Informe de auditoria M-98-5 de la Oficina del Contralor al Municipio de Salinas 1997

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

San Juan, Puerto Rico

Informe de Auditoría M-98-5

20 de noviembre de 1997

MUNICIPIO DE SALINAS

(Unidad 4063)

Período auditado:

1 de enero de 1992 al 30 de junio de 1996

5 - Cheques y comprobantes no encontrados, falta de información, de certificaciones y de otra evidencia en los documentos de desembolsos, y compras y servicios sin órdenes y sin

6 - Compras y contratación de obras y servicios sin subastas y sin solicitar cotizaciones y adjudicación de subastas a licitadores que no eran los mejores postores, y compras en mercado abierto sin la autorización de la Asamblea Municipal

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extravagantes, excesivos e innecesarios, donativos otorgados a entidades sin la autorización de la Asamblea Municipal, desembolsos por una estructura y un equipo que no habían tenido utilidad y otras deficiencias relacionadas con

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Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR

San Juan, Puerto Rico

20 de noviembre de 1997

Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes :

Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Municipio de Salinas (Municipio) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes . La misma se efectuó a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada .

Emitimos tres informes de dicha auditoría . Este es el tercer informe y cubre las operaciones del Municipio relacionadas con las obras, las compras, las subastas, las cotizaciones, y algunas de las operaciones de desembolsos. El primer informe cubrió las operaciones del Consorcio Sur-Central (Informe de Auditoría M-98-3 del 14 de noviembre de 1997) . El segundo informe cubrió las operaciones del Municipio relacionadas con la administración del presupuesto, la administración del personal, los ingresos, la contabilidad, la propiedad, los controles y procedimientos, y algunas de las operaciones de desembolsos (Informe de Auditoria M-98-4 del 18 de noviembre de 1997).

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto _Rico con personalidad jurídica . Sus operaciones se rigen por la Ley Núm . 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991 (Ley Núm. 81) y el Reglamento sobre Normas Básicas para los Municipios de Puerto Rico (Reglamento sobre Normas Básicas) . Este último fue derogado por el Reglamento Revisado sobre Normas Básicas para los Municipios de Puerto Rico

aprobado por el Comisionado de Asuntos Municipales el 30 de junio de 1995 (Reglamento Revis .pío sobre Normas Básicas) El mismo comenzó a regir el 31 de julio de 1995 Las operaciones objeto de este informe estuvieron cubiertas por la Ley Núm. 81 y los reglamentos mencionados .

El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto a su jurisdicción Es una entidad jurídica con carácter permanente . Además, tiene existencia y personalidad legal independiente a la del Gobierno Estatal .

El sistema gubernamental del Municipio está compuesto por dos poderes el Ejecutivo y el Legislativo. El Alcalde, como funcionario ejecutivo, ejerce las funciones administrativas . Es electo cada cuatro años en las elecciones generales de Puerto Rico La Asamblea Municipal ejerce las funciones legislativas y está compuesta por 12 miembros, los cuales también son electos en dichas elecciones .

El Municipio provee servicios a sus habitantes tales como : salud, ornato, educación, desarrollo de obras públicas y viviendas, programas de recreación y deportes y seguridad . Para ofrecer dichos servicios el Municipio cuenta con las dependencias correspondientes, entre otras : Obras Públicas, Salud, Recreación y Deportes, Defensa Civil, y la OFicina de Programas Federales .

Los presupuestos del Municipio ascendieron a $4,707,978 en el 1993-94, $5,401,042 en el 1994-95 y $6,071,190 en el 1995-96

PERIODO CUBIERTO Y NORMAS APLICABLES

La auditoría cubrió del 1 de enero de 1992 al 30 de junio de 1996 En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas anteriores y posteriores .

El examen se realizó de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución . Efectuamos las pruebas que consideramos necesarias de acuerdo con las circunstancias .

OPINION

Las pruebas efectuadas demostraron la comisión de irregularidades y serias violaciones de ley y de reglamento en las operaciones objeto de este informe Por ello, en nuestra opinión, las operaciones fiscales del Municipio entre el 1 de enero de 1992 y el 30 de junio de 1996 sobre dichos asuntos no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables Esta situación refleja un patrón constante de comportamiento irregular respecto a los procedimientos administrativos y fiscales de este Municipio, el cual se señala también en el Informe de Auditoría M-98-4

A continuación resumimos los hallazgos principales del 1 al 8 l . Contrario a la ley, en los años económicos 1994-95 y 1995-96 el Alcalde concedió donativos de fondos por $40,019 al equipo Los Delfines de Salinas de la Liga Puertorriqueña de Baloncesto, sin la autorización de la Asamblea Municipal De dichos recursos, y en un claro conflicto de intereses, el Alcalde otorgó $25,019 cuando éste era el apoderado de dicho equipo El Alcalde intervino directamente en la aprobación de los documentos de desembolso y justificantes de dichos donativos .

.De los hechos mencionados puede haberse incurrido en el delito contra fondos públicos, el cual constituye violación al Articulo 216 del Código Penal Constituyen también una violación a la Ley de Etica Gubernamental y conllevan acciones de naturaleza civil y criminal .

2-a Se determinó que el Sr . Carlos Colón Sánchez, Recaudador del Municipio, se apropió de dos cheques por $18,761 emitidos por el Municipio a un proveedor en agosto de 1992 y enero de 1993 . Dichos cheques fueron depositados en dos cuentas bancarias privadas . En julio de 1993 el señor Colón Sánchez entregó $14,639 al proveedor y le adeudaba los restantes $4,122 a diciembre de 1995 .

b El Sr Jorge Vázquez Cruz, Listero del Municipio, se apropió de tres cheques por $687 que el Municipio expidió indebidamente a nombre de otro empleado en julio y agosto de 1992 . En dichos cheques se falsificó la firma del empleado y se cambiaron por efectivo en un negocio de la localidad

El Alcalde tenia conocimiento de las situaciones señaladas en los apartados "a" y "b" . No obstante, no se encontró evidencia de que se realizaran las investigaciones correspondientes ni que se

informaran los hechos al Secretario de Justicia y a la Oficina del Contralor de Puerto Rico como requiere la ley .

De los hechos mencionados en los apartados "a" y "b" pudieron haberse cometido varios delitos Entre éstos, apropiación ilegal agravada, determinación de valor de documento de crédito, falsificación de documentos y posesión y traspaso de documentos falsificados . Los mismos constituyen violaciones a los artículos 165, 166, 167, 271 y 272 del Código Penal . Constituyen, además violaciones a la Ley de Etica Gubernamental y conllevan acciones de naturaleza civil y criminal . -

3 . Contrario a la ley, entre agosto de 1993 y abril de 1996 se pagaron 12 deudas por $100,190 contraídas con 11 proveedores en años económicos anteriores con cargo a partidas del presupuesto de años económicos posteriores Esto tuvo el efecto de mermar los recursos disponibles para atender los asuntos fiscales del año al cual se cargaron dichas deudas .

4 Entre enero de 1991 y abril de 1996 se efectuaron pagos ilegales e indebidos por $166,213 a 20 proveedores, asesores y otros, por lo siguiente : honorarios en exceso a lo permitido por ley por servicios relacionados -con el cobro de patentes y arbitrios municipales ($20,451), honorarios y compensaciones en exceso al importe contratado ($20,311), honorarios por servicios no prestados (153 .995), intereses de una sentencia computados erróneamente ($43,322), sueldos pagados a un empleado municipal por el mantenimiento del Cementerio Municipal, los cuales debía prestar un contratista que contrató dichos servicios ($20,121), pagos en exceso al importe cotizado para una obra a un contratista ($5,051), beneficios del Programa de Renta Subsidiada concedidos indebidamente a un participante ($1,396), rembolsos indebidos de gastos de viajes ($803) y errores aritméticos en pagos ($763) .

5 . Contrario a ley y a la reglamentación :

a(1) Entre agosto de 1992 y agosto de 1995 los directores de finanzas en funciones tramitaron para pago 40 comprobantes de desembolso por $181,240 que carecían de la firma del Alcalde o su representante autorizado (7 por $93,234) y la firma del jefe de la dependencia donde se origina : on los gastos (33 por $88,006)

(2) No se encontraron 251 cheques por $1,485,901 emitidos entre junio de 1992 y enero de 1996 . Tampoco se encontraron 29 comprobantes de desembolso por $68,729 emitidos entre agosto de 1992 y enero de 1996 para el pago de obras, compras y servicios .

(3) En 43 comprobantes de desembolso por $214,789 emitidos entre agosto de 1992 y enero de 1996 no se incluyeron las facturas de los proveedores que suministraron los m-~ :eriales o servicios . En otros 11 comprobantes de desembolso por $23,686 emitidos entre enero de 1993 y febrero de 1995 se incluyeron copia de las facturas ; y en otros 21 comprobantes de desembolso por $62,986 las facturas no estaban firmadas por los proveedores .

(4) Entre septiembre de 1993 y julio de 1995 los directores de finanzas en funciones autorizaron para pago 22 comprobantes de desembolso por $123,846 que carecían de la certificación del funcionario o empleado que tuviera conocimiento de que los materiales o servicios se recibieron de conformidad

(5) Entre abril de 1992 y enero de 1996 se autorizaron para pago 96 comprobantes de desembolso por $212,480 por servicios profesionales que carecían de informes detallados de los Trabajos que se realizaron .

(6) Entre mayo de 1993 y junio de 1995 se efectuaron siete pagos por $20,622 de gastos de representación y relaciones públicas cuyos comprobantes de desembolso no contenían una certificación sobre la naturaleza y necesidad de los gastos y los nombres de las personas participantes .

(7) Entre septiembre de 1993 y septiembre de 1995 se efectuaron pagos por $90,577 por piezas sin que se indicara en los comprobantes de desembolso y sus justificantes el equipo automotriz al cual se le instalaron las mismas, y carecían de información precisa sobre las piezas adquiridas

(8) En 159 comprobantes de desembolso y sus justificantes por $829,059 emitidos entre julio de 1993 y agosto de 1995 no se incluía evidencia de que éstos fueran preintervenidos antes de que los directores de finanzas en funciones autorizaran el pago de los mismos

(9) Los comprobantes de desembolso y sus justificantes no se marcaban como pagados al momento de efectuarse los pagos .

b Entre noviembre de 1992 y agosto de 1995 se ordenaron materiales y -srvicios por $156,012 sin que previamente se emitieran las órdenes de compra correspondientes, las cuales se prepararon y registraron después de haberse recibido los bienes y servicios .

c Entre agosto de 1992 y septiembre de 1995 se ordenaron compras y servicios por $183,705 sin que precedieran requisiciones autorizadas por los jefes de las dependencias correspondientes .

6 Contrario a la ley y a la reglamentación :

a . Entre abril y diciembre de 1993 el Alcalde autorizó cuatro órdenes de cambio por $617,835, las cuales aumentaron a $1,459,335 el monto de un contrato formalizado en mayo de 1992 por $841,500 para la construcción de una obra . Para dichas adiciones no se celebró subasta públi -.a, a pesar de que éstas representaron un aumento de 73 por ciento del monto original del contrato

b. En el año económico 1994-95 el Alcalde contrató la construcción de dos obras por $120,538 con un contratista, sin celebrar subastas públicas .

c. En agosto de 1992 y junio de 1995 el Alcalde contrató la construcción de 11 obras por $202,605, cuyos importes individuales no excedieron de $40,000, sin solicitar cotizaciones de precio a, por lo menos, tres licitadores representativos en el mercado.

d(1) Entre febrero y octubre de 1994 se ordenó la compra de equipo por $92,645 sin celebrar subastas públicas .

(2) En septiembre de 1993 y septiembre de 1994 el Alcalde formalizó dos contratos por $66,000 para la administración y mantenimiento del Cementerio Municipal sin celebrar subastas públicas .

e. Entre septiembre de 1992 y enero de 1996 se ordenaron compras y serv ;.' los por $171,977, cuyos costos individuales y anuales no excedían de $10,000, sin solicitar cotizaciones de precio a, por lo menos, tres licitadores representativos en el mercado, por los siguientes conceptos : piezas y repuestos ($131,394), equipos ($26,849), alquiler de equipo ($2,475), almuerzos y entremeses ($2,500) y camisetas y recordatorios ($8,759) .

f En junio de 1992 el Alcalde formalizó un coñtrato por $14,800 por servicios de auditoría, sin solicitar propuestas para el otorgamiento del mismo .

g En marzo de 1992 y marzo de 1993 el Alcalde formalizó dos contratos de servicios profesionales por $42,600 pagados con fondos federales sin que se solicitaran cotizaciones de precio para el otorgamiento de los mismos

h . Entre abril y junio de 1995 la Junta de Subasta adjudicó cinco renglones de una subasta por $253,407 para la adquisición de equipos pesados y vehículos a licitadores cuyas ofertas excedían por $15,698 a las presentadas por otros que cumplieron con las especificaciones .

i . En los años económicos 1993-94 y 1994-95 se efectuaron compras y servicios por $1,853,757 en mercado abierto sin la autorización de la Asamblea Municipal

7-a. En una evaluación realizada por un ingeniero perito contratado por esta Oficina, se determinó que entre enero y noviembre de 1995 el Municipio pagó $7,510 a un contratista por trabajos no realizados en una obra .

b En mayo y octubre de 1994 el Municipio pagó indebidamente $2,650 a otro contratista por trabajos no realizados en dos obras. Se utilizó en estos casos un procedimiento irregular para emitir, cobrar y cambiar los cheques mediante los cuales se efectuaron los pagos .

c Contrario ala ley :

(1) Entre mayo de 1992 y marzo de 1994 se formalizaron cinco contratos para la construcción de obras por $926,500 en los cuales no se incluyeron cláusulas para requerir la retención del 10 por ciento de cada pago parcial efectuado a los contratistas

(2) En enero de 1993 se autorizó la devolución de $31,597 a un contratista correspondientes al monto retenido de cada pago parcial, a pesar de que la obra sólo estaba termináda en un 52 por ciento .

(3) Entre diciembre de 1992 y junio de 1995 se efectuaron pagos por $384,288 a tres contratistas por trabajos realizados en obras, sin que se retuviera a éstos el 10 por ciento de cada pago parcial,

d Contrario a normas de sana administración, entre mayo de 1992 y marzo de 1994 el Alcalde formalizó cinco contratos para la construcción de obras por $926,500 sin que se fijara en los mismos el cobro de penalidades por la entrega tardía de los proyectos

e. Contrario a la ley y a la reglamentación, entre marzo de 1994 y junio de 1995 el Alcalde formalizó 10 contratos por $319,568 para la construcción de obras sin que se exigiera a los contratistas las fianzas correspondientes para garantizar el pago de la mano de obra, equipo y materiales utilizados en las obras y la ejecución del contrato, y las pólizas del Fondo deI Seguro del Estado .

8-. Contrario a la ley, el Alcalde no solicitó el consentimiento de la Asamblea Municipal para transar dos demandas por cobro de dinero en las que los tribunales, en agosto de 1993, sentenciaron al Municipio a pagar $76,985.

En el Anejo 1 se comentan detalladamente los hallazgos resumidos y los hallazgos cla- ;ncados secundarios enumerados del 9 al 13 .

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

Los hallazgos de nuestros informes de auditoría se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen serias violaciones de la ley y de los reglamentos aplicables . Los mismos pueden consistir en irregularidades y errores graves o materiales determinados con motivo de las siguientes situaciones, entre otras : falsas representaciones, malversación de activos, aplicación incorrecta de principios de contabilidad y de disposiciones legales relevantes, fallas matemáticas, o por hechos mal interpretados

Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves En la sección anterior se ofrece información sobre la clasificación de los hallazgos de este informe .

Los hallazgos del Anejo 1 de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida . Cada uno de ellos consta de las siguientes partes -

1 Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios .

2 Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación . Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor .

3 Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio

4 Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación .

Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalzc ;os.

Cuando ello lo amerita, se incluye al final del hallazgo información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados .

INFORMES DE LA AUDITORIA ANTERIOR

Situaciones similares a las comentadas en los hallazgos 3, 4-a(1), 5-a(1) al (4) y (6) y b, 6-c, d(1), "e", "h", e "i", 7-a y e(1), 8, 9-a(1), 10-b, 11 y 12-b(2) y (3), fueron objeto de recomendaciones en los informes de la auditoría anterior, M-93-18 del 27 de mayo de 1993 y M-93-19 del 15 de junio de 1993

(informes de la auditoría anterior) Estas no fueron atendidas . Otras recomendaciones no atendidas de los informes de la auditoría anterior se señalaron en el Informe de Auditoría M-98-4 .

El no atender las recomendaciones de los informes de auditoría de esta Oficina, sin justa causa, puede constituir una violación al Artículo 3.2-B de la Ley Núm 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Etica Gubernamental . A estos efectos, el 30 de enero de 1987 el Director Ejecutivo de la Oficina de Etica Gubernamental emitió la Carta Circular Núm . 86-4, mediante la cual exhortó a los alcaldes y funcionarios de la Rama Ejecutiva del Gobierno a cumplir con las mismas .

Véase la recomendación 5.

OTROS ANEJOS

El Anejo 2 contiene una relación de los funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el período auditado .

El Anejo 3 contiene una relación de los funcionarios principales de la Asamblea Municipal que actuaron durante el período auditado.

RECOMENDACIONES

Al Secretario de Justicia

1 . Considerar los hechos que se indican en el Hallazgo 1 y tomar las medidas correspondientes, inclusive referir al Panel sobre el FEI los casos que correspondan por la posible comisión de delitos por parte del Alcalde .

2. Instar las acciones civiles y criminales que correspondan en relación con los hechos que se comentan en el Hallazgo 2 .

3 Ver que el Alcalde recobre las cantidades que se indican en los hallazgos 3, 4, 7-a y b, 11 y 12-a, y ofrecerle cualquier asesoramiento para ello en caso de ser necesario .

Al Comisionado de Asuntos Municipales

4 . Ver que el Municipio cumpla con el Plan de Acción Correctiva establecido por esta Oficina el 1 de diciembre de 1987 y con las disposiciones del Boletín Administrativo 5098-D aprobado por el Gobernador el 6 de mayo de 1988 (hallazgos 1 al 13)

Al Director Ejecutivo de la Oficina de Etica Gubernamental

5 . Considerar los hallazgos sobre las situaciones que fueron señaladas en los informes de la auditoría anterior y que se repitieron en la presente auditoría, y tomar las medidas correspondientes contra los funcionarios responsables (véase la sección "Informes de la Auditoría Anterior" en la página 9 de este informe)

6 . Considerar las situaciones que se comentan en los hallazgos 1 y 2, para las medidas que estime de lugar

Al Alcalde

7 . Cumplir con las disposiciones de ley y de reglamento respecto a no incurrir ni autorizar transacciones que conlleven conflictos de intereses (Hallazgo l) .

8 . Obtener previamente la autorización de la Asamblea Municipal para :

a. Conceder donativos de fondos y recursos a entidades y agrupaciones sin fines pecuniarios [hallazgos 1 y 9-c(1)] .

b Efectuar compras en mercado abierto (Hallazgo 6-i) .

c Aceptar las estipulaciones que surjan en las acciones civiles incoadas contra el Municipio o por éste (Hallazgo 8) .

9. Establecer los controles internos necesarios en las operaciones relacionadas con los desembolsos .

Ello debe incluir, entre otros, una segregación adecuada de funciones, auditorías periódicas de dichas operaciones, rotación y adiestramiento del personal que interviene en las mismas, y restringir el acceso a los documentos e información (Hallazgo 2) .

10 Recobrar de los contratistas, proveedores y otros, o de las fianzas de los funcionarios responsables, las cantidades que se indican a continuación :

a $100,190 por deudas contraídas irregularmente con 12 proveedores en años anteriores con cargo a las partidas de años posteriores (Hallazgo 3) .

b $32,451 pagados indebidamente al Sr . Vidal A . Piñeiro Colón (Hallazgo 4-a) .

c $44,000 pagados indebidamente a Metcalf & Eddy de Puerto Rico por servicios no prestados (Hallazgo 4-b)

d $43,321 pagados indebidamente al Sr . Víctor Figueroa Collazo por intereses computados erróneamente en el pago de una sentencia (Hallazgo 4-c) .

e $20,121 pagados indebidamente a Marmolería GODSAL (Hallazgo 4-d) .

f. $16,571 pagados indebidamente al CPA Juan A. Rivera por honorarios en exceso al importe contratado ($6,576) y por servicios no prestados ($9,995) [Hallazgo 4-e(1) y (2)] .

g $5,051 pagados en exceso a Super Roof Sealant [Hallazgo 4-e(3)] .

h $1,000 pagados en exceso al Sr . Carmelo M . Bonilla ($400) y al Sr . Luis A . Martínez ($600) [Hallazgo 4-e(4)]

i $929 por beneficios del Programa de Renta Subsidiada concedidos indebidamente al Sr . Rafael Gómez Santiago [Hallazgo 4-e(5)] .

j $467 pagados indebidamente al Sr Luis A Cruz por el arrendamiento de una residencia para el Programa de Renta Subsidiada [Hallazgo 4-e(6)] .

k. $735 pagados indebidamente a Bobonis, Bobonis & Rodríguez Poventud [Hallazgo 4-e(7)] .

1 . $803 por gastos de viaje rembolsados indebidamente a siete funcionarios y empleados [Hallazgo 4-e(8)] .

m $488 pagados indebidamente a AIdarondo & López Bras [Hallazgo 4-e(9)] .

n $275 pagados indebidamente a Comercial Los Poleos [Hallazgo 4-e(10)] .

o $7,510 pagados indebidamente al Sr José A . Colón Colón por trabajos no realizados en una obra (Hallazgo 7-a) .

p $2,650 pagados indebidamente al Sr . Angel L . Correa Charles por trabajos no realizados (Hallazgo 7-b)

q $17,784 por primas de pólizas del Fondo del Seguro del Estado no pagadas por los contratistas que prestaron servicios por contrato al Municipio (Hallazgo 11)

r. $1,000 pagados por el Municipio en exceso al importe adjudicado a Oneida Star Line en la subasta por servicios de transportación, y que luego dicho contratista se negó a formalizar el contrato para la prestación de los servicios (Hallazgo 12-a) .

11 , Ver que no se repitan situaciones como las comentadas en los hallazgos 3, 4, 7-a y b, 9-c(3) y 11

12 Ejercer una supervisión eficaz sobre las funciones del Director de Finanzas para ase;,;urarse de que:

a Establezca un sistema de archivo adecuado para los comprobantes de desembolso y los cheques pagados por el banco [Hallazgo 5-a(1) y (2)] .

b. Procese los comprobantes de desembolso para pago cuando éstos contengan :

(1) las facturas originales firmadas por los proveedores [Hallazgo 5-a(3)]

(2) la certificación del funcionario o empleado que tuvo conocimiento de que los servicios o materiales se suministraron de conformidad [Hallazgo 5-a(4)]

(3) informes detallados sobre los servicios prestados por los consultores [hallazgos 5-a(5) y 10-el .

(4) la relación de las personas participantes, la certificación del funcionario responsable y la certificación sobre la necesidad y naturaleza de los gastos de representación y relaciones públicas incurridos [Hallazgo 5-a(6)]

(5) información sobre el equipo automotriz al cual se le instalan las piezas y repuestos adquiridos y la descripción precisa de las mismas [Hallazgo 5-a(7)] .

(6) evidencia de que los mismos fueron preintervenidos [Hallazgo 5-a(g)] .

c Marque como pagados los comprobantes de desembolsos y sus justificantes al momento de efectuar los pagos [Hallazgo 5-a(9)]

d . Autorice los pagos de la devolución del 10 por ciento retenido a los contratistas de los pagos parciales efectuados cuando éstos terminen los proyectos y los mismos sean aceptados de conformidad [Hallazgo 7-c(2)]

e. Retenga el 10 por ciento de cada pago parcial que se efectúe a los contratistas que realizan obras por contrato para el Municipio [Hallazgo 7-c(3)]

f. -Autorice los pagos por materiales y suministros cuando los mismos se hayan rer :i:do de conformidad (Hallazgo 9-e)

g . Obligue los créditos presupuestarios necesarios para el pago de los servicios por contratos al momento de formalizarse los mismos (Hallazgo 10-d)

13 . Ver que se emitan requisiciones autorizadas por los jefes de las dependencias donde se originan los gastos y las órdenes de compra, antes de que se ordenen las compras y los servicios (Hallazgo 5-b y c) .

14 . Celebrar subasta pública para los trabajos adicionales en proyectos que excedan dei límite del 25 por ciento del monto original del contrato, la contratación de obras que excedan de $40,000 y las compras de materiales, equipo y servicios que excedan de $10,000 (Hallazgo 6-a, b y d)

15 . Ver que se soliciten cotizaciones de precio a, por lo menos, tres proveedores para la contratación de obras que no excedan de $40,000 y para las compras y servicios que no excedan de $10,000 anuales (Hallazgo 6-c y e) .

16 . Ver que se soliciten propuestas para la contratación de servicios profesionales para la realización de auditorías (Hallazgo 6-f) .

17 Cumplir con las disposiciones de la reglamentación federal para la contratación de servicios profesionales, cuando ello aplique, de solicitar cotizaciones a un número adecuado de licitadores que cualifiquen (Hallazgo 6-g) .

18 Ver que las subastas se adjudiquen a los licitadores que ofrezcan las ofertas más beneficiosas para el Municipio y que cumplan con las especificaciones (Hallazgo 6-h)

19 Ver que en los contratos que se formalicen para la construcción de obras se incluya una cláusula para proveer la retención del 10 por ciento de cada pago parcial y para fijar penalidades por la entrega tardía de los proyectos [Hallazgo 7-c(1) y d] .

20 Requerir previamente a los contratistas que realizan obras para el Municipio las fianzas correspondientes para garantizar la ejecución del contrato y el pago de los jornales, los materiales .y equipo y las pólizas del Fondo del Seguro del Estado (Hallazgo 7-e)

21 Cumplir con la ley y la reglamentación en lo referente a no incurrir en gastos que sean innecesarios, extravagantes y excesivos, de manera que los recursos del Municipio se utilicen en servicios que resulten en beneficio del interés público (Hallazgo 9-a y b) .

22 Ver que los donativos de fondos se concedan a entidades sin fines de lucro que se dediquen a actividades de interés público que promuevan el bienestar de la comunidad y que estén debidamente registradas corno tales en el Departamento de Estado [Hallazgo 9-c(2)]

23 . Ver que las entidades que recibieron donativos del Municipio sometan los informes requeridos sobre el uso de los fondos que le fueron cedidos y que esta situación no se repita [Hallazgo 9-c(3)- .

24 . Formalizar contratos escritos para la construcción de obras (Hallazgo 9-f) .

25 Ver que los contratos de servicios profesionales contengan todas las cláusulas e información requeridas por la Carta Circular Núm 1300-31-92 emitida por el Secretario de Hacienda el 24 de junio de 1992, por el Memorando Circular Núm. 07-93 emitido el 8 de marzo de 1993 por el Secretario de la Gobernación, por el Memorando Circular OCAM 92-31 del 28 de octubre de 1992 y por la Ley Orgánica de la Administración para el Sustento de Menores (Hallazgo 10-a) .

26 Ver que en los contratos de servicios profesionales y consultivos se pacten los honorarios a base de una compensación por horas de servicios (Hallazgo 10-a) .

27 Ver que se confisquen las fianzas presentadas por los licitadores agraciados en las subastas que se nieguen a formalizar el contrato para la prestación de los servicios o suministros adjudicados (Hallazgo 12-a) .

28 Ver que se corrijan las deficiencias relacionadas con las subastasss que se indican en el Hallazgo 12-b .

29 Asegurarse de que se sometan a la aprobación del Banco Gubernamental de Fomento los contratos para el arrendamiento de equipo con opción a compra (Hallazgo 13) .

Al Presidente de la Asamblea Municipal

30 Informar a la Asamblea Municipal sobre las situaciones que se comentan en los hallazgos 1, 3, 6-i, 8 y 9-a y c, para las medidas correctivas que procedan, y establecer un plan de seguimiento para que éstas se atiendan .

31 Asegurarse de que los donativos de fondos a entidades sin fines de lucro que con-eda el Municipio se realicen por iniciativa del Alcalde, conforme a lo dispuesto en la Ley Núm 81 (Hallazgo 9-d)

COMUNICACIONES A LA GERENCIA

Los hallazgos de este informe fueron sometidos al Alcalde, Hon. Basilio Baerga Paravisini, para comentarios .

COMENTARIOS DE LA GERENCIA

El Alcalde sometió sus comentarios sobre algunos de nuestros hallazgos por carta del 27 de junio de 1997 (la carta del Alcalde) . Una de sus observaciones se incluye en el Hallazgo 5 deI Anejo 1 .

RECONOCIMIENTO

Expresamos nuestro agradecimiento a los funcionarios y empleados del Municipio por la cooperación que nos prestaron durante nuestra auditoría .

Hallazgos

Hallazgo 1 - Conflicto de interés otras violaciones de le incurridos or el Alcalde en relación con donativos otor ados a un equipo de baloncesto del cual era su apoderado

En los años económicos 1994-95 y 1995-96 el Municipio concedió donativos de fondos por $83,894 al equipo Los Delfines de Salinas de la Liga Puertorriqueña de Baloncesto (Los Delfines) . De dichos donativos, $60,019 se concedieron de partidas presupuestarias y $23,875 de asignaciones de la Asamblea Legislativa efectuadas mediante resoluciones conjuntas aprobadas para dicho equipo

El examen de los referidos donativos reveló lo siguiente :

a DeI total de los donativos indicados, $51,894 se concedieron en el período en que el Alcalde era el apoderado de Los Delfines El Alcalde era el apoderado de Los Delfines desde febrero de 1995 Además, el Alcalde no obtuvo la autorización de la Asamblea Municipal para conceder $40,019 de dichos donativos a Los Delfines Del importe de estos donativos concedidos por el Alcalde sin la autorización de la Asamblea Municipal, $25,019 los otorgó cuando era el apoderado de Los Delfines .

b Para el año económico 1994-95 la Asamblea Municipal asignó $5,000 para donativos a Los Delfines . No obstante, el Alcalde concedió donativos por $29,000, lo cual representó un exceso de $24,000. De dicho importe, $17,500 se concedieron con cargo a la asignación presupuestaria para esos fines, por lo cual se sobregiro la misma por $12,500 Los otros donativos por $11,500 se concedieron con cargo a otras partidas presupuestarias asignadas para otros fines.

c Para el año económico 1995-96 la Asamblea Municipal asignó $15,000 y el Alcalde concedió donativos por $31,019, lo cual representó un exceso de $16,019. Del importe de estos

donativos, $24,819 se concedieron con cargo a la asignación presupuestaria para esos fines, lo cual ocasionó un sobregiro . por $9,819 . Los otros donativos por $6,200 se concedieron con cargo a otra partida de gasto Además, se observó que el Alcalde, en su carácter oficial, aprobó los siguientes documentcs, ele pago

relacionados con dichos donativos :

En la Ley Núm. 12 del 24 de junio de 1985, Ley de Etica Gubernamental, se establece lo siguiente :

- Ningún funcionario o empleado público utilizará los deberes y facultades de su cargo ni la propiedad o fondos públicos para obtener directa o indirectamente para él, para algún miembro de su unidad familiar, ni para cualquier otra persona, negocio o entidad, ventajas, beneficios o privilegios que no estén permitidos por ley (Artículo 3.2-C) .

- Ningún funcionario o empleado público aceptará o mantendrá relaciones contractuales de negocio, con una persona, negocio o entidad que esté reglamentada por o que haga negocios con la agencia gubernamental para la cual él trabaja cuando el funcionario o empleado público participe en las decisiones institucionales de la agencia o tenga facultad para decidir o influenciar las actuaciones ofíciales de la agencia que tenga relación con dicha persona o entidad (Artículo .33-B) .

En la Ley Núm . 81 se establece lo siguiente :

- Toda cesión de bienes o donativo de fondos deberá aprobarse por la Asamblea

Municipal, mediante resolución al efecto, aprobada por no menos de dos terceras partes del tr tal de miembros de la misma . Solamente podrá hacerse la cesión de bienes o la donación de fondos, previa comprobación de que la entidad es una sin fines de lucro y está organizada de acuerdo con las leyes

del Estado Libre Asociado de Puerto Rico . Los municipios deberán adoptar un reglamento en el que se disponga, entre otras cosas, los informes que se requerirán, y el control y la fiscalización que ejercerá el Municipio sobre los donativos otorgados [artículos 5.006(c) y 10 .014) .

- Los municipios no podrán otorgar contrato alguno en el que cualquiera de sus asambleístas, funcionarios o empleados tenga directa o indirectamente interés pecuniario, a menos que lo autorice el Gobernador, previa recomendación del Secretario de Justicia y del Comisionado de Asuntos Municipales [Artículo 8.016(a)] .

- Todos los funcionarios y empleados municipales, independientemente del servicio a que pertenezcan o del estado legal que ostenten, tendrán que cumplir con las normas de conducta de ética y moral establecidas en la Ley Núm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Etica Gubernamental, y cualq: : er otra norma establecida por la Oficina de Etica Gubernamental de Puerto Rico [Artículo 12 .011(a)(9) y (b)] .

- La violación de las disposiciones del Artículo 12 .011 de esta Ley por parte de los funcionarios y empleados municipales podrá ser motivo de suspensión de empleo y sueldo y destitución [Artículo 12 .012(d)] .

De los hechos mencionados puede haberse incurrido en el delito contra fondos públicos, el cual constituye una violación al Articulo 216 del Código Penal . Constituyen también violación a las disposiciones citadas de la Ley de Etica Gubernamental .

Esta situación ocasiona un conflicto de interés que puede afectar adversamente al Municipio . La misma es contraria a normas sanas de administración que deben prevalecer en la gestión pública . Además, refleja concesiones de privilegio que van en detrimento de otras entidades o proveedores y crea una imagen negativa del Municipio . También se impidió que la Asamblea Municipal examinara la razonabilidad y legalidad de los donativos .

El Alcalde se aprovechó del puesto que ocupaba en el Municipio para obtener beneficios particulares Además, no cumplió con las disposiciones citadas ni protegió los intereses del Municipio

Conforme a lo dispuesto en el Reglamento Núm . 35 sobre Audiencias de la Oficina del Contralor, emitido el 16 de octubre de 1992 por esta Oficina (Reglamento sobre Audiencias de la Oficina), informamos los hechos comentados al Alcalde, y le concedimos audiencia sobre el particular . Este no compareció .

Véanse las recomendaciones 1, 4, 6 al 8-a y 30 .

Hallazgo 2 - Apropiaciones de cheques emitidos nor el Municipio

a. Se determinó que el Sr Carlos Colón Sánchez, empleado municipal se apropió de dos cheques por $18,761 emitidos por el Municipio en agosto de 1992 y enero de 1993 a la Ferretería Bonilla, negocio propiedad del Sr . Israel Bonilla Alvarado . El señor Colón Sánchez y un cajero de un banco comercial, en común acuerdo, cambiaron fraudulentamente dichos cheques . El cheque número 80772 por $9,635 emitido en agosto de 1992 se endosó fraudulentamente y se depositó en la cuenta privada del cajero mencionado .

El otro cheque, número 81727 por $9,126 emitido en enero de 1993 se depositó en la cuenta de un pariente del cajero .

En el Municipio no se encontraron los cheques originales indicados .

En julio de 1993 el señor Colón Sánchez entregó directamente al señor Bonilla Alvarado ~!e,639 en efectivo de los fondos apropiados . Al 31 de diciembre de 1995 dicho empleado no había reintegrado los restantes $4,122 . El Municipio tampoco se los había pagado

El señor Colón Sánchez ocupaba el puesto de Recaudador Oficial en el Municipio desde junio de 1990 . En julio de 1993 renunció a dicho puesto .

b . En julio y agosto de 1992 el Municipio emitió indebidamente tres cheques por $687 por sueldos al Sr . Pablo Cruz Pérez, quien había cesado en su puesto en junio de 1992 . Se determinó que el

I-Sr . Jorge Vázquez Cruz, empleado municipal, se apropió de dichos cheques . Para cambiar por efectivo los mismos, se falsificó la firma del señor Cruz Pérez . Los cheques fueron cambiados en un negocio de la localidad .

El señor Vázquez Cruz ocupaba el puesto de Listero en el Municipio desde septiembre dé 1986 .

En enero de 1993 abandonó dicho puesto . En ese mismo mes el Municipio recobró del señor Vázquez Cruz el dinero apropiado .

El Alcalde tenia conocimiento de esas situaciones . En el Municipio no se encontró evidenzia de que se realizaran las investigaciones correspondientes . Además, el Alcalde no informó dichas apropiaciones al Secretario de Justicia y a la Oficina del Contralor de Puerto Rico .

En la Ley Núm . 81 se establece lo siguiente :

- El Alcalde, los funcionarios y los empleados en quienes éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, serán responsables de la legalidad, exactitud, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto (Artículo 8.005)

En los artículos D-17-e y H-7 dei Reglamento sobre Normas Básicas se incluyen disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente En el Capítulo IV, 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos

- Los _procedimientos para incurrir en gastos y pagarlos, para recibir y depositar fondos públicos municipales y para controlar y contabilizar la propiedad pública municipal, tendrán controles adecuados y suficientes para impedir y dificultar que se cometan irregularidades . Asimismo, que de éstas cometerse, se puedan descubrir y fijar responsabilidades, y que garanticen, además, la claridad y pureza en los procedimientos fiscales [Artículo 8 .010(d)]

En la Ley Núm . 96 del 26 de junio de 1964, según enmendada por la Ley Núm. 86 del 13 de julio de 1988 se requiere que las agencias notifiquen prontamente los casos de hurtos y pérdida de fondos y propiedades al Secretario de Justicia y al Contralor de Puerto Rico . Esta responsabilidad recae en los jefes de agencias, en este caso, el Alcalde . En el Memorando 18-69 emitido por el Departamento de Hacienda el 17 de diciembre de 1968 también se requiere la notificación al Secretario de Hacienda .

De los hechos mencionados en los apartados "a" y "b" pudieron haberse cometido varios delitos, entre éstos, apropiación ilegal agravada, determinación de valor de documento de crédito, falsificación de documentos y posesión y traspaso de documentos falsificados Los mismos constituyen violaciones a los artículos 165, 166, 167, 271 y 272 del Código Penal. Constituyen, además, violaciones a la Ley de Etica

Gubernamental . Los mismos conllevan acciones de naturaleza civil y criminal .

Esta situación resultó perjudicial para el Municipio Además, se privó a las agencias concernidas de información sobre dichos casos, la cual era necesaria para tomar las medidas correspondientes .

Los señores Colón Sánchez y Vázquez Cruz se aprovecharon del Municipio . Por. su parte, el Alcalde y los directores de finanzas en funciones no cumplieron con sus deberes

Conforme a lo dispuesto en el Reglamento sobre Audiencias de la Oficina, informamos los hechos comentados a los señores Colón Sánchez (Apartado a) y Vázquez Cruz (Apartado b), y les concedimos audiencias sobre el particular El señor Colón Sánchez compareció a la audiencia y ofreció sus puntos de vista. El señor Vázquez Cruz no compareció .

Véanse las recomendaciones 2, 4, 6 y 9.

Hallazgo 3 - Pago de deudas incurridas ilegalmente

Entre agosto de 1993 y abril de 1996 el Alcalde y los directores de finanzas en funciones av~)rizaron pagos por $100,190 correspondientes a 12 deudas y obligaciones contraídas irregularmente en los años

económicos anteriores con cargo a partidas presupuestarias de años posteriores (Anejo 1-A) . Al momento de incurrirse en dichas deudas y obligaciones, éstas no se registraron en los libros del Municipio ni se obligaron los créditos correspondientes .

Una situación similar se comentó en el informe de la auditoría anterior M-93-19

En el Artículo 8 .004(a) de la Ley Núm. .81 se establece que los créditos autorizados para las atenciones de un año fiscal específico serán aplicados exclusivamente al pago de gastos legítimamente originados e incurridos durante el respectivo año, o al pago de obligaciones contraídas y debidamente registradas en los libros del Municipio durante dicho año

En el Artículo 8.005 de la Ley Núm 81 se dispone que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes éste delegue y cualquier representante del mismo o del municipio, serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto . En los artículos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Básicas se incluían disposiciones aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Capítulo IV, Sección 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos.

En opinión del 25 de noviembre de 1987 en el caso de Venancio Morales et . al . v . Municipio de To a Baia , 119 D.P .R . 682 (1987), el Tribunal Supremo de Puerto Rico dictaminó que son nulos los contratos y las órdenes de compra que se otorguen sin existir asignaciones en el presupuesto del municipio para su pago .

La utilización de fondos del presupuesto de un año económico para cubrir gastos no registrados incurridos en años anteriores desvirtúa el propósito legislativo de operar las entidades gubernamentales a base de un presupuesto aprobado . Esto tuvo el efecto de mermar los recursos disponibles para atender los asuntos

fiscales de los años a los cuales se cargaron dichas deudas . Además, ocasiona que dicho: pagos resulten ilegales .

El Alcalde, los directores de finanzas en funciones y los jefes de dependencias que intervinieron en la adquisición de los servicios y en los pagos no cumplieron con las disposiciones citadas .

Véanse las recomendaciones 3, 4, 10-a, 11 y 30 .

Hallazgo 4 - Pagos ilegales e indebidos a consultores, contratistas, proveedores y a funcionarios y empleados municipales

a(1) Entre julio de 1992 y junio de 1996 el Alcalde formalizó cinco contratos con el Sr . Vida¡ A . Piñeiro Colón para el cobro de patentes, arbitrios e impuestos municipales . El señor Piñeiro Colón se comprometió a determinar si las personas naturales o jurídicas que operan negocios en Salinas informaron y pagaron la patente municipal de acuerdo con la ley y la determinación de contribuyentes evasores y con deficiencias en pago de dicho concepto y de los arbitrios de construcción . Los honorarios por dichos servicios se estipularon entre $50 y $60 la hora de servicios, hasta un máximo de 50 y 60 horas mensuales .

Entre diciembre de 1991 y diciembre de 1995 el Municipio recaudó $670,493 como resultado de las gestiones que realizó el señor Piñeiro Colón hasta diciembre de 1993 . El Municipio le pagó honorarios por $87,500 entre diciembre de 1991 y diciembre de 1993 por dichos servicios Dichos honorarios excedieron por $20,451 el 10 por ciento de los cobros efectuados por el Municipio por las gestiones realizadas por el señor Piñeiro Colón

Una situación similar se comentó en el informe de la auditoría anterior M-93-19

En el Artículo 5 de la Ley Núm 52 del 19 de diciembre de 1990, que estuvo vigente desde su aprobación hasta el 18 de diciembre de 1993, se autorizaba a los municipios para contratar contingentemente servicios para el asesoramiento en la identificación de casos de evasión de patentes, arbitrios, impuestos y derechos municipales y la determinación de deficiencias Además, se establecía que se pagará a las personas

contratadas al amparo de dicha Ley una comisión que en ningún momento excederá del 10 por ciento del total de la suma que se recaude .

En el Artículo 8.005 de la Ley Núm. 81 se establece que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen _para el pago de cualquier concepto En los artículos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Básicas se incluían disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Capítulo IV, Sección 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar resp°i--to a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos.

A base de lo que disponía la Ley Núm. 52 los pagos por honorarios al señor Piñeiro Colón no debieron exceder de $67,049. En consecuencia se efectuaron pagos ilegales por $20,451, recursos necesarios para atender otras necesidades .

El Alcalde y los directores de finanzas en funciones no protegieron los intereses del Municipio ni cumplieron con la disposición citada .

(2) El 30 de junio de 1994 el Alcalde formalizó un contrato por un año con el señor Piñeiro Colón para la prestación de servicios relacionados con el asesoramiento en finanzas y en el cobro de patentes y arbitrios municipales . Los honorarios se estipularon a razón de $50 la hora de servicios hasta un -=.áximo de 50 horas mensuales . Esto representaba unos honorarios que no debieron de exceder de $30,00 durante la vigencia del contrato .

Entre agosto de 1994 y julio de 1995 el Municipio pagó $42,000 al asesor mencionado por los servicios prestados . Dicho importe excedía por $12,000 los honorarios estipulados en el contrato . En el Municipio no había evidencia de que se enmendaran los términos dei contrato mencionado para aumentar los honorarios por dicho exceso .

En el Articulo 8 .005 de la Ley Núm. 81 se establece que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto . En los artículos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Básicas se incluían . disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Capítulo IV, Sección 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar respe ao a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos.

En el Articulo H-29-d del Reglamento sobre Normas Básicas se disponía que el Director de Finanzas ordenará los pagos por servicios profesionales de acuerdo con lo estipulado en el contrato . En el Capitulo IV, Sección 21(2) del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar

Esta situación ocasionó un pago en exceso de $12,000, recursos necesarios para atender otras necesidades

El Alcalde y el Director de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas

b. En abril de 1992 el Alcalde formalizó un contrato por $85,335 con Metcalf & Eddy de Puerto Rico, representada por el Ing. Roberto Ortiz, para preparar una estrategia de ajuste económico para el Municipio . En octubre de 1993 y julio de 1994 el Municipio pagó $44,000 a dicho asesor . No se realizaron pagos por los restantes $41,335 estipulados en el contrato

En el Municipio no se encontró evidencia sobre los trabajos realizados por dicho asesor por los cuales el Municipio le pagó la cantidad indicada Los comprobantes de desembolso carecían de la certificación del funcionario que tuviera conocimiento de que los servicios se recibieron de conformidad . Una representante de dicho asesor indicó a nuestros auditores que el trabajo no fue completado . No obstante, no sometió evidencia de los servicios por los cuales el Municipio pagó .

En el Artículo 8 .005 de la Ley Núm . 81 se establece que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto . En los artículos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Básicas se incluían disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Capítulo IV, Sección 6 deI Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos

Esta situación ocasionó un pago indebido por $44,000 por servicios no prestados .

El Alcalde y la Directora de Finanzas en funciones no protegieron los intereses del Municipio ni cumplieron con las disposiciones citadas .

c. Entre noviembre de 1992 y julio de 1994 el Municipio pagó indebidamente $43,321 al Sr . Víctor

Figueroa Collazo por intereses computados erróneamente en el pago de una sentencia por despido ilegal emitida en noviembre de 1990 por la Junta de Apelaciones del Sistema de Administración de personal (JASAP) . Dicha sentencia fue ratificada por el Tribunal Superior, Sala de Guayama, en enero de 1992 .

En el cómputo del pago se incluyeron intereses por $38,387 correspondientes al período desde que el señor Figueroa Collazo fue despedido de su puesto, enero de 1985, hasta la fecha de la resolución emitida por JASAP . Además, los intereses se computaron en una base compuesta al 12 por ciento (intereses sobre intereses), cuando lo correcto era a un interés simple al,por ciento indicado, lo cual representó un pago indebido de $4,934 .

En la Regla 44.3 (a) de las Reglas de Procedimiento Civil se establece que en toda sentencia que ordena el pago de dinero, se incluirán intereses al tipo que fije por reglamento la Junta Financiera de la Oficina del Comisionado de Instituciones Financieras, computados sobre la cuantía de la sentencia desde la fecha en que la misma se dictó y hasta que la misma sea satisfecha .

En la Ley Núm 81 se establece lo siguiente :

- La sentencia que se dicte contra cualquier municipio por daños y perjuicios no incluirá en ningún caso el pago de intereses por período alguno anterior a la sentencia [Artículo 15 .005(f)] .

- El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen para pago por cualquier concepto (Artículo 8 .005) En los artículos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Básicas se incluían disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Capítulo IV, Sección 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos .

Esta situación ocasionó un pago indebido de $43,321 al señor Figueroa Collazo .

El Alcalde y la Directora de Finanzas en funciones no cumplieron con sus deberes ni con las disposiciones citadas

d. Entre septiembre de 1993 y junio de 1995 el Municipio formalizó tres contratos con Marmolería GODSAL (GODSAL), representada por el Sr . Luis Colón Morales, para la administración y todo el mantenimiento del Cementerio Municipal Viejo y su extensión . GODSAL se comprometió a cavar las fosas para enterramientos y tener disponible el Cementerio para los entierros, corte y disposición de hierbas y malezas, recogido y disposición de basura y limpieza en general del mismo Se estipuló una comp ensación mensual de $3,000 por dichos servicios Entre septiembre de 1993 y julio de 1995 el Municipio pagó $66,000 a GODSAL por los servicios prestados hasta junio de 1995

Durante la vigencia de los contratos mencionados el Sr . Rolando Colón Alvarado, empleado municipal, trabajó a tiempo completo en el Cementerio Municipal . Dicho empleado realizaba tareas de mantenimiento en el Cementerio similares a las estipuladas en los contratos con GODSAL Entre

septiembre de 1993 y diciembre de 1995 el Municipio pagó sueldos por $20,121 a dicho empleacio . Dichos servicios los tenía que prestar GODSAL como parte de la compensación que el Municipio le pagó .

En el Artículo 8 .005 de la Ley Núm . 81 se establece que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto . En los artículos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Básicas se incluían disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Capítulo 1V, Sección 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos .

Esta situación ocasionó pagos indebidos por $20,121, recursos necesarios para atender otras necesidades del Municipio

El Alcalde y los directores de finanzas en funciones no protegieron los intereses del Municipio

e Entre enero de 1991 y abril de 1996 se efectuaron pagos indebidos por $26,319 en los siguientes casos

(1) En octubre de 1993 el Alcalde formalizó un contrato con el CPA Juan A . Rivera por $28,800 para la realización de las auditorías ("single audits") de los años económicos 1991-92 y 1992-93 . Además, se estableció un estimado de un 15 por ciento para gastos incidentales, lo que aumentó el importe del contrato a $33,120. Entre noviembre de 1993 y abril de 1996 el Municipio pagó $39,696 a dicho CPA por los servicios indicados Dicho importe excedía por $6,576 los honorarios estipulados en el contrato . En el Municipio no había evidencia de que se enmendaran los términos del contrato mencionado para aumentar los honorarios por dicho exceso .

(2) Entre enero y junio de 1991 el Municipio pagó $9,995 al CPA Juan A . Rivera para realizar las auditorías ("single audits") de los años económicos del 1988-89 y 1989-90 Al 31 de diciembre

de 1995 dicho CPA no había entregado los referidos informes Además, el Municipio no había realizado gestiones para recobrar dichos fondos .

(3) En octubre de 1994 y enero de 1995 el Municipio pagó $21,701 a Super Roof Sealant Urethane de P.R . por la instalación de planchas acrílicas e impermeabilizar la Cancha Bajo Techo. El precio pagado excedió por $5,051 el costo cotizado por el contratista mencionado al momento de adjudicar dichos trabajos .

(4) En agosto de 1992 el Alcalde formalizó dos contratos con el Sr . Carmelo M. Bonilla y con el Sr . Luis A . Martínez para ofrecer servicios de transportación escolar entre agosto de 1992 y mayo de 1993 por $400 y $600 mensuales, respectivamente Entre septiembre de 1992 y agosto de 1993 el Municipio pagó $4,400 y $6,600, respectivamente, a cada uno de dichos proveedores por los servicios prestados Dichos pagos excedían por $400 y $600 la compensación pactada

(5) Entre mayo de 1991 y marzo de 1995 el Municipio otorgó beneficios indebidos por $1,544 al Sr Rafael Gómez Santiago, beneficiario del Programa de Renta Subsidiada El beneficiario mencionado no informó al Municipio los aumentos en sus niveles de ingresos que obtuvo en dos ocasiones : El Municipio detectó la situación y procedió a cancelarle el contrato A mayo de 1995 el señor Gómez Santiago había rembolsado $615 al Municipio Desde esa fecha el Municipio no había realizado ¬ostiones para recobrar los restantes $929 adeudados por el señor Gómez Santiago .

(6) Entre julio de 1992 y junio de 1993 el Municipio pagó indebidamente $467 al Sr Luis A Cruz por el arrendamiento de una residencia para el Programa de Renta Subsidiada Esto debido a que los pagos se efectuaron por $124 (11 pagos ) y $99 (1 pago), en lugar de $83 que era lo establecido en el contrato de julio de 1992

(7) Entre enero y junio de 1995 el Municipio pagó $735 en exceso por servicios legales prestados por Bobonis, Bobonis & Rodríguez Poventud entre diciembre de 1994 y abril de 1995 Esto

debido a que se facturaron los honorarios a $75 por hora, en lugar de $60, que fue lo pactado en el contrato por un año formalizado en julio de 1994 .

(8) Entre junio de 1993 y diciembre de 1995 se rembolsaron indebidamente gastos de viaje por $803 a los siguientes siete funcionarios y empleados :

(9) En octubre de 1995 el Municipio pagó indebidamente $488 a Aldarondo & L-.,.icz Bras por servicios legales prestados en junio de 1995 (cheque 87824) . El pago indebido fue ocasionado por un error aritmético en el cómputo

(10) Entre agosto de 1994 y enero de 1995 el Municipio pagó en exceso $275 a Comercial Los Poleos por materiales de construcción (cheques 1140 y 1377) . El pago en exceso ocurrió por errores aritméticos de suma en dos facturas sometidas por el proveedor mencionado

En el Artículo 8.005 de la Ley Núm. 81 se establece que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto . En los artículos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Básicas se :ocluían

disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Capitulo IV, Sección 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos.

En la reglamentación del Programa de Renta Subsidiada se establece que en los casos en que la agencia realice pagos en exceso a causa de .información engañosa por parte de la familia participante, la agencia debe terminar la asistencia a la familia . Si la agencia tiene evidencia suficiente de que la familia no abusó del Programa intencionalmente, ésta deberá requerir el repago pero no necesariamente terminar la asistencia a la familia .

Como consecuencia de las situaciones señaladas en los incisas (1) al (10) se pagaron indebidamente $26,319, recursos necesarios para atender otras necesidades .

El Alcalde y los directores de finanzas en funciones no protegieron adecuadamente los intereses del Municipio ni cumplieron con las disposiciones citadas

Véanse las recomendaciones 3, 4, 10-b al n y 11 .

Hallazgo 5 - Cheques y comprobantes no encontrados, falta de información, de certificaciones y de otra evidencia en los documentos de desembolsos, y compras y servicios sin órdenes v sin requisiciones

a(1) Entre agosto de 1992 y agosto de 1995 los directores de finanzas en funciones tramitaron para pago 40 comprobantes de desembolso por $181,240 que carecían de la firma del Alcalde o su representante autorizado (7 por $93,234) y la firma del jefe de la dependencia donde se originaron los gastos (33 por $88,006) .

(2) No se encontraron 251 cheques por $1,485,900 emitidos entre junio de 1992 y enere de 1996 de la Cuenta Corriente ($635,112) y de la Cuenta SBGP ($850,788) por distintos conceptos . Tampoco se

encontraron 29 comprobantes de desembolso por $68,729 emitidos entre agosto de 1992 y enero de 1996 para el pago de obras, compras y servicios

(3) En 43 comprobantes de desembolso por $214,789 emitidos entre agosto de 1992 y enero de 1996 no se incluyó la factura del proveedor que suministró los materiales o servicios En otros 11 comprobantes de desembolso por $23,686 emitidos entre enero de 1993 y febrero de 1995 se incluyeron copia de las facturas . Además, en otros 21 comprobantes de desembolso por $62,986 las facturas no estaban firmadas por el proveedor .

(4) Entre septiembre de 1993 y julio de 1995 los directores de finanzas en funciones autorizaron para pago 22 comprobantes de desembolso por $123,846 que carecían de la certificación del funcionario o empleado que tuviera conocimiento de que los materiales o servicios se recibieron de conformidad .

(5) Entre abril de 1992 y enero de 1996 se autorizaron para pago 96 comprobantes de desembolso por $212,480 por servicios profesionales que carecían de informes detallados de los trabajos que se realizaron .

(6) Entre mayo de 1993 y junio de 1995 se efectuaron siete pagos por $20,622 de gastos de representación y relaciones públicas cuyos comprobantes de desembolso no contenían una certificación sobre la naturaleza y necesidad de los gastos y los nombres de las personas participantes

Situaciones similares a las indicadas en los incisos (1) al (4) y (6) se comentaron en el informe de auditoría anterior M-93-19.

(7) Entre septiembre de 1993 y septiembre de 1995 se efectuaron pagos por $90,577 pcr piezas sin que se indicara en los comprobantes de desembolso y sus justificantes el equipo automotriz al cual se le instalaron las mismas . Además, en algunos de dichos pagos por $88,079 no se ofreció información precisa sobre las piezas adquiridas Dicha información tampoco se pudo obtener de los récords del Garaje Municipal .

(8) En 159 comprobantes de desembolso y sus justificantes por $829,059 emitidos entre julio de 1993 y agosto de 1995 no se incluía evidencia de que éstos fueran preintervenidos antes de que los directores de finanzas en funciones autorizaran el pago de los mismos .

(9) Los comprobantes de desembolso y sus justificantes no se marcaban como pagados al momento de efectuarse los pagos .

En el Artículo 3 .009(s) de la Ley Núm. 81 se establece entre los deberes del Alcalde el supervisar, administrar y autorizar todos los desembolsos de fondos que reciba el municipio En el Artículo 8 .005 de dicha Ley se establece que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad, y corrección de los gastos que se autoricen para pago . En los artículos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Básicas se establecían disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Capítulo IV, Sección 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos

En el Artículo ó .005(d) de la Ley Núm 81 se establece que el Director De Finanzas mantendrá y custodiará todos los libros, récords y documentos relacionados con la actividad contable y financiera del municipio .

En el Artículo H-1, 8, 11, 12, 17 y 20 del :Reglamento sobre Normas Básicas se disponía lo siguiente :

- Los documentos que dan base a un pago deben originarse en las distintas unidades administrativas del municipio y deberán ser aprobados por los jefes de dichas unidades Deberán ser aprobados, además, por el Alcalde o su representante autorizado, antes de referirse para pago a la Oficina de Finanzas

- El Director de Finanzas no aprobará los pagos si los justificantes de los mismos no están certificados como correctos por el empleado encargado de preintervenirlos

- El Director de Finanzas efectuará el pago de obligaciones solamente cuando los gastos estén debidamente comprobados y justificados por los documentos que presente la parte interesada . .

- No se deberá efectuar desembolso alguno a menos que todas las certificaciones del comprobante de pago hayan sido debidamente efectuadas por los funcionarios competentes, y el comprobante haya sido aprobado para el pago por el Alcalde o su representante autorizado y por el receptor ofr`al y la unidad de compras en los casos de compras de materiales, equipo y servicios personales

- Los comprobantes de desembolso, cheques cancelados y cualquier otro documento que justifique un pago deberán ser archivados por el Director de Finanzas para ser auditados por el Contralor de Puerto Rico .

- El Director de Finanzas no aprobará el pago de aquellas cuentas que no estén acompañadas de una factura debidamente firmada por el acreedor que hubiese prestado los servicios .

En el Capítulo IV, secciones 1, 6, 7, 9{2}, 12 y 13 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluyen disposiciones similares

Es norma de sana administración y de control interno que los comprobantes y sus justifcantes se marquen como pagados una vez se efectúen los pagos correspondientes .

Las situaciones señaladas propician la comisión de irregularidades . Además, nos impidieron verificar la corrección y propiedad de dichos gastos .

El Alcalde, los directores de finanzas en funciones y los jefes de dependencias no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron los intereses del Municipio .

b. Entre noviembre de 1992 y agosto de 1995 se ordenaron materiales y servicios por $156,012 sin que previamente se emitieran las correspondientes órdenes de compra . Estas se preparaban y registraban después de haberse recibido los bienes y servicios .

Una situación similar se comentó en el informe de la auditoría anterior M-93-19

En el Artículo K-14-c y d del Reglamento sobre Normas Básicas se disponía que los municipios no deben obtener materiales, equipo o servicios sin la orden de compra correspondiente . Se disponía, además, que el Director de Finanzas debe certificar la disponibilidad de fondos antes de procesar cualquier orden para la compra de efectos y materiales y la adquisición de servicios . En el Capítulo VIII, Parte IV, Sección 2(3) del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar .

c. Entre agosto de 1992 y septiembre de 1995 se ordenaron compras y servicios por $183,705 sin que precedieran requisiciones autorizadas por los jefes de las dependencias correspondientes .

Es norma de control interno y de sana administración que se emitan requisiciones autorizadas para la adquisición de materiales y servicios

Estas situaciones propician la comisión de irregularidades con las compras Además, im .dieron un control efectivo del presupuesto del Municipio, lo cual contribuyó a que se incurriera en sobregiros en las partidas de gastos .

El Alcalde y los directores de finanzas en funciones no cumplieron con las disposiciones citadas y se apartaron de las normas de sana administración .

En la carta del Alcalde éste indicó que se impartieron instrucciones para que no se repitan situaciones similares .

Véanse las recomendaciones 4, 12-a al c y 13 .

Hallazgo 6 - Compras y contratación de obras y servicios sin subastas,_y sin solicitar cotizaciones, adiudicación de subastas a licitadores que no eran los mejores postores, y comerás en mercado abierto sin la autorización de la Asamblea Municipal

a. En mayo de 1992 el Alcalde formalizó un contrato por $841,500 con la Constructora I . Meléndez, Inc, representada por el Sr . Ismael Meléndez, para la construcción de la Cancha Bajo Techo, Fase V . Entre abril y diciembre de 1993 el Alcalde autorizó cuatro órdenes de cambio por $617,835 para realizar trabajos adicionales en dicha obra, lo cual aumentó el monto del contrato a $1,459,335 . Para dichos trabajos adicionales no se celebró subasta pública, a pesar de que éstos representaban un aumento de un 73 por ciento del monto original del contrato .

En el Artículo 11 .002(h) de la Ley Núm . 81 se dispone que será necesario la celebración de subasta pública para las alteraciones o adiciones en cualquier construcción o mejora de obra pública realizada por contrato que conlleve un aumento en costo que exceda del 25 por ciento del monto original del contrato .

b . En el año económico 1994-95 el Alcalde adjudicó por $120,538 al Sr Israel Bonilla Alvarado los trabajos de la remodelación de la Casa Alcaldía ($54,032) y del Hospital Viejo ($66,506), sin celebrar subastas públicas .

En el Artículo 11 .001 (b) de la Ley Núm. 81 se establece que el municipio celebrará subasta pública para todo contrato de construcción de obra o mejora que exceda de $40,000 .

c. Entre agosto de 1992 y junio de 1995 el Alcalde adjudicó la construcción de 11 obras por $202,605, sin solicitar cotizaciones de precio a, por lo menos, tres licitadores representativos en el mercado Las obras contratadas eran para realizar mejoras a instalaciones deportivas por $173,865 y la remodelación del Centro de Envejecientes por $28,740. El monto individual de cada contrato no excedía de $40,000 .

Una situación similar se comentó en el informe de la auditoría anterior M-93-18

En el Artículo 11 .002(i) de la Ley Núm . 81 se dispone que se solicitarán cotizaciones de precio a, por lo menos, tres licitadores para la construcción de obras y mejoras que no excedan de $40,000.

(Cont . Anejo 1)

d(1) Entre febrero y octubre de 1994 el Alcalde ordenó la compra de equipo por $92,645 sin la celebración de subastas públicas . A continuación presentamos el desglose de dichas compras:

Una situación similar se comentó en el informe de la auditoría anterior M-93-19.

(2) En septiembre de 1993 y septiembre de 1994 el Alcalde formalizó dos contratos por $66,000 con el Sr . Luis Colón Morales para la administración y mantenimiento del Cementerio Municipal, sin la celebración de subastas públicas . Dichos contratos se pagaron entre octubre de 1993 y julio de 1995 .

En el Artículo 11 .001(a) de la Ley Núm. 81 se dispone que el municipio celebrará subasta pública para,toda compra de efectos, materiales, equipo y servicios que excedan de $10,000.

e. Entre septiembre de 1992 y enero de 1996 se ordenaron compras y servicios por $171,977, cuyos importes individuales y anuales no excedían de $10,000, sin solicitar cotizaciones de precio a, por lo menos, tres proveedores representativos en el mercado. A continuación presentamos el desglose por concepto :

Una situación similar se comentó en el informe de la auditoría anterior M-93-19 .

En el Artículo K-18-a del Reglamento sobre Normas Básicas se establecía que se solicitarán cotizaciones de precio a, por lo menos, tres proveedores para las compras que no excedan de $10,000 y se adjudicarán las órdenes al que ofrezca las condiciones más ventajosas . En el Capítulo VIII, Parte IV, Sección 4 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar

f En junio de 1992 el Alcalde formalizó un contrato por $14,800 con el CPA Juan A Rivera para preparar los estados financieros del Municipio y realizar la auditoría ("single audiC) del año 1990-91, sin solicitar propuestas de licitadores que cualificaran para prestar dichos servicios

En la Carta Circular Núm . 1300-8-88 emitida por el Secretario de Hacienda el 30 de sel, ;:iembre de 1987 se establece el requisito de solicitar propuestas para la contratación de servicios profesionales para la realización de las auditorías sencillas y de que éstas se notificarán a las firmas de forma y manera que logren una justa competencia . En el Capítulo X, Sección 1 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se establecen disposiciones similares

g . En marzo de 1992 y marzo de 1993 . el Alcalde formalizó dos contratos por $42,600 con el Sr Luis Muñoz ($12,600) y Constructora WF, Inc ($30,000), respectivamente, pagados con fondos federales, para la prestación de servicios profesionales relacionados con la supervisión de proyectos . En el Municipio no se localizó evidencia que demostrara que se solicitaron cotizaciones de un número adecuado de licitadores que cualificaran para prestar dichos servicios .

En la Carta Circular OMB A-102, Attachment O, (Uniform Requirements for Assistance to State and Local Governments - Procurement Standards) de la Oficina Federal de Presupuesto y Gerencia, se establece dicho requisito para la contratación de servicios profesionales En el Capítulo VIII, Parte 11, Sección 3 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se dispone que los municipios deben cumplir con los requisitos de competencia para los contratos pagados con fondos federales cuando la reglamentación así lo requiera .

Las situaciones señaladas en los apartados "a" al "g" impidieron que el Municipio tuviera a su disposición varias alternativas y seleccionara aquéllas que le ofrecieran las condiciones más ventajosas

El Alcalde no cumplió con las disposiciones citadas ni protegió los intereses del Municipio .

h. Entre abril y junio de 1995 la Junta de Subasta adjudicó cinco renglones por $253,407 de una subasta celebrada en abril de 1995 para la compra de equipo pesado y automotriz a licitadores cuyas ofertas excedían por $15,698 a las presentadas por otros licitadores que cumplieron con las especificaciones . A continuación presentamos el detalle de dichas subastas :

de la Junta de Subasta no se indicaron las razones consideradas para dichas adjudicaciones en exceso .

Una situación similar se comentó en el informe de la auditoría anterior M-93-18

En el Artículo 11 .006(a) de la Ley Núm . 81 se dispone que la Junta de Subasta adjudicará a favor del postor razonable más bajo en el caso de compras, construcciones o suministro de servicios .

Esta situación ocasionó que el Municipio pagara en exceso $15,698 en la adquisición del mencionado equipo, recursos necesarios para atender otras necesidades .

El Alcaide y la Junta de Subasta no protegieron los intereses del Municipio ni cumplieron con la disposición citada

i En marzo de 1993 y marzo de 1994 la Junta de Subasta celebró las subastas generales para la adquisición de suministros durante los años económicos 1993-94 y 1994-95 . La Junta no adjudic :? dichos

renglones y recomendó la adquisición de éstos en mercado abierto Estas decisiones de la Junta no se sometieron a la consideración de la Asamblea Municipal para su aprobación

En los años económicos mencionados se ordenaron compras por $1,853,757 de dichos renglones .

A continuación presentamos el desglose :

Importe de las compras or año económico

Una situación similar se comentó en el informe de la auditoría anterior M-93-19.

En el Artículo 1-1 .006(d) de la Ley Núm . 81 se establece que la Junta podrá declarar desierta una subasta y convocar a otra o recomendar a la Asamblea que autorice atender el asunto administrativamente, cuando esto último resulte más económico y ventajoso a los intereses del municipio .

Esta situación impidió que la Asamblea Municipal evaluara la determinación de la Junta de Subasta y adoptara las medidas que fueran necesarias para proteger los intereses del Municipio .

Los secretarios municipales en funciones y la Junta de Subastas no cumplieron con la disposición citada ni protegieron los intereses del Municipio .

las recomendaciones 4, 8-b, 14 al 18 y 30 .

Hallazgo 7 - Pagos indebidos por trabaios no realizados v otras deficiencias relacionadas con la contratación y el pago de obras municipales

a. En enero de 1995 el Alcalde formalizó un contrato por $26,400 con el Sr José A. Colón Colón para la construcción e instalación de 14 postes, con sus respectivas bases, para los dos parques del Complejo Deportivo Hermanos Alomar . Dichos trabajos se pagaron en su totalidad entre enero y noviembre de 1995 .

Los Sres Pedro E Cartagena Santiago y Aníbal García Reyes, Director de Obras Públicas Municipal y Subdirector de esa dependencia, respectivamente, certificaron para pago los trabajos realizados .

En una evaluación de dicha obra realizada por un ingeniero perito contratado por esta Oficina, se determinó que el contratista no realizó trabajos por los cuales el Municipio le pagó $7,510 . Los trabajos no realizados consistían en la instalación de siete postes . El Municipio pagó los mismos entre enero y marzo de 1995 .

Una situación similar se comentó en el informe de la auditoría anterior M-93-18

En el Articulo 8 .005 de la Ley Núm. 81 se establece que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto . En los artículos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Básicas se incluían disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Capítulo IV, Sección 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos

En el Artículo H-10 del Reglamento sobre Normas Básicas se disponía que el Director de Finanzas no emitirá pago alguno hasta que el servicio que origina el desembolso haya sido prestado o los materiales suministrados . En el Capítulo IV, Sección 9(1) del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se establece una disposición similar

Esta situación ocasionó el pago indebido de $7,510, recursos que pudieron utilizarse para otras necesidades

El Alcalde, el Director de Finanzas y el Director de Obras Públicas Municipal no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron los intereses del Municipio .

b(1) En mayo de 1994 el Municipio pagó $1,725 (libramiento 1086) al Sr . Efraín Del Valle

Martínez por trabajos relacionados con la instalación del alumbrado en la Cancha Bajo Techo del Complejo

Deportivo Hermanos Alomar (cheque 1086) . En una inspección física realizada por nuestros auditores con el Director de Obras Públicas Municipal a dicha Cancha se determinó que el trabajo no se realizó .

El señor Del Valle Martínez declaró a nuestros auditores que no realizó dichos trabajos, por, lo cual tampoco sometió factura alguna al Municipio para cobrar los mismos Declaró, además, que no recibió, endosó ni cambió el cheque indicado . Se observó que el cheque tenía un endoso con el nombre del señor

Del Valle Martínez .

En nuestra investigación se determinó que el Sr . Angel L. Correa Charles recibió el importe de dicho cheque . Este realizaba por contrato trabajos de instalación, reparación y mantenimiento de acondicionadores de aire para el Municipio . El señor Correa Charles declaró a nuestros auditores que recibió el dinero de dicho cheque y que no realizó trabajos en la Cancha mencionada . Este no pudo precisar el concepto por el cual recibió dicho dinero .

El señor\ Del Valle Martínez era empleado del señor Correa Charles en la instalactiün de acondicionadores de aire para el Municipio .

(2) En octubre de 1994 el Municipio pagó $925 al señor Correa Charles por la instalación de un techo falso acústico y de lámparas fluorescentes en el Hospital Viejo de Salinas . Nuestros auditores determinaron que dichos trabajos no se realizaron .

Sobre el particular, el señor Correa Charles declaró a nuestros auditores que no realizó dichos trabajos ya que solamente se dedicaba a la venta, reparación e instalación de acondicionadores de aire . Declaró, además, que a su juicio, dicho pago correspondía a otros servicios, los cuales no pudo precisar . También declaró que recibió el cheque y un empleado del Municipio se lo cambió por efectivo . Se observó que dicho cheque lo cambiaron en efectivo por un negocio de la localidad .

En el Artículo 8.005 de la Ley Núm 81 se establece que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes éste delegue y cualquier representante autorizado deI mismo o del municipio, serán res;,,)nsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto En los artículos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Básicas se incluían disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente En el Capítulo IV, Sección 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos

En el Artículo H-10 del Reglamento sobre Normas Básicas se disponía que el Director de Finanzas no emitirá pago alguno hasta que el servicio que origina el desembolso haya sido prestado o los materiales suministrados . En el Capítulo IV, Sección 9(1) del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se establece una disposición similar .

Las situaciones señaladas ocasionaron pagos por $2,650 por obras y servicios no prestados

El Alcalde, los directores de finanzas y el Director de Obras Públicas Municipal en funciones no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron los intereses del Municipio .

c(1) Entre mayo de 1992 y marzo de 1994 el Alcalde formalizó cinco contratos por $926,500 para la construcción de obras en los cuales no se incluyeron cláusulas para la retención del 10 por ciento de cada pago parcial que se efectuara a los contratistas

(2) En enero de 1993 el Municipio pagó $31,597 a Constructora 1 Meléndez, Inc . correspondientes a la devolución del 50 por ciento del monto retenido de los pagos parciales realizados de la construcción de la Cancha Bajo Techo, Fase V A esa fecha el proyecto sólo estaba terminado en un 52 por ciento .

(3) Entre diciembre de 1992 y junio de 1995 el Municipio pagó $384,288 a los contratistas, Constructora I Meléndez, Inc . ($150,010), Sr . José Colón Colón ($75,000) y Sr . Israel Bo .nilla Alvarado ($159,278), sin retenerles a éstos el 10 por ciento de cada pago parcial

En el Artículo 8 .016(d) de Ley Núm. 81 se establece que en todo contrato de construcción de obra

o mejora pública se proveerá para la retención de un diez por ciento de cada pago parcial, hasta que la obra se termine, la inspección sea aceptada por el municipio y hasta tanto el contratista evidencie que ha sido relevado de toda obligación como patrono .

Estas situaciones dejaron al Municipio sin garantías en caso de deficiencias en la construcción de las obras

El Alcalde y los directores de finanzas en funciones no cumplieron con la disposición citada ni . protegieron los intereses del Municipio

d . Entre mayo de 1992 y marzo de 1994 el Alcalde formalizó cinco contratos para la construcción de obras por $926,500 que carecían de una cláusula para el cobro de penalidades a los contratistas por la entrega tardía de los proyectos

Es norma de sana administración estipular en los contratos de construcción de obras la penalidad por el atraso en la entrega tardía de los proyectos .

El dejar de incluir en los contratos una cláusula al respecto evita que se pueda obtener una retribución por los inconvenientes causados por la tardanza en la entrega de las obras y motivar a los contratistas para una pronta entrega.

El Alcalde no protegió adecuadamente los intereses del Municipio.

e(1) Entre marzo de 1994 y junio de 1995 a dos contratistas que realizaron diez obras para el Municipio por $319,568 no se les exigió que presentaran las fianzas correspondientes para el pago de materiales y jornales y para el cumplimiento deI contrato ("Payment and Performance Bond") .

Una situación similar se comentó en el informe de la auditoría anterior M-93-18.

(2) Además, a dichos dos contratistas tampoco les exigieron que presentaran evidencia de que habían obtenido las pólizas del Fondo del Seguro del Estado ni las de responsabilidad pública . Para tres de dichas obras las pólizas del Fondo del Seguro del Estado se obtuvieron entre 36 y 136 días después de formalizarse los contratos .

En el Artículo 8.016(c) de la Ley Núm 81 se establece que los contratos para la ejecución de obras y mejoras públicas no se suscribirán hasta que el contratista someta evidencia al Municipio de la póliza del Fondo del Seguro del Estado, entregue la fianza prestada para garantizar el pago de los jornales y materiales relacionados con la obra y entregue o deposite cualquier otra garantía que le sea requerida por la Junta de Subasta . En el Artículo K-9-c del Reglamento sobre Normas Básicas se incluían disposiciones similares .

Estas situaciones dejaron sin garantías al Municipio para responder por los compromisos que incumplieran los contratistas con sus suplidores y empleados y para terminar las obras en caso de abandono de las mismas por éstos . Ello pudo ocasionar que el Municipio hubiera tenido que responder por los contratistas y terminar las obras a unos costos mayores

El Alcalde no cumplió con los requisitos establecidos ni protegió los intereses del Municipio

Véanse las recomendaciones 3, 4, 10-o y p, 11, 12-d y e, 19 y 20 .

Hallazgo 8 - Demandas estipuladas por el Alcalde sin el consentimiento de la Asamblea Municipal

El Alcalde no solicitó el consentimiento de la Asamblea Municipal para estipular el pago de $76,985 en dos demandas radicadas contra el Municipio por cobro de dinero, y resueltas por los tribunales en agosto

(Cont . Aneio

de 1993 . Las sentencias fueron a favor de Pumps and Parts of P .R (caso KCD89-0267) por $65,589 y Clemente Santisteban, Inc (caso número CS-93-027) por $11,396. Al 30 de junio de 1996 el Municipio adeudaba $36,816 de dichas sentencias a Pumps and Parts of P .R . ($25,419) y a Clemente Santisteban, Inc. ($11,397) .

Una situación similar se comentó en el informe de la auditoría anterior M-93-18 .

En el Articulo 3 .009(e) de la Ley Núm. 81 se establece que en ningún procedimiento o acción judicial o extrajudicial en que sea parte el Municipio, el Alcalde podrá allanarse a la demanda o dejar de contestarla sin el consentimiento previo de la mayoría absoluta de los miembros de la Asamblea Municipal .

Esta situación impidió a la Asamblea Municipal pasar juicio sobre la razonabilidad de las cantidades a pagar o de las acciones a tomar .

El Alcalde no cumplió con la disposición citada ni protegió los intereses deI Municipio

Véanse las recomendaciones 4, 8-e y 30 .

Hallazgo 9 - Gastos extravagantes, excesivos e innecesarios, donativos_ otorgados_ sin la autorización de la Asamblea Municipal, desembolsos por una estructura y un. equino que no habían tenido utilidad v otras deficiencias relacionadas con desembolsos

a(1) En los años económicos del 1992-93 al 1994-95 el Alcalde incurrió en gastos de representación y relaciones públicas por $161,531 que a nuestro juicio, fueron extravagantes, excesivos e innecesarios Los mismos representaban un promedio mensual de $4,487 Además, dichos gastos excedieron por $125,811 las asignaciones presupuestarias para dicho propósito, lo cual ocasionó sobregiros en las mismas

Una situación similar se comentó en el informe de la auditoría anterior M-93-19.

(2) Entre abril de 1993 y octubre de 1995 el Municipio rembolsó gastos de dietas fijas por $23,517 al Alcalde Dichas dietas eran a razón de $60 diarios por viajes realizados en Puerto Rico, excepto en el Municipio Dichos rembolsos representaban un promedio mensual de $758, esto es, 11 viajes al mes . Por

tal motivo, consideramos dichos gastos como extravagantes y excesivos El Reglamento de Gastos de Viaje deI Municipio, por otro lado, aprobado mediante las ordenanzas números 24 y 2 del 1 de marzo de 1993 y 21 de julio de 1995, autorizaba al Alcalde a reclamar dicho rembolso, independientemente de las horas de salida y regreso de cada viaje, ni el lugar visitado .

En la Ley Núm 81 se establece lo siguiente :

- No se podrá incurrir en gastos de fondos municipales que se consideren extravagantes, excesivos o innecesarios . Dicha Ley describe el gasto extravagante, entre otras cosas, como uno que no se ajusta a las normas de utilidad y austeridad deI momento Describe el gasto innecesario como todo desembolso por materiales o servicios que no son indispensables o necesarios para que el municipio pueda desempeñar las funciones que por ley se le han encomendado (Artículo 8.001) . En el Artículo 1-1-4 del Reglamento sobre Normas Básicas se incluía una disposición similar .

- El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto (Artículo 8.005) . En los artículos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Básicas se incluían disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Capítulo IV, Sección 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos.

Estas situaciones afectan adversamente las finanzas del Municipio y limitan sus recursos para prestar los servicios esenciales . Además, la reglamentación sobre los gastos de viaje que se indica en el Apartado a(2) resulta contraria a normas de austeridad

El Alcalde, los directores de finanzas en funciones y la Asamblea Municipal no cumplieron con las

disposiciones citadas y se apartaron de las normas de sana administración . presentamos los detalles :

b . Entre agosto de 1992 y noviembre de 1993 el Municipio invirtió recursos por $51,150 en una estructura prefabricada ($45,650) y en un equipo ($5,500) que no habían tenido utilidad A continuación

(1) En el período indicado el Municipio pagó $45,650 a un contratista por suplir e instalar una estructura prefabricada de acero sobre la cancha existente en el sector Parcelas Vázquez 'i~n una inspección realizada por nuestros auditores con el Sr . Ambal García Reyes, Subdirector de Obras Públicas Municipal, se observó que dicha estructura no se había instalado y que en el lugar tampoco existía una cancha . La estructura de acero estaba depositada en la orilla de la carretera, cerca del lugar en donde se iba a construir la cancha El Subdirector indicó que dicha obra no se construyó porque los terrenos no fueron cedidos al Municipio .

(2) En octubre de 1992 el Municipio compró a Landy Muffler Shop un pino hidráulico y eléctrico por $5,500 para el Garaje Municipal Al 31 de agosto de 1996 dicho pino no había sido instalado y estaba almacenado en el Garaje Municipal en estado de deterioro .

En el Articulo 2.001(o) de la Ley Núm. 81 se establece que el Municipio tendrá los poderes necesarios y convenientes para ejercer todas las facultades correspondientes a un gobierno local y lograr sus fines y funciones . Entre éstos, ejercer el poder legislativo y ejecutivo en todo asunto de naturaleza municipal que resulte en el bienestar de la comunidad y en su desarrollo económico, social y cultural, en la protección de la salud y seguridad de las personas, que fomente el civismo y la solidaridad de las comunidades y el desarrollo de obras y actividades de interés colectivo

En el Artículo 8 .005 de la Ley Núm . 81 se dispone que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio serán responsables

de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen para el pago . En los artículos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Básicas se incluían disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Capítulo IV, Sección 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos .

Como consecuencia de estas situaciones se invirtieron recursos por $51,150 en una obra y en un equipo que no habían tenido utilidad, lo que representa una planificación inadecuada y una erogación de fondos innecesaria .

Las situaciones comentadas denotan falta de planificación y de asesoramiento adecuado por parte del Alcalde Este se apartó de las normas de sana administración y no protegió los intereses del Municipio .

c(1) Entre noviembre de 1993 y junio de 1996 el Alcalde concedió donativos de fondos a distintas entidades por $127,478, sin la autorización de la Asamblea Municipal .

(2) Además, en el Municipio no se encontró evidencia de que las entidades a las cuales se les concedieron donativos de fondos por $134,041 entre noviembre de 1993 y junio de 1996, esr_ivieran registradas en el Departamento de Estado como organizaciones sin fines de lucro .

(3) Tampoco se les requirió un informe detallado del uso dado a los referidos fondos por $134,041 que les otorgaron a dichas entidades .

En los artículos 5 .006(c) y 10 .014 de la Ley Núm 81 se establece que toda cesión de bienes o donativo de fondos deberá aprobarse por la Asamblea Municipal, mediante resolución al efecto, aprobada por no menos de dos terceras partes del total de miembros de la misma . Se dispone en dicho Artículo, además, que solamente podrá hacerse la cesión de bienes o la donación de fondos, previa comprobación de que la entidad es una sin fines de lucro y está organizada de acuerdo con las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico Además, que los municipios deberán adoptar un reglamento en el que se dispongr. entre

los donativos otorgados .

otras cosas, los informes que se requerirán, y el control y la fiscalización que ejercerá el Municipio sobre Esta situación impidió a la Asamblea Municipal examinar la razonabilidad de estos do-Ptivos

Además, propicia el uso indebido de fondos públicos .

El Alcalde no cumplió con la disposición citada la Rama Ejecutiva

d. Entre noviembre de 1993 y junio de 1996 la Asamblea Municipal concedió donativos de fondos por $6,563 a entidades sin fines de lucro . Dichos donativos se efectuaron con cargo a partidas asignadas a ese cuerpo legislativo En la concesión de los mismos no intervino el Alcalde en representación de

En la Ley Núm 81 se establece que la facultad para conceder donativos a entidades sin fines de lucro corresponde al Alcalde como administrador y fiscalizador de los fondos del Municipio con la aprobación de dos terceras partes de los miembros de la Asamblea .

Esta situación ocasionó que se concedieran ilegalmente donativos de fondos por $6,563 .

La Asamblea Municipal se atribuyó facultades no conferidas por ley .

e(1) En marzo de 1994 el Alcalde formalizó un contrato con el Sr . José Colón Colón para la reconstrucción de una verja del parque de béisbol del Barrio Palmas . El mismo día que se formalizó el contrato el Municipio pagó $5,000 por adelantado al contratista mencionado Los trabajos contratados se realizaron 15 días después del pago por adelantado, según las facturas de cobro sometidas por el contratista.

(2) En octubre de 1994 el Alcalde ordenó a Super Roof Sealant Urethane la instalación de planchas acrílicas y el sellado del techo de la Cancha Bajo Techo. El mismo día en que se emitió la orden, el Municipio pagó $10,000 por adelantado a dicho contratista . Los trabajos se realizaron 99 días después del pago por adelantado, según las facturas sometidas por el contratista .

En el Artículo 8 .005 de la Ley Núm. 81 se establece que el Alcalde, los funcionarios y em ipleados en quienes éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto . En los artículos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Básicas se establecen disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Capítulo IV, Sección 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos.

En el Artículo H-10 y 23 del Reglamento sobre Normas Básicas se establecía que el Director de Finanzas no emitirá pago alguno hasta que el servicio que origina el desembolso haya sido prestado o los materiales suministrados . Se establecían, además, los requisitos y condiciones para que se puedan t fectuar pagos por adelantado . Los pagos señalados no cumplían con los requisitos y condiciones establecidos . En el Capítulo IV, Sección 9(1) del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar

Esta situación pudo resultar perjudicial al Municipio de no realizarse los trabajos y suministrarse los servicios . Entre otras cosas, el Municipio no contaba con garantías necesarias para protegerse, en caso de surgir dichas eventualidades, por lo que pudo verse envuelto en pleitos innecesarios .

El Alcalde y los directores de finanzas en funciones no cumplieron con las disposiciones citadas .

f. Entre julio de 1994 a junio de 1995 el Municipio efectuó pagos por $149,278 al Sr . Israel Bonilla

Alvarado por la construcción de obras, sin la formalización de contratos escritos

Es norma de sana administración la formalización de contratos escritos para la ejecución de obras

y mejoras .

Esta omisión pudo resultar perjudicial para el Municipio ya que no hay documentos legales que obliguen a las personas contratadas .

El Alcalde no protegió adecuadamente los intereses del Municipio .

Véanse las recomendaciones 4, 8-a, 11, 12-f, 21 al 24, 30 y 31 .

Hallazgo 10 - Falta de información y de cláusulas importantes en los contratos de servicios profesionales y consultivos y otras deficiencias relacionadas

a. El examen de 22 contratos de servicios profesionales y consultivos formalizados por $525,156 entre julio de 1992 y noviembre de 1995 reveló que en los mismos no se incluyeron cláusulas e información importantes para proteger los intereses del Municipio, tales como :

(1) En 15 contratos por $339,779 no se incluyó una cláusula en la que se indica~:a si el asesor tenía contratos con otros municipios o dependencias del Gobierno y en la que se estableciera que esto no era incompatible con el contrato formalizado con el municipio

(2) En 14 contratos por $359,584 no se incluyó una cláusula en la que se indicara que el contratista no recibía paga o compensación por servicios regulares prestados bajo nombramiento en cualquier otro municipio o entidad gubernamental, a menos que estuviera autorizado por ley

(3) En ocho contratos por $101,290 no se le exigió al contratista que rindiera informes de los trabajos realizados

(4) En siete contratos por $354,725 no se indicó si se haría o no la retención en el origen para el pago de la contribución sobre ingresos y del seguro social federal .

(5) En ocho contratos por $91,560 no se indicó si el contratista había rendido al Departamento de Hacienda las planillas de los últimos cinco años .

(6) En dos contratos de servicios legales por $24,000 no se incluyó una cláusula que estableciera que el abogado no representaba intereses adversos al Municipio .

(7) En dos contratos por $21,000 con un entrenador de baloncesto no se específico la cantidad de adiestramientos y clínicas a suministrarse .

(8) En un contrato por $4,800 no se estableció la vigencia del mismo.

En la Carta Circular Núm. 1300-31-92 emitida por el Secretario de Hacienda el 24 de junio de 1992 y en el Memorando Circular Núm . 07-93 emitido el 8 de marzo de 1993 por el Secretario de la Gobernación se requiere que los contratos de servicios profesionales contengan dichas cláusulas e información. En el Articulo 1-9-b del Reglamento sobre Normas Básicas se incluían disposiciones similares .

En el Memorando Circular OCAM 92-31 emitido el 28 de octubre de 1992 por el Comis` do de Asuntos Municipales se establece que en todo contrato que los municipios otorguen se requerirá al contratista una certificación de que ha radicado sus planillas de contribución sobre ingresos y de patentes municipales, ha efectuado los pagos correspondientes y no tiene deudas pendientes por tales conceptos, por contribución sobre la propiedad o por cualquier otro tipo de contribución, arbitrio o licencia estatal o municipal o que se ha acogido a un plan de pago .

En la Ley Núm . 5 del 30 de diciembre de 1986, según enmendada, Ley Orgánica de la Administración para el Sustento de Menores (ASUME), se establece que para el empleo de cualquier persona por el Gobierno se requerirá que la persona certifique que está al día en el pago de cualquier pensión alimentaria que tenga la obligación de pagar o que se encuentra acogido a un plan de pagos cuyos t~., ninos cumple fielmente . Esta certificación es necesaria independientemente de que el empleo sea de naturaleza regular o por contrato .

La exclusión de las cláusulas e información mencionadas puede resultar perjudicial para el Municipio y el erario . Las mismas son indispensables para llevar a cabo una administración pública sana y eficiente .

El Alcalde no protegió adecuadamente los intereses del Municipio .

b Entre enero de 1992 y agosto de 1995 el Alcalde formalizó cuatro contratos por $109,800 para la prestación de servicios profesionales Los honorarios de éstos se pactaron a base de compensaciones fijas mensuales que fluctuaban entre $800 y $2,000 mensuales En ninguno de los contratos se especificó la

cantidad de horas de servicios que debían rendir los asesores a cambio de las compensaciones pactadas . En los documentos justificantes de los pagos efectuados tampoco se ofrecía información sobre el particular

Una situación similar se comentó en el informe de la auditoría anterior M-93-19 .

En el Artículo H-11 del Reglamento sobre Normas Básicas se establecía que el Director de Finanzas efectuará el pago de compromisos municipales cuando dicho gasto esté debidamente comprobado o justificado por la parte interesada En el Capítulo IV, Sección 9(2) del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se establece una disposición similar .

Es norma de sana administración requerir que en los contratos de servicios en que un organismo del Gobierno se comprometa a pagar una compensación fija mensual, se establezca también el número de horas de servicios que razonablemente debe rendir el contratista.

La contratación de servicios bajo los términos comentados no protege adecuadamente los intereses del Municipio Ello puede dar lugar a que los servicios que se reciban no guarden proporción razonable con la compensación pagada Además, nos impidió verificar la corrección y propiedad de los pagos e''-,-niados en virtud de dichos contratos por la ausencia de la información indicada

El Alcalde no protegió adecuadamente los intereses del Municipio .

c. En enero de 1994 y junio de 1995 el Alcalde formalizó dos contratos con Luis E. Vázquez & Co ., representada por el Sr . Luis E . Vázquez Velázquez, para la prestación de servicios relacionados con el cobro de la contribución sobre la propiedad . Dicho asesor se comprometió, entre otras cosas, a asistir al Municipio en las gestiones de cobro de las contribuciones atrasadas sobre la propiedad mueble e inmueble e investigar contribuyentes que no estuvieran radicando planillas sobre la propiedad mueble Los honorarios por dichos servicios se estipularon entre $35 y $90 la hora Entre octubre de 1994 y noviembre de 1995 el Municipio pagó $49,216 al asesor mencionado por los servicios cobrados a vase de horas trabajadas .

En el Municipio no se encontraron los informes sobre las tareas realizadas por las cuales se le efectuaron pagos por $17,162 entre julio y septiembre de 1994 Además, en los informes sometidos por dicho asesor relacionados con pagos por $32,054, no se indicaban los nombres de los contribu;?e:wes que investigó, la deuda determinada a éstos, período al cual correspondían dichas deudas, gestiones de cobro realizadas y el importe recaudado por el Centro de Recaudación de Ingresos Municipales como resultado de los gestiones que realizó En el Municipio tampoco había evidencia sobre dichos servicios El asesor tampoco la pudo . suministrar .

En el Artículo 8 .005 de la Ley Núm . 81 se dispone que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen para el pago (Artículo 8.005) En los artículos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Básicas se Mcluyen disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Capítulo IV, Sección 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos

En el Artículo H-11 y 29-c y del Reglamento sobre Normas Básicas se establecía lo siguiente :

- El Director de Finanzas efectuará el pago de compromisos municipales cuando dicho gasto esté debidamente comprobado o justificado por la parte interesada

- El Alcalde, o su representante autorizado, tomará las providencias necesarias para determinar que la persona contratada cumpla con los deberes y responsabilidades estipuladas en el contrato

- El Director de Finanzas ordenará los pagos por servicios profesionales de acuetcc on lo estipulado en el contrato y luego de recibir la debida certificación de que los servicios o la tarea se rindió según los términos del contrato y en forma aceptable .

En el Capitulo IV, secciones 9(2) y 21(1) y (2) del Reglamento Revisado sobre Normas Bíí,zicas se establecen disposiciones similares

Estas situaciones nos impidieron verificar la corrección y propiedad de dichos desembolsos . Además, propiciaron pagos indebidos por servicios no evidenciados .

El Alcalde y los directores de finanzas en funciones no cumplieron con la disposición citada ni protegieron los intereses del Municipio

d. Los directores de finanzas en funciones no obligaron los créditos necesarios para el pago de 19 contratos por servicios profesionales formalizados por $489,476 entre abril de 1992 y noviembre de 1995, al momento de éstos otorgarse Los créditos se obligaban cuando se efectuaban los pagos parciales a los contratistas .

En el Artículo K-14-b del Reglamento sobre Normas Básicas se disponía que los municipios deberán obligar las asignaciones antes de efectuar las compras, con el propósito de que haya balance disponible para cubrir los desembolsos, cuando los materiales o equipo comprados se reciban o los servicios se rindan En el Capitulo VIII, Parte IV, Sección 2(2) se incluyen disposiciones similares .

Esta omisión impide mantener un control efectivo de las partidas destinadas al pago de servicios profesionales y propicia los sobregiros en las mismas .

Los directores de finanzas en funciones no cumplieron con la disposición citada .

Véanse las recomendaciones 4, 12-b(3) y g, 25 y 26

Hallazgo 11 - Pólizas del Fondo del Seguro del Estado no obtenidas or los contratistas cuyas primas fueron retenidas al Municipio

La Corporación del Fondo del Seguro del Estado (FSE) realizó auditorías sobre las pólizas pagadas por el Municipio y sus contratistas en los años económicos del 1990-91 al 1994-95 . En dichas auditorías se determinó que 226 contratistas que realizaron obras y prestaron servicios al Municipio por $674,956 en

(Cont . Aneio 1)

esos años no obtuvieron del FSE las pólizas correspondientes . A solicitud del FSE, el Departamento de Hacienda y el Centro de Recaudaciones de Ingresos Municipales retuvieron $17,784 al Municipio por las primas correspondientes . El Municipio no íes cobró dichas primas a los contratistas de los pagos que les efectuó (Anejo 1-B) .

Una situación similar se comentó en el informe de la auditoria anterior M-93-18.

En el Artículo 8.016(c)(1) de la Ley Núm. 81 se dispone que los contratos para la ejecución de obras y mejoras públicas no se suscribirán hasta tanto el contratista evidencie ante el Municipio el pago de la póliza correspondiente al FSE .

En la Ley Núm 45 del 18 de abril de 1935, según enmendada, Ley de Compensaciones por Accidentes del Trabajo, se establecen las clasificaciones de oficios e industrias y los tipos de primas que deben ser pagadas al FSE para cada contrato estatal o municipal

Esta situación resultó perjudicial para el Municipio, ya que tuvo que asumir la responsabilidad de las personas contratadas Ello redujo los recursos económicos que tenía disponibles para atender su funcionamiento .

El Alcalde y los directores de finanzas en funciones no cumplieron con las disposiciones citadas

Véanse las recomendaciones 3, 4, 10-q y 11 .

Hallazgo 12 - Fianza no confiscada a un licitador que se negó a formalizar contrato por los ., servicios adjudicados en una subasta y otras deficiencias relacionadas con las actas de las subastas

a. En mayo de 1993 la Junta de Subasta adjudicó por $158,000 a Rudy Bus Line ($79,000) y a

Oneida Star Line ($79,000) el servicio de la transportación de estudiantes para el año escolar 1993-94 .

Oneida Star Line desistió de brindar dicho servicio al Municipio . La Junta de Subasta no confiscó la fianza

que dicho licitador presentó para dicha subasta, fianza número 9312047 de la United Surety & Indemnity Company

En septiembre de 1993 el Alcaide formalizó un contrato con Rudy Bus Line por $159,000 para brindar los servicios indicados . Dicha cantidad excedía por $1,000 la adjudicada en la subasta .

En el Artículo K-13-b de¡ Reglamento sobre Normas Básicas se .establecía, entre otras cosas, que independientemente de la acción que se tome por la Junta se le ejecutará su garantía al licitador ar :aciado que se niegue a otorgar contrato . Con lo anterior se cubrirá la diferencia entre la cantidad ofrecida por él y la de¡ segundo postor En el Capítulo VIII, Parte IV, Sección 1(2) del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar .

- Esta situación impidió que el Municipio recobrara los costos adicionales pagados por la negativa de¡ licitador mencionado de ofrecer los servicios .

La Junta de Subasta no cumplió con las disposiciones citadas ni protegió los intereses de¡ Municipio .

b(1) El Sr . Roberto Santiago Cartagena, Presidente de la Junta de Subasta, no firmó las actas correspondientes a 25 subastas celebradas entre abril de 1992 y junio de 1995

(2) En las actas correspondientes a 26 subastas celebradas entre abril de 1992 y agosto liz; 1995 no se indicaban las fianzas provisionales presentadas por los licitadores que participaron en las mismas .

(3) En las actas correspondientes a 21 subastas celebradas entre abril de 1992 y agosto de 1995 no se indicaba la fecha ni el periódico en que se .publicaron las mismas .

Situaciones similares a las señaladas en los incisos (2) y (3) se comentaron en el informe de la auditoría anterior M-93-19.

En el Artículo 11 .005 de la Ley Núm 81 se dispone, entre otras cosas, que todas las decisiones, acuerdos, determinaciones, resoluciones y procedimientos de la Junta se harán constar en sus actas, las cuales serán firmadas y certificadas por el Presidente y el Secretario de la misma . Las actas constituirán un récord permanente de la misma naturaleza que las actas de la Asamblea .

Estas omisiones pueden dar lugar a que se cuestione la validez de los acuerdos tomados por la Junta de Subasta y evitan mantener récords confiables sobre las subastas .

El Presidente y el Secretario en funciones de la Junta de Subasta no cumplieron con sus deberes .

Véanse las recomendaciones 3, 4, 10-r, 27 y 28 .

ara el arrendamiento de e Hallazgo 13 - Contratos a las agencias pertinentes para su aprobación ción a compra no sometidos

En abril de 1995 la Junta de Subasta celebró una subasta para la adquisición de 48 unidades de equipo pesado y automotriz Al 31 de diciembre de 1995 la Junta había adjudicado la compra _de 30 unidades a siete licitadores por $887,154 . Entre abril y julio de 1995 el Alcalde formalizó 15 contratos de arrendamiento con opción a compra con AA Public Finance Co, Inc. para el financiamiento del equipo mencionado . En los contratos se estipularon cargos por financiamiento por $242,107, lo cual elevó el costo de dicho equipo a $1,129,261 . Al 31 de diciembre de 1995 el Municipio había pagado $46,343 por dichos contratos .

El Municipio no sometió a la consideración del Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico los contratos mencionados .

En la Orden Ejecutiva del Gobernador OE-1993-20 del 28 de mayo de 1993 se establece que cualquier agencia, instrumentalidad o municipio que necesite subscribir un contrato de arrendamiento financiero u otro contrato similar para llevar a cabo los propósitos para los cuales ha sido creado, deberá someterlo a la consideración del Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico para que pase juicio sobre sus costos, términos y condiciones, como Agente Fiscal de la agencia, instrumentalidad o municipio .

Esta situación no le permitió al Municipio obtener el correspondiente asesoramiento del Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico en dichas contrataciones . Ello puede ocasionarle resultados adversos al Municipio .

El Alcalde no cumplió con la reglamentación establecida ni protegió los intereses del Municipio .

Véanse las recomendaciones 4 y 29 .

Pago de deudas contraídas irregularmente en años anteriores con cargo a partidas presupuestarias de años posteriores (Halíazzo 3)

Primas de pólizas del Fondo del Seguro del Estado no pagadas por los contratistas (Hallazgo 11)