Rapport d'activité 2011 BU Sciences by SCD-Toulouse-3 SCD-Toulouse-3

Bibliothèque Universitaire de Sciences

Rapport d’activité 2011

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Sommaire

Introduction 1 – L’organisation et les moyens 1.1 – Personnel 1.1.1 – Analyse de la composition du personnel 1.1.2 – Commentaires 1.1.3 – Formation professionnelle 1.2 – Budget 1.3 – Locaux

p. 3

p. 7 p. 11

2 – L’offre documentaire 2.1 – La constitution des collections 2.1.1 – Bilan de l’existant en 2011 2.1.2 – L’accroissement, le développement et la gestion des fonds 2.2 – L’utilisation des collections 2.2.1 – Les monographies papier 2.2.2 – La documentation électronique 1er cycle en français

p. 12

p. 16

3 – L’accueil du public 3.1 – Les conditions d’accueil 3.2 – Les nouveaux services proposés par la BU en 2011 3.3 – L’analyse des publics 3.3.1 – La composition des publics 3.3.2 – Les chiffres-clefs de l’activité des publics 3.3.3 – Les portraits-types des publics fréquentant la BU sciences

p. 19 p. 19 p. 21

4 – Les secteurs d’activité 2011 en développement : formation des usagers et action culturelle 4.1 – Le dispositif de formation 4.2 – L’animation culturelle : programme et partenariats

p. 31 p. 34

Bilan général et orientations futures : le projet de service 2013-2015

Annexes

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Introduction

Le rapport d’activité 2011 de la BU sciences est le premier établi à l’issue d’une décennie mouvementée au cours de laquelle l’établissement aura opéré à la fois une mutation et une « mue » au sens physique du terme. Mutation dans la conception du fonctionnement et de la structuration des services, « mue » par la matérialisation de ces évolutions dans un bâtiment intégralement rénové et agrandi sur son emplacement d’origine. En effet, la mise en service de ce qui a été désigné comme la « seconde tranche » de la BU est intervenue en novembre 2010. L’année 2011 est ainsi la première année représentative de l’activité de la BU dans l’intégralité de ses nouveaux locaux et nouveaux services. Ce rapport est également l’occasion de mener une comparaison avec les chiffres d’activité de la bibliothèque avant travaux, afin de mesurer le chemin parcouru. 2006 sera ainsi utilisée tout au long de ce rapport comme période de référence avant travaux, et parce qu’il s’agit de la première année où des statistiques d’activité ont été tenues de manière méthodique et régulière à la BU Sciences. Enfin, au-delà d’un simple compte-rendu d’activité, ce rapport 2011 est conçu de manière plus ambitieuse comme un élément d’orientation stratégique du développement de la BU pour les années à venir : rédigé fin 2012, après des évolutions politiques générales à l’UPS et dans le cadre d’un nouveau plan quinquennal, il constitue en effet le socle de construction du projet de service 2013-2015 de la BU sciences. Le présent rapport entend donc renouveler la présentation de l’activité générale de la BU sciences pour en donner une vision plus stratégique afin de construire une politique d’évolution raisonnée et ciblée pour l’établissement.

Sabine NAEGELEN Responsable de la BU Sciences Novembre 2012

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

1 – L’organisation et les moyens

1.1 - Personnel 1.1.1

– Analyse de la composition du personnel

La composition du personnel de la BU sciences pour 2011 a été la suivante : •

Titulaires : Postes et ETP A

Nombre de ETP postes 6 4,5

Nombre de ETP postes 9 8,8

Nombre de ETP postes 15 11,2

Filière AENES

Filière ITRF

TOTAL

4,5

9,8

12,2

Filière Bibliothèque

Soit 32 postes de titulaires représentant 26.5 ETP. •

Contractuels : ETP A

Total

0,15

Rompus temps 0 partiels Remplacements 0 ponctuels financement Université

0,15

Ressources propres SCD

TOTAL

5,3

6,3

Postes vacants

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Le personnel de la BU sciences (titulaires et contractuels) atteignait donc en 2011 un total de 31.75 ETP, répartis de la manière suivante :

Catégorie A B

Nombre de ETP Postes Conservateur

2,25

Bibliothécaire

2,2

BAS

5,8

ADJENES

ATRF

Magasinier

11,2

contractuel

s.o.

5,3

31,75

Répartition du personnel 2011

2,25 2,2

5,8

3 1 1

Conservateur Bibliothécaire

BAS AB ADJENES

11,2

ATRF Magasinier

10 5,3

contractuel

0 1 ETP

La BU a employé également des moniteurs pour un équivalent de 1,36 ETP en 2011. Ce chiffre n’apparaît pas dans le décompte total mentionné plus haut, car cet emploi étudiant reste délibérément ciblé sur des missions spécifiques et ponctuelles : - accompagnement du personnel de bibliothèque pour l’accueil des usagers L1 au moment de la rentrée universitaire sur les services et les règles de fonctionnement de la BU. - appui logistique pour les questions informatiques du public. Cet emploi étudiant n’étant pas une composante conséquente en nombre et en durée, ni structurellement essentielle au fonctionnement du service dans ses activités classiques, celui-ci n’est pas comptabilisé au même niveau que le reste de la composition du personnel.

1.1.2

– Commentaires de l’analyse

Les déficits en ETP de titulaires correspondent à des situations logiques et connues : - temps partiels - congés divers - vacances de postes inter-mouvements La BU sciences est donc contrainte pour assurer correctement son fonctionnement de recruter des contractuels, d’une part pour pallier le déficit classique en ETP, mais surtout pour répondre aux besoins nés de la rénovation. Celle-ci en effet a eu pour conséquence un agrandissement des surfaces et un Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

développement des services, besoins non couverts par la création ou l’obtention de postes supplémentaires de titulaires. La diversité des supports de contractuels mentionnés dans le tableau correspondant nécessite quelques explications : - deux contractuels ont été recrutés toute fin 2011 au titre de remplacements temporaires sur 1 vacance de poste, 1 congé maternité et 1 congé parental : l’origine du déficit en ETP étant différente, la source de remplacement l’a été également, d’où une distinction entre « postes vacants » et « remplacements ponctuels financement Université ». - la majorité des contrats (environ 79%) ont été financés en 2011 sur ressources propres du SCD, à savoir sur une part des crédits affectés sur le centre financier du SCD au titre du programme « réussite en Licence ». Cet emploi contractuel n’est pas une nouveauté à la BU sciences, et même si dans les faits la BU a trouvé en 2011 un équilibre entre nombre de postes et ETP réels (0.25 ETP de déficit au total), ce chiffre ne doit pas masquer que le fonctionnement de la BU repose désormais en partie sur une composante précaire (16,70 % du personnel est contractuel, soit 30,28% de la catégorie C). Les difficultés rencontrées les années précédentes en terme d’organisation de travail et de cohésion de l’équipe ont eu tendance à s’amoindrir, les mêmes personnes étant renouvelées et peu de nouveaux recrutements ayant eu lieu. La possibilité d’offrir des CDD 12 mois à ces agents a contribué à améliorer l’ensemble, et la politique de la BU sciences en matière de ressources humaines, pour peu que les moyens lui en soient donnés, tend désormais à poursuivre la stabilisation de cet effectif par le recours au CDI ou par la voie de recrutements locaux sur des supports de titulaires devenus vacants. Le taux d’encadrement (rapport personnel / nombre d’étudiants de sciences et STAPS inscrits à l’UPS) s’élève en 2011 à 2.52 pour 1000 étudiants. Ce taux demeure inférieur à la moyenne nationale (3/1000).

1.1.3

- Formation professionnelle

Les chiffres sur l’année 2011 permettent de dresser le bilan suivant :

Catégorie A B C contractuel

Total des jours de Moyenne par formation 2011 personne 19,5 32,5 34 44,5

Moyenne des jours de formation par catégorie 2011

3,9 4,06 4,25 7,41

8 7 6 A

contractuel

2 1 0 1

La catégorie C et les contractuels regroupent les agents ayant suivi le plus de formations en 2011. A cela deux éléments d’explication : - les préparations aux concours, qui sont pour ces catégories une possibilité de progression de carrière certaine ou de stabilisation de leur situation professionnelle, sont les formations les plus lourdes en heures. - Les contractuels suivent également majoritairement des formations diverses afin d’augmenter leurs connaissances et étoffer leur parcours professionnel, toujours dans cette perspective de pouvoir stabiliser leur situation, avec l’appui de la direction de la BU sciences. Une analyse précise par catégorie et par type de formation permet de faire apparaître un certain nombre de points : Répartition des types de formation Catégorie A Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Type de formations - catégorie A

SIGB Administration, gestion

10%

Logiciels spécialisés, technologies web

23% 10%

Bureautique 8% Journées d'étude 21%

10%

Politique documentaire, gestion de collections

18%

Services, Publics

Catégorie B SIGB

Types de formation - catégorie B Administration, gestion 15%

Logiciels spécialisés, technologies web Bureautique

17%

5% Journées d'étude 18%

25% 3%

Politique documentaire, gestion de collections Techniques de recherche documentaire Préparation concours

Catégorie C

Types de formation - catégorie C

Logiciels spécialisés, technologies web

6% 3% 15%

SIGB

15%

Bureautique Journées d'étude

21%

34%

Préparation concours Langues

6% Divers

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Contractuels SIGB

Types de formation - contractuels

11%

Logiciels spécialisés, technologies web

11%

Techniques de recherche documentaire

47%

Politique documentaire, gestion de collections

Journées d'étude

11%

Préparation concours Langues

On remarque une orientation de la typologie des formations pour les A vers les développements de service et la réflexion sur les évolutions du métier, et à l’inverse une concentration autour des formations techniques (bureautique) et préparation aux concours pour les C et contractuels. Pour les contractuels, la diversité des formations suivies s’explique par l’hétérogénéité des formations d’origine des agents et leurs missions de travail qui ne correspondent pas nécessairement au niveau du support sur lequel ils sont employés, outre leur statut précaire qui les incitent à acquérir de nombreuses connaissances professionnelles dans une perspective d’évolution ultérieure de carrière.

1.2

- Budget

Le budget de la BU sciences s’est organisé de la manière suivante en 2011 :

Crédits ouverts Crédités dépensés

Répartition initiale du budget Imputation 6061 – fluides 6062 à 6068 - fournitures 613 - locations 615 - maintenance 616 - assurance 61832 – ouvrages papier 61833 - ouvrages électroniques 61831 – périodiques 6184 – prêt inter bibliothèques 623 – publicité 626 – poste, télécommunication, transports 628 – nettoyage 628 - reliure 628 - entretien extérieur Total

65 045 € 21 500 € 200 € 23 315 € 500 € 204 029 € 10 000 € 35 000 € 20 000 € 800 € 3 000 € 55 000 € 10 000 € 21 918 € 470 307 €

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

CF 150M02 470 307 € 470 690 €

Répartition finale Imputation 6061 – fluides 6062 à 6068 - fournitures 613 - locations 615 - maintenance 616 - assurance 61832 – ouvrages papier 61833 - ouvrages électroniques 61831 – périodiques 6184 – prêt inter bibliothèques 623 – publicité 626 – poste, télécommunication, transports 628 – nettoyage 628 - reliure 628 - entretien extérieur Total

78 506 € 21 097 € 2 294 € 30 445 € 468 € 205 002 € 10 000 € 9 369 € 20 007 € 538 € 471 € 69 370 € 5 099 € 18 024 € 470 690 €

Les grandes familles de dépenses ont été regroupées dans ce tableau par couleurs. Le taux d’exécution du budget 2011 se porte à 100.08 %, un léger dépassement ayant été comptabilisé au final (déficit de 383 euros). Quelques faits méritent une mention particulière : - Les dépenses de PEB ont été stabilisées à hauteur de 20000 euros, grâce au retour des collections d’archives qui ont changé les équilibres emprunteur/fournisseur. - Les dépenses d’acquisition ont été préservées : le budget prévu pour les monographies papier a été intégralement dépensé avec un dépassement de 973 euros. - Arrivée de Cyberlibris : co-financement de la BU sciences à hauteur de 10000 euros. Les différences entre budget initial et budget définitif s’expliquent de la manière suivante : -

une consommation en fluides, maintenance et entretien plus importante que prévue, due au fonctionnement dans un bâtiment complet : la consommation énergétique reposait sur une estimation annuelle qui n’était pas assez précise en 2011, il a fallu signer de nouveaux contrats de ère maintenance pour différents équipements techniques avec la fin de la période de garantie sur la 1 tranche du bâtiment dont les montants ont été estimés grossièrement, et il a fallu également procéder au remplacement des photocopieurs internes de la bibliothèque (location). Une partie des dépenses liées aux abonnements de périodiques papier avait été anticipée en 2010, d’où la différence entre la prévision et la réalisation sur le budget 2011.

Le budget de la BU sciences en 2011 peut se transcrire graphiquement ainsi :

Répartition des dépenses 2011

6061 – fluides 6062 à 6068 - fournitures 613 - locations 615 - maintenance 616 - assurance 61832 – ouvrages 61833 - ouvrages @ 61831 – périodiques 6184 – prêt inter bibliothèques 623 – publicité 626 – poste, télécommunication, transports 628 – nettoyage 628 - reliure 628 - entretien extérieur

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Postes principaux de dépenses 2011

1% 4%

5% 17% Fluides maintenance et entretien bâtiment achat documentation PEB 25%

48%

reliure fonctionnement divers

Ratio dépenses documentaire et non documentaire 2011

47%

Documentaire et services documentaires 53%

Non documentaire

On peut donc noter une répartition assez claire de l’utilisation du budget : 53% pour les dépenses documentaires et périphériques au documentaire (PEB, reliure) et 47% pour les dépenses de fonctionnement bâtiment et services, ce qui permet de mettre en avant l’importance du coût de fonctionnement du bâtiment et les contraintes de gestion qu’il entraîne. Il a paru intéressant pour ce rapport 2011 qui concerne le fonctionnement de la BU sciences dans ses nouveaux locaux de faire une comparaison avec les dépenses budgétaires de 2006, prise comme année de référence avant le début des travaux.

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Evolution des ratios de dépenses 2006-2011

700 000 €

Fluides

600 000 €

maintenance et entretien bâtiment

500 000 €

achat documentation 400 000 € PEB

300 000 € 200 000 €

reliure

100 000 €

fonctionnement divers

0€ Coût 2006

Coût 2011

Le fait principal à noter porte sur la documentation : la prise en charge des dépenses liées aux ressources électroniques niveau recherche par le SCD depuis 2007 a eu un impact fondamental, car les ratios dépenses documentaires/dépenses non documentaires ont été profondément bouleversés. Postes de dépenses principaux Fluides maintenance et entretien bâtiment achat documentation PEB reliure fonctionnement divers

2006 42 687 €

2011 78 506 €

83%

42 262 € 629 276 € 48 166 € 10 453 € 28 483 € 801 327 €

117 839 € 224 371 € 20 007 € 5 099 € 24 868 € 470 690 €

178% -64,35% -58,47% -51,22% -12,70% -41,27%

Une comparaison entre les deux années non plus en pourcentage mais sur les montants fait apparaître deux autres différences importantes sur les postes de dépense principaux : -

Augmentation considérable des dépenses de fonctionnement liées au bâtiment (fluides, entretien) en raison de systèmes plus sophistiqués ou requis désormais par la réglementation et l’augmentation des surfaces à entretenir. baisse des dépenses du PEB, en raison du retour de l’intégralité des collections et du réajustement des tarifs après plusieurs années où le PEB pratiquait des prix presque symboliques pour pallier la dégradation de service liée à l’immobilisation des documents.

Par conséquent, ce budget 2011, le premier représentatif de la nouvelle BU sciences, permet de mieux identifier désormais les principaux postes de dépenses, notamment les dépenses incompressibles (fluides et maintenance), et de construire les budgets des années à venir en conséquence. Plusieurs remarques peuvent être formulées : - la part du non documentaire devra être suivie finement pour apprécier dans quelle mesure elle pourrait remettre en cause le financement de la documentation pédagogique, comme cela s’est déjà produit par le passé avec l’augmentation des coûts de la documentation électronique recherche. - Une part du financement de la BU sciences provient des crédits alloués au titre du plan « Réussir en 1 licence » (PRL) , correspondants à une action ministérielle spécifique pluriannuelle planifiée sur 5 1

Ce sigle sera utilisé dans la suite du rapport pour alléger la rédaction

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

ans (2007-2012), ce qui fragilise le socle sur lequel repose les acquisitions documentaires, remet en question les projets de développement d’une politique documentaire formalisée et crée beaucoup 2 d’incertitudes en matière de ressources humaines . La documentation électronique à destination des 1ers cycles fait son apparition dans les collections de la BU sciences. Cette évolution, sans aucun doute majeure, devra être prise en compte dans les années à venir pour la redéfinition de la politique documentaire de la BU et la répartition du budget d’acquisitions.

1.3 – Locaux L’année 2011 se caractérise comme l’année d’achèvement d’une période mouvementée, d’une période de mutation du fonctionnement et de la structuration des services de la BU et de « mue » de celle-ci (au sens physique du terme : la BU a changé de « carapace » et s’est agrandie). Un comparatif 2006-2011 s’impose là encore pour prendre la pleine mesure de l’ensemble.

2006 Nombre de places assises Nombre de postes informatiques publics Surface totale Surface espaces publics

2011

480

942

+ 96%

105

+ 84%

NC 2700 m²

9632 m² 4585 m²

+ 69%

Cette rénovation a été également l’occasion de revoir en profondeur l’équipement de la bibliothèque pour suivre les évolutions technologiques dues au développement d’Internet, ainsi que de prendre en compte les 3 évolutions de réglementation en matière d’accueil des publics handicapés . Le nouvel équipement a permis aussi de matérialiser les actions et innovations prévues dans le projet de service de la rénovation. La BU proposait ainsi en 2011, sur les 942 places assises : -

99 équipées de prises électriques et réseau en plus de celles équipées d’un PC fixe, dont 15 conformes à l’accueil de public handicapé 44 places disponibles dans les 2 salles de formation à destination des usagers 50 places disposées dans les espaces détente et en adéquation avec leur utilisation (fauteuils et chauffeuses)

Pour l’accueil des publics spécifiques, la BU offrait en 2011 3 salles de travail adaptées au handicap visuel, équipées de matériel spécialisé tel que : - micro-informatique : ordinateurs avec claviers Perkins de 40 caractères, scanner avec OCR, claviers à caractères agrandis ; - matériel périphérique : embosseuse braille (Winbraille et Duxbury), téléagrandisseurs ; - logiciels : Dragon NaturallySpeaking, Jaws, Zoomtext. Pour le handicap auditif, une boucle magnétique nomade a été acquise. Dernier élément d’importance concernant les locaux de la BU sciences en 2011 : la mise à disposition des magasins ainsi que le retour à l’été 2010 des collections d’archives stockées précédemment en gardemeuble ont eu un impact important sur l’intégralité de l’activité de la bibliothèque, que ce soit du point de vue des services aux publics que de la politique documentaire, comme les paragraphes suivants du présent rapport vont s’attacher à le montrer.

COUR DES COMPTES. La réussite en Licence : le plan du Ministère et l’action des universités. In : COUR DES COMPTES. Rapport Public Annuel 2012. Paris : la Documentation française, 2012, pp. 657-704. ISBN : 978-2-11-0089359. Disponible sur : http://www.ccomptes.fr/Publications/Publications/Rapport-public-annuel-2012 (dernière consultation le 20.12.2012). 3 Loi n°2005-102 du 11.02.2005 pour l’égalité des dr oits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées. Journal Officiel, n°36 du 12 février 2005, pp 2353- 2406. Disponible sur : http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do;jsessionid=6610C7C6B79D25E9A191B23FBC01E511.tpdjo07v_2?cidTexte=JORFTEXT00 0000809647&categorieLien=id (dernière consultation le 20.12.2012).

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2 – L’offre documentaire

2.1 – La constitution des collections 2.1.1 - Bilan de l’existant en 2011 •

monographies

Le fonds d’ouvrages de la bibliothèque représente en 2011 102 198 ouvrages dont 56 601 en libre-accès, soit 55,4% de l’ensemble. Le taux d’accroissement brut de la totalité des collections de monographies de la BU a été de 20% entre 2006 et 2011. Le taux d’accroissement brut du fonds en libre-accès a été de 32% entre 2006 et 2011. Les collections en libre-accès sont toujours constituées d’un fonds d’ouvrages scientifiques et d’un fonds de culture générale. Les ouvrages scientifiques représentent 83% du fonds (17% pour la CG) en 2011. Le fonds scientifique libre-accès se répartit comme suit :

Collections scientifiques libre-accès : répartition des secteurs Sciences de la vie

25,00% 21,60% 20,00% 15,00% 10,00%

12,30% 10,20% 8,70%

7,70% 4,50%

5,00% 0,00% 1

Sciences de la vie

Part représentée en 2011 16,7 %

Mathématiques

8,7 %

Physique

10,2 %

Sciences de l’ingénieur*

Sciences de l’ingénieur∗

21,6 %

Chimie

Informatique Chimie

12,3 % 7,7 %

Sciences de la terre et de l’univers STAPS

Sciences de la terre et de l’univers

4,5 %

STAPS

18,3 %

18,30% 16,70%

Domaine

Informatique

Les secteurs les plus représentés sont dans l’ordre : Sciences de l’ingénieur, STAPS, Sciences de la Vie, Informatique, Physique. •

périodiques

En 2011, la BU sciences possédait 6484 titres de périodiques morts ou vivants, dont 148 abonnements papier en cours, ce qui représente 5900 mètres linéaires de collection, dont 88 en libre-accès. L’écrasante majorité des périodiques sous forme papier représente donc des archives conservées dans les magasins. •

thèses

La BU Sciences comptabilisait à l’issue de l’année 2011 35523 titres de thèses.

∗

Physique et chimie appliquées, science des matériaux, génie civil, énergie, biotechnologie, agronomie, gestion, Electricité, électronique, automatique

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Outre les thèses scientifiques soutenues à l’Université Toulouse 3 depuis les origines (1892), le fonds est également constitué de thèses françaises d’origine et de dates diverses, ainsi que de certaines thèses étrangères sur lequel un travail de désherbage a eu lieu en 2011. La conservation des thèses françaises autres que toulousaines doit être revue pour aboutir à déterminer une politique raisonnée et cohérente en la matière. De la même manière, un travail sur la conservation des microfiches de thèses a été réalisé en 2011 : seules les microfiches des thèses scientifiques soutenues à l’UPS sont désormais conservées, tant que la reproduction sur ce support perdure et tant que le matériel de lecture est encore en état de fonctionner. •

cartes

En 2011 la BU Sciences possèdait 2184 documents cartographiques. L’accroissement de la collection sur l’année s’élèvait à 296 documents supplémentaires (acquisitions onéreuses et dons). Pour l’année 2011, cette collection a totalisé 187 prêts. Les collections de cartes recouvrent essentiellement les cartes géologiques de la France au 50 000°, p our lesquelles le projet est d’avoir une couverture complète du ¼ sud-ouest de la France (selon les titres édités 4 par le BRGM ). Ce projet n’a pas encore abouti mais devrait l’être fin 2012. La BU possède par ailleurs la carte géologique interactive de la France au 1/ 1 000 000 ° en libre -accès (support sur CDRom). Dans le domaine des cartes géologiques, on trouve également des cartes de la France au 1/250 000° et a u 1/400 000°. Ces documents sont complétés par ou com plètent la collection du Bulletin de la carte géologique de la France. La bibliothèque conserve de plus des cartes de la végétation de la France (échelle : 1/200 000°) et de s cartes thématiques (cartes des risques naturels, cartes des fonds océaniques). Enfin, se rattachent à ces collections des atlas, conservés dans les magasins, qui couvrent diverses parties du monde sous divers aspects (végétation, géologie, etc.). Le fonds STAPS propose un certain nombre de cartes, dévolues à la pratique de sport de plein air, notamment la course d’orientation, ainsi que divers sports de mer, pour lesquels l’usage de la carte est indispensable. •

Fonds de la Société d’Histoire Naturelle de Toulouse

La Bibliothèque universitaire des sciences, dépositaire depuis 1921 de la bibliothèque de la Société d’histoire naturelle de Toulouse (créée en 1866), recensait pour ce fonds en 2011 environ 1200 livres et 2100 titres de périodiques. Celui-ci a été constitué sur quelques acquisitions faites par la Société, des dons faits à la Société, mais principalement sur la base des échanges de revues scientifiques pratiqués avec le Bulletin de la Société d’histoire naturelle de Toulouse publié depuis 1867. Ces échanges représentent actuellement quelques 350 titres de périodiques arrivant régulièrement de France et de nombreux pays étrangers, et constituent une source d’accroissement pour les collections de la BU Sciences. La fin des travaux en 2011 a permis par ailleurs de mettre en valeur ces titres de périodiques dans un espace spécifique de la salle de lecture.

2.1.2 – l’accroissement, le développement et la gestion des fonds •

les acquisitions de monographies

Politique d’acquisition Le niveau d’acquisition a été conforté en 2011 grâce à la reconduite des crédits PRL, qui a permis ainsi de er maintenir un niveau acceptable pour les collections 1 cycle, ces dernières ayant souffert dans un passé récent des besoins liés au financement de la documentation électronique recherche. La politique d’acquisition de la BU sciences en 2011 a cependant connu un infléchissement par rapport à la ligne directrice établie depuis la charte documentaire de 2007, à savoir la politique de multiplication des exemplaires par titre, comme en témoigne les chiffres suivants :

Bureau de Recherches Géologiques et Minières - http://www.brgm.fr (dernière consultation le 20.12.2012).

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Nombres d’ouvrages (exemplaires) Nombre de titres Nombre moyen d’ex. par titre

2006 3840

2011 7509

1888 2

4492 1,67

A cela plusieurs raisons : er - le retard constaté avant 2006 a été comblé par la consolidation du budget consacré aux acquisitions 1 cycle depuis l’arrivée des crédits PRL en 2008, permettant ainsi de remettre les collections à niveau en continu sur plusieurs années. er - l’arrivée en 2011 d’une offre de documentation électronique en 1 cycle (Cyberlibris) a permis d’alléger en partie la contrainte sur les acquisitions papier. Il apparaît donc désormais nécessaire d’actualiser la charte documentaire pour réviser les objectifs attendus en fonction de ce nouveau contexte. Cette révision devra néanmoins tenir compte de la fragilité des ressources : ainsi que le paragraphe sur le budget le mentionnait, il faut rappeler qu’une part non négligeable repose sur les crédits PRL. Quelques éléments clefs de la politique d’acquisition

* données chiffrées Domaine

Part des acquisitions (en nombre d'exemplaires)

Sciences de la vie

Nombre moyen d’exemplaire / titre

Part de la dépense

Prix moyen du livre

11,90%

2,9

13,40%

34,20 €

11,40%

30,60 €

10,20%

12,80%

38,70 €

12,40%

1,7

13,60%

33,60 €

10,90%

12,60%

35,50 €

8,40%

3,1

10,60%

38,80 €

5,80% 11,90%

2 1,2

5,20% 8,60%

27,40 € 22,20 €

17,10%

1,1

9,20%

16,50 €

Mathématiques

Physique

Sciences l’ingénieur

Informatique

Chimie

Sciences de la terre et de l’univers STAPS Culture Générale

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

* La part consacrée à l’achat de titres en anglais varie beaucoup d’une discipline à l’autre pour un total de 10,4 % en 2011. Domaine Sciences de la vie Informatique

Part des titres en anglais 2011 13,7 % 24,8 %

Mathématiques

10,7 %

Chimie

40,8 %

Physique

30,6 %

Sciences de l’ingénieur

6,6 %

Sciences de la terre et de l’univers Culture générale

0,5 %

STAPS

1,4 %

4,8 %

On constate tant au niveau des enseignements qu’au niveau de la documentation scientifique une forte augmentation de l’usage de l’anglais. Par ailleurs, les éditeurs français traduisent de moins en moins souvent la documentation scientifique étrangère. Les fréquentes demandes de la part d’étudiants avancés montrent que cette documentation n’est pas non plus intégralement disponible auprès des structures documentaires de recherche de l’université. La documentation en anglais devient ainsi une composante de plus en plus importante pour certaines disciplines et introduit un autre infléchissement au niveau de la politique d’acquisitions qu’il conviendra de prendre en compte comme le reste dans la révision de la charte documentaire. * Les acquisitions de culture générale représentent 9,2 % de la dépense en 2011. Elles se répartissent comme suit :

Documentaires (histoire, géographie, société, emploi, pédagogie, sciences et techniques) Littérature et bandes dessinées •

42 % 58 %

l’accroissement par l’intégration de documents et le signalement rétrospectif

Dépôt des thèses En 2011, 315 thèses scientifiques soutenues à l’UPS ont été déposées à la bibliothèque, venant compléter le fonds initial, parallèlement au dépôt de la version électronique. Catalogage rétrospectif Le catalogage rétrospectif est quasiment achevé à la BU Sciences. Il reste quelques fonds mineurs à traiter : les grands formats (environ 300 volumes) et la fin des monographies de la Société d’Histoire Naturelle de Toulouse. Le désherbage Le désherbage a concerné prioritairement le fonds en libre-accès (désherbage courant) : remplacement des éditions anciennes, élimination des exemplaires endommagés, relégation en magasin des documents peu ou pas utilisés. En 2011, 5918 volumes ont été désherbés pour un total d’environ 169 mètres linéaires. Les ouvrages en état de conservation satisfaisant ont été proposés à des associations humanitaires ou d’autres bibliothèques.

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Les dons * Dons « sortants » : Dans la mesure du possible, les documents désherbés encore utilisables sont donnés à d’autres bibliothèques (autres établissements d’enseignement supérieur dans la région : l’OMP, l’IUFM, le Mirail) ou à des associations humanitaires chargés de leur diffusion à l’étranger (notamment au Bénin). En 2011, 1714 volumes ont été donnés par la bibliothèque (essentiellement des thèses à destination d’Universités allemandes, belges et hollandaises, ainsi qu’à l’ENSAE, et au profit d’associations, et d’établissements d’enseignement supérieur comme l’IUFM), ce qui représente entre 21,5 et 29 % des ouvrages désherbés cette année-là. * Dons faits à la bibliothèque (« entrants ») : En 2011, la BU a enregistré 870 dons entrants (575 monographies et atlas, ainsi que 295 cartes), marquant ainsi la reprise de l'activité normale dans un bâtiment terminé offrant des possibilités de conservation de documents complémentaires des collections existantes. •

les prémisses d’une nouvelle politique de conservation

Les données qui précédent permettent de constater que la politique de conservation de la BU Sciences doit être reprise, au même titre que la politique d’acquisitions afin d’établir une politique documentaire globale bien plus en phase avec l’activité réelle de la bibliothèque, de ses usagers et des besoins nés de l’installation dans des nouveaux locaux et des évolutions créés par l’avancement du travail de signalement catalographique. Les prémisses de cette nouvelle politique de conservation se dessinent également avec deux autres éléments poursuivis ou survenus en 2011 : - l’insertion dans le plan de conservation partagée des périodiques en Midi-Pyrénées piloté par le CRL depuis 2005 - l’intégration de fonds documentaires de sites ou de laboratoires dépendants de l’Université Toulouse 3, suite à des programmes immobiliers ou des restructurations d’équipements de recherche : la BU sciences a ainsi accueilli en 2011 les collections documentaires subsistantes des n°39 et 41 Allées Jules Guesde et une partie des collections d’Ecolab.

2.2 – Utilisation des collections 2.2.1 – Les monographies papier •

fonds scientifique

Domaine

Part du fonds 2011

Part des prêts 2011

Taux de rotation 2011

Sciences de la vie

16,7 %

14,9 %

1.69

Mathématiques

8,7 %

12,9 %

2.02

Physique

10,2 %

12,2 %

1.83

Sciences de l’ingénieur*

21,6 %

8,4 %

1.28

Informatique

12,3 %

8,6 %

2.14

Chimie

7,7 %

8,9 %

1.74

Sciences de la terre et de l’univers STAPS

4,5 %

1.87

18,3 %

1.21

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Les fonds les plus utilisés sont ceux d’Informatique, Mathématiques, Sciences de la terre et de l’univers et Physique. Deux taux de rotation sont au-dessus de 2 (Mathématiques et Informatique), dont il faudra tenir compte dans la révision de la politique d’acquisitions. La politique d’exemplaires menée depuis 2007 a permis aux fonds comme la physique ou la chimie d’atteindre un taux de rotation aux alentours de 1,7/1,8.

Part des prêts scientifiques

Sciences de la vie Maths Physique

21%

Sciences de l'ingénieur

12%

Informatique 17%

11% 11%

16%

Chimie Sciences de la Terre et de l'Univers STAPS

•

focus sur le fonds STAPS

L’année 2011 a représenté pour ce fonds un travail conséquent de recotation et sa mise à jour (désherbage, nouvelles acquisitions) a été poursuivie. Les statistiques d’utilisation de celui-ci doivent donc être relativisées, du fait de ce caractère transitoire qui a sans doute perturbé son appropriation par le public (ouvrages non disponibles le temps de leur traitement matériel, ouvrages restés en partie et provisoirement dans les magasins de la BU santé et plus difficilement accessibles, etc.). •

fonds de Culture Générale

La mise en valeur de ce fonds a pris une importance conséquente dans le projet de service de la nouvelle BU. Celle-ci se marque par exemple par l’emplacement stratégique voulu pour les BD à l’entrée du bâtiment. La culture générale est désormais pleinement assumée dans la politique documentaire de la BU sciences au titre de la politique générale du service.

2.2.2 – La documentation électronique 1er cycle en français 2011 marque un tournant dans la politique documentaire de la BU sciences avec l’introduction de la documentation électronique pour les 1ers cycles. Cette nouvelle orientation est née de la constatation que certaines offres éditoriales sont désormais incontournables pour des disciplines comme l’informatique ou les sciences appliquées : certains titres par exemple ne sont édités qu’en version électronique et il n’en existe plus de version papier, sans que l’on puisse néanmoins en conclure que l’une va se substituer complètement à l’autre. er L’offre en direction du 1 cycle arrive aujourd’hui à maturité tant au niveau du catalogue proposé que des modalités d’usage. Alliant multiplicité d’accès et souplesse d’usage pour le lecteur, économie de manutention et d’entretien pour la bibliothèque, l’e-book devient sinon une alternative du moins un complément indispensable au papier. En terme de coût, la possibilité de choisir pour des titres l’abonnement plutôt que l’achat pérenne peut favoriser à moindre frais une politique d’exemplaires multiples par exemple pour des domaines très évolutifs tels que l’informatique. Par ailleurs, la documentation électronique proposée par le SCD avant 2011 était destinée très majoritairement aux usagers de niveau recherche. L’objectif a donc été en 2011 d’atteindre pour les niveaux L et M1 la qualité documentaire proposée au niveau recherche, qui doit passer par une remise à niveau des achats de monographies. Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

La documentation électronique 1 cycle a été perçue comme une possibilité d’atteindre celui-ci, et la BU Sciences a fait le choix de consacrer une partie de son budget d’acquisitions au co-financement de la ressource Cyberlibris avec le SCD.

Comptes actifs Cyberlibris UPS 1000 800 600

enseignants

400

étudiants

200 0 janv- févr- ma avr- mai- juin- juil- août- sept- oct- nov- déc11 11 rs-11 11 11 11 11 11 11 11 11 11

Cyberlibris pages vues et ouvrages consultés à l'UPS 2011 300

4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0

250 200 150 100 50 0 v jan

1 -1 m

11 sar

11 ai-

ljui

11 s

1 t -1 ep

ouvrages distincts consultés Pages vues

11 vo n

Cyberlibris Pages vues par livres consultés en 2011 50 40 30 20 10 0 janv11

févr- mars- avr-11 mai11 11 11

juin- juil-11 août- sept- oct11 11 11 11

nov11

déc11

Les statistiques d’utilisation de la ressource sur 2011 montrent une progression continue, avec un « décollage » important à compter de la rentrée universitaire de septembre 2011. La campagne de communication ayant accompagné l’arrivée de Cyberlibris a sous doute porté ses fruits, mais plus certainement l’effort conjugué des gestionnaires de secteurs pour faire connaître cette offre auprès du public et des formations L1, qui ont intégré dans le déroulé de la séance une utilisation de la ressource sous forme de démonstration et d’exercices.

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

3 – L’accueil du public

3.1 – Les conditions d’accueil •

les horaires d’ouverture sont restés inchangés en 2011 :

Nombre d’heures hebdomadaires

56 h 30

Horaires du lundi au vendredi Horaires du samedi

8 h 30 – 19 h 9 h – 13 h

•

2011 a vu le retour à une situation normale après des périodes de fermeture partielle liées aux travaux de rénovation, comme le montre à nouveau la comparaison 2006-2011.

2006 248 2129

Nombre de jours d’ouverture / an Nombre d’heures d’ouverture / an

2011 251 2408

Le SCD a en 2011 lancé les fondements d’un projet d’extension des horaires d’ouverture par le moyen d’une étude auprès des publics des bibliothèques de l’UPS, dont les résultats doivent encore être concrètement mis en application.

3.2 – Les nouveaux services proposés par la BU en 2011 Prêt d’ordinateurs portables 2011 a été l’année de lancement d’un nouveau service prévu dans le projet de rénovation, à savoir le prêt d’ordinateurs portables. L’année 2010 avait permis de préparer celui-ci par une analyse préliminaire des expériences existantes dans d’autres BU françaises, et par l’acquisition du parc nécessaire. Le projet a pu concrètement aboutir par la proposition du responsable C2i© de Toulouse 3 de mettre à disposition du SCD un parc de 120 net books, à destination en premier lieu des étudiants inscrits à la certification C2i©. 170 emprunts ont eu lieu (statistiques SIGB Horizon) au 6 juillet 2011. Les statistiques de prêt ainsi que l’enquête de satisfaction réalisée en juillet 2011 font apparaître que les principaux emprunteurs sont les Master (43%), suivi des L3 (16%), des L1 (15%) et des L2 (5%). 20% des emprunteurs malheureusement n’ont pas pu être identifiés suite à un problème d’import dans Apogée. Une forte majorité de ces emprunteurs (69%) sont des étudiants étrangers, en provenance principalement du Maghreb. En revanche, 15 étudiants seulement étaient inscrits au C2i©. La majorité des prêts ont été fait à des étudiants de PCA (30%) puis MIG (26%). Viennent ensuite les L1 (14%) et les SVT (11%). Emprunts par UFR médecine divers 2% 1%

IUT 3%

UT1 2% SVT 11%

IUP 7%

Staps 4%

L1 indifférencié 14%

PCA 30% MIG 26%

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Cette forte proportion d’étudiants étrangers permet de confirmer l’enquête du CREDOC5 mettant en avant le fait que 74% de la population française est équipée d’un ordinateur et que ce taux monte à 93% des élèves et étudiants. Les autres éléments de l’enquête de satisfaction portant sur les aspects pratiques du service (type de matériel, durée du prêt, etc.) ont permis d’actualiser la politique de prêt de ce matériel pour répondre aux attentes des usagers l’année suivante. Espace langues Un autre service innovant prévu dans le projet de service de la BU Sciences rénovée a pu ouvrir enfin avec nde la livraison de la 2 tranche du bâtiment : l’espace d’autoformation en langues. Cette innovation repose en partie sur ce qui a été constaté au niveau de l’offre documentaire en sciences, notamment électronique : la part de plus en plus importante prise par la documentation en anglais fait ressortir de manière criante le faible niveau de beaucoup d’étudiants en langues étrangères. Le projet a été étudié en collaboration avec l’UFR de Langues et s’est appuyé sur les méthodes déjà utilisées par les étudiants dans ce cadre, dont la principale est Rosetta Stone pour l’apprentissage de l’anglais. La bibliothèque proposait par ailleurs déjà, mais en nombre très insuffisant, des méthodes de langues à emprunter ainsi que des livres en version bilingue ou en langue originale. L’extension de la bibliothèque a permis de mettre à la disposition des étudiants des postes d’apprentissage qui proposent des ressources électroniques en langues vivantes dans un espace dédié. Celui-ci a également été conçu pour aider les étudiants dont le français n’est pas la langue maternelle à progresser rapidement de manière à profiter pleinement des enseignements reçus. Parallèlement, l’offre documentaire en ce domaine a été accrue : méthodes de langues en prêt, livres bilingues ou en langue originale. Malheureusement, les statistiques d’utilisation sur 2011 sont peu exploitables en raison de nombreux problèmes techniques liés à la ressource Rosetta Stone et à son installation. L’année 2012 devra permettre de vérifier la pertinence de ce nouveau dispositif.

Rosetta Stone Inscriptions et Last activities 2011 120 100 80 Inscriptions

"Last activities"

40 20 0 mars- avr-11 mai11 11

juin- juil-11 août- sept- oct-11 nov11 11 11 11

déc11

BIGOT Régis, CROUTTE Patricia. La diffusion des technologies de l’information et de la communication dans la société française (2009). In : Enquête « Conditions de vie et Aspirations des Français ». Paris : CREDOC (Centre de Recherche pour l’Etude et l’Observation des Conditions de Vie), 2009. ISBN : 2-8410-4338-X. Disponible sur : http://www.arcep.fr/uploads/tx_gspublication/etudecredoc-2009-111209.pdf (dernière consultation le 20.12.2012).

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

3.3 – L’analyse des publics 3.3.1 – La composition des publics Les chiffres issus du SIGB Horizon font apparaître une baisse générale du public inscrit à la BU, de l’ordre de 29.48% entre 2006 et 2011. Il convient de rappeler que ces chiffres correspondent aux étudiants ayant emprunté au moins une fois à la BU, ce qui ne correspond pas à la totalité des étudiants fréquentant la bibliothèque. Cette baisse s’explique en partie par une légère diminution du nombre d’étudiants inscrits en cycle L à l’UPS entre 2006 et 2011 (- 6%) et par une opération de nettoyage des données concernant les inscrits dans Horizon en 2010 (la conséquence étant la suppression d’un certain nombre de doublons dans la base). La baisse la plus sensible apparaît au niveau des étudiants de Master (- 42.5%).

Etudiants cycle L Etudiants cycle M Etudiants cycle D Enseignants chercheurs Autres lecteurs niveau étudiant Autres lecteurs recherche Institutions TOTAL

2006 4417 3494 468 429 373

niveau 80 10 9271

2011 3580 2007 377 173 158

243 2 6538

Les différences concernant les catégories de lecteurs autres que les étudiants de l’UPS sont liées à une méthode de comptage différente dans l’ESGBU entre 2006 et 2011. Les étudiants considérés ici sont ceux du secteur sciences et STAPS de l’UPS à Toulouse (les étudiants des sites délocalisés ne sont pas comptabilisés). La BU s’adresse toujours majoritairement à un public de premier et deuxième cycles, les étudiants de Licence étant les plus gros utilisateurs de la BU : Cycle

Inscriptions universitaires 2006 secteur sciences 7450

Inscriptions bibliothèque 2006 secteur sciences 4417

3565

D Total

Taux d’inscription 2006

Taux d’inscription 2011

59 %

Inscriptions universitaires 2011 secteur sciences 6973

Inscriptions BU 2011 secteur sciences 3580

51%

3494

98%

4002

2007

50%

1530

468

31%

1580

377

24%

12545

8379

67%

12555

5964

47.50%

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Répartition des inscrits étudiants UPS sciences et STAPS à la BU département inter-ufr1ere année 20%

23%

IUP IUT

MIG

OMP

3% 28% 1%

PCA STAPS

16%

SVT

3.3.2 – Les chiffres-clefs de l’activité des publics •

Fréquentation

Le nombre d’entrées en 2011 a augmenté de près de 33% par rapport à 2006, après la période de creux des années de travaux. 2006 349637

Nombre total d’entrées

2011 467770

La fréquentation journalière s’établit aux moyennes suivantes :

Nombre d’entrées / jour (moyenne)

2006 1409

2011 1900

Nous sommes donc devant un paradoxe : la BU sciences compte moins d’inscrits mais plus d’entrées, ce qui conduit à penser que le public a évolué dans ses pratiques.

Fréquentation de la BU Sciences en 2011 70 000 60 000 50 000 40 000 30 000 20 000 10 000

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

no ve m br e dé ce m br e

oc to br e

se pt em br

ao ût

t ju i lle

ju in

m ai

av ril

s m ar

ie r fé vr

ja nv ie r

Fréquentation : nombre d’entrées et moyenne par jour d’ouverture en 2011 3 500

70 000

3 000

60 000

2 500

50 000

2 000

40 000

moyenne par jour

1 500

30 000

Nombre d'entrées

1 000

20 000

500

10 000 0

ja nv ie r fé vr ie r m ar s av ril m ai ju in ju ille t a se o pt ût em br oc e to no bre ve m dé br ce e m br e

L’analyse de la fréquentation sur l’année fait apparaître le rythme saisonnier classique en bibliothèque er universitaire : la période la plus dense correspond toujours au 1 trimestre de l’année universitaire, avec une moyenne à presque 3500 entrées par jour au plus fort de l’activité. •

Prêts

Nombre total de prêts Nombre moyen de prêt / lecteur / an

2006 105557 12.59

2011 99346 16.65

Il y a donc eu augmentation du ratio entre 2006 et 2011, ce qui conduit à constater un renforcement de la notion d’usagers « actifs » à la BU : ceux qui empruntent, même moins nombreux, le font plus que par le passé, et parallèlement la BU connaît une augmentation de sa fréquentation pour des raisons autres que le prêt à domicile. Il est par ailleurs difficile pour le moment de faire un corollaire avec la consultation de la documentation er électronique 1 cycle, mais l’analyse de l’activité des publics sur les années à venir devra poser cette question pour affiner le diagnostic.

Emprunts de documents en 2011 600 500 400 300 200 100 0

Nombre de prêts Nombre de prêts par jour ouvert

ja nv ie fé r vr ie m r ar s av ril m ai ju in ju il le t se ao pt ût em b oc re no to b ve re dé mb ce r e m br e

14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

jours ouverts transaction samedis entrées prêt/retour inclus 2006 349 637 212 028 248 2011 476 770 198 889 251 •

Nombre de prêt nombre de entrées/ pour 1 transactions jours par jour ouverts entrée 0,30 855 1 410 0,21 792 1 899

nombre d'entrées par transaction 1,65 2,40

Renseignement

Les statistiques issues des questions posées par les usagers au personnel situé aux postes de renseignement de la BU, regroupées par types de questions, font apparaître une part relativement modeste des questions d’ordre bibliographique ou de recherche documentaire et ressortir le poids de tout ce qui relève de l’aide technique. Il faut entendre par aide technique ce qui est en lien avec l’utilisation des photocopieurs, imprimantes et de l’informatique (surtout en mode Wifi). Questions 2011

600 400 200 000 800 600 400 200 0

Accueil pratique Renseignements bibliographiques Aide technique Divers

ac cu ei l

re ns ei gn em en ts

b. ..

1 1 1 1

•

L’utilisation des services classiques

Nous pouvons donc constater suite aux chiffres qui précèdent que les usagers de la BU sciences fréquentent les lieux de plus en plus dans un but autre que le prêt à domicile. Les statistiques d’utilisation des services comme les photocopies et impressions, sinon celles de l’informatique, apportent ainsi un éclairage important sur cette nouvelle donne.

Informatique en libre accès Le parc informatique public de la BU a beaucoup évolué depuis 2006, en doublant presque le nombre d’ordinateurs fixes (105 au lieu de 57, soit 84% d’augmentation). Parallèlement, le nombre de prises réseau et électriques a été également sensiblement augmenté, et la totalité du bâtiment équipé en bornes Wifi, permettant également de diversifier une offre plus conforme aux usages constatés des générations actuelles d’étudiants. L’offre en matière d’applications mobiles n’est pas en revanche réalisée concrètement à la BU sciences, malgré la prise en compte de celle-ci dans la réflexion de l’établissement pour l’évolution de la politique des services aux publics. Les 105 postes en libre-accès proposent indifféremment accès à Internet, à la bureautique et aux ressources documentaires électroniques. Une dizaine d’autres postes restent dédiés à la consultation du catalogue uniquement. La BU sciences ne possède malheureusement aucune statistique d’utilisation de ces postes publics pour 2011, ce qui est extrêmement préjudiciable à une analyse fine des publics et pose un problème de fond pour l’évolution de la politique de service. Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Photocopies et impressions Le volume moyen de photocopies et impressions a augmenté en 2011 par rapport aux années précédentes et représente un chiffre conséquent à la période la plus dense de l’année universitaire (automne).

3000 2500 2000 nbre d'impress par jour

1500

nbre de phot par jour

1000 500

ju in ju ille t ao se pt ût em br oc e to no bre ve m dé bre ce m br e

ai m

av ril

ja nv i

er fé vr ie r m ar s

Une comparaison 2006-2011 surtout permet de prendre la mesure de cette évolution structurelle.

jours ouverts samedis photocopies inclus photocopies entrées 2006 349 637 212 028 248 2011 476 770 384 578 251

Nombre de photocopies nombre de entrées/ pour 1 photocopies jours par jour ouverts entrée 0,61 855 1 410 0,81 1 532 1 899

nombre d'entrées par photocopie 1,65 1,24

jours ouverts samedis impressions inclus impressions entrées 2006 349 637 105 557 248 2011 476 770 291 829 251

Nombre d’impression nombre entrées/ d'impressions jours pour 1 entrée par jour ouverts 0,30 426 1 410 0,61 1 163 1 899

nombre d'entrées par impression 3,31 1,63

Prêt entre bibliothèques 2006

2011

Demandes PEB - emprunteur

4868

2841

Demandes PEB - fournisseur

703

538

L’activité du prêt entre bibliothèques en 2011 en revanche confirme une tendance de fond observée depuis plusieurs années : l’activité emprunteur diminue régulièrement (- 42 %). L’activité fournisseur quant à elle, malgré un total inférieur à celui de 2006, commence à remonter en raison du retour des collections magasin.

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

3.3.3 – Les portraits types des publics fréquentant la BU sciences Le SCD ayant fait réaliser au cours de l’année 2011 une étude préparatoire à un projet d’extension des horaires d’ouverture des bibliothèques de Toulouse 3 par des étudiantes en IUT et M1 Ingénierie Mathématique, la BU sciences a profité de ce cadre pour que celui-ci, outre les souhaits d’étudiants en matière d’évolution des horaires, apporte des éléments d’information sur leurs pratiques concernant les bibliothèques, en fonction de leur appartenance pédagogique. les chiffres récoltés sur l’année 2011, ainsi que cette étude, ont permis de dresser quelques portraits-types des publics fréquentant la BU sciences que le présent rapport retrace ici de manière synthétique. En effet, pour la première fois, les données issues d’Horizon concernant les emprunteurs (ici l’UFR) ont pu être croisées avec la nature des documents empruntés et être mis en relation avec les données issues de 6 l’enquête, ainsi que les statistiques d’utilisation de Docadis .

Résultats généraux taux d'emprunteur

Fréquentation de la B Sciences 60 50

mig

au moins une fois par jour

pca

2 à 4 fois par semaine

svt

20 10

1 fois par semaine

staps non fréquentant

0 iup

staps

svt

pca

iup

mig

20%

Fréquentation après 18h

40%

60%

80%

100%

iup 60 40

iup 60

mig

40 20

mig

staps

viennent avant les cours

ne viennent pas le soir

pca

ne viennent pas avant les cours

viennent le soir

staps

pca

svt

Elargissement des horaires

non connaissance du samedi 30

25 60

demandeur année

demandeur partiel

15 10 5

0 iup

staps

svt

pca

iup mig

non connaissance staps

svt

pca

mig

Documentation A DIStance : service d’accès à distance aux ressources électroniques du SCD pour les personnels et étudiants de l’Université Toulouse 3.

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Les étudiants de 1ere année indifférenciée Pas de chiffres sur la fréquentation issus de l’enquête ni de souhaits d’évolution. En revanche, les statistiques Horizon montrent que ces étudiants représentent en 2011 1122 emprunteurs : ère soit 55% des inscrits de la 1 année indifférenciée. Ce sont d’assez gros emprunteurs avec 11 documents par lecteur actif. Leurs emprunts sont répartis assez simplement par grandes matières :

MathLIC 20%

Chim_géné 20%

Langageprogram 20%

Chim_phys 20%

Electromagnétisme 20%

L’usage de la documentation électronique par le biais de Docadis N’a pas pu être retracé chez ces étudiants. Les étudiants des IUP 18% de ces étudiants viendraient une fois par jour à la BU, 56 % entre 2 et 4 fois par semaine, 22% une fois par semaine. Ce sont les étudiants qui sont les plus demandeurs d’extension d’horaires sur l’année (1/4 de tous les demandeurs) et les plus intéressés par une ouverture pendant les partiels (35%). Mais un quart ne savent pas que la BU est ouverte le samedi matin. L’usage de la documentation électronique par le biais de Docadis La consultation via Docadis des étudiants d’IUP est faible. Les emprunts d’ouvrages Le taux d’emprunteurs des étudiants d’IUP est de 25% (le plus faible). Ils ont effectué 3% des emprunts 2011. Ils ont pris en moyenne 8,2 documents par emprunteur. Ces 3040 emprunts se répartissent par matière de la manière suivante :

sciences de la terre 4%

IUP autres 13%

mathématiques 5% physique 5% sciences de la vie 8% culture générale 13%

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

sciences de l’ingénieur 29%

informatique 23%

Sc ingénieur Gen 2% Philosophie 2%

Agri élevage 2%

Sciences sociales 2% Anglais 3%

Archirezo 3%

Pétro 2%

Biochimie 2%

BD 4%

Construction bati 3%

Matériaux 2%

CV Emploi 2%

Langageprogram 3%

Divers 3%

DonneesBdd 3% Ethologie 2%

Infogene 5% Industr matériaux 8%

Français 4%

Généralités sport Géodes 2% 3% Génétique 2%

Hydro 3%

Les étudiants de Staps 20% de ces étudiants viendraient une fois par jour à la BU, 50 % entre 2 et 4 fois par semaine, 30% une fois par semaine. Ils viendraient sur des horaires de fréquentation plus étalés sur la journée que les autres en venant plus facilement le matin. - une grande proportion vient volontiers le matin (25%) - après 18 h ils ne seraient que 28% à venir et 37 % à ne jamais venir sur cet horaire. Ce sont les moins intéressés de manière globale par une extension des horaires (19%). Près d’1/3 d’entre eux ne savent pas que la BU est ouverte le samedi matin. L’usage de la documentation électronique par le biais de Docadis Elle est très faible chez les étudiants de Staps. Les emprunts d’ouvrages Le taux d’emprunteurs des étudiants de Staps est de 36%. Ils ont effectué 5% des emprunts 2011. Ils ont pris en moyenne 8,7 documents par emprunteur. 5272 emprunts se répartissant par matière de la manière suivante :

Sports nature 3%

Aqua-sports 4%

Sports de combat 4%

BD 1%

Danse 2%

Educ-entraînement 14%

Socio-sport 17%

Généralités sport 2%

Romans d'anticipation 1%

Gestion sport 6%

Psycho-sport 5%

Gym-athlétisme 7%

Physio-sport 8% Physiologie humaine 1% Pédagogie 1%

Handisport 3% Métiers 1%

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Jeux de balle 14%

Les étudiants de SVT 12% de ces étudiants viendraient une fois par jour à la BU (le taux le plus faible), 52% entre 2 et 4 fois par semaine, 33% une fois par semaine et 4 % ne viendraient jamais à la BU. 44% de ces étudiants ne viendraient jamais avant le début des cours et ils ne sont que 24% à venir après 18 h et 29% à ne jamais venir à ces horaires. Ils sont les plus intéressés avec les étudiants d’IUP par une ouverture pendant les partiels. 20% ne savent pas que la BU est ouverte le samedi matin. Ceci est à rapprocher des commentaires d’étudiants de SVT disant que la BU est trop éloignée de leurs lieux de cours. Il y aurait dans cette population plus d’emprunteurs que de fréquentant/séjourneurs. L’usage de la documentation électronique par le biais de Docadis C’est la plus importante pour les étudiants de cet UFR par rapport aux autres pour les ressources multidisciplinaires. Les emprunts d’ouvrages Le taux d’emprunteurs des étudiants de SVT est de 42% Ils ont effectué 15% des emprunts 2011. Ils ont pris en moyenne 12,2 documents par emprunteur. 14272 emprunts au total se répartissant par matière de la manière suivante :

SciTer 5%

Zoologie systématique 6% BD 17%

Physiologie végétale 4% Physiologie humaine 3% Pharmacologie 4% Paléo 3% Optique 3% Génétique 8% Espagnol 3% Ecologie 4%

Biochimie 19% Biologie cellulaire 6% Biologie et matières associées 5% Chim_phys 4%

Les étudiants de PCA 18% de ces étudiants viendraient une fois par jour à la BU, 57% entre 2 et 4 fois par semaine, 24% une fois par semaine. Ce sont eux qui viennent le plus facilement avant les cours (36%) mais c’est loin d’être leur moment préféré (16%). Ils sont 32% à préférer venir après 18h. Ils sont intéressés par une ouverture élargie sur l’année (57%) mais aussi pendant les partiels (35%). Ce sont les meilleurs connaisseurs de l’ouverture du samedi (87%). Leur UFR est le plus proche géographiquement de la BU Sciences. L’usage de la documentation électronique par le biais de Docadis Il est plus faible que celui des étudiants de SVT. Les emprunts d’ouvrages Le taux d’emprunteurs des étudiants de PCA est de 49%. Ils ont effectué 23% des emprunts 2011. Ils ont pris en moyenne 13,8 documents par emprunteur. 22075 emprunts au total se répartissant par matière de la manière suivante :

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Anglais 2% Thermodynamique 4%

Automaticrobot 2% BD 3%

Phys_quantique 3%

Chim_ana 2% Chim_géné 9%

Phys_géné 6% Optique 3%

Chim_inorg 2% Chim_org 7%

Méca_solides 3% Méca_fluides 2%

Chim_phys 8%

Matériaux Langageprogram 3% 3%

Electronique 4% Electromagnétisme 5%

Electrotechnique électricité 3%

Les étudiants de MIG 23% de ces étudiants viendraient une fois par jour à la BU (le plus fort taux), 48% entre 2 et 4 fois par semaine, 27% une fois par semaine. Ils déclarent ne jamais venir le matin plus souvent que les autres (56%) et venir le soir plus que les autres également (52%). Ce sont les étudiants qui demandent le plus -à 63%- une ouverture toute l’année. Et tout de même 22% d’entre eux ne savent pas que la BU est ouverte le samedi matin.

L’usage de la documentation électronique par le biais de Docadis L’usage de Docadis est faible. Les emprunts d’ouvrages Le taux d’emprunteurs des étudiants de MIG est de 54% (le plus élevé). Ils ont effectué 45% des emprunts 2011. Ils ont pris en moyenne 16,6 documents par emprunteurs. 44635 emprunts au total se répartissant par matière de la manière suivante :

Thermodynamique 2% Optimath 2%

Alg 9%

Probsta 9%

Archirezo 2%

BD 3%

Génie logiciel 2%

Méca_solides 2% Méca_fluides 3%

Géom 6%

MathLIC 6%

MathG 3%

Internet 2% Mathanal 15%

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Langageprogram 10%

4 – Les secteurs d’activité 2011 en développement : formation des usagers et action culturelle

4.1 – Le dispositif de formation 4.1.1 – La politique des formation des usagers de la BU sciences La formation des usagers, essentiellement les étudiants de L1, a représenté en 2011 une part très importante de l’activité de la BU sciences. Celles-ci se sont concentrées logiquement sur le premier trimestre de l’année universitaire, afin d’être en phase avec le rythme de l’année et de pouvoir donner le plus rapidement possible aux primo-entrants les outils méthodologiques nécessaires à leur début d’études. La formation des L1 s’inscrit toujours en 2011 dans le cadre du PPPE (Projet Professionnel et Personnel de l’Etudiant) et ne sont donc pas encore intégrées dans les maquettes de formation à proprement parler, à l’exception des étudiants de la filière STAPS. L’achèvement des travaux a permis pour cette année de réaliser les formations dans les conditions prévues nde dans le projet de rénovation de la BU grâce à l’ouverture de la 2 salle de formation. Les formations hors cursus n’ont pas été relancées en raison du choix de se concentrer sur les formations L1 dans le cadre du PPPE. Les formations assurées par la BU sciences ont changé en partie de format : il y a eu moins de visites (utilisées au début pour présenter le bâtiment en cours de rénovation et dans un contexte où le plan de formation était dans une phase de structuration), celles-ci ayant été remplacées par des formations plus développées. Il s’agit là d’un choix pour privilégier une démarche plus méthodologique et une approche plus formalisée du contenu des formations.

2011 Visites Nombre Nombre de personnes Formations hors cursus Heures Nombre de personnes Formations dans cursus Heures Nombre de personnes L M D Total

9 591 0 0 396 1398 431 29 1858

4.1.2 - Statistiques et analyse des formations L1 Sciences et Staps L1 Sciences Bilan global chiffré En 2011, la BU Sciences a formé 1141 étudiants en Sciences (+244 étudiants par rapport à l’année précédente). 14 agents et 8 moniteurs étudiants ont été mobilisés pour un total de 136,5 heures (91 séances d’1h30) hors temps de préparation. Les formations ont débuté plus tôt dans l’année. L’ouverture de la deuxième salle de formation a permis de doubler le nombre de séances par semaine. Elles se sont déroulées sur cinq semaines au lieu de neuf précédemment. 63 % des étudiants inscrits en L1 Sciences ont été formés (pourcentage identique à celui de l’année passée).

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

D’après le questionnaire d’évaluation soumis aux étudiants à l’issue des séances, il apparaît que les étudiants sont satisfaits : 89 % d’entres eux reconnaissent l’utilité de cette formation, soit une augmentation de 7% par rapport à la dernière rentrée. Le reste de l’analyse de ce questionnaire montrerait qu’en matière d’appréciation de la réussite de la formation et de l’atteinte des objectifs de celle-ci : - les étudiants se sentent capables à 99% de faire une recherche sur le catalogue - d’utiliser le site web du SCD à 99% également - d’être autonome dans la BU à 99% Traitement graphique des statistiques de formation L1 Sciences 2000

Nombre d’étudiants inscrits en Sciences : 1904 Nombre d’étudiants formés : 1141

1800 1600

Nombre d’étudiants inscrits

Nombre d’étudiants formés

1400 1200 1000 800 600 400 200 0 1

Rapport du nombre d’étudiants formés / au nombre d’étudiants inscrits par portail disciplinaire 1000

916

900

CBPS 129/168 IMP 241/365 SVS 527/916 PC 244/455

800 700 600

527 455

500

365

400 244

300 200

129

241

168

100 0 1

Proportion des étudiants formés par portail disciplinaire 11%

CBPS 11% IMP 21 % SVS 47 % PC 21 %

21%

47%

21%

Repères des tranches d’âges

- 17/18 ans : 50 % - 19 ans : 28 % - 20 ans : 15 % - 21 ans et plus : 7 %

7% 15% 50%

28%

7 CBPS = Chimie Biologie Physique Santé ; IMP = Informatique Mathématiques Physique ; SVS = Sciences de la Vie Santé ; PC = Physique Chimie.

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Activité de l’année passée - Bac : 65 % - PCEM1/PCEP1 : 14 % - BTS-IUT : 5 % - Classes prépa : 4 % - L1 à l’UPS : 3 % - L1 hors UPS : 3 % - Autres : 6 %

6% 14% 4%

5% 65%

3% 3%

L1 STAPS Bilan global chiffré En 2011, la BU Sciences a formé 237 étudiants (– 21 étudiants par rapport à l’année précédente, soit – 8%). Il semblerait que la communication par l’UFR auprès de ses étudiants sur les formations n’ait pas été toujours très opérationnelle. 13 agents et 8 moniteurs étudiants ont été mobilisés pour un total de 44 heures (22 séances de 2), sur 1 semaine. 33 % des étudiants inscrits ont été formés (713 inscrits). Il apparaît que les étudiants sont satisfaits, 90 % d’entre eux reconnaissent l’utilité de cette formation. Le reste de l’analyse du questionnaire de satisfaction montrerait qu’en matière d’appréciation de la réussite de la formation et de l’atteinte des objectifs de celle-ci : - les étudiants se sentent capables à 98% de faire une recherche sur le catalogue - d’utiliser le site web du SCD à 100% également - d’être autonome dans la BU à 100% Traitement graphique des statistiques de formation L1 STAPS

Repères des tranches d’âges 17/18 ans : 42 % 19 ans : 25 % 20 ans : 25 % 21 ans et plus : 8 %

8% 42%

25%

Activité de l’année passée 2%

- Bac : 72 % - PCEM1/PCEP1 : 2 % - BTS-IUT : 4% - Classes prépa : 2 % - L1 à l’UPS : 7 % - L1 hors UPS : 6 % - Autres : 7 %

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

2% 4%

6% 7%

72%

4.2 – L’animation culturelle : programme et partenariats Le projet de service de la BU rénovée prévoyait de mettre en œuvre une politique d’animation culturelle, ce qui a pu être réalisé en 2011 à hauteur de ce qui avait été prévu. Un cycle d’expositions a été programmé, comme les années précédentes, mais plus ambitieux grâce aux nouveaux espaces. Les partenariats pour ce faire ont été nombreux, et ont fait appel à plusieurs services de l’Université et associations étudiantes, comme à des associations extérieures. Il est à noter par ailleurs que la BU sciences ne consacre pas encore de budget spécifique à l’animation culturelle, hormis une assurance annuelle pour prévenir les risques liés au vol ou à la dégradation des œuvres exposées. Le programme d’expositions de l’année 2011 est ici rappelé : En partenariat avec des Organismes de recherche -

Vers le meilleur des mondes – INSERM Morphogenèse et comportement collectif de construction chez les insectes sociaux – Laboratoire de cognition animale Imagerie cérébrale de l'insecte à l'homme – Laboratoire neurosciences de Purpan http://cognition.ups-tlse.fr/

En partenariat avec des Associations ou des organismes extérieurs -

Exposition Herbiers - Association Veracruz et Gibbons Association Kalaweit Les femmes, les arts et les sciences…vers de nouvelles histoires - Philippe Réveillon, Les chemins buissonniers Exposition de photographies – Association étudiante Grumö (Arts plastiques) Exposition sur le thème de la sexualité - LMDE Midi-Pyrénées Sciences et Sport – Science Animation Midi-Pyrénées

En partenariat avec d’autres composantes ou services de l’UPS -

Rêve de chimères - UFR Langues http://chimerestoulouse.free.fr/ Le Magnétisme – OMP Robert Wolf, Alchimiste du Trait – Service Culture UPS, Association des Amis de Robert Wolf

Une mention spéciale est faite malgré la date à une exposition réalisée à la toute fin 2010, car proposée à l’occasion de l’inauguration de l’intégralité de la BU rénovée : -

Poésie algorithmique – Frédéric Durieu http://www.cestdelart.org/cestdelart/Cest_de_lArt_!___Accueil.html

L’année 2011 a permis également à la BU sciences de mettre en œuvre des partenariats avec d’autres services de l’Université dans le cadre de la politique d’animation culturelle, notamment le Service Culture. A 8 ce titre, une opération d’envergure a pu se mettre en place, intitulée Fragments de sciences . Des instruments de physique anciens ont été présentés à la bibliothèque tout au long de l’année universitaire 2011. Il s’agissait, au travers de cette exposition, de valoriser cette partie du patrimoine scientifique de l’université et de présenter des ouvrages de la bibliothèque en lien avec les différents domaines concernés. Cette exposition déclinée sur 7 mois est le fruit d’une collaboration avec le service Culture de l’Université (Prêt d’une vitrine d’exposition et communication sur l’exposition) et Carlos de Matos (Enseignant de physique) pour la sélection des instruments et les textes accompagnant l’exposition. Les œuvres présentées ont été les suivantes : Héliostat de Foucault (Toulouse), Balance de précision, Electromètre à plateaux, Anneau S’ Gravesande et Pyromètre, Ensemble de tuyaux sonores, Tourniquet hydraulique, Théodolite.

http://www.univ-tlse3.fr/fragments/a_propos.html. Dernière consultation le 20.12.2012.

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Bilan général et orientations futures : projet de service 2013-2015 Le présent rapport aura permis d’identifier les éléments clefs du fonctionnement de la BU sciences en 2011, ère 1 année d’activité après la mise en œuvre des nouveaux services et espaces prévus dans le projet de rénovation. Les points significatifs sont les suivants : En matière de moyens : * un personnel qui reste encore en dessous de la norme nationale pour le taux d’encadrement et qui est désormais structurellement composé pour partie d’agents contractuels, pour lesquels le financement des contrats est assuré par le SCD sur ressources propres issues des crédits PRL. * un budget qui, très schématiquement, consacre une part quasiment égale aux dépenses de fonctionnement (fluides, entretien) et aux dépenses documentaires. Il s’agit là d’un point crucial nécessitant de la vigilance pour les années à venir, afin d’éviter de retrouver une situation de tension pour la documentation pédagogique analogue à celle rencontrée dans le passé pour le financement de la documentation recherche. er * le retour à un niveau d’acquisitions 1 cycle convenable, grâce aux crédits PRL, même si on peut également y trouver une source d’inquiétude compte tenu du caractère non pérenne de ce financement. er * l’introduction de la documentation électronique 1 cycle qui pose la question des nouveaux équilibres à trouver en matière de budget et de politique d’acquisition. En matière d’accueil des publics : * une composition du public stable validant le projet de service de la rénovation, fondé sur l’accueil des er étudiants 1 cycle. * une évolution en revanche majeure dans les usages : la BU est utilisée moins pour ses services traditionnels (prêt de documents, renseignement bibliographique) mais plus pour ses services périphériques (reprographie, informatique). En matière de développement de nouvelles activités : er L’importance croissante de la formation des usagers 1 cycle, qui nécessite de plus en plus de moyens car touchant un nombre toujours plus important d’étudiants. Ce bilan a donc permis également de poser les jalons des grandes orientations futures pour la BU sciences. En effet, apportant de nombreux éléments significatifs en terme d’usages, ce rapport d’activité 2011 a constitué le socle d’élaboration du prochain projet de service 2013-2015, année d’achèvement du contrat quinquennal en cours. Ce nouveau projet de service est présenté en annexe au rapport d’activité 2011.

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Annexes

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Projet de rénovation de la BU sciences BU SCIENCES S. MALOTAUX

Octobre 2008

LA BU SCIENCES RENOVEE DE L’UNIVERSITE PAUL SABATIER

1- Historique : Situation en 1995 : -

Une bibliothèque exiguë : 1 place pour 35 étudiants, alors que la moyenne nationale de l’époque se situe à 1 place pour 18. Une bibliothèque inadaptée aux nouveaux besoins nés du développement des TIC : pas de câblage, pas d’espace susceptible d’abriter un nombre suffisant d’ordinateurs en accès libre.

Une étude d’orientation réalisée en 1997 aboutit à l’inscription du projet d’extension-rénovation de la bibliothèque de Sciences dans le CPER 1999-2002. Objectif : 1200 places assises. Réalisé : 900 places. Evolution du contexte entre 2001 et 2007 : -

L’usage de la documentation électronique se développe à un rythme très rapide : en 2006, le SCD met en place pour la recherche une offre « tout-électronique » très étoffée, co-financée par les laboratoires de recherche. Evolution du public de la BU Sciences : la fréquentation des chercheurs s’effondre, ainsi que celle des doctorants (ces derniers représentent seulement 5 % des inscrits à la BU en 2007 ; seuls 25 % des doctorants ont une inscription à la BU). La bibliothèque devient une bibliothèque de premier-deuxième cycle. Le MESR lance en 2007 le plan pluriannuel d’aide à la réussite en licence, signe d’un intérêt renouvelé pour le public des étudiants de Licence. La bibliothèque peut faire valoir l’atout qu’elle représente dans une politique d’aide à la réussite.

2- Le projet :

Objectif : le projet est conçu de manière à mettre la bibliothèque au cœur du dispositif d’aide à la réussite. Outil au service de la pédagogie, la bibliothèque relaie l’action de tous les acteurs engagés dans l’aide à la réussite (enseignants, SCUIO, UFR de langues), propose aux étudiants des conditions optimales pour le travail personnel, et devient un lieu de vie et de convivialité culturelle. Elle est ainsi l’un des atouts majeurs de l’université pour sa politique d’intégration des étudiants à l’université puis dans le monde du travail.

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Principes généraux : la « BU 2.0 »

La bibliothèque est avant tout conçue comme un ensemble de services, une « plateforme de services » L’offres de service est interactive : le public (enseignants et étudiants) participe au projet : il est associé à la constitution de l’offre de services et valide les orientations. Le projet de services a été conçu en partenariat avec les enseignants, l’UFR de langues, le SUP, le SCUIO, le service culture il est régulièrement informé (communication active et formalisée) il donne son avis (suggestions en ligne ou sur place, blogs, Libqual, enquêtes)

l’offre de services est évolutive et soumise à évaluation : analyse continue de l’activité des services : indicateurs, tableaux de bord enquêtes régulières de satisfaction : Libqual + enquêtes approfondies sur les publics et leurs besoins : tous les 5 ans le tout sous-tendu par une politique de communication active

3- L’offre de services : Cette offre de service s’organise autour des deux axes du plan licence : le soutien à la pédagogie et l’aide à la réussite. 3.1 - le soutien à la pédagogie : par son offre de service la bibliothèque est le partenaire naturel des enseignants, dont elle relaie et prolonge l’action. Pour cela, elle dispose de différents moyens : •

Des collections constituées à partir d’une politique documentaire construite avec et validée par les enseignants privilégiant le nombre d’exemplaires, disponibles, ce qui suppose des commandes fréquentes et rapidement traitées, donc des fournisseurs réactifs ; un circuit du livre efficace : délais de catalogage et d’équipement réduits, d’où l’importance d’une organisation des tâches visant à privilégier la rapidité de traitement plus que la complétude des notices ; des reclassements fréquents du libre-accès (rangement des retours et reclassement) accessibles : un cadre de classement simple à comprendre, des règles de prêts adaptées, en nombre et en durée, aux besoins des étudiants

•

un fonds documentaire de pédagogie, constitué en partenariat avec le Service universitaire de pédagogie. La présence de ce fonds peut contribuer à augmenter la fréquentation par les enseignants, et de là leur permettre de mieux évaluer les services offerts et l’usage qu’ils peuvent en faire dans leur processus pédagogique.

•

une action continue de formation des étudiants à la recherche documentaire, qui se traduit par :

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

un enseignement à la méthodologie documentaire, conçu avec les enseignants, destiné à s’étendre à tout le cursus Licence. Objectif 2010 : 12 heures d’enseignement réparties sur les 3 années de Licence

un service de référence, sur place et à distance, qui se place résolument dans une perspective pédagogique et vise à donner aux étudiants l’information recherchée tout en leur apprenant une méthodologie documentaire.

•

des salles de travail à disposition des enseignants : 10 salles de travail de groupe et deux salles de cours sont à disposition des enseignants pour le suivi individualisé des étudiants en difficulté et les travaux encadrés de recherche documentaire. Ici aussi, l’objectif est de pousser les enseignants à intégrer davantage la bibliothèque dans leur pédagogie, d’abord pour ses locaux, mais ensuite aussi pour ses ressources.

3.2 – L’aide à la réussite : lieu de travail, lieu de culture et d’ouverture au monde, lieu de vie, la bibliothèque participe pleinement à l’intégration des étudiants à l’université et au monde de l’entreprise. Son action en ce domaine se décline en quatre objectifs : •

favoriser le travail personnel : des espaces de travail diversifiés permettant le travail en groupe ou individuel. 900 places assises au total.

•

faciliter l’usage de l’informatique : internet filaire et sans fil dans tous les espaces de travail ; une salle d’informatique de 70 postes, puis la mise en place d’un service de prêt d’ordinateurs portables ; des bornes « internet express » à l’entrée de la bibliothèque, qui permettent de consulter rapidement sa messagerie…ou les résultats d’examen.

•

Favoriser l’intégration dans le monde du travail, par une meilleure maîtrise des langues étrangères (un centre de ressources en langues conçu avec l’UFR de langues, composé d’un fonds documentaires et de 14 ordinateurs dédiés à l’utilisation de logiciels d’autoapprentissage) ; aider à la recherche d’emploi, en relayant l’action du SCUIO (fonds documentaires sur les métiers et la recherche d’emploi, aide personnalisée à la rédaction de CV).

•

Ouvrir à la culture : proposer un fonds d’actualité vivant et multimédia (kiosque de presse, chaînes télévisées d’information), ainsi qu’un fonds de culture générale étoffé, mêlant le divertissement et la culture plus spécialisée (des bandes dessinées à l’histoire des sciences), le tout accompagné d’une politique d’animation culturelle en relation avec la Médiathèque José Cabanis.

Proposant aux étudiants des espaces accueillants, conviviaux et confortables, la bibliothèque devient ainsi un véritable « lieu de vie étudiante » et facilite l’intégration à l’Université.

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

Charte documentaire 2007

Service Commun de la Documentation de l’Université Paul Sabatier Bibliothèque de Sciences Charte des collections Niveau Licence - Master

1- Missions de la bibliothèque

Service public destiné à répondre aux besoins en documentation scientifique et technique de la communauté universitaire toulousaine, et prioritairement ceux des Corps de Sciences de l’Université Paul Sabatier, la bibliothèque universitaire de Sciences satisfait également les demandes du public extérieur à l’Université.

Cette mission s’articule autour des axes suivants : -

répondre aux besoins documentaires des étudiants dans le cadre de leur formation répondre aux besoins documentaires des enseignants et chercheurs dans le cadre de leurs activités d’enseignement et de recherche aider au développement de la réflexion sur les sciences et les techniques, en respectant la pluralité des approches et des points de vue. répondre aux besoins en documentation scientifique du public extra-universitaire désireux de compléter l’offre documentaire des bibliothèques de lecture publique locales. assumer une mission culturelle (cf statuts SCD : « participer aux activités d’animation culturelle de l’établissement »).

Disciplines représentées : -

Sciences fondamentales : mathématiques, physique, chimie, sciences de la vie, sciences de la terre, sciences de l’univers. Sciences appliquées enseignées à l’Université Paul Sabatier Langues vivantes

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

2- Organisation générale du fonds documentaire

2.1 - Soutien aux enseignements :

- fonds « Licence-Master » : toutes disciplines enseignées, traitées sous leurs multiples facettes. Le nombre d’exemplaires acquis sera établi en fonction des effectifs concernés, du type de document et de son usage. Les ouvrages acquis pourront être en anglais ou en français. - fonds « prépa concours » : fonds réservé aux étudiants préparant l’Agrégation ou les CAPES et CAPET scientifiques. - fonds de culture générale, dans lequel on trouvera des ouvrages de méthodologie et les fonds concernant les langues vivantes. - accès aux bases de données et aux revues scientifiques fondamentales dans chaque discipline. - accès garanti aux ressources électroniques, payantes (encyclopédies type Techniques de l’Ingénieur ou Kirk-Othmer par exemple) aussi bien qu’en accès libre sur Internet (par exemple : cours en ligne, dossiers d’actualités). La bibliothèque s’engage à permettre gratuitement un accès à Internet dans son intégralité (sauf restrictions prévues dans la Charte du bon usage des moyens informatiques et du réseau de l’Université Paul Sabatier ).

2.2 - Développement de la culture scientifique :

- ouvrages récents de réflexion sur la science et les techniques - fonds d’histoire et philosophie des Sciences : fonds composé d’ouvrages généraux et d’œuvres des grands scientifiques (physiquement présentes à la bibliothèque ou accessibles en ligne). - accès garanti aux ressources électroniques, selon les modalités définies précédemment.

2.3 - Mission culturelle généraliste :

Fonds de culture générale : fonds type « lecture publique » adapté notamment à un public jeune (18 – 25 ans), destiné à participer à son enrichissement culturel et à son intégration dans le monde du travail, et à traiter de ses préoccupations quotidiennes.

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

2.4 - Répartition budgétaire :

* Répartition globale indicative : - L’achat de documentation niveau recherche (périodiques essentiellement) représente 75 % du budget. - L’achat de documentation niveau « enseignement » (comprend le fonds Licence-Master, les ouvrages de références, le fonds de culture générale, le fonds « prépa concours », le fonds histoire des sciences) représente 25 % du budget. Cette part doit être considérée comme un minimum, mais son augmentation ne peut se faire au détriment de la somme consacrée aux périodiques ; elle ne peut qu’accompagner une augmentation globale du budget acquisitions.

* Au sein du budget « enseignement », la répartition se fait comme suit : -

acquisitions de culture générale (comprend également histoire et philosophie des sciences) : 5 % du budget au minimum, 10 % au maximum

fonds Licence-Master, fonds « prépa concours », ouvrages de références : 90 à 95 % du budget « enseignement ».

3- Le fonds « Licence – Master »

3.1 - Typologie et niveau des documents :

Traités, précis, manuels L1 à M1, annales, recueils d’exercices, systématiquement renouvelés à chaque nouvelle édition. Ouvrages considérés comme « grands classiques » dans la discipline, toujours d’actualité. Ouvrages de références, tables, dictionnaires et encyclopédies spécialisées.

3.2 - Répartition par disciplines

Cette répartition concerne le budget d’acquisition. Elle est établie en combinant plusieurs critères : le public concerné (nombre total d’étudiants suivant un enseignement dans la discipline) et le prix moyen de l’ouvrage dans chaque discipline (cf annexe), pondéré par l’obsolescence plus ou moins rapide du fonds (cas particulier de l’informatique). Cette étude doit être réévaluée tous les trois ans. Les chiffres ci-dessous doivent s’entendre comme des fourchettes indicatives, certaines fluctuations pouvant intervenir d’une année à l’autre en fonction de l’offre éditoriale.

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Moyenne de répartition des dépenses d’acquisitions par discipline :

Discipline Mathématiques Physique Chimie Sciences de la Terre et de l’Univers Sciences de la vie Sciences de l’ingénieur* Informatique

Part du budget 13 à 14 % 15 à 16 % 13 à 14 % 7à8% 15 à 16 % 17 à 18 % 16 à 17 %

* comprend les disciplines suivantes : gestion, biotechnologie, génie chimique, sciences des matériaux, électronique, automatique, génie civil, génie mécanique, agronomie et agriculture, construction aéronautique

3.3 - Organisation des acquisitions :

Le suivi des collections est assuré par les acquéreurs de chaque discipline, recrutés parmi les corps de catégories B et A (assistants des bibliothèques, bibliothécaires adjoints spécialisés, bibliothécaires, conservateurs). Chaque acquéreur se voit confier la gestion du fonds dans une discipline donnée : choix des titres à acquérir, nombre d’exemplaires, cotation, désherbages, évaluation de l’utilisation du fonds. Les listes d’acquisitions sont établies à l’aide des suggestions des enseignants, des bibliographies jointes à certains syllabus publiés en ligne par l’Université, de la bibliographie courante publiée dans Livres-Hebdo, des catalogues d’éditeurs français et étrangers, des suggestions des lecteurs (une réponse sera apportée à chaque suggestion d’achat). L’achat d’exemplaires supplémentaires est décidé à partir des statistiques de prêt. La gestion des fonds se fait en concertation avec les enseignants, les bibliothèques associées relevant de la discipline, ainsi que la bibliothèque universitaire de Santé.

3.4 - Quantité d’exemplaires :

La bibliothèque s’efforce de garantir pour chaque titre un nombre d’exemplaires adapté à l’usage et à l’effectif concerné. Le nombre d’exemplaires achetés pour chaque titre s’étend de 1 à 25 pour les manuels les plus consultés ; il varie d’un titre à l’autre, et doit être déterminé au cas par cas par l’acquéreur de la discipline concernée, en concertation si possible avec les enseignants.

3.5 - Procédures de tri ou désherbage :

- Ouvrages faisant l’objet de rééditions régulières : les anciennes éditions sont remplacées au fur et à mesure, à l’arrivée de nouvelles acquisitions. La bibliothèque présente toujours la dernière édition publiée de chaque manuel ; lorsque les changements intervenus sont mineurs, la bibliothèque pourra choisir de présenter une à deux éditions précédentes. - Ouvrages devenus obsolètes ou inadaptés aux besoins des lecteurs : ces documents sont retirés du libre-accès et transférés en magasin lors des récolements, qui doivent se dérouler au rythme minimal d’un tous les deux ans. Des opérations de tri peuvent également avoir lieu en dehors des récolements, particulièrement pour les fonds d’obsolescence rapide. Le critère d’obsolescence est Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

évalué à partir des statistiques de prêt des documents : un ouvrage n’ayant fait l’objet d’aucun prêt depuis 3 ans au moment de l’opération pourra être transféré en magasin ; cette durée pourra être réduite pour les disciplines d’obsolescence rapide (informatique par exemple) ou certains manuels niveau licence. - Ouvrages rendus inutilisables en raison de leur état de conservation : l’ouvrage sera éliminé s’il peut être remplacé par un nouvel exemplaire, ou s’il fait l’objet de nombreuses éditions.

3.6 - Conservation : - un exemplaire de chaque titre et de chaque édition est conservé en magasin ; si un même titre fait l’objet de très nombreuses éditions à intervalle rapproché, et si les changements intervenus s’avèrent mineurs, il peut être décidé de ne garder qu’une édition sur deux ou trois. - les ouvrages fondamentaux définitivement indisponibles chez les éditeurs sont confiés à un relieur si leur état le justifie. - les exemplaires excédentaires des éditions précédentes sont proposés en don à des bibliothèques partenaires ou des associations humanitaires - les exemplaires inutilisables sont éliminés.

4- Le fonds « prépa concours »

Ce fonds rassemble une sélection de documents destinée à aider les candidats à préparer les concours de l’enseignement : Agrégation, CAPES, CAPET. Il s’agit d’un fonds réduit à accès restreint : l’accès en est réservé aux étudiants formellement engagés dans un cursus de préparation aux concours de l’enseignement, à l’IUFM ou au sein d’une UFR de l’Université. La durée de prêt est réduite (8 jours), les documents empruntés s’ajoutent aux documents empruntés dans les autres fonds. Le fonds est constitué des documents suivants, dont certains se retrouvent également dans le fonds « Licence-master » : -

manuels scolaires (enseignement secondaire) conformes au programme en cours ; ouvrages publiés dans le cadre du programme des concours ; annales et rapports de jury ouvrages cités dans les bibliographies diffusées pendant les préparations aux concours manuels scientifiques les plus demandés : un exemplaire supplémentaire est acheté pour le fonds « prépa concours »

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5- Le fonds de Culture Générale

5.1 - Objectifs :

Il s’agit d’un fonds type « lecture publique » adapté notamment à un public jeune (18 – 25 ans), destiné à participer à son enrichissement culturel et à son intégration dans le monde du travail, tout en traitant de ses préoccupations quotidiennes. Le fonds de culture générale est conçu comme un fonds d’actualité, dont la conservation n’entre pas dans les missions de la bibliothèque. Il s’articule autour de six axes principaux : -

culture générale et actualité, culture scientifique, langues, loisir et divertissement, vie quotidienne, orientation professionnelle

5.2 - Typologie et volume documentaire : -

ouvrages de fiction ouvrages documentaires encyclopédies et dictionnaires généraux bandes dessinées périodiques

Aucun document multimédia en raison des différents problèmes de gestion qu’ils posent (coût, mobilier spécifique, système antivol, usure).

5.3 - Principes généraux d’organisation: - l’ensemble du fonds, tous supports confondus, est réuni dans le même espace et entièrement en libre-accès. - aucun document n’est destiné à être conservé en magasin, pas même les périodiques (les quotidiens sont éliminés au bout de 3 mois, les mensuels au bout d’un an). - tous les documents sont prêtables (sauf les quotidiens) - tous les documents sont achetés en exemplaire unique (sauf quelques exceptions dans le fonds « orientation professionnelle ») - les ouvrages acquis seront prioritairement de niveau « grand public » ; les ouvrages niveau universitaire ou trop spécialisés n’ont pas mission à entrer dans le fonds de culture générale. - dans chaque discipline, on achètera prioritairement les ouvrages type encyclopédique, les synthèses, les présentations générales et les ouvrages traitant de problèmes d’actualité.

5.4 - Disciplines représentées :

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Documentaires (70 % du fonds) : -

philosophie et psychologie religions sciences humaines : sociologie, politique, droit emploi, métiers, vie étudiante, méthodologie, pédagogie sciences et techniques sports et loisirs arts langues géographie, guides de voyage histoire

Œuvres de fiction (30 % du fonds) : -

littérature classique et contemporaine science-fiction romans policiers bandes dessinées

La présente charte a été validée par le Conseil de la documentation de l’Université Paul Sabatier, le 22 mars 2007.

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BU sciences Projet de service 2013-2015

Le projet de service de la BU sciences détaillé dans ce document porte sur la fin du contrat quinquennal 2011-2015 et plus particulièrement sur les années 2013-2015.

1 - Objectifs et fondements du projet de service 1.1 – Le contexte temporel Le projet de service trouve son origine dans le rapport d’activité 2011 de la BU Sciences. 2011 est en effet la première année complète de fonctionnement de la BU après sa rénovation lancée en 2007, rénovation qui avait donné lieu à la rédaction d’un projet spécifique désormais achevé. Le contexte politique de 2012, année d’élaboration et de rédaction du présent projet de service a apporté également d’autres éléments de nature à en délimiter le périmètre et à en cibler les objectifs précis : * renouvellement de la Présidence et des Conseils de l’UPS * première année du contrat quinquennal 2011-2015

1.2 – Les éléments factuels

1.2.1 - Les résultats du rapport d’activité 2011 Le rapport d’activité 2011 de la BU, du point de vue du fonctionnement structurel comme de l'activité, et sa comparaison avec l'année 20061, ont permis de mettre en exergue plusieurs éléments significatifs : * en matière de moyens : - doublement des surfaces et du matériel entraînant une augmentation du budget non documentaire (environ 50% du budget total), mais peu d'augmentation en moyens humains ; - augmentation des acquisitions et du budget correspondant. * concernant les publics : - baisse du nombre d'actifs emprunteurs, baisse du nombre de prêts ; - augmentation des consultations d’ouvrages électroniques ; - augmentation des entrées et des activités d'ordre utilitaire (impressions, photocopies, etc.). La conclusion de ce dernier point étant que les pratiques du public de la BU sciences ont évolué sur les dernières années.

1 2006 a été prise comme année de référence pour comparaison pour 2 raisons : - il s’agit de la 1ère année où des statistiques ont été tenues avec régularité - il s’agit de la dernière année de fonctionnement de l'ancienne BU avant travaux

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1.2.2 – La documentation dans le contrat quinquennal 2011-2015 de l’UPS La partie du contrat concernant directement ou indirectement la BU est le paragraphe 2 intitulé "Mettre en œuvre une démarche d'amélioration permanente de la qualité des formations, augmenter et faciliter l'accès à l'offre documentaire", qui est elle-même déclinée en 3 actions : - développer en interne une "démarche qualité" ambitieuse - accroître la mobilité internationale - enrichir l'offre documentaire et favoriser l'accès aux documents 1.3 – La définition des objectifs

Le contexte temporel ainsi que les éléments factuels présentés dans les paragraphes précédents ont permis de définir les objectifs visés dans le projet de service 2013-2015 de la BU sciences. Ceux-ci sont au nombre de 2, un principal et un secondaire, qui sont déclinés en plusieurs actions destinées à en préciser le contenu. L’objectif principal est donc de répondre aux attentes du quinquennal, en les adaptant aux missions particulières et aux moyens de fonctionnement du service. En effet, l'amélioration de la qualité de la formation de l'étudiant a pour finalité de conduire celui-ci à la réussite dans son parcours universitaire, particulièrement au niveau L. La réussite de l'étudiant, du point de vue des missions et du fonctionnement de la BU, passe par : * l'enrichissement, l'amélioration de l'offre documentaire et un accès facilité à celle-ci. Deux axes d’orientation de l’activité de la bibliothèque sont donc identifiables pour cela : un sur la constitution des collections, le second sur les formations dispensées pour maîtriser ces collections. * l'enrichissement et l'amélioration de l'offre de services, qui repose sur la consolidation de toutes les fonctions liées à l'accueil au sens large, l'amélioration de l'utilitaire (services classiques et nouveaux), et le développement de l'apprentissage des langues (notamment anglais et Français Langue Etrangère). L'objectif secondaire du projet de service enfin porte sur l'enrichissement de l'offre documentaire du point de vue du signalement et de la mise en valeur de collections à vocation pérenne et patrimoniale.

2 – La mise en œuvre du projet de service 2.1 – Le contexte de réalisation des objectifs La mise en œuvre du projet de service nécessite au préalable une organisation mieux structurée de la BU qui permette d'assurer les moyens de le réaliser. L'organisation des services de la BU a donc été repensée fin 2012 en fonction des objectifs visés par le projet de service. La conséquence de cette réorganisation est double : refonte des organigrammes et refonte intégrale des fiches de poste des agents de la BU sciences. A l'issue de cette révision fin 2012, la BU sciences est structurée jusqu’à la fin du projet de service 20132015 autour de 3 services et 1 mission : - service des ressources et de la politique documentaire - services aux publics - service formation et valorisation - mission patrimoine

2.2 – La déclinaison des objectifs en actions sur 2013-2015

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Documentation

Services

Objectif principal répondre aux attentes du quinquennal en les adaptant aux missions particulières et aux moyens de fonctionnement du service Action n°1 Enrichissement et amélioration de l'offre documentaire Action n°2 Accès facilité à l'offre documentaire par la formation Action n°3 Amélioration de l'offre de services par la démarche qualité Action n°4 Développement et amélioration des outils d'apprentissage des langues

Action n° 1 Enrichissement et amélioration de l’offre documentaire Constat : le rapport d’activités 2011 a mis en lumière le retour à un niveau convenable d’acquisitions pour la documentation pédagogique, mais qui reposent pour partie sur une source dont la pérennité n’est pas 2 assurée (crédits PRL ). Par ailleurs, la charte documentaire en vigueur datant de 2007 est obsolète et er incomplète. Cette obsolescence tient notamment à l’arrivée de l’offre numérique pour la documentation 1 cycle. La politique documentaire de la BU Sciences doit donc être reprise pour tendre vers un enrichissement et une amélioration de l’offre, en tenant compte de l’infléchissement majeur introduit par le numérique. Axes de travail : - consolider le budget d'acquisitions pour la documentation pédagogique sur la fin du quinquennal ; - actualiser la Charte documentaire et le Plan de Développement des Collections avec l'intégration de l'offre numérique 1er cycle ; - améliorer l’offre également par la valorisation des collections sur place et à distance, notamment par les fonctionnalités offertes par le site web du SCD et par la reprise du travail sur la signalétique initié en 2012. Moyens à mobiliser : afin de justifier l’utilisation des crédits alloués et de démontrer la nécessité de maintenir, voire de renforcer, le niveau actuel d’acquisitions, définir et mettre en place les indicateurs et tableaux de bord permettant de suivre le budget, le volume des acquisitions et l’utilisation de ce qui est acquis ; - améliorer les outils statistiques d’utilisation de la documentation numérique ; mettre en œuvre les formations du personnel et l’organisation de travail pour la valorisation des collections sur le site web ; - mettre en œuvre l’organisation de travail et les moyens pour la réalisation d’une charte de signalétique et de mise en valeur des collections dans les locaux de la bibliothèque. Calendrier et ordre de priorité : - identification des indicateurs et construction des tableaux de bord correspondants pour décembre 2013 ; application à compter de janvier 2014 ; - achèvement de la refonte de la signalétique des collections dans le cadre plus global de la réalisation d’une charte de signalétique et mise en œuvre des premiers outils de valorisation des collections sur place pour décembre 2013 ; - mise en œuvre de la valorisation des fonds sur le site web pour tous les secteurs disciplinaires hors culture générale pour décembre 2013 ; mise en œuvre de la valorisation des documents de culture générale sur le blog pour décembre 2013 ; er - actualisation de la charte documentaire pour la fin du 1 semestre 2014, en prenant en compte les éléments identifiés par les actions liées à l’objectif secondaire (reliure, politique de conservation) ; nd - plan de développement des collections pour la fin du 2 semestre 2014. Service(s) en charge de l’action : Service des Ressources et de la Politique documentaires

Plan « Réussir en Licence »

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Action n° 2 Accès facilité à l’offre documentaire par la formation Constat : suite au lancement du plan ministériel « Réussir en Licence », la BU sciences réalise depuis 2007 des formations à la méthodologie de recherche documentaire et aux ressources mises à disposition des usagers (papier et électronique) essentiellement pour les étudiants de L1, en recherchant la systématisation du dispositif et l’insertion dans les cursus pédagogiques. Le résultat de cette politique volontariste de la BU est une montée en puissance du nombre de séances, d’étudiants formés et d’étudiants plus à l’aise avec les ressources et services offerts par la BU, et rejoint en cela les objectifs du contrat quinquennal de l’UPS 2011er 3 2015. L’arrêté du 1 août 2011 relatif à la Licence renforce par ailleurs la place accordée à la méthodologie de recherche documentaire. Mais cette montée en puissance remet en question la structuration actuelle du fonctionnement de la formation des usagers, et notamment ses fondements en matière de ressources humaines. Axes de travail : - redéfinir et préciser le périmètre d’intervention de la BU Sciences dans le cadre de la politique globale du SCD en matière de formation des usagers, notamment pour les niveaux autres que L1 ; - renforcer la présence auprès des composantes pédagogiques pour compléter l’intégration des formations dispensées par la BU dans les cursus ; - développer la formation à distance. Moyens à mobiliser : - structurer la formation des usagers au sein d’un service de la BU sciences et définir précisément le lien fonctionnel avec la formation des usagers niveau SCD ; - développer les moyens matériels et humains pour assurer dans de bonnes conditions le plan de formation L1 ; augmenter, ou a minima stabiliser (par CDI) les ETP consacrés à la formation ; - utiliser les nouveaux outils disponibles pour la formation à distance via le site web (tutoriels, webconférences, etc.). Calendrier et ordre de priorité : - redéfinition et précision du périmètre d’intervention de la BU Sciences dans le cadre de la politique globale du SCD en matière de formation des usagers, notamment pour les niveaux autres que L1 pour décembre 2013 ; er - création d’outils pour la formation à distance : premières réalisations pour la fin du 1 semestre 2014 ; - intégration de toutes les formations L1 dans les cursus pédagogiques pour décembre 2015 ; - obtention a minima d’un CDI pour la stabilisation de l’effectif consacré à la formation des usagers au plus tard pour la fin du projet de service. Service(s) en charge de l’action : Service Formation et Valorisation

Action n°3 Amélioration de l'offre de services par la démarche qualité Constat : depuis l’ouverture de l’intégralité de la BU rénovée fin 2010, les pratiques et les services liés à l’accueil des usagers, malgré un effort soutenu pour faire évoluer la situation, restent disparates ou liés parfois à un fonctionnement antérieur. Le règlement intérieur de la BU, qui est celui du SCD, n’a pas fait l’objet d’une révision intégrale officielle depuis plus de 5 ans. Par ailleurs, certains outils et services ne fonctionnent pas correctement ou n’ont jamais fonctionné. Enfin, les services aux publics sont par nature une branche de l’activité des bibliothèques en constante évolution, et afin de faire coïncider le plus possible l’offre avec les besoins des usagers, il apparaît désormais nécessaire d’enclencher un processus d’amélioration permanente, fondement d’une démarche qualité. Il n’est pas prévu en revanche que cette action débouche sur l’obtention d’une certification.

Axes de travail : - améliorer les pratiques, activités et outils liés à l’accueil des usagers (procédures, téléphonie, signalétique, etc.) correspondants à des standards communément attendus pour un service public ; améliorer les services utilitaires classiques et nouveaux : reprographie, bureautique, connexions et matériel informatiques ; 3

Arrêté du 1er août 2011 relatif à la licence. JORF, n°0185 du 11 août 2011, page 13800, texte n° 39, N OR: ESRS1119411A.

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- développer de nouveaux services en lien avec les technologies web ; - construire et mettre en place des enquêtes auprès des publics. Moyens à mobiliser : - réviser, homogénéiser et mettre en place les procédures liées à l’accueil ; - renforcer les formations internes du personnel et améliorer la communication interne ; réaliser une charte de signalétique services et communication internes, applicable également aux collections (cf action n°1) ; - mettre à disposition du public un matériel de reprographie et informatique efficace ; - développer le partenariat avec les autres services et composantes de l'UPS impliqués dans une démarche qualité ; - utiliser des outils normés gratuits ou payants : Qualibib, Libqual + et obtenir les crédits afférents. Calendrier et ordre de priorité : - renouvellement du matériel de reprographie : avec le renouvellement de la délégation de service public en mars 2013 ; - charte de signalétique pour décembre 2013 ; - mise en place d’une organisation de formation interne pour décembre 2013 ; renouvellement du parc informatique public pour la fin du quinquennal ; renouvellement du parc d’ordinateurs portables prêtables pour septembre 2014 ; - mise en place de Qualibib pour septembre 2013 ; souscription à Libqual + en janvier 2014 ; - mise à jour du circuit et des outils de communication internes pour décembre 2015 ; - procédures liées à l’accueil : révision et homogénéisation réalisées pour décembre 2015. Service(s) en charge de l’action : Services aux Publics Action n°4 Développement et amélioration des outils d'apprentissage des langues Constat : le contrat quinquennal de l’UPS met en avant la nécessité de renforcer les compétences linguistiques des étudiants pour favoriser leur réussite et pour accroître la mobilité internationale. L’arrêté de 2011 relatif à la Licence met également en exergue ce point central de la formation des étudiants. La BU sciences offre depuis 2010 un espace d’autoformation en langues, ainsi qu’une documentation renforcée en méthodes de langues. Axes de travail : améliorer l’efficacité de l’espace d’autoformation en langues en éliminant les derniers problèmes techniques ; - développer des solutions techniques dans les locaux de la BU pour répondre à des besoins logistiques liés aux connaissances et apprentissages linguistiques ; améliorer la communication à destination des étudiants autour de l’espace langues, en renforçant notamment le partenariat avec les autres services de l’UPS (composantes pédagogiques, UFR de langues, SCUIO) ; - étudier la pertinence de diversifier l’offre linguistique dans cet espace ; - renforcer l’accueil ciblé des étudiants étrangers. Moyens à mobiliser : - assurer un travail de partenariat avec le Service Informatique du SCD pour la résolution des problèmes techniques et pour les développements logistiques ; - réaliser le suivi statistique de l’utilisation des ressources documentaires et de l’espace d’autoformation en langues par l’élaboration de tableaux de bord spécifiques ; - élaborer un plan de communication sur les ressources et outils de la BU ; assurer un travail de partenariat avec les services de l’UPS concernés par l’accueil des étudiants étrangers. Calendrier et ordre de priorité : - résolution des derniers problèmes techniques actuels de l’espace d’autoformation pour juillet 2013 ; - développement de solutions logistiques diverses dans les locaux de la BU pour juillet 2014 ; - définition et mise en place des outils statistiques spécifiques pour décembre 2013 ; application à partir de janvier 2014 ; - plan de communication sur les ressources et outils de la BU pour septembre 2014 ; - étude de la diversification linguistique de l’offre pour septembre 2014 ; Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011

- organisation de l’accueil des étudiants étrangers pour septembre 2014. Service(s) en charge de l’action : Services aux Publics Service des Ressources et de la Politique documentaires

Documentation

Objectif secondaire enrichir l'offre documentaire par le signalement et la mise en valeur de collections à vocation pérenne et patrimoniale Action n°5 Signalement catalographique de fonds spécifiques de monographies Action n°6 Mise en valeur du fonds cartographique Action n°7 Signalement catalographique et valorisation des collections de périodiques Action Signalement, protection et valorisation des documents anciens ou rares dans le n°8 cadre d'une mission patrimoine

Action n°5 Signalement catalographique de fonds spécifiques de monographies Constat : la BU sciences abrite dans ses magasins des fonds encore non signalés en 2012. Il s’agit majoritairement de dons antérieurs à la période de la rénovation, ou de collections arrivées à la BU sciences fin 2011 (documentation subsistante aux 39 et 41 Allées Jules Guesde avant le début des travaux de rénovation urbaine et immobilière). Certains documents spécifiques, propriété de la BU depuis plus longtemps, sont également toujours en attente de signalement. Ne sont pas concernées par cette action les monographies reçues en dons après 2011 qui seront traitées ultérieurement. Axes de travail : - signaler les monographies et thèses françaises issues des Allées Jules Guesde : après le tri réalisé par un stagiaire en juin 2012, la suite du travail consistera dans l'intégration des titres retenus (192 monographies et 7 thèses). - signaler les monographies de la Société d’Histoire Naturelle de Toulouse. - signaler les autres fonds particuliers : grands formats et dons en attente antérieurs à 2010 (laboratoire de mycologie d’Auzeville, fonds Gaussen, fonds Wolf, don CNES). Moyens à mobiliser : - soit mettre en place une organisation de travail interne reposant sur le service des ressources et de la politique documentaires de la BU sciences ou sur le service de catalogage centralisé ; - soit faire appel appel à des moyens extérieurs (appels à projets ABES, vacations, stagiaires professionnels). Calendrier et ordre de priorité : - achèvement du signalement des grands formats pour décembre 2013 ; er - achèvement du signalement des monographies SHNT pour la fin du 1 semestre 2014 ; nd - achèvement du signalement des collections allées Jules Guesde pour la fin du 2 semestre 2014 ; - achèvement du signalement des autres fonds concernés par l’action pour décembre 2015. Service(s) en charge de l’action : Service des Ressources et de la Politique documentaires Action n°6 Mise en valeur du fonds cartographique Constat : La BU sciences possède de multiples documents cartographiques reliés ou en feuilles, sur des thématiques diverses (géographie, géologie, botanique, astronomie, etc.) acquises ou reçues en don. Par ailleurs, des documents cartographiques sont arrivés récemment en don (Ecolab en décembre 2010, Allées Jules Guesde fin 2011).

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Le volume ainsi que l’hétérogénéité imposent désormais de mettre au clair les priorités de traitement et de conservation pour établir le contenu et le périmètre d’une cartothèque qui apporterait une valeur documentaire scientifique et patrimoniale certaine à l’échelle locale et nationale. Il est à noter que l’objectif de cette action vise pour la fin du projet de service le début ou la poursuite du signalement catalographique des cartes, et non l’achèvement de celui-ci. Axes de travail : - assurer le traitement : le préliminaire à tout traitement repose sur un tri des documents concernés, déterminé par des critères objectifs tels que atteinte d’une masse critique pour constituer un ensemble pertinent, réponse aux besoins des usagers locaux et couverture d’une thématique spécifique ou rare. Les cartes non retenues feront l’objet d’une réorientation vers d’autres établissements. Le signalement ensuite des cartes retenues doit être envisagé de manière plus large qu’un simple catalogage dans le Sudoc/Horizon, via l’insertion dans des outils ou des répertoires nationaux ; - assurer la communication : établissement d’un document synthétique de recensement des collections de cartes à l’attention du personnel pour simplifier la communication auprès des usagers. La communication des cartes doit aussi être conçue de manière particulière (espace dédié pour la consultation, matériel spécifique de transport pour un prêt à domicile, etc.) ; - mettre en œuvre la valorisation : cet axe de travail est en partie le corollaire du travail de signalement catalographique. Les potentialités d’Internet et des techniques de numérisation permettent d’entrevoir à une échéance à plus ou moins long terme un possible décloisonnement des collections de la BU Sciences grâce à une insertion dans des répertoires ou bases déjà constituées offrant des fonctionnalités de consultation et de visualisation plus appropriées pour ces documents (géovisualisation). Moyens à mobiliser : - s’insérer dans des réseaux nationaux de cartothécaires ; - renforcer les formations du personnel au traitement des documents cartographiques ; - mettre en place une organisation du travail interne faisant appel à des moyens humains supplémentaires ou au service de catalogage centralisé ; - mettre en œuvre une organisation des locaux permettant un traitement adapté aux cartes (mise à plat des documents). - achat de matériel adapté à la conservation des cartes - appel à des moyens extérieurs (appels à projets ABES, vacations, stagiaires professionnels). Calendrier et ordre de priorité : - achèvement du tri des cartes pour décembre 2013 : identification des documents retenus, réorientation des cartes non retenues effectuée ; - réalisation d’un plan de classement des cartes pour décembre 2013 : identification des grands ensembles et estimation du volume de documents correspondants ; - identification des répertoires ou bases existantes et insertion dans ceux-ci pour décembre 2013 ; - à compter de 2014, signalement des documents retenus en fonction des priorités établies et des moyens disponibles. Service(s) en charge de l’action : Service des Ressources et de la Politique documentaires

Action n°7 Signalement catalographique et valorisation des collections de périodiques Constat : Le retour des collections en magasin assorti d’un rangement plus rationnel des fonds de périodiques, ainsi que certaines évolutions récentes en matière de règle de signalement dans le SUDoc, imposent un travail de fond sur les périodiques papier conservés par la BU, dont les titres de la Société d’Histoire Naturelle de Toulouse. Les collections n’ont été en effet ni signalées ni désherbées intégralement. Par ailleurs, des dons récents sont venus augmenter le volume des périodiques papier conservés en archive et sont en attente d’intégration.

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Axes de travail : - achever les chantiers de mise à jour des notices de périodiques dans le SUdoc et Horizon : * trier les collections pour identifier les documents considérés désormais comme des monographies pour en préparer le catalogage rétrospectif ; e * vérifier le signalement des périodiques « anciens » (5 étage) : récolement, mise à jour du signalement catalographique et désherbage ; e * vérifier le signalement des périodiques de la Société d’Histoire Naturelle de Toulouse (4 étage) : récolement, mise à jour du signalement catalographique et désherbage ; - intégrer les périodiques papier reçus en dons (Ecolab, Allées Jules Guesde) : les fascicules reçus sont complémentaires des numéros déjà conservés à la BU. Il s’agit donc d’une intégration pour compléter des états de collection ; - achever le projet de numérisation du Bulletin de la Société d’Histoire Naturelle de Toulouse et suivre les projets identiques concernant d’autres titres de journaux de société savantes conservés par la BU sciences, dans le cadre du programme établi par la BnF en partenariat avec le CRL Midi-Pyrénées. Moyens à mobiliser : - mettre en place une organisation du service des périodiques permettant une structuration solide en ressources humaines ; - mettre en place une organisation du travail interne faisant appel au service de catalogage centralisé ; - faire appel à des moyens extérieurs (appels à projets ABES, vacations, stagiaires professionnels). Calendrier et ordre de priorité : - fin du projet de numérisation du BSHNT pour la partie concernant la BU (mise à disposition d’une collection papier pour la numérisation) : décembre 2013 ; - intégration des collections reçues en don en 2010 et 2011 (Ecolab, Allées Jules Guesde) pour juillet 2014 ; - collections périodiques anciens et SHNT à jour pour décembre 2015. Service(s) en charge de l’action : Service des périodiques, dons et échanges Action n°8 Signalement, protection et valorisation des documents anciens ou rares dans le cadre d'une mission patrimoine Constat : suite au retour des collections anciennes dans les magasins et suite à la mise en place d’un marché pour les travaux de reliure, il est désormais opportun de réaliser un état des lieux général et exhaustif des éléments à prendre en compte pour mener une politique efficace et raisonnée de signalement, conservation, communication et mise en valeur des monographies anciennes de la BU (1811-1950). Axes de travail : Les différentes tâches listées ci-dessous regroupent l’ensemble des opérations à prévoir pour les collections de la BU Sciences :

définir une politique pour la reliure externalisée : réalisation et suivi d’un tableau de bord qui permette de comptabiliser le nombre de documents des différents pôles (monographies / monographies neuves / périodiques anciens / périodiques courants, dont STAPS / cartes) et les sommes consacrées à chacun. Le résultat doit permettre de définir des critères précis pour la constitution des trains de reliure, et en corollaire les incidences sur la politique d’acquisition ; procéder à la sauvegarde des collections, composée de plusieurs opérations successives ou parallèles : * inventaire de l’état des monographies anciennes (lettres de secteurs) : réalisation d’un tableau de bord permettant d’identifier de façon synthétique l’ampleur des opérations de réparation / reliure / restauration ; * documents infestés et prévention des infestations : établir un circuit de traitement des documents touchés et établir une organisation de traitement préventif ; * documents précieux issus de l’ancienne réserve : établir un inventaire de ces documents et en définir les conditions de conservation ; * réalisation d’un plan de sauvetage des collections de la tour pour les documents les plus anciens et/ou les plus précieux ; mettre en œuvre une procédure de communication des collections anciennes :

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règles de prêt/communication : sur la base de la règle actuelle d’exclusion du prêt des documents de plus de 100 ans (date mobile en fonction de l’année civile), étude en parallèle des critères d’exclusion et pratiques d’établissements similaires à la BU sciences pour en dégager une application locale, compatible également avec le signalement SIGB/OPAC ; information du public : réalisation d’un document d’information expliquant les critères d’exclusion du prêt et les conditions de consultation et de reproduction sur place ; suivi statistique : à l’aide des bulletins de communication magasin, tenir à jour un fichier mensuel de demande de consultation des documents anciens de la BU (utiliser comme critère minimal la date d’édition du document), avec les statistiques concernant les demandeurs.

Moyens à mobiliser : - assurer une formation avancée pour l’agent en charge de la mission sur le patrimoine en bibliothèque ; - chiffrer le budget nécessaire ; mettre en œuvre une organisation des locaux adaptée au traitement des documents anciens et de l’organisation des trains de reliure. Calendrier et ordre de priorité : - organisation des locaux pour juillet 2013 ; - politique de reliure externalisée définie pour décembre 2013 ; - politique de communication des documents anciens et élaboration des données statistiques définies pour décembre 2014 ; - inventaire et politique de conservation des documents les plus anciens et précieux (ancienne réserve) et plan de sauvetage des collections pour juillet 2014 ; - inventaire des monographies lettres de secteur pour les opérations matérielles de conservation (reliure/restauration) pour décembre 2015 ; - documents en péril : organisation de traitement préventif et curatif réalisée pour décembre 2015. Service(s) en charge de l’action : Mission Patrimoine

Les rapports d’activité de la BU Sciences à compter de 2013 permettront de faire régulièrement des bilans d’étape sur l’avancement des différentes actions et de vérifier la concordance avec le calendrier prévisionnel.

Sabine Naegelen – BU Sciences - Rapport d’activité 2011