De prestatiegerichte loonbonus Tips & tricks uit de praktijk
De prestatiegerichte loonbonus Tips & tricks uit de praktijk In dit e-book delen we onze kennis en praktijkervaring over de prestatiegerichte loonbonus. Het is bedoeld als inspiratie bij de uitwerking van je eigen loonbonusplan en biedt een antwoord op veelvoorkomende vragen, zoals: •
wat zijn de voorwaarden om een bonusplan in te voeren?
•
verkies je de digitale of papieren invoeringsmethode?
•
hoe kun je een bonus uitkeren?
•
is de brutoloonbonus écht dezelfde als de nettobonus?
Via uitgewerkte voorbeelden krijg je een beeld van hoe je de juridische regels correct én creatief invult. Zo kun je weloverwogen beslissen of de loonbonus ook voor jouw onderneming een geschikte oplossing is.
1
Inhoudstafel 4
Het bonusplan als vorm van loonoptimalisatie Interview met Annelies Rottiers, Business Unit Manager KMO Consultancy
6
Is de brutoloonbonus écht een nettobonus?
12
Zelf aan de slag: je bonusplan in een handomdraai 1
De spelregels van het bonusplan
2
Hoe bepaal je het bedrag van de bonus?
3
Welke procedure moet je volgen om een bonusplan in te voeren?
1
De parafiscale behandeling
2
Het niet-recurrente voordeel is geen verworven recht
3
Bruto-netto berekeningswijze
SD Worx, altijd dichtbij als partner voor je kmo
14
2
Het bonusplan is een absolute aanrader als alternatieve verloningsvorm
”
Annelies Rottiers, Business Unit Manager SME Consultancy
”
Het bonusplan als vorm van loonoptimalisatie Prestatiegerichte loonbonussen stimuleren de betrokkenheid en motivatie van je medewerkers. Bovendien kan dit op een erg kostenefficiënte manier voor jou als werkgever. Een win-win dus. Allemaal goed en wel in theorie, horen we je denken, maar doet een bonusplan ook effectief wat het belooft en hoe vaak wordt ervan gebruikgemaakt? We vroegen het aan Annelies Rottiers, Business Unit Manager kmo Consultancy bij SD Worx. Zij begeleidde over de jaren heen tal van bonusplannen bij kmo’s.
Het bonussysteem bestaat ondertussen al bijna 12 jaar. Is het nog altijd populair? Annelies : “Absoluut! Al van bij de start in januari 2008 was er enorm veel vraag naar. Sindsdien ging het enkel in stijgende lijn. Bovendien heeft het bonussysteem nog groeipotentieel: in vergelijking met de eerste helft van 2019, steeg het aantal werkgevers dat een loonbonus toekent in 2020 opnieuw met 2%. Dankzij onze opgebouwde kennis en ervaring, kunnen we bedrijven ook steeds beter ondersteunen en creatiever met hen meedenken. De voorwaarden om een bonusplan in te voeren lijken
strikt, maar er zijn heel wat mogelijkheden … Zeker nu budgetten onder druk staan, merken we dat veel bedrijven op zoek gaan naar alternatieve verloningsvormen. En dan is een bonusplan een aanrader, zowel voor grote als kleine ondernemingen.”
En toch springt niet elke ondernemer meteen op de kar. Hoe komt dit? Annelies : “Bedrijven die niet geloven in een collectieve doelstelling staan eerder weigerachtig tegenover dit systeem, maar eigenlijk is dit een misvatting. In alle individuele doelstellingen zit meestal toch wel één collectief element. Als je hierrond een bonusplan opstelt, geldt voor dit gedeelte een zeer gunstige fiscale en parafiscale behandeling. Bovendien is het mogelijk om het bedrag van het voordeel te laten verschillen van de ene tot de andere groep medewerkers. Zelfs een voordeel gekoppeld aan het loonniveau is mogelijk. Er zijn natuurlijk ook bedrijven die bonussen geven die veel hoger liggen dan wat binnen dit systeem mogelijk is. Voor hen zijn er andere opties zoals de toekenning van warrants.”
4
Denk je dat de administratieve procedure voor de toekenning van de bonussen nog zal vereenvoudigen? Annelies : “Sinds de invoering van de digitale neerlegging is de doorlooptijd al enorm verkort. Bij de papieren neerlegging kan de goedkeuring wel nog enkele maanden op zich laten wachten.
Daartegenover merken we dat de administratie met een steeds strengere blik naar de plannen kijkt. Meer dan vroeger geven ze opmerkingen over de formulering van bepaalde doelstellingen. Soms sturen ze de plannen simpelweg terug naar het betrokken bedrijf met de vraag om bepaalde passages te herformuleren. Vooral de interpretatie rond mogelijke doelstellingen werd de laatste jaren strikter. Toch geldt dat, als je de geest van cao 90 volgt, de kans groot is dat je plan wordt goedgekeurd.”
Met welke vragen over het bonusplan kunnen kmo’s bij SD Worx terecht? Annelies : “Met alle vragen eigenlijk. Zowel over de opstelling van het plan als voor juridische ondersteuning en begeleiding bij de neerlegging, in papieren of in digitale vorm. We helpen bij de bepaling van de doelgroep en de referteperiode. Vaak wordt onze hulp ook ingeroepen bij het creatief brainstormen over de doelstellingen en welke objectieve criteria in aanmerking komen.
Kortom, onze dienstverlening gaat van een volledige begeleiding op maat tot een ‘do-it-yourself’-toolkit. Ook als je zelf je bonusplan hebt uitgewerkt, kun je bij ons terecht om alles na te lezen.”
Er zijn vier goede redenen om een bonusplan in te voeren: 1. Het laat je toe om je medewerkers te belonen en toch je kosten te beheersen. 2. Je krijgt de kans om je medewerkers te motiveren door ze bij het collectieve resultaat van jouw bedrijf te betrekken. 3. Het ondersteunt de toekomstige resultaten van je bedrijf, volgens de dynamiek: ‘gaat het goed met het bedrijf, dan ook met mij’. 4. Je trekt er nieuwe medewerkers mee aan.
Op zoek naar begeleiding voor het opstellen, nalezen of indienen van je bonusplan? Neem contact op met je kantoordirecteur kmo. Een overzicht van onze kantoren vind je op https://www.sdworx.be/nl-be/kantoren
5
Zelf aan de slag: je bonusplan in een handomdraai Is je onderneming actief in de privésector en wil je je medewerkers een niet-recurrent voordeel toekennen, dan kun je het prestatiegerichte loonbonussysteem gebruiken. Hiervoor moet je wel een bonusplan indienen. Zo’n document beschrijft het stelsel, de voorwaarden en toekenningsmodaliteiten van het niet-recurrente voordeel. Het plan vermeldt verplicht de doelstelling, de referteperiode, de methode om na te gaan of de doelstelling bereikt is, de wijze van berekening, het ogenblik van betaling, enzovoort. Als je wilt, kun je ook bijkomende bepalingen opnemen om bijvoorbeeld het niet-recurrente karakter te waarborgen.
1. De spelregels van het bonusplan 1.1. De doelstelling moet collectief en meetbaar zijn Een resultaatsgebonden voordeel wordt altijd
Vooral financiële doelstellingen zoals omzet of
gekoppeld aan collectieve en meetbare doelen die
verkoopcijfers komen in aanmerking, maar ook
vooraf worden vastgelegd in je bonusplan. De
andere doelstellingen zijn denkbaar op voorwaarde
doelstelling moet duidelijk gedefinieerd worden voor
dat de verwezenlijking onzeker en objectief
de hele onderneming, een groep van ondernemingen
meetbaar is. Een opvolging in een interne Excel
of een welomschreven groep van werknemers. Je
volstaat bijvoorbeeld niet.
mag de bonus dus niet koppelen aan individuele prestaties of evaluaties. Dit wordt steeds strenger gecontroleerd. Wordt bijvoorbeeld als doelstelling aanvaard: •
Een procentuele kostenvermindering: een adviesbureau belooft zijn lobbyisten een bonus als ze erin slagen tegen het einde van het jaar hun professionele onkosten (bv. vliegreizen, diners, verplaatsingen, hotels) met 5% te verminderen.
•
Een veiligere werkomgeving: een metaalverwerkingsbedrijf sensibiliseert zijn arbeiders om altijd veiligheidsschoenen en een veiligheidsbril te dragen, zoals het preventieplan voorziet. Daalt het aantal arbeidsongevallen, dan verdienen ze een bonus.
•
Een break-even resultaat: een verlieslatend softwarebedrijf stelt zijn medewerkers een bonus voorop als ze in volle herstructurering een break-even resultaat behalen.
6
Tip! Het te behalen doel moet niet steeds hoger liggen om te voldoen aan het onzekere karakter. In tijden van recessie of een moeilijke economische context is soms het bereiken van een status quo of een break-even situatie ook een aanvaardbare doelstelling.
Wordt niet als doelstelling aanvaard: •
Doelstellingen waarvan de verwezenlijking al zeker is op het ogenblik van de invoering van het bonussysteem, zoals een seizoensgebonden omzet. Een speelgoedwinkel wilde een bonusplan invoeren met het vierde kwartaal als referteperiode. De doelstelling luidde dat de verkoop met 5% moest stijgen ten opzichte van het derde kwartaal. Dit werd niet aanvaard. Het is immers een vaststaand feit dat de verkoop tijdens het vierde kwartaal stijgt door Sinterklaas, Kerst en de Nieuwjaarsperiode.
•
Doelstellingen die tot de dagelijkse taken van de werknemers of onderneming behoren, zoals het behalen van deadlines. Een zakenkantoor stelde het behalen van fiscale deadlines voorop voor de toekenning van een bonus. Dit werd afgekeurd, omdat dit tot de ”normale taken” van de onderneming behoort.
•
Doelstellingen die niet rechtstreeks bijdragen aan de collectieve resultaten van de onderneming, zoals een stijging van het aantal inkomende e-mails. Een bankfiliaal stelde 10% meer inkomende e-mails voorop voor het toekennen van een bonus. Dit werd afgewezen.
Opgelet! Doelstellingen die niet rechtstreeks bijdragen aan de collectieve bedrijfsresultaten worden steeds strenger geëvalueerd. Als er enkel een indirecte impact is, riskeer je een afkeuring. Zo wordt klanttevredenheid alleen maar als doelstelling aanvaard als je kunt bewijzen dat dit een directe impact heeft op de bedrijfsresultaten.
7
1.2. De doelgroep bestaat uit een welomschreven groep van minimum twee medewerkers Als werkgever heb je een grote beoordelingsvrijheid voor de toekenning van een bonusplan, maar er is wel één beperking. Als je onderneming meer dan één werknemer telt, moet de objectief vastgestelde doelgroep uit minimum twee werknemers bestaan. Hou rekening met volgende voorwaarden: •
Het voordeel geldt niet enkel voor werknemers verbonden met een arbeidsovereenkomst. Ook uitzendkrachten en personen met leer-, stage- of beroepsopleidingsovereenkomsten kunnen er aanspraak op maken.
•
Zelfstandige bedrijfsleiders komen niet in aanmerking.
•
Het bonusplan mag geen instrument zijn voor individuele motivatie.
Tip! Een kmo met slechts 1 werknemer kan ook een bonusplan invoeren, voor zover het toegekende voordeel niet gebonden is aan individuele doelstellingen. Zodra je kmo meer dan 2 werknemers telt, kun je verschillende bonusplannen opstellen per objectieve groep van werknemers. De criteria kunnen verschillen per bedrijfseenheid (productie, commerciële dienst …) of per werknemerscategorie (arbeiders, bedienden, kaderleden, binnendienst, buitendienst …). Ook dit aspect wordt de laatste jaren strenger beoordeeld.
We illustreren dit met enkele voorbeelden: •
Een bakkerij heeft een leerjongen en een verkoopster in dienst: er kan enkel een bonusplan opgesteld worden voor beide werknemers.
•
Een kruidenierszaak telt 1 halftijdse winkelbediende: een omzetstijging van 4% is een geldige doelstelling voor een bonusplan omdat zowel de inzet van de zaakvoerder als van de winkelbediende nodig zijn om dit te bereiken. Het behalen van een bepaalde score op een klantvriendelijkheidsenquête is daarentegen geen geldig doel, omdat dit rechtstreeks het gevolg is van de prestatie van deze enige werknemer.
•
Een garagist stelt zowel arbeiders als bedienden tewerk: voor beide werknemersgroepen kan hij een ander bonusplan opstellen of andere doelstellingen definiëren. Ook binnen de groep van bedienden kan dit: een verschillend bonusplan voor de verkopers en voor de administratieve bedienden, bijvoorbeeld.
8
1.3. De minimale referteperiode is drie maanden Je bonusplan kan ook meerdere referteperiodes voorzien of samenvallen met een kalenderjaar, boekhoudjaar of de noodzakelijke termijn voor de verwezenlijking van een duidelijk omschreven project, zoals de realisatie van een ISO-norm in de onderneming. Je mag het bonusplan zelfs retroactief invoeren op voorwaarde dat minder dan een derde van de referteperiode verstreken is. Ben je te laat voor het bonusplan, maar maakte je bedrijf wel winst? Dan is de winstpremie een goed alternatief.
1.4. Een bonusplan is geen verworvenheid voor de toekomst Het feit dat je voor een bepaalde periode of kalenderjaar een bonusplan invoert, heeft geen blijvende gevolgen voor de toekomst. Je behoudt het initiatiefrecht op het (her)invoeren van een bonusplan op een later tijdstip
2. Hoe bepaal je het bedrag van de bonus? 2.1. Het vrijgestelde grensbedrag Niet-recurrente voordelen die worden uitbetaald in de loop van 2021, genieten een fiscaal voordeel tot 3.447 euro bruto. Dit bedrag wordt jaarlijks aangepast of geïndexeerd. Bij de uitbetaling van bonussen in het kader van cao 90 wordt enkel 13,07% RSZ ingehouden ten laste van de werknemers. Op het aandeel boven het grensbedrag betalen jij en je werknemers de normale bijdragen en voorheffingen.
2.2. Toegelaten variaties in de toegekende bonus Het voordeel dat je toekent, hoeft niet noodzakelijk voor alle werknemers hetzelfde te zijn. Je kunt een vast bedrag bepalen voor iedereen of verschillende bedragen naargelang de groep medewerkers. Het collectieve karakter blijft wel cruciaal: de inzet van iedereen is belangrijk, maar de uitgekeerde bedragen kunnen verschillen.
9
Een cijfervoorbeeld: In het bonusplan van een elektrozaak werd bepaald dat alle verkopers en administratieve krachten een bonus ontvangen van resp. 5% en 2% van hun brutoloon als een welomschreven jaaromzet wordt gehaald. De verkopersploeg bestaat uit 4 medewerkers: Inez en Jean verdienen 4.000 euro bruto, Tinne 3.000 euro en Luc 2.500 euro. Als de doelstelling wordt behaald, ontvangen Inez en Jean 200 euro, Tinne 150 euro en Luc 125 euro. Sonia en Marc, de 2 administratieve krachten, ontvangen respectievelijk 44 euro en 40 euro (2% van 2.200 euro en 2.000 euro).
2.3. Het bedrag bij afwezigheid en voor deeltijders Het is mogelijk het bedrag van de bonus te verminderen in verhouding tot de duur van de afwezigheidsperiode van een bepaalde medewerker tijdens de referentieperiode. We adviseren je dit duidelijk te omschrijven in het bonusplan, om achteraf discussies te vermijden. Stel: een werknemer neemt 9 maanden tijdskrediet gedurende de referteperiode van 12 maanden waarin de vooraf bepaalde doelstellingen moeten worden behaald. De werknemer heeft recht op een bonus van minstens 3/12 van een soortgelijke werknemer die gedurende de volledige periode effectieve arbeidsprestaties heeft geleverd.
Dit pro-rataprincipe geldt ook voor deeltijdse werknemers. Je kunt ook iedereen eenzelfde voordeel toekennen los van de effectieve arbeidsprestaties. Het is ook beperkt toegelaten om een anciënniteitsvoorwaarde te voorzien of om werknemers die de onderneming verlaten uit te sluiten van het bonussysteem.
3. Welke procedure moet je volgen om een bonusplan in te voeren? 3.1. Collectieve arbeidsovereenkomst of toetredingsakte? Heeft je onderneming een vakbondsafvaardiging, dan moet je het bonusplan invoeren via een cao. Tenzij de groep waarvoor een bonusplan wordt ingevoerd niet vertegenwoordigd wordt door de vakbond. In dat geval heb je de keuze tussen een cao of een toetredingsakte. Hetzelfde geldt voor ondernemingen zonder vakbond.
10
3.2. Neerlegging via toetredingsakte: stappenplan Wil je een bonusplan neerleggen via een toetredingsakte, dan doe je het volgende:
Stap 1:
Stap 2:
Stap 3:
maak een documentatieset op
informeer je medewerkers
leg het opmerkingenregister neer
Dit kan zowel digitaal als op papier. Dat is nodig zodat zij opmerkingen
Dit doe je bij Toezicht Sociale
Beide templates maken deel uit
Wetten en bij de griffie
kunnen maken op het plan.
van onze toolkit, die je kunt
Collectieve Arbeidsbetrekkingen
aanvragen bij je regionale
FOD WASO.
kantoordirecteur. Je vindt ze ook via www.bonusplannen.be.
3.3. Informatiefiche bij uitbetaling Bij de uitbetaling van het voordeel ontvangen al je medewerkers een individuele informatiefiche. Die fiche vermeldt onder andere het behaalde resultaat, de berekeningswijze en de weging van het voordeel.
11
Is de brutoloonbonus écht een nettobonus? 1.
De parafiscale behandeling
Uit de praktijk blijkt dat het loonbonusplan een pak geld kan besparen. Het grote voordeel van deze vorm van beloning – in vergelijking met een gewone bonus – is de gunstige parafiscale behandeling. Het bonusplan is dan ook een doeltreffende manier om de loonkosten te optimaliseren.
… vanuit het standpunt van de werknemer Het niet-recurrente voordeel is tot een vastgesteld bedrag enkel onderworpen aan persoonlijke socialezekerheidsbijdragen, maar niet aan bedrijfsvoorheffing. Boven het grensbedrag zijn de normale bijdragen en voorheffingen verschuldigd.
… vanuit het standpunt van de werkgever Het niet-recurrente voordeel is niet onderworpen aan de normale sociale werkgeversbijdragen, wel aan een vaste solidariteitsbijdrage van 33%. Je kunt zowel het bedrag van het voordeel als van de bijdrage aftrekken als beroepskosten.
2.
Het niet-recurrente voordeel is geen verworven recht
Het niet-recurrente voordeel is geen loon in de ruime zin van het woord. Met andere woorden, het brengt geen rechten voor de toekomst met zich mee : •
Je betaalt op het bonusbedrag geen vakantiegeld.
•
Het voordeel heeft geen effect op de berekening van het gewaarborgd inkomen of de eindejaarspremie.
•
Wanneer je werknemer uit dienst gaat, moet je het niet-recurrente voordeel niet opnemen in de berekeningsbasis voor de ontslagvergoeding.
•
Je bent niet verplicht om elk jaar een bonusplan in te voeren.
12
3.
Bruto-netto berekeningswijze
Voorbeeld 1: als je per werknemer een bonus van 100 euro wilt besteden Gewone bonus
Niet-recurrent voordeel
Totale kosten
€ 100
€ 100
Werkgeversbijdrage Sociale Zekerheid
- € 25,92
- 24,81 €
(= € 74,08 x 35%*)
(= 75,19 € x 33 %)
Brutovergoeding
€ 74,08
€ 75,19
Persoonlijke bijdrage sociale zekerheid (13,07%)
- € 9,68
- € 9,83
Bedrijfsvoorheffing
- € 27,30
n.v.t.
(= (€ 74,08 – € 9,68) x 42,39%**) Nettobedrag werknemer
€ 37,10
€ 65,36
* Het gemiddelde basispercentage dat je als werkgever betaalt aan de RSZ ** Gemiddeld percentage exceptionele bedrijfsvoorheffing
Voorbeeld 2: als je per werknemer een nettobonus van 100 euro wilt toekennen Gewone bonus
Niet-recurrent voordeel
€ 269,59
€ 153
-€ 69,89
- € 37,96
(= € 199,70 x 35%*)
(= € 115,04 x 33%)
Brutovergoeding
€ 199,70
€ 115,04
Persoonlijke bijdrage sociale zekerheid (13,07%)
- € 26,10
- € 15,04
Totale kosten Werkgeversbijdrage Sociale Zekerheid
- € 73,60 Bedrijfsvoorheffing
(= (€ 199,70 – € 26,10) x 42,39%**)
n.v.t.
Nettobedrag werknemer
€ 100
€ 100
* Het gemiddelde basispercentage dat je als werkgever betaalt aan de RSZ. ** Het gemiddeld percentage exceptionele bedrijfsvoorheffing.
13
SD Worx, altijd dichtbij als partner voor je kmo Een sterk personeelsbeleid maakt een onderne-
door je verlofadministratie te automatiseren?
ming sterker. Dat geldt zeker voor een kmo
Of ben je op zoek naar tips om de kloof tussen
waarin elke medewerker het verschil maakt. SD
bruto en netto te dichten?
Worx heeft alles in huis om je te ondersteunen in alle aspecten van je personeelszaken, volledig op maat van je behoeften.
Wat ook je noden zijn, we zoeken én vinden het evenwicht tussen het belang van je kmo en dat van je werknemers. We helpen je om je mede-
SD Worx Proxy biedt een complete dienstverle-
werkers maximaal te motiveren, binnen het
ning op het vlak van payroll, hr, fiscaliteit en
wettelijke kader en volgens de mogelijkheden
sociale wetgeving, gebundeld in één geïnte-
van je onderneming. Zo gaan we samen met jou
greerd pakket. Of je kiest voor een van de
voor een duurzaam bedrijfsresultaat.
expertises uit ons aanbod. Misschien wil je je loonadministratie uitbesteden? Tijd vrijmaken
Op zoek naar begeleiding voor het opstellen, nalezen of indienen van je bonusplan? Neem contact op met je kantoordirecteur kmo. Een overzicht van onze kantoren vind je op https://www.sdworx.be/nl-be/kantoren.
14