¿Qué ventajas aporta la gestión documental? Cómo mejorar y automatizar procesos By Juan Brox
Servicios Documentales Avanzados
¿Qué ventajas aporta la gestión documental?
La gestión administrativa de los documentos requiere un tiempo y dedicación de recursos que pueden bloquear las acciones que verdaderamente dan valor a tu negocio. Los documentos en la empresa deben cumplir con unas condiciones
que
pasan
por
contemplar
actuaciones
archivísticas para poder acceder a ellos y recuperarlos en un tiempo lo más corto posible y garantizar su custodia, la inmediatez
y
seguridad
son
las
dos
características
fundamentales para una gestión eficaz.
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Para lograr la gestión eficaz y lograr conformar un archivo de empresa verdaderamente útil deberemos saber identificar los documentos, clasificarlos, organizarlos y valorarlos para su conservación, la gestión documental nos dará estos valores y contar con expertos en gestión documental, hará que en la empresa, liberemos al personal (administrativo o técnico) de cargas administrativas para poder dedicarse a lo que verdaderamente importa, tu negocio.
La pregunta inicial se responde de forma muy rápida y contundente:
La
oficina
digital
o
sin
papeles
y
automatización de procesos administrativos.
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Para alcanzar el objetivo, debemos conseguir los 3 pasos siguientes: 4
Mejorar la gestión administrativa. Mejorar la calidad del servicio. Favorecer un mayor control y seguridad de la documentación.
Siguiendo estas tres premisas, vamos a entender por qué queremos digitalizar y qué ventajas obtendremos de una buena gestión documental.
Para mejorar la gestión administrativa: La gestión administrativa en la empresa desde la aparición de
la
informática
de
gestión
con
los
programas
especializados y las mejoras constantes se ha visto favorecida con la automatización de casi todos sus procesos.
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Las tecnologías de la Información y Comunicación han sumado ventajas al soporte digital, los correos electrónicos, internet e intranets han agilizado las trasmisiones de información, y reducido los tiempos en la tramitación. Por tanto, en la empresa e instituciones, al igual que nosotros, en la vida diaria, estamos familiarizados con la automatización de tareas y las telecomunicaciones como procesos asumidos. Seguramente lo más tedioso sea la extracción de datos de los documentos, datos que necesitamos para la gestión y que requiere tiempo y recursos, a través de la digitalización esta labor se puede automatizar hasta un 80 %.
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Detrás
de
esta
mejor
gestión
administrativa
es
imprescindible conocer qué lugar y cuánto espacio ocupa toda esta documentación, que en el día a día de la empresa es muy evidente, pero con el paso del tiempo, es una labor farragosa gestionar evidencias digitales por motivos como la obsolescencia de formatos, actualizaciones de software…
Para mejorar la calidad del servicio: Evidentemente la calidad de la gestión se ve mejorada por el ahorro de tiempo y espacio físico, esto, en una empresa se traduce en mejoras hacia el cliente, que ve una respuesta de la empresa en menor tiempo y más accesible. La digitalización en la empresa es una inversión de mejora, pero siempre si existe un objetivo claro, una estrategia a seguir. Una mala digitalización puede revocar los efectos positivos (pérdida de información relevante, ralentización de procesos), es interesante la opción de externalización para abordar estos trabajos por motivos diversos, pero sobre todo porque contar con expertos en este campo es una garantía.
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Junto al factor humano, la digitalización en sí misma debe responder a una calidad técnica que tenga en cuenta las características específicas de los formatos de los documentos y su interoperabilidad (legible en entornos diferentes al creado), la legibilidad y perdurabilidad. También los documentos digitales deben garantizar las características básicas para su validez: autenticidad, fiabilidad, integridad y accesibilidad.
Para
un
mayor
control
y
seguridad
de
la
documentación: Esta es una razón de peso, muchas veces han salido en prensa las desafortunadas noticias de “hallazgos” en
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contenedores de papel con información confidencial, algunos casos son: Hallados en la calle en Barcelona datos de 173 enfermos trasplantados Denuncian el hallazgo de documentos privados procedentes del PP de Benalmádena en la basura
La solución a estos graves incidentes no es directamente la digitalización de los expedientes, junto a ésta, una destrucción certificada (en el caso que se debiera eliminar) y un sistema de archivo completo y con garantías la complementa, así como contar un software específico de gestión documental donde centralizar toda la información para garantizar el acceso seguro a la información.
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Pero, también es muy conocido el caso Wikileaks, una famosa ONG muy controvertida por su filtración de información a la opinión pública, toda ella obtenida y publicada desde páginas web o servidores privados, aprovechando
resquicios
legales,
o
enfrentándose
a
infracciones graves por las violaciones a la privacidad de datos.
La digitalización será una opción segura para salvaguardar los datos e información de la empresa siempre que se adopten medidas específicas de seguridad y control de acceso.
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En la siguiente infografía se muestran algunas de las ventajas que podemos conseguir y en qué nos puede ayudar una buena gestión documental.
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