GUÍA DE AUTO LEVANTAMIENTO DE PROCESOS
LINEAMIENTOS GENERALES
1. Registro de los participantes (5 min.) 2. Gestión del cambio (20 min.) 3. Introducción a la guía (5min.) 4. Lineamientos de la guía (10 min) 5. Marco conceptual (15 min) 6. Actividad de refuerzo (35 min) 7. Receso (10 min) 8. Metodología del auto levantamiento (115min)
9. Preguntas y Retroalimentación (10min) 10.Evaluación (15min)
La Gesti贸n por Procesos es fundamental para la mejora continua permite obtener los siguientes beneficios:
INTRODUCCIÓN A LA GUÍA La LaDirección DirecciónNacional Nacionalde deGestión Gestiónde deProcesos Procesosalaltener tenercomo comouna una de de sus sus atribuciones atribuciones “Brindar “Brindar asesoría asesoría en en gestión gestión de de procesos procesos Institucionales”, Institucionales”,elabora elaboralalapresente presenteguía guíacon conelelfin finde deproveer proveeraa los losfuncionarios funcionariosdel delMinisterio Ministeriode deSalud SaludPública Públicauna unaherramienta herramienta de de fácil fácil conocimiento conocimiento yy entendimiento entendimiento sobre sobre los los pasos pasos necesarios necesariospara pararealizar realizarelelauto autolevantamiento levantamientode delos losprocesos procesosde de manera maneraeficiente. eficiente.
LINEAMIENTOS DE LA GUÍA
MARCO CONCEPTUAL Gestión Administrativa
MACROPROCESO MACROPROCESO PROCESO PROCESO
-
Enviar requerimiento Generar la nota de pedido Solicitar autorizaciones Transmitir en ECUAPASS Liquidar la importación, etc….
ACTIVIDAD ACTIVIDAD -
Mantenimiento preventivo y correctivo Adecuación de espacios físicos Importaciones Gestión de transportes
TAREA TAREA
-
Tomar una nota de pedido Llenar la nota de pedido Firmar la nota de pedido
MARCO CONCEPTUAL COMPETENCIAS COMPETENCIAS ATRIBUCIONES DISPARADOR Responsabilidades Responsabilidades ES Responsabilidades R O P D REvento OdVeen descritas lalaOo descritas en A E E C D I s CLIENTE R DEL descritas enque el o D EL t INDConstitución, n condición e P la Ley Constitución, laELey R OLegal m Estatuto ePROCESO C u u SO r q t n Ins Orgánica ó causa el inicio o i Ade Salud q c Orgánica de Salud i u e d l que del nReceptor vigente. e t me Pública, p i r o porcPlan del rmactivación Plan i o l n peePública, a e aolgservicio rproceso. producto una a n t u r l a e d Nacional del Buen a a Nacional del Buen d ev o(insumo)en ñ generado el e a p l p m Vivir y Decretos s r Vivir y Decretos o oso e desIntperrocecseproceso Presidenciales. o/Exter os nInterno/Externo lPresidenciales. no
METODOLOGÍA DEL AUTO LEVANTAMIENTO
Paso 1: Alineación Identificar la relación existente entre:
Ejemplo: COMPETENCIA
ATRIBUCIÓN
Formular la política de vigilancia y control sanitario de instituciones, organismos y establecimientos que realizan Acceso y actividades de producción, disponibilidad de importación, exportación, medicamentos y distribución, almacenamiento, productos de transporte, comercialización, consumo humano dispensación y expendio de de calidad y seguros alimentos procesados, medicamentos y otros productos para uso y consumo humano.
SERVICIO
PROCESOS
Inscripción en el Registro Sanitario de Medicamentos Modificación en el Servicio de emisión Registro Sanitario de de registro sanitario Medicamentos de medicamentos Reinscripción en el Registro Sanitario de Medicamentos.
Paso 2: Definici贸n del proceso Los procesos se deben identificar de manera que la secuencia cumpla con la siguiente l贸gica:
Adicionalmente se deber谩 establecer lo siguiente: 1. Nombre del proceso 2. Due帽o o propietario del proceso 3. El objetivo y/o finalidad del proceso 4. Propuestas de mejoras (actualizaciones, cambios, redefiniciones, etc.) de los procesos en caso de existir.
Paso 3: Identificaci贸n de elementos del proceso En el siguiente gr谩fico se puede observar la interacci贸n entre los elementos del proceso CONTROLES
P R O V E E D O R E S
Procedimientos Objetivos Normas Requisitos
ENTRADA S
SALIDAS
PROCESO
(Insumos)
RECURSOS Humanos Tecnol贸gicos Financieros Materiales
(Productos o Servicios)
C L I E N T E S
Paso 4: Desarrollo del auto levantamiento del proceso
4.1 Ficha de Caracterizaci贸n
Ejemplo
4.2 Diagrama de flujo Los sĂmbolos de la herramienta utilizados para el levantamiento de procesos son:
Ejemplo
4.3 Procedimiento Deberรก ser llenada con letra Arial No. 10 en el siguiente formato
Ejemplo
4.4 Definiciones Definición de términos claves del proceso que permitan un mejor entendimiento del mismo. Ejemplo: - MAIS: Modelo de Atención Integral en Salud - TAPS: Técnico de Atención Primaria en Salud
4.5 Aprobación de la documentación La aprobación es competencia de la autoridad que haya sido designada para realizarla e irá al final de la ficha de caracterización.
4.6 Control de Cambios Sección a través de la cual se detalla el histórico de los cambios realizados en las diferentes versiones del documento, para lo cual se utilizará el presente formato.
4.7 Anexos Formatos establecidos en la ejecución del proceso
DIR. NACIONAL DE GESTIÓN DE PROCESOS
UNIDAD REQUIRENTE
Paso 5 y 6: Aprobación / Socialización e implementación
o ient m a s ant Lev roceso de P
MEJORES PRÁCTICAS DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS
Articular metas y objetivos
Planificación según capacidad del equipo
Definir factores de riesgo
Capacitación efectiva y eficiente: Que/Quién/Cuando/Donde/Como
MEJORES PRÁCTICAS DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS Conformación de recursos (Equipos de trabajo y herramientas) Determinar programa de implementación Retribuir el esfuerzo y la iniciativa Medir la implementación mediante registros de resultados. Pos implementación, Identificar mejora continua