2009
Ana Quevedo T. Cecilia Condo T.
Claves para el funcionamiento de la Mesa Cantonal de Jóvenes (Diseño organizacional)
Ana Quevedo Cecilia Condo Informe sobre Diseño Organizacional de la Mesa de Concertación de Juventud
2009
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I.
De la participación1
1. Organizaciones participantes de la Mesa Son miembros de la Mesa: Las organizaciones de derecho que actualmente trabajan para las juventudes del cantón, sean públicas o privadas, y que expresen su interés de participar. Las organizaciones de hecho o de derecho, formadas por jóvenes y que actualmente trabajan a favor de los derechos de las juventudes, y que expresen su interés de participar.
2. Requisitos para ser miembro de la Mesa y proceso para que las organizaciones sean consideradas miembros Los requisitos y el proceso a seguir para que una organización sea considerada miembro de la Mesa van a depender de quién inicia la relación: 2.1. Si es la organización quien solicita participar en la Mesa a. Una solicitud (oficio) por escrito dirigida al Comité firmada por la autoridad de la organización. b. El comité visita la organización, y entrega y llena la Ficha Organizacional de la Mesa Cantonal. c. El Comité decide sobre la pertinencia de la participación de la organización en la mesa, según se cumplan con los requisitos previamente determinados, y aprueba o desaprueba el ingreso respectivo.
La Mesa Cantonal de Jóvenes es un colectivo de organizaciones que trabajan en los temas relacionados con los derechos y responsabilidades de los y las jóvenes de Guayaquil: - Pluralista, que respeta las diversidades de organizaciones y de las y los delegados que las conforman; - de Participación horizontal, dónde todas las organizaciones miembros tienen los mismos derechos desde el ejercicio de los roles que por la naturaleza de sus tipologías le competen; - Incluyente: abierto a nuevas organizaciones que deseen participar, que representen a la diversidad de las juventudes existentes; - Vocero de las necesidades e intereses de las juventudes del cantón; - Articulador de alianzas y trabajo coordinado entre organizaciones públicas, privadas y comunitarias.
2.2. Si es la Mesa quien invita a la organización a participar en la Mesa a. El comité identifica organizaciones que no participan en la Mesa y cuyos objetivos coincidan con los de la Mesa. b. El comité se comunica con la organización.
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Claves para el funcionamiento interno de la Mesa Cantonal de Jóvenes. Aprobado en las Asambleas del 19 y 26 de Noviembre del 2009.
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c. Si la organización está de acuerdo, el Comité visita la organización. Allí llena en forma conjunta la Ficha Organizacional de la Mesa Cantonal. d. La organización envía la solicitud firmada por la autoridad al comité. e. El comité aprueba el ingreso de la organización e informa a la Asamblea sobre el ingreso del nuevo miembro.
3. Derechos y Responsabilidades de las organizaciones miembros Para la organización interna, se entiende que cada derecho conlleva una o más responsabilidades que cumplir, por ello, los Derechos y Responsabilidades de las organizaciones miembros de la Mesa Cantonal son: a. A participar en la toma de decisiones, gestión y planificación de la Mesa Cantonal, para lo cual: i. ii.
iii.
Nombrará un delegado-a principal para representarla con voz y voto, y un alterno-a para suplir al principal en caso de necesidad. Participará y colaborará activamente en las asambleas periódicas, así como en las actividades y proyectos que la Mesa organizare, siempre y cuando coincidan con los objetivos y políticas de su propia organización, por lo cual es corresponsable del buen funcionamiento y fortalecimiento de la Mesa. Participará en las iniciativas relacionadas con incidencia en políticas públicas relacionadas al tema y promovidas por la Mesa.
b. A la libre expresión y a la libertad de pensamiento. Podrá expresar sus ideas y creencias, sin promover proselitismo político ni religioso. Será responsable de aquello que exprese, argumentando las ideas que sostenga. Podrá generar espacios de reunión, asociación y participación juvenil. Como miembro de la Mesa, cada organización estará abierta al aprendizaje de nuevos enfoques, metodologías y experiencias vinculadas a las juventudes. Trabajará concertadamente construyendo enfoques comunes para la labor en la Mesa y respetará los valores y políticas que hayan sido previamente concertadas con las demás organizaciones. c. A informar y estar informada de las acciones realizadas, los acuerdos alcanzados, el manejo de los recursos, así como de todo lo concerniente a la dinámica de la Mesa Cantonal. En relación a ello, cada organización a través de su delegado-a, será responsable de informar transparentemente de toda acción o decisión que tome y que se vincule a la Mesa de Jóvenes. Todas las organizaciones aportarán a la rendición de cuentas de la Mesa, al término de cada año, sobre cada proyecto emprendido en común.
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d. A reconocer y ser reconocida, a ejercer liderazgo y a ser elegida en alguna dignidad o representación de la Mesa de Jóvenes. Podrá representar a la Mesa Cantonal en espacios o procesos externos, con previa autorización del Comité Coordinador. Será responsable directo (el-la delegado-a y la organización) de todas las acciones y mociones expresadas en dicha representación. e. A trabajar en la búsqueda de recursos y la implementación de estrategias de sostenibilidad institucional, vinculándose con otras organizaciones miembros de la Mesa. Asume por ello, la responsabilidad de incrementar paulatinamente los niveles técnicos, organizativos y de gestión, a fin de evidenciar su crecimiento. f.
A proponer, gestionar e incidir en políticas públicas sobre las juventudes, compartiendo el liderazgo con la Mesa Cantonal y con las organizaciones y actores sociales vinculados a ella.
g. A respetar y promover el respeto a los derechos de las juventudes, reconocidos por la Constitución de la República y por la Convención Iberoamericana de Juventud. Para ejercer este derecho, deberá cumplir con la responsabilidad de respetar a todas las organizaciones presentes y a sus delegados-as, reconociendo las diversidades existentes y promoviendo comportamientos incluyentes.
4. Situación en la que se pierde la calidad de miembro de la Mesa Cuando una organización falte a 2 o más asambleas consecutivas, se suspenderá la calidad de miembro, hasta que el comité verifique la situación de la organización y se decida si pierde o no la calidad de miembro. 5. Perfil del delegado o delegada de las organizaciones Los criterios que guíen a las Organizaciones para tomar la decisión de nombrar a sus delegados o delegadas a la Mesa de entre todos sus miembros, son:
Las-os delegad@s de las organizaciones deben representar, de alguna manera, la diversidad de organizaciones y juventudes que participan en la Mesa.
Tener mínimo 18 años Ser flexible y mostrar apertura a diferentes pensamientos y enfoques de trabajo juvenil Mostrar cualidades de liderazgo, responsabilidad y creatividad Preferentemente tener alguna formación y conocimiento en temáticas y realidades relacionadas con las juventudes De preferencia, con un mayor nivel educativo frente a los demás miembros de su organización
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Tener facilidad de comunicación, en lo posible verbal y escrita
6. Requisitos que debe cumplir la o el delegado:
Tener más de 18 años. Una carta de designación institucional de la autoridad de su organización. Contar con una experiencia mínima de 2 años en procesos sociales con la población juvenil. Por su cargo en la organización, estar vinculado-a a procesos o programas con jóvenes. En la medida de lo posible, se sugiere que tenga capacidad de decisión que vinculen a su organización en las decisiones tomadas por la Mesa.
Cada organización debe designar, en forma permanente, a 2 delegados o delegadas, uno/a principal y otro/a alterno/a. Se recomienda a las organizaciones tener en cuenta la equidad de género al momento de designar a sus delegados/as, es decir, buscar –en lo posible- que se designe a dos personas de distinto género. Cada organización tendrá su propio delegado-a ante la Mesa, por tanto, nadie podrá ejercer la delegación de dos o más delegaciones en este colectivo de organizaciones.
Del ejercicio de las funciones del delegado-a está el éxito y el fracaso de esta experiencia de trabajo colectivo.
El comité debe revisar el cumplimiento de requisitos de las y los delegados propuestos por las organizaciones, y sugerir el cambio de delegado/a cuando no se cumplan estos requisitos. 7. Funciones de la delegada o delegado: a. Representar a su organización al interior de la Mesa, mediante la socialización de información y la toma de decisiones concertadas. b. Asistir regularmente a las convocatorias de la Mesa y participar activamente en las actividades que se organicen. c. Cumplir con las responsabilidades a las que su organización se comprometa en la Mesa. d. Velar por el fortalecimiento de la Mesa y el cumplimiento de las normativas internas y del plan estratégico de la misma, tanto al interior de su organización como en espacios concertados. e. Socializar la identidad, iniciativas y procesos desarrollados por la Mesa en su organización y en otros espacios en los que participe. Informe sobre Diseño Organizacional de la Mesa de Concertación de Juventud
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f.
Ser un nexo entre la Mesa, su organización y los destinatarios de la misma. Para ello, se espera que antes de cada asamblea, recoja – entre los miembros de su organización– las inquietudes, decisiones o propuestas necesarias para ser expuestas en dicha asamblea; y posterior a ella, comunique – entre los miembros de su organización– la información o decisiones tomadas en la Mesa.
8. Proceso para la delegación de la Mesa a una organización determinada: En eventos nacionales e internacionales relacionados con las juventudes, la Mesa puede delegar a una organización determinada – a través de su delegado/a – para que le represente, lo cual implica voz y voto. Para ello: a. La organización interesada en representar a la Mesa enviará una solicitud escrita, firmada por la autoridad respectiva. b. Los miembros del comité de la Mesa analizan y deciden la pertinencia de la representación, tomando en cuenta la coincidencia del evento con los objetivos, valores y políticas de la Mesa. c. El-la miembro responsable del comité, notifica por escrito a la organización sobre la decisión tomada y socializa con las demás organizaciones de la Mesa sobre ello. También es posible que sea el Comité de Mesa quien solicite a una organización que le represente en un evento, y en caso de que sea aceptado, se entregará una notificación escrita indicando la representación.
9. Proceso para que la Mesa co-auspicie un evento: Para que la Mesa auspicie un evento, éste debe estar enmarcado en el Plan Estratégico de la Mesa, en sus políticas o valores; o debe estar relacionado al tema de las juventudes del Cantón Guayaquil. No debe evidenciar posicionamientos político partidistas ni religiosos, que vayan en contra de los derechos humanos o que no hayan sido acordados previamente en Asamblea. Para tomar la decisión del auspicio, se sugiere: a. La organización interesada presenta una solicitud de auspicio al Comité de la Mesa, b. Los miembros del comité definen criterios a tomar en cuenta para la decisión, c. Los miembros del comité argumentan, analizan la situación y deciden sobre el auspicio respectivo, d. Se comunica la decisión a la Asamblea.
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II.
De la estructura de la Mesa2
10. Estructura de la Mesa La mesa estará conformada en su estructura por tres niveles: El nivel máximo de decisión constituido por la Asamblea. El nivel ejecutivo, conformado por el Comité El nivel operativo conformado por las Comisiones de trabajo que responden a los ejes estratégicos del plan cantonal.
10.1.
Comité (órgano ejecutivo) Comisiones de trabajo por Ejes (nivel operativo) Asamblea (órgano máximo)
La Asamblea
La Asamblea es el órgano máximo de la Mesa, donde se tomarán las decisiones concernientes a la Misión de la Mesa de Jóvenes. Habrá dos tipos de Asambleas: la ordinaria y la extraordinaria, que trabajarán entre otras cosas: a. Las asambleas ordinarias se reunirán cuatro (4) veces al año (una vez cada tres meses), a fin de informar, decidir, analizar, rendir cuentas, etc. sobre todo lo concerniente a la vida de la Mesa, al plan de trabajo y las coyunturas vinculadas al tema. b. Las asambleas extraordinarias se convocarán según el comité de Mesa decida o a petición de alguna organización miembro que así lo requiera. c. Las asambleas serán dirigidas por el Coordinador-a apoyadas por el secretario-a del Comité.
del Comité de Mesa y
d. Las decisiones serán tomadas por mayoría simple. e. En la Asamblea se tomarán las decisiones con mayor importancia para la Mesa, especialmente:
Posturas con respecto a temas, coyunturas, experiencias, proyectos o actividades fuera de la Mesa
Aprobación de firma de convenios
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f.
Participa en eventos
Pronunciarse sobre temas
Alianzas con otros espacios concertados u organismos externas a la Mesa
Aquellas decisiones que impacten en la identidad de la Mesa
Decisiones que involucran o afectan a todas las organizaciones
Decisiones relacionados con el uso de los recursos económicos
Las organizaciones del gobierno local y nacional que tienen representantes de varios de sus departamentos o instancias, que están vinculados con el tema, tendrán derecho a voz y podrán ejercer su derecho a un solo voto acordado entre sus delegados-as en el momento de la Asamblea.
g. La Asamblea podrá revocar el mandato de alguno de los-as miembros del Comité de Mesa antes de que éste-a culmine su período, en caso de que no se cumpla con las funciones para las que ha(n) sido elegido (os-as).
10.2. El Comité de Mesa 10.2.1. Conformación del Comité de Mesa Los miembros del comité serán l@s delegad@s de las organizaciones elegidas por la Asamblea. Por lo tanto, si un/a delegad@ deja de participar en su organización, automáticamente deja de ser parte del Comité. Si esto sucede, la Asamblea elegirá, de entre todas las organizaciones de la Mesa, a la organización (a través de su delegad@) que asuma dicha función.
El Comité estará conformado por organizaciones públicas, Organizaciones Comunitarias y Organizaciones Privadas sin fines de lucro.
Instituciones públicas
COMITÉ DE MESA Organizaciones comunitarias y juveniles
Organizaciones privadas sin fines de lucro
10.2.2. Estructura interna del Comité de Mesa El Comité de la Mesa Cantonal de Jóvenes estará conformado por 8 miembros, que cumplen las siguientes funciones: Informe sobre Diseño Organizacional de la Mesa de Concertación de Juventud
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Coordinador-a (liderando al Comité de Mesa) Subcoordinador-a (liderando la Comisión de Fortalecimiento) Secretario-a (liderando la Comisión de Comunicación) Asistencia Financiera (liderando la Comisión de Sostenibilidad Financiera) Asistencia técnica Y un/a representante de cada Comisión, que corresponden a los Ejes del Plan Cantonal 2009-2014: Coordinador-a de la Comisión para la Ciudadanía Responsable Coordinador-a de la Comisión por los Derechos Sexuales y Derechos Reproductivos Coordinador-a de la Comisión para las Oportunidades productivas
Conformación del Comité de Mesa
Coordinador-a del Comité Coordinador-a de la Comisión para las Oportunidades Productivas
SubCoordinador-a (Comisión de Fortalecimiento)
Coordinador-a de la Comisión para los Derechos Sexuales y Derechos Reproductivos
Secretario-a (Comisión de Comunicación)
Coordinador-a de la Comisión para la Ciudadanía Responsable
Asistencia Financiera (Comisión de Sostenibilidad Financiera) Asistencia Técnica
El Comité de Mesa durará 2 años en sus funciones.
10.2.3. Perfil de todos los miembros del Comité En la medida de lo posible, se procurará que los miembros del comité cumplan el siguiente perfil: a. Conocer y estar comprometid@ con las temáticas juveniles b. Evidenciar habilidades para el cabildeo, lobbying, diálogo, negociación política liderazgo, mediación o concertación c. Estar disponible a asumir las funciones asignadas Informe sobre Diseño Organizacional de la Mesa de Concertación de Juventud
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d. Tener facilidad para la comunicación oral y escrita e. Contar con habilidades específicas para las funciones a asumir, determinadas por la Comisión a la que pertenece f. Evidenciar respeto hacia las diferentes opiniones y posturas de otr@s delegad@s de las organizaciones.
La coordinación del Comité de Mesa es un rol clave para que el colectivo de organizaciones cumpla su misión
10.2.4. Requisitos de tod@s l@s miembros del Comité Para ser parte del Comité, el/la candidat@ debe: a. Ser delegad@ de su organización ante la Mesa. b. Contar con el apoyo de su organización para ser parte del Comité, que se evidencia mediante comunicación de ella hacia el Comité anterior. c. La organización a la que represente debe haber participado en la Mesa por un período mínimo de un año (requisito solo para el Coordinador-a del Comité, Secretario/a, Tesorero/a).
10.2.5. Funciones de cada miembro del Comité 10.2.5.1. Coordinación del Comité de Mesa Este rol tiene como objetivo fortalecer la articulación interna de la Mesa y de ésta con otros espacios y organizaciones externas, en forma tal que favorezca el posicionamiento de la Mesa en la sociedad civil ampliada del cantón y del país.
Funciones de la Coordinación del Comité a. Trabajar por el cumplimiento de la Misión de la Mesa Cantonal en coordinación con los demás miembros del Comité. b. Lograr nuevas alianzas para la consecución de los objetivos planteados por la Mesa. c. Articular a las organizaciones miembros de la Mesa a fin de lograr un trabajo coordinado y la incidencia en el tema que los convoca. d. Convocar a la Asamblea a sesiones ordinarias cada trimestre y a sesiones extraordinarias cuando el caso lo amerite, así como a las Comisiones de trabajo para la elaboración del Plan Operativo de cada año. e. Dirigir las Asambleas. f. Dar seguimiento, a través de los representantes de las comisiones de trabajo, a la ejecución del Plan quinquenal, así como a las acciones que por la dinámica propia de la mesa se organizaren. Informe sobre Diseño Organizacional de la Mesa de Concertación de Juventud
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g. Visibilizar y posicionar en el cantón la Mesa y sus acciones mediante la difusión permanente de las acciones por diversos medios, en coordinación con su equipo de trabajo. h. Organizar cada año la rendición de cuentas junto con su equipo de trabajo. i. Otras designadas por la Asamblea.
10.2.5.2. Sub-coordinación del comité (Coordinación de la Comisión de Fortalecimiento) Este rol tiene como objetivo promover el cumplimiento de la Línea Estratégica “Fortalecimiento Organizacional” del Plan Estratégico 2009-2014 mediante la articulación y acompañamiento a todas las organizaciones que participen en la Mesa. Funciones del Sub-coordinador del comité Le corresponde liderar su comisión para que ésta cumpla las siguientes funciones:
Es necesario guardar la memoria histórica de la experiencia que se va viviendo a través de la concertación.
a. Mantener actualizada la Base de datos de la Mesa. b. Promover, junto con el-la Coordinador del comité, la participación permanente de todas las organizaciones de la Mesa. c. Desarrollar el proceso necesario para ejecutar la Línea Estratégica respectiva. d. Comunicar al Comité y a la Asamblea los avances del proceso que se encuentran desarrollando. e. Otras funciones que sean delegadas por el Comité o la Asamblea.
10.2.5.3. Secretaría del comité (Coordinación de la Comisión de Comunicación) Este rol tiene como objetivo asegurar la óptima comunicación entre los miembros del comité, las comisiones, la Mesa y la sociedad ampliada, todo lo cual favorezca el cumplimiento del Plan Estratégico y el desarrollo de la Mesa en general. Funciones del secretari@ del comité Al secretari@ le corresponde liderar su comisión para que ésta cumpla las siguientes funciones: a. Enviar y confirmar las convocatorias que realice el comité. b. Elaborar y enviar las memorias de las asambleas y reuniones del comité. c. Difundir las acciones, decisiones y acuerdos tomados en el comité y en la Asamblea. d. Visibilizar en el cantón la Mesa y sus acciones mediante la difusión permanente de las acciones a todos los medios de comunicación masiva. e. Administrar los archivos físicos y digitales de la Mesa, y difundirlos según sea pertinente. Informe sobre Diseño Organizacional de la Mesa de Concertación de Juventud
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f.
Revisar y actualizar los canales de comunicación que utiliza la Mesa (página web, blog, etc.). g. Revisar que los materiales de publicidad que las demás comisiones decidan utilizar a nombre de la Mesa, cumpla con los lineamientos establecidos previamente. h. Otras funciones que sean delegadas por el Comité o la Asamblea.
10.2.5.4. Asistencia financiera (Coordinación de la Comisión de Sostenibilidad Financiera) Este rol tiene como objetivo promover y apoyar la gestión de financiamiento para el desarrollo de las actividades de la Mesa y la ejecución del Plan Cantonal. Funciones del asistente financier@ del comité Al/la asistente financier@ le corresponde liderar su comisión para que ésta cumpla las siguientes funciones: a. Gestionar con instituciones públicas y privadas recursos económicos y materiales. b. Promover formas de autogestión de la Mesa. c. Manejar o delegar el manejo de los recursos obtenidos, según se acuerde con las organizaciones participantes y el Comité. d. Informar al Comité y a la Asamblea de la Mesa la utilización de los recursos, con especial énfasis en la Rendición de Cuentas. e. Elaborar, junto al comité, el presupuesto financiero del Plan Operativo del Plan Cantonal. f. Otras funciones que sean delegadas por el Comité o la Asamblea.
10.2.5.4. Asistencia Técnica Este rol tiene la finalidad de apoyar técnicamente los procesos, a l@s coordinadores-as de los Comités y Comisiones, y a las organizaciones de la Mesa, a fin de contribuir al fortalecimiento de la Mesa y la ejecución del Plan Cantonal. Funciones del-a asistente técnico Al/la asistente técnico le corresponde cumplir las siguientes funciones al interior de la Mesa: a. Aportar con enfoques, teorías, conceptos, metodologías, técnicas y cualquier información técnica relacionada con los procesos de coordinación y de diagnóstico, planificación, ejecución, evaluación y sistematización desarrollados por la Mesa en sus proyectos e iniciativas planificadas. b. Apoyar la facilitación de los procesos de coordinación, comunicacionales y de toma de decisiones al interior de la Mesa, el Comité y las Comisiones; y en la visibilización de la
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Mesa en el cantón mediante la difusión permanente de sus acciones por diversos medios, con especial énfasis al interior de su propia organización. c. Apoyar a la comisión responsable, en la articulación de las organizaciones miembros de la Mesa, promoviendo la participación permanente de todos los organismos. d. Coordinar acciones con el-la Asistente Financier@ para la gestión de recursos económicos y materiales que permitan el cumplimiento del Plan Cantonal; y apoyar la elaboración de los Presupuestos anuales y Rendiciones de Cuenta de la Mesa. e. Conservar, y mantener actualizado, el respaldo impreso y/o digital de toda la información importante de la Mesa. f. Otras funciones que sean delegadas por el Comité o la Asamblea.
10.2.5.6. Coordinadores/as de las Comisiones de los Ejes o Líneas Estratégicas del Plan Para facilitar la organización interna de la Mesa en la ejecución del Plan cantonal, se conformarán tres (3) comisiones según los siguientes ejes estratégicos: Comisión de Ciudadanía Responsable Comisión de Derechos Sexuales y Derechos Reproductivos Comisión de Oportunidades Productivas La Comisión de Fortalecimiento Organizacional está liderada por el/la Sub-coordinador-a, según se define en acápites anteriores. Cada Comisión contará con un/a coordinador/a que serán miembros del Comité de Mesa. Su designación estará vinculada al conocimiento y manejo que tengan con los temas desarrollados en cada eje y representarán al grupo de organizaciones de la Mesa que tienen responsabilidades en los proyectos y acciones determinadas en el plan en dicho Eje.
Funciones de l@s Coordinadores/as de las Comisiones por ejes estratégicos A l@s coordinadores/as les corresponde liderar su comisión para que ésta cumpla las siguientes funciones: a. Conformar un equipo, de entre las organizaciones vinculadas al tema, para trabajar las acciones o proyectos relacionados del Plan de la Mesa. b. Articular el trabajo de las organizaciones que trabajan en este tema para el cumplimiento de la línea estratégica y de los proyectos planteados en el Plan c. Comunicar al Comité y a la Asamblea de la Mesa sobre el desarrollo de su eje. d. Promover la actualización de los enfoques teóricos y las metodologías relacionadas al tema de la comisión, tanto hacia las organizaciones de la comisión como la Asamblea en su conjunto e. Representar a la Mesa en actos públicos y privados relacionados con la comisión f.
Otras funciones que sean delegadas por el Comité o la Asamblea.
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10.2.3. Procedimiento para elegir el Comité de Mesa. Previo a la Asamblea donde se elija al Coordinador-a, Secretari@ y Asistente Financier@, cada una de las cuatro (4) Comisiones funcionales se reunirá y elegirá a un miembro, de entre l@s delegad@s de sus organizaciones, con el cargo de Coordinador-a de dicha comisión, quien pasará a ser parte del Comité de Mesa. Est@s cuatro coordinadores-as no podrán postularse para otro cargo en el mismo Comité. El procedimiento a seguir para la elección del Comité de Mesa será el siguiente: a. Durante el mes de Diciembre del año en que finaliza el período del Comité, se realiza la Asamblea para elegir al-la Coordinador-a, Secretari@ y Asistente Financier@ de la Mesa, y completar así la conformación del Comité de Mesa. b. El cargo de Asistencia Técnica estará bajo la responsabilidad del delegad@ de la DASE, de la Municipalidad de Guayaquil, por el mismo tiempo que dure todo el Comité. c. Estos tres cargos se llenarán con delegad@s que pertenezcan a organizaciones de tipo público, privadas sin fines de lucro y juveniles/comunitarias; uno por cada tipo. d. El procedimiento que se realizará en la Asamblea será el siguiente: a. El Coordinador-a de Mesa lee el perfil planteado para el-la candidat@ a Coordinador-a de Mesa, b. Cualquier delegad@ de alguna organización nomina a otr@ delegad@ para dicho cargo, c. Se revisa si el-la nominad@ cumple el perfil, y si es así, se convierte en candidat@, d. Si hay más nominad@s, se revisa el cumplimiento del perfil y así se continúa, hasta completar tod@s l@s nominad@s y tener una lista de candidat@s, e. Se procede a votación simple, recordando que cada organización tiene un voto. Queda elect@ quien tenga más votos por mayoría simple. f.
Se verifica de qué tipo de organización procede el-la Coordinador-a elect@: organización pública, privada sin fines de lucro o juvenil/comunitaria.
g. Luego se procede a pedir la nominación para el siguiente cargo: Secretari@, quien no puede ser del mismo tipo de organización que el-la Coordinador-a elect@. Para esta elección, se realiza el mismo procedimiento que con el-la coordinador-a. h. Luego se procede a pedir la nominación para el cargo de Asistente Financier@, quien no puede ser del mismo tipo de organización ni del-la Coordinador-a elect@ ni del-la Secretari@. Para esta elección, se realiza el mismo procedimiento que con el-la coordinador-a.
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e. En esta misma Asamblea serán posesionados-as l@s nuev@s miembros del Comité para ejercer sus funciones en el período para el que fueron elegidos-as. f.
La Asamblea puede cesar en sus funciones a uno o más miembros del Comité siempre que éstos incumplan las funciones para las que fueron elegidos-as o evidencien comportamientos contrarios a los valores y políticas acordadas y expresadas en el Plan Cantonal.
Para todos los cargos electos por la Asamblea (Coordinador-a de la Mesa, Secretari@ y Asistente Financier@), se establece la reelección de esa persona como delegad@ de esa organización solo por 1 período adicional.
10.3. Comisiones funcionales de la Mesa Se conformarán seis (6) Comisiones de trabajo para el desarrollo de las acciones y proyectos definidos en el Plan y propios de la mesa:
Comisión de Fortalecimiento Comisión de Comunicación Comisión de Sostenibilidad Financiera Comisión de Ciudadanía Responsable Comisión de Derechos Sexuales y Derechos Reproductivos Comisión de Oportunidades Productivas
Cada Comisión trabajará según acuerde entre sus miembros buscando el cumplimiento de objetivos y funciones arriba descritos. 11. Periodicidad de reuniones ordinarias de los órganos de la Mesa Cada Comisión (o eje de trabajo) se reunirá según se requiera para el desarrollo de sus funciones. El Comité de Mesa se reunirá cada dos meses o según se requiera para el desarrollo de sus funciones.
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12. De las comunicaciones a lo interno y externo de la Mesa
Sugerencias para la comunicación interna y externa de la Mesa Cantonal de Jóvenes Comunicación entre los miembros del Comité de Mesa y l@s delegad@s de las organizaciones de la Mesa Contenido de la comunicación (Qué) Estructura y funcionamiento de la Mesa y Comité coordinador
Emisor (Quién)
Receptor (A quién)
Tod@s l@s delegad@s de las organizaciones miembros de la Secretari@ del Mesa y la autoridad respectiva comité Delegad@s de instituciones nuevas y la autoridad respectiva
Decisiones, resoluciones y acuerdos tomados por la Asamblea
Secretari@ del comité
Tod@s l@s delegad@s de las organizaciones miembros de la Mesa y la autoridad respectiva
Decisiones tomadas por el Comité que involucran solo a una o algunas organizaciones
Coordinador/a del comité o su delegad@
Tod@s l@s delegad@s de las organizaciones miembros de la Mesa y la autoridad respectiva
Decisiones tomadas por el Comité que involucran a toda la Mesa
Secretari@ del comité
Tod@s l@s delegad@s de las organizaciones miembros de la Mesa y la autoridad respectiva
Vehículo de la comunicación Documento con Claves de Funcionamiento
Canal Versión impresa o digital
Momento (Cuándo) En Asamblea, en las elecciones de nuevo Comité de Mesa
Versión impresa o En reunión del comité con la digital organización que ingresa Borrador: Correo Borrador: Una semana después de la electrónico asamblea Acta de la Versión final: Versión final: en la Asamblea posterior Asamblea anterior, impresa en la que fue aprobada firmada por Correo: Una semana después de la Coordinador/a del Versión final: siguiente asamblea, si es que hubo comité y Correo electrónico cambios en el Borrador Secretari@ y copia impresa Copia impresa: En la 2º siguiente asamblea, fotocopia firmada En reunión del comité con la Copia impresa Oficio firmado por organización el Coordinador/a Correo electrónico Posterior a la reunión, la semana del comité o correo postal siguiente Oficio firmado por el Coordinador/a del comité
Correo electrónico
En la misma semana de haber sido tomada la decisión
Versión impresa
En la siguiente Asamblea
Contenido de la comunicación (Qué)
Emisor (Quién)
Convocatoria de Asamblea para elecciones
Secretari@ del comité
Información (sobre actividades y situaciones) externa a la mesa Nuevos ingresos de organizaciones
Salidas de organizaciones
Secretari@ del comité
Receptor (A quién) Tod@s l@s delegad@s de las organizaciones miembros de la Mesa y la autoridad respectiva
Vehículo de la comunicación Invitación a delegad@, junto con documento Claves de Funcionamiento
Canal Versión impresa
15 días antes de la Asamblea
Llamada telefónica
2 días antes de la Asamblea
Correo electrónico
1 semana antes de la Asamblea
Correo electrónico Tod@s l@s delegad@s de las Invitación, oficio o organizaciones miembros de documento escrito con la la Mesa y la autoridad información respectiva Versión impresa
Secretari@ del comité
Tod@s l@s delegad@s de las organizaciones miembros de Acta de Ingreso de la Mesa y la autoridad miembros respectiva
Secretari@ del comité
Tod@s l@s delegad@s de las organizaciones miembros de Acta de Salida de la Mesa y la autoridad miembros respectiva
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Momento (Cuándo)
En la misma semana que llegue la información Recordatorio: 2 días antes del evento (en caso de eventos) En la siguiente asamblea
Correo electrónico
Cada vez que una nueva organización ingrese a la mesa
Copia impresa
En la siguiente asamblea
Copia impresa
En reunión del comité con la organización, luego de haber tomado la decisión el Comité
Copia impresa
En la siguiente asamblea
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Comunicación entre el/la delegad@ de cada organización al Comité de Mesa Contenido de la comunicación
Emisor (Quién)
Receptor (A quién)
Vehículo de la comunicación
Momento (Cuándo)
Canal
Actividades de su organización
Delegad@
Comité
Invitaciones/carta
> Correo electrónico > Copia escrita
1 semana antes del evento
Justificaciones de no asistencia
Delegad@ o autoridad
Comité
Oficio
> Correo electrónico
1 semana antes de la Asamblea a la que va a faltar o 1 semana posterior a la asamblea a que faltó
Designación de nuev@s delegad@s
Autoridad
Comité
Oficio
> Correo electrónico > Copia escrita
1 semana antes de la primera asamblea a la que asista el nuev@ delegad@
Propuestas o quejas
Delegad@ o Autoridad
Comité
Oficio
> Correo electrónico > Copia escrita
En el momento que se lo requiera
Comunicación entre el/la delegad@ de cada organización y su propio organismo Contenido de la comunicación
Emisor (Quién)
Receptor (A quién)
Vehículo de la comunicación
Canal
Momento (Cuándo)
Acuerdos, decisiones, resoluciones y actividades de la mesa
Delegad@ de la Autoridad inmediata o máxima de su organización organización, según se requiera
Informe de Asamblea
Versión impresa
A la semana siguiente de la asamblea
Convocatoria a la asamblea de la Mesa
Delegad@ de la Autoridad organización
Invitación
> Correo electrónico > Copia escrita
En el momento que llegue la invitación
Autoridad inmediata o máxima de su organización, según se requiera; e A discreción de A discreción de informarlo en su Asamblea en el caso la organización la organización de organizaciones comunitarias
En la semana siguiente de la asamblea, reunión o de haber recibido información alguna
Compromisos que asumió el-la delegad@ Delegad@ de la a nombre de su organización Organización
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Contenido de la comunicación
Emisor (Quién)
Receptor (A quién)
Actividades masivas y oportunidades educativas, culturales y recreativas organizadas por la Mesa
> Tod@s l@s delegad@s de las organizaciones > Tod@s l@s delegad@s del comité sin excepción
> Sociedad civil > Autoridades locales > Medios de comunicación
> Coordinador/a (o su delegad@) del comité de Mesa Proyectos, actividades > Delegad@ o Autoridad de o convenios de la mesa la organización que ha firmado el convenio para la ejecución del proyecto
Vehículo de la comunicación
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Momento (Cuándo)
> Boletín de prensa > Material de difusión
> Correo electrónico > Correo postal Inmediatamente (cuando haya fondos)
> Sociedad civil > Autoridades locales > Medios de comunicación
> Boletín de prensa > Material de difusión > Documento respectivo
> En caso de convocatorias, 1 > Correo electrónico semana antes del > Correo postal evento (cuando haya fondos) > Según se requiera
Presentación de la Mesa
Coordinador/a o demás miembros del Comité, o sus delegad@s
> Sociedad civil > Autoridades locales > Medios de comunicación
> Boletín de prensa > Material de difusión > Documento respectivo
> Correo electrónico > Constantemente > Correo postal > Cuando se (cuando haya fondos) requiera
Decisiones, resoluciones y pronunciamientos tomadas en Comité
Coordinador/a o demás miembros del Comité o Comisiones, o sus delegad@s
> Sociedad civil > Autoridades locales > Medios de comunicación
Documento firmado por Coordinador-a de la Mesa
1 semana después > Correo electrónico de la reunión de > Correo postal Comité en que se (cuando haya fondos) tomó la decisión
Decisiones, resoluciones y pronunciamientos tomados en Asamblea y de interés público
Coordinador/a o demás miembros del Comité o Comisiones, o sus delegad@s
> Sociedad civil > Autoridades locales > Medios de comunicación
Documento firmado por Coordinador-a de la Mesa
> Correo electrónico 1 semana después > Correo postal de la Asamblea (cuando haya fondos)
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13.
De la toma de decisiones al interior de la Mesa Las decisiones podrán ser tomadas en Asamblea o por el Comité, según se requiera. En la Asamblea se tomarán las decisiones importantes relacionadas con la identidad, misión, visión y alianzas de la Mesa, mediante votación y por mayoría simple: Posturas con respecto a temas, coyunturas, experiencias, proyectos o actividades dentro y fuera de la Mesa Aprobación de firma de convenios Participación en eventos externos a la Mesa Alianzas con otros espacios concertados u organismos externos a la Mesa Uso de los recursos tangibles e intangibles gestionados desde la Mesa En el Comité se tomarán decisiones de carácter administrativo y aquellas que permitan el adecuado funcionamiento de la Mesa y sus comisiones, entre otras: Ingresos y salida de organizaciones a la Mesa Delegación de organizaciones a eventos Auspicios desde la mesa Junto con la Comisión respectiva, la determinación de la Organización que administre los fondos gestionados desde la Mesa, como parte del Plan. En cada Comisión funcional se tomarán decisiones de carácter técnico y administrativo, y aquellas que permitan el adecuado desarrollo de los proyectos y acciones que le competen a su Comisión, entre otras: Junto con el Comité, la determinación de la organización que administre los fondos gestionados desde la Mesa, como parte del Plan. Esta organización tiene que ser una de las que forman la Comisión a cargo de dicho proyecto. Manejo de los recursos que intervienen en los proyectos relacionados con la propia Comisión Todo lo concerniente al desarrollo de las actividades propias de los proyectos de su Comisión En lo posible, las decisiones al interior del Comité de Mesa se tomarán en consenso, luego del análisis correspondiente al tema o asunto que requiera una decisión. Cuando no se logre el consenso, las decisiones serán tomadas por mayoría simple de los miembros del Comité de Mesa, en votación directa.
14.
Alianzas de la Mesa con otros organismos y espacios colectivos Se recomienda que la Mesa, a través de los miembros del Comité, gestione articulaciones y alianzas con organizaciones y colectivos locales, nacionales o internacionales, tales como: Otros espacios concertados locales, nacionales o internacionales Organismos de cooperación internacional
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Empresa privada Medios de comunicación masiva Universidades Organizaciones gubernamentales locales, provinciales, nacionales o internacionales que no participen en la Mesa Otros actores sociales, económicos, políticos o académicos que no participen en la Mesa
Estos organismos serán aliados en iniciativas específicas pero no serán miembros de la Mesa, por lo que no tendrán voto al interior de la misma. En general, las alianzas se establecerán con la finalidad de gestionar: Financiamiento o el uso de recursos materiales, infraestructura, etc. Asesoría técnica Investigación Apoyo logístico a proyectos e iniciativas de la Mesa Para establecer estas alianzas, el Comité deberá guiarse por los siguientes criterios:
Que el accionar de la organización con la que se quiere aliar coincida en alguna medida con el Plan Estratégico 2009-2014. Que exista una aprobación de la Asamblea para la firma del convenio respectivo Que la alianza beneficie a la mayor cantidad y diversidad posible de juventudes del cantón, por lo cual, en ningún caso se aprobarán alianzas que beneficien exclusivamente a una organización de la Mesa.
Se sugiere que el procedimiento a seguir para establecimiento de las alianzas sea: 1. El comité aprueba iniciar la búsqueda de la alianza 2. La comisión respectiva o quien sea delegad@ para ello, busca establecer la alianza 3. Si hay una respuesta positiva, se busca concretar un mecanismo para establecer la alianza (convenio, acuerdo, acta de compromiso u otro documento) 4. En Asamblea se solicita autorización para la firma del documento 5. Se ejecuta el proceso de la alianza específica
15.
Reformas al presente documento No se podrán hacer reformas a las Claves de Funcionamiento por lo menos en el período de un año. Para que haya una reforma debe haber un argumento o moción presentada por escrito y firmada por un mínimo del 20% de organizaciones participantes en la Mesa, quienes enviarán la solicitud al Comité, quien luego la presentará en la siguiente Asamblea. Solamente la Asamblea podrá hacer reformas al presente documento, y para ello se aplicará un porcentaje mínimo de las 2/3 de l@s organizaciones presentes.
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Nuestra Misión como Mesa Cantonal de Jóvenes es “Generar, fortalecer y coordinar acciones para el reconocimiento y cumplimiento de los derechos y responsabilidades de las juventudes del cantón Guayaquil”.
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