KONSEP SISTEM FAIL
INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
DEFINISI ISTILAH • Sistem fail adalah sekumpulan bahagian atau komponen yang bertindak bersama untuk mencapai sesuatu matlamat. • Fail adalah satu folder atau bekas yang berdaftar atau tidak di mana surat-surat disusun dengan cermat. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
MEMFAIL/FILING • Proses menyisih dan menyusun rekod supaya cepat diperolehi semula apabila dikehendaki. • The process of arranging and sorting records so that they may be retrieved rapidly when, needed. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
SISTEM FAIL • Terdapat bahagian/komponen tertentu dalam sistem fail yang bergerak atau mengendalikan dokumen/fail/rekod. • Dalam sistem fail terdapat aktiviti mengelas, mengindeks, menyusun dan menyimpan dokumen mengikut kaedah tertentu supaya mudah dikesan kemudian kelak. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
MATLAMAT SISTEM FAIL • Memberi fail yang betul. • Tepat kepada orang yang memerlukan. • Tepat pada masa yang ditetapkan. • Kos yang terendah. • Menyampaikan maklumat apabila diperlukan oleh pelanggan. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
JENIS-JENIS SISTEM FAIL • Sistem Terpusat (Centralized) • Sistem Tidak Terpusat (Decentralized) • Sistem Separa Terpusat (Semi-Centralized) INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
SISTEM FAIL TERPUSAT • Kebaikan. – Mengurangkan pertindihan. – Khidmat yang lebih baik – terlatih dan pengalaman. – Kaedah seragam. – Jimat masa – semua di satu tempat. – Keseluruhan cerita di satu fail/tempat. – Lebih ekonomi, jimat alat dan ruang. – Keselamatan dan kawalan. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
• Kelemahan. – Lokasi pengguna jauh – kelewatan.
– Bahagian/cawangan/unit mempunyai keperluan yang berbeza.
– Jumlah kakitangan registri mungkin ramai.
INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
SISTEM FAIL TIDAK TERPUSAT • Kelemahan. – Pertindihan rekod. – Personnel tidak mahir. – Fail tidak lengkap cerita/maklumat. – Kaedah tak seragam. – Perkhidmatan kurang baik – sambilan. – Tak ekonomi – alat kelengkapan, ruang – Jurang komunikasi antara. cawangan/bahagian. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
SISTEM FAIL SEPARA TERPUSAT • Pilihan terbaik antara terpusat dengan tidak terpusat. • Masalah utama – pertindihan dan keperluan ruang. • Kos tinggi untuk buat salinan dan simpanan. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
AKTIVITI DALAM SISTEM FAIL • Pengelasan.
• Mengindeks. • Menyusun Dan Menyimpan. • Mengesan. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
PENGELASAN Definisi Pengelasan. • Pengumpulan dan penyusunan dokumen atau fail yang berkaitan di bawah tajuk yang merangkumi semuanya. • Pengelasan perkara – kumpulan perkara (subjek) yang berkaitan Pengelasan – Jenis • Abjad (apphabetical system) • Nombor (numerical system) • Nombor – abjab (alpha-numerical system) Tiga jenis alat pengelasan.
INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
SISTEM ABJAD (ALPHABETICAL SYSTEM) • Fail mengikut tajuk/nama. • Fail surat menyurat. • Maklumat atau fail umum. Kebaikan • Mudah difahami. • Senang kumpulkan kertas ikut nama dll. • Tidak perlu indeks (direct access) • Peruntukan khas bagi kertas pelbagai. Kelemahan • Sistem yang besar lambat dapat rekod. • Sesak bagi nama-nama yang biasa. • Terfail tajuk berbeza. • Susah menjangka keperluan ruang.
INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
SISTEM NOMBOR (NUMERICAL SYSTEM) • Nombor bersiri.
• Nombor blok. • Nombor kod.
• Nombor perpuluhan (decimal).
INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
SISTEM NOMBOR (NUMERICAL SYSTEM) Kebaikan • Lebih tepat dan mudah. • Nombor fail boleh jadi rujukan. • Pengembangan tak terhad. • Indeks senarai lengkap boleh guna untuk lain. Kelemahan • Lebih masa untuk merujuk indeks. • Fail untuk kertas pelbagai susah untuk disusun. • Kos indeks dan ruang. • Angka terbalik menyebabkan salah fail. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
MENGINDEKS (INDEXING) • Faedah Indeks – Mudah mengesan fail perkara. – Kawalan pergerakan fail. – Kawalan pewujudan fail. – Kawalan penomboran. – Kawalan pembukaan jilid/kulit baru dan penutupan fail. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
MENGINDEKS (INDEXING) • Aktiviti menyediakan petunjuk. • Proses pemilihan perkataan yang sesuai untuk dijadikan rujukan bagi mendapatkan fail atau dokumen. • Menyusun perkataan-perkataan yang telah dipilih mengikut abjab samada dalam kad (manual) atau komputer (elektronik). Jenis Indeks • Kod indeks. • Buku daftar abjab (manual) • Komputer. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
Menyusun Dan Menyimpan • Susunan fail dalam kabinet • Susunan kabinet • Susunatur pejabat yang digunakan. • Jenis peralatan yang digunakan. • Pengeluaran dan penyimpanan. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
PENGESANAN MAKLUMAT/FAIL • Aktiviti mendapatkan semula fail atau maklumat melalui:
– Daftar surat – Indeks
– Kad edaran fail – Dairi SDP – Buku senarai fail – Komputer INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
UNSUR BARU DALAM SISTEM FAIL • Pemisahan Fail – Menyusun fail tutup – Menyenaraikan fail tutup – Membuat penilaian – Memohon kelulusan pemindahan dan pemusnahan • Inventori dan jadual pemisahan rekod • Pemusnahan dan pemindahan INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah
RUMUSAN KONSEP SISTEM FAIL • Peringkat pemisahan fail dimasukkan sebagai tambahan dan melengkapkan pusingan hidup fail. • Sistem fail yang baik mengambilkira kesesuaian keperluan agensi. • Tidak ada satu sistem yang boleh mengatasi semua masalah berbagai bentuk dan jenis fail. • Ada 4 + 1 aktiviti dalam sistem fail yang lengkap. • Sistem yang sesuai, mudah dan praktikal adalah lebih baik. • Mesti mencapai objektif sistem fail yang dijelaskan lebih awal. INTAN Kampus Wilayah Utara Sg.Petani, Kedah