Kostenvergoedingen Stoom je klaar voor een controle Bij de uitoefening van hun job maken je werknemers professionele kosten. Ofwel vergoed je die op basis van rekeningen die ze binnenbrengen, ofwel keer je hen maandelijks een forfaitair bedrag uit. Hét voordeel van zo’n forfait: er komt veel minder administratie bij kijken. De terugbetaling van onkosten wordt in principe niet als loon beschouwd, op voorwaarde dat je de spelregels strikt toepast. Doe je dat niet, dan riskeer je wél een herkwalificatie als (verdoken) loon.
Vaste prik tijdens een controle: de inspecteur legt je onkostenbeleid onder het vergrootglas. Betaal je de werkelijk gemaakte kosten gewoon terug op basis van bewijsstukken, dan ligt de verantwoording doorgaans voor de hand. Wel is het belangrijk dat je kunt bewijzen dat de kosten gemaakt zijn in het kader van de arbeidsrelatie en dat ze ten laste zijn van de werkgever. Bij een forfait, daarentegen, moet je de grootte van het bedrag kunnen verantwoorden. Is die verantwoording niet goed onderbouwd, dan kan je forfaitaire kostenvergoeding (deels) worden geherkwalificeerd als loon. Met als gevolg dat je niet alleen de patronale RSZ-bijdragen betaalt, maar ook werknemersbijdragen, intresten én een boete. Om nog maar te zwijgen over de mogelijke fiscale implicaties. Dat de RSZ en de fiscus verschillende maatstaven hanteren, maakt het er niet makkelijker op.
Hoe SD Worx je kan ondersteunen
Jouw voordelen
-
Onze legal consultants checken of je kostenvergoedingen juridisch correct zijn en in lijn liggen met het gangbare oordeel van de fiscale en sociale inspectie.
-
-
Om de terugbetaling van professionele kosten correct te laten verlopen, bieden we advies en begeleiding aan bij de opmaak of verfijning van policy’s en contracten.
Transparant en gestructureerd kostenbeleid: wij adviseren je welke terugbetalingswijze het beste aansluit bij je concrete noden. Het eindresultaat: je beschikt over een transparant en gestructureerd kostenbeleid.
-
Rechtszekerheid: we auditeren je huidige werkwijze en detecteren eventuele pijnpunten. Vervolgens reiken we onderbouwde oplossingen aan die we ook concreet uitwerken.
-
End-to-end-aanpak: met hun juridische en pragmatische expertise begeleiden onze legal consultants je van a tot z. Zo sta je niet voor onaangename verrassingen wanneer je de inspectie over de vloer krijgt.
-
We ondersteunen je bij contacten met de bevoegde overheden. De procedure om zogeheten rulings (voorafgaande beslissingen) te verkrijgen bij de FOD FinanciĂŤn, bijvoorbeeld, of de voorbereiding en/of begeleiding van inspectiebezoeken.
Onze aanpak -
Intakegesprek en audit: de consultant screent je huidige onkostenbeleid en bekijkt of deze strookt met de fiscale en sociaaljuridische wetgeving.
-
Rapport: we bezorgen een volledige analyse van je kostenbeleid en de wettelijke spelregels waarbinnen bepaalde kosten vergoed worden aan de werknemers. Ook informeren we je wat gebruikelijk is in specifieke sectoren en/of functies en stellen we eventuele aanpassingen aan het onkostenbeleid voor.
-
Formalisering: we werken interne richtlijnen/policy’s en individuele contracten of bijlagen uit of passen de bestaande aan.
-
Ruling: om rechtszekerheid te hebben vragen we eventueel een voorafgaandelijke beslissing (ruling) aan.
Waar we je nog mee kunnen helpen -
de implementatie van het nieuwe kostenbeleid, tot en met de doorvertaling in je loonadministratie en fiscale fiches;
-
voorbereiding van en ondersteuning tijdens fiscale en sociale inspectiebezoeken;
-
advies over optimalisaties van je fiscaalen sociaaljuridische situatie.
Neem contact met ons op, we helpen je graag! legalconsulting@sdworx.com of 03 220 28 32.