CAMERA DEI DEPUTATI GRUPPO PARLAMENTARE SCELTA CIVICA PER L’ITALIA XVII LEGISLATURA Policy di spesa e pagamenti Premesso che il Gruppo Parlamentare Scelta Civica per l’Italia, nella sua piena autonomia, nell’ottica di operare con la massima trasparenza e coerenza con le indicazioni dell’Assemblea e del Direttivo, ha ritenuto di definire in modo semplice e chiaro, quale sia la policy di spesa delle risorse finanziarie assegnate dalla Camera. A tal fine ha predisposto un Budget di spesa ripartito per voci omogenee (es. personale dipendente, materiali di consumo, rimborsi spese etc) che è stato sottoposto all’approvazione del Direttivo affinché, nell’ambito delle risorse assegnate, il Presidente, il Tesoriere, il Direttore Generale ed il Direttore Amministrativo possano serenamente operare, nel rispetto della presente policy di spesa. Art.1 Tutte le spese sostenute dal Gruppo, debbono essere: necessarie, sostenibili, ispirate alla massima economicità, inerenti agli scopi istituzionali ed autorizzate. Art.2 Fatte salve le eccezioni che saranno evidenziate nei successivi articoli, tutte le spese sostenute dal Gruppo, dovranno essere autorizzate, rendicontate e pagate come segue:
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Al manifestarsi di ciascuna esigenza di spesa il Presidente, il Tesoriere, il Direttore Generale o i singoli membri del Gruppo dovranno richiedere alla Segreteria amministrativa –specificandone la motivazione-, di ottenere un dettagliato preventivo dai fornitori di fiducia o da quelli eventualmente indicati dal richiedente, che evidenzi il costo e le modalità di pagamento di quanto richiesto;
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Tutti i preventivi, per essere accettati e dar corso ai relativi ordini (predisposti dalla Segreteria amministrativa e firmati dal D.G.) dovranno essere verificati in relazione alla congruità con il Budget e dovranno essere preventivamente autorizzati dal Presidente e dal Tesoriere che, se ritenuto necessario, potranno entrare nel merito e richiedere al proponente di argomentare le ragioni della spesa;
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Tutta la documentazione amministrativa connessa agli ordini (bolle di consegna, note d’intervento, rapportini etc) dovrà essere consegnata alla Scelta Civica www.sceltacivica.it info@sceltacivica.it twitter.com/scelta_civica facebook.com/sceltacivica
Segreteria amministrativa che la collazionerà all’ordine e successivamente alla Fattura o ricevuta fiscale pervenute; •
Tutti i giustificativi fiscali di spesa pervenuti, corredati da quanto evidenziato al punto precedente, dovranno essere preventivamente vistati dal Presidente e dal Tesoriere per essere ammessi al pagamento;
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Esaurito detto iter, i documenti saranno rimessi al Direttore Amministrativo che, ne curerà la contabilizzazione e, nel rispetto delle modalità di pagamento concordate, darà corso ai pagamenti.
Art.3 In deroga a quanto previsto all’Art.2, il Presidente, il Tesoriere ed il Direttore Generale, per quanto attiene le spese correnti inferiori ai 1.000,00 euro dovranno: •
Effettuare direttamente ed autonomamente le singole spese, richiedendo (tramite le proprie segreterie) gli eventuali preventivi, ove ritenuto utile e/o necessario;
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Predisporre autonomamente gli eventuali ordini (anche telefonici), che non necessiteranno dell’autorizzazione del Presidente e del Tesoriere;
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Autocertificare l’inerenza e la necessità delle singole spese sostenute, al fine di giustificarne l’effettuazione;
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Tutta la documentazione amministrativa connessa agli eventuali ordini ed acquisti, compresa l’autocertificazione di cui al punto precedente, dovrà essere consegnata alla Segreteria amministrativa che la collazionerà alla Fattura o ricevuta fiscale consegnate;
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Tutti i giustificativi fiscali di spesa pervenuti (corredati da quanto evidenziato al punto precedente), dovranno essere comunque vistati dal Presidente e dal Tesoriere per essere messi in pagamento;
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Esaurito detto iter, i documenti saranno rimessi al Direttore Amministrativo che, ne curerà la contabilizzazione e, nel rispetto delle modalità concordate, darà corso ai pagamenti.
Art.4 Onde assicurare una gestione ordinaria più snella possibile, pur sempre ispirata ai principi di cui in premessa, al Presidente sarà anche assegnata una Carta di Credito del Gruppo che gli consentirà, nello svolgimento delle sue funzioni istituzionali, di procedere direttamente ad acquisti e pagamenti, nei limiti di quanto previsto e concordato con l’istituto emittente. Resta inteso che:
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ciascun singolo pagamento, per essere effettuato, non dovrà mai essere superiore alla predetta soglia di 1.000,00 euro, oltre la quale - come dettodovrà essere sempre rispettata la procedura di cui all’Art.2;
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Sarà cura del Presidente (tramite la propria segreteria) conservare e consegnare periodicamente alla Segreteria amministrativa, tutti i giustificativi di spesa connessi con le operazioni effettuate con la carta di credito, corredate da una breve nota esplicativa (es. cena offerta al Direttivo, acquisto di libri necessari a….. etc) oppure dalla già citata autocertificazione (ove potesse risultare utile e corretto dar prova dell’inerenza e della necessità delle stesse);
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Tutta la documentazione pervenuta (così come sopra), dovrà essere comunque sottoposta al visto del Tesoriere per essere contabilizzata;
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Esaurito detto iter, i documenti saranno rimessi al Direttore Amministrativo che, ne curerà la contabilizzazione.
Art.5 Anche in ossequio a quanto previsto dalle più recenti normative in materia di antiriciclaggio e utilizzo del denaro contante, oltre che per trasparenza e praticità, i pagamenti del Gruppo saranno effettuati principalmente tramite bonifico bancario. In alternativa, del tutto residuale, potranno essere utilizzati anche gli assegni bancari che, indipendentemente dalla loro entità, saranno sempre correttamente intestati e non trasferibili. Pagamenti in contanti, senz’altro inferiori alle soglie di legge, potranno essere effettuati solo in casi del tutto eccezionali, previo consenso del Tesoriere e del Direttore Amministrativo, che dovrà provvedere alla necessaria provvista; fatto ovviamente salvo, quanto previsto al punto successivo. Art.6 Per la gestione corrente, le piccole spese quotidiane di modesta entità (inferiori ad €. 200,00), per loro natura evidentemente connesse con l’attività del Gruppo (es. acquisto di timbri e minuta cancelleria, acquisto di quotidiani etc), potranno essere richieste ed autorizzate, senza particolari formalità dal Presidente, dal Tesoriere, dal Direttore Generale e dal Direttore Amministrativo. Queste, di norma, saranno effettuate in contanti, utilizzando il fondo cassa a reintegro, gestito dal Direttore Amministrativo con l’ausilio della Segreteria amministrativa, secondo le seguenti regole: 1. La dotazione iniziale sarà pari ad €. 990,00 e sarà reintegrata periodicamente, attraverso prelievi in contanti dal conto corrente bancario, autorizzati o effettuati dal Direttore Amministrativo; 2. Le movimentazioni saranno puntualmente annotate sul registro di “piccola cassa” predisposto a questo scopo, e mensilmente annotate in contabilità; 3. Tutte le spese dovranno essere giustificate con idonea documentazione fiscale/amministrativa, che riporterà sempre in calce una nota che ne illustri sommariamente l’inerenza e la necessità. 3
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Art.7 Tutta la documentazione amministrativa (es.estratti di c/c bancari, contabili di incasso o pagamento etc), pervenuta alla Segreteria amministrativa, sarà sempre sottoposta al D.G. prima di essere consegnata al Direttore Amministrativo, per i necessari riscontri e contabilizzazioni.
Si allega: fac simile dell’Autocertificazione da predisporre nei casi previsti
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All. 1 Policy si spesa
Autocertificazione
Il
sottoscritto
………………..………………………………………….……………….
in
qualità
di
……………….……….………………………………………………. del Gruppo Parlamentare Scelta Civica per l’Italia, con la presente dichiarazione certifica che, la spesa effettuata in data ………….….………………..
per
………………………………………………………………………….………………………….,
di
cui
all’allegato
giustificativo fiscale, è: -‐ coerente con la policy di spesa adottata dal Gruppo: -‐ ispirata ai principi di inerenza, trasparenza e congruità delle spese, espressamente indicati nel Regolamento della Camera e nello Statuto; -‐
si
è
resa
necessaria
nell’ambito
dell’
attività
istituzionale,
in
quanto:
……………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………..………………… ……….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……….. In fede
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………………..……………………………………………………………
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