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LOS CENTROS EDI - INTRANET— EXTRANET- FIRMA DIGITAL.

S is te m as d e in fo rm ac ió n en lo s ce n tr os d e d is tr ib u ci ón

EDI ELECTRONIC DATA INTERCHANGE INTRODUCCIÓN

EDI es el Intercambio Electrónico de Documentos estructurados mediante mensajes estándares previamente convenidos y que se hace de una aplicación de computador a otra con un mínimo de intervención humana. EDI permite a las empresas optimizar el flujo de información a lo largo de la cadena de abastecimiento.

EDI fue creado como una herramienta orientada a mejorar la eficiencia administrativa y funcional en las empresas, especialmente en áreas tan importantes como: Empleo de papel.

Correo, mensajería y fax.

Papelería preimpresa.

Almacenamiento de papelería en general.

Riesgos de pérdida o deterioro de documentos.

Redigitación y reingreso de datos.

Manejo de inventarios.

Disminución del ciclo de negocios.

UN POCO DE HISTORIA. La historia del EDI comienza en el puente aéreo sobre Berlín en 1948. La intendencia del ejercito de los Estados Unidos tenia un problema para mantener un inventario actualizado de la gran cantidad de suministros que descargaban los aviones. El sistema tradicional utilizando documentos en papel era demasiado lento. En ese momento Edward A. Guilbert (considerado el padre del EDI) invento una combinación de telex, teléfono y telégrafo para mantener el inventario bajo control que fue llamada BUSAP (Business System Application). Este fue el germen de la primera aplicación para negocios de la historia. ¿QUÉ ES Y EN QUE CONSISTE ?

En términos generales EDI (Electronic Data Interchange) es la transferencia por medios electrónicos de información comercial o de negocios en un formato estándar de carácter publico entre agentes del mercado.

En un principio EDI nació como sistema de intercambio electrónico de los documentos necesarios para las operaciones comerciales. Así, en vez de enviar una carta o un fax con una orden de compra, se envía por correo electrónico dicha orden al distribuidor, con esto se logra una mayor rapidez y es difícil que la información se degrade o desaparezca. El distribuidor, con los datos contenidos en la orden de compra, puede generar la factura sin tener que volver a introducir los datos en su sistema, evitando la posibilidad de errores. Inmediatamente éste despacha la mercancía, recibiendo un pago vía transferencia electrónica.

El enfoque originario de sistema de transmisión de documentos comerciales se ha quedado pequeño y hoy en día EDI sirve para transmitir todo tipo de información técnica y/o comercial, de tal manera que EDI es una parte fundamental del comercio electrónico. Arriba ¿QUÉ NECESITO PARA HACER EDI? Para implementar y utilizar EDI se necesita: Mensajes Estándares Los mensajes estándares son formatos estructurados, de los documentos de negocios más comúnmente usados por las empresas.

Los mensajes estándares reemplazan el papel y procedimientos manuales que no agregan valor a las transacciones de negocios.

Equipo de Cómputo

EDI puede trabajar en el sistema de cómputo existente en la empresa o puede implementarse en un equipo separado para luego integrarlo al sistema. Existe software EDI para todo tipo de hardware.

Tipos de computadores que se pueden utilizar: Computadores personales.

Red de computadores Computadora portátil Equipo de Comunicaciones Un módem interno o externo.

Una línea telefónica dedicada conmutada.

Software EDI Conversión de Aplicación a EDI: Realiza conversión Sintáctica y Semántica del archivo de la aplicación interna o formato EDI. Data Mapping: Es utilizado para convertir datos enviados en forma de mensaje EDI al formato de la base de datos de una aplicación interna dentro de la empresa.

Control de Comunicaciones: Permite enviar y recibir archivos en la red, por medio de buzones electrónicos.

Seguridad: Las funciones y sistemas de seguridad pueden ir desde el control básico de acceso por medio de una simple palabra clave (password), hasta la autenticación de las partes involucradas en la transacción comercial.

Líneas Telefónicas y Conexiones Línea Conmutada: Es la misma línea telefónica que por ser utilizada para transmitir voz, tiene mayor susceptibilidad a ruidos e interferencias. Ello provoca pérdida de información y tardanza por la necesidad de retransmisión. Se conecta al computador usando un módem.

Línea Dedicada: Es una línea alquilada especial para conexión punto a punto; recibe un nivel de ruido relativamente bajo y permite alta velocidad de transmisión. Por estar ligadas a una sola red, el costo para accesar otras redes es bastante alto.

Línea X.25: Son redes de transmisión de datos de uso público que manejan la información en forma de "paquetes" o grupos de datos por medio del estándar X.25. Este estándar de gran aceptación se aplica a equipos y software, permitiendo una buena transmisión de datos.

Línea X.400: Es el estándar internacional para intercambio electrónico. Las redes X.400 incluyen las funciones y protocolos necesarias para correo y proporcionan al usuario un servicio confiable y seguro. Son actualmente las más usadas para EDI. CRITERIOS DE ELECCIÓN Volumen de datos vrs. costo de transmisión.

Disponibilidad de servicio.

Distribución oportuna.

Velocidad.

Respaldo.

Seguridad de datos y Auditoría.

Acceso abierto.

Relaciones Comerciales La eficiencia y eficacia de EDI se asegura manteniendo estrechas relaciones con los socios comerciales ya establecidos.

EDI ofrece a los socios de negocios la posibilidad de realizar transacciones comerciales, generando los correspondientes documentos sin importar el país, la moneda, el idioma o el formato del mensaje. ¿POR QUÉ EDI? Datos estadísticos comprueban la importancia de optimizar el manejo de la información en las empresas: El 75% de la información dentro de una empresa es reingresada.

El 70% de los costos de elaboración de un producto corresponden al manejo de la información.

El valor del trámite de las órdenes de compra disminuye considerablemente al usar EDI. En la implementación de un proyecto EDI es mayor el impacto estratégico, que el operacional.

BENEFICIOS QUE BRINDA EDI Mayor productividad del personal que antes se dedicaba al ingreso de datos.

Mayor disponibilidad de los datos: Transmisión electrónica (minutos).

Información sin error.

Simplificación del funcionamiento al estandarizar las transacciones.

Disminución de gastos en papelería (facturas, notas de envío, etc.).

Disminución de gastos de transmisión de una transacción.

Arriba PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROYECTO EDI EN UN CENTRO DE DISTRIBUCIÓN EDI Fase I Estudio de Factibilidad Es la fase preliminar, en ella se deberán evaluar los posibles impactos y los socios comerciales potenciales para hacer EDI. Se deberá evaluar también la situación organizacional de la compañía, la posibilidad de reestructuración y mejora de los procesos,

así como el nivel de sistematización de la empresa.

Compromiso de la Alta Gerencia. El compromiso por parte de la alta Gerencia es fundamental para el éxito de un proyecto EDI. El compromiso de la Alta Gerencia servirá para apoyar el trabajo y conseguir los recursos financieros para la fase inicial de implementación así como para obtener la colaboración y participación de las diferentes áreas de la organización.

Evaluación Operacional Dentro de la evaluación operacional se incluye el Análisis y Revisión de los Procesos Internos Actuales, el Análisis del Hardware y Software así como la identificación de los principales socios de negocios.

Plan Estratégico EDI y Prueba Piloto El plan estratégico debe documentar de manera detallada una estrategia de implementación de EDI de tres a cinco años, incluyendo proyecciones de ahorros y costos. El plan debe plantear qué mensajes se implementarán, con cuales socios de negocios y en qué secuencia. El proyecto piloto debe cubrir pruebas sobre los procesos receptores y remitentes.

Extender el Programa de EDI Después de que se ha alcanzado el éxito en la implementación inicial, la atención deberá enfocarse en vender el concepto EDI a otros socios de negocios y en desarrollar nuevas oportunidades EDI dentro de la organización.

Fase II Números de Localización EAN Para lograr un eficiente Intercambio Electrónico de Documentos, es necesario contar con un sistema para la identificación de quién envía y quién recibe los mensajes.

Un Número de Localización Empresarial es una clave de referencia que identifica internacionalmente de manera única y estándar, la ubicación física, funcional u operacional de una organización. El IAC se encarga en Colombia de asignarlos, mientras que la EAN es quien proporciona su estructura.

Ejemplo de algunas estructuras de Códigos de Localización: 770 XXXXX YYYY C País Empresa Localización Dígito de Control 770 XXXX YYYYY C País Empresa Localización Dígito de Control Hardware, Software y Comunicaciones En este punto se plantea la importancia de la planeación, al adquirir los recursos tecnológicos que se van a utilizar durante el proceso.

Para tomar una decisión acertada, es importante tener en cuenta el volumen de datos que se va a manejar con cada cliente.

Dependiendo de los programas y equipos que existan en la empresa, se escoge la solución que más se ajuste a sus necesidades.

Si no hay equipos, se puede empezar con una PC, un Modem y un software EDI. Integración Teniendo los equipos para implementar el proyecto, se integran los elementos ya existentes con los nuevos, tanto a nivel tecnológico como operacional; así se logra que las personas involucradas con el proyecto tomen parte activa del mismo. La clave en todo este trabajo es realizar una labor conjunta de todas las áreas, como parte integral de la nueva organización.

Fase III Prueba Piloto Luego de integrar las aplicaciones, procesos y de establecer las políticas de intercambio de información, se empieza una etapa de pruebas, que permitirá arreglar las fallas de transmisión y ajustar los procedimientos entre los socios EDI. De tales pruebas pueden surgir problemas, pero también soluciones que ayudarán a la retroalimentación del sistema.

Plan de Mantenimiento En el plan de mantenimiento se deben considerar aspectos a nivel técnico y operacional.

Depuración de archivos y de los mensaje Actualización de los archivos paralelamente con la actualización de los Directorios de Mensajes Estándares.

Mantenimiento de las relaciones comerciales Oportunidades Mejorar los procesos.

Nuevos socios.

Capacitación de más personal.

Nuevos formatos estándares.

Cuando el proyecto ya está funcionando, hay que buscar a nuevos socios de negocios y se hallarán nuevos horizontes para la empresa.

Arriba EL EDI EN LA PRACTICA Anteriormente hemos expuesto que conceptualmente el EDI no supone una gran innovación. Desde el punto de vista técnico el EDI tampoco supone una novedad, ya que los ordenadores se intercambian información en formato electrónico desde el nacimiento de la informática. Por esta razón, se ha sugerido sustituir el término intercambio electrónico de datos por el de intercambio electrónico de documentos, término quizá más apropiado aunque menos utilizado.

Los equipos necesarios para incorporar el EDI varían muchísimo: desde un simple ordenador personal en el que se instala el programa EDI a un equipo grande que gestiona las comunicaciones. También los programas EDI admiten muchas posibilidades, en función del nivel de integración con el resto de aplicaciones informáticas de la empresa. Hoy en día, lo más habitual es que el

programa EDI se encargue de traducir los formatos del programa de contabilidad a las normas EDI y viceversa. Posteriormente, el módulo de comunicaciones del programa EDI actúa de forma semejante a cualquier programa de correo electrónico enviando los mensajes. Hay que señalar que algunos fabricantes de programas de contabilidad están empezando a incorporar módulos que realizan funciones EDI. Esta la situación que pensamos será más extendida a medio plazo, de la misma forma que los fabricantes de procesadores de texto u hojas de cálculo incorporan en sus programas módulos que permiten enviar correo electrónico.

Intercambiar datos a través de ordenadores apartados físicamente es perfectamente posible con una aplicación como el correo electrónico. La aportación que supone el EDI es el intento de normalizar todos los documentos comerciales. A pesar de que, como hemos comentado anteriormente, esta estandarización dista mucho de haberse logrado, la necesidad de la normalización existe en todo proceso de comunicación.

Podemos establecer un paralelismo entre el envío de un documento mediante EDI o utilizando una carta.

En la carta existe un conjunto de reglas gramaticales que determinan el vocabulario aceptado y el orden en que se pueden usar las palabras y frases.

En los sistemas EDI existen también unas reglas de sintaxis para la adecuada estructuración de los los caracteres admitidos. Concretamente, las normas ISO 9735 contienen las reglas gramaticales del EDIFACT .

Tanto en la carta como en el EDI es necesario utilizar un vocabulario de términos aceptados. Si en el lenguaje humano hablamos de palabras, oraciones, etc., en el EDI hablaremos de datos, segmentos, mensajes y códigos estándares.

Los datos son la unidad más pequeña, y, siguiendo nuestro ejemplo, equivalen a las palabras. La fecha de entrega, el número de artículos o la forma de pago son datos. Para cada estándar EDI existen directorios de elementos de datos comerciales que contienen los bloques elementales utilizados en la definición de los mensajes normalizados. Por ejemplo, dentro del EDIFACT este directorio se encuentra regulado como norma ISO 7332.

Una unidad más grande que el dato es el segmento, que son grupos de datos relacionados entre sí. El directorio de segmentos contiene los segmentos normalizados, por ejemplo, los correspondientes a nombre y dirección.

Un grupo de segmentos colocados correctamente de acuerdo con una reglas de sintaxis forman un mensaje EDI. Existen directorios que contienen los mensajes normalizados correspondientes a determinadas funciones comerciales.

Están normalizados los mensajes de pedidos, facturación, despachos de aduanas, conocimientos de embarque, etc. Por ejemplo, para los pedidos, el EDIFACT utiliza el mensaje ORDERS. Para describir los intercambios de documentos entre las empresas, intervendrían básicamente los mensajes de la siguiente tabla : CONITT:

(Invitation to Tender El cliente expone sus necesidades a los Message) Proveedores y los invita a que hagan sus ofertas.

CONTEN: ORDERS: ORDRSP:

(Tender Message) Mensaje que contiene la oferta del proveedor.

(Purchase Order Message) Contiene la información sobre el pedido.

(Purchase Order Response Respuesta del proveedor al cliente sobre el Message) Pedido.

DESADV: INVOIC

(Despatch Advice Message) Aviso de expedición.

(Invoice Message) Mensaje de factura, en el que figuran Cantidades, precios, cantidades, etc.

CURRAC:

(Current Account Message) Mensaje de estado de cuenta en el que figuran los pagos pendientes.

PAYORD:

(Payment Order Message) Mensaje de orden de pago enviado al propio banco del proveedor.

CREADV:

(Credit Advice Message) Cuando el banco del proveedor recibe los fondos, envía un mensaje de notificación de abono en el que se detallan las facturas que han sido pagadas.

COITON:

(Container Inland Mensaje que envía quien solicita el Transport Order Notice) transporte, al transportista.

COITOS: COITOR:

(Container Inland Respuesta del transportista. Transport Order Response) (Container Inland Solicitud de la reserva de transporte en Transport Order) firme.

CUSDEC:

(Customs Declaration Declaración aduanera del declarante Message) (exportador o importador).

CUSCAR:

(Customs Cargo Report Declaración aduanera del transportista. Message)

PUNTOS FUERTES Y DÉBILES DEL EDI Podemos agrupar los elementos positivos y negativos que supone para la empresa incorporar un sistema EDI en varios apartados, según sean factores inherentes a la gestión de la documentación de la empresa, factores logísticos, estratégicos y organizativos, legales y de seguridad.

Factores sobre la Gestión de Documentos Las conciliaciones de saldos se automatizarán debido a la popularización de programas que comprueban el saldo del ordenador de la empresa con el saldo del ordenador del banco. Los problemas que surjan aparecerán en la pantalla y serán resueltos desde los propios departamentos de compras o ventas. También el EDI permite la automatización de parte de la contabilización de los asientos relacionados con aspectos comerciales. En definitiva, liberado de las tareas administrativas, se consolida el papel del contable como auténtico gestor de la información empresarial.

Utilizar EDI supone un paso adelante en viejo sueño: la oficina sin papel. En los últimos años, la ofimática u oficina informatizada ha experimentado un notable desarrollo, debido no sólo al bajo precio de los ordenadores personales sino a la utilización de entornos de trabajo altamente virtualizados. De esta forma, el usuario, sea administrativo o directivo dispone en su ordenador de un verdadero escritorio, con agenda, procesador de textos, papelera, calculadora, correo electrónico, etc. El EDI es un elemento más que se suma al sistema de información de la oficina.

El EDI permite aumentar simultáneamente la rapidez en la gestión y reducir el número de errores. Con procedimientos convencionales de elaboración de la información, satisfacer el requisito de oportunidad de la información contable, produce a menudo una disminución de la fiabilidad,). Una solución para que la información sea oportuna, sin perder fiabilidad, pasa por la incorporación de las nuevas tecnologías de las telecomunicaciones a la empresa, como el EDI, que permite reducir el número de errores en las facturas, lo que se traduce en incremento de la fiabilidad. Esto es posible porque los datos recibidos directamente de ficheros y aplicaciones informáticas contienen menos errores que los que se introducen a mano. Por otro lado, los datos transmitidos por el ordenador se procesan más rápidamente que los enviados por correo e introducidos manualmente.

El EDI también tiene unos costes de implantación. Además del ordenador y módem, entre los costes de implantación destaca el del software EDI, que naturalmente depende de las necesidades de la empresa, y del contrato de mantenimiento. Otro coste propio del EDI es el de darse de alta en el centro de compensación. No menos importantes son los costes de formación del personal, y las adaptaciones en el software de la empresa o software de integración. Frecuentemente hay que rediseñar las aplicaciones informáticas utilizadas en la empresa para enlazarlas con el sistema EDI. El coste de explotación del EDI normalmente es menor que el de los sistemas tradicionales, como el correo y el fax. En general, las transmisiones son muy cortas por lo que las tarifas de uso de líneas telefónicas son más moderadas. En ocasiones se paga un canon que es independiente del uso que se hace de las mismas. Entre los costes de explotación también hay que incluir las tarifas mensuales del centro de compensación.

Arriba Factores Logísticos.

El EDI favorece el just in time. Este sistema de planificación exige tal sincronización entre cliente y proveedor para que los pedidos estén siempre a tiempo que necesita el soporte de un sistema de información interempresarial como el EDI, que permite que varias organizaciones funcionen como si se tratara de una sóla. Mayor rapidez en las confirmaciones de las ofertas y los pedidos.

Además, las empresas se ahorran los costes de franqueo, copia, archivo, distribución y toma de datos. Gracias a la rapidez con que se gestionan los pedidos mediante EDI, las empresas pueden reducir al mínimo sus existencias en almacén, lo que origina un importantísimo ahorro de costes de mantenimiento de inventarios.

El EDI permite un mejor control del movimiento de los activos de la empresa. Actualmente el grado de automatización de los almacenes es muy elevado, de forma que se facilita el control de las existencias. Pero también los activos fijos son susceptibles de controlarse automáticamente. Los activos fijos de la empresa (maquinaria, automóviles, etc.) disponen de un pequeño chip con memoria y capacidad para enviar mensajes al ordenador central sobre su situación y estado actual.

Con el EDI se logran ventajas aduaneras y en el transporte. Al presentar de antemano los documentos se facilita la tramitación administrativa de los bienes que se transportan y reducen las paradas en los puestos aduaneros, fiscales y sanitarios. Especialmente se agiliza la burocracia aduanera. Incluso se ha creado y normalizado el Documento Único Aduanero como parte del EDI. Factores Estratégicos y Organizativos.

El EDI puede contribuir a mejorar la imagen y el servicio ante los clientes. Gracias a la disminución de errores en el proceso, los pedidos de los clientes son atendidos con mayor eficiencia. Además, el que haya unas relaciones más fluidas entre clientes y proveedores permite nuevas oportunidades. El caso de la cadena de supermercados de juguetes Chid World, que consiguió que uno de sus mayores proveedores, le concediera descuentos y tratos preferenciales por comunicarles la evolución de las ventas de sus productos día a día, obtenida directamente de los terminales punto de venta en el supermercado. Se usa dicha información para afinar sus campañas publicitarias. Como vemos, en este caso el cliente es a su vez proveedor de información, y esa información tiene un precio, que se materializa en el descuento obtenido.

El EDI refuerza las relaciones y uniones estratégicas entre las empresas. El EDI puede considerarse una ventaja estratégica para las empresas que disponen de este sistema, y una barrera de entrada a aquellas organizaciones que no funcionen con EDI. En muchos sectores económicos, en los que como el automóvil existe una gran empresa y muchos proveedores, se exige a estos que sean capaces de utilizar el EDI. Sin embargo, hay que ser prudentes porque también el EDI puede producir monotonía y pérdida de identidad en las relaciones comerciales. Esta pérdida de identidad puede llegar a extremos verdaderamente peligrosos, como la toma de decisiones automática. Hoy en día, cualquier persona da instrucciones a su banco para que compre o venda valores con una condiciones. Nada impide que se diseñen programas de Inteligencia Artificial con plena capacidad para tomar estas u otras decisiones de compraventa. Es viable que sea un agente informático quien busque las ofertas más atrayentes, por ejemplo en redes como Internet y

posteriormente realice el pedido utilizando el EDI. El EDI facilita las relaciones comerciales con otros países. El EDI es un lenguaje común que permite salvar las barreras del idioma, gracias a la normalización de los mensajes. Sin embargo en otras ocasiones actúa como freno, por ejemplo, algunas empresas americanas que deseaban entrar en el mercado europeo y utilizaban las normas americanas encontraron muchos problemas para adaptarse al EDIFACT. Si bien es posible que una empresa utilice EDI simplemente como medio de comunicarse con otras, en general el EDI se integra con las aplicaciones del usuario. Esta forma de aplicar el EDI exige que los sistemas de información internos de cada empresa se adapten a la información que tienen que enviar y recibir. En definitiva, se incrementa la disciplina interna en la formalización de los datos. Dando un paso adelante, el EDI permite realizar una reingeniería de los procedimientos. De esta forma se implantan nuevas metodologías de organización como la mecanización de los flujos de trabajo con la que se gestiona la circulación de documentos en el interior de la propia empresa. En resumen, al implantar sistemas EDI se consiguen mejoras en la disponibilidad de la información para la toma de decisiones, ya que aumenta la integración de información e informática.

El EDI produce un importante cambio cultural en la empresa. el EDI supone un 75% de esfuerzo a nivel de organización y un 25% a nivel técnico. También desde el punto de vista de la organización pueden surgir problemas al incorporar un sistema EDI. Inicialmente se pueden producir desajustes organizativos. El EDI representa una filosofía de empresa que requiere que se recicle buena parte del personal, con todo lo que supone de traumático el cambio.

Arriba Factores Relativos a la Seguridad.

Un aspecto importante es que la utilización del EDI viene a aumentar la dependencia de la empresa respecto a la informática.

Hoy en día, la mayor parte de los datos de una empresa están almacenados en los equipos informáticos. Cualquier problema en los sistemas de información repercute instantáneamente en la totalidad de la empresa y afecta al funcionamiento normal. Toda actividad de la empresa que, como el EDI, se apoye en equipos informáticos, además de disponer del nivel de servicio más apropiado para que los usuarios desempeñen adecuadamente sus responsabilidades, debe reducir al máximo los riesgos derivados de la falta de seguridad y del uso inadecuado o fraudulento de la información. Concretamente, la seguridad de los mensajes EDI es un asunto de vital importancia. El objetivo es garantizar que los mensajes llegan a su destino y mantener la confidencialidad de los mismos.

Seguridad interna en las empresas. Las empresas que utilizan sistemas de información llegan a ser, casi inevitablemente, dependientes de ellos, lo cual es un arma de doble filo, pues se corre el riesgo de que un fallo provoque el caos. Por ejemplo, se debe prestar atención a las copias de seguridad. La expansión de la transmisión electrónica de información también ha facilitado que hayan surgido empresas que se encargan de hacer y mantener las copias de seguridad.

Otro aspecto que tiene que ver con la seguridad es la confidencialidad de la información: por todos son conocidos casos de empleados que malversan fondos de la propia empresa aprovechando debilidades en la seguridad del sistema informático. Hay que garantizar que los datos son modificados o consultados por aquellos usuarios autorizados. Se trata de impedir que todos tengan acceso a los datos de sueldos del personal, o poder introducir asientos contables, etc. Para ello se trazan mapas o perfiles de usuario, es decir, se trata de regular grupos de acciones autorizadas a cada colectivo de usuarios. También se definen palabras clave para acceder al sistema. Otra norma básica es evitar que una sola persona tenga el control de todas las funciones EDI. Al fin y al cabo también en un sistema manual se suelen toman garantías como que sean dos las personas que firmen los cheques.

Para verificar si se están aplicando las medidas de control más apropiadas para la salvaguarda e integridad de la información y de los sistemas en prevención de riesgos de fraude, pérdida, manipulación, fallos de servicio, etc., el papel de la auditoria informática es muy importante. La auditoria informática consiste en una revisión profunda y detallada de todos los elementos de que dispone una empresa en el área de sistemas de información.

Toda auditoria informática chequea una larga lista de puntos a tratar: a modo de ejemplo, uno de ellos es detectar la existencia de personas insustituibles, situación que se da con más frecuencia de la deseable. Se debe tanto a la existencia de sistemas EDI sin documentación que explique sus características técnicas como a la alta rotación del personal informático. Ambos factores provocan que a veces haya una sola persona que conozca el sistema. Esta es una situación muy arriesgada que hay que evitar.

Criptografía. La criptografía, cuyo nombre evoca las artimañas de los espías para cifrar mensajes, alcanza unos niveles de sofistificación extremos cuando se trata en un sistema informático. Los sistemas de clave simétrica garantizan la confidencialidad. Los sistemas asimétricos se utilizan para garantizar la autenticidad del envío, pudiendo utilizarse como firma digital. También existen las Autoridades de Certificación que actúan como terceros para que las empresas estén seguras de la autenticidad de los mensajes recibidos.

Mensajes precintados. Los mensajes se pueden precintar para asegurar que su contenido no se ha modificado, ni accidentalmente ni deliberadamente. Técnicamente la solución más frecuente pasa por enviar dos mensajes, uno contiene el documento EDI y otro incluye una serie de cálculos sobre los datos enviados en el anterior documento, de forma que si el mensaje EDI es modificado, aunque sea en una simple coma, y no cuadra con los cálculos que indica el segundo mensaje.

Arriba UN EJEMPLO BÁSICO. 1. Un distribuidor necesita determinadas piezas de recambio para un coche. Mediante un ordenador y un software EDI, envía un mensaje al ordenador de la fabrica solicitando las mismas.

2. El ordenador de la fabrica toma nota de la cantidad y referencias de los repuestos. Si están disponibles, genera una factura con todos los datos de la petición y despacha el pedido.

Este es el proceso mas simple pero se puede ir un paso mas allá. Por ejemplo si al solicitar unas piezas, el stock de las mismas queda por debajo de un mínimo deseable, el ordenador puede generar automáticamente un mensaje al departamento de producción para que produzcan mas a fin de mantener el inventario en el nivel deseado. Con las peticiones se pueden generar informes que sirven al departamento de marketing para elaborar estudios de mercado, etc.

ESTÁNDARES EDI Los mensajes EDI son mensajes e-mail con un determinado formato que permite que los programas de contabilidad y gestión procesen los datos enviados. No existe un solo estándar siendo algunos de los mas difundidos : ANSI X12 que solo se utiliza en Estados Unidos, SCC/JTC EDI en Canadá SITPRO en Gran Bretaña, DIN en Alemania. Naciones Unidas ha propuesto un estándar internacional bajo la autoridad de United Nations EDIFACT (EDI for Administration, Commerce, and Transport). Existen también otros estándares (tanto públicos como privados) de menor difusión en general, pero que en determinados nichos de mercado pueden ser los mas utilizados.

Los dos sistemas principales (ANSI X12 y EDIFACT) tienen gran flexibilidad y los protocolos permiten definir gran cantidad de las situaciones que se dan en el comercio del mundo real. Esta previsto que a corto/medio plazo los dos estándares se fusionen en uno solo. Los estándares EDI no eliminan las negociaciones y los pactos entre las partes, simplemente definen un marco para la comunicación entre los interesados. Arriba

PROBLEMAS DEL EDI. EDI esta muy implantado en las grandes compañías, sin embargo para su difusión en las pequeñas y medianas empresas existen una serie de inconvenientes. El primero de ellos es la falta de un estándar de firma digital equivalente a la del mundo del papel que sea aceptada por todos los integrantes del mercado. Los sistemas de firmas digitales tienen como propósito fundamental la identificación fehaciente de los integrantes del negocio mercantil.

Otro problema es la falta del notario digital, en el mundo real cuando queremos que exista prueba fehaciente de la existencia de un documento lo llevamos a un notario para que lo inscriba en su protocolo, esto da fe de la existencia del documento y lo protege de manipulaciones. En el comercio electrónico se esta empezando a utilizar marcas digitales invisibles (equivalentes a las marcas de agua) que forman parte del documento electrónico para impedir su modificación por personas ajenas, (sin embargo no existe tampoco un estándar aceptado), y la figura del notario digital como un servicio fundamental para el comercio electrónico esta empezando a cobrar fuerza.

La tercera dificultad es el coste de implantación de un sistema EDI, que para una empresa de pequeña o mediana dimensión puede ser muy oneroso. Sin embargo la tendencia es hacia una reducción del precio de los sistemas, de tal manera que este inconveniente va desapareciendo día a día.

BENEFICIOS DEL EDI. 1. Incremento sustancial en la capacidad de respuesta de un negocio.

2. Eficacia al eliminarse la necesidad de reintroducir los datos, se ahorra tiempo y se evitan errores.

3. Reduce el coste de creación, almacenaje y mantenimiento de archivos de papel.

4. Reducción de los inventarios.

5. Reducción de los costes administrativos.

6. Es una fuente muy valiosa de información para la toma de decisiones empresariales. Arriba CONCLUSIÓN. EDI es una herramienta para la agilización de las transacciones comerciales de todo tipo mediante métodos electrónicos. Su fuerte implantación hoy en día por las grandes compañías, y el potencial de crecimiento entre los pequeños negocios y particulares hacen que el conocimiento de esta tecnología sea imprescindible para el directivo de hoy en día.

EL CATÁLOGO ELECTRÓNICO Catálogo Electrónico: El sistema más eficiente de intercambio de información entre socios de negocios.

Los problemas que actualmente existen en la entrega de pedidos, están originados en su mayoría por la falta de información acerca de los atributos de carácter logístico de los productos, lo cual provoca retrasos y errores en el envío de los pedidos y un aumento de los costos finales. Como solución a esta problemática surge el Catálogo Electrónico. ¿QUÉ ES EL CATÁLOGO ELECTRÓNICO? Es el sistema que permite el intercambio automático de información logística, entre los distintos socios de negocios (fabricantes, distribuidores y detallistas) que proporciona información estándar, fiable y actualizada, permitiendo la alineación de las bases de datos maestros. ¿QUÉ ES LA ALINEACIÓN DE DATOS MAESTROS? Es la unificación de los datos logísticos de los productos (códigos de barra EAN o UPC, dimensiones, categorías, embalajes, descripciones, etc.), en las bases de datos de los socios de negocios. El Catálogo Electrónico permite la comunicación entre apli-

caciones y por consiguiente entre fabricantes, operadores logísticos, proveedores y detallistas, facilitando de esta forma las actividades comerciales. ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LA ALINEACIÓN DE LOS DATOS MAESTROS? Para las empresas, es de vital importancia que la información sobre Pedidos, Facturas u otro tipo de documentos, llegue a su destino completa, sin errores, de forma estandarizada y en el mismo lenguaje, de tal forma que pueda ser utilizada con independencia del Proveedor, Distribuidor u Operador Logístico que la emitió.

Por ello, el Catálogo Electrónico tiene como objetivo proporcionar un intercambio de información logística (a través de mensajes estandarizados), que permita a los socios comerciales obtener y gestionar información correcta, y actualizada, sobre productos, servicios o localizaciones siempre en formatos estándares y de forma automática.

Con el Catálogo Electrónico los usuarios conseguirán que la relación con sus socios comerciales fluya de forma rápida, correcta y automática. ¿PARA QUÉ SIRVE EL CATÁLOGO ELECTRÓNICO? Para la alineación de datos maestros.

Para el intercambio a tiempo de cualquier modificación o actualización en los atributos de un producto, promociones, opciones logísticas, disponibilidad en el mercado, precios, imágenes, sustitutos de productos, etc.

Para la canalización de información privada acerca de elementos de un producto para los clientes específicos.

Para la reducción de los costos utilizando la información correcta y actualizada en los procesos de orden de compra y facturación.

Para la interoperabilidad con otros catálogos electrónicos de productos de otros mercados.

Para la correcta utilización del sistema de codificación EAN. Para preparar a los diferentes segmentos del mercado en la introducción de los proyectos EDI. Beneficios del Catálogo Electrónico Alineación de Datos Maestros: Unificación de los datos logísticos de los productos entre Proveedores y Distribuidores.

Integridad y Calidad de los datos de los productos a través de un control de calidad.

Reducción de Tiempos y Costos (administrativos, logísticos y comerciales).

Integración de la Información recibida o enviada con sus aplicaciones informáticas.

Interconexión con EDI. Interoperabilidad de Catálogos Electrónicos ¿Qué es interoperabilidad de catálogos electrónicos?

Se denomina interoperabilidad a la característica de que un catálogo electrónico se comunique con otros catálogos ubicados en cualquier parte del mundo, es decir, enviar y recibir información de productos y/o servicios. Para lograr esta comunicación es requisito que el intercambio de datos se realice entre los diferentes catálogos, sin ninguna pérdida de la información intercambiada.

Desde el punto de vista de los usuarios existen tres requisitos fundamentales para lograr la interoperabilidad de los Catálogos Electrónicos a nivel mundial: Debe existir un único punto de contacto para la comunicación.

Debe ser posible intercambiar un set completo y estándar de datos maestros sin ninguna pérdida de información durante el proceso de comunicación.

Debe existir la misma representación de los datos dentro de los mensajes EDI. Para permitir una perfecta interoperabilidad de CATÁLOGOS ELECTRÓNICOS, cada uno de los catálogos deberá basarse 100% en el sistema EAN/UCC y utilizar los siguientes mensajes EANCOM: En conclusión, el CATÁLOGO ELECTRÓNICO es una innovadora herramienta que permite efectuar y actualizar de manera rápida y segura las altas, bajas o modificaciones de los productos en las bases de datos de los detallistas, lo que permite que la alineación de las bases de datos siempre estén actualizadas. La empresa que utiliza el CATÁLOGO ELECTRÓNICO goza de una gran ventaja competitiva para iniciar el Intercambio Electrónico de Datos EDI. Arriba INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS FINANCIEROS FEDI El comercio electrónico se está convirtiendo en un aspecto de vital importancia para las compañías en todo el mundo, lo que brinda la oportunidad de cambiar y mejorar la forma en la cual se desarrollan los negocios en la actualidad y al mismo tiempo, beneficiar las relaciones comerciales. La base para el comercio electrónico es el EDI (intercambio Electrónico de Documentos), el cual permite intercambiar información entre las empresas en forma estructurada.

De acuerdo a las mejores prácticas los procesos de negocios comprenden cinco ciclos: El Ciclo de Emisión de Ordenes.

El Ciclo de la Planificación.

El Ciclo de la Producción.

El Ciclo de la Distribución.

El Ciclo de los Acuerdos entre los Socios Comerciales.

LA FILOSOFÍA DEL FEDI El EDI o Intercambio Electrónico de Documentos para el Sector Financiero, es un instrumento fundamental para llevar a cabo el quinto ciclo, es decir, el de los acuerdos entre los socios comerciales, sin embargo, también abarca aspectos como logística financiera, cuyo objetivo es colocar los recursos en el lugar y tiempo correcto y a la empresa adecuada.

Es por esta razón que algunos bancos alrededor del mundo, han llevado a cabo estudios acerca de cómo en un futuro cercano, el dinero y los préstamos pueden ser colocados a las compañías como parte de un proceso completamente automatizado e integrado. Los pagos electrónicos vía EDI, son sólo el primer paso hacia la implementación de una logística financiera.

El EDI más el FEDI constituyen un sistema integrado electrónico de negocios, que permite a las empresas comerciales automatizar el proceso completo del reabastecimiento, desde la orden de compra, control de inventarios, ventas, entregas, facturación, hasta las instrucciones de pago, contabilidad y administración.

Mientras más sean los socios comerciales que se esfuercen por alinear y sincronizar sus procesos de producción y logística con la utilización del EDI dentro de la cadena de abastecimiento, mayor será la necesidad de contar con un flujo de dinero efectivo, sin éste las empresas que ofrecen productos y/o servicios, disminuyen la efectividad y el valor de toda la cadena de abastecimiento. En otras palabras, si el flujo de dinero no funciona apropiadamente, las compañías se verán afectadas al verse cortas de capital de trabajo para continuar con la producción en el ritmo que lo demanda el consumidor y en un momento incluso, pueden parar sus operaciones.

Utilización del FEDI Con la utilización del FEDI las empresas pueden procesar automáticamente altos volúmenes de avisos de pago más los pagos en sí; al mismo tiempo que reducen la posibilidad de cometer errores, discrepancias, etc., lo que facilitará la conciliación automática por parte del proveedor. Adicionalmente, el pagador puede obtener beneficios significativos de contratar con el Banco el servicio de pago a sus proveedores, ya que se comunicará una sola vez con éste para enviar la orden de los pagos que necesita efectuar.

La integración de los procesos electrónicos es posible gracias a la existencia de un estándar mundial ampliamente aceptado, este sistema se denomina EAN-UCC, el cual sirve tanto para la identificación a través del código de barras, que permite la identificación única e inequívoca de productos, servicios, localizaciones, documentos, etc., así como el estándar de comunicación UN/EDIFACT EANCOM. Este estándar cubre los requerimientos de información de todos los sectores: Comercio, Industria, Transporte, Seguros, Gobierno, Seguro Social y Financiero entre otros. Para el efecto, el estándar reúne una serie de documentos que son intercambiados normalmente durante las transacciones de negocios y los ha traducido a una sintaxis estándar denominando a cada uno de los documentos, mensajes. De esta cuenta, un mensaje equivale a un documento a intercambiarse, por ejemplo la factura comercial, para poder ser intercambiada vía EDI requiere de la sintaxis y se convierte en el mensaje INVOIC el cual podrá ser interpretado por los sistemas informativos EDI de los socios comerciales. Arriba Flujo de Información Financiera FEDI A continuación se resume el flujo de información a ser intercambiado por los usuarios en el sector financiero. Independientemente de que todos los mensajes sean utilizados, cada uno de ellos va a interactuar y proveerá información para otro mensaje que puede ser enviado previamente o incluso después en un ciclo comercial EDI. Con la introducción de los mensajes financieros FEDI, los términos utilizados para identificar a las partes involucradas en las transacciones comerciales y financieras cambian, por ejemplo al comprador se le denominará el cliente ordenante y al proveedor se le denominará el beneficiario.

PARTIN El flujo de información EDIFACT/EANCOM para las áreas del comercio y finanzas, se recomienda que inicie con el intercambio del mensaje PARTIN (información de las partes). Este mensaje es utilizado para transmitir información correspondiente a las partes que posteriormente se intercambiarán información por medio del EDI. La información intercambiada en este mensaje raramente cambia ya que contiene datos que funcionan a largo plazo como por ejemplo: los códigos de localización, nombres de las empresas, direcciones, número de las cuentas bancarias, etc. Esta información es vital para todos los intercambios posteriores de mensajes EDI. INVOIC Para el proveedor de productos y/o servicios una parte importante del comercio a través de las transacciones comerciales es la facturación de los servicios o productos entregados a los compradores y el pago final de los mismos. Este proceso se inicia a través del envío de una factura cuyo mensaje en EDIFACT/EANCOM se llama INVOIC. Este mensaje es enviado por parte del proveedor al comprador, el cual contiene referencia del catálogo de productos y precios y del número de orden que generó la factura.

REMADV Contra recibo de una factura, el comprador procederá a comparar el detalle contenido en la misma, con su información interna relacionada con los productos o servicios recibidos. Cuando los datos de la factura han sido revisados y coinciden con los datos del comprador, se inicia el proceso de pago por parte de éste y todos los detalles correspondientes a este pago se comunican al proveedor a través del mensaje de Aviso de Remesa REMADV o incluso utilizando el mensaje multifuncional Orden de Pago

Múltiple PAYMUL ya que dentro de este mensaje existe una sección que permite manejar los avisos de pagos.

PAYMUL Cuando el comprador gira una orden de pago, los detalles contenidos en la misma por ejemplo: para quién es el pago, a cuánto asciende, cuándo se debe hacer efectivo, y a qué cuenta bancaria se debe pagar, etc., deben ser comunicados a su banco por medio del mensaje Orden de Pago Múltiple PAYMUL. Este mensaje permite al comprador hacer un pago a un proveedor, o múltiples pagos a múltiples proveedores. Es de vital importancia que el comprador asigne referencias para identificar en forma única a cada uno de los pagos dentro del mensaje de tal forma, que con la utilización de estas referencias en mensajes financieros posteriores, se conozca la situación de una orden de pago.

DEBMUL Cuando se suscribe exitosamente el mensaje Orden de Pago Múltiple PAYMUL, por parte del Banco del cliente ordenante, éste se comunicará con él (comprador o cliente ordenante) con el objeto de informarle todos los detalles de los débitos o débito que ha procedido a realizar de sus diferentes cuentas o de una sola según sea el caso. Para el efecto el Banco envía a su cliente ordenante el mensaje EDIFACT/EANCOM Aviso de Débito Múltiple DEBMUL. El Banco que envía este mensaje asigna números de referencia únicos a las transacciones contenidas dentro del mensaje, las cuales serán utilizadas más tarde por el cliente ordenante o comprador para propósitos de elaborar las conciliaciones.

FINPAY El siguiente paso en el flujo de información financiera, consiste en la comunicación entre el Banco del comprador o cliente ordenante con el Banco del proveedor o beneficiario, para comunicarle qué cuentas deben ser acreditadas, en qué fecha y con qué cantidades. Para la comunicación entre bancos existe, el mensaje de Pagos Financieros FINPAY, este es un mensaje generado por S.W.I.F.T. (Society for Worldwide lnterbank Financial Telecommunication), es importante recalcar que los usuarios pueden intercambiar mensajes EDIFACT/EANCOM financieros a través de la red que administra esta asociación de bancos.

CREMUL Cuando el Banco del proveedor o beneficiario, ha recibido los fondos por parte del Banco del comprador o cliente ordenante para acreditar la cuenta o cuentas de un beneficiario, el Banco de éste le envía el mensaje de Aviso de Crédito Múltiple CREMUL. En este mensaje deben ir las referencias asignadas por el comprador en el mensaje PAYMUL como las que el Banco del proveedor o beneficiario le asigne a cada una de las transacciones comunicadas dentro del CREMUL, con el objeto de que el proveedor o beneficiario pueda realizar la conciliación de sus pagos y compararlos con sus cuentas internas. También en este mensaje se incluye la referencia del pago, la cual fue incluida por el Proveedor o beneficiario en el mensaje INVOIC o factura y que corresponde al número de la misma, esto permitirá la realización inmediata de una conciliación de las facturas contra los pagos recibidos por cada una de ellas.

FINCAN En un momento determinado, el comprador o cliente ordenante puede necesitar anular una orden de pago múltiple enviada previamente debido a un error interno. Esta función es llevada a cabo a través del mensaje EDIFACT/EANCOM Cancelación Financiera FINCAN, este mensaje permite al comprador anular una Orden de Pago Múltiple completa o uno de los pagos contenidos en ella, o una transacción individual que se haya enviado por la misma vía. Con el objeto de asegurarse que se anula la instrucción correcta, se debe hacer uso de la referencia que llevaba consigo en la Orden de Pago Múltiple, esa transacción específica.

BANSTA El Banco contra el recibo de un mensaje de anulación de una o todas las transacciones financieras, por parte de un comprador o cliente ordenante, procede a enviarle un estado de cómo ha recibido la instrucción y un aviso de que procederá a realizarla, utilizando un reporte de la Situación Bancaria con el mensaje BANSTA. Este mensaje le proporciona al Banco del cliente ordenante o comprador la facilidad de reportar la ejecución de la instrucción una vez ha sido llevada a cabo, o si por el contrario, la instrucción está pendiente de realizarse, o si fuera necesario, permite informarle al cliente ordenante que una instrucción ha sido rechazada por la existencia de un error. Adicionalmente, este mensaje le permite al Banco enviarle al cliente ordenante únicamente la información en la cual se encuentra el error y no necesita enviar nuevamente toda la información contenida en el mensaje.

FINSTA El mensaje final dentro del flujo de información Financiera es el estado de cuenta o FINSTA. Este mensaje es enviado por un Banco a su cliente ya sea éste el comprador o cliente ordenante o el proveedor o beneficiario. En este mensaje el Banco le provee a su cliente toda la información relacionada al movimiento que presentó una o varias de sus cuentas manejadas por el Banco dentro de un periodo determinado.

BENEFICIOS DEL EDI FINANCIERO FEDI La implementación del EDI Financiero ofrece muchos beneficios a sus usuarios sobre los medios tradicionales de efectuar las transacciones financieras.

Entre los más sobresalientes se destacan: Los socios comerciales que cambian sus sistemas de pagos de un medio tradicional hacia los mensajes EDIFACT/EANCOM tienen la posibilidad de conciliar sus cuentas comerciales en forma automática, por ejemplo: las facturas emitidas contra los detalles de las cuentas financieras y los pagos recibidos.

El mejoramiento en la calidad de la información intercambiada entre los sistemas de los socios comerciales, y su proceso automático permitirá una reducción de errores en la información y evitará retrasos en los pagos a efectuarse y recibirse.

Utilizando la característica de multifuncionalidad que brindan los mensajes financieros EDIFACT/EANCOM, un comprador que deba realizar el pago a sus múltiples proveedores, ya no necesita comunicarse directamente con cada uno de ellos, sino únicamente con su Banco. El Banco del pagador distribuirá el pago y los avisos de remesa a cada uno de los proveedores por medio de

los bancos de cada uno de ellos.

Una empresa comercial necesita sólo un canal para efectuar todas sus transacciones financieras, siendo ellas locales o internacionales. Es importante recalcar que los mensajes EDIFACT/EANCOM pueden ser utilizados internacionalmente.

El comprador puede extraer los datos del pago automáticamente del mensaje EDIFACT/EANCOM de la factura INVOIC enviada por el proveedor, esta facilidad está disponible gracias a que los formatos de datos utilizados para los mensajes de comercio y finanzas son los mismos.

El comprador puede emitir mensajes EDIFACT/EANCOM de órdenes de pago múltiple que contengan fechas distintas en las que deban ser canceladas las facturas en un futuro, lo que le permite pagarlas cuando llegan a su fecha de vencimiento y así hacer un mejor uso de sus fondos.

Los bancos pueden generar avisos de débito y crédito separadamente con lo cual simplifican la generación de los estados de cuenta diarios de sus diferentes usuarios.

Cuando un Banco integra el FEDI como parte de sus servicios, este le permite seguir expandiendo su gama de productos, lo que le brindará beneficios estratégicos ya que resaltará su imagen de ser una institución innovadora en el mercado local.

El FEDI es una herramienta que le permite al Banco brindarle mejores servicios a sus clientes y por consiguiente lograr la fidelización de los mismos con la institución.

Seguridad El acuerdo entre los socios comerciales de realizar transacciones que involucran un flujo de información financiera requiere del manejo de seguridad. Para el uso efectivo de todos los mensajes financieros por parte de los usuarios, es de vital importancia que todos los involucrados se sientan confiados que la información contenida dentro de un mensaje está protegida contra accesos no autorizados. Varias técnicas de seguridad han sido desarrolladas utilizando el estándar UN/EDIFACT. Las partes involucradas en el proceso de seguridad son: Seguridad de origen: Conocido como emisor, es la parte que asegura el mensaje, previo a su transmisión.

Seguridad de recepción: Conocido como el receptor, es la parte que lleva a cabo todos los chequeos correspondientes en el mensaje recibido.

Estas soluciones fueron creadas por el SJWG (Security Joint Working Group) del Comité de Naciones Unidas y cubren aspectos como: integridad, autenticación y no-repudiación o no negación tanto de recepción como del envío de un mensaje específico.

EN CONCLUSION El FEDI es el encargado de cerrar el ciclo comercial entre los socios de negocios, haciendo éste más ágil y permitiéndole a las empresas ser más efectivas en sus procesos generales, al mismo tiempo que les permite crecer v ser eficientes al poner a su disposición en forma inmediata los recursos financieros necesarios.

EXTRANETS ¿QUÉ SON Y EN QUÉ CONSISTEN? Las Extranets son redes privadas que utiliza tecnologías Internet y redes de comunicación públicas para compartir información y procesos de negocio con sus clientes, proveedores, u otros negocios.

Las extranets se utilizan en el entono de las relaciones comerciales business to business, es decir, de las relaciones de una compañía con sus proveedores, clientes u otras compañías.

En el mundo real (no digital) existe un gran numero de documentación y procesos de nuestro negocio que debemos gestionar con nuestros socios comerciales. Por ejemplo, solicitudes de presupuestos, oferta de precios de componentes, envío de documentación de pedidos, intercambio de documentos. Todas estas transacciones tienen un gran coste en términos de dinero y tiempo, que restan competitividad en un entorno cada vez mas globalizado. Este problema tiende a empeorar cuando una compañía crece, ya que sus necesidades de gestionar transacciones, crecen exponencialmente.

Para resolver la complejidad creciente de las relaciones comerciales y crear nuevos vínculos empresariales surgen las Extranets. ¿COMO FUNCIONAN? Para ilustrar gráficamente el uso de las tecnologías Internet en los negocios el Departamento de Sistemas y Tecnologías de Información del Instituto de Empresa ha desarrollado un modelo basado en la superposición de capas tecnológicas En el centro de todo esta nuestro negocio. La primera capa es una Intranet. Es necesario para poder gestionar eficientemente la información de la compañía y como un requisito absolutamente necesario para desarrollar la siguiente capa. La intranet es solo accesible interiormente desde la compañía. La segunda capa es la extranet, esta parte se dedica al intercambio de información y relaciones comerciales con otras compañías. Es accesible por nuestra compañía y por sus socios comerciales. Y en la ultima capa esta Internet, ahí estará toda la información de la sociedad que pueda ser de acceso libre.

Por ejemplo, una compañía eléctrica necesita una oferta de componentes. El sistema tradicional era contactar con los proveedores, mandar las especificaciones de la oferta, esperar presupuestos y cuando se hubiese elegido el proveedor, mandar la documentación, el pago y finalmente la mercancía. Con una extranet conectando la intranet de la sociedad demandante de componentes con la intranet de sus proveedores, solo es necesario que la sociedad ponga en una pagina Web de su extranet un tablón de anuncios con sus necesidades, en la misma pagina se reciben las ofertas, se gestionan automáticamente y se cierra el trato. Toda

la gestión documental, incluido el pago se puede gestionar digitalmente.

Arriba ¿QUE VENTAJAS APORTA AL MUNDO DE LOS NEGOCIOS? Disminución del coste de transacción. El uso de las redes publicas (Internet) implica que se puede transmitir información a bajo coste, ya que se puede realizar por comunicaciones telefónicas normales al coste de una llamada local.

Escalabilidad e interoperabilidad. El sistema puede crecer fácilmente y es totalmente interconectable con cualquier otro sistema debido a que los protocolos Internet permiten la comunicación entre diferentes plataformas de hardware y software. Es el concepto de estándares abiertos que está en la filosofía que hizo nacer a Internet y que facilita sus aplicaciones comerciales como antes nunca se había pensado.

Cambio de las relaciones con los socios comerciales.

Creación de nuevos vínculos y maneras de hacer negocio. El mercado se hará mas transparente, cambiarán las fuerzas negociadoras de los proveedores y clientes, desaparecerán intermediarios y se generarán nuevos negocios mediante la colaboración entre compañías. Aumento de la competencia.

Incremento de la seguridad. Se reducen los fallos de gestión y transacción y se puede alcanzar una mayor confidencialidad sin tener que renunciar a las ventajas de coste frente a otras soluciones.

FACTORES CRÍTICOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN. Existencia previa de un sistema de gestión de la información. La existencia previa de una Intranet facilitará la extensión de procesos de negocio internos hacia nuestros socios comerciales.

Seguridad y privacidad. Al transmitir por redes publicas y al ser información que por su naturaleza es confidencial, es necesario el uso de protocolos de encriptación y técnicas de tunneling que permitan la creación sobre una red pública de una red privada virtual. También es necesario el uso de firewalls, certificados digitales y sistemas de autenticación, todos ellos barreras para evitar que un intruso entre en nuestro nuevo canal de relaciones comerciales.

Selección de los procesos de negocio y relaciones que van a ser trasladados a la Extranet.

Implicación de los socios comerciales.

Creación de estándares de intercambio de información.

EDI Y EXTRANET.

El sistema de transferencia por medios electrónicos de información comercial o de negocios en un formato estándar de carácter publico entre agentes del mercado mas antiguo es EDI (Electronic Data Interchange). Este sistema ha estado funcionando desde los años 50 y ha supuesto la base para el desarrollo de las relaciones comerciales digitales. Sin embargo su crecimiento se ha visto lastrado por la existencia de varios estándares, la necesidad de software propietario, y su coste solo lo hacían viable para grandes compañías.

Hoy en día se esta migrando hacia el uso de extranets y Ediweb, es decir la utilización de las tecnologías Internet en las interrelaciones entre compañías, clientes y proveedores. Esto supone estándares abiertos, costes de implantación y cambio casi nulos, en resumen reducción de barreras de entrada y salida.

Arriba ¿QUE SE ESTA HACIENDO HOY EN DÍA? Todas las grandes empresas están apostando ya decididamente por las extranets como vía de optimizar sus transacciones comerciales y de reducir costes. Un ejemplo claro sería la actividad de General Electric, que ha montado con sus proveedores (unos cuantos miles de empresas) un sistema de subastas para sus necesidades de todo tipo utilizando la estructura de una extranet. El resultado inmediato: ahorro de tiempo de respuesta en ofertas de suministro y disminución de costes.

Hoy en día se está trabajando ya en grandes redes empresariales unidas por medio de extranets. Un ejemplo de ello sería la ANX, Automotive Network Exchange, emprendida por los tres grandes productores de automóviles en Detroit para gestionar eficazmente su red de proveedores.

Los próximos meses abrirán la puerta para el desarrollo de estándares de comunicación para lograr que las diferentes soluciones ERP (Enterprise Resource Planning) destinadas a gestionar los recursos de una empresa, se comuniquen con sus homólogos en clientes y proveedores. Un ejemplo sería la iniciativa CPFR, Collaborative Planning Forecasting and Replenishment para optimizar sistemas de producción y reabastecimiento en la distribución minorista en Estados Unidos. Se trata de conectar a todos los implicados en la producción, distribución y venta de un producto para ser más eficaces en tiempo de respuesta, comunicaciones

y también coste.

CONCLUSIÓN. Internet ha traído una nueva forma de comunicación global, Intranet una revolución en las comunicaciones internas de las compañías y Extranet una revolución en la relaciones comerciales. ¿Cuales serán sus efectos? Cambiará la cadena de valor, desplazando fuera a los intermediarios que no aporten valor añadido. La disminución de los costes de recopilación y procesamiento de la información comercial llevaran a un mercado mas transparente y mas competitivo. Se modificarán las fuerzas negociadoras de los agentes económicos y su impacto será global debido al bajo coste de implantación que tiene esta tecnología. El objetivo ahora es comprender su alcance y aprovechar sus ventajas o sufrir las consecuencias de quedarse al margen.

Arriba

INTRANETS

¿QUÉ SON Y EN QUÉ CONSISTEN? Una Intranet puede ser muchas cosas, y estar montada para satisfacer necesidades de comunicación de muy diversa índole, pero esencialmente es una red privada de empresa cuyo funcionamiento se basa en tecnologías utilizadas en Internet.

En este sentido, para poder hablar de Intranet en sentido estricto, son necesarias tres condiciones: Que se trate de una red de acceso restringido, o de uso privado . De ahí el prefijo Intra que forma parte de su nombre.

Que se emplee el protocolo TCP/IP como soporte de esa comunicación en red. Resulta necesario sobre todo para la integración de sistemas diversos sobre un mismo canal de comunicación, dado que no existe sistema informático en la actualidad que sea incapaz de manejar alguna de sus versiones.

Que se acceda a la red mediante un programa llamado navegador que soporte el lenguaje de descripción de paginas HTML, aceptable también sobre múltiples plataformas informáticas. Los más conocidos hoy son el Internet Explorer de Microsoft, y el Navigator de Netscape, sin perjuicio de que existan otros de menor difusión.

En definitiva, se trata de un nuevo medio de comunicación interno para la empresa que se apoya en unas tecnologías cuya vocación inicial era la de dar servicio sobre Internet. Y además, es un medio a la última , capaz de soportar toda la tecnología multimedia existente, integrando desde texto y gráficos hasta sonido o realidad virtual. ¿COMO SURGEN? Como es lógico, las primeras experiencias de este estilo se llevan a cabo en compañías multinacionales de corte más bien tecnológico, como intento de aprovechar la tecnología Internet para la integración de sistemas diversos, o como alternativa a las tradicionales WAN (redes de área extensa), mediante la creación de lo que se ha dado en llamar Wan Virtuales , que utilizan la infraestructura de Internet para suplir la inexistencia de redes de área amplia de carácter privado. Este movimiento es prácticamente simultáneo a la aparición de las tecnologías Web, que datan del inicio de los años 90.

Compañías como Hewlett-Packard o la propia Microsoft tienen hoy algunas de las Intranets más amplias del mundo, dotadas por supuesto de comunicación continua con Internet, donde sus empleados tiene acceso a la más variada información. Aunque la comunicación con Internet no sea un requisito en sentido estricto para poder hablar de Intranet, amplía muchísimo las capacidades de una red de este tipo.

Desde entonces hasta ahora, tal está siendo su explosión que hasta los más extendidos sistemas operativos de red de área local comienzan a incorporar capacidades para que las empresas monten servicios de información de este tipo de forma sencilla y económica. Es el caso de la recién lanzada versión 4.0 de Microsoft Windows NT, o de la última versión de Novell Netware, todo ello con independencia de que otras compañías también están presentando productos orientados a dar este tipo de servicios, que constituyen una alternativa eficaz y económica para distribuir información internamente.

Y aunque resulte un dato relativamente desconocido, el número de máquinas que dan hoy servicios intranet es mucho mayor que el de los servidores de acceso público en Internet. ¿CÓMO Y DÓNDE SE APLICAN? Su aplicación es siempre hacia el interior de la compañía, intentando satisfacer las necesidades de información corporativas mediante el uso de una herramienta (el navegador) fácil de usar tanto para los técnicos como para los usuarios menos expertos. Los servicios que se puedan ofrecer a través de estas redes son tantos como el lector pueda imaginar, y dependerá mucho del tipo de actividad en que se vea envuelta la empresa, pero por citar dos ejemplos situados en las antípodas de la complejidad, podrían ser usadas para hacer público un memorándum interno, o para consultar una gran base de datos corporativa residente en un superordenador remoto.

En el caso de que se desee que nuestra intranet tenga acceso a Internet, no estaría de más añadir un Firewall o cortafuegos, que tiene como misión filtrar a los usuarios que llegan desde Internet para evitar accesos no deseados a la información interna de nuestra empresa.

De este modo, y mediante la tan comentada convergencia de tecnologías, es previsible que en un futuro no muy lejano paradigmas como el de cliente-servidor , datawarehousing , comercio electrónico y tecnología Web se den la mano en un mundo mucho más global, donde las empresas competirán de otra manera. ¿QUÉ VENTAJAS APORTAN? Muchas y muy variadas, que van desde la reducción de costes en comparación con otros sistemas de información basados en tecnologías más convencionales, hasta la sencillez de uso por parte de los usuarios (tanto a nivel corporativo en términos de implementación, como al nivel de los usuarios del sistema), pasando por la capacidad, innata en esta tecnología, de facilitar la integración de múltiples plataformas informáticas en una sola interface común.

CONCLUSIONES Lo importante en una Intranet no es tanto la tecnología que la soporta como la información que se distribuye. No piense en que su uso arreglara por sí sólo los problemas de comunicación interna en su empresa.

El tema de la seguridad, que tanto preocupa a muchos usuarios, sin acabar de estar resuelto, es cada vez menos problemático. Y si usted es de los que envían sus datos de tarjeta de crédito a la hora de hacer un pedido por correo, no debería haber razón para que se obsesionara con ello.

En algún momento próximo en el tiempo, tanto su vida como su negocio quedarán enredados en la red , así que si va pensando en ello, eso que lleva ganado.

Arriba LA FIRMA DIGITAL

El concepto de firma digital nació como una oferta tecnológica para acercar la operatoria social usual de la firma ológrafa (manuscrita) al marco de lo que se ha dado en llamar el ciberespacio o el trabajo en redes.

Es la transformación de un mensaje utilizando un sistema de cifrado asimétrico de manera que la persona que posee el mensaje original y la clave pública del firmante, pueda establecer de forma segura , que dicha transformación se efectuó utilizando la clave privada correspondiente a la pública del firmante, y si el mensaje es el original o fue alterado desde su concepción.

Las transacciones comerciales y el hecho de tener que interactuar masiva y habitualmente por intermedio de redes de computadoras le dio lugar al concepto. Pero sólo después que los especialistas en seguridad y los juristas comenzaran a depurarlo alcanzó un marco de situación como para ocupar un lugar en las actuaciones entre personas (jurídicas o reales).

Se intenta hacer coincidir el modelo de firma digital con los requerimientos y virtudes que debe tener una firma y así darle validez a esta mecánica. El fin es el mismo de la firma ológrafa: dar asentimiento y compromiso con el documento firmado.

El papel es el medio de almacenamiento, y el mecanismo es alguno de los tipos de impresión posibles (tinta, láser, manuscrito, etc.). Esta cualidad física le da entidad al documento, contiene sus términos, conceptos y sentidos de una manera perdurable, y al ser un elemento físico cualquier alteración dejará "señales" identificables.

Pero estas mismas cualidades traen aparejados inconvenientes que el uso de sistemas de computación podría evitar. Ciertamente los papeles ocupan lugar y pesan demasiado, resulta complejo y molesto buscar información en ellos (requiriendo de la acción humana ya sea al archivarlos y/o al rescatarlos), y el compartir los documentos también resulta inconveniente.

VENTAJAS OFRECIDAS POR LA FIRMA DIGITAL El uso de la firma digital satisface los siguientes aspectos de seguridad: Integridad de la información: la integridad del documento es una protección contra la modificación de los datos en forma intencional o accidental. El emisor protege el documento, incorporándole a ese un valor de control de integridad, que corresponde a un valor único, calculado a partir del contenido del mensaje al momento de su creación. El receptor deberá efectuar el mismo cálculo sobre el documento recibido y comparar el valor calculado con el enviado por el emisor. De coincidir, se concluye que el documento no ha sido modificado durante la transferencia.

Autenticidad del origen del mensaje: este aspecto de seguridad protege al receptor del documento, garantizándole que dicho mensaje ha sido generado por la parte identificada en el documento como emisor del mismo, no pudiendo alguna otra entidad suplantar a un usuario del sistema. Esto se logra mediante la inclusión en el documento transmitido de un valor de autenticación (MAC, Message autentication code). El valor depende tanto del contenido del documento como de la clave secreta en poder del emisor.

No repudio del origen: el no repudio de origen protege al receptor del documento de la negación del emisor de haberlo enviado.

Este aspecto de seguridad es más fuerte que los anteriores ya que el emisor no puede negar bajo ninguna circunstancia que ha generado dicho mensaje, transformándose en un medio de prueba inequívoco respecto de la responsabilidad del usuario del sistema.

Arriba ASPECTOS TÉCNICOS A diferencia de la firma manuscrita, que es un trazo sobre un papel, la firma digital consiste en el agregado de un apéndice al texto original, siendo este apéndice, en definitiva, la firma digital; al conjunto formado por el documento original más la firma digital se lo denominará mensaje.

Este apéndice o firma digital es el resultado de un cálculo que se realiza sobre la cadena binaria del texto original.

En este cálculo están involucrados el documento mismo y una clave privada (que, generalmente, pertenece al sistema de clave pública-privada o sistema asimétrico) la cual es conocida sólo por el emisor o autor del mensaje, lo que da como resultado que para cada mensaje se obtenga una firma distinta, es decir, a diferencia de la firma tradicional, la firma digital cambia cada vez con cada mensaje, porque la cadena binaria de cada documento será distinta de acuerdo a su contenido.

A través de este sistema se garantiza completamente las siguientes propiedades de la firma tradicional: Quien firma reconoce el contenido del documento, que no puede modificarse con posterioridad (integridad).

Quien lo recibe verifica con certeza que el documento procede del firmante. No es posible modificar la firma (autenticidad).

El documento firmado tiene fuerza legal. Nadie puede desconocer haber firmado un documento ante la evidencia de la firma (no repudio).

Arriba CONCLUSIÓN En la que se ha dado en llamar Era de la Inteligencia en Red, la economía es una ECONOMÍA DIGITAL. En la antigua economía el flujo de la información era físico: efectivo, cheques, informes, papel, reuniones cara a cara, telefonía y transmisión de televisión analógicas, mapas, fotografías, etc.

En la nueva economía la información se convierte en digital, reduciéndose a bits almacenados en computadoras y viajando a través de redes a la velocidad de la luz. Utilizando el código binario de las computadoras, la información se convierte en ceros y unos. El nuevo mundo de posibilidades creadas es tan significante como la invención del lenguaje mismo, el antiguo paradigma sobre el que se desarrollan todas las interacciones basadas en la física Esta nueva economía obliga a adaptarse rápidamente a los cambios introducidos por las nuevas tecnologías. La recepción de la tecnología de la información con los alcances que vemos hoy en día que produce impactos en la economía, el comercio, la educación, las telecomunicaciones, la privacidad y el derecho, requiere un cambio cultural muy importante. Este cambio cultural se está produciendo con una particularidad: la interdisciplinariedad.

El advenimiento del comercio electrónico es hoy una realidad insoslayable. La llamada "convergencia" está transformando el comercio de tal manera que resulta indispensable comenzar a imaginar los distintos campos en que estos cambios influyen e influirán en un futuro muy próximo.

La utilización de la firma digital constituye un avance muy importante en el campo de la seguridad que toda transacción electrónica requiere, sin que esto implique que no existan otros medios para lograr dicha seguridad.