Portfolio Projectmanagement Ruben Van Meir, 2MKT Academiejaar 2009-2010 Docenten:
Rita Vos en Ben Haest
Katholieke Hogeschool Kempen Departement Handelswetenschappen en Bedrijfskunde Campus Turnhout
Inhoud Inhoud ................................................................................................................................................................ 2 Inleiding .............................................................................................................................................................. 3 Competenties ..................................................................................................................................................... 4 Algemene, zachte competenties ...................................................................................................................... 4 Opbouwen kwaliteitsvolle redenering .......................................................................................................... 4 Kritisch evalueren eigen functioneren, vraag werkomgeving en plannen zelfstudie ............................ 4 Ethisch en deontologisch handelen ............................................................................................................. 4 Denk- en actiefocus duurzaamheid en diversiteit ...................................................................................... 4 Samenwerken in team ................................................................................................................................... 4 Flexibel, creatief en nauwkeurig werken ..................................................................................................... 4 Klantgericht en empatisch denken, werken en handelen ......................................................................... 5 Initiatief nemen en impact daarvan inschatten ........................................................................................... 5 Intern en extern communiceren.................................................................................................................... 5 Leidinggevende taken opnemen .................................................................................................................. 5 Beroepsgerichte competenties ......................................................................................................................... 6 Bedrijfs- en organisatiegerichte dossiers opstellen, beheren en volgen ................................................ 6 Analyseren en interpreteren van beroepsgerelateerde situaties en bronnen ....................................... 6 Relevante omgevingsfactorenevoluties opvolgen en implementeren in beroepscontext .................... 6 Administratieve en commerciĂŤle informatie interpreteren, verwerken en toepassen ........................... 6 Bedrijfsprojecten ontwikkelen en beheren .................................................................................................. 6 Dagelijkse werking organisatie ondersteunen............................................................................................ 6 Bedrijfsbeleid adviseren en ondersteunen ................................................................................................. 7 Conclusie ............................................................................................................................................................ 8 Bijlagen ............................................................................................................................................................... 9
Ruben Van Meir
2MKT
2
Inleiding De titel van dit portfolio is ‘Porfolio Projectmanagement’, maar eigenlijk is deze veel te beperkt voor de inhoud van dit portfolio. Allereerst hangt het vak ‘Projectmanagement’ samen met de vakken ‘Marketing Topics’, ‘Cases en Projecten’, ‘Trading Minds’ en ‘Studietraject en Portfolio’. Ten tweede omvat het vak ‘Projectmanagement’ door deze samenhang, verschillende opdrachten:
de organisatie van het Trading Minds Alumni-event de uitwerking van een workshop voor het gekozen zelfstudie onderwerp de coaching van de projectteams in 1 BM de verwerking van alle opgedane competenties in dit portfolio
Ten derde is het vak ‘Projectmanagement’ het omzetten van theorie in praktijkervaring voor theoretische kennis opgedaan in de vakken ‘Marketingcommunicatie’, ‘Marktonderzoek’ en ‘Commerciële Vaardigheden’ voor de competenties: communicatie, marktonderzoek, verkopen, management en teamwerken. Dit portfolio bestaat uit drie grote delen: het aftoetsen van de competenties, de conclusie en de bijlagen. Het aftoetsen van de verworven competenties doe ik aan de hand van de competentiematrix die we gebruikt hebben voor de vakken ‘Commerciële Vaardigheden’ en ‘Marketingcommunicatie’. De conclusie is het quoteringsvoorstel. In de bijlagen vindt u de documenten die zowel het aftoetsen van de competenties als het quoteringsvoorstel ondersteunen.
Ruben Van Meir
2MKT
3
Competenties Algemene, zachte competenties Opbouwen kwaliteitsvolle redenering Voor Trading Minds hebben we een marketingplan opgesteld, hiervoor was ik de eindverantwoordelijke. Bij het maken van zo een marketingplan, dien je rekening te houden met tal van factoren. Daarnaast was onze taak twee teams van 1BM op weg te zetten en te helpen bij hun opdracht. Het kwam er hier op neer om hen te leren wat een marketingplan is, hoe het werkt en waarvoor het dient. Het doel was dus om de redenering over te brengen op eerstejaars studenten. Kritisch evalueren eigen functioneren, vraag werkomgeving en plannen zelfstudie Zonder fouten ben ik niet, maar ik heb wel geleerd uit de fouten die ik heb gemaakt doorheen dit parcours. Zo weet ik nu dat:
een marketingplan het eerste is waar je mee begint ruwe ideeën kunnen ook in het marketingplan zolang je een goede kapstok hebt werk dan een communicatieplan uit plan dan de communicatie een event kan niet zonder draaiboek voorzie back-ups begin tijdig, laat niets liggen, verspil geen tijd
Ethisch en deontologisch handelen Bij het verkopen van Trading Minds aan sponsors, dien je een goed verkoopverhaal te vertellen. Lieg niet en maak duidelijk wat de benefits zijn om Trading Minds te sponsoren. Dit kan alleen als het bedrijf goed past in het thema en dat het bedrijf zich ook richt tot de doelgroep van het alumni-event of de site. Denk- en actiefocus duurzaamheid en diversiteit Doordat we geen grote financiële sponsors hebben binnengehaald, was iedereen gedwongen om uit de weinige beschikbare middelen het maximum te halen. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van de school als locatie, moesten we geen zaal gaan huren. Daarbij hadden we de meeste materialen voorhanden in de school. De planten gaven dan extra cachet aan de stille en doodse gangen. Samenwerken in team Deze compentie heb ik kunnen verwerven door het voorbereiden en leiden van verschillende vergaderingen. Ook in de zelfstudie van ‘Marketing Topics’ en de begeleiding van de 1BM-teams kon ik het samenwerken in team oefenen. Flexibel, creatief en nauwkeurig werken Door het bepalen van het thema, konden hier gemakkelijk andere zaken aan opgehangen worden. Daardoor werd het zoeken naar sponsors, inkleding, … makkelijker. Dit vergemakkelijkte de verdere uitwerking.
Ruben Van Meir
2MKT
4
Klantgericht en empatisch denken, werken en handelen Onze zelfstudie was opgevat volgens ‘wat kan een KMO hiermee doen?’. Ik denk dat Elvis en ik hier i geslaagd zijn met ons rapport en onze workshops. Vanaf dat ik alle presentaties heb, stuur ik ze door en laat ik ze op de website zetten. Ik denk dat vele KMO’s met dit dossier verder geraken. Initiatief nemen en impact daarvan inschatten Dat ik ondernemend ben, komt goed naar voor in de competence indicator test van Vacature. Daarnaast was ik als projectmanager van Trading Minds ook degene die het hele project ben gaan verkopen aan de directie. Daarnaast heb ik ook het initiatief genomen om sprekers te contacteren om te spreken op onze workshop. Het is dan belangrijk om voldoende mensen aan te schrijven en om ze te overtuigen van te komen. Ik denk dat ik op dat gebied wel succesvol ben, aangezien dat ik voor drie topsprekers heb gezorgd op onze workshop. Intern en extern communiceren Wat ik zeker geleerd heb tijdens dit tweede semester is dat communicatie belangrijk is, zowel intern als extern. Ik durf zelfs toegeven dat we op beide vlakken in de fout zijn gegaan. Intern vlogen er wel honderden mails rond, maar iedereen werkte naast elkaar. Daarbij zijn mails ook niet de beste manier om emoties te ventileren of om conflicten op te lossen. Externe communicatie hebben we te lang laten liggen, daardoor waren de derdejaars in de laatste weken op hun tenen getrapt. Wij hadden hen namelijk niet tijdig ingelicht over het nut van deelname aan de projectenweek. Daarnaast heeft het ook veel te lang geduurd vooraleer de studenten en docenten in de school wisten wat Trading Minds was, wie het was en wat er allemaal op het programma stond. Leidinggevende taken opnemen Doorheen heel het project heeft iedereen de kans gekregen om leiding te geven en ik zeker als projectmanager van Trading Minds. Het was mijn verantwoordelijkheid om vergaderingen voor te bereiden, te leiden en op te volgen. Ik moest ook ervoor zorgen dat iedereen dezelfde doelstelling nastreefde. Hier en daar kon het misschien bete, maar ik ben er van overtuigd dat ik dat goed heb gedaan. Daarnaast was er ook nog het leiding geven aan de teams uit 1BM. Hier hield het voornamelijk in om de teams bij te staan als ze vragen hadden en te controleren of ze wel op het goede spoor zaten. Ook hier denk ik dat ik mijn taak goed heb vervuld.
Ruben Van Meir
2MKT
5
Beroepsgerichte competenties Bedrijfs- en organisatiegerichte dossiers opstellen, beheren en volgen Zoals eerder gesteld was de uitwerking van een marketingplan mijn verantwoordelijkheid. Ik heb geleerd uit het opstellen van dit marketingplan dat het essentieel is om dit als eerste op te stellen, vooraleer men aan de praktische kant van de zaak begint. Het marketingplan is immers de ruggengraat van een project als Trading Minds Analyseren en interpreteren van beroepsgerelateerde situaties en bronnen Uit de kleine enquêtes die we gedaan hebben voor het alumni-event, konden we veel informatie halen over de voorkeuren van de oud-studenten. Zo hebben we het alumni-event gepland op de dag dat het de meeste oud-studenten paste en was het alumni-event enkel voor oud-studenten. Ook vonden de meeste oud-studenten de gebouwen van HWBKT een geschikte plaats voor het alumni-event. Relevante omgevingsfactorenevoluties opvolgen en implementeren in beroepscontext Social media worden zeer populair, ook in de bedrijfsomgeving. Daarom vondt ik het zeer aangeraden om samen met Elvis ‘Social Media Marketing’ te onderzoeken. Ik geloof dat dit een middel is waarmee bedrijven hun zichtbaarheid bij hun doelgroepen kunnen verhogen. Daarnaast wilde ik social media ook gebruiken in de organisatie van Trading Minds, vandaar dat ik ervoor heb gekozen om de interne communicatie te voeren op ‘Presently’. Dit lukte zeer goed tot na de paasvakantie. Ook heb ik na onze workshop over ‘Social media marketing’ een alumni-groep opgericht op LinkedIn. Volgens onze sprekers is dit een veel betere manier om oud-studenten te groeperen dan het onderhouden van een profiel. Administratieve en commerciële informatie interpreteren, verwerken en toepassen Toen de inschrijvingen niet zo vlot verliepen, was het nodig actie te ondernemen en de rest van het team aan te sporen hun oud-studenten nogmaals te mailen. Ook was het heel nuttig om enquêtes af te nemen over de voorkeuren van de oud-studenten, zo hebben we geleerd dat vrijdag avond 21 mei de meest geschikte avond was voor het alumni-event en dat de gebouwen van HWBKT dé geschikte locatie waren voor het thema van het alumni-event. Bedrijfsprojecten ontwikkelen en beheren Trading Minds was aan de twaalfde editie toe en heeft dus al een zekere naam en faam. Toch begint elk jaar het hele verhaal opnieuw. Niemand heeft ooit al aan zo’n project gewerkt en niemand weet goed hoe eraan te beginnen. Het vraagt dus elk jaar een hele inspanning van het hele team om alles rond te krijgen, uiteraard worden er fouten gemaakt en wordt er uit die fouten geleerd. Ik denk dat we allemaal uit onze fouten hebben geleerd. Ik heb vooral geleerd dat eerst het ‘papierwerk’ moet gebeuren, vooraleer er aan de creatieve en leuke dingen kan begonnen worden. Je hebt immers een kader nodig waarbinnen je kan/mag/moet werken. Dagelijkse werking organisatie ondersteunen Door het regelmatig vergaderen en het organiseren en voorbereiden van deze vergaderingen, werd iedereen op de hoogte gehouden van waar de rest mee bezig was. Daarnaast heb ik zelf meermaals telefonisch ondersteuning geboden aan het team als ze met vragen zaten.
Ruben Van Meir
2MKT
6
Bedrijfsbeleid adviseren en ondersteunen Als projectmanager was het mijn verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat alles wat gedaan werd, paste binnen de context van Trading Minds en het thema ‘Trading Minds in het nieuwe decennium’. Hiervoor moest ik soms heel originele en creatieve ideeën afvoeren of bijsturen. Evenzeer moest ik ervoor zorgen dat iedereen het concept van de alumni-avond snapte, namelijk dat de deelnemers door een vergelijking met campus Blairon stappen. Ook was het mijn taak om dit concept te verkopen aan de directie en hen uit te leggen wat dit allemaal inhield.
Ruben Van Meir
2MKT
7
Conclusie Ik ben er zeker van dat ik een stap vooruit heb gezet en effectief heb bijgeleerd over het leiden, organiseren, communiceren en verkopen van een project. Ik ben er even zeker van dat ik fouten heb gemaakt tijdens dat traject, maar evenzeer hieruit heb geleerd. Zo zal ik nooit meer beginnen aan de uitwerking van een project zonder eerst het nodige papierwerk (marketingplan, thema, communicatieplan, planning, draaiboek,‌) te hebben gedaan en alle mogelijkheden onderzocht te hebben. Hierdoor durf ik te stellen dat ik voor dit gehele project en de verworven competenties een 16 op 20 verdien. Zoals gezegd was het geen parcours zonder obstakels, maar heb ik deze wel overwonnen en eruit geleerd. Alleszinds sta ik door het leiden van dit project steviger in mijn schoenen als het op eventorganisatie, communicatie, verkopen, management, teamwerken of marktonderzoek aankomt.
Ruben Van Meir
2MKT
8
Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Talentcertificaat uitgereikt door Vacature Briefing 1BM Voorstel planning marketingplan 1BM Mail aan de heer Van den Broeck Briefing website Vergaderverslag sjabloon Agenda vergadering 11mei Verslag vergadering 11mei Marketingplan Trading Minds Rapport Social Media Marketing Draaiboek Workshop Social Media Marketing Opleveringscontrole naar opdracht Workshop Social Media Marketing
Ruben Van Meir
2MKT
9