Remboursement des frais Préparez-vous à un contrôle Vos salariés engagent des frais à titre professionnel dans l’exercice de leur fonction. Soit vous les remboursez sur la base des factures qu’ils présentent, soit vous leur versez chaque mois un montant forfaitaire. Ce forfait présente l’avantage d’entraîner moins de tracas administratifs. En principe, le remboursement des frais n’est pas considéré comme du salaire, à la condition d’appliquer strictement les règles. Dans le cas contraire, vous vous exposez en effet à une requalification en salaire (déguisé). Lors d’un contrôle, l’inspecteur examinera inévitablement votre politique de remboursement des frais à la loupe. Si vous remboursez simplement les frais réellement engagés sur la base de documents probants, leur justification coule généralement de source. Il importe toutefois que vous puissiez prouver que ces frais ont été engagés dans le cadre de la relation de travail et qu’ils sont à la charge de l’employeur. En revanche, si vous payez un forfait, vous devez pouvoir justifier la hauteur du montant. Si cette justification est insuffisamment étayée, il se peut que votre remboursement forfaitaire des frais soit requalifié (en partie) en salaire. En conséquence, vous devrez payer non seulement les cotisations sociales patronales, mais aussi les cotisations du travailleur, augmentées des intérêts et d’une amende. Sans parler des éventuelles implications fiscales. Le fait que l’ONSS et le fisc appliquent des critères différents ne facilite pas la tâche.
Que peut faire SD Worx pour vous aider ?
Vos avantages
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Nos conseillers juridiques s’assurent que vos remboursements de frais sont juridiquement inattaquables et conformes à la position habituelle des inspections fiscales et sociales.
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Pour veiller au déroulement correct du remboursement des frais professionnels, nous fournissons des conseils et un accompagnement dans le cadre de l’établissement ou du raffinement des politiques et des contrats.
Une politique transparente et structurée en matière de frais : nous vous conseillons le mode de remboursement des frais qui correspond le mieux à vos besoins concrets. Le résultat final : vous disposez d’une politique transparente et structurée en matière de frais.
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La sécurité juridique : nous analysons votre méthode de travail actuelle et identifions les éventuels points sensibles. Nous vous proposons ensuite des solutions étayées que nous mettons en œuvre concrètement.
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Une approche de bout en bout : forts de leurs compétences juridiques et pragmatiques, nos conseillers juridiques vous accompagnent de A à Z. Ainsi, vous ne serez pas confronté à des surprises désagréables lors de la visite de l’inspection.
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Nous vous aidons lors des contacts avec les autorités compétentes, par exemple, dans le cadre de la procédure d’obtention desdits rulings (décisions anticipées) auprès du SPF Finances, ou de la préparation et/ou l’encadrement des visites de l’inspection.
Notre approche -
Entretien préliminaire et audit : le conseiller examine votre politique actuelle en matière de frais et s’assure qu’elle est conforme à la législation fiscale et sociojuridique.
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Rapport : nous fournissons une analyse complète de votre politique en matière de frais et vous communiquons les dispositions légales dans le cadre desquelles certains frais sont remboursés aux travailleurs. Nous vous informons également des usages dans certains secteurs et/ou fonctions spécifiques et proposons d’éventuelles modifications à apporter à la politique en matière de frais.
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Formalisation : nous élaborons des directives/politiques internes ainsi que des contrats ou avenants individuels ou adaptons les versions existantes. Ruling : pour garantir une sécurité juridique, nous demandons éventuellement une décision anticipée (ruling).
Que pouvons-nous encore faire pour vous aider ? -
Mettre en œuvre la nouvelle politique en matière de frais jusqu’à sa transposition dans votre administration salariale et dans les fiches fiscales ;
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Préparer et apporter un soutien durant les visites des inspections fiscales et sociales ;
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Fournir des conseils en matière d’optimisation de votre situation fiscale et sociojuridique.
Contactez-nous, nous nous ferons un plaisir de vous aider ! legalconsulting@sdworx.com ou 03 220 28 32.