ACTIVIDAD TRES
SAÚL SERRANO ACEVEDO GRUPO TRES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIA DE LA INFORMACION, Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS UNIDAD TRES
NORMATIVIDAD EN LA DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS
SAÚL SERRANO ACEVEDO GRUPO TRES
TUTORA PAOLA PACANCHIPE
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIA DE LA INFORMACION, Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS UNIDAD TRES
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo permite conocer las normas de descripción archivos en todo su contexto, la finalidad es que cada estudiante identifique, analice y revise el contenido de cada una de tal manera que pueda interpretar cada aspecto necesario para la descripción de archivos, con ello aplicando controles que determinen la accesibilidad de los documentos en el tiempo. Es precisamente estas tres normas las que nos orientan en virtud del tema
objeto de nuestro estudio.
NORMATIVIDAD PARA DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS NORMA ISAD-G
Norma Internacional Archivística
Finalidad de la norma
Permite identificar y describir en todo su contexto los procesos de los documentos a lo largo del ciclo vital, de tal manera que los controles que se siguen a los mismos sea originales y que dichas descripciones se pue dan mantener a través del tiempo. Esta norma tiene unos elementos específicos con el manejo de la información la cual se da en cada una de las fases de gestión de los documentos de tal forma que puedan ser accesibles para aquella persona que desee consultarla. Permite dar coherencia a la descripción archivos. Tiene como fin recuperar e intercambiar información sobres esos documentos archivos. Posibilita la descripción en un sistema de información unificado. La descripción va desde lo general a lo particular teniendo en cuenta los principios universales.
general
de
descripción
Objetivo primordial de la Norma ISAD-G
Dentro de su prop贸sito fundamental se centra en identificar los distintos soportes
documentales con el fin de explicar el contenido y el contexto de esos documentos de archivo de tal manera que puedan ser consultados por quienes los necesiten. La descripcion de informaci贸n multinivel se presenta de tal manera que varias agrupaciones documentales de una entidad est茅n en un mismo instrumento, con tal que se accesible a quien la necesite.
Contenido de la norma ISAD-G
Contiene 7 áreas de información descriptiva y 26 elementos generales los cuales se pueden combinar para para realizar una descripción de un fondo documental de una entidad, y las diferentes series y subseries. Cuando hablamos de modo general, nos referimos a un modo amplio sin tener en cuenta el volumen y la naturaleza de los archivos que se encuentren en una unidad de descripción. Sí queremos hacer una descripcion del acervo documental debemos tener presente que los documentos deben estar organizados dentro de la estructura de la entidad como tal, con ello formando los fondos, secciones y series. Otro aspecto para destacar es la descripción de soportes tales como: fotografías, microfilm, mapas, planos y discos ópticos que guardan la información en forma organizada de entidades publicas y privadas ,los cuales guardan la memoria de las actuaciones de dichas entidades y que constituyen fuente de información, por tanto deben conservarse en un área de archivo tal y como se hace con los soportes de papel. Hay algo para tener en cuenta y es que dicha norma es un punto de partida para lo cual debe adaptarse a las normas de cada país.
Descripción multinivel Habla del todo de un fondo documental, es decir describir todas las partes que integran el fondo como tal, con ello estableciendo la jerarquía existente dentro del mismo. Tenemos cuatro reglas fundamentales: --Descripción de lo general a lo particular(información del fondo) --Información pertinente para el nivel de descripción(Información precisa a lo que se describe) --Vinculación de las descripciones(cada unidad descrita debe ir a la parte superior de ser posible) -- No repetición de la información(No redundancia de la información)
Áreas de información descriptiva
Identificación: información importante para describir la unidad. Contexto: información de origen y custodia de unidad de descripción Contenido y estructura: información que habla del objeto y organización de unidad descripción. Acceso y utilización: acceso de la unidad descripción. Documentación asociada: información inherente a documentos con un valor significativo para descripción de dicha unidad. Notas: información especial y la que no ha sido incluida en las demás áreas. Control de la descripción: información del como, cuando y quien ha elaborado la descripción de dichos archivos.
NORMA ISAAR-CPF Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. Es una norma complementaria de la ISAD-G y por tanto determina los encabezamientos autorizados de los archivos los cuales tienen relaci贸n con las entidades, personas y familias. Lo que la norma ISAAR es una herramienta indispensable en la gesti贸n de los archivos, entre tanto brinda y facilita especificaciones necesarias para elaborar descripciones en la parte de archivos los cuales pueden ser compatibles a nivel nacional e internacional, por lo tanto existe la posibilidad de aplicarse con independencia del tipo documental o el tipo de soporte en que se encuentren los archivos. Esta norma contempla que los registros que se realicen se puedan compartir una vez elaboradas las descripciones consistentes y adecuadas de las instituciones, personas y familias que producen documentos. Fue precisamente hecha para que se use en conjunto con las normas nacionales de cada pa铆s o como una base para hacer normas nacionales.
Objetivo
Determinar primordialmente sentar las reglas generales para la normalización de las descripciones archivísticas relativas a los productores de documentos, de tal forma que se tenga acceso a los archivos y se identifique de manera precisa quien produjo esos documentos, de igual modo intercambiando descripciones entre instituciones a través de sistemas y de redes. También tiene como propósito servir para controlar la forma del nombre e identidad de cualquier entidad, persona o familia citada en la descripcion de archivos.
ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN ISAAR Esta norma presenta cuatro áreas de información así: Identificación: incluye información de la entidad en la que se define un punto de acceso normalizado. Descripción: información sobre la naturaleza y actividades que se describen de la entidad. Relaciones: relaciones con otras instituciones, personas o familias. Control: registro de autoridad e incluye información sobre cómo, cuando y porque se creó y actualizó el registro de autoridad.
DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS CODIFICADA – EAD
La finalidad de este instrumento de descripción normalizada es intercambiar datos, usando tecnologías en normas previas, de forma que puedan intercambiarse y luego acceder a ellos a través del tiempo y usar esa información que tiene varias y diversas formas. En un sentido más preciso la norma EAD es una estructura de datos que reproduce en formato digital y esta basado en extensiones de archivos tales como XML. Con dicha codificación está hecha para uso de inventarios y registros de cualquier extensión que se han producido en un fondo o colección de documentos, incluyendo material de papel, electrónico, audiovisuales.
Objetivo EAD
Permite buscar y ver instrumentos de descripción en la parte electrónica. Facilitar el intercambio y portabilidad de los instrumentos de descripción, y por lo tanto se están dando cosas como mejoras en el acceso de la descripción archivística; permite crear bases de datos colectivas, además permite conocer los elementos utilizables, pueden dar atributos a esos documentos asociados y cuales se puede incluir.
TIPOS DE ELEMENTOS De descripción: nombre productor, fecha, título unidad. Características generales: encabezamientos, listas, párrafos, etc. Puntos de acceso: nombre de personas y entidades Enlace: instrumentos que puedan soportar hipertextos en los datos. Esta norma permite agregar atributos que da una característica a esos elementos lo que puede dar varios valores. Cuando hablamos de atributos en dicha descripción tienen unas etiquetas en el campo archivístico <archdesc level=“fonds”> [...] </archdesc> . Al hablar de esta descripción decodificada permite identificar los registros que se hacen a las series, que proporcionan información sobre las unidades allí contenidas, lo que involucra subordinación y subdivisiones de otros componentes, de varias maneras como así lo determine la jerarquía de las unidades de descripción.
Documento EAD y sus partes principales La cabecera. La información preliminar Instrumento de descripción Estas partes permite realizar la descripción a través del lenguaje codificado, utilizando las etiquetas, es algo similar al lenguaje de programación que se usa en la construcción de páginas HTML, lo que determina la descripción por ejemplo de algún documento de archivo en un formato como papel, fotografía, microfilm, etc. con ello dando unas características de descripción que dan autenticidad y en sí lo que se quiere plasmar en dicha codificación; dicho en otras palabras estamos realizando un catálogo de para un formato de cierto documento lo que permita recuperar esta información más adelante.
NORMA
DIFERENCIAS
ISAD-G
Toma los niveles de una organización, entidad desde su contexto partiendo desde la estructura orgánica de la misma, es decir el fondo, series, las cuales se pueden combinar entre sí para la descripción archivística de este. Es una guía general que orienta la descripción archivística y debe adaptarse a las normas de cada país. Permite describir los archivos en sus distintos soportes de acuerdo a su naturaleza de las Instituciones. Realiza descripcion multinivel con el propósito de dar a conocer la información de las distintas agrupaciones documentales de la entidad en un solo instrumento de descripción. Tiene 7 áreas de información descriptiva y 26 elementos generales. Tiene un glosario de términos inherentes a proceso de descripción.
ISAARCPF
Tiene 4 elementos de descripción, inicialmente sólo tenía dos. Norma complementaria de la ISAD-G. Determina los encabezamientos para registros de autoridad de entidades, personas y familias productoras de documentos. Brinda especificaciones elementales para elaboración de descripción archivística a nivel nacional e internacional.
EAD
Tiene su característica fundamental es realizar descripciones a través de lenguajes codificados de tal manera que pueda interpretarse, además se puede agregar atributos a la descripción de esos documentos. Permite crear bases de datos colectivas; permite intercambiar datos que se reproducen en un formato digital, y basados en extensiones de archivos como por ejemplo XML.
CONCLUSIONES
El presente trabajo me permitió conocer las normas de descripción archivística a nivel internacional , las cuales deben ser adoptadas por las normas locales de cada país para aplicarlas en el contexto de los diferentes fondos documentales de esta. Entre tanto estas norma señalan algunos elementos obligatorios para cualquier tipo de descripción que se haga en un archivo, y sin embargo es cada país quien debe determinar que estas cosas se integren a la normatividad existente para el asunto como tal. Estas tres normas objeto del trabajo tienen algunas diferencias como las mencioné en este, pero es indispensable ahondar e investigar para tener una mejor memoria de su aplicabilidad con el propósito de describir los archivos sin importar la naturaleza y formato de los documentos, de tal manera que se puedan recuperar en el tiempo por parte de quien los necesite. Finalmente este ha sido un trabajo dispendioso por lo que fue necesario leer y analizar su contenido, agradezco a usted profesora Paola por el tiempo que nos dio para poder realizar estas dos actividades, Dios la bendiga por su acompañamiento.
BIBLIOGRAFÍA Normas de descripción archivística Recuperado el día 16 de septiembre de 2013 de URL: http://www.slideshare.net/Zeledith/desripcion-archivistica-2010 Norma ISAD-G Recuperado el día 16 de septiembre de 2013 de URL: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2215 Norma ISAAR-CPF Recuperado el día 16 de septiembre de 2013 de URL: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2215 Nota/ Profesora Paola se sugiero revisar el siguiente link donde también puede ver mi trabajo. http://issuu.com/saul.serranoacevedo/docs/normatividad_serrano_sa__l_g3