INSTRUCTIVO PARA ORGANIZAR CAMPAMENTOS
1.
INTRODUCCIÓN Entre las macro actividades más importantes e impactantes a las que tiene oportunidad de asistir un scout con su patrulla se encuentran sin duda los CADIPAS y CAREPAS. Durante ellas tiene la sin par oportunidad de compartir con patrullas de otras tropas la vida de campamento. Este instructivo, pretende ser una "GUÍA" para todos los dirigentes que tengan la agradable responsabilidad de formar parte del "EQUIPO" encargado de organizar uno de estos eventos. Y hablamos de "EQUIPO" porque una de las claves del éxito de este tipo de campamentos, consiste en dejar de lado intereses personales para lograr, trabajando cada uno desde su posición, completar con éxito las múltiples tareas a realizar antes, durante y después del mismo. En la medida que todo el Distrito o toda la Región asuma como suyo el campamento, en esa misma medida este tendrá éxito. Queremos, así mismo, resaltar el carácter de "GUÍA" que tiene este instructivo, ya que no pretendemos ni deseamos crear un recetario que anule y mediatice la creatividad del equipo que organice cada uno de los eventos que se realizaran a lo largo y ancho del país. Por eso les agradecemos que utilicen este instructivo de manera crítica, adaptándolo en cada caso a la realidad de su distrito y/o región. Recordemos que en caso de duda sobre la idoneidad de cualquier actividad, debemos revisarla a la luz de los elementos bases del Proyecto Educativo Venezolano como son La Proclama y Los Objetivos Educativos. El presente instructivo está dividido en dos (2) partes. En la primera se hace un desarrollo de cada uno de los aspectos a tomar en cuenta para la realización de un macro campamento y en la segunda se hace un resumen para consultas rápidas, que esperamos funcione como un recordatorio de lo importante de cada aspecto.
2.
DEFINICIÓN Los Macros Campamentos son actividades de concentración de patrullas scouts de diferentes tropas, distritos y/o regiones para compartir la Vida al Aire Libre. Durante el campamento las patrullas participantes realizan diversos programas y actividades adecuados al Programa Scout en la Ramas Intermedias. Los Macro Campamentos que reúnen a las patrullas de un distrito se llaman CADIPAS (Campamento Distrital de Patrullas) y los que convocan todas a las patrullas de una región se denominan CAREPAS (Campamento Regional de Patrullas).
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3.
FRECUENCIA En función a lo establecido en los Ciclos Institucionales de Programa para la rama Tropa, los Macro Campamentos de distritos y regiones serán realizados en ciclos de dos (2) años rotándose entre ellos año a año, es decir, un año en cada uno de los distritos se realiza un CADIPAS, y al año siguiente cada región organiza un CAREPAS, así sucesivamente, manteniendo una relación cronológica con el "Jamboree Nacional" (antes llamado Canapas) que se realiza cada cuatro (4) años, coincidiendo con los Cadipas que correspondan a ese año.
4.
OBJETIVOS GENERALES Los Objetivos Generales que se persiguen con un Macro Campamento son los siguientes: •
Evaluar el desarrollo de los scouts, las patrullas y tropas en general, de manera de determinar la calidad con que se está aplicando El Método y El Programa Scout en nuestro Distrito y/o Región (Ver ítem 7).
•
Todo macro evento, pero en especial este tipo de campamento, sirve como una insustituible oportunidad para la formación de los dirigentes asistentes.
•
La reunión de un número significativo de miembros de nuestra Asociación, en el Municipio, Región y/o País es una inmejorable oportunidad para realizar una proyección de la imagen del Escultismo venezolano hacia la comunidad. Por esta razón todo el Consejo correspondiente deberá desarrollar acciones paralelas a las del Area de Programa que permitan aprovechar la realización de evento para campañas de proselitismo de jóvenes, de reclutamiento de adultos, de financiamiento u otras que estén acordes a las características y necesidades del Distrito o la Región que esté organizando cada evento específico.
•
Queremos resaltar que por sus características naturales cualquier Campamento de Patrullas es una actividad en donde se debe vivir a plenitud lo que conocemos por Vida al Aire Libre. Por esta razón es indispensable asegurar que, durante el evento, la patrulla pueda acampar como tal, respetando su necesidad de disfrutar de momentos en los que pueda realizar lo que conocemos como vida de patrulla.
Ahora bien, en un campamento de grandes dimensiones (Regional, Nacional y/o Internacional) en el cual uno de los objetivos principales es compartir con patrullas de diferentes tropas, posiblemente se deba disminuir parte del tiempo que normalmente se dedica a campismo en pro del programa general.
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Adicionalmente, en el campo de la formación directa del joven y tomando en cuenta la duración y la magnitud de los macro campamentos, podremos observar sin ninguna dificultad que estos son actividades en las cuales se pueden perseguir, y en efecto se persigue, el logro de una gran cantidad de los objetivos especificados para las ramas intermedias1 de nuestra Asociación en el Proyecto Educativo Venezolano. Sin embargo, de manera general y no excluyente, aspiramos que todo scout que participe en un campamento de esta magnitud encuentre una oportunidad para desarrollar los siguientes aspectos 2 •
En el área del Desarrollo de la Sociabilidad: a) El conocimiento y respeto de las diferentes personas que conforman su patrulla, distrito, región y/o país adquirido mediante la convivencia con patrullas diferentes a las de su tropa. b) La capacidad de aceptació n, comprensión y respeto tanto de las normas y reglamentos del evento como de las diferentes autoridades presentes en el mismo. c) La capacidad de actuar de acuerdo a las normas éticas y de buenas costumbres.
•
En el área del Desarrollo de lo Corporal: d) La práctica de actividades deportivas y recreativas, en un medio ambiente natural, conviviendo armónicamente con ese ambiente. e) Valorar y mantener una imagen adecuada de si mismo, cuidar la higiene personal y la de su entorno.
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En el área del Desarrollo de la Creatividad: f) Actuar con agilidad mental ante las situaciones más diversas, desarrollando su capacidad para pensar, innovar y aventurar.
•
En el área del Desarrollo de lo Espiritual: g) Aceptación de todas las personas, cualquiera sea su credo, raza o clase social, buscando establecer vínculos de comunicación entre los hombres.
•
En el área del Desarrollo de la Conciencia Ecológica: h) La capacidad de convivir armónicamente con el medio.
1 Objetivos intermedios, 3ra y 4ta etapa (Ramas Intermedias). 2 Tomado de Objetivos Terminales, Proyecto Educativo Venezolano. 5
5.
OBJETIVOS ESPECIFICOS Cada edición que se haga de un Macro Campamento debe realizarse con la corresp6ndiente definición de los objetivos específicos que tendrá la actividad en ese momento, es decir que se deben definir aquellos logros particulares que se pretenden alcanzar en beneficio de los scouts del Distrito o la Región. Para esto los organizadores deben tomar en cuenta algunos parámetros de orientación general:
6.
•
Los objetivos específicos deben definirse en atención a las necesidades propias de los jóvenes en edad de tropa dentro del Distrito o la Región según corresponda. Esto amerita un permanente diagnóstico.
•
Los objetivos específicos deben estar acordes con la intencionalidad expresada por los objetivos generales (invariables) de la actividad.
•
Los objetivos específicos deben guardar estrecha relación con el tema institucional que ese año tenga en marcha la Asociación.
•
En caso de que el Campamento se realice en alguna fecha conmemorativa, este motivo debe ser tomado en cuenta para la actividad, pudiendo estar expresado o bien directamente en los objetivos específicos o, al menos, en la ambientación que se defina.
•
Las otras áreas del Distrito o la Región (Operaciones, Finanzas, Recursos Adultos, Gestión Institucional) deberán aprovechar el efecto que logra un evento de esta magnitud para impulsar sus campañas y/o programas específicos.
ESTRUCTURA La estructura comúnmente utilizada para eventos de estas características, y la que utilizaremos en este instructivo, es la de dividir el Campamento en Sub-Campos y los Sub-Campos en Tropas compuestas por Patrullas Naturales3 , según los siguientes parámetros: •
TROPAS: Estarán compuestas por entre tres (3) y cinco (5) patrullas naturales y serán dirigidas por un Jefe de Tropa, con ayuda de un Sub-Jefe de Tropa por cada patrulla.
3 Se llaman Patrullas Naturales a todas aquellas que son regulares en una tropa cualquiera de nuestra Asociación. Se resalta el carácter "NATURAL" de las patrullas asistentes a este tipo de eventos para contrastarlas con el modismo de preparar y organizar Patrullas "ESPEClALES" o "REFORZADAS" para la asistencia a los eventos Distritales, Regionales y/o Nacionales, modismo este, que sin duda atenta contra la correcta aplicación del Método y Programa Scout en las unidades intermedias 6
•
SUB-CAMPOS: Estarán compuestos por entre tres (3) y cinco (5) tropas y serán dirigidos por un Jefe de Sub-Campo. Además podrá existir un encargado de programa en cada SubCampo.
Como se aprecia, la cantidad de Sub-Campos y Tropas estarán directamente relacionadas con la cantidad de patrullas inscritas para cada evento en particular. A manera de ayuda y recomendación, a continuación presentamos un cuadro relacionando estos parámetros 4 entre si: PATRULLAS De 3 a 5 De 6 a lO De 11 a 15 De 16 a 20 De 21 a 25 De 26 a 30 De 31 a 35 De 36 a 40 De 41 a 45 De 46 a 50 De 51 a 55 De 56 a 60 De 61 a 65 De 65 a 70 De 71 a 75 De 76 a 80 De 81 a 85 De 86 a 90 De 91 a 95 De 96 a 100
TROPAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
SUB-CAMPOS 1 1 1 1 1 2 2 2 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4
Queremos resaltar que estamos hablando de campamentos de PATRULLAS y no de campamentos de TROPAS, por lo que es de vital importancia para el logro de los Objetivos Generales y Específicos de la actividad, que las patrullas de una misma tropa regular sean separadas en diferentes tropas y/o sub-campos dentro del evento. Persiguiendo el mismo fin recomendamos, que en la medida de lo posible, los scouts asistentes tengan la oportunidad de ser dirigidos por adultos diferentes a los de sus tropas regulares. En el mismo orden de ideas debemos tener especial cuidado en que todas las actividades sean realizadas por LAS PATRULLAS, las cuales sin dudas son las únicas protagonistas del evento.
4 Este cuadro deberá ser adaptado dependiendo de factores como: Cantidad de dirigentes capacitados disponibles, programa del evento, características de las patrullas, cantidad de scouts, terreno del campamento, etc. 7
7.
EVALUACIÓN Este es uno de los aspectos de mayor importancia en todo evento, pues de ello depende en gran medida la proyección futura que tenga para la Asociación y sus jóvenes beneficiarios. Para que tenga la atención necesaria, el equipo organizador del evento debe contar con un grupo de dirigentes encargados de realizar la evaluación manteniendo tres (3) líneas de acción para esta tarea5 . • Evaluación Educativa: Está dirigida a medir las fortalezas y vacíos que puedan tener las patrullas participantes durante el evento. Esta evaluación debe considerar el perfil idóneo de una patrulla que recibe el Programa Scout en su tropa para contrastarlo con el perfil de las patrullas participantes, buscando observar habilidades y destrezas así como comportamientos y actitudes; en el primer caso para determinar el grado de preparación técnica que tienen los jóvenes así como su capacidad para trabajar en equipo (Sistema de Patrulla), mientras que la observación de conductas busca evaluar el impacto educativo del Programa Scout en cuanto a vivencia de valores y principios (disciplina, hermandad, respeto a lo ajeno, alegría, etc). Para esta evaluación, los responsables deben preparar antes del campamento instrumentos y mecanismos para recabar los datos necesarios (entrevistas por muestreo, encuestas, actividades especificas, observación general, etc). • Evaluación Organizativa: Está dirigida a medir los resultados del evento mismo, buscando determinar la calidad de la actividades y servicios ofrecidos a las patrullas y demás personas asistentes al evento. Conviene aquí que los responsables de evaluación conozcan al detalle los parámetros de calidad y funcionamiento planificados para cada actividad o servicio, para luego compararlos con los resultados finales. También deben preparar algún formato o instrumento que oriente a cada responsable de actividad o servicio de como rendir un informe de resultados que pueda recoger el último día del evento. • Evaluación Institucional: Se quiere acá medir el grado de compromiso y de relación que el campamento tuvo respecto a la estructura que lo está organizando (Distrital y/o Regional). Es de gran importancia que un campamento como este sea motivo de movilización de la estructura ya existente y no que requiera de una estructura aparte creada sólo para el evento. En tal sentido, hay que medir resultados de los esfuerzos realizados no sólo por los responsables de Programa de Jóvenes al montar los detalles técnicos del evento, sino también los resultados de impacto en adultos scouts y no scouts, de Captación , de recursos materiales y financieros, de proyección e imagen corporativa hacia la comunidad, entre otros.
5 Lo aspectos referentes a la evaluación de las COMPETENCIAS se especifican cuando hablamos de competencia en el área de Programa y Actividades ítem 13.
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Es de suma importancia que los responsables de la evaluación se esmeren en presentar los resultados de sus mediciones en cada una de las tres (3) líneas de acción ya citadas, así como las conclusiones y análisis que de esas mediciones se generen, para ser incluidas como un capítulo del informe general del campamento. Esta información permitirá preparar con mayor calidad educativa y organizativa los eventos siguientes, según lo especifica el Ciclo Institucional de Programa.
8.
PLANIFICACIÓN DEL EVENTO Para la organización de un evento de esta envergadura, es indispensable la utilización de un sistema de planificación, que nos permita definir y controlar todas las actividades involucradas, su secuencia lógica y sus interrelaciones. Para esto es necesario crear un marco o plan consistente que divida el campamento en componentes discretos (diferenciables - discontinuos) y controlables, los cuales puedan estar relacionados con un tiempo, un responsable y una serie de recursos. Dicha planificación por lo general tendrá una duración de entre dieciocho (18) y veinticuatro (24) meses y deberá ser manejada y conocida por todos los involucrados en la organización del campamento. La cantidad de actividades, orden y detalle que se le dé a esta planificación dependerá de la magnitud de cada campamento en particular. Sin embargo, a manera de ayuda y solo como guja, a continuación detallamos un listado de las actividades básicas que deberían estar presentes en cualquier campamento de esta envergadura:
6 Los 'Días' y las 'Actividades Previas' deberán ser propuestas por cada equipo organizador, según su evento. Recomendamos, en lo posible el uso de un programa ('software') apropiado que facilite esta tarea.
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9.
ASISTENTES Para los efectos de este instructivo, consideraremos como asistentes al evento, a todas aquellas personas que tengan asignada una función especifica a cumplir durante el campamento. A todas las otras personas que asistan las consideraremos como visitantes y serán tratadas conforme a lo indicado en el ítem 16 (Servicios Público y Seguridad).
De acuerdo a lo expuesto, los asistentes al evento serán los siguientes: •
Las Patrullas: Como indicamos en el ítem 5, en cualquiera de los dos casos que estamos manejando (CADIPAS o CAREPAS), como en general en todas las actividades a organizar por el Distrito, la Región y/o el País, la asistencia deberá ser de "Patrullas Naturales", las cuales deberán tener las siguientes características sin olvidar como siempre adaptarlas a la realidad del Distrito o Región que esté organizando un evento específico: ü Un mínimo de seis (6) patrulleros. ü Todos los patrulleros deberán estar registrados 7 en la ASV. ü Todos los patrulleros deberán estar como mínimo promesados y habrán asistido a menos seis (6) noches de campamento en los seis (6) meses anteriores.
por lo
ü El Guía deberá tener Segunda Clase, como mínimo y habrá asistido a por lo menos diez (10) noches de campamento. ü El cincuenta por ciento (50%) de la patrulla deberá tener como mínimo Segunda Clase. ü Deberá asistir por lo menos un (1) dirigente por Grupo Scout asistente.
7 Mucho se ha hablado de si es o no conveniente la asistencia a este tipo de eventos de muchachos no scouts, nuestro criterio es que siendo este un Campamento de Patrullas Naturales, solo deberían asistir al mismo los miembros regulares de ellas. Sin embargo existen opciones como días de visitas, actividades especiales con la comunidad o los mismos planes de reclutamiento previo, que cada patrulla realizara para lograr la cuota mínima de asistencia, que pueden ser promovidos y adaptados para invitar a estos muchachos.
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•
Staff de los Sub-Campos: Consideramos en este grupo a los Jefes y Sub-Jefes de Tropa, así como todos aquellas personas que tengan funciones de servicio dentro de las tropas, la labor de estas personas es de vital importancia ya que son ellos los que mantienen el contacto directo con los muchachos, por lo que de ellos dependerá en gran medida el éxito del Programa del campamento. El vinculo entre estos dirigentes y el Staff Central lo realizan los Jefes de Sub-Campo, a los cuales podemos considerar como miembros de los dos grupos.
•
Staff Central: Es el encargado de la organización y dirección del evento, la cantidad y cargos del mismo dependerá de la envergadura del campamento, sin embargo, existe una organización típica para este tipo de evento (ver organigrama anexo), la cual contribuye de manera significativa al éxito del campamento.
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Equipo de Apoyo: Comúnmente en este tipo de campamentos se utiliza un equipo de apoyo conformado por Jóvenes de las Ramas Mayores8 (comúnmente conocidos como Hermanos Mayores) para la ejecución de tareas de logística y servicio. En la conformación de dichos equipos es importante tener en cuenta con los siguientes aspectos: ü Todos los Hermanos Mayores asistentes al campamento, deberán pertenecer a este equipo. ü El equipo deberá ser coordinado por un solo dirigente (preferiblemente de clan) el cual distribuirá las tareas de manera justa y equitativa de acuerdo a características de los muchachos asistentes. Este encargado será responsable también por que se estén cubriendo satisfactoriamente las necesidades básicas de los jóvenes (comida, lugar de dormir, baños, etc)
ü Este dirigente reportará al área de administración, la cual le asignará las tareas pendientes. ü Previamente al evento, el dirigente encargado reunirá a todo el equipo y les explicará lo que se espera de ellos. Se les debe explicar especialmente a lo' muchachos que el programa de este campamento está destinado especialmente a las patrullas asistentes y que ellos asisten en funciones de servicio. ü La cantidad necesaria de Hermanos Mayores será definida por el administrador, el cual abrirá un periodo de inscripciones hasta lograr el cupo deseado. No se deberán aceptar inscripciones por encima de este cupo. ü Nunca debemos olvidar que los jóvenes son receptores del Programa Scout y no dirigentes. Adicionalmente, es indispensable para el éxito de cualquier organización que cada uno de los miembros que la integran, conozca lo que se espera de él y lo que se espera de los demás, por esta razón debe redactarse e informarse la descripción de
8 Este ítem aplica también para Las Gulas Mayores de la Asociación de Guías Scouts y Las Indias de la Asociación de Escultistas de Venezuela, que asistan al campamento 12
cada uno de los cargos existentes en el campamento. A continuación presentamos una descripción típica de algunos de los cargos, la cual podrá adaptarse dependiendo de cada evento en particular: A.- JEFE DE CAMPO; ü Velar que el campamento sea una actividad enmarcada en los Principios Scout, El Método y Programa Scout. ü Elegir el resto del equipo que trabajará en el campamento. ü Reemplazar a aquellas personas que no cumplan con sus responsabilidades, previa información al STAFF CENTRAL. ü Velar por que se cumpla la programación del campamento. ü Confirmar el lugar en donde se realizará. ü Revisar y aprobar el programa. ü Programar de manera periódica las reuniones del STAFF CENTRAL del Campamento formado por : El Jefe de Campo, El Jefe de Programa Central, El Jefe de Programa por SubCampo, los Jefes de Sub-Campo y el Administrador. A estas reuniones podrán ser invitadas otras personas relacionadas con el evento. ü Apoyar a todos los miembros del STAFF CENTRAL en sus funciones. ü Sustituir al administrador en caso de necesidad hasta nombrar a otro. ü Sustituir al los Jefes de Sub-Campo cuando sea necesario hasta que sea nombrado un sustituto. ü Reportar al Consejo Distrital (CADIPAS) o Regional (CAREPAS), según sea el caso. B.- JEFE DE PROGRAMA GENERAL: ü Junto con el Jefe de Programa de Actividades Especificas debe preparar el "Programa Horario" del Campamento, y presentarlo al STAFF CENTRAL para su aprobación. ü Debe elegir responsables de cada una de las actividades centrales y presentarlos a las reuniones del STAFF CENTRAL para su aprobación. ü Debe presentar al Administrador las lista de recursos necesarios para cada una de las actividades que le corresponden. No se deberán aceptar listas de materiales que no estén canalizadas por este medio. ü Velar que la programación de sus actividades se desarrolle según lo planeado. ü Visitar el lugar para comprobar que se corresponde con la actividad programada. ü Sustituir o buscar sustituto para los responsables de actividades que por alguna razón no cumplan con sus responsabilidades. ü Informar a las patrullas de los detalles del programa que deben preparar antes del evento como: ambientación, comidas especiales, actos, canciones o himnos, disfraces y/o cualquier otro que sea necesario para el buen desarrollo del programa de aquellas actividades que les corresponden. ü Sustituir al Jefe de Programa de Actividades Específicas cuando sea necesario y hasta que sea nombrado un sustituto.
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ü Velar que los programas preparados por cada una de las personas a su cargo estén enmarcados dentro de los Principios Scout, el Método y el Programa Scout. ü Asistir a todas la reuniones del STAFF CENTRAL. ü Reportar al Jefe de Campo. C.- JEFE DE PROGRAMA ACTIVIDADES ESPECIFICAS9 : ü Junto con el Jefe de Programa General debe preparar el "Programa Horario" del Campamento, y presentarlo al STAFF CENTRAL para su aprobación. ü Debe elegir responsables de cada una de las actividades por Sub-Campo que así lo requieran y presentarlos a las reuniones del STAFF CENTRAL para su aprobación. ü Debe presentar al Administrador la lista de recursos necesarios para cada una de las actividades que le corresponden. No se deberán aceptar listas de materiales que no estén canalizadas por este medio. ü Velar por que la programación de sus actividades se desarrolle según lo planeado. ü Visitar el lugar para comprobar que se corresponde con la actividad programada. ü
Sustituir o buscar sustitutos para los responsables de las actividades que por alguna razón no cumplan con sus responsabilidades.
ü Informar a las patrullas de los detalles del programa que deben preparar antes del evento como: ambientación, comidas especia les, actos, canciones o himnos, disfraces y/o cualquier otro que sea necesario para el buen desarrollo del programa de aquellas actividades que le corresponden. ü Sustituir al Jefe de Programa General cuando sea necesario y hasta que sea nombrado un sustituto. ü Sustituir al Jefe de Campo cuando sea necesario. ü Velar por que los programas preparados por cada una de las personas a su cargo estén enmarcados dentro de los Principios Scout, el Método y el Programa Scout. ü Asistir a todas la reuniones del STAFF CENTRAL. ü Preparar la información requerida para los siguientes manuales: ü Para Guías de Patrulla. ü Para Dirigentes. ü Reportar al Jefe de Campo. D.- JEFE DE SUB-CAMPO: ü Elegir los Jefes de Tropa de su Sub-Campo y presentarlos CENTRAL para su aprobación. ü Visitar el lugar para adecuarlo a las Tropas de su Sub-Campo. ü Realizar reuniones periódicas con los Jefes y Subjefes de Tropa Campo para mantenerlos informados.
9 Según la dimensión y características de cada evento en particular estos dos cargos de programa podrían ser ejecutados por una sola persona.
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ü Coordinar que los Guías de Patrullas de su Sub-Campo tengan toda la información respecto al campamento. ü Coordinar con el Jefe de Programa por Sub-Campo y por la persona encargada por este, el programa de su Sub-Campo. ü Entregar al Jefe de Programa por Sub-Campo los requerimientos de materiales y equipos para que este los tramite a través del administrador. ü Asistir a todas las reuniones del STAFF CENTRAL. ü Sustituir cuando sea necesario a los Jefes de Tropa hasta que sea nombrado un sustituto. ü Reporta al Jefe de Campo y al Jefe de Programa por Sub-Campo. E.- JEFE DE SUB-CAMPO FEMENJNO10 : ü Todas las mismas que el Jefe de Sub-Campo Masculino. ü Cuando haya presencia de patrullas de Guías Scouts y/o de Escultas debe representar y servir de enlace, conjuntamente con el Jefe de Campo, entre la Asociación de Scout de Venezuela y las asociaciones femeninas invitadas. ü Velar porque las autoridades de las Asociaciones invitadas tengan la información necesaria. ü Mantener informado al STAFF CENTRAL de todo lo referente a las reuniones con las asociaciones invitadas. ü Velar por que existan los servicios generales (duchas, baños, etc) necesarios para las muchachas y sus dirigentes. ü Reportar al Jefe de Campo y al Jefe de Programa por Sub-Campo.
F.- ADMINISTRADOR: ü Nombrar y ser responsable de los encargados de: Secretaría, Intendencia, Enfermería, Servicios Generales y cualquier otro que se considere necesario. ü Presentar una lista de todos los nombrados al STAFF CENTRAL para su aprobación. ü Coordinar todo lo referente a lograr el financiamiento del evento' 1 (donaciones, cuotas, ventas y/u otros). ü Visitar el lugar y asegurarse de que presente todas las condiciones necesarias para este tipo de evento. ü Tramitar todo lo referente a permisos con respecto al lugar. ü Presentar los siguientes presupuestos: ü Preliminar 18 meses antes del evento. ü Previo 9 meses antes del evento.
10 Tradicionalmente se ha utilizado la modalidad de un Sub-Campo Femenino, sin embargo, en lo posible y de acorde a los lineamientos de la coeducación, se recomienda el uso de Tropas masculinas y femeninas en un mismo Sub-Campo o patrullas masculinas y femeninas en una misma Tropa. Cuando esta presencia juvenil femenina incluya Gulas Scouts o Escultas, deberá coordinarse los detalles pertinentes con las Asociaciones respectivas. 11 Podría ser recomendable nombrar a una persona diferente al Administrador que se encargue del todo lo relativo al financiamiento externo del evento, como pueden ser donaciones y/o campañas de venta. Esta persona reportaría directamente al Jefe de Campo. 15
ü Final 3 meses antes del evento. ü Coordinar la obtención de todos los materiales y recursos solicitados por los Jefes de Programa. Bajo ninguna razón deberá tramitar compra de recursos para programa que no esté autorizadas por ellos ü Coordinar la obtención de recursos para todo lo referente a los departamentos a su cargo Para estos recursos no se necesitará autorización. ü Coordinar, a través del encargado de Gestión Institucional, la fabricación y obtención de las Insignias, franelas, gorras y cualquier otro recuerdo ("souvenir") referente al campamento. ü Coordinar cualquier venta de recuerdos (“souvenir”) referente al campamento ü Coordinar las inscripciones de la patrullas. ü Preparar la edición de los siguientes manuales: ü Para Guías de Patrullas. ü Para Dirigentes ü Se encargará de editar toda la publicidad previa al evento que sea producida por cualquier otro miembro del STAFF CENTRAL. ü Mantener informado al STAFF CENTRAL de todo lo referente a sus responsabilidades. ü Asistir a todas las reuniones del STAFF CENTRAL. ü Reportar al Jefe de Campo. En cuanto a las características de los dirigentes a participar en el evento a continuación presentamos una tabla indicativa, la cual debe ser adaptada a realidad de cada una de las áreas y/o regiones que este preparando el evento:
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12 Aunque se pueden utilizar dirigentes de cualquier rama para el resto de los cargos, es preferible que las personas que funjan como los jefes y sub-jefes de tropa en los sub-campos, sean dirigentes regulares de esta unidad.
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10.
INSCRIPCIONES Otro factor importante que debemos realizar antes del campamento, es el proceso de inscripciones y/o preinscripciones. Gracias a esto podemos cuantificar de manera cierta la cantidad de asistentes al evento (scouts y dirigentes), para de estar manera lograr dimensionar todos los parámetros del evento (cantidad de Sub-Campos, servicios generales, transporte, alimentación, actividades, etc). Entre los aspectos a tomar en cuenta en ese proceso de inscripción tenemos los siguientes: •
Las inscripciones, tanto para las patrullas como para los dirigentes, deberán comenzar por lo menos con tres (3) meses de anticipación. Previamente las patrullas deberán tener acceso a toda la información necesaria (ver ítem 17).
•
Es conveniente, considerando los costos, que se abriera un periodo de pre-inscripciones, en el cual las patrullas pudieran cancelar un porcentaje de la cuota (30% ó 50%) de manera de fraccionar y facilitar el pago. Este sistema también tiene la ventaja que logra acelerar el ingreso de fondos al arca.
•
Un sistema que ayuda a la organización de las inscripciones es el de habilitar una cuenta bancaria'3 , para que las patrullas depositen el monto de la inscripción. De esta manera solo deberán anexar copia del depósito a la planilla de inscripción.
•
La inscripción de la patrulla, deberá contener como mínimo la siguiente información:
a) Nombre de la patrulla, grupo, distrito y región. b) Nombre, cédula, teléfono, adelanto, edad y religión de todos los patrulleros. c) Dirección del Guía de Patrulla. d) Nombre, cédula, teléfono y dirección del Jefe de Tropa. e) Ficha médica de cada patrullero (Grupo sanguíneo, alergias, etc) f) Permiso de cada padre y/o representante. g) Permiso del Asistente Distrital de Programa. h) Permiso de INAM14 para viajar (de ser necesario). •
La inscripción de los dirigentes, deberá contener como mínimo la siguiente información:
i) Nombre, cédula, teléfono, edad, religión, grupo, distrito, y región. j) Dirección. k) Ficha médica. 1) Adiestramiento actual y experiencia previa en este tipo de eventos.
Actualmente la ASV tiene estipulado un procedimiento a seguir para la apertura y utilización de cuentas bancarias, el cual deberá ser utilizado en este caso. 14 Instituto Nacional de Asistencia al Menor. 13
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m) Comentarios sobre en que le gustar铆a trabajar. n) Permiso del Asistente Distrital de Recursos Rumanos. A continuaci贸n y a manera de ejemplo anexamos planillas de inscripci贸n15 para dirigentes y patrullas; a dichas planillas se les deben adicionar la ficha m茅dica (en ambos casos) y el permiso de los padres y/o representantes (en el caso de las patrullas).
15 Adaptadas
de las usadas en el XII CAEMPAS de Dtto. Federal, Guanapito - 1994.
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11.
CARACTERISTICAS DEL LUGAR En alto porcentaje el éxito de un campamento en general depende del lugar elegido para efectuar el mismo. Entre los aspectos a tomar en cuenta para dicha elección están los siguientes:
12.
•
Existencia de agua potable constante y suficiente.
•
Que exista espacio suficiente para que entren cómodamente las patrullas, las tropas y los subcampos. Si realizamos un cálculo aproximado, en un campamento de esta categoría, una (1) patrulla necesita aproximadamente treinta metros cuadrados (30 m2 ), por lo que una tropa de cuatro (4) patrullas necesitará aproximadamente de ciento cincuenta metros cuadrados (150 m2 ) y un (1) subcampo de cuatro (4) tropas setecientos cincuenta metros cuadrados'6 (750 m2 ). Estos números son aproximados y dependerán del tipo de terreno. Adicionalmente al área de subcampos deberá existir espacio suficiente para la ejecución de los diferentes programas
•
Debemos asegurarnos que el terreno sea suficientemente permeable, para evitar que en caso de lluvia se anegue.
•
Debe tener suficiente sombra.
•
Verificar la existencia de centros asistenciales suficientes y adecuados para casos de emergencia. Sin olvidar que dentro del campamento propiamente dicho deberá existir un área preparada para primeros auxilios
•
Que el lugar presente las condiciones necesarias para garantizar la seguridad del evento.
•
Que el lugar se encuentra disponible durante la época en que lo necesitamos.
•
Preferiblemente que presente facilidades de energía eléctrica, vías de comunicaciones apropiadas, teléfono, etc.
DURACIÓN Y FECIIA El tipo de campamento del que estamos hablando dura normalmente entre cuatro (4) y siete días (7) de manera que se justifique el esfuerzo que amerita. La fecha debe ser elegida de la manera más acertada posible para asegurar la mayor
16 Se
esta incluyendo un 25% de terreno adicional para las áreas de servicio de cada tropa y/o SubCampo.
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asistencia posible y el mejor desenvolvimiento del programa. Entre los aspectos a tomar en cuenta para elegir la fecha más conveniente, están los siguientes:
13.
•
Que no sea en pleno invierno, ya que lluvias constantes podrían acabar con el mejor de los programas.
•
Preferiblemente en días feriados (Semana Santa, Carnavales, Navidades y/o un fin de semana largo), ya que esto facilitará no solo la asistencia de los scouts sino también la de los dirigentes y adultos en general, los cuales no tienen vacaciones colectivas en agosto.
•
Lejos de las fechas de exámenes de lapso y/o finale s.
PROGRAMA Y ACTIVIDADES El programa y las actividades que realizarán las patrullas durante un campamento, representan la parte más importante del evento, ya que a través de ellas lograremos los objetivos educacionales que nos hemos propuesto. Un error típico que cometemos, es dar mucha importancia a la parte logística del evento y descuidar de manera triste y lamentable el programa; con esto conseguimos una gran organización y lucimiento pero una pobre contribución al logro de nuestro principal objetivo, que es la formación integral del joven. El programa del evento debe tener una relación directa con los objetivos particulares del campamento, el lugar donde se desarrolla y a la cantidad y tipo de scouts asistentes. Entre los aspectos a resaltar tenemos los siguientes: •
LA COMPETENCIA: La competencia es un factor de vital importancia en el desarrollo de las actividades de las ramas intermedias, ya que está íntimamente relacionada al desarrollo evolutivo del joven en esa edad. Sin embargo, en un campamento en donde aspiramos reforzar la hermandad scout entre las patrullas, posiblemente lo indicado es no darle demasiada importancia a este aspecto. Entre las alternativas que se han utilizado con éxito en este sentido, podemos resaltar las siguientes: a) Que las patrullas no compitan entre sí para tener una sola ganadora, sino que todas compitan para lograr una meta preestablecida. De esta manera todas, (o casi todas), las patrullas podrán "GANAR" el campamento. En esta alternativa es importante permitir el logro de la meta de maneras diferentes, para que cada patrulla utilice el camino que mejor se adapte a sus características.
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b) Que no exista un ganador absoluto de todo el evento, sino ganadores de actividades específicas dentro del campamento. En este caso se debe procurar que existan pruebas que premien diferentes aspectos dentro de los objetivos educativos de las ramas intermedias. Si se utiliza este sistema o cualquier otro sistema de competencia, se debe tener especial cuidado en que las reglas estén claras para todas las patrullas. Finalmente, debemos velar que en todos los tipos de competencia que se realicen durante el campamento exista un sistema de evaluación justo, y para esto debemos tomar en cuenta las siguientes consideraciones: ü Todas las patrullas conocerán con anterioridad los elementos sobre los que serán evaluados. ü La evaluación será lo más objetiva posible. ü Los dirigentes que evalúen serán los mismos, para así asegurar que el componente subjetivo de la evaluación sea siempre el mismo. ü En lo posible la evaluación será realizada por un equipo de dos (2) o tres (3) personas que compartirán sus criterios y evaluarán por consenso. •
LA ROTACIÓN DE ACTIVIDADES (ACTIVIDADES POR SUB CAMPO): La rotación de actividades puede organizarse de varias maneras, a continuación presentamos dos (2) de ellas: ROTACIÓN POR SUB-CAMPOS: Una manera de asegurar que todas las patrullas puedan disfrutar de todo el programa con la misma calidad, es organizando un programa de actividades rotativas, es decir, que las actividades se realicen durante varios días, permitiendo que cada uno de los sub-campos tenga la oportunidad de realizarla. Esta modalidad también tiene un positivo impacto sobre los costos del evento, ya que solo debemos preparar la logística del evento en un solo lugar, el cual será utilizado varias veces. De igual manera permite que la calidad de la actividad sea constante pues las personas encargadas y los equipos a utilizar serán los mismos en todas las oportunidades. Como carencia de este procedimiento es que no permite a las patrullas elegir la actividad que más les agrada. ROTACIÓN POR PATRULLAS: Este tipo de rotación permite elegir a la patrulla la actividad que les parezca más atractiva, fomentando de esta manera la capacidad de las patrullas a tomar decisiones. Para este procedimiento se debe preparar con sumo cuidado una estructura logística que permita reaccionar a diferentes balances en las inscripciones de las patrullas. Una manera de lograr esta organización con éxito consiste en que las patrullas elijan las actividades que prefieran en el momento de la inscripción, de esta manera contaremos con mayor tiempo para organizar la logística de la rotación.
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Estas actividades son organizadas por el Jefe de Programa por Sub-Campo o Jefe de Programa Rotativo (ver ítem 9). •
LAS ACTIVIDADES GENERALES: La mayoría de las actividades del evento, como se explicó anteriormente, serán programas para ser realizadas por un Sub-Campo a la vez, esto ayuda sin duda a dimensionar los recursos necesarios para las mismas. Sin embargo, existen actividades que, por sus características intrínsecas, deberán ser programas para ser realizadas por todos los muchachos al mismo tiempo (inauguración, espectáculo de despedida, clausura, etc). Para estas actividades se deberá tener especial cuidado en que el lugar y los recursos a utilizar sean los adecuados para el éxito de la misma. Estas actividades son organizadas por el Jefe de Programa General (ver ítem 9).
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LA AMBIENTACIÓN: No podemos perder de vista que la ambientación de las actividades es un factor de suma importancia a ser desarrollado en la ramas intermedias. Con la experiencia hemos demostrado que el uso de una ambientación, que le dé continuidad y sentido a todas las actividades a realizarse durante el campamento, es una herramienta que nos ayudará a lograr el ambiente necesario para el mejor desarrollo del evento. El tema de la ambientación debe ser elegido con especial cuidado para asegurar que tenga el efecto deseado, y estará íntimamente ligado al marco de aventura que conforma el Marco Simbólico del Programa en estas unidades y al Tema Institucional de la Asociación ese año. Es altamente recomendado que la ambientación y todo lo relacionado con ella sea ampliamente difundido entre las patrullas antes del evento, esto con la intención de que logremos el ambiente deseado en el menor tiempo posible.
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LAS SALIDAS DEL LUGAR: Trasladar a los muchachos a zonas diferentes a las de la localización de sus residencias, nos da la oportunidad de permitirles conocer algo nuevo de nuestro País y/o Región, la cual no debemos desaprovechar. Sin embargo, debemos tomar todas las precauciones necesarias para que estas salidas sean un éxito, recordemos que en esos momentos las patrullas que estén en las calles son la imagen de nuestra Asociación, por lo que deberán ponerla siempre en alto.
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Recomendamos de manera muy especial que dichas salidas sean programadas por un equipo especial de dirigentes que puedan controlar todos los detalles relacionados a ellas. Finalmente, la experiencia nos indica que estas salidas deberรกn programarse con suficiente tiempo, para lograr realizarlas de manera exitosa.
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14.
SERVICIOS RELIGIOSOS Dentro del esquema de formación integral que sirve de base al Programa Scout, uno de los aspectos fundamentales es el desarrollo de la Espiritualidad por lo que los eventos institucionales deben incluir la atención de este elemento en las actividades, no como un hecho aislado y complementario sino como parte importante de los esfuerzos para reforzar los efectos educativos del Programa Scout en los jóvenes. En este orden de ideas, los organizadores deben prever la invitación a los jóvenes para que participen en los servicios religiosos correspondientes a su religión. Se debe procurar tener información de los credos más predominantes en la asistencia al campamento para preparar los oficios que a ellos corresponde. Es obvio que algunas minorías no serán significativas para un oficio religioso particular, por lo que conviene disponer de un lugar que sirva de oratorio sin que hayan en él símbolos particulares de alguna religión. Es un error propiciar ceremonias que, queriendo ser universales, pueden confundir al joven en su formación espiritual, lo que además contradice uno de los principios establecidos por BadenPowell dc que el Escultismo debe afianzar en cada muchacho la vivencia de su Fe en su Iglesia, sin que por ello se pretenda convertir a jóvenes de una religión a otra. El carácter ecuménico del Movimiento Scout deben sentirlo los muchachos en las actividades que incluya el programa del evento enfocadas al área espiritual, en las que puedan sentir la presencia de Dios compartiendo diferentes religiones y sin requerir símbolos y rituales específicos. De esta manera, los jóvenes participantes del campamento podrán vivenciar los preceptos de su fe en sus oficios religiosos propios y, al mismo tiempo, vivenciar un crecimiento espiritual en el compartir respetuosamente con compañeros de otras confesiones.
15.
ALIMENTACIÓN La alimentación de un campamento de grandes dimensiones la podemos dividir en tres grupos: •
Alimentación de las patrullas: Lo deseable es que cada una de las patrullas cocine sus propios alimentos. Sin embargo, es responsabilidad del equipo organizador asegurar que el menú a preparar por todas las patrullas asistentes sea acorde tanto con el programa como con el lugar del campamento. Para esto podemos dar las siguientes alternativas: a) Enviar un menú sugerido a las patrullas, el cual estará acorde con los tiempos del programa. Este menú deberá estar dietéticamente balanceado para
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asegurar que los scouts reciban las calorías y proteínas necesarias según las actividades del día.
Este es el sistema recomendado tanto para Campamentos Distritales como para los Regionales. Con este sistema las patrullas tendrán la oportunidad de solicitar donaciones en especies, lo que colabora con la disminución 1 Q5 costos. b) Incluir dentro de la cuota del campamento el suministro de la comida. En este caso el equipo de administración deberá asegurarse que todos las patrullas reciban el menú de acuerdo al programa a desarrollar ese día. Este sistema es recomendado para Campamentos Regionales en donde el transporte de la comida desde su lugar de origen puede ser un serio problema para las patrullas. Hay que tener especial cuidado, al aplicar este sistema, con la situación económica en la que viven la mayoría de las familias con muchachos scouts, lo que seguramente podrá atentar contra la posibilidad de asistencia de los scouts si las cuotas de inscripción son muy altas. c) Organizar dentro de las instalaciones del campamento la infraestructura necesaria para que exista una proveeduría en donde cada patrulla pueda comprar los alimentos que va a consumir, de esta manera el intendente de cada patrulla podrá adquirir paulatinamente la comida necesaria según las actividades programadas para cada día. En el caso que se organice este tipo de proveeduría, lo más recomendable es que la misma se dé por concesión a algún comercio de la zona del evento, asegurándose de esta manera poder contar con alimentos frescos y a mejores precios; este sistema de concesión asegura además que no queden alimentos sin vender cargados a los costos del evento. Un inconveniente a tener en cuenta con este sistema, es la alta suma de dinero que tendieran a traer los muchachos al campamento, lo cual podría atentar contra la seguridad. Este sistema puede funcionar en paralelo a los descritos en los ítems a y b, ya que la experiencia nos ha demostrado que la mayor parte de las patrullas solo compran en sitio y en forma limitada artículos perecederos.
Es importante no olvidar el suministro de hielo y agua fresca durante las actividades al aire libre. •
Alimentación del staff de los subcampos: Tomando en cuenta que el número de miembros del staff de cada uno de los subcampos estará entre diez (10) y doce (12) dirigentes, podremos observar que la infraestructura y la logística necesaria para alimentar a los dirigentes de cuatro o cinco subcampos al mismo tiempo y en el mismo lugar serán realmente de grandes dimensiones. Es por eso
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que recomendamos organizar que tanto la preparación, como el consumo de los alimentos sea por subcampo. En los campamentos Distritales y Regionales, esta actividad será responsabilidad del Jefe de Sub-Campo, el cual formará y supervisara un equipo encargado de esta actividad. Sin embargo, en los campamento: Regionales con más de cincuenta patrullas, estos equipos podrán estar coordinados por la Administración Central, la cual velará por que en todos los wb-campos se coma bien y a tiempo. •
l6.
Alimentación del Staff Central: La alimentación del Staff Central del evento (Equipos de Dirección, de Administración y de Servicio) se deberá preparar de manera centralizada, para esto se contará con un equipo de alimentación y cocina que, dependiendo de la Administración, se encargue de la preparación de los alimentos
SERVICIOS GENERALES La eficiencia y eficacia en los Servicios Generales para el campamento en general, son ~ a la comodidad y confort de los asistentes (tanto patrullas como dirigentes) y por lo tanto están íntimamente ligados al éxito del evento. Por esta razón es de vital importancia organizar los mismos al máximo, no dejando ningún aspecto al azar o a la casualidad. Entre los servicios más importantes a tomar en cuenta tenemos los siguientes: •
TRANSPORTE: Las facilidades existentes para que las patrullas se trasladen al lugar del evento tienen una incidencia directa en la asistencia al evento. Por esto debemos tomar en cuenta las
siguientes variables: a) Existencia de transporte público hacia y desde la zona del evento. b) Distancia entre el lugar del evento y el distrito y/o región. c) Facilidad de estacionamiento para transportes contratados. d) Facilidades para movilizarse entre el terminal de pasajeros más cercano y el lugar del evento. e) Posibilidad de que alguna línea de transporte modifique su ruta habitual, para facilitar el transporte. •
BASURA: En promedio una patrulla scout produce unos diez kilogramos diarios (10 Kg/día) de basura. Si consideramos un promedio de dieciséis (16) patrullas por subcampo, tenemos que estaremos produciendo aproximadamente ciento sesenta kilogramos (160 Kg) de basura por Sub-Campo por día, que en un campamento de cinco (5) sub-campos representa casi una tonelada por día (1 Tn/día). Por esta razón es de vital importancia tomar las medidas necesarias tanto para minimizar la producción de basura como para la recolección, el manejo y destrucción de la misma. Entre las recomendaciones a este respecto tenemos:
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f) Realizar colectas diarias de la basura para evitar que se acumule. g) Retirar en lo posible la basura del lugar del campamento todos los días. En caso de no ser posible colocarla en algún lugar lo suficientemente alejado de los rincones de patrulla. Es conveniente contactar a la empresa encargada de la recolección de basura en la zona del campamento para que coloque en el mismo un contenedor o caja sanitaria. h) Instruir a los muchachos sobre las distintas formas de evitar el exceso de basura. i) Informar en forma clara a las patrullas de las reglas sobre este aspecto, e instruir a los jefes y subjefes de tropa para que estas se cumplan de manera eficiente. j) Nunca debemos olvidar dejar el lugar mejor que como lo encontramos. •
AGUA POTABLE: Para que los muchachos puedan rendir de manera eficiente, debemos asegurarnos que estamos cubriendo sus necesidades básicas indispensables, y el agua potable (tanto para tomar como para cocinar) es una de las más indispensables. Debemos calcular que una patrulla utiliza aproximadamente veinticinco litros de agua al día (25 1/día), y debemos asegurarnos que se disponga de esa cantidad de agua y que la misma esté en condiciones sanitarias suficientes como para ser utilizada.
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BAÑOS: Debemos prever las instalaciones suficientes para que el baño de las patrullas se pueda realizar de manera práctica, limpia y eficiente. Para esto debemos tomar en cuenta los siguientes aspectos: k) Cada una de las instalaciones deberán ser lo suficientemente amplias como para que permitan ser utilizadas por toda una tropa al mismo tiempo (30 a 40 scouts). Así mismo debemos asegurarnos la existencia de suficientes instalaciones para lograr minimizar el tiempo total de baño de manera que se realice según lo previsto en el programa. Como medida de control podemos tomar que las instalaciones permitan que todas las patrullas del evento se bañen en tiempo no mayor a dos horas (2 hr). 1) Deberá preverse algún sistema para la recolección y eliminación de las aguas servidas (drenajes). m) Se deberá prever la cantidad suficiente de agua para cada horario de baño previsto. n) Se deberán tomar las medidas necesarias en el caso de la asistencia de patrullas femeninas.
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LETRINAS: Este es otro aspecto que debemos vigilar con especial cuidado para mantenerlo controlado. Hay que prever, controlar y mantener en el campamento suficientes instalaciones sanitarias que garanticen las condiciones de salubridad necesarias para su uso durante todo el evento. En este aspecto también es importante tomar en cuenta la asistencia de patrullas femeninas al evento.
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ENFERMERIA: A fin de garantizar la salud de los participantes (Scouts y dirigentes) ~ como para resolver cualquier incidente que pudiera surgir durante el evento, debe instalarse una enfermería capaz de atender casos de primeros auxilios y diagnósticos básicos de malestares y enfermedades. Entre los aspectos a resaltar tenemos: o) Debe estar dimensionada a la magnitud del evento. p) Debe estar coordinada por personal calificado, preferiblemente un medico o un estudiante de medicina. q) El encargado deberá velar por la existencia de los suministros básicos de primeros auxilios y para curar malestares comunes en este tipo de eventos insolación, malestar estomacal, dolor de cabeza, cortaduras, quemaduras).
r) Debe estar coordinado el pronto traslado de los heridos que así lo requieran, al Hospital y/o Centro de Salud más cercano. Para este se deberá tener un vehículo adecuado y en buen estado asignado solamente a esta tarea durante todo el evento. s) Se le deberá informar a las autoridades de los Hospitales y/o Centros de Salud cercanos del tipo de evento que estamos realizando para que estén prevenidos. •
PÚBLICO Y SEGURIDAD: La seguridad en un evento de grandes proporciones es de vital importancia, por lo que se debe designar un responsable de la misma, que en coordinación con el Staff Central pueda garantizar que los muchachos, los dirigentes y el equipo en general se encuentre protegido durante todo el campamento. Es importante resaltar los siguientes aspectos de lo que debe ser la seguridad en un campamento de esta categoría: t) Todo lo relativo a las visitas (padres y/o representantes, autoridades, dirigentes de otras ramas, otros) debe ser coordinado por el encargado de programa y el equipo de seguridad. Deberán fijarse horarios y zonas de visita, los cuales se publicarán antes del evento, de manera de que todos aquellos interesados en visitar el mismo puedan hacerlo sin interferir con el programa de los muchachos. En todo caso se recomienda un solo día de visita, preferiblemente en horas diurnas. Finalmente es importante recordar que la zona de campamento (rincones de patrulla, carpas, etc) en todos los casos deberá estar restringida a las visitas de personas ajenas al evento. u) Deberá existir un sistema de comunicaciones acorde con el lugar del evento, que garantice que en todo momento las informaciones relacionadas con seguridad lleguen a los responsables del evento. v) No recomendamos en ningún caso que sean las mismas patrullas las que "hagan guardia" para cuidar los rincones, los scouts deberán dormir para poder rendir al día siguiente y será personal elegido y preparado para tal efecto el encargado de realizar (en caso de ser necesario) dichas guardias.
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w) Se debe tener especial cuidado cuando las características de la actividad que estén realizando los muchachos, determine que uno o varios de los Sub-Campos, queden vacíos (salidas, excursiones, etc); en esos casos se debe constituir un equipo encargado de la seguridad de los rincones de patrulla y que supervise la llegada de las patrullas a los mismos. x) Toda persona dentro del evento tendrá una labor específica a realizar y por lo tanto deberá reportar a alguna de las líneas de mando antes nombradas. Aquellas personas que no tengan, ni se les pueda asignar, alguna función dentro del campamento deberán ser consideradas visitantes y por lo tanto respetaran los horarios establecidos para ellos. •
VENTAS: Como ya describimos cuando hablamos de la comida (ítem 15), es recomendable en este tipo de eventos la existencia de una proveeduría, que suministre a los muchachos algunos insumos tanto alimenticios como de campismo. Así mismo es recomendable en caso de eventos regionales que presenten una gran cantidad de asistentes, la instalación de una proveeduría scout en donde los scouts puedan adquirir insignias, literatura, uniformes, etc. Finalmente, en los eventos nacionales (si el programa así lo amerita) podría instalarse algún servicio de venta de comida preparada de manera de lograr que los muchachos dediquen el mayor tiempo posible a las actividades programadas. En cualquiera de los casos descritos nuestra recomendación es que las ventas sean dadas como concesión a terceros de manera de disminuir los costos y descargar de trabajo a la administración. En el caso que se considere que las ganancias que resultarían de las ventas serian mayores, podríamos convenir algún tipo de regalía para el evento de manera que las mismas disminuyan el costo de la cuota a pagar por los scouts.
17.
PROPAGANDA E INFORMACIÓN El éxito de un campamento de esta categoría depende en gran parte de que se haga una publicidad acorde a la magnitud del mismo. Dicha publicidad debe estar dirigida a varios sectores, como son: •
Las Patrullas: Para preparar a una patrulla para que asista de manera exitosa a un campamento de tantos días se necesita alrededor de un ano. Durante ese tiempo debemos crear algún tipo de periódico y/o boletín, que sirva para ir entregando la información a medida que se necesite. Entre la información que debe incluirse en estas publicaciones esta la siguiente: Fecha y duración del evento, ambientación, horas de visita de personas ajenas al evento, características del terreno, menú sugerido, equipo personal y de patrulla recomendado, dirección completa del sitio (incluir mapa), condiciones para asistir (edad, adelanto, cantidad de patrulleros, 35
etc), información referente al programa (comidas especiales, necesidad de disfraces, actos y/o canciones) y cualquier otra información de interés que se considere necesaria para el éxito del evento. Este mismo periódico podría ser editado cada día del campamento, de manera de mantener informados a todos los asistentes.
18.
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Para las autoridades: Es indispensable que antes del campamento se informe a las autoridades locales del tipo de evento que se va a realizar; dicha información debe contener, como mínimo, los siguientes aspectos: fecha del evento, cantidad de jóvenes, cantidad de adultos, ente organizador (Distrito, Región o Asociación), personas responsables (Jefe de Campo, Administrador), teléfono u otra forma de localizar a los mismos, necesidades básicas a cubrir (agua, recolección de basura, primeros auxilios, otros), sistema de transporte de los asistentes (autobuses contratados, transporte público, otros), salidas del sitio del campamento tanto masivas como fraccionadas. Finalmente, no debemos olvidar la importancia de invitar a las autoridades (políticas, religiosas, militares, otras) a los actos principales del evento.
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Para Comunidad:: En un evento de esta magnitud no debemos subestimar el trabajo de informar a la comunidad. Esta información debemos hacerla tanto a través de los medios de comunicación locales, como a través de pancartas y carteles colocados en los sitios del evento. La comunidad a ser informada debe ser proporcional a la magnitud del evento que preparamos, así en caso del CADIPAS informaremos al munic ipio y en caso de un CAREPAS al Estado. Dada la magnitud del trabajo en cuestión se debe nombrar un encargado de esta tarea el cual reportará al Administrador. Entre las tareas de este encargado estarán las siguientes: preparar notas de prensa, organizar ruedas de prensa, conseguir espacios en los programa de radio y televisión, conseguir y ubicar pancartas, carteles, etc.
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Para los Patrocinadores: Uno de los medios para reducir las cuotas de asistencia a este tipo de campamentos es con la ayuda de patrocinantes que cubran los costos del evento o de alguna de sus partes. Para esto se debe preparar con suficiente anticipación una "Campaña de Venta", que logre convencer a los potenciales patrocinantes de que a ellos les conviene invertir en el evento. Dicha campaña es responsabilidad directa del Administrador, pero en ella debe involucrarse no solo el staff central del campamento, sino todo el Centro de Servicio Scout que le corresponda (distrital, regional o nacional).
ESTIMENTA Los momentos para el uso del uniforme durante el evento serán reglamentados por el Jefe de Programa, pero en general el uso del uniforme deberá solicitarse en los siguientes casos:
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Ceremonias. Llegada y salida del campamento. Visitas a la comunidad. Excursiones y salidas fuera del lugar de campamento. Otras en que el Staff Central lo considere necesario.
Queda claro que los dirigentes de las tropas deberán exigir durante esos momentos, tanto a los scouts como al resto de los participantes, el "CORRECTO USO DEL UNIFORME", es decir, usarlo de acuerdo a lo pautado por el Reglamento de Uniforme vigente. En un evento de esta duración lo recomendable es que los scouts estén en ropa de faena la mayor parte del tiempo, se entiende que dicha vestimenta incluye el uso permanente de la pañoleta, la cual nos servirá para identificar en todo momento a los participantes. En algunos eventos, Regionales y/o Nacionales, se puede considerar el uso de una identificación particular por Tropa y/o Sub-Campo, como por ejemplo pañoletas y/o franelas de colores diferentes. Este sistema ayuda tanto a la seguridad de evento como a la logística y organización del mismo y adicionalmente dichas identificaciones son un excelente recuerdo para los scouts asistentes. Es indispensable que se le informe a las patrullas el tipo de clima y las condiciones del terreno de manera que estas puedan tomar las precauciones del caso.
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AGRADECIMIENTO La Asociación de Scouts de Venezuela, a través de la Dirección de Programa de Jóvenes, agradece y reconoce el valioso trabajo realizado por el equipo responsable de la elaboración de éste instructivo, dando mérito al Sctr. Juan Rodrigo Rodriguez, miembro de la Comisión Nacional de Tropa y coordinador del proyecto. De igual manera, se agradece el laborioso trabajo de revisión y corrección realizado por: • • • • • • • • • • •
Scouter Alberto Andrade 1 Asesor Nacional de Tropa Scouter Gustavo Herrera Scouter Ignacio Urizarbarrena Scouter Carlos Rodríguez Scouter Desireé Eiris V Scouter Erick Radivojevich Scouter Luis Morí Scouter Ricardo Coppola 6. Scouter Ricardo Rodríguez M. Scouter Rocío Fernández 1 Licenciada en Comunicación Social (UCAB) Lic. Lizeth Laborem / Licenciada en Comunicación Social (UCAB)
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BIBLIOGRAFÍA UTILIZADA
1. DESARROLLO EVOLUTIVO DEL JOVEN Asociación de Scouts de Venezuela Equipo Nacional de Programa de Jóvenes VENEZOLANO 2. INFORME DE PROGRAMA DEL Vil Asociación de Scouts de Venezuela Entidad Miranda CAMPAMENTO DE LA AMISTAD -1990 3. INFORME VIII CAMPAMENTO DE LA Asociación de Scouts de Venezuela Entidad Miranda AMISTAD -1992 4. INFORME VIII CANAPAS –1993
Asociación de Scouts de Venezuela
5. INSTRUCTIVO PARA ORGANIZAR Asociación de Scouts de Venezuela Dirección de EVENTOS PARA MUCHACHOS Programa de Jóvenes Asociación de Scouts de Venezuela Entidad 6. MANUAL GENERAL – CAENPAS '94 Distrito Federal Asociación de Scouts de Venezuela 7. MEMORIA VI CANAPAS –1973 8. OBJETIVOS TERMINALES, Proyecto Educativo Venezolano
Asociación de Scouts de Venezuela Equipo Nacional de Programa de Jóvenes
9. PRESENTACIÓN DEL Ix CAMPAMENTO Asociación de Scouts de Venezuela Entidad Miranda DE LA AMISTAD -1994 10. PROCLAMA, Venezolano
Proyecto
Educativo Asociación de Scouts de Venezuela Equipo Nacional de Programa de Jóvenes
11. I LUPI AL CAMPO19 Giorgio Cusma Editrice Fiordaliso 1ra Edizione, Giugno 1988
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