Gesti贸n del tiempo: Como organizarte a pesar de ti mismo
Introducciones • Nombre • Escuela o departamento donde trabajas • Tus 3 principales records de gestión de tiempo • Que te gustaría tener archivado al final del dia de hoy
“El secreto de ser organizado bajo cualquier circunstancia - y cualquier situación - es hacerse cargo de su estilo de organización en lugar de dejar que se hagan cargo de usted”
Autor, Sunny schlenger
La meta para hoy... Para identificar y hacerse cargo de su estilo de tiempo y espacio
Agenda • Hazte a cargo de tu tiempo – listas de “que haceres” que funcionen • Los 5 estilos de administración de tiempo • Los 5 estilos de administración de espacio • Cuando los estilos chocan… • Haciéndolo funcionar para ti
Pre labor: registro de análisis de tiempo Por tu cuenta: Revisa tu propio registro de tiempo para la semana y responde las preguntas enlistadas debajo del “registro de análisis de tiempo” (10-15min) Con tu grupo en la mesa: Discutan las respuestas a las preguntas 4, 5 y 6. (10-15min) - El líder presenta los temas del grupo a la clase.
Planeamiento • Planeamiento a largo plazo: 1 – 5 anos o mas • Planeamiento a corto plazo - Planes de 6 meses - Planes de 1 mes - Planes diarios y semanales
Lista Maestra โ ข Recopila una lista maestra para el prรณximo mes.
Priorizando Te estas concentrando en lo “poco vital” o lo “bastante trivial”?
Programando Factores a tener en mente: 1. El horario de otras personas 2. Limites de tiempo 3. Niveles de nergia
Pre Labor: análisis de nivel de energía
Pre Labor: análisis de nivel de energía Cuando esta tu energía: • A su máximo • A su minimo Durante el dia?
Agenda • Hazte a cargo de tu tiempo – listas de “que haceres” que funcionen • Los 5 estilos de administración de tiempo • Los 5 estilos de administración de espacio • Cuando los estilos chocan… • Haciéndolo funcionar para ti
Estilos de administraci贸n de tiempo Que estilo eres tu?
5 estilos de administraci贸n de tiempo 5 estilos de administraci贸n de tiempo 1. Saltamontes 2. Perfeccionista 3. Al茅rgico a los detalles 4. Neutral 5. Al borde del precipicio
DEMASIADO PERFECCIONISTA Características • Dificultad para distinguir entre altas normas y comportamiento sobrenatural. • Cree que todo puede ser realizado bien y sin ayuda de nadie. Herramientas de Ayuda • Revise que tenga todo lo necesario. • Conozca la diferencia entre actividades de baja y alta prioridad. • Diga que no ante nuevos artículos que pueden sobrecargarle su trabajo. • Aprenda a delegar responsabilidades con eficacia. • Conserve los proyectos que disfruta y que sólo usted pueda hacer. • ¿Realmente es mejor no tan perfecto que horrible? ¿Podría usted manejarlo?
ALERGICO A LOS DETALLES Características • Disfruta lidiar con un panorama general. • Es muy impaciente para dar seguimiento a las cosas. • Le gusta moverse rápido y se resiste a las tareas rutinarias. Herramientas de Ayuda • Cree rutinas simples y básicas. • Agilice su memoria escribiendo las cosas, recordatorios y organizando su material. • Busque a alguien que lo ayude a diseñar procedimientos de seguimiento a sus tareas y llévelo a cabo.
INSEGURO Características • No está seguro de lo que quiere. • Tiene miedo de tomar las decisiones incorrectas. • No sabe por dónde comenzar. • Desconfía de lo desconocido. Herramientas de Ayuda • Aprenda a evaluar sus necesidades y deseos. • Separe sus decisiones en pequeños pasos con fechas límites individuales. • Utilice un sistema de clasificación a la hora de comparar un número de alter nativas. • Obtenga sugerencias de un amigo que tenga conocimiento en el campo. •
Preste atención a sus instintos y corazonadas.
AL BORDE DEL PRECIPICIO Características • Su estimado del tiempo es inexacta. • Se fortalece con el estrés. • Cree que la presión es necesaria para tener un mejor des empeño. Herramientas de Ayuda • Controle el tiempo a medida de su trabajo. • No espere la inspiración antes de empezar una tarea. • Incremente sus plazos • Si tiene que postergar, hágalo sólo con las tareas más pequeñas.
HACIENDO SU ESTILO DE TRABAJO, NO CONTRA USTED
Discuta: • ¿Cómo su estilo de trabajo le dificulta el poder realizar las cosas? Refiérase a las diapositivas, al libro y discuta: • Aquellas “herramientas de ayuda” que usted considere provechosas y que le gustarían implementar. También la lluvia de ideas, cualquier idea adicional que surja con su grupo.
AGENDA • Hágase cargo de su tiempo- una lista de pendientes que funcione. • Los 5 Estilos de Gestión del Tiempo • Los 5 Estilos de Gestión del Espacio • Cuando los estilos coincidan • Hágalo funcionar para usted
ORGANIZANDO SU ESPACIO
Beneficios • Ahorre dinero y tiempo. • Sea más productivo, efectivo y creativo
ESTILOS DE GESTIÓN DEL ESPACIO ¿Qué estilo es usted?
5 ESTILOS DE ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO • • • • •
Todo Afuera Nada Afuera Ángulo Recto Cachivachero Desastre Total
TODO AFUERA Características • Prefiere desplegar todo afuera, para que pueda estar a la vista. • Siente como si fuera una pérdida de tiempo guardar las cosas. • Cree que fuera de vista está fuera de la mente. • Ve las pilas de papeles como evidencia de un arduo trabajo. Herramientas de Ayuda • Realice una inspección de su escritorio. • Siga un sistema de clasificación base para el papeleo que ingresa. • Haga uso eficaz del espacio de su pared. • Utilice un código de color para información importante y rápida identificación. • Busque accesorios transparentes o traslúcidos para una sensación apertura y accesibilidad.
TODO AFUERA Y EN ACCIÓN
NADA AFUERA Características • Odia ver desordenado su escritorio. • Siente que todo está bajo con un escritorio limpio. • Superficie clara, mente clara. • Le gustan productos organizativos que escondan cosas que estén a la vista. Herramientas de Ayuda • Cree un sistema de archivo para proyectos activos y a largo plazo. • Cree un libro de planificación personal o un programa de computadora para mantener organizada su vida. • Mantenga cerrados cajas apiladas o carrito con ruedas. •
Utilice sistemas de ajuste de diferentes compartimientos.
NADA AFUERA EN ACCIÓN