Cod Llywodraethu i Elusennau
Dogfen ymgynghori
Cynnwys Cyflwyniad
2
Beth sy’n newydd yn yr argraffiad hwn?
4
Defnyddio’r Cod
6
Yr egwyddorion
8
Yr egwyddor sylfaenol: swyddogaeth yr ymddiriedolwr a’r cyd-destun elusennol
9
1. Pwrpas a chyfeiriad y sefydliad
10
2. Arwain
12
3. Gonestrwydd
14
4. Gwneud penderfyniadau, risgiau a rheoli risgiau
16
5. Amrywiaeth
20
6. Effeithiolrwydd y bwrdd
22
7. Bod yn agored ac yn atebol
25
Aelodau
28
Ymateb i’r ymgynghoriad
29
2 Cod Llywodraethu i Elusennau: Dogfen ymgynghori
Cyflwyniad Dyma’r trydydd argraffiad o’r Cod Llywodraethu Da i’r sector gwirfoddol, ac mae’n disodli’r fersiynau cynharach. Y rhagdybiaeth sy’n sail iddo yw bod llywodraethu da yn hanfodol er mwyn i elusennau wneud gwaith elusennol effeithiol.
Ers yr argraffiad diwethaf yn 2010, mae’r modd y mae elusennau’n llywodraethu’u hunain wedi cael cryn sylw. Mae’r cyfryngau wedi cyhoeddi nifer o straeon negyddol am y modd y mae ymddiriedolwyr yn goruchwylio’r broses o godi arian, ynghyd ag am gyflogau eithafol uwch swyddogion, hyd yn oed os mai dim ond mewn nifer bychan o achosion yr oedd hyn yn berthnasol. At hynny, mae ymchwiliadau rheoleiddiol o bwys wedi canolbwyntio ar ddiffygion llond llaw o ymddiriedolwyr a fethodd â sicrhau bod eu helusennau’n cael eu llywodraethu’n effeithiol. Nid ein hymateb i nifer bychan o achosion o arfer gwael mo’r diwygiad hwn. Yn hytrach, dyma ein cyfraniad cyfunol i gryfhau llywodraethu yn seiliedig ar ein deialog hirsefydlog ag elusennau.
Yng Nghymru a Lloegr ceir dros 850,000 o ymddiriedolwyr sy’n gyfrifol am elusennau cofrestredig yn unig. Maent yn gweithio’n wirfoddol ac yn gydwybodol, ac er gwaethaf yr holl heriau, yn sicrhau bod eu sefydliadau yn rhai effeithiol sy’n cael eu rhedeg yn dda. Ond ni fu erioed fwy o alw am lywodraethu da mewn elusennau, nac am elusennau sy’n cael eu harwain gan ymddiriedolwyr ymroddedig a gweithgar sy’n deall eu gwaith, yn meddu ar y sgiliau priodol, ac yn dangos y gallu i arwain. Mae disgwyliadau’r cyhoedd o elusennau, ein gwerthoedd, a’r ffordd rydym yn gweithredu’n unol â’r rhain, wedi’u hatgyfnerthu yn y blynyddoedd diwethaf. Ateb y disgwyliadau hyn, nid dim ond cydymffurfio â’r gofynion cyfreithiol lleiaf, yw’r sail ar gyfer y cod ymarfer da hwn. Fel sector, mae’n rheidrwydd arnom er mwyn ein buddiolwyr, ein rhanddeiliaid a’n cefnogwyr i ddangos ein bod yn gallu arwain a llywodraethu mewn ffordd sy’n batrwm i eraill. Bydd y Cod hwn yn rhoi cymorth ymarferol i helpu ymddiriedolwyr i wneud hyn.
4 Cod Llywodraethu i Elusennau: Dogfen ymgynghori
Beth sy’n newydd yn yr argraffiad hwn? Mae’r argraffiad hwn o’r Cod yn ychwanegu at yr argraffiadau blaenorol.
Dyma’r prif newidiadau yn yr argraffiad hwn o’r Cod:
Mae’n adlewyrchu’r dyhead cyffredinol i wella llywodraethu ym mhob sefydliad, yn ogystal â’r arferion da sydd wedi datblygu mewn sectorau eraill – arferion a adlewyrchir yng nghodau llywodraethu cyfatebol y sectorau hynny.
• cydnabod bod diwylliant ac ymddygiad yr elusen a’i bwrdd (er enghraifft ei chorff llywodraethu neu ei phwyllgor rheoli) cyn bwysiced â’i strwythurau a’i phrosesau llywodraethu
• rhagdybio bod elusennau yn agored ac yn atebol oni bai bod rheswm da dros beidio â bod
• adlewyrchu swyddogaeth y bwrdd i fod yn wyneb i’r elusen, gan gynnwys y berthynas rhwng yr hyn y mae elusen benodol yn ei wneud a’r goblygiadau i’r sector ehangach
• cydnabod bod y cod yn berthnasol i raddau ysgafnach i elusennau llai. Ceir bellach adrannau mewn lliw i ddangos y darnau hynny o’r Cod sy’n berthnasol i:
• cydnabod bod amrywiaeth, yn ei holl agweddau, o’r pwys mwyaf wrth hyrwyddo llywodraethu da
–b ob elusen
Mae’r Cod bellach yn rhoi mwy o bwys ar werthoedd, atebolrwydd, tryloywder, gonestrwydd, cadw rheolaeth, arweinyddiaeth ac amrywiaeth safbwyntiau a sgiliau. Y peth sylfaenol i’w gofio yw y dylai byrddau elusennau allu dangos ffocws strategol, ymrwymo i ddatblygu’r bwrdd, a chadw’n driw i ddibenion elusennol y sefydliad.
• adran newydd ar bwysigrwydd arwain yn effeithiol
• disgwyl mwy wrth ddilyn arferion da mewn rhai meysydd, fel aelodaeth y bwrdd a hyd yr aelodaeth, a bod yn fwy eglur ynghylch yr arferion da hynny • pwysleisio bod yn rhaid i fyrddau ac ymddiriedolwyr adolygu a gwella’u perfformiad yn barhaus ac yn rheolaidd, gan fynd y tu hwnt i’r disgwyliadau sylfaenol
• gwybodaeth newydd am sut y dylai bwrdd fynd ati i gydbwyso risgiau a chyfleoedd, yn ogystal â’r dulliau mewnol sydd gan yr elusen i reoli hynny
• cyflwyno trefniadau ‘dilynwch neu esboniwch’ wrth ddefnyddio’r Cod hwn
– e lusennau sy’n cyflogi staff – e lusennau y mae gofyn iddynt lunio cyfrifon sy’n cael eu harchwilio’n allanol.
Nid dim ond canllaw arall eto fyth yw hwn, un y mae gofyn i ymddiriedolwyr fod yn gyfarwydd ag ef. Yn hytrach, mae’n tynnu ynghyd y gofynion cyfreithiol, y canllawiau a’r arferion da sydd wedi ennill eu plwyf, a’i nod yw herio a gwthio byrddau i feddwl am eu gwaith a newid eu ffordd o weithio. Mewn ymgais i annog gwella parhaol y gwneir hyn, a dylid ei hystyried yn broses adolygu barhaol yn hytrach nag yn rhywbeth i’w wneud unwaith yn unig. Er mwyn cyflawni dibenion elusennol yn effeithiol, mae angen fframwaith cadarn i lywio ac i fod yn sail i’r modd y gwneir penderfyniadau. Nid biwrocratiaeth yw llywodraethu da, ond ffordd i elusennau ganolbwyntio’n glir ar eu dibenion.
6 Cod Llywodraethu i Elusennau: Dogfen ymgynghori
Defnyddio’r Cod PWY GAIFF DDEFNYDDIO’R COD HWN? Drwy gydol y Cod rydym yn defnyddio’r gair ‘elusen’ i ddisgrifio’r sefydliad. Bydd llawer o’r Cod yn berthnasol hefyd i sefydliadau dielw sy’n gweithio tuag at roi budd i’r cyhoedd neu’r gymuned, neu i sefydliadau ac iddynt ddiben cymdeithasol. Efallai y bydd y Cod yn ddefnyddiol i’r sefydliadau hyn drwy ei addasu i adlewyrchu eu hamgylchiadau eu hunain.
CYNLLUN A STRWYTHUR Y COD Mae’r Cod wedi cael ei gynllunio er mwyn helpu sefydliadau i wella’n barhaus, ac nid i dicio bocsys yn unig. Bydd byrddau’r elusennau hynny sy’n defnyddio’r Cod hwn yn effeithiol yn troi’n ôl ato ac yn ystyried ei feini prawf yn rheolaidd. Byddant yn defnyddio’r Cod mewn ffordd sy’n gweddu i faint, gweithgareddau ac amgylchiadau eu sefydliad hwy.
Man cychwyn y Cod yw’r egwyddor sylfaenol sy’n pennu cyfrifoldebau cyfreithiol a rheoleiddiol pob ymddiriedolwr. Mae’r saith egwyddor ddilynol yn seiliedig ar y rhagdybiaeth bod elusennau eisoes wedi gosod y sylfaen hon. Ym mhob adran rydym yn rhoi’r cyd-destun cyfreithiol a rheoliadol sy’n berthnasol i’r egwyddor, ac yn esbonio pam y dylai pob egwyddor fod yn flaenoriaeth i fwrdd pob elusen sydd wedi ymrwymo i lywodraethu’n dda. Tra bo’r prif egwyddorion yn y Cod wedi’u cynllunio i fod yn berthnasol i bob elusen, rydym wedi amlygu agweddau penodol sy’n berthnasol i: • elusennau a chanddynt staff mewn glas • elusennau mwy, a chymhlethach (fel arfer y rheini sydd â chyfrifon wedi’u harchwilio) mewn pinc.
DEFNYDDIO’R COD: ‘DILYNWCH NEU ESBONIWCH’ Mae gan bob egwyddor yn y Cod ddisgrifiad, y rhesymeg drosti (pam ei bod yn bwysig), y canlyniadau pwysig fydd yn deillio ohoni, ac argymhellion ar gyfer yr hyn y dylid ei wneud yn ymarferol i roi’r egwyddor ar waith. Rydym yn rhagweld pethau’n datblygu ac yn aeddfedu wrth i elusen ddefnyddio’r egwyddorion a’r arferion llywodraethu yn y Cod, yn enwedig pan fydd yr elusen yn tyfu ac yn newid. Tra na fydd pob elfen o’r Cod hwn yn berthnasol i bob elusen, anogir pob ymddiriedolwr i geisio gweithredu’n unol ag ysbryd y Cod, naill ai drwy ddilyn yr arferion sy’n cael eu hargymell, neu drwy esbonio beth wnaethant yn lle hynny.
Anogir elusennau mwy o faint a chymhlethach eu natur sy’n mabwysiadu’r Cod hefyd i gyhoeddi datganiad, yn eu hadroddiad blynyddol, yn dangos sut y maent yn dilyn y Cod ac yn esbonio’u ffyrdd gwahanol o weithio yn y meysydd hynny lle nad ydynt yn dilyn yr arferion sy’n cael eu hargymell yn y Cod. Mae rhai elusennau’n gweithio mewn meysydd penodol, fel tai a chwaraeon, meysydd sydd â chodau llywodraethu penodol ar gyfer y sectorau hynny. Efallai’n wir y bydd y codau hyn yn cael blaenoriaeth dros y Cod hwn, ac os hynny, anogir elusennau o’r fath i ddweud yn eu hadroddiadau blynyddol pa god llywodraethu maent yn ei ddilyn.
8 Cod Llywodraethu i Elusennau: Dogfen ymgynghori
Yr egwyddor sylfaenol: swyddogaeth yr ymddiriedolwr a’r cyd-destun elusennol
Yr egwyddorion
Man cychwyn y Cod yw y bydd pob ymddiriedolwr: • wedi ymrwymo i achos eu helusen ac wedi ymuno â’i bwrdd gan eu bod am arwain a helpu’r elusen i gyflawni ei dibenion yn y ffordd fwyaf effeithiol er budd y cyhoedd
Pwrpas a chyfeiriad y sefydliad
• yn deall eu swyddogaethau a’u cyfrifoldebau cyfreithiol, ac yn benodol, wedi darllen a deall: – c anllaw y Comisiwn Elusennol, Yr Ymddiriedolwr Hanfodol (CC3)1
Arwain
Gonestrwydd
Gwneud penderfyniadau, risgiau a rheoli risgiau
– dogfen lywodraethu eu helusen Amrywiaeth
Effeithiolrwydd y bwrdd
Yr egwyddor sylfaenol: swyddogaeth yr ymddiriedolwr a’r cyd-destun elusennol
Bod yn agored ac yn atebol
• wedi ymrwymo i lywodraethu da ac yn awyddus i gyfrannu at sicrhau bod eu helusen yn gwella’n barhaol • yn barod i herio, a chael eu herio, mewn ffordd adeiladol.
10 Cod Llywodraethu i Elusennau: Dogfen ymgynghori
1. Pwrpas a chyfeiriad y sefydliad YR EGWYDDOR Bydd y bwrdd yn glir ynghylch dibenion elusennol y sefydliad ac yn sicr bod y dibenion hyn yn cael eu cyflawni mewn ffordd effeithiol a chynaliadwy.
Y RHESYMEG
Y CANLYNIAD PWYSIG 1.1 Bydd gan y bwrdd gyd-ddealltwriaeth o ddibenion elusennol y sefydliad, ymrwymiad i weithredu hwnnw, a’r gallu i fynegi hyn yn glir.
ae elusennau’n bodoli er mwyn cyflawni eu M dibenion elusennol. Mae gan ymddiriedolwyr ddyletswydd i arwain yr elusen tuag at gyflawni’r dibenion hyn mor effeithiol â phosibl gyda’r adnoddau sydd ar gael. Byddai peidio â gwneud hynny yn gwneud cam â buddiolwyr, y rheini sy’n codi arian i’r elusen, a chefnogwyr.
ARFERION DA
Mewn amgylchiadau arferol, bydd y bwrdd yn canolbwyntio ar faterion strategol ac ar gael sicrwydd fod pethau’n cael eu gwneud yn iawn.
1.2.2 Bydd y bwrdd yn arwain ac yn cytuno ar strategaeth sy’n ceisio cyflawni dibenion elusennol y sefydliad.
Lle bydd agweddau ar waith y bwrdd yn cael eu dirprwyo i bwyllgorau, gwirfoddolwyr neu uwch dimau rheoli, rhaid i’r bwrdd barhau i fod yn gyfrifol a pharhau i oruchwylio. Mewn elusennau llai, lle bydd aelodau’r bwrdd hefyd yn rhan o weithgareddau o ddydd i ddydd, dylai’r bwrdd fod yn ymwybodol o’r gwahaniaeth rhwng goruchwylio’n strategol a’r broses o roi pethau ar waith.
1.2 Pennu diben y sefydliad 1.2.1 Bydd y bwrdd yn adolygu dibenion elusennol y sefydliad yn gyfnodol ac yn sicrhau eu bod yn parhau’n berthnasol ac yn ddilys.
1.3
Cyflawni’r diben
1.4 Gwerthuso’r cyd-destun allanol a chynllunio ar gyfer cynaliadwyedd 1.4.1 Bydd y bwrdd yn adolygu’n rheolaidd gyd-destun allanol gwaith yr elusen, ac yn asesu a yw’r elusen yn dal i fod yn berthnasol.
1.4.3 Bydd y bwrdd yn sicrhau bod strategaeth gynaliadwy gan yr elusen sy’n gyson â’i dibenion, ac yn cydnabod ac yn rhoi ar waith gyfrifoldeb ehangach y sefydliad tuag at gymunedau, y gymdeithas drwyddi draw, a’r amgylchedd.
1.4.2 Bydd y bwrdd yn cynnal neu’n goruchwylio adolygiadau strategol, gan gynnwys asesu pa mor gynaliadwy yw’r ffynonellau incwm a’r modelau busnes a’u heffaith ar gyflawni’r dibenion elusennol yn y tymhorau byr, canolig a hir. Fel rhan o’r gwaith hwn, bydd yr ymddiriedolwyr yn ystyried gweithio mewn partneriaeth, neu uno neu ddiddymu’r sefydliad os gwelir bod sefydliadau eraill yn cyflawni dibenion elusennol tebyg yn fwy effeithiol.
1.3.1 Bydd pob ymddiriedolwr yn gallu esbonio budd cyhoeddus yr elusen. 1.3.2 Bydd y bwrdd yn gwerthuso effaith yr elusen, ac yn mesur ac yn asesu’r canlyniadau a’r deilliannau yn hynny o beth.3 1.3.3 Bydd y bwrdd yn ystyried meincnodi gwybodaeth yn rheolaidd er mwyn helpu’r sefydliad i berfformio’n well.
Y cyd-destun cyfreithiol a rheoliadol Rhaid i fyrddau sicrhau eu bod yn deall dibenion yr elusen, eu bod wedi cynllunio’r hyn y bydd yr elusen yn ei wneud, a’u bod yn gallu esbonio sut y mae’r gweithgareddau hyn i fod i gefnogi’r dibenion.2
12 Cod Llywodraethu i Elusennau: Dogfen ymgynghori
2. Arwain YR EGWYDDOR Ar frig pob elusen, bydd bwrdd effeithiol sy’n rhoi arweinyddiaeth strategol yn unol â dibenion a gwerthoedd yr elusen.
Y RHESYMEG Bydd y bwrdd yn sicrhau bod gan yr elusen set glir a pherthnasol o ddibenion, a strategaeth addas i gyflawni’r dibenion hynny. Y bwrdd sy’n gosod ac yn diogelu gweledigaeth, gwerthoedd ac enw da’r sefydliad ac yn arwain drwy esiampl, gan fynnu bod unrhyw un sy’n cynrychioli’r sefydliad yn adlewyrchu ei werthoedd mewn ffordd gadarnhaol.
Y CANLYNIADAU PWYSIG 2.1 Bydd y bwrdd yn ysgwyddo cyfrifoldeb ar y cyd dros sut mae’r elusen yn cyflawni’i dibenion. 2.2 Bydd y bwrdd yn cytuno ar weledigaeth, strategaeth, gwerthoedd ac amcanion yr elusen, ac yn hyrwyddo’r rheini. 2.3 Bydd y bwrdd yn sicrhau bod gwerthoedd yr elusen yn cael eu hadlewyrchu yn ei holl waith, a bod ethos a diwylliant y sefydliad yn sail i’r modd y mae’n cyflawni’i holl weithgareddau.
ARFERION DA
2.5
2.4
2.5.1 Bydd y bwrdd yn cytuno ar y gwerthoedd y mae’n dymuno’u hyrwyddo ac yn sicrhau bod y rhain yn sail i’w holl benderfyniadau a gweithgareddau’r elusen (gweler hefyd Egwyddor 1).
Arwain y sefydliad
2.4.1 Bydd y cadeirydd, gan weithio gyda’r bwrdd, yn ysgwyddo cyfrifoldeb dros arwain sut mae’r sefydliad yn cael ei lywodraethu ac yn sicrhau bod y sefydliad yn un effeithiol. 2.4.2 Os oes gan y sefydliad brif weithredwr, bydd y bwrdd yn sicrhau
– bod trefniadau priodol wedi’u sefydlu er mwyn ei benodi, ei oruchwylio, ei gefnogi, ei werthuso a’i dalu – bod y berthynas rhwng y bwrdd a’r prif weithredwr wedi’i seilio ar gyfuniad cytbwys o roi cefnogaeth, craffu a herio.
2.4.3 Pan fydd aelodau’r bwrdd hefyd yn gwirfoddoli i wneud tasgau ymarferol, byddant bob amser yn glir ynghylch ym mha rinwedd y maent yn gweithredu.
Arwain drwy esiampl
2.5.2 Bydd y bwrdd yn cydnabod, yn parchu ac yn croesawu safbwyntiau amrywiol, gwahanol, ac ar adegau, rhai sy’n groes i’w gilydd gan ei ymddiriedolwyr.
2.5.4 Bydd y bwrdd yn goruchwylio, yn rhoi cyfeiriad ac yn herio’r elusen a’i staff yn adeiladol yn ôl y galw. 2.5.5 Pan fydd gan yr elusen staff cyflogedig, bydd y bwrdd drwy ei berthynas â’r prif weithredwr yn creu amgylchiadau lle mae’r staff yn hyderus ac yn gallu rhoi’r wybodaeth, y cyngor a’r adborth angenrheidiol i’r bwrdd. 2.5.6 Bydd y bwrdd yn gyfrifol ar y cyd am ei benderfyniadau.
2.5.3 Bydd pob ymddiriedolwr yn neilltuo digon o amser i’r elusen fel y gallant gyflawni eu cyfrifoldebau’n effeithiol. Mae hyn yn cynnwys paratoi at gyfarfodydd ac eistedd ar is-bwyllgorau’r bwrdd a chyrff llywodraethu eraill yn ôl y galw. Bydd yr ymrwymiad amser disgwyliedig yn cael ei gyfleu’n glir i ymddiriedolwyr pan gânt eu penodi.
Y cyd-destun cyfreithiol a rheoliadol Yn y pen draw, gan y bwrdd y mae’r cyfrifoldeb cyfreithiol am sut mae’r elusen yn cael ei gweinyddu a’i rheoli, gan gynnwys sicrhau atebolrwydd o fewn yr elusen.
14 Cod Llywodraethu i Elusennau: Dogfen ymgynghori
3. Gonestrwydd YR EGWYDDOR Bydd y bwrdd yn gweithredu’n foesegol ac yn unol â’r gwerthoedd a’r diwylliant y mae wedi cytuno arnynt, er mwyn helpu’r sefydliad i gyflawni ei ddibenion elusennol. Bydd y bwrdd yn ymwybodol o bwysigrwydd hyder ac ymddiriedaeth y cyhoedd mewn elusennau, a bydd yr ymddiriedolwyr yn cyflawni eu swyddogaethau yn unol â hynny.
Y RHESYMEG Bydd yr ymddiriedolwyr, a’r bwrdd ar y cyd, yn gyfrifol yn y pen draw am gyllid ac asedau’r elusen, gan gynnwys ei henw da. Dylai ymddiriedolwyr ennyn parch buddiolwyr, rhanddeiliaid eraill a’r cyhoedd drwy ymddwyn gyda gonestrwydd. Gall peidio â gwneud hyn ddwyn anfri ar yr elusen a’i gwaith.
Y CANLYNIADAU PWYSIG
ARFERION DA
3.1 Bydd y bwrdd yn diogelu ac yn hyrwyddo enw da’r elusen.
3.5 Cynnal enw da’r sefydliad
3.2 Bydd y bwrdd yn sicrhau bod yr elusen yn cydymffurfio â’r gyfraith ac yn ystyried glynu wrth reolau, codau a safonau nad ydynt yn rhai gorfodol, er enghraifft ‘Egwyddorion Nolan’.4 3.3 Bydd y bwrdd yn gweithredu er budd yr elusen a’i buddiolwyr. Sut bynnag y penodir ymddiriedolwyr unigol, ni fydd y bwrdd yn cael ei ddylanwadu’n ormodol gan y rheini sydd â buddiannau arbennig. Bydd y bwrdd ar y cyd yn annibynnol wrth wneud penderfyniadau. 3.4 Bydd ymddygiad y bwrdd a’r rheini sy’n gweithio i’r sefydliad neu yn ei gynrychioli yn foesegol gadarn ac yn unol â gwerthoedd yr elusen.
3.5.1 Bydd yr ymddiriedolwyr yn glynu wrth god ymddygiad priodol sy’n gosod y safonau disgwyliedig o ran gonestrwydd ac ymddygiad. 3.5.2 Bydd y bwrdd yn ystyried barn pobl eraill am yr elusen, gan gynnwys sefydliadau sy’n ymwneud â’r elusen a’r cyhoedd. Bydd y bwrdd yn sicrhau bod yr elusen yn gweithredu’n gyfrifol ac yn foesegol gadarn, yn unol â’i gwerthoedd ei hun a gwerthoedd y sector gwirfoddol yn ehangach.
3.6.2 Bydd yr ymddiriedolwyr yn datgelu i’r bwrdd unrhyw wrthdaro buddiannau gwirioneddol neu bosibl, a bydd y bwrdd yn delio â’r rhain drwy bolisi gwrthdaro buddiannau sy’n cael ei adolygu’n rheolaidd. 3.6.3 Bydd cofrestr buddiannau, lletygarwch a rhoddion yn cael ei gadw ac ar gael i randdeiliaid ei weld. 3.6.4 Bydd yr ymddiriedolwyr yn aros yn annibynnol ac yn rhoi gwybod i’r bwrdd os ydynt yn teimlo’n rhwym i unrhyw fuddiant.
3.6 Canfod gwrthdaro buddiannau neu deyrngarwch, delio â hynny a’i gofnodi 3.6.1 Bydd y bwrdd yn deall sut y gall gwrthdaro buddiannau gwirioneddol neu ymddangosiadol effeithio ar berfformiad ac enw da’r elusen.
Y cyd-destun cyfreithiol a rheoliadol Mae gofyn i ymddiriedolwyr ymddwyn er budd yr elusen ac mewn ffordd a fydd yn ei helpu i gyflawni ei diben elusennol. Rhaid iddynt ddelio gydag unrhyw wrthdaro buddiannau a theyrngarwch er mwyn sicrhau mai dibenion yr elusen yw’r rhan bwysicaf o bob penderfyniad a wneir gan y bwrdd.
16 Cod Llywodraethu i Elusennau: Dogfen ymgynghori
4. Gwneud penderfyniadau, risgiau a rheoli risgiau YR EGWYDDOR
Y CANLYNIADAU PWYSIG
Bydd y bwrdd yn sicrhau bod ei brosesau ar gyfer gwneud penderfyniadau wedi’u seilio ar wybodaeth, yn drylwyr ac yn amserol, a bod systemau effeithiol yn cael eu sefydlu a’u monitro ar gyfer dirprwyo, asesu a rheoli risgiau.
4.1 Bydd y bwrdd yn eglur bod ei brif swyddogaeth yn un strategol yn hytrach na gweithredol, a bydd hyn yn cael ei adlewyrchu yn y materion y mae’n eu dirprwyo.
Y RHESYMEG Y bwrdd yn y pen draw sy’n gyfrifol am benderfyniadau a gweithredoedd yr elusen ond ni all ac ni ddylai’r bwrdd wneud popeth. Mae angen i’r bwrdd benderfynu pa faterion y bydd yn gwneud penderfyniadau yn eu cylch a pha rai y gall ac y bydd yn eu dirprwyo. Bydd yr ymddiriedolwyr yn dirprwyo awdurdod, ond nid y cyfrifoldeb, felly mae angen i’r bwrdd gael systemau rheoli addas er mwyn sicrhau ei fod yn goruchwylio’r materion y mae’n eu dirprwyo. Rhaid i ymddiriedolwyr hefyd ganfod ac asesu risgiau a chyfleoedd i’r sefydliad a phenderfynu ar y ffordd orau o ddelio â’r rhain, gan gynnwys a penderfynu a ydynt yn rhai y mae modd eu rheoli neu’n bethau sy’n werth eu gwneud.
4.2 Bydd fframwaith cadarn wedi’i sefydlu ar gyfer gwneud penderfyniadau sy’n cyflawni’r dibenion elusennol. 4.3 Bydd gan y bwrdd sicrwydd ynghylch pa mor gadarn a gonest yw systemau’r elusen ar gyfer gwneud penderfyniadau, rheoli cyllid, adrodd, a rheoli risgiau, a bydd modd i’r bwrdd amddiffyn y rhain.
ARFERION DA 4.4
Dirprwyo a rheoli
4.4.1 Bydd y bwrdd yn adolygu’n rheolaidd pa faterion sydd wedi’u cadw’n ôl yng ngofal y bwrdd a pha rai y gellir eu dirprwyo. Bydd y bwrdd yn deall ac yn dirprwyo ar y cyd i uwch reolwyr, pwyllgorau, ymddiriedolwyr unigol, staff neu wirfoddolwyr. Bydd y bwrdd yn disgrifio’r materion hyn mewn dogfen sy’n rhoi digon o fanylion ac yn pennu ffiniau clir fel y gellir deall beth sy’n cael ei ddirprwyo a gwneud hynny’n rhwydd.
4.4.2 Bydd y bwrdd yn sicrhau bod gan ei bwyllgorau gylchoedd gorchwyl ac aelodaeth addas, a bod:
– y cylchoedd gorchwyl yn cael eu hadolygu’n rheolaidd
– aelodaeth y pwyllgorau yn cael ei ddiweddaru’n rheolaidd a ddim yn dibynnu gormod ar bobl benodol.
4.4.3 Pan fydd elusen yn defnyddio cyflenwyr neu wasanaethau gan drydydd partïon, er enghraifft ar gyfer codi arian, rheoli data neu ddibenion eraill, bydd gan y bwrdd sicrwydd bod y gwaith hwn yn cael ei gyflawni er budd yr elusen ac yn unol â’i gwerthoedd. 4.4.4 Bydd y bwrdd yn adolygu pob polisi pwysig yn rheolaidd. 4.5
Rheoli a monitro perfformiad
4.5.1 Gan weithio gyda’r uwch reolwyr, bydd y bwrdd yn sicrhau bod cynlluniau gweithredu a chyllidebau yn cyd-fynd â dibenion yr elusen a’r amcanion strategol y cytunwyd arnynt.
4.5.2 Bydd y bwrdd yn monitro perfformiad yn rheolaidd gan ddefnyddio fframwaith cyson, gan ofalu bod perfformiad yr elusen yn cyd-fynd â’i dibenion elusennol, ei hamcanion strategol, ei chyllideb a’i risgiau. 4.5.3 Bydd y bwrdd yn cytuno gyda’r uwch reolwyr pa wybodaeth y mae ei hangen arno er mwyn asesu’r gwaith a wneir ochr yn ochr â’r cynlluniau a’r amserlenni y cytunwyd arnynt. 4.5.4 Bydd y bwrdd yn craffu ar berfformiad yr uwch reolwyr ac yn eu cefnogi i gyflawni’r amcanion y cytunwyd arnynt. 4.5.5 Bydd y bwrdd yn cael gwybodaeth am berfformiad sy’n amserol, yn berthnasol, yn gywir ac mewn ffurf hawdd ei deall.
Y cyd-destun cyfreithiol a rheoliadol Mae ymddiriedolwyr ar y cyd yn gyfrifol am yr holl benderfyniadau a wneir, ac am y gweithredoedd a wneir gyda’u hawdurdod hwy. Mae gan ymddiriedolwyr ddyletswydd i reoli adnoddau’r elusen mewn ffordd gyfrifol.
18 Cod Llywodraethu i Elusennau: Dogfen ymgynghori
4. Gwneud penderfyniadau, risgiau a rheoli risgiau 4.6 Bod yn rhagweithiol wrth reoli risgiau 4.6.1 Bydd gan y bwrdd gyfrifoldeb cyffredinol dros reoli risgiau a bydd yn trafod ac yn penderfynu ar lefel y risg y mae’n barod i’w derbyn. 4.6.2 Bydd y bwrdd yn hyrwyddo diwylliant darbodus gydag adnoddau, ond hefyd yn deall bod ymddwyn yn rhy ofalus a gochel rhag risgiau yn risg ynddi’i hun. 4.6.3 Bydd y bwrdd yn adolygu risgiau arwyddocaol yr elusen yn rheolaidd, ynghyd ag effaith gyfansawdd y risgiau hynny. Bydd y bwrdd yn gwneud cynlluniau i liniaru a rheoli’r risgiau hyn mewn ffordd briodol.
4.6.4 Bydd y bwrdd yn cynnal ac yn adolygu’n rheolaidd brosesau’r elusen ar gyfer canfod, blaenoriaethu a rheoli risgiau, a lle bo hynny’n berthnasol, systemau mewnol yr elusen er mwyn rheoli’r risgiau hyn. Bydd y bwrdd yn adolygu pa mor effeithiol yw sut mae’r elusen yn delio â risgiau o leiaf unwaith bob blwyddyn.
4.7.2 Pan fydd gan elusen bwyllgor archwilio, bydd y cadeirydd yn rhywun sydd â phrofiad ariannol diweddar a pherthnasol, a bydd gan y pwyllgor o leiaf dri ymddiriedolwr. Bydd gan y bwrdd, neu’r pwyllgor archwilio, gyfle i gyfarfod â’r archwilwyr, heb fod y staff cyflogedig yn bresennol, o leiaf unwaith y flwyddyn.
4.6.5 Bydd y bwrdd yn disgrifio sut mae’r elusen yn delio â risgiau yn ei adroddiad blynyddol.
4.7.3 Bydd trefniadau wedi’u sefydlu i alluogi corff, fel pwyllgor archwilio, i ystyried pryderon a fynegir yn gyfrinachol gan staff neu wirfoddolwyr am amhriodoldeb. Mae hyn yn cynnwys pryderon a fynegir drwy ‘chwythu’r chwiban’.5 Bydd trefniadau hefyd wedi’u sefydlu ar gyfer ymchwilio mewn ffordd gymesur ac annibynnol, ac i gymryd camau dilynol ar ôl hynny.
4.7
Penodi archwilwyr ac archwiliadau
4.7.1 Bydd y bwrdd yn cytuno ac yn goruchwylio proses effeithiol ar gyfer penodi ac adolygu arolygwyr allanol annibynnol, neu archwilwyr pan fydd galw, gan gael cyngor gan bwyllgor archwilio os oes un yn bodoli.
20 Cod Llywodraethu i Elusennau: Dogfen ymgynghori
5. Amrywiaeth YR EGWYDDOR
ARFERION DA
Bydd amrywiaeth o fewn y bwrdd yn gymorth iddo arwain a gwneud penderfyniadau.
5.3 Recriwtio ymddiriedolwyr amrywiol
Y RHESYMEG Mae amrywiaeth, yn yr ystyr ehangaf, yn hanfodol er mwyn i fyrddau fod yn wybodus ac ymateb i newidiadau cyflym a chymhleth sy’n wynebu’r sector gwirfoddol. Pan fydd gan yr ymddiriedolwyr gefndiroedd a phrofiadau gwahanol, bydd y byrddau yn fwy tebygol o annog trafodaeth a gwneud penderfyniadau gwell. Mae’r term ‘amrywiaeth’ yn cynnwys y saith nodwedd yn Neddf Cydraddoldeb 20106 yn ogystal â chefndiroedd cymdeithasoleconomaidd a’r gallu i feddwl yn wahanol. Dylai Byrddau geisio recriwtio pobl sy’n meddwl mewn ffyrdd gwahanol, yn ogystal â’r rheini sydd o gefndiroedd gwahanol.
Y CANLYNIADAU PWYSIG 5.1 Bydd y bwrdd yn sicrhau bod y sefydliad yn glynu wrth egwyddorion cydraddoldeb ac amrywiaeth ym mhopeth a wna, gan wneud mwy na dim ond yr isafswm cyfreithiol lle mae hynny’n briodol. 5.2 Bydd effeithiolrwydd y Bwrdd yn cryfhau drwy gael amrywiaeth o safbwyntiau, profiadau a sgiliau.
5.3.1 Bydd y bwrdd yn cynnal archwiliad rheolaidd o sgiliau, profiadau ac amrywiaeth cefndir er mwyn canfod unrhyw anghydbwysedd a bylchau, a bydd hynny’n sail i’r modd y mae’n recriwtio ymddiriedolwyr ac yn eu hyfforddi (gweler hefyd Egwyddor 6). 5.3.2 Bydd y bwrdd yn cydnabod gwerth cael bwrdd amrywiol ac yn sefydlu amcanion amrywiaeth addas er mwyn sicrhau bod y bwrdd yn adlewyrchu cymdeithas yn ehangach. 5.3.3 Bydd y bwrdd yn ystyried amrywiaeth, yn ei holl ffurfiau, yn rhan hanfodol o’i adolygiadau rheolaidd o’r bwrdd (gweler hefyd Egwyddor 6). 5.3.4 Bydd gan y bwrdd broses systematig ac agored ar gyfer recriwtio ymddiriedolwyr. Dylai sicrhau bod llefydd gwag i ymddiriedolwyr yn cael eu hysbysebu’n eang, gan edrych ar y ffordd orau i ddenu carfan amrywiol o ymgeiswyr. Dylai geisio sicrhau amrywiaeth ar unrhyw banel sy’n penodi ymddiriedolwyr.
5.4 Annog ffordd gynhwysol a hygyrch o wneud penderfyniadau 5.4.1 Bydd y bwrdd yn cael hyfforddiant yn rheolaidd a/neu yn ystyried materion sy’n ymwneud ag amrywiaeth, gan ddeall ei gyfrifoldebau yn y maes hwn. Bydd ymddiriedolwyr yn treulio amser yn deall yr hyn sy’n cymell yr ymddiriedolwyr eraill er mwyn meithrin ymddiriedaeth ar y bwrdd. 5.4.2 Bydd y bwrdd yn gwneud ymdrech gadarnhaol i ddiddymu, i leihau neu i rwystro unrhyw beth a allai amharu ar waith yr ymddiriedolwyr, drwy neilltuo cyllidebau ar gyfer hyn o fewn yr adnoddau a’r cyllid sydd gan yr elusen. Gallai hyn gynnwys:
a: amser, lleoliad ac amlder cyfarfodydd
b: sut y mae papurau a gwybodaeth yn cael eu cyflwyno i’r bwrdd, er enghraifft drwy dechnoleg ddigidol
c: c ynnig cyfathrebu mewn ffurfiau fel sain a Braille
d: talu treuliau rhesymol
e: ystyried ble caiff llefydd gwag eu hysbysebu a’r broses recriwtio.
5.4.3 Bydd y cadeirydd yn gofyn am adborth cyson ynghylch sut y gellir gwneud cyfarfodydd yn fwy hygyrch a sut i greu amgylchedd lle gall yr ymddiriedolwyr herio’i gilydd yn adeiladol. 5.5 Monitro ac adrodd ynghylch amrywiaeth 5.5.1 Bydd yr ymddiriedolwyr yn sicrhau bod cynlluniau wedi’u llunio i gyflawni amcanion amrywiaeth y bwrdd. 5.5.2 Bydd y bwrdd yn cyhoeddi esboniad blynyddol o’r camau y mae wedi’u cymryd i roi sylw i amrywiaeth ar y bwrdd ac arweinyddiaeth y sefydliad, gan egluro pa dargedau nad yw wedi’u cyrraedd.
Y cyd-destun cyfreithiol a rheoliadol Rhaid i ymddiriedolwyr ddangos gofal rhesymol a sgiliau wrth arwain yr elusen, a gweithredu er budd yr elusen. Yn yr un modd, dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod gan y bwrdd amrywiaeth o sgiliau, profiadau a chefndiroedd gwahanol er mwyn cyflawni’r dyletswyddau hyn.
22 Cod Llywodraethu i Elusennau: Dogfen ymgynghori
6. Effeithiolrwydd y bwrdd YR EGWYDDOR Bydd y bwrdd yn gweithio fel tîm effeithiol gan ddefnyddio cydbwysedd o sgiliau, profiad, nodweddion personol a gwybodaeth i wneud penderfyniadau doeth.
Y RHESYMEG Mae’r bwrdd yn cael effaith fawr ar pa mor ffyniannus fydd elusen. Mae’r patrwm y mae’r bwrdd yn ei osod drwy ei arweinyddiaeth, ei ymddygiad, ei ddiwylliant a’i berfformiad cyffredinol yn hollbwysig i lwyddiant yr elusen. Oherwydd hynny, dylid recriwtio ymddiriedolwyr a gwella’u perfformiad a’u datblygiad gyda’r un agwedd broffesiynol ag wrth recriwtio a chadw staff arferol.
Y CANLYNIADAU PWYSIG 6.1 Cyn belled ag y mae hynny’n bosibl, bydd y bwrdd yn gwneud penderfyniadau ar y cyd. 6.2 Bydd gan bob ymddiriedolwr wybodaeth berthnasol am yr elusen a modd o weld y gwaith mae’n ei wneud.
ARFERION DA
6.4 Adolygu cyfansoddiad y bwrdd
6.3
6.4.1 Bydd gan y bwrdd y sgiliau, y wybodaeth a’r profiad y mae ei angen arno er mwyn llywodraethu, arwain a chyflawni dibenion yr elusen yn effeithiol, a bydd yn ystyried y pethau hyn yn rheolaidd. Bydd y bwrdd yn adlewyrchu hyn wrth benodi ymddiriedolwyr.
Gweithio fel tîm effeithiol
6.3.1 Bydd y bwrdd yn cyfarfod mor aml ag y bo galw er mwyn iddo fod yn effeithiol. Caiff ymddiriedolwyr wybodaeth amserol a chlir fel eu bod yn dod i gyfarfodydd wedi paratoi ymlaen llaw. 6.3.2 Bydd gan y cyfarfodydd agenda wedi’i strwythuro’n dda, a chânt eu cadeirio’n dda. 6.3.3 Bydd gan y bwrdd is-gadeirydd, ‘uwch ymddiriedolwr annibynnol’ neu rywun tebyg a fydd yn gallu rhoi cyngor i’r cadeirydd a bod yn ganolwr i’r ymddiriedolwyr eraill os bydd galw. Gall fod mai’r dirprwy neu is-gadeirydd yr elusen fydd y person hwn. 6.3.4 Gall y bwrdd, ar y cyd, gael cyngor proffesiynol annibynnol. Yr elusen ddylai dalu’r gost os oes angen y cyngor hwn ar y bwrdd er mwyn iddo gyflawni ei ddyletswyddau. Gall un o ysgrifenyddion cymwysedig y cwmni, sy’n un o uwch staff yr elusen ac yn gallu ymwneud â’r ymddiriedolwyr a’r uwch reolwyr, hefyd roi’r cyngor hwn.
6.4.2 Bydd y bwrdd o faint digonol fel y gellir cyflawni anghenion gwaith yr elusen, ac fel y gellir rheoli newidiadau i gyfansoddiad y bwrdd heb i hynny amharu’n ormodol ar ei waith. Fel arfer, ystyrir bod bwrdd ac arno o leiaf bump ond llai na 12 o ymddiriedolwyr yn arfer da. 6.5
Goruchwylio penodiadau
6.5.2 Wrth chwilio am ymddiriedolwyr newydd ac wrth eu penodi, gwneir hynny ar sail teilyngdod, gan ddefnyddio meini prawf gwrthrychol ac ystyried manteision amrywiaeth ar y bwrdd. Bydd archwiliadau sgiliau rheolaidd yn sail i’r broses o chwilio am ymddiriedolwyr newydd. 6.5.3 Caiff ymddiriedolwyr eu penodi am gyfnod o amser y cytunwyd arno, yn unol ag unrhyw ail-ethol perthnasol a darpariaethau statudol. Os cytunir y bydd ymddiriedolwyr i wasanaethu am fwy na naw mlynedd, yna bydd hynny:
a: y n unol ag adolygiad arbennig o gadarn ac yn ystyried yr angen i adnewyddu’r bwrdd yn raddol
b: wedi’i esbonio yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr.
6.5.1 Bydd gweithdrefn ffurfiol, gadarn a thryloyw wedi’i sefydlu i benodi ymddiriedolwyr newydd i’r bwrdd (gweler hefyd Egwyddor 5).
Y cyd-destun cyfreithiol a rheoliadol Rhaid i ymddiriedolwyr wneud eu dyletswyddau gyda gofal rhesymol a sgil er mwyn cyflawni dibenion yr elusen.
24 Cod Llywodraethu i Elusennau: Dogfen ymgynghori
7. Bod yn agored ac yn atebol
6. Effeithiolrwydd y bwrdd 6.5.4 Os bydd cyfansoddiad elusen yn caniatáu i un neu ragor o ymddiriedolwyr gael eu hethol yn uniongyrchol gan yr aelodaeth yn ehangach, bydd yr elusen yn helpu’r aelodau i gyfrannu mewn ffordd wybodus at ethol ymddiriedolwyr. 6.5.5 Dylai elusennau mwy, neu gymhlethach, ystyried defnyddio pwyllgor enwebiadau i arwain y broses ar gyfer penodiadau i’r bwrdd ac i wneud argymhellion i’r bwrdd. 6.6
Datblygu ac adnewyddu’r bwrdd
6.6.1 Wrth ymuno â’r bwrdd, bydd yr ymddiriedolwyr yn dilyn proses gynefino gydag adnoddau digonol wedi’u neilltuo i hynny. Bydd y broses yn cynnwys cyfarfodydd gyda’r uwch reolwyr, yn edrych ar holl waith yr elusen ac yn rhoi cyfle i ddysgu a datblygu’n barhaus.
6.6.2 Bydd y bwrdd yn gwerthuso’i berfformiad ei hun, yn ogystal â pherfformiad ymddiriedolwyr unigol gan gynnwys y cadeirydd. Mewn elusennau mwy a chymhlethach, bydd hyn yn digwydd bob blwyddyn, gyda gwerthusiad allanol bob tair blynedd. Bydd gwerthusiad o’r fath fel arfer yn edrych ar gydbwysedd sgiliau, profiad a gwybodaeth y bwrdd, ei amrywiaeth yn yr ystyr ehangach, sut mae’r bwrdd yn cydweithio, a ffactorau eraill sy’n berthnasol i ba mor effeithiol ydyw. 6.6.3 Bydd y bwrdd yn esbonio sut mae’r elusen yn gwerthuso gwaith y bwrdd yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr.
YR EGWYDDOR Bydd y bwrdd yn arwain y sefydliad i fod yn agored ac yn atebol. Bydd yr elusen yn agored yn ei gwaith, oni bai bod rheswm da iddi beidio â bod.
Y RHESYMEG Rhaid i’r cyhoedd fod â ffydd bod elusen yn cyflawni budd cyhoeddus, ac mae hynny’n hanfodol i’w llwyddiant ac i’r gymuned elusennol ehangach. Mae modd creu’r ymddiriedaeth hon a meithrin hyder a dilysrwydd drwy wneud atebolrwydd yn rhywbeth gwirioneddol, a thrwy gyfathrebu’n agored y ddwy ffordd mewn modd sy’n dathlu llwyddiant ac yn dangos parodrwydd i ddysgu o gamgymeriadau.
Y CANLYNIADAU PWYSIG 7.1 Bydd y bwrdd yn sicrhau bod perfformiad elusen a’r modd y mae’n ymwneud â’i rhanddeiliaid yn cael ei arwain gan y gwerthoedd, y foeseg a’r diwylliant a sefydlir gan y bwrdd. Bydd yr ymddiriedolwyr yn sicrhau bod yr elusen yn cydweithio â rhanddeiliaid er mwyn hyrwyddo ymddygiad moesegol a chyfrifoldeb cymdeithasol ac amgylcheddol. 7.2 Bydd yr elusen yn cymryd o ddifrif ei chyfrifoldeb i feithrin ymddiriedaeth a hyder y cyhoedd yn ei gwaith. 7.3 Bydd yr elusen yn ymddangos ei bod yn un ddilys i gynrychioli ei buddiolwyr a’i rhanddeiliaid.
Y cyd-destun cyfreithiol a rheoliadol Mae gofyn i ymddiriedolwyr gydymffurfio ag unrhyw ofynion cyfreithiol i greu adroddiadau a chyfrifon blynyddol. Lle bydd dogfen lywodraethu’r sefydliad yn galw am hynny, rhaid i’r elusen gynnal cyfarfod blynyddol i aelodau neu randdeiliaid eraill.
26 Cod Llywodraethu i Elusennau: Dogfen ymgynghori
7. Bod yn agored ac yn atebol ARFERION DA 7.4 Cyfathrebu ac ymgynghori’n effeithiol gyda rhanddeiliaid 7.4.1 Bydd y bwrdd yn canfod pwy sydd â budd dilys yng ngwaith yr elusen (defnyddwyr neu fuddiolwyr, staff, gwirfoddolwyr, aelodau, rhoddwyr, cyflenwyr, cymdogion a rhanddeiliaid eraill) ac yn sicrhau bod strategaeth wedi’i sefydlu i gyfathrebu’n rheolaidd ac yn effeithiol â hwy am ddibenion, gwerthoedd, gwaith a chyflawniadau’r elusen. 7.4.2 Fel rhan o’r strategaeth hon, bydd y bwrdd yn ystyried y ffordd orau i gyfathrebu ynghylch sut y caiff yr elusen ei llywodraethu, pwy yw’r ymddiriedolwyr, a pha benderfyniadau y maent yn eu gwneud.
7.4.3 Caiff gwybodaeth ei rhoi’n rheolaidd i randdeiliaid a honno’n eu galluogi i fesur llwyddiant yr elusen wrth gyflawni ei dibenion, gan gynnwys, pan fydd hynny ar gael, cymariaethau â sefydliadau eraill sy’n gweithio yn yr un maes. 7.4.4 Bydd y bwrdd yn sicrhau bod gan bob rhanddeiliad gyfle i ddwyn y bwrdd i gyfrif. 7.4.5 Bydd y bwrdd yn sicrhau ei fod yn ymgynghori mewn ffordd addas ar newidiadau arwyddocaol i wasanaethau neu bolisïau’r elusen, ac wrth wneud penderfyniadau o’r fath, bydd yn cynnwys buddiolwyr, defnyddwyr y gwasanaeth, cefnogwyr, noddwyr ac eraill sydd â diddordeb yn y broses.
7.5 Datblygu diwylliant o fod yn agored yn yr elusen 7.5.1 Bydd y bwrdd yn cael adroddiadau rheolaidd am yr adborth cadarnhaol a negyddol a gaiff yr elusen, gan ddysgu o hyn. Bydd yn sicrhau bod proses agored wedi’i sefydlu ar gyfer gwneud cwynion a delio â’r rheini, ac yn sicrhau bod unrhyw gwynion, boed yn fewnol neu’n allanol, yn cael eu trin yn adeiladol, yn ddiduedd ac yn effeithiol. 7.5.2 Bydd y bwrdd yn dangos bod yr elusen yn dysgu o’i chamgymeriadau ac yn defnyddio’r broses ddysgu hon i wella perfformiad a’r modd y gwneir penderfyniadau mewnol. 7.5.3 Bydd gan y bwrdd gofrestr buddiannau (ar gyfer ymddiriedolwyr ac uwch staff) sydd ar gael yn gyhoeddus, a bydd yn rhoi gwybod sut y caiff y rhain eu rheoli yn unol ag Egwyddor 3. 7.5.4 Pan fydd elusennau yn cyflogi uwch staff, bydd yr ymddiriedolwyr yn cyhoeddi ar eu gwefannau ac, os yw’n briodol, yn eu hadroddiadau blynyddol, y broses ar gyfer pennu tâl yr uwch staff, a lefel tâl y staff hynny.
7.6
Ymwneud â’r aelodau
7.6.1 Mewn elusennau lle caiff yr ymddiriedolwyr eu penodi gan ei aelodau, bydd y bwrdd yn sicrhau:
a: b od gan y sefydliad bolisïau clir ynghylch pwy sy’n gymwys i fod yn aelod o’r elusen
b: bod gan y sefydliad gofnod o’r aelodau a hwnnw’n glir, yn gywir ac wedi’i ddiweddaru7
c: b od y sefydliad yn rhoi gwybod i’r aelodau am waith yr elusen
d: bod y sefydliad yn ceisio barn yr aelodau am faterion o bwys, gan werthfawrogi ac ystyried y safbwyntiau hynny
e: bod y sefydliad yn glir ac yn agored am sut y gall yr aelodau gymryd rhan ym mhroses lywodraethu’r elusen, gan gynnwys, lle bo’n berthnasol, cael eu hethol fel ymddiriedolwyr.
28 Cod Llywodraethu i Elusennau: Dogfen ymgynghori
Aelodau
Ymateb i’r ymgynghoriad
Mae gan Grwp Llywio’r Cod Llywodraethu i Elusennau gadeirydd annibynnol (Rosie Chapman).
Anfonwch eich sylwadau ynglyn â’r Cod drafft drwy ateb yr arolwg ar www.governancecode.org
Aelodau
Os oes gennych sylwadau eraill cysylltwch â Grwp Llywio’r Cod drwy ebostio contact@governancecode.org
Sylwedydd
1 Canllaw gan y Comisiwn Elusennau yw Yr Ymddiriedolwr Hanfodol (CC3) sy’n nodi’r hyn sy’n cael ei ddisgwyl gan ymddiriedolwyr elusennau, gan gynnwys cyfrifoldebau’r ymddiriedolwr i’w elusen. Mae ar gael fan hyn www.gov.uk/ government/publications/theessential-trustee-what-youneed-to-know-cc3 2 TMae’r gofynion cyfreithiol a rheoliadol hyn wedi’u
seilio ar y wybodaeth yn Yr Ymddiriedolwr Hanfodol, sef canllaw’r Comisiwn Elusennau, sydd ar gael fan hyn www.gov. uk/government/publications/ the-essential-trustee-whatyou-need-to-know-cc3 3 I gael esboniad am y gwahaniaeth rhwng deilliannau, canlyniadau ac effaith, gweler fan hyn www.knowhownonprofit. org/organisation/quality/
mande/aims-objectives-andoutcomes-of-monitoring-andevaluation 4 Saith egwyddor Nolan ar gyfer bywyd cyhoeddus yw: anhunanoldeb, uniondeb, gwrthrychedd, atebolrwydd, tryloywder, gonestrwydd ac arweinyddiaeth. 5 I gael rhagor o wybodaeth am chwythu’r chwiban gweler www.gov.uk/guidance/ whistleblowing-guidance-for-
charity-employees 6 Oed, anabledd, ailbennu rhywedd, priodas a phartneriaeth sifil, beichiogrwydd a mamolaeth, hil, crefydd neu gred, rhyw a chyfeiriadedd rhywiol. 7 Mae hyn yn ofyniad cyfreithiol i elusennau corfforedig.
30 Codchymorth Llywodraethu i Elusennau: Dogfen ymgynghori Gyda