Festivalul Luminii la tine acasă
Echipa națională de coordonare a Festivalului Luminii
”
”Dragi cercetași, Festivalul Luminii este unul dintre cele mai mari proiecte ale noastre, o oportunitate de a ne dezvolta pe noi înșine și de a oferi comunității din care facem parte o bucațică de cercetășie aprinsă într-o gulguță ... sau câteva mii. Venim în ajutorul vostru și vă oferim acest ghid minunat pentru a putea organiza cel mai awsome festival de până acum!” #EchipaFL2015
W F
Website
www.festivalul-luminii.ro Facebook
www.facebook.com/festivalul-luminii
Pasul #1 Adună echipa care va coordona Festivalul Luminii pe plan local. Aceștia pot fi atât lideri sau seniori din centru local, cât și exploratori care sunt motivați și doresc să se afirme. Un lucru e sigur! Toată lumea va avea ceva de învățat din asta. Stabiliți ce responsabilități vor avea fiecare din membrii echipei. Noi vă recomandăm următoarele funcții: • Coordonator Local • Responsabil Financiar • Responsabil Programe • Responsabil Imagine • Responsabil Administrativ
Pasul #2
Înțelegeți ideea festivalului. În primul rând, Festivalul Luminii este un eveniment al cercetașilor, de aceea legea și principiile cercetășești ar trebui să stea la baza organizării lui. În al doilea rând, festivalul este adresat comunității și prin intermediul lui, noi încercăm să transmitem principiile și valorile noastre. Un alt aspect important este faptul că Festivalul Luminii are un caracter necomercial.
#Pasul 3 Setați obiective
Prin acest pas trasați conturul evenimentului și definiți traseul pe care îl veți urma în continuare. Aici recomandăm o ședință de amploare unde nu va lipsi brainstorming-ul, ideile creative și voia bună. Punem accentul pe următoarele: • Ce vrem noi, ca organizatori, să invățăm. În alte cuvinte, fiind o mișcare de educație, să ne setăm obiectivele educative. • Ce vrem să transmitem comunității. De ce facem acest eveniment, pentru cine și cel mai important, ce dorim să transmitem beneficiarilor. Valori, momente, imagine, impact educativ și multe altele. • Vă recomandăm să formulați obiective SMART Specific - Ce? Când? Unde? Cum? Pentru cine? Măsurabil - poate fi cuantificat Abordabil - dispuneți de resursele necesare Realizabil - este un obiectiv real Timp - poate fi delimitat în timp
#Pasul 4 Faceți un plan
Pentru fiecare obiectiv gândiți cel puțin o activitate care să ducă la îndeplinirea lui. Asigurați-vă că activitățile sunt congruente cu ideea festivalului.
Resurse necesare
Răspundeți-vă la următoarele întrebări: • De ce materiale aveți nevoie pentru a duce la bun sfârșit această activitate? • Dacă nu dispuneți de resurse, de unde puteți face rost de ele și în cât timp? • De ce resursă umană aveți nevoie? (număr de oameni, abilități necesare).
Setați-vă termene limită!
Asigurati-vă că fiecare membru al echipei știe ce are de făcut, când trebuie să termine și cu cine ia legătura când se află în impas.
Planul B!
Gândiți-vă la ce probleme ar putea apărea și cum le veți soluționa. Un cercetaș e Gata Oricând, așa că vă recomandăm să aveți tot timpul un plan de rezervă.
#Pasul 5
Cum ne promovăm
Vrem să subliniem ideea că Festivalul Luminii este un eveniment național. Ca să transmitem o imagine unitară atât despre festival cât și despre cercetășie, anul acesta vă punem la dispoziție website-ul
www.festivalul-luminii.ro
pe care vă recomandăm să îl folosiți. Fiecare centru local are o pagină proprie, care poate fi găsită folosind harta de pe prima pagină, sau prin accesarea adresei de tipul
www.festivalul-luminii.ro/nume-oraș
Prin intermediul site-ului de socializare Facebook, vă punem la dispoziție pagina Festivalului Luminii, unde am creat evenimentele pentru fiecare oraș. De asemenea, vă recomandăm să folosiți în orice postare care are legătură cu festivalul hashtag-ul
#FL2015
Parteneriate media
Identificați persoane, site-uri, blog-uri, care ar fi interesați de o colaborare, și propuneți-le acest lucru. De asemenea, luați legătura cu publicațiile media și televiziunile locale pentru a promova din plin festivalul pe plan local.
Parteneriate
#Pasul 6
Vă recomandăm să folosiți cu încredere kit-ul de prezentare a evenimentului pe care l-am pregătit pentru voi.
#tips
• vorbiți cu încredere și entuziasm despre festival • subliniați ideea de eveniment național și oportunitățile pe care le creează pentru voi și pentru parteneri • posibilitatea de mediatizare la nivel național 1). minim 20.000 de oameni prezenți la festivalul luminii în toată țara 2). minim 17.000 de oameni care ne urmăresc pe Facebook 3). 25 de orașe organizatoare în țară timp de 1 lună! • evidențiați apartenența Cercetașilor României la Organizația Mondială a Mișcării Scout, care este cea mai mare mișcare de tineret din lume • antrenați-vă înaintea unei întâlniri cu un sponsor ”cât de convingător poți fi în 3 minute?” Nu utați să oferiți și voi ceva în schimb, de aceea pe site-ul național avem o secțiune specială dedicată sponsorilor și partenerilor. Relația cu un sponsor e ca o relație umană. Ea trebuie întreținută.
#Pasul 7 Trecem la treabă!
Vă recomandăm să îi implicați și pe ce mai mici din centru local, tinerele talente locale și voluntarii externi care sunt dornici de implicare (tratați-i asa cum ați dorii și voi să fiți tratați de o altă organizație). Ei pot să fie viitorii voștri membri și voluntari adulți. Pentru a motiva producția de gulguțe, vă recomandăm organizarea unui concurs în cadrul centrului local, prin care câștigătorii cu cele mai multe gulguțe vor fi rasplatiți cu premii (acestea pot fi simbolice sau chiar materiale, de la diploma ”Gulguța de aur” până la o excursie gratuită în campul ”Tărâmul Gulguțelor”). Puteți chiar să externalizați „producția de gulguțe” prin concursuri între școli, licee etc.
Apucați-vă de treabă și nu uitați că un cercetaș este ...
Gata Oricând!
#Pasul 8 Festivalul continuă și chiar după momentul în care ați adunat toate gulguțele. Un ultim pas important este evaluarea. Pe baza obiectivelor, vedeți ce ați reușit să realizați. • Ați reușit să vă atingeți toate obiectivele? • Ce ați învățat din experiența acestui festival? • Ce ați fi făcut diferit? • Ce idei aveți pentru festivalul de anul urmator? Concretizați toate răspunsurile într-un raport de activitate. Mulțumiți partenerilor și sponsorilor pentru ajutorul și implicarea oferite! Vă recomandăm să le trimiteți o scrisoare de mulțumire în care să includeți și câteva poze de la eveniment. Pentru a ajuta organizarea festivalului de anul viitor și pentru a completa statistica națională, vă rugăm să completați formularul de feedback pe care o să îl trimitem coordonatorilor și să ne oferiți câteva poze reprezentative pentru arhiva națională. De asemenea, dacă există video-uri, nu ezitați să le încărcați pe un site de video hosting (Youtube, Vimeo) și să ne trimiteți și nouă link-ul.