PANDUAN PENYUSUNAN TELAAHAN STAF MAHASISWA STRATA SATU (S1)
I.
PENDAHULUAN
Telahan staf adalah dokumen resmi staf yang berisi analisa singkat terhadap masalah / persoalan yang dihadapi Perusahaan / Unit / Sub Unit, yang disertai dengan pembahasan dan saransaran tindakan, guna memberikan nilai tambah kepada Perusahaan / Unit / Sub Unit dalam bentuk tulisan untuk disampaikan kepada pimpinan. Penyusunan telaahan staf yang benar dan baik oleh mahasiswa Strata Satu (S1), diperlukan PANDUAN PENYUSUNAN TELAAH STAF. Oleh karena itu agar mahasiswa Strata Satu (S1) dapat menyelesaikan tugas menyusun telaah staf secara efektif, maka disusunlah panduan telaah staf yang dimaksud.
II.
MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud penyusunan telaah staf adalah untuk meningkatkan kemampuan mahasiswa S1 Analisis Kebijakan dalam mencurahkan gagasan / pikiran dengan menulis sebagai pengembangan berpikir ke berbagai sudut pandang. Tujuan penyusunan telaah staf adalah membantu memecahkan permasalahan / persoalan yang dihadapi pimpinan dan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.
III.
FUNGSI
Telaah staf memiliki berbagai fungsi dalam mendukung operasional Perusahaan / Unit / Sub Unit. Oleh karena itu fungsi-fungsi yang melekat pada telaah staf, antara lain sebagai berikut : 1. Menyediakan keterangan terhadap pemasalahan / persoalan Perusahaan / Unit / Sub Unit yang akan diselesaikan. 2. Membuat perkiraan penyelesaian suatu permasalahan / persoalan Perusahaan / Unit / Sub Unit 3. Mengajukan saran tindak lanjut penyelesaian permasalahan / persoalan Perusahaan / Unit / Sub Unit 4. Menyiapkan rencana kegiatan penyelesaian permasalahan / persoalan Perusahaan / Unit / Sub Unit 5. Menganalisa keputusan menjadi kebijaksanaan dari hasil analisa permasalahan / persoalan yang dihadapi Perusahaan / Unit / Sub Unit 6. Mengadakan pengawasan terhadap hasil tindak lanjut yang dilakukan dalam penyelesaian permasalahan / persoalan Perusahaan / Unit / Sub Unit
IV.
SUMBER
Penyusunan telaah staf dapat dilakukan dengan mengacu kepada permasalahan / persoalan yang bersumber dari pimpinan atau atasan dan atau dari permasalahan / persoalan yang ditemukan sendiri oleh Mahasiswa. Sumber permasalahan / persoalan sebelum diselesaikan disusun pra anggapan, yang digunakan sebagai landasan berpikir untuk penyelesaiannya. Dari tahap pra anggapan tersebut, selanjutnya dianalisis dan dibahas berdasarkan fakta yang mempengaruhi serta disimpulkan dan disarankan untuk ditindak lanjuti.
V.
TEMA DAN TOPIK
Tema telaah staf disusun sesuai dengan isu-isu strategis atau key performance indicator yang terjadi di Perusahaan / Unit / Sub Unit di tempat Bekerja. Topik telaah staf disusun berdasarkan salah satu tema isu-isu strategis atau key performance indicator Perusahaan / Unit / Sub Unit.
VI.
STANDAR FORMAT PENULISAN
Dalam penyusunan telaah staf, Mahasiswa perlu memperhatikan standar format penulisan. Standar format tersebut disusun agar dalam penulisan telaah staf Mahasiswa terdapat keseragaman / kesamaan. Dengan demikian akan memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil telaah staf yang dimaksud. Format penulisan telaah staf adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Halaman Judul Lembar Pengesahan Kata Pengantar Daftar Isi Daftar Tabel / Gambar (bila ada) Abstrak (Ringkasan) Bagian Pokok : 7.1.Latar Belakang 7.2.Permasalahan 7.3.Persoalan 7.4.Pra-Anggapan 7.5.Fakta Yang Mempengaruhi 7.6.Pembahasan 7.7.Kesimpulan dan Saran Tindak Lanjut 8. Bagian Akhir - Lampiran-Lampiran Penjelasan masing-masing bab pada format telaahan staf sebagaimana tersebut diatas, adalah sebagai berkut : 1. Halaman Judul
1
Pada halaman judul , ditulis JUDUL telaah staf dengan huruf besar (KAPITAL). Judul sebaiknya disusun secara ekspresif, sehingga menarik pembaca. Judul disusun sesuai dengan dan mengacu pada permasalahan / persoalan yang dipilih / ditemukan. Dengan demikian tidak membuka peluang untuk penafsiran ganda. Pada halaman judul juga ditulis dengan jelas nama penulis, nomor induk dan jabatan serta Unit tempat Kerja/ dasar contoh kasus yang anda ambil. Pada halaman judul ditulis pula tahun penulisan telaahan staf. 2. Halaman Pengesahan Pada halaman pengesahan ditulis judul telaah staf, nama penulis, nomor induk, dan jabatan. Selanjutnya pada halaman pengesahan harus ditanda tangani oleh Manajer SDM dan General Manager atau pimpinan unit yang dilengkapi dengan cap / stempel Unit. Pada halaman pengesahan , harus dicantumkan tanggal sesuai dengan tanggal pada saat dilakukan pengesahaan. 3. Kata Pengantar Pada halaman kata pengantar ditulis ucapan syukur kepada Allah SWT, yang telah memberikan kesempatan kepada Siswa untuk menyelesaikan tugas penyusunan telaah staf. Demikian pula ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung penyelesaian penulisan telaah staf. Selanjutnya pada akhir kata pengantar ditulis harapan yang menyatakan semoga telaah staf yang disusun dapat bermanfaat. 4. Daftar Isi Pada halaman daftar isi, ditulis keseluruhan isi materi telaahan staf yang disusun. Disamping itu ditulis pula daftar lain yang mendukung kandungan materi dari telaah staf, seperti daftar gambar, daftar tabel, daftar lampiran dan sebagainya. 5. Abstrak Pada halaman abstak (ringkasan) telaah staf, disusun ringkasan, intisari, saripati dari muatan telaah staf. Dengan demikian, apabila pembaca membaca abstrak, dapat memahami kandungan materi telaah staf secara keseluruhan. Dengan kata lain abstrak merupakan cerminan isi keseluruhan telaah staf. Ringkasan materi tersebut meliputi latar belakang, permasalahan, pembahasan dan kesimpulan serta tindakan yang disarankan. 6. Bab Pokok Pada Bab Pokok dimuat materi yang merupakan inti dari isi suatu telaah staf. Masing-masing sub bab dalam bab pokok tersebut adalah sebagai berikut : a. b. c. d. e. f.
Latar Belakang Permasalahan Persoalan Pra Anggapan Fakta Yang Mempengaruhi/Analisis Pembahasan/Analisis 2
g. Kesimpulan h. Tindakan Yang disarankan Penjelasan dari masing-masing sub bab sebagaimana tersebut di atas, adalah sebagai berikut : a. Latar Belakang Pada bab latar belakang , ditulis dasar pertimbangan pemilihan permasalahan / persoalan yang dianalisa dalam telaah staf. Dengan kata lain latar belakang memuat dasar tujuan, pendekatan dan alasan pemilihan permasalahan / persoalan dalam telaahan staf. Dengan demikian pada bab latar belakang ditulis apa, mengapa permasalahan / persoalan dibahas dalam penulisan telaahan staf yang dilakukan oleh Mahisiswa. b. Permasalahan Pada bab permasalahan ditulis hal atau sesuatu yang harus diselesaikan, karena merupakan masalah yang dihadapi Unit / Sub Unit tempat bekerja. Dalam hal ini masalah yang dihadapi Unit / Sub Unit merupakan persoalan yang harus diselesaikan atau dipecahkan. Dengan demikian rumusan permasalahan merupakan arah dalam proses pemecahan masalah melalui pembahasan dengan tingkat analisa masing-masing Mahasiswa. c. Persoalan Pada bab persoalan ditulis masalah yang bersifat negatif, yaitu hal-hal atau sesuatu yang perlu penyelesaian, pemecahan, perbaikan, sehingga dapat memberikan nilai tambah kepada Unit / Sub Unit dalam mengoptimalkan kinerja. Persoalan dapat dirumuskan pula sebagai penyimpangan antara pengalaman dengan kenyataan atau penyimpangan antara yang direncanakan dengan kenyataan. Disamping itu persoalan juga merupakan pengaduan dari halhal atau sesuatu yang tidak sesuai dengan sistem, mekanisme dalam pelaksanaan pekerjaan. Demikian pula persoalan dapat terjadi sebagai akibat dari persaingan atau kompetisi dalam penyelesaian suatu pekerjaan, sehingga menjadi persoalan yang harus diselesaikan. Oleh karena itu rumusan persoalan dalam telaahan staf harus fleksible, jelas, signifikan, etis sebagai suatu hal yang harus dipecahkan, diselesaikan. d. Pra-Anggapan Pada bab pra anggapan, ditulis pandangan / pendapat / keyakinan yang ada sebelumnya atau yang melandasi pandangan lain atau tindakan yang berkaitan dengan pekerjaan di Unit / Sub Unit. Dalam hal ini pra anggapan merupakan prasangka atau jawaban sementara dari rumusan persoalan yang dianggap kebenarannya. Dengan kata lain pra anggapan merupakan semacam hipotesa atau jawaban sementara dari persoalan yang dianggap benar.
e. Fakta Yang Mempengaruhi Pada bab fakta yang mempengaruhi, ditulis hal / keadaan / peristiwa / sesuatu yang merupakan kenyataan yang menjadi landasan dalam menyelesaikan persoalan yang disusun dalam telaah staf. Dengan demikian fakta yang mempengaruhi merupakan sesuatu yang benarbenar ada atau terjadi yang menjadi landasan dalam menyelesaikan persoalan yang diungkapkan
3
pada telaah staf. Disamping itu fakta yang mempengaruhi merupakan teori / ketentuan / aturan / SOP dan sejenisnya yang melandasi penyelesaian persoalan. f.
Pembahasan
Pada bab pembahasan ditulis, kreatifitas Mahasiswa dalam mengupas gagasan dan sistematika penelaahan yang teratur terhadap persoalan yang disusun dalam telaah staf. Disamping itu dalam pembahasan dibahas juga mengenai alternatif penyelesaian persoalan disertai dengan penelaahan fakta-fakta melalui metode analisis permasalahan / persoalan. Dalam pembahasan terkandung pengertian proses, perbuatan, cara membahas / mengupas rangkaian fakta-fakta, sehingga pembahasan menghasilkan pengupasan terhadap persoalan, sehingga menghasilkan kesimpulan yang logis dan dapat diterima oleh pengambil keputusan. g. Kesimpulan Pada bab kesimpulan, berisi ikhtisar / menyarikan materi / isi / kandungan penulisan telaahan staf, berdasarkan apa-apa yang diuraikan dalam pembahasan. Dalam menyusun kesimpulan harus mengacu kepada materi yang telah dibahas dan konsisten dengan analisis permasalahan / persoalan. Dalam menyusun kesimpulan dapat digunakan keputusan yang diperoleh dengan metode induktif dan deduktif. Metode induktif menyimpulkan sesuatu dari beberapa data / informasi yang disampaikan. Sedangkan metode deduktif menyimpulkan dari suatu kumpulan data / informasi kemudian baru disimpulkan. h. Tindakan Yang Disarankan Pada bab tentang tindakan yang disarankan, ditulis perbuatan / kegiatan riil apa yang disarankan untuk dilakukan dalam menyelesaikan persoalan. Pekerjaan yang disarankan tersebut harus sesuai dengan batas wewenang pimpinan yang menerima hasil telaahan staf. Perbuatan / kegiatan pekerjaan tersebut juga merupakan sesuatu yang dapat dilaksanakan untuk mengatasi suatu permasalahan / persoalan. Disamping itu tindakan yang disarankan dapat berupa masukan, usulan anjuran, cita-cita atau pendapat yang dikemukakan untuk dipertimbangkan dalam mengatasi permasalahan / persoalan.
VII.
METODOLOGI PENULISAN TELAAHAN STAF
Metodologi penulisan telaahan staf ditetapkan untuk menstandarisasi penyusunan, dengan menggunakan norma-norma pengetikan yang disepakati bersama dan sesuai dengan pedoman ejaan yang disempurnakan. Beberapa ketentuan yang harus ditaati dalam pengetikan telaahan staf adalah sebagai berikut :   
Telaahan Staf harus ditulis minimal 15 halaman dan maksimal 30 halaman. Jumlah halaman yang tidak sesuai dengan ketentuan jumlah halaman tersebut dapat mengurangi penilaian. Gunakan Bahasa Indonesia sesuai dengan pedoman baku tata bahasa dan ejaan yang disempurnakan. Usahakan tulisan sistematis, sederhana, jelas, satu kesatuan, mengutamakan istilah yang mudah dimengerti, tidak menggunakan singkatan seperti tdk., tsb., yg., dgn., dan sebagainya
Teknik Pengetikan
4
1. Telaahan Staf diketik 1,5 spasi pada kertas berukuran A4 (font 12, Times New Roman style) 2. Batas pengetikan ď‚Ą Samping kiri 4 cm ď‚Ą Samping kanan 3 cm ď‚Ą Batas atas dan bawah masing masing 3 cm 3. Jarak pengetikan, Bab, Sub-bab dan a.
Jarak pengetikan antara Bab dan Sub bab 3 spasi, Sub-bab dan kalimat di bawahnya 2 Spasi
b.
Judul bab diketik di tengah tengah dengan huruf besar dan dengan jarak 4 cm dari tepi atas tanpa digaris bawahi
c.
Judul Sub-bab ditulis mulai dari sebelah kiri, huruf pertama setiap kata ditulis dengan huruf besar (huruf kapital), kecuali kata-kata tugas, seperti yang, dari, dan,
d.
Judul anak Sub bab ditulis mulai dari sebelah kiri dengan indensi 5 (lima) pukulan yang diberi garis bawah. Huruf pertama setiap kata ditulis dengan huruf besar (huruf kapital), kecuali kata kata tugas, seperti yang dari dan
e.
Jika masih ada sub judul dalam tingkatan yang lebih rendah, ditulis seperti pada butir di atas, lalu diikuti oleh kalimat berikutnya.
4. Pengetikan Kalimat Alinea baru diketik sebaris dengan baris di atasnya dengan jarak 2 spasi. Pengetikan kutipan langsung yang lebih dari 3 baris diketik 1 spasi menjorok ke dalam dan semuanya tanpa diberi tanda petik 5. Penomoran Halaman BaB pendahuluan yang meliputi halaman judul, nama, kata pengantar dan daftar isi memakai angka romawi kecil dan diketik sebelah kanan bawah (i, ii dan seterusnya). BaB Tubuh/pokok sampai dengan bagian penutup memakai angka arab dan diketik sebelah kanan bawah (1,2,3 dan seterusnya).
VIII. PENUTUP Demikian Penduan Penyusunan Telaahan Staf ini disusun, dengan harapan penyusunan telaahan staf oleh Mahasiswa dan bimbingan yang dilakukan oleh Dosen dan pembinaan yang benar dan baik.
5