de venta de los distribuidores a través de la lectura óptica automática (scanner). El terminal puede encontrar el precio en el registro correspondiente de la memoria en el momento de la lectura del código. Este precio queda automáticamente registrado en la caja sin necesidad de la clásica entrada manual de precios la denominación del producto y porte se imprimen en el ticket de caja todo ello es posible si se ha realizado la codificación y simbolización siguiendo las normas EAN. Finalmente con el funcionamiento de las terminales punto de cuenta electrónicas y de sistema de lectura es posible el control automático del punto del centro de distribución. CÓDIGO CREADOR DEL PRODUCTO C.C.P. El código de creador de producto (CCP) está asignado por AECOC a aquellas empresas que son responsables de la codificación, el origen de los artículos que ponen a la venta. Dicho código se debe usar por la empresa que efectivamente coloca el producto en el mercado con su nombre o marca y, por lo tanto es quien controla el proceso de etiquetado y empaquetado. Ello no
implica necesariamente que código identifique a la compañía que realmente produce él artículo. Cada código de creador de producto está destinado a la empresa independiente que controle y comercialice su gama de artículos. `Por lo tanto, existe una relación biunívoca entre dicho código y las empresas a las que AECOC loes ha asignado su número, es decir a cada empresa su código y viceversa. Aceptando este precepto como norma general a AECOC puede tratar casos especiales siempre que no exista ninguna posibilidad de confusión y no se pierda una de las características esenciales del sistema que es la ni ambigüedad en la comunicación. Podría, pues, asignarse un código de creador del producto a una división operativa de una gran compañía, cuando esta asignación este divididamente justificada. Cuando exista alguna posibilidad de ambigüedad en la identificación, no se aceptara la solución de asignación de código de creador de producto. De este mismo modo, las absorciones de empresas que disponen que el correspondiente (CCP), serán tratados por AECOC de forma especial en los casos debidamente justificados, se puede aceptar el cambio de un CCP por otro, siempre que para ello se garantice que se tomara las medidas oportunas de comunicación que aseguren la perfecta identificación de cada producto o articulo en cada momento. Los distribuidores, detallistas o mayoristas, usualmente identifican él artículo con el código EAN asignado en que rigen. No obstante, en el caso de querer distribuir de formas excluidas artículos que no vayan provistos de código en origen, el distribuidor podrá usar el código de producto asignado en tal efecto por AECOC, en el bien entendido de quien toma la responsabilidad en la aplicación de este código es el distribuidor. (Este es el caso de las importaciones realizadas en exclusiva sin codificación en origen donde se podrá aplicar el código del importador). Alternativamente el distribuidor no utilizara ningún código de creador de producto (CCP) para los artículos no codificados en origen, vendidos en el ámbito de su establecimiento o establecimientos de cadena. Para esta ocasión existen los códigos internos compatibles con el sistema EAN. CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DEL PRODUCTO C.I.P. El industrial que por el código de creador de producto (CCP) puede asignar el código de identificación de producto (CIP) a sus diferencias, de forma discrecional y libre. El fabricante puede usar cualquier tipo de estructura de codificación interna que desee para la asignación del CIP, por ejemplo, un criterio ordinal de asignación de códigos a sus productos. La única condición
que se debe tener en cuenta es que la capacidad de asignación está restringida a 5 cifras, que permite codificar hasta 100.000 referencias, como máximo. Muchas empresas utilizan una estructura de codificación de artículos de más de 5 dígitos, dado que con ello identifican, e efectos puramente internos, algunas propiedades de los artículos. Para adaptarse al límite de 5 dígitos que exige esta norma AECOC, los fabricantes proveedores tienen tres posibilidades: Cuando sus códigos internos sean de menos de 5 dígitos, usan este código como el CIP que se integra al código EAN. Si, contrariamente se tiene más de 5 dígitos, pueden reestructurarse la codificación interna al límite de 5 dígitos. Tanto si la estructura de codificación internas no lo permite, como si por cualquier otra razón, no se quiere usar la misma a efectos del código EAN, puede escogerse un criterio de asignación de código, ordinal o aleatorio ordenado a 5 dígitos. En este caso, los códigos serán NO EXPLICATIVOS. A través de la correspondiente TABLA DE CONVERSIÓN, la empresa podrá identificar tanto con código interno como con el código usado en efectos del EAN Las empresas que poseen un código de creador de producto son responsables de asegurar que la asignación de los códigos de identificación de producto sea única y que a cada referencia le corresponda un número, sin ningún riesgo de ambigüedad. Por lo tanto únicamente el CIP sirve para identificar él artículo por el industrial. Junto con el código de creador de producto y el prefijo AECOC completa el código EAN asegurando que este es el único entre todos los códigos EAN asignados en todo el mundo. Por ello los productos que estén permanentemente en promoción, y sujetos a varias campañas promociónales al año, solo deben cambiar de código cuando esté suficientemente justificado, de forma que no pueda darse la circunstancia de que el detallista tenga en la estantería un mismo producto con varios códigos. CÓDIGO DE BARRAS EN COLOMBIA I.A.C. El instituto Colombiano de Codificación y Automatización Comercial, IAC, es la organización que representa oficialmente a Colombia en el seno de la EAN. De esta manera, cualquier empresa que pretenda acceder y acogerse al código de barras estándar en Colombia, debe solicitarlo por medio de la IAC.
A cargo del I.A.C, la filosofía de calidad en los códigos de barras se basa en las siguientes estrategias: A partir de julio de 1993, para ingresar una referencia en la base de productos codificados, además del reporte, debe adjuntarse una muestra física del producto tal como llega al consumidor final. I.A.C. ingresa el producto a la base un vez se haya procedido a la verificación del mismo. El resultado de cada inscripción se remitirá al afiliado. Dicho servicio no tendrá costo para los miembros de la I.A.C. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN El papel que desempeñan los sistemas de información dentro de los procesos de planeación y control. DEFINICIÓN DE DATOS Se refiere fundamentalmente a cualquier hecho, cifra, carta, palabra, símbolo o graficas que representan una idea, objetivo, condición o situación. Así como los datos pueden incluir cosas tan diversas como boletas electorales, cifras de inventarios, lecturas de medidores de gas, registro de asistencia escolar, estadísticas medicas, informe de resultados técnicos y cifras de producción. Antecedente necesario para conocer una cosa o deducir las consecuencias de un hecho. Antecedente documento, cifra estática
DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN Con frecuencia se establece una distinción entre datos e información; a saber, los datos son la materia prima de la cual se deriva la información, es decir, es una composición de datos que proporciona conocimiento, permitiendo así lograr algún objetivo. Aunque cualquier colección de datos puede tener valor potencial de información para un individuo en un caso especifico, puede carecer de significado para otro. En términos específicos, la información consiste en datos seleccionados y organizados con respecto al usuario, problema, tiempo, lugar y función.
CICLO O PASOS DEL PROCESAMIENTOS DE DATOS Además del mero volumen de los datos no podemos preguntar por qué el procesamiento de datos consume tanto tiempo y esfuerzo crea tal necesidad de dispositivos mecánicos y electrónicos. En realidad, desde que se origina hasta el momento en que se adquiere una forma definitiva y además útil, los datos pasan a través de una serie de datos operacionales. Estos pasos son los siguientes: 1. Origen de datos 2. Registro de los datos 3. Preparación de los datos 4. Preparación de los reportes o documentos 5. Comunicación de los datos 6. Almacenamiento de los datos.
1.- ORIGEN DE LOS DATOS. Para el procesamiento de los datos, se originan en diferentes formas mercantiles, que se llaman comúnmente documentos fuente. Estos datos originales pueden estar escritos a mano, mecanografiados o preparados en gran cantidad de formas. Ejemplo: en documentos fuente incluye órdenes de venta, órdenes de compra, facturas y requerimientos de material. La importancia de documentos originales: Permite verificar todas las transiciones. Son base de todas las acciones subsecuentes.
2.- REGISTRO DE DATOS. Significa la anotación a mano en algún tipo de registro o libro, el escribir o imprimir datos. Los datos pueden registrar o trasmitir directamente a un sistema de procesamiento de datos. Las etapas en la función del registro de datos son los siguientes: EDICIÓN. Es el proceso de seleccionar los datos significativos y eliminar los que no se necesitan registrar para un procesamiento futuro. CODIFICACIÓN.- Con el propósito de reducir a un mas la cantidad de los datos que se van a registrar y procesar, con frecuencia se usan códigos abreviados los cuales expresan los datos en forma condensada.
CLASIFICACIÓN.- Es el proceso de identificar una o más características comunes que se utilizan como medios para agrupar sistemáticamente los datos por categorías. Las teorías podrían abarcar tipo de producto, localización, departamento rango de precio. Es un proceso inicial que precede al reacomodo de los datos por ejemplo, en os registros personales se deben introducir clasificaciones tales como número de departamento, grupo de edad, sexo, aun cuando se archive alfabéticamente. Gracias a dichos datos de clasificación, es más fácil reacomodar los registros en cualquier instante, para fines estadísticos o para cualquier otro. Los códigos se usan ampliamente como medio de identificar diferente clase de datos.
CONVERSIÓN-. La conversión se usa para transformar los datos de un tipo de registro a otro. Dicha conversión cambia la forma de registro de datos, pero no la naturaleza de los mismos. Disminución de información respetando la esencia del concepto.
COPIA Y DUPLICACIÓN-. Estos procesos permiten obtener facsímiles de los datos, que se pueden preparar para distribuirlos a más de un usuario o para usarlos en diferentes pasos del ciclo de procesamiento.
VERIFICACIÓN-. Esta operación esencial nos asegura que todas las partes del proceso de registro se realizan sin error y que se introduzcan datos precisos en el sistema de procesamiento. MULTIPLICACIÓN DE DATOS-. Si la forma de los datos fuera adecuada para todos los fines, se necesitaría menos procesamiento.
1. El orden o el rango 2. alguna característica común. El reacomodo, de acuerdo con el orden o el rango, se conoce como reacomodo en consecuencia y consiste en ordenar los datos en una secuencia numérica o alfabética COMPARACIÓN Y ANÁLISIS-. Mediante estos procesos determinados factores tales como la naturaleza, proporción, relación, orden, similitud o valor relativo de los datos. CALCULO-. El cálculo se refiere al procesamiento aritmético de la multiplicación, división, adición o sustracción, que son necesarias para convertir los datos a una forma más significativa.
SUMARIO Y PREPARACIÓN DE REPORTES SUMARIO-. Sumario en el proceso de condensar los datos de manera que se destaquen los puntos principales. El sumario implica generalmente listar o tubular los datos y calcular los totales de cada lista, preparar una lista en una maquina sumadora, es una forma de hacer sumarios. El sumario o resumen se relaciona en el reacomodo ya que el arreglo de los datos en categorías usualmente es parte del proceso de resumen ejemplo, las ventas diarias de una tienda se pueden listar por departamentos y con esta operación se logra una distribución de datos de venta. PREPARACIÓN DE REPORTES- La información procesada que se obtiene del ciclo de procesamiento de datos se conoce como salida, este puede consistir documentos tales como cheques de nomina, declaraciones de contabilidad, reportes completos (por ejemplo, análisis de venta), distribución de gastos, inventarios o nomina semanal. COMUNICACIÓN DE DATOS- La comunicación de datos es el proceso de transferir datos de un punto a otro, durante el ciclo de procesamiento, o de proporcionar al usuario los resultados finales.
ALMACENAMIENTOS DE DATOS- Una vez que se completa el ciclo de procesamiento o posiblemente durante el mismo en un punto en los datos, de tal manera que se puedan recuperar rápidamente. En algunas organizaciones el almacenamiento de datos en un asunto de proporciones monumentales. MÉTODOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS Proceso de datos el término aplicado generalmente a los procedimientos para manipular el inevitable papeleo requerido para producir y distribuir bienes y servicios. Durante muchos años solamente se disponía para estos fines de los métodos manuales y de simples máquinas de oficina entonces las maquinas de fichas perforadas encontraron su aplicación en este campo.
PROCESOS ACTUALES
1. Procesos de datos 2. Integración 3. Automación 4. proceso electrónico de datos.
PROCESO DE DATOS-. Se refiere a la ejecución de ciertas funciones de oficina sobre un determinado cuerpo de información están involucradas las cuatro funciones básicas de oficina, ya sean realizadas manualmente o mecánicamente.
Estas funciones son entrada o la introducción de los datos en bruto en el sistema, manipulación o la disposición de los datos en el modelo deseado, cálculo, mediante el cual se realizan operaciones aritméticas con los datos y salida o la presentación de los resultados de la manipulación y el cálculo en la forma requerida.
PROCESO DE DATOS INTEGRADOS-. Puede definirse como un todo que permite utilizar los datos una vez registrados para todo lo que se les quiera con la frecuencia que sea necesaria sin copias manuales. Un sistema integrado puede ser manual, mecanizado o una combinación de ambos, por ejemplo, el uso del papel carbón entre las copias múltiples de un formulario (es un ejemplo de integración manual).
AUTOMACIÓN-. Significa la situación del trabajo humano por el de la máquina.
ELECTRÓNICO-. Es el que utiliza las válvulas de vacío o sus equivalentes y por tanto, el fijo de electrones para ayudar al funcionamiento de la maquina.
SISTEMA DE INFORMACIÓN SISTEMA-. Es un conjunto de partes entre sí para alcanzar determinado objetivo. SISTEMA EMPRESARIAL-. Son los hombres y las maquinas que realizan las operaciones y los procedimientos que definen las operaciones.
DEFINICIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN-. Se define como la forma de proporcionar información oportuna, pertinente y precisa, relativa a las operaciones internas y a la inteligencia externa a cualquier miembro de una organización como ayuda de la toma de decisiones o para el desempeño de la actividad de trabajo asignada.