Guia do Supervisor
Pessoas e negócios crescendo juntos Pessoas e negócios crescendo juntos
Criar uma conexão entre Universidade e Empresas, levando gente cheia de futuro a um presente com Criar uma conexão entre universidade e empresas, levando genteoportunidades. cheia de futuro a um presente grandes com grandes oportunidades.
Aliar a juventude e o talentoe à qualidade e Aliar a juventude o talento à qualidade e relevância relevância de tudo o que Scheffer faz. de tudo o que Scheffer faz.
O mais importante é tentar inspirar as pessoas para que elas sejam excelentes no que querem fazer.” (Kobe Bryant)
É nisso que acreditamos. Aliar o seu conhecimento à mente com sede de aprender. Aliar sua trajetória na empresa a novos braços dispostos a realizar. Aliar o seu belo presente a um futuro que, com você mentoreando, pode ser realmente excelente.
Você é o mentor de um novo talento, um agente motivador do sucesso de alguém
Guia do Supervisor
Sumário Alinhamentos iniciais
Rotina
• Integração institucional • Recepção na área • Construindo relação de confiança • Alinhando as expectativas
• Feedbacks • Projetos • Programas de desenvolvimento • Avaliação de desempenho
Perguntas e respostas • Como funciona a carga horária? • É obrigatório direcionar um projeto? • O que eu faço em caso de comportamento inadequado? • Em caso de solicitação de descontinuação do vínculo com o estagiário ou trainee por parte da empresa ou deles, o que fazer?
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Seja bem-vindo a esse novo papel Hoje, você inicia uma jornada importantíssima para você e para o (a) estagiário(a) ou trainee que estará sob sua responsabilidade. Esse trajeto será de grande aprendizado mútuo e muita satisfação! Para iniciarmos esse processo, gostaríamos de convidá-lo para uma reflexão: pense naquele tempo em que você ainda. Você se lembra de quem o ajudou? Do seu primeiro líder? Quem ensinou sobre os primeiros passos para uma carreira de sucesso? Pois é, todos nós temos uma pessoa que guardamos em um lugar especial. A partir de hoje, você será essa pessoa!
Se desenvolva, dê feedback, e o principal, seja empático! Você tem um jovem talento sob sua responsabilidade, dedique o tempo necessário para que ele se lembre de você com o mesmo carinho que você se lembra do seu primeiro mentor.
Lembre-se: estamos junto com você Para te apoiar e te dar dicas valiosas, nós da área de Gente e Transformação estaremos por aqui para te acompanhar ao longo dessa jornada. Nosso objetivo é o seu potencial máximo enquanto mentor!
Vamos começar? Se liga neste manual, pois ele trará um pouco do que temos planejado para você, além de dicas super valiosas para todo o processo!
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Ele chegou e você vai guiá-lo! “Onde é que eu estou?” Caminho para o desenvolvimento. Criando aliados para alinhamento de expectativas + Início da construção de relação de confiança
Seu estagiário ou trainee está se em casa!
Hora de mostrar sua capacidade de mentor!
Na ponta da língua!
Organização rotinas
Acompanhamento de feedbacks
Perguntas frequentes
Projetos de estágio Programas de desenvolvimento
Apresentação do projeto Avaliação de desempenho
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Semana 1 Alinhamento de expectativas + Início da construção de relação de confiança Logo no início da jornada do estagiário ou trainee, ele mapeará o ambiente e buscará entender qual o seu papel e o papel dos que o rodeiam. Este é um momento crucial em que ele, a empresa e você, mentor, deverão passar a melhor imagem possível e iniciarão a construção de uma relação. ,a e t n e lm Lembre-se, norma que fica.
éa primeira impressão
É essencial que neste primeiro momento se inicie um processo de alinhamento das expectativas, o que continuará acontecendo ao longo de estágio. A todo pactos serão feitos e refeitos e isso é perfeitamente normal.
A seguir, vamos falar de alguns “ritos” para que acordos sejam estabelecidos e que você inicie o processo de construção de um vínculo de confiança.
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Semana 1
EXPECTATIVAS
Quais são os principais deveres e responsabilidades dos funcionários que aqui trabalham? O que não é tolerado? Qual o nosso jeito de ser? Quais comportamentos esperamos dos nossos funcionários?
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Alinhamentos iniciais a) Integração institucional
b) Recepção na área:
Este será um momento importantíssimo para alinhamento macro de expectativas.
Após essa intensa agenda de integração, o estagiário ou trainee chegará na sua área e estará mais situado sobre são as expectativas que a empresa tem sobre ele.
Nele, o estagiário vai aprender quais são as expectativas da empresa Esses alinhamentos macros serão transmitidos em uma agenda logo na chegada dos trainees. Apesar de você não participar diretamente desse momento, é importante que você se atualize do conteúdo pois ele será o pontapé inicial dessa integração. Além da integração institucional, você, mentor, deve garantir que o novo talento saiba tudo sobre as regras de horários de trabalho, refeições e do alojamento, façam um tour na fazenda para mostrar os setores e quem precisam procurar quando precisarem acessar uma seção específica.
Porém, o mais importante é, em alinhamento com a estratégia para o programa de estágio e trainee, definir as suas expectativas enquanto líder deste estagiário. Você já as definiu? Se não, faça isso, pois este tema terá que ser abordado em uma agenda que terá com ele.
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Alinhamentos iniciais I – Construindo a relação de confiança
II – Alinhando expectativas
Mas antes de falar de expectativas, o seu papel principal no primeiro dia é acolher. Esse é um importante passo para o início de um vínculo de confiança. Fale sobre o quanto ele é bem-vindo em sua área, o quanto ele poderá agregar para empresa.
Você já pensou que este é um momento crucial na vida deste estudante? Pois é, com certeza ele também construiu uma série de expectativas. Que tal perguntar a ele quais são elas e conversarem sobre isso? Este será um ótimo gancho para que você inicie a conversa sobre as suas expectativas para ele.
Lembre-se de que o aprendizado em um situação como essa é sempre uma via de mão dupla: você aprenderá com ele, tanto ou mais do que ele com você! Que tal falar isso para ele?
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Rotina Já tô me sentindo em casa, já sei onde ficam as coisas... Agora eu já consigo até dar sugestões de melhoria! a) Acompanhamento e feedback constantes Finalizado este primeiro momento, estabelecidos os contatos iniciais e feito o planejamento de como se darão as atividades, seu papel de mentor agora é acompanhar de perto o seu estagiário e dar feedback constante. Ao longo da sua rotina de mentor, você deverá fazer o acompanhamento das atividades e ajudá-lo com a programação semanal. Você será a figura principal ao longo desta jornada! Você vai ver que esse acompanhamento próximo se torna mais esporádico com o passar do tempo, pois o(a) estagiário(a) ou trainee vai ganhando confiança e autonomia. Lembre-se que feedback é uma forma de correção de rota e reconhecimento, não confunda com a Avaliação de Desempenho que será feita a final do ciclo do estágio. Lembre-se que o feedback eficaz descreve especificamente a ação e a situação, fala sobre o seu impacto e estimula o diálogo. É um ato de generosidade!
Exemplos de feedback negativo: Aquela sua intervenção na reunião não foi a mais adequada, pois quando você interrompe alguém como você fez com a Maria, isso faz com que as pessoas achem que você é ansioso e não sabe esperar o momento de falar. Talvez o mais adequado naquele momento fosse esperar ela finalizar o pensamento e aí sim pedir a palavra e indicar que discordava e apresentar seus argumentos.
Exemplos de feedback positivo: Queria parabenizar sua atitude na reunião de hoje, percebi que você ficou incomodado com a solução que a Joana trouxe, mas ainda assim você a esperou finalizar e concluir o pensamento e colocou seu ponto de vista de forma muito respeitosa. Tenho certeza de que ela não ficou ofendida, pois você foi muito educado! Parabéns!
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Rotina b) Projeto de melhoria: a chance de mostrar sua capacidade de mentor! No final do primeiro mês de estágio, vocês precisarão definir, em conjunto, qual será o tema do projeto que ele desenvolverá ao longo dos próximos meses. Este projeto será apresentado ao final do programa e será uma oportunidade única para que você traga ganhos significativos à sua área e demonstre a sua capacidade, enquanto mentor, de direcionar os recursos de sua área para os ganhos da empresa. Além disso, o projeto é fundamental para o sucesso do programa, pois através dele o(a) estagiário(a) poderá colocar em prática ou desenvolver competências essenciais para o profissional do futuro, como: • Pensamento analítico • Aprendizagem ativa • Resolução de problemas • Inteligência emocional • Liderança • Criatividade • Uso de novas tecnologias
Qual o seu papel enquanto mentor nesse processo? • Apoiar e direcionar de forma estratégica para quais caminhos o projeto deve ser direcionado. • Apoiar na construção do projeto. • Direcionar e abrir caminhos para a implantação da solução. • Estar presente de forma ativa, dando feedback ao longo da jornada.
Quais são as classificações possíveis deste projeto? • Ações que corrijam e/ou previnam possíveis erros nos processos; • Ações de melhoria, que desenvolvam processos; • Criação de projetos, que complementem os processos já existentes.
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Rotina Para dar o pontapé inicial, peça para que o estagiário ou trainee lhe traga sugestões e percepções do que ele tem vivenciado, isso poderá trazer insights de melhorias a serem abordados no projeto. O(A) estagiário(a) deverá desenvolver uma proposta de projeto que contenha os seguintes itens:
OBJETIVO SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Time-bound) Qual é o objetivo deste projeto? Como ele será medido? A aplicação dele é possível? Em quanto tempo? Há maneiras de comparação mensuráveis com a situação atual?
JUSTIFICATIVA Qual o problema a ser solucionado, qual oportunidade está sendo trabalhada?
RESULTADOS ESPERADOS Quais resultados são esperados com este projeto? Lembre-se de alguns possíveis resultados: ganho de produtividade, redução de custo, melhoria de relacionamento com o cliente, inovação técnica, melhoria de processo.
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Rotina O projeto deverá ser desenvolvido dentro do cronograma ao lado: Obs.: para os estagiários que permanecerem no programa como trainees, o objetivo é que seja dada continuidade no projeto iniciado no período de estágio, aprofundando as etapas e ampliando os resultados.
1ª Etapa Análise e identificação de oportunidade de projeto.
2ª Etapa Análise e identificação de oportunidade de projeto e desenvolvimento de escopo do projeto.
4ª Etapa Aplicação de projeto.
5ª Etapa Apresentação de projeto.
3ª Etapa
6ª Etapa
Aplicação de projeto.
Avaliação de desempenho.
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Rotina Escopo do projeto • O que será contemplado no seu projeto? • Qual o seu planejamento?
Cronograma de aplicação • Qual o cronograma planejado para aplicação?
DICA Com uma boa proposta em mãos, é hora de colocar a mão na massa e aplicar a solução conforme o cronograma. Ajude o estagiário a atingir este objetivo. Conforme tópicos avaliados ao lado, você terá condição de classificar a qualidade do projeto desenvolvido e o impacto na organização da empresa. Embarque nessa tarefa junto ao seu estagiário e obtenha resultados para sua área e visibilidade para você enquanto mentor!
Assim que a proposta for entregue a você, avalie-a conforme os critérios abaixo:
Ao final do projeto, a avaliação será realizada a partir dos seguintes tópicos:
• Na descrição está claramente definido qual é o problema tratado ou que oportunidade o projeto pretende descrever? • A ideia está bem apresentada quanto à avaliação da situação atual para comparação posterior com a situação futura? • A descrição das metas e objetivos está clara e direta? • A solução proposta é suficientemente robusta para que ela seja duradoura e não seja necessário retomar a rotina anterior? • O valor do investimento (se houver) corresponde aos benefícios a serem alcançados? • Houve uma análise da situação atual para que fosse possível chegar na solução proposta? • A solução é uma ideia inovadora e que pode ser implementada em outras localidades? • O tempo sugerido para implementação da ideia foi condizente com o nível de dificuldade na solução do problema?
• O projeto está implementado, sem necessidade de retomar o processo anterior? • Após implementado, o projeto gerou novas ideias de melhoria? (Melhoria contínua.) • Os benefícios alcançados impactaram no resultado financeiro da companhia? • Os benefícios alcançados não impactaram diretamente no resultado financeiro, mas trouxeram outras melhorias (por exemplo, proporcionando ganhos em produtividade e melhoria de processos ou diminundo gastos e layout)? • Houve padronização (em procedimento por exemplo) e treinamento a todos os envolvidos após a implementação do projeto? • Os benefícios que o processo trouxe estão claros para todas as pessoas envolvidas na sua área? • A ideia envolveu mais de uma área?
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Rotina c) Programa de desenvolvimento
d) Avaliação de desempenho
O programa de Estágio e Trainee da Scheffer contará com uma programação de encontros voltados para o desenvolvimento dos mentores e dos(as) estagiários(as) conforme abaixo:
Já está chegando a hora de encerrar este ciclo, para isso, você contará com uma ferramenta de avaliação desenvolvida especialmente para analisar a fit cultural com a empresa e comportamentos essenciais para o profissional do futuro.
Encontros técnicos e comportamentais para estimular o seu desenvolvimento profissional e auxiliá-los a melhorar o desempenho. Nessa fase, serão identificadas as necessidades da área em que atuam para produzir o projeto de melhoria que será desenvolvido até a conclusão. Encontro específico para revisão do projeto, com objetivo de revisar os temas e problemas levantados para o projeto de melhoria, possibilitando troca de experiências e a realização de atividades técnicas, comportamentais e práticas que permitam estimular o desenvolvimento dos participantes. Seminário de apresentação de projetos: o estagiário ou trainee apresentará o projeto para uma banca examinadora. Ele deverá obter no mínimo 8,0 (oito) para possível contratação pela empresa. O projeto a ser desenvolvido poderá ser um case de sucesso no qual conseguiu implementar novas soluções e sua trajetória será apresentada durante o programa.
Ficou com alguma dúvida? Fale com a área de Gente e Transformação! Lembre-se que você, mentor, poderá sempre contar conosco para auxiliá-lo nessa jornada. Não hesite em procurar por nós ou pelo RH da sua empresa.
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Perguntas e Respostas Para encerramos este guia, compartilhamos Perguntas e Respostas Frequentes para não deixar dúvida na cabeça do estagiário ou trainee.
Como funciona a carga horária do programa? R: O estágio ou trainee terá uma jornada de atividade de 8 horas semanais e as atividades serão cumpridas em horário compatível com as atividades acadêmicas do estudante.
O que eu faço em caso de comportamento inadequado? R: É necessário que faça o feedback constantemente, esclarecendo os papéis, responsabilidades e o código de conduta, em casos excepcionais, busque o suporte da Gestão de Pessoas.
Em caso de solicitação de descontinuação do vínculo com o estagiário ou trainee por parte da empresa ou do estagiário ou trainee, o que fazer? É importante que se atente para o motivo dessa essa decisão. Por se tratar de um projeto, é importante que o ciclo completo seja cumprido, mas se ainda houver interesse em encerrar o vínculo, busque contato com a Gestão de Pessoas de sua unidade e a área de Gente e Transformação para encerrarem o contrato.
Mais vida na terra.
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