Informe Ejecutivo En búsqueda de la excelencia legislativa Me comprometí al asumir la Secretaría General del Senado ante la plenaria de la corporación, a poner mis conocimientos, mi entusiasmo y mi empeño, en el propósito de generar un nuevo clima de trabajo que permitiera modernizar el Congreso, proyectarlo como el auténtico representante de los intereses Ciudadanos, y reivindicar su debilitada imagen ante la opinión Nacional. Hoy, cuatro meses después, me permito presentar ante los Honorables Senadores y la Mesa Directiva, el informe de la gestión realizada por el despacho a mi cargo, que considero eficiente en la dirección señalada. De los retos iniciales se derivaron tres grandes objetivos para el trabajo de la Secretaria General: Apoyo al fortalecimiento de la corporación, Apoyo al ejercicio de la labor legislativa y estrategias comunicacionales para la recuperación de la buena imagen del Senado de la República y el Congreso en general.
1. Liderazgo Legislativo En búsqueda de la excelencia legislativa El área legislativa, que abarca todo el proceso de expedición de las leyes, no tenía ningún liderazgo a mi arribo a la Secretaría. El trabajo giraba en torno a la órbita administrativa.
Esa premisa es la sombrilla bajo la cual protegen algunos conceptos básicos que hemos predicado permanentemente en las diferentes reuniones: Institucionalidad, Lealtad, Trabajo en equipo y sentido de Grandeza. Adicionalmente se estructuraron los mecanismos para hacer más eficiente el procedimiento legislativo, los informes periódicos y la labor de apoyo al público a través de llamadas telefónicas o derechos de petición. Durante la presente legislatura, se han radicado 173 proyectos de ley, remitidos por competencia a las siguientes comisiones: 45 a la Comisión Primera; 42 a la Comisión Segunda; 10 a la Comisión Tercera; 6 a la Comisión Cuarta; 4 a las comisiones Tercera y Cuarta (conjuntas), 16 a la Comisión Quinta; 18 a la Comisión Sexta; 32 a la Comisión Séptima (proyecto de salud – tramite conjunto). De los proyectos radicados, 32 son de iniciativa gubernamental; 1 del Consejo de Estado, 1 de la Contraloría General de la República; 139 de origen parlamentario. El trámite legislativo de estos proyectos se encuentra en el siguiente estado: 18 pendientes para designación de ponentes, 83 pendientes de rendir ponencia para primer debate, 39 pendientes de la discusión de ponencia para primer debate, 16 pendientes de rendir ponencia para segundo debate, 9 pendientes de discutir ponencia
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Mi tarea inicial fue la de reunir con espíritu crítico y constructivo a todos los funcionarios en mesas de trabajo, para generar mística y una nueva dinámica al interior del Senado, concitando la integración de capacidades, esfuerzos y competencias en las dos áreas, bajo la premisa del rescate de la Institucionalidad.
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para segundo debate, 2 remitos a la Cámara de Representantes para su acumulación, 1 se convirtió en ley y 5 fueron archivados. En el periodo transcurrido de la actual legislatura, se han tramitado, incluidos los proyectos de ley que hacen tránsito con anterioridad a la misma, 39 proyectos con ponencia para segundo debate, una (1) corrección de vicio, 8 objeciones, 4 conciliaciones y 1 retiro. Se encuentran 31 proyectos de ley pendientes para debate en plenaria, discriminados así: 29 pendientes para discutir la ponencia en segundo debate, 1 pendiente de conciliación, 1 pendiente de corrección de vicio y 2 proyectos de acto legislativo pendientes de discutir ponencia para segundo debate. En el mismo lapso, el ejecutivo ha sancionado 17 leyes, de las cuales 16 se tramitaron desde la anterior legislatura y una -1- de la legislatura actual y se han enviado para trámite de sanción presidencial 20 proyectos de ley. De los proyectos de ley radicados durante la legislatura 2011 – 2012, hay 4 pendientes de rendir ponencia para primer debate, 9 pendientes de debatir la ponencia para segundo debate, 16 pendientes para rendir ponencia para segundo debate y 3 remitidos a la Cámara de Representantes por acumulación. También hay un proyecto de acto legislativo cuya ponencia para segundo debate está rendida y pendiente de ser debatida. En materia de actos legislativos, se han radicado 16 proyectos; 14 de origen en el Senado de la República y 2 en la Cámara de Representantes. El trámite de los proyectos de acto legislativo se encuentran en el siguiente estado: 3 pendientes para designación de ponentes, 3 pendientes de rendir ponencia para primer debate, 3 pendientes de la discusión de ponencia para primer debate, 3 pendientes de rendir ponencia para segundo debate, 1 pendiente de discutir ponencia para segundo debate, 1 aprobado en plenaria del Senado y 2 fueron archivados.
2. Integracion de equipos
Gestores institucionales. De igual manera establecimos la condición de gestores institucionales para los funcionarios de ministerios, institutos y organismos, que apoyan a los titulares de dichos despachos oficiales ante el Congreso. Con su concurso, se adoptaron procedimientos que hacen más fluidos la circulación en los espacios físicos del Senado, así como acceso, consultas y estudio para facilitar la discusión y aprobación de las leyes. Encuentros, talleres y reuniones. Han sido numerosas y eficaces las que se han realizado durante este periodo inicial con funcionarios del Senado voceros y representantes de todos los organismos e instituciones conexos a la entidad, con miras a darle una nueva dimensión al trabajo institucional. Retomando funciones propias de la Secretaría, sin invadir las ajenas, hemos podido avanzar en la armonización de las áreas legislativa y administrativa.
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Conferencia de Secretarios. Con este espíritu se creó una sesión periódica que reúne a los secretarios de las Comisiones Constitucionales legales y especiales denominada “Conferencia de Secretarios” un espacio institucional que permite concertar mecanismos para hacer más ágil y expedito el trámite legislativo.
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3. Un despacho eficiente Para una mayor eficiencia el despacho de la Secretaría fue reorganizado con la creación del Área administrativa interna y estratégica de asuntos legislativos, que sirve de interlocutora con la división general administrativa (DGA) para el cumplimiento de todos los procesos y procedimientos, en las unidades dependientes de la Secretaria General. Esta área, como función principal, debe coordinar la participación de la Secretaria General en lo relacionado con la elaboración y cumplimiento del Plan de Desarrollo Estratégico del Senado de la República, así como los demás planes institucionales que comprometen su responsabilidad. Desde ella se adelantó el diagnóstico para creación de nuevos puestos de trabajo en la Secretaria General. Hace parte de esta área, el equipo jurídico de la Secretaría General que tiene como objeto dar contestación a las solicitudes, derechos de petición y tutelas presentadas por los Senadores, las altas cortes, las instituciones y los ciudadanos en general, cuando versen alrededor de temas legislativos.
El proceso de modernización del Congreso de la Republica es uno de los propósitos bandera de la Mesa Directiva del Senado de la Republica, y busca transformar el Congreso en una entidad abierta a la sociedad y altamente tecnificada que genere credibilidad, dentro de un proceso de mejoramiento continuo e inacabable, al servicio de los ciudadanos. En este proceso, la Secretaría General cumple su rol a través de tres acciones concretas: apoyo a la Unidad Coordinadora de Atención Ciudadana del Congreso; apoyo al proyecto de diseño, implementación y mantenimiento del sistema de gestión de calidad y apoyo al desarrollo del convenio 497 de 2011 o proyecto Congreso en Línea.
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4. Modernizacion del Congreso de la Republica
Unidad Coordinadora de Atención Ciudadana. Es un enlace de comunicación entre el Congreso y la sociedad, para promover la participación pública y la incidencia de la ciudadanía en la actividad legislativa. En ese objetivo se atendió un reclamo de gestores institucionales, periodistas de los diferentes medios de comunicación y ciudadanos del común y se empezó enviar diariamente a sus correos electrónicos la información que se produce al interior del Congreso. Igualmente se ha emprendido una campaña de información en todas las reuniones de orden laboral, tanto internas como externas, para difundir los servicios que presta la Unidad , a objeto de convertirla en instancia de obligada consulta, lo cual ya se ve reflejado en el informe estadístico comparativo de los últimos tres meses que registran un sensible avance en atención
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Personalizada, teléfonos directos y línea gratuita nacional, Correo electrónico, Visitas guiadas, Derechos de petición ,Talleres, Congreso, y Foros. Sistema de Gestión de Calidad. La Mesa Directiva representada por la Secretaría General del Senado ha fijado entre sus metas el diseño, la implementación y mantenimiento de procesos y procedimientos relacionados con la labor legislativa que faciliten el seguimiento y tramitación de los expedientes legislativos, desde su inicio hasta su terminación, en atención a un diagnóstico de necesidades presentado por planeación nacional. Ese logro permitirá dotar a la Corporación de una las más altas herramientas en el proceso de modernización, pues con ella se aspira a la optimización en la prestación de servicios que permitan impactar positivamente la opinión pública y aprestigiar la imagen del Congreso. En la conformación de los equipos Operativo Técnico de Calidad se cuenta con consultores de prestigio en procesos de certificación y se busca un equipo operativo de practicantes de último semestre en la carrera de ingeniería industrial en la Universidad de los Andes. Estos resultados son producto de las diferentes reuniones y talleres planificados en conjunto con la División de Planeación y Sistemas del Senado, en los que se han venido construyendo la metodología y estrategia para el cronograma de hitos del proyecto. Congreso en Línea. Con el Ministerio de las Tecnologías en Informática y las comunicaciones, MINTIC, la Secretaria General ha impulsado, el establecimiento de esta herramienta tecnológica virtual que permitirá acercar el ciudadano común al Congreso de la República, generando una información oportuna de las actividades y procesos legislativos. En su primera fase el proyecto despegó el 28 de noviembre en un acto al cual asistió el Ministro Diego Molano. Se proyecta para
la vigencia 2013 la implementación en las diferentes comisiones constitucionales y legales bajo la coordinación de la División de planeación y sistemas. Para la primera semana de Diciembre se aspira a tener disponible el sistema de audio, video y trascripción de plenarias.
5. Comunicaciones
Las informaciones de interés para la ciudadanía son registradas a través de boletines que se envían directamente a los medios y a la página web de la oficina de prensa del Senado. Congreso eficiente. Un boletín semanal bajo este nombre registra el día a día de la Secretaria General del Senado, y resalta las acciones orientadas a fortalecer el espíritu de colaboración y trabajo en la institución. Diseñado en sistema mailing, es enviado vía correo electrónico, a los Senadores, periodistas acreditados, funcionarios de la corporación legislativa y usuarios de la Unidad de Atención Ciudadana.
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La Secretaria General creó su propio Equipo de Comunicaciones a fin de coadyuvar al fortalecimiento de la Imagen corporativa de la Institución. Dicho equipo de trabajo se ocupa de orientar la realización de videos, programas de radio y televisión, página web, boletines internos y producción de mensajes sobre la actividad de la Secretaria.
Congreso y Sociedad. Próximamente se emitirá este programa Televisivo de moderno formato por el canal Congreso, con la participación de Senadores en confrontación dialéctica con voceros de la sociedad civil, interesados en la aprobación o improbación de las leyes en curso. El espacio, de emisión semanal, divulgará también las actividades de las oficinas que hacen parte de la estructura de la Secretaría General (Unidad de Atención Ciudadana, Leyes, Relatoría, Grabación, Gaceta del Congreso y Archivo Legislativo). UN Símbolo amable. De igual manera se prepara una propuesta que crea un personaje virtual televisivo, amable y simpático, que
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ilustrará al colombiano del común, sobre las funciones del Congreso y su rol como eje del sistema democrático. Modernización del Portal Web http://www.secretariasenado.gov.co Se avanza rediseño acorde al nuevo enfoque de la Secretaria General del Senado de la República, a fin de garantizar el fácil acceso a la información por parte de los usuarios bajo los criterios de: estética, usabilidad, navegabilidad e interactividad. Punto final. El personal de la Secretaria, a cuya cabeza me encuentro, atiende con especial dedicación y en forma personalizada a los honorables Senadores. Con la Dirección General Administrativa y la División de Bienes y Servicios, se coordina actualmente el apoyo para adecuar la oficina de la Secretaría General, como un lugar informal y distensiónante para reunión de los Congresistas. En esta nueva etapa, la Secretaria General cultiva una excelente relación con las altas cortes apoyando su interlocución con el Senado y los Senadores, además de tramitar respuestas a las solicitudes y la presentación de proyectos de ley. Finalmente quiero dejar constancia que el proceso de transformación en marcha, orientado hacia la eficiencia y recuperación del prestigio corporativo se viene cumpliendo gracias a la colaboración del valioso recurso humano que labora en las dependencias adscritas a la Secretaria General son estas: La Subsecretaria, La Sección de Leyes, La Sección de grabación, la Sección de relatoría, La Unidad de gaceta del Congreso, y Archivo Legislativo. Para todos sus funcionarios de las áreas administrativas y legislativas del Senado, mi reconocimiento y gratitud. Para los Honorables Senadores mi mayor respeto y consideración, por la
extraordinaria misi贸n que cumplen como guardianes de la democracia en funci贸n del bienestar de Colombia.
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Gregorio Eljach Pacheco. Secretario General. Senado de la Republica.
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