Naleven voorwaarden gedoogverklaring

De vorige column is geschreven over de gedoogvoorwaarden en dat de voorwaarden in de gedoogverklaring goed bekend moeten zijn en dat daar naar gehandeld moet worden.

Het komt maar al te vaak voor dat de meest eenvoudige voorwaarde niet nageleefd wordt en dat maakt het de gemeente wel erg makkelijk om de gedoogverklaring in te trekken.

Ik noem enkele voorwaarden in de gedoogverklaring:

• de verplichting om de shop op een veilige wijze te exploiteren, bijvoorbeeld met beveiliging;

• een kopie van ID van het personeel in de shop te hebben;

• een kopie van de gedoogverklaring en de exploitatievergunning in de shop te hebben;

• altijd een leidinggevende in de coffeeshop aanwezig te laten zijn;

• geen klanten onder de 18 jaar in de shop toe te laten en zeker niets aan verkopen;

• de dagelijks bijgewerkte administratie, met name van de in- en verkoop, de voorraadcontrole en de dagafsluiting van de kas, binnen handbereik te hebben;

• daarnaast moet het niet mogelijk zijn dat de politie, de gemeente of de belastingdienst het standpunt kan innemen dat de administratie niet deugdelijk wordt bijgehouden (een coffeeshop heeft speciale administratieve verplichtingen omdat er geen inkoopfacturen zijn);

• dat geen sprake is van belastingfraude en/of van witwassen.

Dit lijkt allemaal logisch gezien de gedoogvoorwaarden en de problematiek die coffeeshops kennen, maar het komt nog voor dat bij een controle geen kopie van een gedoogverklaring in de shop is, geen kopieën van ID van personeel aanwezig is, geen leidinggevende aanwezig is en geen administratie voorhanden is, zelfs niet van de dag van de inval. Het komt ook regelmatig voor dat er geen voorlichtingsmateriaal in de shop is voor klanten, het personeel niet op de hoogte is van enige voorlichtingsverplichtingen en ook niet in staat is om iets inhoudelijks over cannabis te zeggen. Dit kan gecontroleerd worden door toezichthouders.

Risico’s bij schending van de voorwaarden

De belangrijkste voorwaarde op de gedoogverklaring zult u direct kunnen benoemen. Er mag slechts maximaal 500 gram voorraad cannabis op enig moment in de shop liggen. Daar wordt intensief naar gezocht. Maar kent u ook alle overige voorwaarden die worden gesteld? Kent het personeel alle risico’s? Uit ervaring blijkt dat dit niet zo is. Weet het personeel wie wel/niet leidinggevende is en wat die functie inhoudt? Er wordt vaak erg klungelig omgegaan met de regels tijdens een inval. Zorg dat het personeel u altijd benadert/belt en dat u direct naar de shop gaat. U kunt dan vaak meer redden dan het aanwezige personeel. Zorg ervoor dat het personeel niets verklaart over de inkoop en een eventuele voorraad. Ook niet wie de leverancier is. Dit lijkt logisch, maar het blijkt vaak dat hier grote fouten worden gemaakt door degene die aanwezig is in de shop bij een inval. De coffeeshop is afhankelijk van de gemeente en wij zien steeds vaker dat er (onnodig) risico’s worden gelopen doordat er onvoldoende aandacht is voor alle voorwaarden in de gedoogverklaring. Schending van voorwaarden, ook die niet zo ernstig lijken, leiden veelal tot intrekking van de gedoogverklaring. Dat is wel het laatste dat een coffeeshophouder wil bereiken.

Conclusie

Wij adviseren om alle voorwaarden regelmatig na te lezen en onderwerp te maken van besprekingen met leidinggevenden en het overige personeel. Maak duidelijk dat er sprake is van leidinggevenden binnen het personeel en maak duidelijke regels en afspraken (en kom deze na). Zorg dat het personeel

Door: Redactie HighLife voldoende op de hoogte is en deskundig is. Simuleer een controlebezoek met al het personeel zodat eenieder weet wat hij tijdens een controle wel en niet kan doen. En heel belangrijk, over de achterdeur en de inkopen t.a.v. de achterdeur hoeft niemand iets te verklaren. Bij problemen: schakel een deskundige in en zelfs al bij de voorbereiding en het instrueren van het personeel en het op orde brengen van de organisatie.

Weten is één, bewijzen is twee. Een belastingdienstinspecteur, een medewerker van de gemeente en ook een rechter zijn niet eenvoudig te overtuigen, maar het is meestal verstandig een procedure te starten na een inval of bij het intrekken van de gedoogverklaring, omdat een coffeeshop nu eenmaal fiscale en bestuursrechtelijke verplichtingen heeft. Het voorkomen van procedures is nog beter, maar dan is het verstandig te zorgen dat uw administratie fiscus-proof is en dat er geen gevaren zijn voor de vergunningen na een inval.

Oomen fiscaal onderzoek en advies.

Mr. Wil Oomen

Oomen Administratiekantoor

Ing. Ruud Oomen LLB www.oomenfiscaalonderzoek.nl www.oomenadministratiekantoor.nl