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Manual de usuario V. 2.0 Sistema de Informaci贸n de @quarella.
Manual de usuario del Sistema de Información de @quarella Documento de descripción y ayuda
Índice
Índice de imágenes y Tablas............................................................................................4 ...........................................................................................................................................4 1. Como iniciar sesión en el sistema................................................................................5 1.1. Como saber mi clave de acceso______________________________________________5 1.2.Como iniciar sesión_______________________________________________________8
2. Localización del menú de pedidos.............................................................................10 3. Gestión de pedidos......................................................................................................12 3.1.Pestañas de gestión de pedidos______________________________________________12 3.2.Pestaña de pedidos borrador_______________________________________________12 3.3.Pestaña de historial de liquidaciones y facturas ________________________________14
4. Creación de un pedido................................................................................................16 4.1. Selección del promotor___________________________________________________16 4.2. Formulario de recepción de pedidos_________________________________________17 4.2.1.Panel de descuentos vigentes______________________________________________17 4.2.2.Información del promotor seleccionado_____________________________________17 4.2.3.Panel de descuentos acumulados hasta el momento____________________________17 4.2.4.Panel de captación de artículos a solicitar ___________________________________18 4.2.5.Panel detallado del pedido________________________________________________19 4.2.6.Panel de totalizado del pedido_____________________________________________20 4.2.7.Campo de sitio o lugar de entrega__________________________________________21 4.2.8.Campo de especificación de instrucciones especiales___________________________21 4.2.9.Botones de envío y cancelación del pedido___________________________________21
5. Liquidar un pedido.....................................................................................................25 6. Verificación de liquidación........................................................................................26 7. Pago de la liquidación................................................................................................28 7.1. Registro del voucher de consignación________________________________________28
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7.2. Verificación del estado de la consignación____________________________________30 7.3. Cruce de pagos y liquidaciones_____________________________________________32
8. Administración y gestión humana.............................................................................34 8.1. Formulario de creación y/o modificación de la información de un promotor_________36
9. Utilidades del sistema y más.......................................................................................39 9.1.Cambio de contraseña de acceso al sistema____________________________________39 9.2.Consultas básicas del stock de un articulo_____________________________________40 9.3.Exploración del catalogo digital vigente______________________________________42
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Índice de imágenes y Tablas
Figura 1. Link de recuperación de contraseña...............................................................5 Figura 2. Recuperación de clave de acceso.....................................................................6 Figura 3. Recuperación de clave de forma exitosa.........................................................7 Figura 4. Error en la recuperación de la clave de acceso..............................................7 Figura 5. Inicio de sesión................................................................................................8 Figura 6. Localización del menú de acceso al modulo de gestión pedidos..................10 Figura 7. Pestañas de gestión de pedidos......................................................................12 Figura 8. Módulo de gestión de pedidos........................................................................13 Figura 9. Pestaña de historial de liquidaciones............................................................15 Figura 10. Menú desplegable de selección de promotores...........................................16 Figura 11. Parte superior del formulario de pedidos...................................................22 Figura 12. Detalle del pedido.........................................................................................23 Figura 13. Error de explorador.....................................................................................24 Figura 14. Herramientas de acción sobre el reporte de liquidación............................27 Figura 15. Permitir elementos emergentes de Aquarella.............................................27 Figura 16. Selección del formato de exportación del reporte de liquidación..............27 Figura 17. Registro de consignaciones.........................................................................30 Figura 18. Listado de consignaciones y estados de las mismas...................................31 Figura 19. Ejemplo de cruce de pagos y liquidaciones................................................33 Figura 20. Menú de acceso al modulo de gestión humana..........................................34 Figura 21. Modulo de gestión de personal....................................................................35 Figura 22. Formulario de creación y/o modificación de la información de un promotor..........................................................................................................................38 Figura 23. Cambio de clave de acceso...........................................................................40 Figura 24. Consultas básicas del stock.........................................................................41 Figura 25. Información de un artículo en stock...........................................................42 Figura 26. Portada del catalogo digital nacional vigente.............................................43 Figura 27. Catalogo Digital (Exploración de páginas)................................................44 Figura 28. Catalogo Digital (Exploración de páginas)................................................44
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1.
Como iniciar sesión en el sistema
Nota: Antes que nada se debe hacer hincapié en la necesidad de ingresar al sistema desde un navegador Web actualizado, de lo contrario esto podría incurrir en problemas posteriores. 1.1 .
Como saber mi clave de acceso
Utilice esta opción cada vez que deba recuperar su clave de acceso al sistema. Si usted a acudido a alguna capacitación, o ya ha solicitado su usuario, lo mas factible es que posea un usuario activo para el inicio de sesión en el sistema, por ende el problema se reduciría simplemente a recuperar su contraseña personal de acceso al sistema; En la siguiente imagen se muestra el link de acceso a la función de recordar contraseña, presiónelo si desea conocer su contraseña (Figura 1).
Figura 1. Link de recuperación de contraseña.
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Después del presionado de la opción de recuperar contraseña, el sistema cargara el formulario destinado para este efecto (figura 2); mediante la tramitación de este formulario usted podrá conocer su clave; En el campo de texto escriba su nombre de usuario, ósea su correo electrónico, y posteriormente presione el botón de enviar, el sistema le hará llegar un mensaje a su bandeja de correo electrónico con la revelación de su contraseña habilitada para iniciar sesión en el sistema;
Debe estar atento al mensaje
mostrado por el sistema después de realizar el clic sobre el botón de enviar, si el sistema le muestra el mensaje de la figura 3 quiere decir que su correo electrónico como nombre de usuario para el inicio de sesión en @quarella esta habilitado y que el sistema a enviado correctamente el mensaje a su correo electrónico; en cambio si el sistema le muestra el mensaje de la figura 4 quiere decir que, usted ha digitado mal su correo electrónico ó este no se encuentra habilitado para el inicio de sesión en @quarella.
Figura 2. Recuperación de clave de acceso.
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Figura 3. Recuperaci贸n de clave de forma exitosa.
Figura 4. Error en la recuperaci贸n de la clave de acceso.
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Después de que haya realizado la recuperación de su contraseña puede pasar a iniciar sesión en el sistema. 1.2.
Como iniciar sesión
Para iniciar sesión en el sistema de @quarella se debe conocer el nombre de usuario y la contraseña, recuerde que si no conoce su contraseña debe leer el punto anterior presente en este documento. Para su inicio de sesión tramite los campos requeridos para ello, así como se muestra en la figura 5. En la figura se encuentra demarcado un campo con un elipse distinguido con la letra A, allí usted debe tramitar su nombre de usuario, el cual corresponde a su correo electrónico, después de ello debe digitar su contraseña en el campo demarcado con la letra B, posterior a estos dos pasos debe presionar el botón de ingresar demarcado en la imagen con la letra C, así:
Figura 5. Inicio de sesión.
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Si ha realizado todo bien, es decir, si ha ingresado correctamente su correo electrónico (Nombre de usuario) además de su contraseña de forma correcta, usted obtendrá el acceso al sistema de forma automática y quedara habilitado inmediatamente para realizar las acciones permitidas en el sistema. Para ello le recomendamos apoyarse en este manual.
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2.
Localización del menú de pedidos
Nota: Para realizar un pedido borrador debe primero crear un promotor, dado que todos los pedidos y liquidaciones realizados deben estar asociados a un promotor(a) o empresario(a) perteneciente al coordinador; Le recomendamos que para crear un promotor, en caso tal de que lo necesite, se dirija a la sección de Administración y Gestión Humana, presente mas adelante en este documento. Después de realizar su correspondiente inicio de sesión el sistema cargará para usted un personalizado,
menú correspondiente a su perfil de coordinador y recuerde
que
su
cuenta
de
usuario
es
personal
y
completamente privada, no tendrá nadie más acceso a ella. En la figura 6 se muestra la localización del enlace hacia el modulo correspondiente a los pedidos realizados, creación de nuevos y total gestión de los mismos.
Figura 6. Localización del menú de acceso al modulo de gestión pedidos.
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Esta figura muestra el árbol de menú ubicado en la parte superior media izquierda de la página; en ella se pueden apreciar algunos controles distinguidos por los signos de mas (+) y menos (-), los cuales sirven para desplegar y contraer el árbol respectivamente. Para llegar hasta el módulo de pedidos sólo debe desplegar el árbol hasta su raíz, ósea que debe desplegar en primera medida “Pedidos”, seguidamente debe desplegar “Gestión de pedidos” para posteriormente encontrar la opción “Recepción de pedidos” que finalmente lo llevara hasta el módulo requerido.
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3.
Gestión de pedidos
3.1.
Pestañas de gestión de pedidos
En la figura 7 se puede apreciar las pestañas o ficheros que el sistema habilitara para la gestión de sus pedidos e historial de liquidaciones y facturaciones.
Figura 7. Pestañas de gestión de pedidos A continuación se explicara la función de cada una de estas pestañas. 3.2.
Pestaña de pedidos borrador
La gestión de pedidos se refiere a la completa administración de los pedidos realizados sobre los respectivos promotores de un coordinador, aquí se podrá modificar, crear o liquidar un pedido de compra.
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Figura 8. Módulo de gestión de pedidos. La figura 8 muestra todo lo correspondiente al módulo de pedidos; ahora se pasará a explicar de forma individual las incidencias marcadas en la figura. A. Se refiere al panel de cargado de pedidos creados sin liquidar; por parte del coordinador. B. Icono representativo de la edición de un pedido de compra; El presionado de este botón desencadenara el cargado del pedido sobre el cual se ha realizado la acción, después de su cargado se tendrá todas las opciones a su disposición para el modificado del pedido. C. Campo de selección del pedido, el uso de este control esta destinado a la selección de un pedido y su posterior liquidación. D. Botón que permite la creación de un pedido desde cero (Ver apartado de creación de un pedido). E. Botón de liquidación de pedidos seleccionados. F. Información del coordinador.
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3.3.
Pestaña de historial de liquidaciones y facturas
En la figura 9 se puede observar la pestaña de “Historial de liquidaciones”, en esta pestaña se segmenta toda la información o accionar tenido por el coordinador
en el sistema,
referente específicamente al historial de
liquidaciones y facturas; en otras palabras en esta pestaña el coordinador podrá encontrar su archivador personal de todas y cada una de las liquidaciones realizadas en el sistema, con sus respectivas facturas, solo en caso tal de haber sido facturadas ya; esto se debe a que en este panel las liquidación muestran todo su transaccionar en el sistema, desde que se encuentran en pedido separado, pasando por marcación y finalmente llegando al estado de facturada(Mas adelante se explicaran los estado posibles para una liquidación); En la figura 9 en el segmento B, se podrán apreciar los estados de las liquidaciones, en la figura hay dos ejemplos de los posibles estados; en el segmento C se aprecian los iconos para acceder a los reportes de liquidación y facturación, se debe tener en cuenta que el icono para acceder al reporte de factura solo estará disponible cuando la liquidación se encuentre en estado de “Pedido Despachado” (Icono C1) de lo contrario solo se tendrá acceso al reporte referente a la liquidación(Icono C2). Estados posibles en una liquidación: A. Liquidación en estado “Separada”: Cuando una liquidación se encuentra en este estado quiere decir que su pedido esta en espera del cruce de pago, ósea de que se cancele la cuantía que lo liberara para ser marcado y despachado (Observe figura 9 segmento B). B. Liquidación en estado de “Pedido Para Marcar”: Una liquidación se enconara en este estado cuando el coordinador haya realizado el pago de la misma y su respectivo cruce, refiriéndose así a la espera de su marcado y posterior empacado en bodega.
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C. Liquidación en estado de “Pedido Despachado”: Quiere decir que la liquidación ya ha sido, marcada, empacada y facturada en bodega y que esta lista para entregar o enviar en caso tal de no poderla recibir personalmente (Observe figura 9 segmento B). D. Liquidación en estado “Pedido Cancelado”: Este estado se refiere a la imposibilidad del sistema a reservar más tiempo la mercancía separada en la liquidación implicada, esto quiere decir que la liquidación venció su plazo de espera para ser pagada.
Figura 9. Pestaña de historial de liquidaciones
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4.
Creación de un pedido
En este apartado se explicara todo lo correspondiente a la creación de un pedido. El formulario de creación de un pedido esta precedido por la selección del promotor sobre el cual se realizara o se adjudicara el pedido que se realiza, a continuación se desglosara más detalladamente este paso previo mencionado: 4.1.
Selección del promotor
Después de presionar el botón de “Nuevo” presentado en el aparte pasado (Gestión de pedidos), el sistema cargará un menú desplegable en el cual se podrá encontrar todos los promotores activos que posea el coordinador, por ende el usuario debe seleccionar el promotor al cual se le adjudicará el pedido; en la figura 10 se puede apreciar el menú desplegable de promotores activos.
Figura 10. Menú desplegable de selección de promotores.
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Después de seleccionado el promotor, el sistema cargará el formulario de recepción de pedidos el cual se seccionará y se describirá a continuación. 4.2.
Formulario de recepción de pedidos
El formulario de recepción de pedidos esta seccionado o dividido en las siguientes particiones: 4.2.1. Panel de descuentos vigentes En la figura 11, en la sección marcada con la letra A, se pueden observar los descuentos activos o vigentes para el instante en el cual se esta realizando la toma del pedido; El control encerrado entre el circulo marcado con la letra B sirve para expandir o contraer el panel de información de descuentos. 4.2.2. Información del promotor seleccionado En la figura 11, en la sección observar
la
información
encerrada con la letra C se puede
personal
del
proveedor
que
ha
sido
seleccionado. 4.2.3. Panel de descuentos acumulados hasta el momento En la figura 12, en la sección A se puede observar los descuentos acumulados debido a el pedido que se lleva articulando, es decir, allí se cargarán los descuentos que se han ganado debido a los artículos y cantidades que se han solicitado; Estos descuentos ganados se ubicaran en dos categorías, así: •
“Descuentos aplicados sobre la línea”: Se refiere a los descuentos ganados sobre un artículo en particular, referente a
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una sola línea sobre el detalle del pedido, el valor de este descuento se puede apreciar bajo la columna DCTO en el panel de captación de artículos a solicitar, presente en la figura 12 en la sección C encerrada con un rectángulo. •
“Descuentos sobre pié de página”: Se refiere a los descuentos ganados aplicados al total de la factura.
4.2.4. Panel de captación de artículos a solicitar En la figura 12, en la sección B se detalla el panel de captación de artículos, tallas y cantidades a solicitar. En la mencionada sección de la imagen se pueden contemplar 5 campos los cuales se discriminarán a continuación: •
Artículo: Campo de escritura de texto enfocado a la escritura de una referencia de artículo deseada, esto quiere decir que en este campo de texto se deberá ingresar el código de referencia exacto del artículo deseado, dado de que si no es así el sistema devolverá un mensaje de su inexistencia; después de que halla sido ingresado el código de referencia del artículo presione la tecla TAB (Ubicada en la parte extrema izquierda del teclado) y el sistema cargará todas las tallas habilitadas para el artículo digitado.
•
Artículo – Talla: Debajo de esta columna existen dos campos, un campo de texto donde el sistema cargará el nombre del artículo y enseguida un menú desplegable donde se habilitaran, para su selección, todas las tallas existentes para el artículo solicitado; Seleccionar una talla será el objeto de este menú, después de que la haya seleccionado presione de nuevo la tecla TAB
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(Ubicada en la parte extrema izquierda del teclado) para posteriormente digitar una cantidad deseada. •
“Cant” (Cantidad): Campo referente únicamente a la cantidad numérica de pares del artículo que se desean solicitar; De igual forma que en los campos anteriores, al terminar el ingreso numérico de cantidades de pares del articulo presione la tecla TAB (Ubicada en la parte extrema izquierda del teclado) para que el sistema cargue, en el detalle del pedido, el articulo en la talla y las cantidades solicitadas; Además en la figura 12 en la sección encerrada con la letra D podrá, posteriormente a la adición del articulo al detalle, cambiar la cantidad de pares solicitados; NOTA: Después de que se termina de tramitar este campo de cantidades, el sistema mostrará un mensaje en pantalla, en caso tal de haber sido acreedor a un descuento en cualquiera de los dos tipos de descuentos habilitados.
•
Precio Uni” (Precio Unitario): se refiere al precio unitario del artículo solicitado.
4.2.5. Panel detallado del pedido En la figura 12 en la sección marcada, subrayada ó delimitada por el rectángulo etiquetado con la letra E se puede distinguir el detalle del pedido que esta concretando con los siguientes campos: •
Artículo: Campo donde se carga el código o referencia del artículo.
•
Artículo – Talla: Campos donde se muestran el nombre del artículo y el número de talla solicitado.
•
“Cant” (Cantidad): Campo editable, referente al número de pares solicitados del artículo.
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•
“Precio Uni” (Precio Unitario): se refiere al precio unitario del artículo solicitado.
•
Total: Campo que totaliza el bruto de la línea, ósea, calcula el valor unitario del artículo por las cantidades solicitadas.
•
“Dcto” (Descuento): Campo que mostrará el descuento sobre la línea, sólo en el caso en el que el usuario haya obtenido algún tipo de descuento por el articulo y las cantidades llevadas.
•
Ganancia: Campo referente a la comisión dada por Aquarella a usted como coordinador sobre un artículo determinado.
•
Total/Pagar: Campo de totalizado de línea, en este campo se muestra el valor neto de cada línea del detalle.
•
Eliminar: En la figura 12 en la sección delimitada con un ovalo y etiquetada con la letra E se pueden distinguir los iconos de eliminación de una línea completa, presione este icono presente sobre la línea que desea eliminar.
4.2.6. Panel de totalizado del pedido En la figura 12 en la sección delimitada por un ovalo y etiquetada con la letra F se podrá encontrar los totalizados del pedido, así: •
Cantidades Totales: Cantidades de pares totales pedidas en todo el pedido.
•
Subtotal: Precio total del pedido sin : descuentos tipo pie de pagina, fletes e IVA;
•
Flete: Valor del flete para el usuario, este valor se suma al subtotal antes de realizar la resta del descuento y el cálculo del IVA.
•
Descuento: Campo de descuento de pie de pagina; campo que calcula todos los descuentos de pie de página a los que el usuario a aplicado.
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•
IVA: Calculo del impuesto al valor agregado sobre el subtotal del pedido más el valor del flete menos el valor del descuento.
•
Total Valor a Pagar: Valor final del pedido, este valor es el precio exacto que el usuario deberá cancelar.
•
Ganancias totales: Se refieren al monto acumulado obtenido en tiempo real, por el coordinador, en este pedido.
•
Total Val. Promotor: Valor del pedido para el promotor.
4.2.7. Campo de sitio o lugar de entrega En la figura 12 en la sección delimitada por un rectángulo y etiquetada con la letra G se puede observar un campo de texto donde se deberá especificar muy claramente el lugar, sitio o localización del destinatario al que se deberá hacer llegar la mercancía.
4.2.8. Campo de especificación de instrucciones especiales En la sección delimitada con un rectángulo y la letra H presente en la figura 12 se puede apreciar un campo de texto, el cual posee un título de Instrucciones Especiales allí usted podrá escribir o plasmar todas las inquietudes respectivas a su pedido elaborado. 4.2.9. Botones de envío y cancelación del pedido En la figura 12, las secciones delimitadas por rectángulos y etiquetadas con las letras J e I hacen referencia a los botones de cancelación y guardado del pedido respectivamente; Al terminar el tramitado del pedido y si esta seguro de que este ha quedado como usted lo desea y además desea salir del modulo, entonces presione el botón de “guardar y salir”, el cual guardara el pedido como borrador y lo cargara en el panel
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de pedidos borradores realizados para su posterior liquidación; También puede usar el botón de “Solo Guardar” el cual guardara su pedido borrador pero no cerrara su edición, ósea el pedido será guardado y usted podrá permanecer en el mismo para seguir editándolo. Si desea cancelar la realización del pedido o simplemente no guardar los últimos cambios realizados entonces presione el botón de “Volver” el cual lo llevara al panel principal e inicio del modulo de pedidos, tenga en cuenta que al salir mediante el uso de este botón perderá todos los cambios no guardados previamente. Después de la creación de un pedido este quedara en pedido borrador todo el tiempo que se considere necesario, después se podrá proceder con la liquidación del mismo, al momento de liquidarlo el sistema arrojara el resumen del pedido que ha sido tomado y su valor real a pagar (por favor vea el siguiente punto en el manual).
Figura 11. Parte superior del formulario de pedidos.
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Figura 12. Detalle del pedido. Nota: La figura 13 muestra un mensaje generado por el sistema cuando se detecta que el navegador desde donde se esta accediendo al servicio es invalido o este no suple todos los requerimientos necesarios para el correcto funcionamiento del sistema @quarella; por tal motivo, el usuario debe incurrir en una actualización del navegador, mediante la solicitud de un servicio a su respectivo proveedor o de lo contrario podrá utilizar las opciones que el sistema le brinda, como es la utilización de los links desplegados junto con el mensaje de error, estos links lo dirigirán a la adquisición del software o navegador con el cual podrá obtener el mayor rendimiento del sistema de @quarella.
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Figura 13. Error de explorador.
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5.
Liquidar un pedido
Después de la creación de un pedido se deberá proceder con su liquidación (Figura 8 sección C, selección de un pedido para su posterior liquidación). Para proceder con la liquidación de uno ó varios pedidos, previamente, debe tener en cuenta que el pedido que usted intenta liquidar ha recibido ó captado todos los artículos requeridos sin ningún tipo de restricción en cantidades disponibles, por tal motivo el pedido final y verídico será el arrojado después de que se haya realizado la liquidación, en la cual si se realizará una comparación de su pedido frente al stock actual y disponible en el sistema. Ahora se pasará a la acción secuencial para realizar una liquidación de pedidos: •
Lo primero que se debe realizar es la selección del ó de los pedidos que liquidará, para la selección de estos deberá chequearlos mediante la utilización del control para este caso, el cual puede distinguirse claramente el la figura 8 sección C.
•
Después de seleccionados los pedidos ó el pedido deseado, proceda a presionar el botón de liquidar (Figura 8, sección E); posteriormente a esta acción el sistema verificara que artículos en tallas y cantidades se encuentran disponibles para usted según el pedido liquidado, en caso de que no se encuentren algunos artículos disponibles el sistema recalculará su pedido y le mostrará al final, un detallado reporte sobre su pedido final.
Después de que el sistema haya arrojado el reporte final de los pedidos ó pedido liquidado, debe imprimirlo y proceder con el pago correspondiente, pero por favor visite el siguiente apartado de Verificación de Liquidación y Pago.
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6.
Verificación de liquidación
Después de que el sistema haya cargado el reporte final de la liquidación se debe proceder a la revisión metódica del mismo, verificando que fue lo aprobado y lo rechazado. A continuación se explican algunas de las herramientas a utilizar sobre el reporte del pedido: •
Posteriormente se debe proceder al guardado de la liquidación mediante la utilización de la opción detallada en la figura 14 en la sección A, al presionar este botón aparecerá, muy probablemente, un aviso en la cabecera de la página como se muestra en la figura 15, lo que deberá realizar es seleccionar la opción encerrada en el ovalo en la figura y después decir SI a la pregunta sobre si desea permitir elementos emergentes de esta página; Posteriormente a esto se mostrara en pantalla una ventana como se muestra en la figura 16, se deberá seleccionar el tipo de documento y presionar el botón de aceptar, seguidamente el sistema cargará el reporte en el formato seleccionado.
•
En la figura 14 en el rectángulo marcado con la letra B se puede manejar toda la navegación por las diferentes páginas del reporte, utilice estos controles en caso de que su reporte se haya generado en más de una página.
•
La sección diferenciada por la letra C permite realizar búsquedas de palabras, letras, texto etc., en el reporte generado.
•
El ovalo etiquetado con la letra D detalla el control que permite un acercamiento visual (Zoom) sobre el reporte generado, utilícelo si desea aumentar o disminuir la vista sobre el documento.
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Figura 14. Herramientas de acciรณn sobre el reporte de liquidaciรณn.
Figura 15. Permitir elementos emergentes de Aquarella.
Figura 16. Selecciรณn del formato de exportaciรณn del reporte de liquidaciรณn.
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7.
Pago de la liquidación
Posterior a la liquidación de los pedidos en borrador, se debe acudir a realizar el pago por el total de la liquidación y su posterior cruce financiero. Se debe tener en cuenta que en la liquidación estarán los artículos que estaban disponibles en bodega al momento de su realización, por tal motivo se tomara como su pedido real y es por esto que el valor arrojado por la liquidación será el valor real a pagar por el coordinador; No obstante, podrá ocurrir que en la liquidación se hallan mencionado artículos que al final no son facturados y por ende no son enviados al coordinador, esto incurrirá directamente al valor total pagado por el mismo, por tal motivo el sistema le generara automáticamente una nota crédito al coordinador reembolsando el valor total pagado por los artículos no facturados. Nota: Tenga muy en cuenta que después de haber realizado una liquidación tendrá un tiempo de 72 horas para realizar el pago, de lo contrario el sistema anulara su envío y todo lo correspondiente al pedido, estas 72 horas cuentan solamente los días hábiles dispuestos por el calendario colombiano vigente. 7.1.
Registro del voucher de consignación
Antes de realizar el cruce del pago con la liquidación respectiva, el coordinador deberá registrar su voucher de comprobación de la consignación, mediante esta acción el cliente le estará informando al sistema que ha realizado un pago y que estará en espera de su verificación. Después de la realización del registro del voucher o comprobante de consignación, el coordinador deberá esperar a que la respectiva entidad bancaria, donde realizo la consignación, informe de la misma al sistema de @quarella, por tal motivo el coordinador deberá tener especial cuidado en el tramite de los campos requeridos en el sistema para el registro de la
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consignación; La figura muestra los campos de registro de la consignación y a continuación se explicaran: A. Nombre del coordinador: Campo que muestra el nombre del coordinador sobre el cual se esta realizando el registro del voucher de consignación. B. Banco o entidad financiera donde se realizo la consignación: Referente al nombre de la entidad bancaria o financiera donde el coordinador realizo la consignación, como por ejemplo, Banco de Bogota, Bancolombia, Davivienda, Efecty, entre otros. C. Comprobante de pago: Hace referencia al serial impreso en los tickets o vouchers de consignaciones, se debe ingresar por completo este número. D. Fecha de la consignación: Fecha en la cual se realizo la consignación en la entidad financiera. E. Valor consignado: Monto total consignado por el coordinador asociado en el voucher o ticket bancario. F. Notas adicionales: Este campo hace referencia a las notas adicionales que el coordinador estime necesarias. G. Botonera: En el pie de la página, se encuentran los botones de, edición, guardado y cancelación del registro de una consignación. Después de realizar el registro de la consignación, el coordinador deberá esperar a su verificación y validez, en monto, fecha, coordinador y banco; cuando esta sea valida, se cargara en el panel de cruce de pagos y liquidaciones (Por favor diríjase al siguiente apartado).
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Figura 17. Registro de consignaciones 7.2.
Verificación del estado de la consignación
Después de realizado el registro del voucher de una consignación, se podrá observar o consultar el estado del mismo, ósea, si este fue “Confirmado” o por el contrario rechazado. En la figura 17 se muestra, en la sección demarcada con un rectángulo y la letra G el botón rotulado como “Editar”, mediante el presionado de este botón se podrá observar todas las consignaciones registradas por el coordinador y toda la información (por el mismo coordinador suministrada) asociada a cada una de ellas; Entre la información expuesta cabe destacar el “Estado” de la consignación, allí aparecerá el concepto del estado de la consignación; Por ejemplo, si allí apareciera el “Estado” de “Rechazado, El Valor No Coincide” en alguna de las consignaciones, quiere decir que el coordinador a digitado o
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suministrado un valor erróneo al valor informado por la entidad bancaria referente a esa misma consignación, por tal motivo ese registro de consignación o de voucher quedara automáticamente anulado y no podrá ser usado por el coordinador en ningún cruce financiero; Lo que deberá hacer este coordinador será volver a registrar su voucher de consignación, pero esta vez teniendo especial cuidado en el registro correcto de toda la información solicitada, y mas aun en el campo donde cometió el error; Si por el contrario la consignación tiene un “Estado” de “Pago Confirmado” quiere decir que puede hacer uso de esta consignación para un cruce financiero, ya que el sistema carga la consignación automáticamente en el panel de cruce de pagos y liquidaciones (Ver el siguiente apartado); La figura 18 muestra toda la información en este apartado expuesta.
Figura 18. Listado de consignaciones y estados de las mismas.
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7.3.
Cruce de pagos y liquidaciones
En el panel de cruce de pagos y liquidaciones, el coordinador podrá administrar su parte financiera, en este panel se encuentran todos los bonos a favor, consignaciones aprobadas, etc.; Se debe tener en cuenta que una consignación estará activa en este panel justo después de ser validada por el sistema. En la figura 19 se puede observar un ejemplo de cruce de pagos y liquidaciones, puede observar, en la sección A la herramienta de seleccionado de la liquidación y la consignación a cruzar; el procedimiento se limita a seleccionar una o varias consignaciones y una o varias liquidaciones, de esta manera se esta informando al sistema que
la liquidación seleccionada se
pagara o se liberara con la consignación igualmente seleccionada; Después de seleccionado el cruce, entre el pago y la liquidación se deberá guardar (botón “Guardar” sección B en la figura) los cambios, al realizar esta acción el sistema enviara la liquidación liberada directamente a la bodega para su posterior marcación, empacado y facturación. Nota: Debe de tener en cuenta que después de realizar el registro del voucher de consignación deberá esperar a que el sistema del banco o entidad financiera donde realizo el pago realice la debida información al sistema @quarella, esto dependerá solamente del sistema bancario, por tal motivo no todos los bancos tendrán el mismo intervalo de tiempo para informar de sus consignaciones.
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Figura 19. Ejemplo de cruce de pagos y liquidaciones.
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8.
Administración y gestión humana
En esta sección se explicara todo sobre la herramienta de gestión del personal habilitada para los coordinadores. Nota: Tenga muy en cuenta que deberá tener al menos un promotor creado para poder realizar un pedido borrador y su posterior liquidación, dado que estos pedidos son asociados al promotor. Para el acceso a esta opción, simplemente despliegue los menús de, “Recurso humano” y “Gestión de Personal Por Coordinador”, para finalmente presionar sobre la opción “Mod. Datos Coordinadores y Promotores”; El árbol de menú, y los despliegues necesarios para llegar a esta opción se encuentran expuestos en la figura 20.
Figura 20. Menú de acceso al modulo de gestión humana. En la figura 21 se muestra el modulo de gestión de personal; a continuación se explicaran todas las secciones subrayadas en la imagen: A. En la cabecera de la página se encuentra toda la información referente al coordinador, como su nombre completo, teléfono. Ubicación entre otros. B. En la figura, en el segmento demarcado con la letra B, se puede apreciar un icono con el cual el coordinador tendrá acceso a la edición de su propia información básica, en caso tal de que lo considere necesario o simplemente desee actualizar sus datos.
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C. Esta sección demarca el panel donde se cargan todos los promotores asociados a un coordinador, aquí se muestra la información principal de ellos, como su teléfono celular, su nombre completo y su ubicación. D. En la figura en la sección demarcada con la letra D se puede observar el icono que permite la edición o actualización de los principales datos del promotor; Mediante el presionado de esta imagen el sistema lo redirigirá a un formulario donde se cargaran todos los datos del promotor y allí el coordinador podrá realizar los cambios y actualizaciones requeridas, para finalmente gardar los cambios. E. En esta sección se demarca el icono de eliminación de un promotor; Cuando un coordinador no desee que un promotor forme mas parte de su división de herramienta humana, tendrá la opción de prescindir de el mediante el presionado de esta opción. F. Este botón redirige al coordinador al formulario de creación de un nuevo promotor, allí se solicitaran la información principal del nuevo promotor; Después de la creación del promotor, este quedara habilitado para poder realizar sobre el un pedido borrador y su posterior liquidación.
Figura 21. Modulo de gestión de personal.
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8.1.
Formulario de creación y/o modificación de la información de un
promotor El formulario consta del tramitado de los más importantes datos del promotor, este formulario será idéntico, tanto para la edición, como para la creación de un promotor; Además este formulario también es aplicable a la edición del perfil personal de un coordinador. Nota: Tenga en cuenta los campos marcados con un asterisco (*), estos campos son requeridos para crear el registro del nuevo promotor. La figura 22 muestra el formulario de creación y/o modificación de un promotor, a continuación se explicaran las secciones demarcadas en un círculo rojo: A. Numero de documento, este campo puede contener el numero de la cedula, numero de la tarjeta de identidad o el numero de la cedula de extranjería. B. El tipo de documento describe o referencia un documento al numero ingresado en el campo anterior; Como se explicaba anteriormente, puede asociar el numero de documento dado con el numero de la cedula, numero de la tarjeta de identidad o el numero de la cedula de extranjería. C. Primer nombre de la persona. D. Segundo nombre de la persona. E. Primer apellido de la persona. F. Segundo apellido de la persona.
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G. Fecha de nacimiento; En este campo podrá utilizar la herramienta del calendario para asignar una fecha de nacimiento, simplemente deberá presionar la imagen de calendario presente junto al campo de fecha y seleccionar la fecha requerida. H. Sexo de la persona. I. Tipo de la persona, por ejemplo si es una persona jurídica o por el contrario es una persona natural. J. Correo electrónico de la persona. K. Teléfono fijo. L. Numero de fax de la persona en caso de poseer. M. Numero del teléfono móvil o celular de la persona. N. Dirección detallada de la persona. O. Seleccionar la ubicación geográfica de la persona. P. Guardar o cancelar y volver; Si determina que ha tramitado de forma correcta todo el formulario de creación del promotor entonces proceda a guardar los cambios, de lo contrario podrá presionar el botón de “Anterior” y volver sin registrar ningún cambio.
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Figura 22. Formulario de creaci贸n y/o modificaci贸n de la informaci贸n de un promotor.
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9.
Utilidades del sistema y más
A continuación se expondrán algunas utilidades brindadas por el sistema de información @quarella. 9.1.
Cambio de contraseña de acceso al sistema
El usuario del sistema tendrá la posibilidad de cambiar su contraseña cada vez que lo considere necesario (El sistema @aquarella recomienda cambiar su contraseña regularmente). Para realizar esta acción, deberá ubicarse sobre la opción de “Cambio de Clave De Acceso” que se encuentra en el apartado de “Utilidades del sistema” localizado en el árbol de menú de funcionalidades, como se puede observar en la figura 23. A continuación se explican los campos presentes en el formulario de cambio de clave de acceso, subrayados en la figura 23, así: A. El campo de usuario es referente al usuario de la persona que se encuentra actualmente en sesión. B. En el campo de contraseña anterior deberá digitar la clave actualmente vigente para su usuario. C. Para finalizar deberá tramitar los campos de nueva contraseña y guardar los cambios; De este modo la nueva clave será ahora la vigente para su ingreso al sistema.
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Figura 23. Cambio de clave de acceso. 9.2.
Consultas básicas del stock de un articulo
El sistema @quarella le brinda una herramienta de consulta de stock de uno o varios artículos sobre los cuales el coordinador desee conocer las existencias reales en la bodega. Para ello, el usuario deberá ingresar el nombre del artículo deseado, después de la escritura de la primera letra el sistema ejecutara una herramienta de autocompletado que le sugerirá o ayudara a completar el nombre exacto del artículo al cual hace referencia (Figura 24). Después de terminar la escritura del artículo deseado, presione el botón de consultar para que el sistema cargue la información referente al artículo.
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Figura 24. Consultas básicas del stock. En la figura 24 se puede observar la información que se carga con respecto al artículo deseado, se observar la marca, la referencia, el nombre del artículo, el color, las tallas y las cantidades existentes en bodega para este artículo.
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Figura 25. Información de un artículo en stock. 9.3.
Exploración del catalogo digital vigente
Nota: Para la navegación o exploración del catalogo digital correspondiente al catalogo nacional vigente de Aquarella, no es necesario poseer un usuario habilitado para el sistema, dado que este es de libre acceso. En la pagina principal del sistema de @quarella se encontrara siempre la portada del catalogo nacional vigente (Figura 26), presionando la imagen de la portada del catalogo se obtendrá acceso a la exploración del catalogo digital, en donde se podrán examinar sus paginas y sus artículos (Figura 27 y Figura 28).
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Figura 26. Portada del catalogo digital nacional vigente.
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Figura 27. Catalogo Digital (Exploraci贸n de p谩ginas).
Figura 28. Catalogo Digital (Exploraci贸n de p谩ginas).
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