PORTFÓLIO GERENCIADOR DE PROPOSTAS COMERCIAIS SOLUÇÃO DE WORKFLOW AUTOMATIZADO INTEGRADA AO MICROSOFT OUTLOOK, OFFICE, PROJECT E EXCHANGE SERVER
NET WORKFLOW
www. netw orkf low.com.br info@networkflow.com.br
+ 5 5 1 1 3922-7112
®
GPC – GERENCIADOR DE PROPOSTAS COMERCIAIS O Gerenciador de Propostas Comerciais para Microsoft Exchange e Outlook permite controlar a criação, o gerenciamento e o workflow de aprovação eletrônica de todos os documentos de uma proposta comercial gerados pelo Microsoft Office e Project reduzindo custos com impressão em papel e tinta. O GPC segue uma rota organizacional definida pelo gerente desde a elaboração, aprovação executiva e verificação até o envio, prorrogação, cancelamento e aprovação pelo cliente. O GPC disponibiliza de imediato o status da proposta em cada uma das 13 possíveis fases do sistema, envia mais de 25 tipos diferentes de notificações automáticas a todos os participantes durante todo o processo de negócio, além de possibilitar consultas rápidas e apresentação de resultados instantâneos à diretoria executiva e tomadores de decisão. Neste documento serão apresentados alguns dos inúmeros recursos do GPC em detalhes.
Numeração e Controle de Versão O sistema de numeração atribuído aos documentos é sequencial e o padrão é definido pela organização. O número de versão é incremental sendo do tipo 1.0, 2.0, etc. e 1.1, 1.2, etc.
Tipo de Proposta As Propostas são segmentadas por
ramo de atuação e permite definir o
nível de probalidade de fechamento de negócio atribuir Centros de Custo.
Controle de Datas e Alertas
O GPC utiliza dois Calendários ActiveX que permitem ao gerente preencher os campos sem digitar as datas além permitir agendar alertas para as datas de validade da proposta e datas de pagamentos com antecedência.
Workflow Process Workflow de Aprovação O gerente da proposta decide quem os aprovadores que farão a validação da proposta. O workflow de aprovação é sequencial e enquanto a proposta não for aprovada por todos não será enviada ao Assistente para verificação e envio ao cliente voltando para revisão gerencial. Participantes do Negócio O gerente pode opcionalmente adicionar usuários que serão participantes os quais receberão notificações automáticas em todos os eventos que ocorrerem em todas as fases do processo de negócio.
Controle de Acesso ao GPC O gerente poderá conceder permissão de acesso em modo leitura a usuários autorizados. Se um usuário tentar acessar o GPC e este não tiver permissão o GPC oferece a opção de envio automático de solicitação de permissão de acesso ao gerente da proposta que poderá ou não conceder a autorização de leitura.
Assistente de Revisão Final O Assistente de revisão é opcional sendo responsável pelo controle de revisão final da proposta antes do envio ao cliente ou devolução ao gerente para envio. O assistente também pode seguir regras de envio da proposta ao cliente determinadas pelo gerente. Consultoria Técnica O gerente da proposta poderá opcionalmente definir um usuário responsável pela área técnica o qual dará consultoria ao gerente durante toda a elaboração da proposta. Faturamento O financeiro responsável pelo faturamento da proposta receberá um relatório automático gerado pelo GPC com todas as parcelas e impostos a serem pagos com as respectivas datas de vencimento e alertas.
Ausência Temporária Em caso do gerente da proposta entrar em férias ou estar em ausência temporária um outro gerente alternativo poderá ser definido para gerenciar o negócio. O gerente proprietário da proposta receberá notificações ocultas de todos os eventos que ocorrerem no processo de negócio do GPC e cópia de todas as mensagens enviadas pelo gerente temporário.
Fases do GPC O status para cada fase da proposta são: Propostas em Elaboração, Enviadas para Validação, Aprovadas pela Diretoria, Reprovadas pela Diretoria, Enviadas ao Assistente, Aguardando Envio pelo Gerente, Enviadas ao Cliente, Aprovadas pelo Cliente, Canceladas pelo Cliente, Propostas Prorrogadas, Propostas em Renegociação, Envio ao Faturamento e Propostas Canceladas pelo Gerente.
Controle de Envio da Proposta ao Cliente Controle de Permissão de Acesso pelo Assistente Para cada documento gerado pelo GPC o gerente poderá definir o tipo de acesso (edição, leitura e acesso negado) que será concedido ao usuário escolhido como Assistente de Revisão. Opções de Envio Todos os documentos gerados pelo GPC poderão opcionalmente ser enviados pelo Assistente via fax, correio, e-mail, serviço de entrega ou ser devolvido ao gerente para que este escolha a forma de envio ao cliente. Serviços Administrativos O GPC permite enviar o FSS - Formulário de Solicitação de Serviços ao departamento administrativo para serviços de entrega, motoboy, Sedex, etc.
Dados do Cliente Base de Contatos Gerencial O GPC é totalmente integrado a pasta de Contatos do Outlook do gerente o que automatiza o seu preenchimento. Navegação Web Integrada O GPC permite o acesso direto a Internet sem sair do GPC limitando-se navegar pelo site pessoal e comercial na Web.
Documentação da Proposta Integração ao Office e Project Todos os documentos gerados pelo GPC são baseados em templates do Microsoft Office/Project prédefinidos pelo comercial. Gerenciamento de Arquivos Os documentos podem ser visualizados, editados ou excluídos por usuários com permissão. O gerente pode criar documentos do Microsoft Word, PowerPoint, Excel e cronogramas Project e salvar na pasta exclusiva do cliente no servidor automaticamente sem a necessidade de localizar o caminho manualmente. O nome, o código do arquivo e o local de destino são gerados com apenas um clique. Integração ao Servidor de Arquivos Todos os arquivos templates do Office e documentação de propostas geradas pelo GPC ficam centralizados no servidor de arquivos na rede o que reduz a zero o volume de arquivos anexados e duplicados na base de dados do Exchange Server.
Aprovação Executiva Alterações Controladas e Comentários Para facilitar a revisão on-line o usuário poderá exibir facilmente as alterações controladas que mostra onde foi feita uma exclusão, inserção ou outra alteração de edição da proposta e os comentários que um autor ou revisor adicionou a proposta. Revisão Obrigatória Antes do diretor executivo aprovar ou reprovar a proposta o sistema requer que os documentos sejam revisados. Isto garante que O GPC garante que o diretor executivo abriu o documento antes de aprovar ou reprovar. Workflow Inteligente O GPC antes de seguir a rota de workflow definida pelo gerente, verifica o status da proposta e de cada documento e encaminha para o próximo usuário.
Assistente Revisor Acesso Restrito O Assistente terá acesso somente aos arquivos liberados pelo gerente. Check-List de Verificação O GPC garante que todos os documentos foram abertos para revisão antes de confirmar o checklist de verificação ficando registrado a data e hora da revisão. Controle de Envio pelo Assistente O Assistente se limita a escolher somente entre as opções de envio definidas pelo gerente da proposta.
Controle do Status da Proposta Da Aprovação, Prorrogação e Cancelamento O GPC permite controlar a aprovação permitindo interagir com o departamento de Faturamento; a proposta poderá ter sua data de validade prorrogada ou poderá ser cancelada a qualquer momento pelo gerente; em qualquer status todos os usuários envolvidos no processo de negócio serão notificados. Renegociação A proposta quando Renegociada o GPC pode entrar em um novo processo de workflow de aprovação, revisão e reenvio ao cliente para novo aceite.
Faturamento Emissão de Relatório HTML para Faturamento O gerente poderá definir os valores e datas de vencimento e notificar o responsável pelo faturamento através do envio de relatório gerado em HTML. Agendamento Automático de Pagamentos O Financeiro poderá com um único clique agendar automaticamente todas as datas de vencimentos com alertas do Outlook.
A NET WORKFLOW DESENVOLVE SOLUÇÕES COLABORATIVAS BASEADAS EM TECNOLOGIAS DE CORREIO ELETRÔNICO MICROSOFT® EXCHANGE® OTIMIZANDO O FLUXO DE INFORMAÇÕES E SOLUCIONANDO A MAIOR PARTE DOS PROCEDIMENTOS DO DIA-A-DIA DAS EMPRESAS ATINGINDO ASSIM UM ALTO NÍVEL DE PRODUTIVIDADE. Para mais informações ligue agora para (11) 3922-7112
SOLUÇ¿ES PARA AGILIZAR NEG‡CIOS QUER MAIS TEMPO PRA PENSAR NO SEU NEG‡CIO?
Com o Gerenciador de Propostas Comerciais para Microsoft Outlook, Office, Project e Exchange, sua empresa funciona melhor e você economiza tempo e dinheiro.
NET WORKFLOW
www. netw orkf low.com.br info@networkflow.com.br
+ 5 5 1 1 3922-7112
®