PLANES DE GESTIÓN DE RECURSOS NATURALES

14.17. ANEXO N°17: INSTRUCTIVO PARA EL USO DE INSTRUMENTOS DE

LIQUIDACIÓN DE PLANES DE GESTIÓN DE RECURSOS NATURALES.

ANTECEDENTES

El diseño de los instrumentos de liquidación técnica y financiera de los planes de Recursos Naturales (PGRNA) ha sido enfocado considerando el alineamiento y la coherencia que deben guardar con los siguientes documentos:

- Propuesta del Plan de gestión de recursos naturales aprobado por el CLAR

- Contratos de donación sujeto a cargo para la ejecución de los Planes de Gestión de

Recursos Naturales.

- Manual Operativos del Proyecto Mejoramiento Y Ampliación De Los Servicios Públicos Para

El Desarrollo Productivo Local En El Ámbito De La Sierra Y La Selva Del Perú. En la propuesta del Plan de Gestión de recursos naturales aprobado por el CLAR se establece actividades, plazos y especificaciones a realizar en la ejecución del PGRNA.

Los contratos de donación sujeto a cargo para la ejecución de los Planes de Gestión de Recursos Naturales, establece a la organización como cargo de la donación el cumplimiento de la implementación del PGRNA aprobado por el CLAR, la responsabilidad y transparencia en el buen manejo de los fondos transferidos, demostrando su cumplimiento a través de la presentación de: 1. Informe Final del PGRNA incluyendo sus resultados e impactos, rendición documentada (las planillas de concesiones de premios y los recibos por honorarios serán presentados en copias fedateadas y los originales permanecerán archivados y foliados en la organización), 2. Acta de Aprobación de Cierre del PGRNA, 3. Libro de Bancos y estado de cuenta bancaria.

El en Manual Operativo indica que para el cierre de los contratos de donación con cargo el equipo técnico del proyecto de la AZ organizará el expediente de cierre, que está constituido por: El Informe final de resultados del contrato de donación con cargo, que contiene la evaluación final y liquidación del Plan de Gestión Territorial incluyendo la documentación sustentatoria de los gastos efectuados; y La copia del acta de asamblea o del grupo que aprueba la liquidación del PGRNA.

En este contexto, se ha procedido a preparar los instrumentos requeridos para la liquidación financiera y técnica de los PGRNA a ser utilizados por las organizaciones, en función a los siguientes referentes:

I. FL13 Informe Final de Resultados del Plan de Gestión de Recursos Naturales

- Anexo 1 PGRNA: Metas Programadas y Ejecutadas del PGRNA

- Anexo 2 PGRNA: Rendición de Gastos

- Anexo 3 PGRNA: Aprendizaje del Plan de Gestión Territorial - Anexo 4 PGRNA: Álbum de las Mejores Fotos

II. FL2 Libro Bancos

III. FL3 Acta de Aprobación de Cierre del PGRNA.

3 Los formatos han sido codificados con las letras FL que son las primeras letras de las palabras FORMATOS DE LIQUIDACION y el número (1…3) corresponde a la designación individual de cada formato.

Documentos que serán elevados a la Unidad de Coordinación del Proyecto con la opinión favorable del Jefe Zonal y Responsables del Componente del Proyecto Avanzar Rural.

I. INSTRUCTIVO PARA EL INFORME FINAL DE RESULTADOS DEL PGRNA.

El informe final del plan de gestión de recursos naturales, requiere de instrumentos detallados y debidamente sustentados por documentos que demuestren la transparencia en el buen manejo físico y de los fondos transferidos a las organizaciones para su utilización predeterminada (actividades especificadas en el PGRNA aprobado como son cofinanciamiento de plan integral, concursos interfamiliares, concursos de jóvenes y mujeres, y asistencia técnica), teniendo en cuenta que se trata de operar fondos del Estado.

En este sentido se ha estructurado un proceso lógico, secuencial y sencillo que les permita informar los principales indicadores de ejecución de sus PGRNA, a través del formato FL1 Informe Final de Resultados del Plan de Gestión Recursos Naturales.

1. PRESENTACIÓN:

Facilitar una información rápida del PGRNA, los aspectos más importantes ocurridos en su implementación, los productos y servicios obtenidos, y el estado actual en que se encuentra el PGRNA.

2. METAS PROGRAMADA Y EJECUTADAS DEL PGRNA:

Tiene que indicar las metas físicas y financieras programadas y ejecutadas y el avance entérminos de porcentaje; guiándose en base al Anexo 1 PGRNA: Metas Programadas y Ejecutadas del PGRNA, señalando indicadores que identifiquen al PGRNA que viene ejecutando.

3. RENDICIÓN DE GASTOS.

Hacer un resumen del importe total del gasto habilitado y ejecutado por la organización, fondos destinados exclusivamente para financiar la ejecución del PGRNA, según el Anexo 2 PGRNA: Rendición de Gastos.

El formato Anexo 2 PGRNA Rendición de Gastos esta detallado por actividades y el importe total que le corresponde; información que se resume de los formatos Anexo 2.1, Anexo 2.2, estableciendo el nivel de gasto frente a su habilitación.

En la columna de aporte se disgregará las transferencias realizadas por el NEC. AVANZAR RURAL y el cofinanciamiento de la organización (usuario).

En este sentido, se han considerado los siguientes formatos para elaborar la rendición de gastos

• Anexo 2 PGRNA: Rendición de Gastos

- Anexo 2.1: Planilla de Jornales.

- Anexo 2.2: Rendición de Gastos en Asistencia Técnica.

- Anexo 2.1: Planilla de Jornales.

Este formato permite identificar el aporte de la contrapartida por la organización referida mano de obra valorizada (Jornales) respecto a las actividades y metas programadas en la propuesta del PGRNA aprobada por el CLAR.

Los documentos que deben respaldar este formato son:

• Informe de cumplimiento de Contrato de donación con cargo por la organización detallando el aporte de los usuarios con la contrapartida referida a la mano de obra valorizada (Jornales), según PGRNA aprobado.

• Anexo 2.2: Rendición de Gastos en Asistencia Técnica.

Este formato permite ordenar los gastos realizados por la organización en la contratación de “asistencia técnica” y sustentarlos mediante sus correspondientes documentos que anteceden al propio gasto (actas, planes, informes, recibos por honorario). Los documentos que deben respaldar este formato son:

- Recibos por Honorarios Electrónico del Asistente Técnico por los servicios prestados; validados por el comprobante de pago de la SUNAT.

- Copias del Acta de Selección del Asistente Técnico, contratado por la organización. - Copia del Contrato de Locación de Servicios, suscrito entre la organización y el asistente técnico.

- Copia del Plan de Trabajo presentado por el Asistente Técnico (aprobado por la organización).

- Informe del Asistente Técnico que brindó servicios (aprobados por la organización).

Cabe aclarar, que estos instrumentos podrán utilizarse en la liquidación de cualquier tramo de del Plan de Gestión de Recursos Naturales

4. RESULTADOS OBTENIDOS DEL PGRNA:

Trabajar con el cuadro Anexo 1 PGRNA: Detallar los principales logros obtenidos de las actividades del PGT, así como los impactos logrados en el manejo de los recursos naturales, en elmedio ambiente, mejora de la vivienda, entre otros.

5. APRENDIZAJES DEL PGRNA:

Se sugiere consolidar la versión de los integrantes de la organización, sobre los aprendizajes y utilidades conseguidas durante el desarrollo del PGRNA, en base a su experiencia, considerando el Anexo 3 PGRNA: Aprendizaje del PGRNA.

6. ÁLBUM DE LAS MEJORES FOTOS:

El propósito de este ítem es armar un álbum de fotos correspondientes al plan de gestión territorial, seleccionando las mejores fotos, haciendo una pequeña descripción al pie de cada foto.

II. INSTRUCTIVO PARA LIBRO BANCOS.

El Libro Bancos tiene el propósito de registrar todas las operaciones bancarias en lo referente a los Ingresos o Egresos que realiza la organización con la entidad bancaria en la cual se mantiene la cuenta de ahorro en el lapso de ejecución del negocio. Para ello se diseñado el formato FL2: Libro Bancos.

FL2: LIBRO BANCOS

El “Libro Bancos” se está adoptando el rayado de acuerdo con las necesidades de la información que requiere la organización, en las que se anota en forma continua.

• Comprobante de Pago, el Comprobante de Pago acredita el deposito y/o transferencia de fondos (ingresos) ó retiro de fondos (egresos) a la cuenta de ahorro de la organización, se utiliza la columna para indicar el tipo de comprobante de pago (carta orden, orden de pago o

cheque, comprobantes autorizados por la SUNAT, o rendición de gastos), debiendo colocarse el número del documento y fecha que corresponda.

• Descripción de la Operación, en la columna de Razón Social se menciona el nombre del proveedor que realizó la operación bancaria, y la columna de concepto, se detalla el servicio a adquirir (Ejemplo, pago por asistencia técnica, planilla de concesiones de premios en plan integral, etc).

• Movimiento Bancario, se utiliza esta columna cuando se registra en importe monetario (nuevos soles) los INGRESOS (transferencias, intereses) y los EGRESOS (retiros, comisiones de mantenimiento de cuenta, ITF, etc), obteniendo el SALDO de la cuenta de ahorro de la organización.

ElLibro Bancos estará sustentado con los siguientes documentos:

- Copia de voucher de depósito aporte de organización. - Carta orden primer desembolso. - Declaración de recepción de fondos.

- Carta orden segundo desembolso. - Copias de los estados de cuenta de la organización

III. ACTA DE APROBACIÓN DE CIERRE DEL PGRNA:

El acta de aprobación de cierre del PGRNA debe ser elaborada y aprobado por la Junta Directiva y firmado por todos los integrantes de la organización; tomando como modelo al formato FL3: Acta de Aprobación de Cierre del PGRNA.