reduccion_costos by Rafael Trucios

Consultores en la Cadena de Suministro

Mesa redonda: Reducci贸n de Costos en Compras Expositor: Winston Zavaleta CHILE | COLOMBIA | PERU | VENEZUELA

"Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo.“

- Albert Einstein.

Prakxon – Presentación de Servicios

Objetivos del foro de discusión

• Revisar oportunidades de ahorros que hay en las compras de las empresas.

• Revisar estrategias principales de reducción de costos.

Prakxon – Presentación de Servicios

Premisas básicas

• Reducir costos en compras no significa sacrificar la calidad de los productos adquiridos, ni el servicio de los proveedores. Menos reducir calidad del producto final.

• Hablamos de reducción del “costo total de posesión” no necesariamente del precio de compra.

Prakxon – Presentación de Servicios

Importancia cuantitativa de la funci贸n compras

20% M.O. OTROS

80 %

COSTO TOTAL

COMPRAS

Fuente: Geller & Company

Habilidades de un Comprador profesional

• • • • • •

Comprador técnico. Conoce el mercado nacional y global Domina costos Buen negociador Dominio del inglés Buenas relaciones con los miembros de la cadena de suministro (liderazgo y trabajo en equipo).

Prakxon – Presentación de Servicios

Síntomas de problemas en compras

• Disminución de la rentabilidad, o competitividad en el mercado; por incremento de los costos de las materias primas e insumos indirectos (o empresa no tiene mejores condiciones del mercado).

• Paradas constantes de su proceso productivo o comercial, por desabastecimiento de insumos o repuestos, o por entregas fuera de plazo (ejemplo: me entregaron los juguetes cuando la campaña navideña ya está finalizando). • Reclamos o devoluciones de productos defectuosos, ocasionados a su vez por deficiente calidad de insumos o embalaje. • Exceso de inventarios, y/o roturas de stocks y/o alto nivel de material obsoleto.

Prakxon – Presentación de Servicios

Síntomas de problemas en compras Continua……..

• Si se percibe que sus procesos de compra son lentos. • Frecuentes pedidos de emergencia.

Prakxon – Presentación de Servicios

Paradigmas que impiden el buen desarrollo de compras • Mi negocio tiene características especiales a los otros. Acá no hay nada que mejorar. • Tal proveedor, es el único que me puede dar el servicio que requiero. • Es una mala práctica visitar con frecuencia a los proveedores. • Comprar es fácil, es un proceso meramente administrativo, y no requiere personal profesional calificado.

• Compradores no necesitan conocer los procesos claves del negocio. Prakxon – Presentación de Servicios

Causas de problemas de sobre costos  Selección de “proveedores no capacitados, para el cumplimiento de las exigencias de sus operaciones”.  “Sobre especificaciones” de insumos o materiales o procesos.  La empresa no ha desarrollado poder negociador por:

– No haber generado mercados competitivos. – Fragmentación de la función compras que le impide consolidar sus adquisiciones – Panel de proveedores no optimizado esto es: se tienen muchos o pocos proveedores.

Prakxon – Presentación de Servicios

Causas de estos problemas

• Planificación deficiente de las órdenes de compra, de la demanda y de los inventarios. Ejemplo: se emite muy tardíamente la orden de compra para la campaña navideña. • Políticas y procedimientos no adecuados para la nueva dinámica del mercado.

• Personal de compras desarrolla actividades operativas y repetitivas, descuidando las actividades claves para el negocio. • Personal requiere capacitación técnica, por cuanto sus habilidades son sesgadas a la parte administrativa. Prakxon – Presentación de Servicios

Palancas internas y externas de reducción de costos

• Redefinir especificaciones con clientes internos

• Introducir cambios en el proceso de compras (ej. TI, e-procurement, Costo Total, ). • Corporativizar/centralizar compras.

• Estandarizar especificaciones entre divisiones Ámbito Interno

Ámbito Externo

• Realizar cambios en la relación con los proveedores

• Ampliar la base de proveedores - cantidad - geografía • Negociar mejores términos de compras

La aplicación de estas palancas sobre rubros de compra determinan las distintas estrategias de abastecimiento Prakxon – Presentación de Servicios

Generación de mercados competitivos

Prakxon – Presentación de Servicios 13

La ley del Pareto

Prakxon – Presentación de Servicios 14

Matriz de segmentación de productos que se compran Relación cercana

Relación transaccional

Riesgo

Alto

Bajo

Productos Cuello de Botella (3)

Productos Estratégicos (1)

- Pocos proveedores - Técnicamente complejos

Productos Rutinarios (4)

Productos Apalancados (2)

- Muchos proveedores - Agrupar Artículos - Commodities

-Muchos proveedores - Muy atractivos para los proveedores - Commodities

Costo

Mercados proveedores

Mercados compradores

Alto

Caso práctico: Banco – Servicios Diversos

limpieza

Prakxon – Presentación de Servicios 16

Objetivo principal es…Incrementar influencia de la empresa

Riesgo

Alto Productos Cuello de Botella

Productos Estratégicos

Productos Rutinarios

Productos Apalancados

Incrementar el gasto (economía de escala)

Bajo

Costo

Alto

Objetivo principal es…Incrementar influencia de la empresa en el mercado de los proveedores

Desarrollar mercados a nivel global.

Incubando proveedores: aquellos que en la actualidad no fabriquen este producto. Si es riesgo técnico: revisar especificaciones. Estandarizarlas de ser posible.

¿Cómo reducir el riesgo e incrementar oferta de proveedores?

Objetivo principal es…Incrementar influencia de la empresa en el mercado de proveedores

Agrupar artículos: ferretería, Economato, etc. Centralizar las compras. Formar consorcios de compras con otras empresas ¿Cómo generar economías de escala?

Tipos de productos Estratégicos

Cuello de botella

Apalancamiento

Rutinarios

Objetivos

Garantizar el suministro a precios competitivos

Garantizar el suministro, incluso con coste adicional

Minimizar costes a corto/medio plazo

Optimizar la gestión administrativa

Prakxon – Presentación de Servicios 20

Acciones

Estrategia/ mercados

- desarrollo de relaciones a largo plazo con los proveedores socios - selección detallada de proveedores locales, regionales y globales - intervención del proveedor en las fases iniciales de desarrollo del producto

Socios (partnership)

- garantizar el desarrollo de previsiones detalladas - análisis de riesgo: del sector, del peso específico del comprador en el proveedor regional o global - desarrollo de planes de contingencia

Garantizar el suministro (assurance of supply) Mercados técnicos

- Búsqueda de proveedores alternativos con los niveles de calidad deseados - enfoque a corto plazo y agresivo al mercado de proveedores globales y regionales. Equipos humanos de compra especializados y globales.

La oferta más competitiva (competitive bidding)

Mercados estratégicos

Mercados comerciales

Sistemas de contratación (systems contracting) Mercados fáciles

LICITACIÓN DE MOBILIARIO

Centralización de las Compras

Prakxon – Presentación de Servicios 22

Compras centralizadas en %

75% TI Operaciones Marketing Ingeniería

COMPRAS TOTALES

25% Compras

Prakxon – Presentación de Servicios

Problema: La fragmentación de las Compras

Desventajas de la fragmentación de compras:  Decisores no tienen como foco el ahorro.  Se pierden economía de escalas.  Precios diferentes.  Productos no estandarizados.  Alto nivel de redundancia en las compras.

Prakxon – Presentación de Servicios 24

Cómo centralizar las Compra

 Formando cuadros técnicos.  Formando equipos multidisciplinarios de compras.  Estandarizando especificaciones de los productos que se compran.

Prakxon – Presentación de Servicios 25

Análisis de valor

Prakxon – Presentación de Servicios 26

• La calidad de un producto o servicio no es la que el proveedor ofrece. Es lo que obtiene el que lo recibe y por lo que paga. Un producto no es sinónimo de calidad porque sea difícil de fabricar o porque cueste mucho dinero, como los fabricantes suelen creer. Eso es incompetencia. Los compradores pagan sólo por la parte que les es práctica y les da valor. Y sólo eso es calidad.

Peter F. Drucker, gurú de dirección norteamericano

Prakxon – Presentación de Servicios

• El análisis de Valor de es una herramienta que permite de manera sistemática identificar todo aquello que no da Valor al producto final y que con su eliminación se reduce el coste total del producto. • El análisis de valor consiste en buscar el más bajo costo con que un producto o servicio cumple los requerimientos del cliente.

Prakxon – Presentación de Servicios

Versión simplificada del análisis de valor

Producto actual

Eliminar sobreespecificaciones (desperdicios)

Analizar funcionalidades, especificaciones

Análisis de valoración Del Cliente

Producto mejorado Costo

Prakxon – Presentación de Servicios

Calidad

Ejemplo caso de éxito Etiquetas Pepsi 3 litros

Prakxon – Presentación de Servicios 30

Etiquetas Pepsi 3 L: Antes y después

Prakxon – Presentación de Servicios 31

Actividades realizadas

 Análisis de funcionalidades de las etiquetas.  Elaboración de prototipos con varias opciones.  Pruebas de impacto en el mercado.  Pruebas en línea de prototipos.  Selección de la mejor opción.  Acondicionamiento en línea de producción.  Lanzamiento.

Prakxon – Presentación de Servicios 32

Estrategia de Costo total de propiedad

Prakxon – Presentación de Servicios 33

Modelo de negocio=Enfoque de costo total Licitación de aditivo para molienda de cemento Aditivos marca AA y BB Rendimiento / TM de cemento: AA: 0.60 Kg / TM AA: US$ 0.78 / TM BB: 0.55 Kg / TM BB: US$ 0.67 / TM Precio unitario: AA: US$ 1..30 / Kg BB: US$ 1.22 / Kg

Tarifa eléctrica: US$ 0.035 / KWH Electricidad / TM de cemento:: AA: US$ 1.19 / TM AA: 34 KWH / TM BB: US$ 1.33 / TM BB: 38 KWH / TM

Costo total AA: US$ 1.97 / TM Prakxon – Presentación de Servicios

Costo total BB: US$ 2.00 / TM

Consultores en la Cadena de Suministro

Muchas gracias Winston Zavaleta Socio en PerĂş