Mediahandboek by Stad Sint-Niklaas

Mediahandboek APRIL 2016 VERSIE 1.2

Inhoud INLEIDING 5 DE DIENST COMMUNICATIE BIEDT ONDERSTEUNING 8 EXTERNE COMMUNICATIE 9 1. SCHRIFTELIJKE COMMUNICATIE 11 1.1. AFFICHE 12 1.2. AFFICHEVERSPREIDING 12 1.2.1. AANPLAKBORDEN 12 1.2.2. PRIKBORDEN 13 1.2.3. EIGEN NETWERK 14 1.2.4. GEMEENSCHAPSWACHTEN 14 1.3. FLYER, FOLDER EN BROCHURE 14 1.4.

FLYER-, FOLDER- EN BROCHUREVERSPREIDING

1.6.1. UIT IN SINT-NIKLAAS-REK 15 1.6.2. BPOST (BUS-AAN-BUS) 16 1.6.3.

BEDELING DOOR PRIVÃ&#x2030;FIRMA

1.6.4. BALIES VIA BODEKAMER 16 1.6.5. EIGEN NETWERK 17 1.5. PLACEMAT 17 1.6. BEWONERSBRIEF 17 1.7. INFOGIDS 18 1.8. PROMOTIEBORD - SCHUIFBORD 18 1.9. STADSKRONIEK 19 1.10. UIT IN SINT-NIKLAAS MAGAZINE 20 1.11. OH-MAGAZINE 21 1.12. VLAGGEN EN BANIEREN 21 1.12.1. BANIER 21 2

mediahandboek Sint-Niklaas

1.12.2. SPIRAALVLAG 22 1.12.3. MIDDENSTRAATVLAG 23 1.12.4. KLASSIEKE VLAG 24 1.13. BANNERS EN SPANDOEKEN 25 1.13.1. BUSBANNER 25 1.13.2. HERASBANNER 25 1.13.3. NADARBANNER 26 1.13.3. SPANDOEK 26

AUDIOVISUELE EN DIGITALE COMMUNICATIE

2.1. BEELDBANK 28 2.2. DIGITALE DISPLAY 28 2.3. NIEUWSBRIEF 29 2.4. ONLINE BANNER 29 2.5. E-MAILBANNER 30 2.5. SOCIALE MEDIA 30 2.6. STADSTELEVISIE 31 2.7. WEBPROJECTEN 27 2.7.1. STEDELIJKE WEBSITE 31 2.7.2. DEELSITE 31 2.7.3. CAMPAGNESITE 32 2.7.4.

UIT IN SINT-NIKLAAS WEBSITE

JOURNALISTIEKE COMMUNICATIE (PERS)

3.1. ADVERTENTIE 36 3.2. PERSBERICHT 36 3.3. PERSCONFERENTIE 36 3.4. PERSCONTACTEN 37 3.5. PERSMAP 37 3.6. PERSNIEUWSBRIEF 38 mediahandboek Sint-Niklaas

4. PERSOONLIJKE COMMUNICATIE 39 4.1. BEWONERSVERGADERING 40 4.2. ENQUÃ&#x160;TE 40 4.3. BEURS 41 4.4. ONTHAALAVOND NIEUWE INWONERS 41

INTERNE COMMUNICATIE 43 5. SCHRIFTELIJKE COMMUNICATIE 45 5.1. AFFICHENETWERK 46 5.2. PERSONEELSBLAD 46 5.3. RICHTLIJNEN 47

AUDIOVISUELE EN DIGITALE COMMUNICATIE

6.1. INTRANET 50 6.2. NIEUWSFLITS 50

7. PERSOONLIJKE COMMUNICATIE 51 7.1. LUNCHGESPREKKEN 52 7.2.

ONTHAALBROCHURE NIEUWE MEDEWERKERS

7.3. ONTHAALDAG NIEUWE MEDEWERKERS 52 7.4. STAFVERGADERINGEN DIENSTHOOFDEN 53

BIJLAGE 1 - COMMUNICATIEFICHE

mediahandboek Sint-Niklaas

Inleiding Wat is een mediahandboek? In het mediahandboek staat een overzicht van de verschillende communicatiekanalen die ter beschikking worden gesteld voor jouw communicatieplan. Het is een praktisch werkinstrument om bij de start van een campagne te bekijken welke kanalen je kan gebruiken. De kanalen staan onderverdeeld in alfabetische volgorde zodat je snel aan de slag kan gaan. Raadpleeg het mediahandboek wanneer je bezig bent met een communicatieplan voor een evenement, een campagne ... Het is een handig instrument om jouw communicatie rond het project te regelen. Bij elk kanaal dat je gebruikt, is het belangrijk om rekening te houden met de huisstijl en de taalafspraken. Daarover kan je op het intranet handboeken terugvinden. Je kan voor promotioneel drukwerk ook gebruik maken van de sjablonensoftware. Zie ook de ‘Handleiding huisstijl’, beschikbaar op het intranet.

Waaruit bestaat het mediahandboek? Je kan in het mediahandboek uitgebreide informatie terugvinden over de kanalen die je voor een campagne kan gebruiken. De kanalen zijn onderverdeeld in interne en externe communicatie. Het zal je opvallen dat er kanalen zijn die voor beide doeleinden gebruikt kunnen worden. In de categorie externe communicatie vind je de volgende onderverdeling: • schriftelijke communicatie, • audiovisuele en digitale communicatie, • journalistieke communicatie en • persoonlijke communicatie. Daarnaast kan je in de categorie interne communicatie de volgende kanalen terugvinden: • schriftelijke communicatie, • audiovisuele en digitale communicatie en • persoonlijke communicatie. Vervolgens wordt er in elke categorie nog een overzicht gegeven van de soorten kanalen die daartoe behoren zoals affiche, flyer, persbericht … Over elk kanaal worden ten slotte antwoorden gegeven op de volgende vragen: • Wat is het kanaal? • Wanneer kan je het kanaal gebruiken? • Hoe kan je het kanaal gebruiken? Wie kan dit handboek gebruiken? Het mediahandboek is bestemd voor personeelsleden die namens de stad willen communiceren over een project, een evenement, een campagne … Wanneer er vragen zijn over de inhoud van het handboek, kan je contact opnemen met de dienst communicatie. Zij kunnen je helpen bij alle kanalen die in dit handboek staan. Communicatiefiche Ga je van start met een nieuw project? Vul dan zeker naast een projectfiche ook een communicatiefiche in. Deze fiche helpt je om na te denken over alle belangrijke onderdelen van je communicatieplan en is een leidraad bij de uitvoering ervan. Kom met je ingevulde fiche langs bij de dienst communicatie voor advies, ondersteuning en goede afspraken over de planning. mediahandboek Sint-Niklaas

De informatie in dit mediahandboek helpt je op weg bij de keuze van de juiste kanalen en het opmaken van een timing en geeft je meer informatie over de correcte werkwijze om aan de slag te gaan.

Zie ook de communicatiefiche als bijlage bij dit mediahandboek, ook beschikbaar op het intranet.

Hoe werk ik een communicatieplan uit? Als je over een evenement, een campagne of een project wil communiceren, denk je eerst na over een communicatieplan. Je stelt samen met de dienst communicatie een communicatieplan op aan de hand van een projectfiche. Hierin kan je de doelstellingen, doelgroepen, boodschappen, tijdstippen en kanalen van je project vastleggen. Doelgroepen zijn concrete publieksgroeperingen die je via een communicatiekanaal wil bereiken. Het kan gaan om interne doelgroepen (personeelsleden) en externe doelgroepen (inwoners, toeristen, verenigingen, commerciële organisaties). Een doelgroep die duidelijk gedefinieerd is, kan meer gerichte communicatie ontvangen. Om je daarbij te helpen heeft de dienst communicatie een handboek projectcommunicatie opgesteld. Zie ook de ‘Handleiding projectcommunicatie’, beschikbaar op het intranet.

dienst communicatie 03 778 30 81 communicatie@sint-niklaas.be

SCHEMATISCH

PROJECT CAMPAGNE EVENEMENT

invullen van

neem contact op met dienst communicatie

PROJECTFICHE

invullen van

COMMUNICATIEFICHE overzicht kanalen

MEDIAHANDBOEK 6

mediahandboek Sint-Niklaas

gesprek + advies + opvolging

GOEDE COMMUNICATIE OVER PROJECT, CAMPAGNE OF EVENEMENT

De dienst communicatie biedt ondersteuning

mediahandboek Sint-Niklaas

De dienst communicatie biedt ondersteuning De dienst communicatie is een stadsdienst binnen de cluster dienstverlening van het stadsbestuur. De dienst bestaat uit: • Strategische cel • Grafische cel • Cel reprografie (drukkerij)

STRATEGISCHE CEL De strategische cel houdt zich bezig met het uitstippelen van het communicatiebeleid. De strategische cel coördineert de algemene communicatiekanalen van de stad (bv. website, Stadskroniek, stadstelevisie …). De strategische cel ondersteunt projectcommunicatie en de medewerkers worden vaak ingeschakeld als communicatieverantwoordelijke voor grotere projecten. Ook de huisstijl en het multimediabeheer vallen onder de bevoegdheden van de strategische cel.

Jan Smet

03 778 30 81

communicatieambtenaar Jeroen Aps

jan.smet@sint-niklaas.be 03 778 30 82

deskundige communicatie Tine De Schryver

jeroen.aps@sint-niklaas.be 03 778 30 88

deskundige communicatie Carl Ivens

tine.deschryver@sint-niklaas.be 03 778 33 37

deskundige vrijetijdscommunicatie

carl.ivens@sint-niklaas.be

GRAFISCHE CEL De grafische cel verzorgt de lay-out voor een aantal grotere campagnes en projecten en geeft advies over opmaak van documenten.

CEL REPROGRAFIE (STADSDRUKKERIJ) De cel reprografie zorgt voor het drukwerk van de diensten van stad en OCMW.

Zie ook de ‘Drukcatalogus’, beschikbaar op het intranet.

mediahandboek Sint-Niklaas

Externe communicatie

mediahandboek Sint-Niklaas

1. Schriftelijke communicatie

mediahandboek Sint-Niklaas

EXTERNE COMMUNICATIE 1.

SCHRIFTELIJKE COMMUNICATIE

1.1. AFFICHE Wat? Een affiche (ook wel poster genoemd) wordt opgehangen om een bepaalde boodschap ter kennis te brengen. Op een affiche kan zowel tekst als beelden worden weergegeven. De stad heeft een eigen netwerk om die affiches op te hangen. In de reprografie kan je affiches tot A3-formaat laten maken. Andere (grotere) formaten kan je uitgeven aan een externe drukkerij. Een affiche is interessant als je een sprekend, duidelijk campagnebeeld wil uitvergroten. Wanneer? Je begint best twee maanden voor de start van de activiteit met het ontwerpen van de affiche zodat die op tijd kan worden opgehangen. Hoe? Je maakt je affiche aan in de sjabloonsoftware. Indien je werkt met externe lay-outers, dan neem je eerst contact op met dienst communicatie voor de nodige richtlijnen. Affiches tot A3-formaat worden gedrukt in de reprografie, affiches op A2-formaat moeten extern gedrukt worden. TIP: • • •

Een affiche gebruik je om je campagne te versterken; gebruik liefst een sprekend beeld en niet te veel tekst. Beperk de boodschap tot de essentie: wat, wanneer, waar en ‘meer info’ (bv. website, telefoonnummer of e-mailadres). Een affiche moet voldoende groot zijn om gezien te worden. (bv. Kies voor een A3of A2-affiche, een affiche op A4-formaat heeft niet veel zin.)

1.2. AFFICHEVERSPREIDING 1.2.1. AANPLAKBORDEN Wat? Aanplakborden zijn grote borden op openbare domeinen die je kan terugvinden op interessante plaatsen in de stad. De borden zijn vooral bedoeld om de aandacht te trekken van voetgangers en fietsers. Wanneer? Je brengt minimum vier weken voordat je activiteit plaats vindt de affiche(s) binnen op de dienst communicatie, zodat je evenement in de planning opgenomen kan worden. Hoe? De organisatoren leveren 16 affiches per activiteit af bij de dienst communicatie. Zij zorgen ervoor dat de affiches verdeeld worden op de aanplakborden en prikborden. Per week worden er ongeveer 8 verschillende affiches verdeeld over verschillende locaties. Elke vrijdag rijdt er een ploeg rond die de affiches aanplakt en de borden onderhoudt. 12

mediahandboek Sint-Niklaas

LOCATIES AANPLAKBORDEN 1. Hofstraat, parking stadsschouwburg 2. Noordlaan 3. Vijfstraten, Singel 4. Nieuwe Molenstraat, begin fietswegen 5. Ten Bos, Nieuwkerken (naast kerk) 6. De Ster, ingang kant Brokkelinck

7. 8. 9. 10. 11. 12.

De Witte Molen, parking Sinbad, kant straat Sint-Andriesstraat, De Klavers, Belsele Belseledorp (naast kerk), Belsele Dries, Sinaai Bibliotheek, Hendrik Heymanplein

1.2.2. PRIKBORDEN Wat? Prikborden zijn kurken borden waaraan affiches worden opgehangen. In een aantal publiek toegankelijke stadsgebouwen hangen prikborden op verschillende plaatsen aan de muren. De prikborden vind je terug in sporthallen, bibliotheekfilialen, inkom van het stadhuis ... Die prikborden zijn bedoeld voor bezoekers die de tijd nemen om de aangekondigde boodschap te lezen. Wanneer? Je brengt minimum vier weken vooraf de affiche(s) op de dienst cultuur zodat je evenement in de planning opgenomen kan worden. Hoe? De organisatoren leveren 30 affiches per activiteit af bij de dienst cultuur die vervolgens door de gemeenschapswacht worden verdeeld en later door de diensten op de aanwezige prikborden wordt opgehangen. Per week worden er ongeveer 8 verschillende affiches verdeeld over verschillende locaties. De gemeenschapswacht maakt een plan wanneer die affiches kunnen verdeeld worden. LOCATIES PRIKBORDEN 1. Stadhuis, dienst communicatie 2. Gemeentehuis Nieuwkerken 3. Gemeentehuis Sinaai 4. Cipierage, dienst toerisme 5. Stadhuis, dienst cultuur 6. Stadsschouwburg 7. Vrije ateliers 8. SAMWD 9. SASK 10. SteM Zwijgershoek 11. Museumtheater 12. de Bib, Heymanplein 13. de Bib, Sinaai

14. de Bib, Nieuwkerken 15. de Bib/gemeentehuis Belsele 16. de Bib, Clementwijk 17. Sporthal Nieuwkerken 18. Sporthal Sinaai 19. Sporthal De Klavers, Belsele 20. Sporthal De Witte Molen 21. Sinbad 22. OCMW 23. Welzijnshuis 24. Techniekhuis 25. Odisee mediahandboek Sint-Niklaas

1.2.3. EIGEN NETWERK Wat? Je kan zelf eigen contacten aanspreken om je affiches te laten ophangen bij de jeugdbeweging, winkels, horeca … Wanneer? Spreek je eigen contacten zes weken op voorhand aan, zodat je affiche vier weken voor de activiteit ophangt. Hoe? Spreek je netwerk persoonlijk aan. Mondelinge contacten werken beter dan telefoon of e-mail.

TIP: • •

Hang je affiche op op alle plaatsen waar mensen moeten wachten (bv. frituur, toilet, wachtzaal …). Zorg ervoor dat je affiche ophangt op plaatsen waar je doelpubliek komt (bv. geen affiche voor een jeugdfuif in een seniorenclubhuis).

1.2.4. GEMEENSCHAPSWACHTEN Wat? De gemeenschapswachten verspreiden af en toe affiches bij handelszaken en horeca in het stadscentrum. Zij doen dit enkel wanneer er ruimte is in hun planning. Je bespreekt dit vooraf met dienst communicatie. Wanneer? Een maand voor je evenement of de start van je campagne. Hoe? Bespreek eerst met dienst communicatie of er ruimte is in de planning van de gemeenschapswachten. Indien dit kan, bekijk je zelf welke straten of buurten bedeeld moeten worden en je levert affiches aan. 1.3.

FLYER, FOLDER EN BROCHURE

Wat? Flyers, folders, brochures en magazines zijn communicatiedragers die een of meerdere pagina’s bevatten en op vaste locaties verspreid worden. Deze dragers bevatten meer inhoudelijke informatie over evenementen, campagnes of projecten. Wanneer? De timing van je flyer, folder of brochure is afhankelijk van je communicatieplan. Kijk eerst wat daar is afgesproken. Los van een communicatieplan, zorg er best voor dat je flyer, folder of brochure zes weken op voorhand klaar is. Houd er rekening mee dat het ontwerp en de afwerking in de drukkerij minstens een week in beslag neemt. Hoe? Je kan flyers, folders en brochures in verschillende formaten aanmaken in de sjabloonsoftware. Denk goed na over het formaat dat je nodig hebt voor je begint aan het ontwerp. 14

mediahandboek Sint-Niklaas

Indien je werkt met externe lay-outers, dan neem je eerst contact op met dienst communicatie voor de nodige richtlijnen. 1.4.

FLYER-, FOLDER- EN BROCHUREVERSPREIDING

1.4.1.

UIT IN SINT-NIKLAAS-REK

Wat? De UiT in Sint-Niklaas-rekken zijn gevuld met folders, brochures en flyers over voornamelijk culturele en vrijetijdsactiviteiten. Het UiT in Sint-Niklaas-distributienetwerk is bedoeld voor algemene jaarfolders/overzichtsfolders. In de rekken worden enkel langdurige campagnes opgenomen. De rekken worden dus niet gebruikt voor dagevenementen. Voor de planning en het aftoetsen van de mogelijkheden neem je altijd vooraf contact op met de dienst communicatie, die de bevoorrading van de rekken organiseert. Wanneer? Lever je flyer, folder of brochure vier weken voor de start van de campagne aan bij dienst communicatie. Neem vooraf ook contact op met dienst communicatie om te informeren of er plaats is in de rekken en je drukwerk dus daadwerkelijk kan verspreid worden. Hoe? Bezorg je flyer, folder of brochure in 750 exemplaren. Let er bij flyers en folders op dat deze gedrukt zijn op papier van minimum 120 gram. (Flyers die gedrukt zijn op lichter papier vallen om in de rekken.) In de rekken kan je folders van standaard formaten kwijt (nl. A6, A5 en A4). Eventuele andere formaten vallen te bespreken met dienst communicatie.

LOCATIES FOLDERREKKEN 1. AZ Nikolaas, kant Lodewijk De Meesterstraat 2. AZ Nikolaas, kant Moerlandstraat 3. Stadsschouwburg 4. De Klavers 5. Vrije Ateliers 6. Kasteel Walburg 7. Stadhuis, dienst communicatie 8. Stadhuis, dienst cultuur 9. Bibliotheek, Hendrik Heymanplein 10. Het Punt, Lamstraat 11. Odisee

12. Politie 13. SAMWD 14. SASK 15. Sinbad 16. Siniscoop 17. Sporthal Sinaai 18. Sporthal Nieuwkerken 19. â&#x20AC;&#x2DC;t Bau-huis 20. SteM, Zwijgershoek 21. De Casino

mediahandboek Sint-Niklaas

1.4.2.

BPOST (BUS-AAN-BUS)

Wat? Een bedeling bus-aan-bus op een beperkt deel van het grondgebied (straat, buurt of wijk) wordt uitgevoerd door de gemeenschapswacht. Wanneer een publicatie evenwel in verschillende wijken, in een deelgemeente of op heel het grondgebied moet bedeeld worden, is dit een opdracht voor bpost. Wanneer? Bedelingen via bpost moeten aangevraagd worden via de centrale postplanning. Om zeker te zijn dat een bedeling op de vooraf geplande dagen uitgevoerd wordt, is het aangewezen om vier weken op voorhand de bedeling aan te vragen. Voor een bedeling op heel het grondgebied heeft bpost drie werkdagen de tijd. Hoe? De aanvraag gebeurt digitaal, via de website van bpost. Het stadsbestuur moet vooraf de portkosten betalen. De dienst communicatie regelt de aanvraag en zorgt voor de opvolging. Het is van essentieel belang om de opdracht voor een bedeling tijdig af te spreken met de dienst communicatie. 1.4.3. BEDELING DOOR PRIVÉFIRMA Wat? Bedeling van je drukwerk door een privéfirma is een alternatief voor bedeling via Bpost. Je drukwerk wordt samen met de reclamebladen bus-aan-bus bedeeld. Daarom is deze vorm van bedeling vaak goedkoper dan bpost. Er zijn verschillende firma’s die een dergelijke service aanbieden. Neem contact op met de dienst communicatie als je hierover meer informatie wenst. Wanneer? De planning is afhankelijk van de afspraken in je communicatieplan. Neem in elk geval op tijd contact op met de dienst communicatie om de mogelijkheden te bekijken. Reken er op dat je minstens een maand voor de bedeling afspraken maakt met een firma. Plan de opmaak en het drukken van je drukwerk dus op tijd in. Hoe? De afspraken verschillen van firma tot firma. 1.4.4.

BALIES VIA BODEKAMER

Wat? Via de bodekamer kan je jouw flyer, folder of brochure ook nog intern verspreiden naar diensten met een loket, waar dus publiek komt. De bodekamer bezorgt flyers, brochures of folders aan de verschillende diensten via hun vakjessysteem. In overleg met de dienst communicatie kan je bepalen welke diensten of locaties voor je project nuttig kunnen zijn. Via de bodekamer kan je ook de raadsleden uitnodigen voor je activiteit. Wanneer? De verspreiding van je flyer, folder of brochure hangt af van de afspraken in je communicatieplan. Standaard hou je rekening met een termijn van zes weken. Hoe? Geef je flyer, folder of brochure af in de bodekamer. De bodes verdelen je drukwerk zelf in de vakjes. Voorzie een 400tal exemplaren.

mediahandboek Sint-Niklaas

1.4.5.

EIGEN NETWERK

Wat? Je kan zelf eigen contacten (bv. partnerorganisaties, verenigingen …) aanspreken om je flyers, folders of brochures te verspreiden bij hun doelpubliek of om te helpen met de verspreiding bij de jeugdbeweging, winkels, horeca … Wanneer? Spreek je eigen contacten zes weken op voorhand aan, zodat je flyers, folders en brochures vier weken voor de activiteit verspreid worden. Hoe? Spreek je netwerk persoonlijk aan. Mondelinge contacten werken beter dan telefoon of e-mail. 1.5. PLACEMAT Wat? Een placemat is een onderlegger op liggend A3-formaat, die kan verdeeld worden naar de horeca om een evenement of campagne in de kijker te zetten. Placemats kunnen ook gebruikt worden in bv. woonzorgcentra of op eigen evenementen. Wanneer? Je begint best 2 maanden voor je evenement met het aanmaken van je placemat. Zo heb je voldoende tijd om de placemats te ontwerpen, te drukken en te verspreiden. Hoe? Maak een placemat aan in de sjabloonsoftware. Indien je werkt met externe lay-outers, dan neem je eerst contact op met dienst communicatie voor de nodige richtlijnen. Spreek ook af met dienst communicatie of er ruimte is in de algemene communicatieplanning om een eigen placemat-campagne te voeren. Placemats kunnen gedrukt worden in de reprografie. Je staat zelf in voor de verspreiding van placemats naar de horecazaken. 1.6. BEWONERSBRIEF Wat? Bewonersbrieven zijn een handig en veel gebruikt kanaal om bewoners op de hoogte te houden over stadsgerelateerde communicatie. Een standaard bewonersbrief wordt door de stadsdiensten opgemaakt en door de gemeenschapswachten bus-aan-bus bedeeld in een (deel van een) straat, een wijk of een buurt. Als communicatiemiddel is de bewonersbrief doelgericht en goedkoop. Wanneer? Bijna dagelijks worden er bewonersbrieven bedeeld in de stad. Belangrijk is dat je tijdig communiceert – liefst een week op voorhand. Inwoners moeten de kans krijgen om hun agenda te plannen. Hoe? Een bewonersbrief is een officiële brief van het stadsbestuur met briefhoofd en ondertekend door de stadssecretaris en de burgemeester en/of de bevoegde schepen. Probeer je boodschap kernachtig, duidelijk en zakelijk te formuleren, bij voorkeur op één pagina. Denk daarbij vanuit de positie van de inwoner. De dienst communicatie coördineert de bedeling van bewonersbrieven. Zorg voor voldoende kopieën, via de reprografie, en bewaak je timing.

mediahandboek Sint-Niklaas

Tip: • Gebruik je brief om praktische of functionele informatie tot bij de bewoners te brengen. • De inhoud kan heel uiteenlopend zijn: verkeershinder, openbare werken, evenementen, uitnodigingen ...

1.7. INFOGIDS Wat? De infogids is een lijvige brochure, met een overzicht van alle producten en diensten van het stadsbestuur, aan de hand van een thematische structuur. Zowel het onderwijs, de erediensten, de medische voorzieningen als andere dienstverleningen komen aan bod. Wanneer? De infogids verschijnt in principe om de twee jaar. De huidige editie (2014-2015) werd in het voorjaar 2014 uitgebracht. De volgende editie is gepland tegen begin 2016. Hoe? De samenstelling van de infogids wordt gecoördineerd door de dienst communicatie. Aan alle stadsdiensten wordt bij elke heruitgave gevraagd om up-to-date gegevens aan te leveren. De gids wordt bij het verschijnen bus-aan-bus in de stad bedeeld en daarna twee jaar lang nog bezorgd aan de nieuwe inwoners. 1.8.

PROMOTIEBORD - SCHUIFBORD

Wat? Een promotiebord is een houten inschuifpaneel met communicatie over grote campagnes of evenementen. Het gaat om inschuifpanelen die in een houten structuur komen, op acht centrale locaties op het Sint-Niklase grondgebied. Een promotiebord dient om de automobilisten die de stad binnenrijden of snelle voorbijgangers te bereiken. Met schuifborden kan je de herkenbaarheid van een campagne vergroten door eenzelfde beeld te gebruiken dat ook verschijnt op bv. een affiche, brochure, flyer ... Wanneer? Het gebruik van de promotieborden maakt deel uit van het communicatieplan dat je hebt uitgeschreven voor een project. Voor je begint met het aanmaken van een bord, neem je best contact op met de dienst evenementen. Zij kijken na of er ruimte is in de inschuifpanelen om jouw bord te plaatsen. Je kan een schuifbord al maanden vooraf laten maken bij dienst belettering, waarna de schuifborden kort voor het evenement worden geplaatst. Bezorg je bord minimum 8 weken voor je evenement aan de dienst belettering. Hoe? Elk promotiebord heeft een vast formaat, nl. 2,50 m x 0,60 m. De organiserende dienst betaalt en bezorgt zelf de borden. Je kan een ontwerp binnen de huisstijl aanmaken in de sjabloonsoftware. De hoge resolutie-pdf bezorg je bij dienst belettering. Spreek vooraf even af met dienst belettering of er ruimte is in de werkplanning en met dienst feestelijkheden (Aurore Semail) of er ruimte is in de houten structuren. De dienst belettering print je ontwerp op het juiste formaat en zorgt voor de plaatsing van de borden.

mediahandboek Sint-Niklaas

LOCATIES PROMOTIEBORDEN - SCHUIFBORDEN 1. Koningin Astridlaan, t.h.v. Koningin Fabiolapark 2. Sinbad (x2) 3. Hendrik Heymanplein (x2) 4. Vijfstraten, Singel 5. Hofstraat, parking stadsschouwburg 6. Belseledorp (naast kerk), Belsele (x2)

7. 8. 9. 10. 11.

Sint-Andriesstraat, De Klavers, Belsele Dries, Sinaai Ten Bos, Nieuwkerken (naast kerk) Kruispunt Ster - N70, Nieuwkerken Kerk, Puivelde

1.9. STADSKRONIEK Wat? De Stadskroniek is het informatieblad van de stad Sint-Niklaas. Om de twee maanden brengt deze publicatie informatie over belangrijke beslissingen van het college en de gemeenteraad in korte, bevattelijke artikels. Ook nieuws over het stadsleven in het algemeen krijgt in het blad een plaats. De oplage bedraagt ca. 40.000 ex. De Stadskroniek wordt door bpost bus-aan-bus bedeeld in de stad, zit in displays in tal van openbare gebouwen en wordt ook verstuurd aan een 300-tal abonnees van buiten de stad. In het hart van de Stadskroniek zit de publicatie ‘UiT in Sint-Niklaas’, met een overzicht van het vrijetijdsaanbod uit de UiT-databank voor de komende periode. Wanneer? De Stadskroniek verschijnt zeven keer per jaar en volgt dit publicatieschema:

NUMMER

VERSCHIJNINGSDATUM

DEADLINE VOOR

Januari-februari

1 JANUARI

TEKSTEN 1 DECEMBER

Maart-april

1 MAART

1 FEBRUARI

Mei-juni

1 MEI

1 APRIL

Zomernummer

20 JUNI

1 JUNI

Onderwijsnummer

15 AUGUSTUS

1 JULI

September-oktober

1 SEPTEMBER

1 AUGUSTUS

November-december

1 NOVEMBER

1 OKTOBER

mediahandboek Sint-Niklaas

Hoe? De redactieraad, onder leiding van de burgemeester, bepaalt de inhoud van elk nummer op basis van een bundeling van artikels, voorbereid door de communicatieambtenaar. De Stadskroniek staat open voor alle diensten. Met vragen over de inhoud, de vorm en de stijl van de artikels die je wil aanleveren kan je altijd terecht bij de dienst communicatie. Teksten (zonder opmaak) en beelden worden apart naar hen doorgestuurd. 1.10.

UIT IN SINT-NIKLAAS MAGAZINE

Wat? UiT in Sint-Niklaas is een tweemaandelijkse agenda waarin cultuur- en vrijetijdsactiviteiten in onze stad, georganiseerd door erkende verenigingen, worden gepromoot. Het magazine verschijnt bus-aan-bus als bijlage bij de Stadkroniek en is terug te vinden op diverse publieksgerichte locaties in de stad. In het magazine vind je een chronologisch overzicht van diverse vrijetijdsactiviteiten. UiT in Sint-Niklaas is gebaseerd op de UiTdatabank van CultuurNet Vlaanderen – een online databank waarin informatie over evenementen wordt ingevoerd. Het doel van de UiTdatabank is om het cultuur- en vrijetijdsaanbod in Vlaanderen op een meer effectieve en gecoördineerde manier bekend te maken en te promoten. Uit de UiTdatabank worden activiteiten gefilterd die plaats vinden in Sint-Niklaas en georganiseerd worden door erkende verenigingen. Een selectie van deze activiteiten krijgt een plaats in het tweemaandelijkse UiT in Sint-Niklaas-magazine. Vormingen en cursussen komen niet in het magazine, maar alle activiteiten verschijnen wel automatisch op de website www. uitinsint-niklaas.be. (Zie ook: 2.7.4. UiT in Sint-Niklaas website.) Op 21 locaties in de stad staan UiT in Sint-Niklaas-rekken met folders en brochures over het vrijetijdsaanbod in onze stad. (Zie ook: 1.6.1. UiT in Sint-Niklaas rek) Wanneer? De papieren versie van UiT in Sint-Niklaas komt om de twee maanden uit. Een paar weken voor het drukken van de papieren versie ontvangen de verantwoordelijken op de verschillende diensten en de verenigingen een e-mail met herinnering voor het doorgeven van nieuwe evenementen. De deadline voor het aanleveren van informatie moet strikt nageleefd worden. Voer je activiteit in zo gauw je deze plant – later kan je de informatie nog aanvullen. Zo mis je de deadlines niet.

NUMMER

VERSCHIJNINGSDATUM

DEADLINE VOOR

Januari-februari

1 JANUARI

TEKSTEN 25 NOVEMBER

Maart-april

1 MAART

25 JANUARI

Mei-juni

1 MEI

1 MAART

Juli-augustus

20 JUNI

25 MEI

September-oktober

1 SEPTEMBER

25 JULI

November-december

1 NOVEMBER

25 SEPTEMBER

mediahandboek Sint-Niklaas

Hoe? Alle verenigingen die in de stad actief zijn, kunnen promotie maken door hun activiteiten in te voeren op de website www.uitdatabank.be. De organisatoren zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de activiteit. Ze kunnen hun eigen gegevens beheren en zelf aanpassingen doen. Organisaties kunnen zelf voorstellen doen om hun activiteit als kaderstuk in de UiT in Sint-Niklaas te zetten. In de eindredactie wordt bekeken wat mogelijk is. 1.11. OH-MAGAZINE Wat? Het Oh-magazine is een viermaandelijks stadsmagazine, dat regionaal verspreid wordt. Het Oh-magazine telt 16 paginaâ&#x20AC;&#x2122;s en bevat geen advertenties. In het Oh-magazine vind je een mix van aantrekkelijke beelden met korte teksten rond de beleving van het kernwinkelgebied. Er is ruimte voor artikels en informatie over winkelwandelen, horeca, ambachtelijke en speciaalzaken, groene ruimte en openbaar domein, aan shoppen verwante events, cultuur, themamarktjes, concerten, pop-upwinkels, creatieve ateliers â&#x20AC;Ś Daarbij wordt er gewerkt met vaste rubrieken, zoals voorwoord, winkeltopdagen, portret, bijzondere plekken om te ontdekken, de route, de nieuwkomer, straatpraat, het recept, kortweg en de wedstrijd. Wanneer? Het Oh-magazine verschijnt viermaandelijks, in februari, juni en september.

NUMMER

VERSCHIJNINGSDATUM

DEADLINE VOOR

Februari

22 FEBRUARI

TEKSTEN 20 JANUARI

Juni

13 JUNI

9 MEI

September

10 SEPTEMBER

1 AUGUSTUS

Hoe? Bezorg je suggesties voor het Oh-magazine op tijd aan de dienst communicatie. De redactieraad beslist welke items kunnen opgenomen worden in de volgende editie.

1.12.

VLAGGEN EN BANIEREN

1.12.1. BANIER Wat? Banieren zijn vlaggen die aan twee zijden van de verlichtingspalen hangen. Aan 41 verlichtingspalen in de stadskern (Hofstraat, Plezantstraat, Parklaan en Grote Markt) hangen dubbele stadspromotionele banieren. Ze maken meestal deel uit van het communicatieplan voor belangrijke stadsprojecten of speerpunten van de stadspromotie. De kostprijs bedraagt 3.000 EUR per campagne. De banieren zijn specifiek gericht op automobilisten die de stad inrijden, busgebruikers en wandelaars. Wanneer? mediahandboek Sint-Niklaas

Het college bepaalt jaarlijks de thema’s van deze banieren, op basis van een voorstel van de dienst communicatie. De vaste thema’s zijn de ‘Vredefeesten’, ‘Stad van de Sint’ en ‘Sint-Niklaas wintert’. Banieren voor een campagne sieren meerdere weken de stadskern. Hoe? De opmaak voor de banieren gebeurt via de sjabloonsoftware. Je bezorgt je hoge resolutie-pdf (formaat 80 x 250 cm) aan de dienst communicatie. Zij spreken verder af met de firma die instaat voor het drukken en ophangen van de banieren. Aantal • 82 (41 x 2) Specificaties • B x H: 80 x 250 cm • HR-pdf • CMYK Prijs zonder opmaak • 3.000 EUR per campagne Plaatsen • Hofstraat • Plezantstraat • Parklaan • Grote Markt Planning • dienst communicatie, een half jaar tot een jaar vóór een campagne

1.12.2. SPIRAALVLAG Wat? In de stadskern staan een 50-tal vaste vlaggenmasten voor spiraalvlaggen. Deze spiraalvlaggen kunnen gebruikt worden om een evenement of een ander stadsproject te promoten, om het publiek te sensibiliseren rond een bepaald thema of om sponsors te bedienen in het kader van de communicatiereturn. Vlaggen zijn pas mogelijk wanneer een groot project wordt georganiseerd of wanneer een project over meerdere jaren loopt. Het budget voor het vlaggennetwerk is ongeveer 1.500 EUR. Spiraalvlaggen zijn vooral gericht op pendelaars, automobilisten, wandelaars op de Grote Markt en op het Stationsplein. Wanneer? Afhankelijk van de doelstelling en het thema, kan een vlag enkele dagen tot enkele weken opgehangen worden. Neem 3 maanden voor je activiteit contact op met de dienst communicatie om te informeren of er ruimte is in de planning. Bij grote evenementen verschijnen de vlaggen 6 weken op voorhand in het straatbeeld. Hoe? De keuze van de vlaggen en de verdeling over de beschikbare vlaggenmasten wordt in een planningskalender bij dienst communicatie beheerd. Al naargelang de beschikbaarheid kan een campagne daarin worden opgenomen. Neem het gebruik van vlaggen op in je communicatieplan.

mediahandboek Sint-Niklaas

Aantal • 50 Specificaties • B x H: 100 x 250 cm • HR-pdf • CMYK Prijs zonder opmaak • 1.500 EUR (50) Plaatsen • Grote Markt • Stationsplein • Kruispunt Driekoningen • Kruispunt Onze-Lieve-Vrouweplein Planning • dienst communicatie en dienst feestelijkheden, 3 maanden voor de start van je activiteit of campagne

1.12.3. MIDDENSTRAATVLAG Wat? Een middenstraatvlag is een vlag die dwars boven de straat hangt in een aantal straten in het centrum van de stad. Middenstraatvlaggen hebben een formaat van 400 x 150 cm. Hierdoor vallen middenstraatvlaggen goed op voor winkelende mensen en het voorbijgaande voetgangers- en fietsersverkeer. Wanneer? De middenstraatvlaggen volgen een planning, die afgestemd wordt tussen de diensten communicatie en economie. Neem 3 maanden voor de start van je campagne of je activiteit contact op met de dienst communicatie om te informeren of er ruimte is in de planning. Bij grote evenementen (bv. Vredefeesten) verschijnen de vlaggen soms al twee maanden op voorhand in het straatbeeld. Hoe? De keuze van de vlaggen en de verdeling over de beschikbare middenstraatvlaggen wordt in een planningskalender bij dienst communicatie beheerd. Al naargelang de beschikbaarheid kan een campagne daarin worden opgenomen. Neem het gebruik van vlaggen op in je communicatieplan. Aantal • 48 Specificaties • B x H: 400 x 150 cm • HR-pdf of .eps mediahandboek Sint-Niklaas

• Kleur : Pantone Coated kleuren (geen tinten in CMYK) Prijs zonder opmaak • Op aanvraag Plaatsen • Stationsstraat 16 • Nieuwstraat 8 • Parkstraat 2 • OLVrouwstraat 2 • Kokkelbeek 7 • Ankerstraat 7 • Regentiestraat 4 • Casinostraat 2 Planning • dienst communicatie en dienst economie

1.12.4. KLASSIEKE VLAG Wat? Een klassieke vlag is een vlag van 200 x 150 cm (of een ander formaat volgens de verhouding 1 x 2/3). Klassieke vlaggen kunnen opgehangen worden aan vlaggenmasten op de openbare weg of aan bepaalde stadsgebouwen. De klassieke vlag valt op voor automobilisten, busgebruikers, pendelaars, wandelaars op de Grote Markt, maar in mindere mate voor winkelende mensen. Wanneer? Neem 3 maanden voor je activiteit contact op met de dienst communicatie om te informeren of er ruimte is in de planning. Hoe? De keuze van de vlaggen en de verdeling over de beschikbare vlaggenmasten wordt in een planningskalender bij dienst communicatie beheerd. Al naargelang de beschikbaarheid kan een campagne daarin worden opgenomen. Neem het gebruik van vlaggen op in je communicatieplan. Aantal • 49 Specificaties • B x H: 200 x 150 cm (richtwaarde, andere afmetingen te bespreken) • HR-pdf • CMYK Prijs zonder opmaak • 1.700 EUR (50) Plaatsen • Grote Markt (25) 24

mediahandboek Sint-Niklaas

• Hofstraat (6) • Stationsplein (6) • Onze-Lieve-Vrouweplein (4) • Vijfstraten (4) • N70, ter hoogte van zwembad (4) Planning • dienst communicatie en dienst feestelijkheden

1.13. BANNERS & SPANDOEKEN 1.13.1. BUSBANNER Wat? Een busbanner is een advertentievorm die op bussen van De Lijn worden geplaatst. De dienst communicatie verzorgt de contacten met de reclameregie van De Lijn. Er is keuze uit een groot aantal formaten, tarieven en buslijnen, die je bij de dienst communicatie kan navragen. Dit medium geeft een grote zichtbaarheid, maar is duur. Ook de specifieke opmaak is een extra kost. Wanneer? Het gebruik van busbanners moet opgenomen zijn in een communicatieplan voor de promotie van een project met (boven)regionale uitstraling. Neem ten laatste twee maanden voor je activiteit contact op met dienst communicatie voor de opstart van je busbanner-campagne. De campagne loopt best vanaf twee weken voor je activiteit. Hoe? Wanneer je een busbanner wil opnemen in je communicatieplan, kan je daarvoor contact opnemen met de dienst communicatie. 1.13.2. HERASBANNER Wat? Herasbanners zijn banners die specifiek gemaakt zijn op het formaat van een Herashek (3,4 x 1,76 m). Deze banners worden gebruikt om aan Herashekken te hangen die op evenementen staan, om zo promotie te maken voor het evenement zelf, of voor komende evenementen of campagnes. Wanneer? Als je je banners zelf ontwerpt, reken dan voor ontwerp en afspraken met dienst communicatie een tweetal weken. Wil je je banners door de grafische cel bij dienst communicatie laten ontwerpen, informeer dan minstens vier weken op voorhand of er ruimte is in de planning. Druk en levering door firma’s gebeurt in het algemeen binnen de 5 werkdagen. Hoe? Herasbanners worden aangemaakt in de huisstijl van de stad. Maak een ontwerp voor je Herasbanner aan in mediahandboek Sint-Niklaas

samenspraak met de dienst communicatie. Je kan bij verschillende firma’s terecht om Herasbanners te drukken. Reken op een kostprijs van minimum 80 EUR voor één exemplaar. Herasbanners worden goedkoper als je meerdere exemplaren bestelt. 1.13.3. NADARBANNER Wat? Nadarbanners zijn banners die specifiek gemaakt zijn op het formaat van een Nadarhek (2,2 x 0,75 m). Deze banners worden gebruikt om aan Nadarhekken te hangen die op evenementen staan, om zo promotie te maken voor het evenement zelf, of voor komende evenementen of campagnes. Wanneer? Als je je banners zelf ontwerpt, reken dan voor ontwerp en afspraken met dienst communicatie een tweetal weken. Wil je je banners door de grafische cel bij dienst communicatie laten ontwerpen, informeer dan minstens vier weken op voorhand of er ruimte is in de planning. Druk en levering door firma’s gebeurt in het algemeen binnen de 5 werkdagen. Hoe? Nadarbanners worden aangemaakt in de huisstijl van de stad. Maak een ontwerp voor je Nadarbanner aan in samenspraak met de dienst communicatie. Je kan bij verschillende firma’s terecht om Nadarbanners te drukken. Reken op een kostprijs van minimum 30 EUR voor één exemplaar. Nadarbanners worden goedkoper als je meerdere exemplaren bestelt. 1.13.4. SPANDOEK Wat? Spandoeken bestaan in verschillende soorten en formaten. Je kan ze gebruiken om op te hangen aan een gebouw of bij een evenement. Wanneer? Als je je banners zelf ontwerpt, reken dan voor ontwerp en afspraken met dienst communicatie een tweetal weken. Wil je je banners door de grafische cel bij dienst communicatie laten ontwerpen, informeer dan minstens vier weken op voorhand of er ruimte is in de planning. Druk en levering door firma’s gebeurt in het algemeen binnen de 5 werkdagen. Hoe? Banners worden aangemaakt in de huisstijl van de stad. Maak een ontwerp voor je banner aan in samenspraak met de dienst communicatie. Je kan bij verschillende firma’s terecht om banners te drukken. De prijs is afhankelijk van het formaat, de materiaalsoort en de afwerking. Reken toch op een kostprijs van minimum 25 EUR voor één exemplaar. Herasbanners worden goedkoper als je meerdere exemplaren bestelt. TIP: Verschillende firma’s maken en bedrukken spandoeken. Neem contact op met dienst communicatie voor advies en offertes. Het is altijd interessant om even prijzen en leveringstermijnen te vergelijken.

mediahandboek Sint-Niklaas

2. Audiovisuele en digitale communicatie

mediahandboek Sint-Niklaas

EXTERNE COMMUNICATIE 2.

AUDIOVISUELE EN DIGITALE COMMUNICATIE

2.1. BEELDBANK Wat? De beeldbank is een softwaretoepassing voor het beheer van multimediabestanden (foto’s, video’s …). Je slaat er je foto’s en videobestanden in op, voegt metadata toe en deelt ze eventueel met collega’s, andere diensten of buitenstaanders. De toepassing heeft een intern beheersluik en een webgedeelte, bereikbaar via www.sint niklaas.debeeldbank.be, waarop beelden gedeeld kunnen worden met het grote publiek. De foto’s uit de beeldbank kan je gebruiken in folders, flyers, brochures, affiches … Wanneer? De beeldbank kan op elk moment aangevuld worden met nieuwe foto’s die tijdens een gelegenheid worden genomen. De beelden worden best zo snel mogelijk tijdens of na het evenement op de beeldbank geplaatst. Zo zijn er steeds actuele foto’s ter beschikking voor promotie en publicaties. Hoe? Per dienst kan een dienstbeheerder met een login via de beheersmodule foto’s toevoegen aan de beeldbank. De andere dienstleden kunnen de beelden doorzoeken en downloaden in lage resolutie. Indien er op je dienst geen dienstbeheerder is die op de beeldbank foto’s kan plaatsen, neem je best even contact op met de dienst communicatie. Zie ook de ‘Handleiding beeldbank’, beschikbaar op het intranet.

2.2.

DIGITALE DISPLAY

Wat? Een digitale display is een televisiescherm waarop promotionele of informatieve boodschappen kunnen worden vermeld. Je vindt die digitale displays bij de hoofdingangen van enkele stedelijke gebouwen: stadhuis, SAMWD, stadsschouwburg, zwembad, Vrije Ateliers en bibliotheek. Op deze displays worden nieuwsberichten en algemene informatie over bijvoorbeeld vergaderzalen en sluitingsdagen getoond. De berichten lopen in een carrousel tijdens de openingsuren van het gebouw. De dienst communicatie staat in voor de algemene regie van de digitale displays. Per locatie hebben de betrokken diensten eigen beheerders die de displays voeden met berichten. Wanneer? Communicatie via digitale displays maakt deel uit van de communicatieplanning van een project. Maak een oplijsting van de berichten die je wil publiceren inclusief timing. Berichten verschijnen best ten vroegste twee weken voor de aan te kondigen activiteit. Hoe? Neem je communicatie via digitale displays op in je communicatieplan en bezorg je berichten tijdig aan de dienst communicatie via het 28

mediahandboek Sint-Niklaas

mailadres displays@sint-niklaas.be. Een medewerker van de dienst communicatie zorgt dan voor publicatie op de displays. Voor meer technische informatie over de displays kan je contact opnemen met dienst ICT. 2.3. NIEUWSBRIEF Wat? Een nieuwsbrief is een overzicht met algemene nieuwsberichten. De dienst communicatie verstuurt wekelijks een algemene elektronische nieuwsbrief naar meer dan 2.000 abonnees. Verschillende diensten van de stad Sint-Niklaas versturen daarnaast maandelijks thematische nieuwsbrieven naar een eigen ledenbestand. Wanneer? Nieuwsbrieven hebben best een vaste periodiciteit. De algemene stedelijke nieuwsbrief verschijnt wekelijks. Nieuwsbrieven van stedelijke diensten verschijnen meestal maandelijks. Je kan in uitzonderlijke gevallen een speciale editie versturen die afwijkt van de gebruikelijke frequentie. Overdrijf hier echter niet mee! Je mails kunnen bestempeld worden als spam indien je ze te vaak of onregelmatig verstuurt. Hoe? Nieuwsbrieven maak je aan via de stedelijke website www.sint-niklaas.be. Je kan je nieuwsbrief opvullen met online nieuwsberichten of je kan een eigen tekst aanmaken via de editor. Stad Sint-Niklaas gebruikt het mail marketing systeem ‘Interspire’ voor het verzenden van nieuwsbrieven. Zo voorkomen we dat onze mails in een spamfilter terechtkomen en belasten we het stedelijke netwerk niet nodeloos.

2.4.

ONLINE BANNER

Wat? Een online banner is een afbeelding (met eventueel tekst) die kan worden gebruikt om je project online in de kijker te zetten. Banners worden zowel op de website, als op de sociale media gebruikt. Bij het klikken op de banner op de stedelijke website word je naar de campagnesite doorverwezen. Wanneer? Communicatie via online banners maakt deel uit van de communicatieplanning van een evenement. Je plaatst je banners liefst online bij de start van een bepaalde campagne, wanneer ook de andere media in het straatbeeld verschijnen. Hoe? Elk kanaal heeft zijn eigen specifiek bannerformaat. Op het intranet kan je de verschillende formaten terugvinden. In de sjabloonsoftware kan je banners voor website en sociale media aanmaken in de huisstijl. Zie ook de ‘Handleiding website’, beschikbaar op het intranet.

mediahandboek Sint-Niklaas

2.5. E-MAILBANNER Wat? Een e-mailbanner is een afbeelding (met eventueel tekst) die kan worden gebruikt om je evenement, project of campagne online in de kijker in elke e-mail die je verstuurt. E-mailbanners hebben een vast formaat, nl. ... op ... . De afbeelding is bewust erg klein, zodat de grootte van je e-mailbestanden beperkt blijft. Je voegt deze e-mailbanner toe onder je handtekening in een e-mail. Via een hyperlink kan je mensen die op je e-mailbanner klikken doorverwijzen naar een website. Wanneer? Je kan een e-mailbanner gebruiken vanaf een tweetal-drietal weken voor de start van je project of campagne, of voor je evenement. Vraag ook aan collega’s om de banner in te stellen. Hoe? Je maakt een e-mailbanner aan via de sjabloonsoftware. Open Outlook. Kies onder ‘Extra’ > ‘Opties’ > ‘E-mailindeling’ > ‘Handtekeningen’. Voeg onderaan je e-mailhandtekening de e-mailbanner in als afbeelding. Klik op de ingevoegde afbeelding en voeg de hyperlink in waarnaar je wil verwijzen. 2.6.

SOCIALE MEDIA

Wat? Sociale media is een verzamelbegrip voor online platformen waar gebruikers met elkaar interactie kunnen voeren. Stad Sint-Niklaas heeft algemene accounts op de sociale netwerken Facebook, Twitter, LinkedIn en YouTube. Enkele diensten en projectgroepen hebben omwille van hun uitgesproken eigenheid ook een eigen Facebook-pagina. De leden van de werkgroep sociale media van de dienst communicatie zijn hoofdbeheerder van alle stedelijke sociale netwerkprofielen en pagina’s. De dienst communicatie heeft een sociale media-strategie, do’s en dont’s op sociale media en een handboek voor het gebruik van Facebook en Twitter voor werkdoeleinden. Op Youtube worden filmpjes geplaatst die later via Facebook en Twitter worden gedeeld. Onderaan de website staat een tweetbox met de laatste tweets en links naar Facebook en Twitter. Wanneer? Communicatie via sociale media maakt deel uit van de communicatieplanning van een project, behalve voor de algemene profielen die beheerd worden door de dienst communicatie. Volg duidelijk de afspraken uit je communicatieplan en overleg waar nodig met de dienst communicatie. Hoe? De dienst communicatie geeft advies op alle vragen over sociale media. Wanneer je overweegt om een nieuwe Facebook-pagina aan te maken, neem je daarvoor eerst contact op met de dienst communicatie. De aanvraag voor een eigen pagina op een sociale netwerksite leg je nadien ter goedkeuring voor aan het college, met advies van de dienst communicatie. Indien je aanvraag wordt goedgekeurd, dan maakt de dienst communicatie het nieuwe sociale netwerkprofiel aan in overleg met je dienst. De dienst communicatie onderhoudt de algemene kanalen van de stad Sint-Niklaas. Andere pagina’s worden door de dienst zelf onderhouden volgens vaste afspraken en een vooropgestelde planning. Meer informatie over het beheer van de sociale media kan je in het dossier sociale media terugvinden. Zie ook de ‘Handleiding sociale media’, beschikbaar op het intranet.

mediahandboek Sint-Niklaas

2.7. STADSTELEVISIE Wat? Stadstelevisie is een onderdeel van de uitzending van TV Oost met nieuws over de stad Sint-Niklaas. TV Oost zorgt voor de uitzending van twee à drie items per week in het programma ‘Kleurrijk Oost Vlaanderen’, dat heel de avond in een lus na het journaal wordt uitgezonden. Eén item duurt ca. 90 seconden. De stadstelevisie zit in de standaard mediamix van de stad voor projecten en activiteiten die ook een publiek van buiten de stad kunnen aantrekken of boeien. De filmpjes komen rechtstreeks op YouTube en vervolgens is er een link met de filmpjes naar de website. Wanneer? Het stadsnieuws kan uitgezonden worden in ‘Kleurrijk Oost-Vlaanderen’ op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag. In het weekend is er een compilatie te zien. Elk uitgezonden item kan vanaf de dag nadien herbekeken worden op de website van de stad, bij ‘Stad in beeld’. Hoe? De dienst communicatie legt om de twee weken de items voor de stadstelevisie voor aan het college. Voorstellen van andere diensten kunnen vier weken op voorhand gestuurd worden naar de dienst communicatie. Zie ook de ‘Handleiding website’, beschikbaar op het intranet.

2.8. WEBPROJECTEN 2.8.1.

STEDELIJKE WEBSITE

Wat? De algemene website van stad Sint-Niklaas kan je raadplegen op www.sint-niklaas.be. De website is een van onze belangrijkste communicatiekanalen en bereikt dagelijks meer dan 2.000 unieke bezoekers. De website is hoofdzakelijk gericht op inwoners, bedrijven en toeristen. Communicatie verloopt grotendeels via online pers- en nieuwsberichten. Webberichten verschijnen vaak ook op onze sociale netwerkprofielen. Wanneer? De publicatie van pers- en nieuwsberichten gebeurt best ten vroegste twee weken voor de aan te kondigen activiteit. Online berichten hebben een erg vluchtig karakter. Je bericht wordt gegarandeerd bedolven onder nieuwere berichten indien je het te vroeg publiceert. Meer info over persberichten onder het hoofdstuk Pers. Hoe? Iedere webredacteur kan pers- en nieuwsberichten publiceren. Je kan een aanvraag versturen naar webmaster@sintniklaas.be om webredacteur te worden. 2.8.2. DEELSITE Wat? mediahandboek Sint-Niklaas

Een deelsite is een aparte website van een stadsdienst. Er zijn momenteel een vijftal deelsites die een onderdeel zijn van onze website. De url’s volgen het model: http://naamdeelsite.sint-niklaas.be. Een deelsite gebruikt dezelfde motor en heeft dezelfde kenmerkende stijl als de website. De eigen vormgeving en navigatiestructuur maken echter dat een deelsite vaak gezien wordt als een afzonderlijke website. De verschillende deelsites zijn: • Bibliotheek http://bib.sint-niklaas.be • Jeugddienst http://jeugd.sint-niklaas.be • OCMW http://www.ocmwsint-niklaas.be • Stedelijke Academie voor Muziek, Woord en Dans http://samwd.sint-niklaas.be • Stedelijke musea http://musea.sint-niklaas.be Communicatie verloopt hoofdzakelijk via online pers- en nieuwsberichten. Deze twee types berichten zijn quasi identiek. Online berichten komen ook op de sociale netwerkpagina’s van de dienst die bevoegd is voor de deelsite (indien van toepassing). Bepaalde berichten die op de deelsites staan, kunnen ook direct op de algemene website weergegeven worden. Wanneer? De publicatie van pers- en nieuwsberichten gebeurt best ten vroegste twee weken voor de aan te kondigen activiteit. Online berichten hebben een erg vluchtig karakter. Je bericht wordt gegarandeerd bedolven onder nieuwere berichten indien je het te vroeg publiceert. Meer info over persberichten onder het hoofdstuk ‘journalistieke communicatie’. Hoe? Iedere webredacteur kan pers- en nieuwsberichten publiceren. Je kan een aanvraag versturen naar webmaster@sint-niklaas.be om webredacteur te worden. Zie ook de ‘Handleiding website’, beschikbaar op het intranet.

2.8.3. CAMPAGNESITE Wat? Een campagnesite is een website van tijdelijke aard die kan ingezet worden bij een grote campagne. De stad Sint-Niklaas ontwikkelde een eigen platform voor campagnesites. Zo kunnen we met relatieve eenvoud nieuwe websites lanceren tegen een lage kostprijs. De campagnesites kunnen voor de start van de campagne opnieuw hernomen worden. Voorbeelden van campagnesites zijn: • Vredefeesten http://www.vredefeesten.be • Stad van de Sint http://www.stadvandesint.be • Sint-Niklaas Wintert http://www.sintniklaaswintert.be • Solidair Sint-Niklaas http://www.solidairsintniklaas.be • … 32

mediahandboek Sint-Niklaas

Wanneer? Campagnesites passen binnen de communicatieplanning van een project. Neem zeker 4 maanden voor de start van je project contact op met de dienst communicatie. De dienst communicatie bekijkt in overleg met de stuurgroep van het project of de inzet van een campagnesite te verantwoorden is, aangezien de grote impact op het dagelijks werk. De website kan je al enkele maanden voor de effectieve campagne aanvullen met nieuwe informatie. Hoe? De stuurgroep van het project wint advies in bij de dienst communicatie over de inzet van een campagnesite. De stuurgroep neemt de keuze voor een campagnesite expliciet op in het communicatieplan van het project en in de initiële collegenota over het project. Daarnaast kan de dienst zelf de campagnesite aanvullen met informatie. De lay-out van de campagnesites kan je uitbesteden aan een extern grafisch vormgever. 2.8.4. UIT IN SINT-NIKLAAS WEBSITE Wat? De UiT in Sint-Niklaas website is de online tegenhanger van het UiT in Sint-Niklaas magazine. Op www.uitinsintniklaas.be vind je steeds de meest up-to-date vrijetijdsagenda van onze stad. Bezoekers vinden er honderden activiteiten van de meer dan 900 erkende verenigingen in onze stad. Aan de hand van een aantal categorieën en zoekfilters kunnen bezoekers activiteiten verfijnen tot een selectie op hun maat. Op www.uitinsint-niklaas.be worden alle activiteiten op het grondgebied van de stad getoond, ook de cursussen en vormingen. Wanneer? Voeg je activiteit liefst zo snel mogelijk toe. Zo komt je activiteit misschien ook nog in het papieren UiT in Sint-Niklaas-magazine. Meer informatie over de deadlines vind je onder het punt ‘UiT in Sint-Niklaas magazine’. Deadline gemist? Voeg je activiteit sowieso nog toe op www.uitinsint-niklaas.be. Je kan de informatie nog aanvullen of aanpassen tot de dag van de activiteit zelf. Hoe? Voer je activiteit in op de website www.uitdatabank.be. Organisatoren zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de activiteit. Ze kunnen hun eigen gegevens beheren en zelf aanpassingen doen. Je activiteit komt automatisch ook op www.uitinsint-niklaas.be.

mediahandboek Sint-Niklaas

3. Journalistieke communicatie (pers)

mediahandboek Sint-Niklaas

EXTERNE COMMUNICATIE 3.

JOURNALISTIEKE COMMUNICATIE (PERS)

3.1. ADVERTENTIE Wat? Advertenties in kranten en tijdschriften zoals ‘Rondom’ en ‘De Streekkrant’ zijn belangrijk als persmedium omdat die de persberichten overnemen. Zij ontvangen onze online persberichten en plaatsen die in het advertentieblad. Je kan ook betaaladvertenties plaatsen in de advertentiebladen. Wanneer? Advertentiebladen verschijnen wekelijks. Om de deadlines te halen is het noodzakelijk een termijn van twee weken te respecteren bij het versturen van berichten. Hoe? De advertentiebladen zitten in het mailbestand van de dagelijkse digitale persnieuwsbrief van het stadsbestuur. 3.2. PERSBERICHT Wat? Een persbericht is een korte informatieve nota, die aan de journalisten wordt meegegeven bij een persconferentie. Dagelijks wordt er een e-mail met persberichten naar lokale redacties van radio’s, kranten en online nieuwssites gestuurd. De persberichten die in de e-mail staan, komen ook online op de website van de stad. Wanneer? Dagelijks vertrekt er vanuit de dienst communicatie een digitale persnieuwsbrief, waarin alle persberichten voor de journalisten opgenomen worden. Hoe? Persberichten worden door de diensten online op de website van de stad opgemaakt. Maak je persbericht niet te lang en geef het een duidelijke structuur. Plaats de essentiële boodschap (wat, wanneer, waar, wie) bovenaan en maak vlotte, heldere teksten, die de journalisten gemakkelijk kunnen opnemen. De communicatieambtenaar valideert de aangemaakte persberichten en publiceert ze op de website. Daarna verstuurt de dienst communicatie de berichten naar de journalisten via de digitale persnieuwsbrief. Zie ook de ‘Handleiding persberichten’, beschikbaar op het intranet.

3.3. PERSCONFERENTIE Wat? Een persconferentie is een bijeenkomst die wordt belegd om journalisten over een bepaald onderwerp te informeren. Regelmatig worden journalisten door het stadsbestuur uitgenodigd voor een persconferentie. Bij die gelegenheid wordt een project of initiatief van de stad grondig toegelicht en krijgen journalisten de mogelijkheid om vragen te stellen.

mediahandboek Sint-Niklaas

Wanneer? Enkele keren per week worden de regionale perscorrespondenten, in het stadhuis of op locatie, uitgenodigd voor een persconferentie van het stadsbestuur. Daarbij wordt een vaste procedure gevolgd. Hoe? Het thema van een persconferentie wordt bepaald met de betrokken schepen en vakambtenaar, op basis van een beslissing van het college. De pers wordt vervolgens uitgenodigd door de communicatieambtenaar via de dagelijkse digitale persnieuwsbrief via een korte opgave van het thema en de praktische gegevens. De uitnodiging gaat standaard naar een veertigtal perscontacten (perscorrespondenten van dagbladen, advertentiebladen, radio’s, persfotografen en TV Oost). Tegelijk gaat deze uitnodiging ook naar alle leden van het college. Op de persconferentie krijgen de aanwezige journalisten een samenvattende persnota, eventueel aangevuld met andere relevante documenten in een persmap. Die persnota, eventueel met bijlagen, wordt na afloop van de persconferentie ook doorgestuurd naar alle perscontacten van het stadsbestuur. 3.4. PERSCONTACTEN Wat? De pers – dagbladen, tijdschriften, advertentiebladen, radio, televisie en digitale media –is een belangrijk kanaal voor de stadscommunicatie. Werken met de pers heeft een aantal voordelen: het werkt snel, is gratis en biedt een grote uitstraling. Een nadeel is dat je via de pers niet doelgericht werkt. Ook hoe je boodschap verwerkt wordt en of ze al dan niet wordt opgenomen, heb je niet in de hand. De lokale perscontacten werden samengebracht in de perslijst van de stad Sint-Niklaas, te vinden op de website via deze link: http://www.sint-niklaas.be/document/perslijst . Wanneer? Het stadsbestuur communiceert dagelijks met de pers via persberichten en geregeld via persconferenties. Alle initiatieven van de stad, die enige nieuwswaarde kunnen hebben voor de media, komen in aanmerking om op die manier gecommuniceerd te worden. Hoe? Werken met de pers kan via een persbericht, een persconferentie, een fotoshoot of een persevent. De afspraken staan verder beschreven en het contact met de journalisten verloopt enkel via de dienst communicatie. 3.5. PERSMAP Wat? Als de journalisten worden uitgenodigd voor een persconferentie krijgen ze bij het binnenkomen een map met een persnota en eventueel aanvullende documenten (flyer, foto’s, plannen…). De persnota is een synthesetekst van maximum twee à drie pagina’s, die door de betrokken beleidsverantwoordelijke en de vakambtenaren worden toegelicht. De journalisten gebruiken deze tekst als basis voor hun artikel. De structuur en de stijl moeten dan ook afgestemd zijn op een krantenartikel. Door de persnota bij het begin van de persconferentie uit te delen, hoeven de journalisten heel de uiteenzetting niet te noteren. Wanneer? Op het moment dat perscommunicatie past in de projectplanning en altijd in overleg met de betrokken schepen of de burgemeester. Om dubbele boekingen te vermijden is het belangrijke om het tijdstip van de persconferentie vooraf te checken in de agenda van de communicatieambtenaar. Hoe? De persnota wordt opgesteld door de vakambtenaar, eventueel in overleg met de dienst communicatie. De tekst wordt mediahandboek Sint-Niklaas

voor de persconferentie doorgestuurd naar de beleidsverantwoordelijke en naar de communicatieambtenaar. Na de persconferentie wordt de persnota online geplaatst en door dienst communicatie meegestuurd met de digitale persnieuwsbrief. 3.6. PERSNIEUWSBRIEF Wat? De persnieuwsbrief is een overzicht van persberichten van stad Sint-Niklaas. Deze nieuwsbrief is voornamelijk gericht naar journalisten en andere perscontacten van de stad. Wanneer? Dagelijks verstuurt de dienst communicatie een persnieuwsbrief naar verschillende perscontacten. Heb je een persbericht dat je mee wil sturen met deze persnieuwsbrief? Geef op tijd een seintje aan de dienst communicatie. Hoe? De persnieuwsbrief wordt dagelijks verstuurd door de dienst communicatie. De berichten worden uit het persoverzicht op de website van de stad gehaald. Stuur je persbericht dus door via de website als je wil dat het een plaats krijgt in de persnieuwsbrief.

mediahandboek Sint-Niklaas

4. Persoonlijke communicatie

mediahandboek Sint-Niklaas

EXTERNE COMMUNICATIE 4.

PERSOONLIJKE COMMUNICATIE

4.1. BEWONERSVERGADERING Wat? Het stadsbestuur nodigt regelmatig inwoners uit voor een vergadering. Doorgaans gaat het om bewoners van een straat of buurt, die worden uitgenodigd voor een themaavond. Zo’n vergadering kan verschillende vormen aannemen. Het kan gaan om een formele informatievergadering, waarbij het stadsbestuur een plan of project voorstelt of de uitvoering van openbare werken toelicht. Ook worden kleinere groepjes bewoners vaak uitgenodigd voor meer informeel overleg over een bepaald dossier. Wanneer het stadsbestuur de bewoners echt wil bevragen en hun mening wil kennen, gaat het om een hoorzitting. Openbare werken, ruimtelijke planning, inrichting van lokale pleintjes en buurten zijn typische zaken die tijdens een bewonersvergadering worden besproken. Wanneer? De organisatie van een formele bewonersvergadering of hoorzitting gebeurt steeds op basis van een beslissing van het college en van burgemeester en schepenen. Hoe? De uitnodiging voor een bewonersvergadering wordt bus-aan-bus bedeeld in de betrokken straat of buurt. Om de bewonersvergadering te organiseren werk je met een draaiboek, waarin volgende thema’s afgepunt worden: • De genodigden: wie nodig je uit, welke straten, bewoners en eigenaars? Nodig tijdig uit. Twee weken voor de vergadering is een minimum. Standaard worden ook de gemeenteraadsleden en de pers uitgenodigd voor bewonersvergaderingen. Dat gebeurt via de dienst communicatie. • Het scenario voor de vergadering: wie spreekt er en in welke volgorde, hoe is de inhoud verdeeld, wie leidt de vergadering? • Logistiek: presentaties, projectieapparatuur, microfoons, verlichting, verwarming. • Documentatie: krijgen de aanwezigen een synthesenota, een ontwerp, een plan? • Verslag en opvolging. 4.2. ENQUÊTE Wat? Een enquête is een vragenlijst, waarmee gepeild wordt naar het standpunt van bewoners over een bepaald onderwerp. Enquêtes kunnen zowel mondeling, op papier als digitaal gevoerd worden. Een voorbeeld van een enquête kan een nulmeting zijn aan de start van een project, waarmee je de situatie vóór het project in kaart brengt. Een evaluerende enquête aan het einde van een project toont dan weer de veranderingen die het project teweeg heeft gebracht. Wanneer? Het organiseren van een enquête is meestal een onderdeel van een groter onderzoek of past in een projectplanning. Hoe? De dienst communicatie heeft een abonnement op Surveygizmo, een online tool voor het organiseren en analyseren van enquêtes. Wil je een enquête organiseren? Bepaal dan zelf de vragen die je wil stellen. Besteed voldoende aandacht aan het opstellen van de vragen. De vragen worden best afgetoetst bij een klein testpanel. Zorg er voor dat je enquête niet te veel tijd in beslag neemt. De dienst communicatie toont je graag hoe je de enquête invoert en verspreidt via Surveygizmo en geeft tips over het analyseren van de resultaten. Wil je (ook) een papieren versie van een enquête verspreiden? Via Surveygizmo kan je ook prints maken van je enquête, binnen de juiste huisstijl. Je geeft best ruchtbaarheid aan je enquête door er een klein communicatieplan aan te koppelen. (bv. nieuwsbericht, item op stadstelevisie, persconferentie, sociale media …) 40

mediahandboek Sint-Niklaas

4.3. BEURS Wat? Regelmatig is het stadsbestuur vertegenwoordigd op een beurs voor een specifiek doelpubliek (beurs duurzaam bouwen, seniorenbeurs, toeristische beurzen…) Wanneer? Bepaalde beurzen hebben een vaste cyclus, vaak tweejaarlijks. Af en toe wordt het stadsbestuur ook uitgenodigd om eenmalig een beursstand in te richten. Hoe? Een beursstand wordt doorgaans ontwikkeld door de betrokken dienst. Dienst communicatie werkt ondersteunend: vormgeving, fotografie, redactie, promotie, logistiek… 4.4.

ONTHAALAVOND NIEUWE INWONERS

Wat? Op een onthaalavond voor nieuwe inwoners van Sint-Niklaas komen genodigden meer te weten over hun nieuwe thuisstad. Jaarlijks verhuizen ongeveer 1.800 mensen naar SintNiklaas, waarvan ongeveer een vierde naar de onthaalavond komt. De avond zelf worden – na een paar inleidende speeches – filmpjes over de stad getoond. Bij het binnenkomen krijgen de bezoekers een tas van het centrummanagement met daarin een paar kleine geschenken, brochures en waardebons. Na het filmpje wordt een rondleiding gegeven met een gids. Wanneer? De onthaalavond vindt drie maal per jaar (februari, juni, september/oktober) plaats in de trouwzaal van het stadhuis om 20 uur. Hoe? Nieuwe inwoners krijgen een brief van de stad met een uitnodiging voor deze onthaalavond. Zij moeten zich daarvoor inschrijven. Heb je documentatie die je wil meegeven aan nieuwe inwoners? Geef een seintje aan de dienst communicatie. Samen bekijken we wat mogelijk is.

mediahandboek Sint-Niklaas

Interne communicatie

mediahandboek Sint-Niklaas

5. Schriftelijke communicatie

mediahandboek Sint-Niklaas

Interne communicatie 5.

SCHRIFTELIJKE COMMUNICATIE

5.1. AFFICHENETWERK Wat? Het affichenetwerk bestaat uit een 13-tal vitrinekasten die op centrale locaties (bv. aan prikklok, in refter) in verschillende stadsgebouwen (bv. stadhuis, stadswerkplaatsen, zwembad, museum …) geplaatst zijn. In deze affichekasten wordt intern nieuws dat voor alle medewerkers bestemd is opgehangen. De vitrinekasten hebben een formaat van 6 x A4. Via de affichekasten kunnen medewerkers die geen toegang hebben tot het intranet of geen computer ter beschikking hebben op de hoogte gebracht worden van belangrijk nieuws of campagnes in onze organisatie, bv. lancering van nieuwe huisstijl of nieuw intranet, Perron 6, Donderdag Veggie-dag, Bike 2 Work, lunchgesprekken … De affichekasten tonen waar de stad voor staat als organisatie. Het affichenetwerk wordt niet gebruikt voor communicatiecampagnes voor een extern publiek. Wanneer? Het affichenetwerk volgt een planning – de affiches worden ongeveer om de 3 weken aangepast. Heb je nieuws voor in de vitrinekasten? Neem zeker een maand op voorhand contact op met dienst communicatie. Hoe? Neem contact op met de dienst communicatie met een concreet voorstel (tekst en beeld). Je zorgt zelf voor de inhoud en de opmaak van de affiche. 5.2. PERSONEELSBLAD Wat? Stad en OCMW Sint-Niklaas hebben een gemeenschappelijk personeelsblad. Dit personeelsblad verschijnt driemaal per jaar en wordt op papier verdeeld onder alle personeelsleden van beide organisaties. De focus ligt op een aantal algemene en actuele thema’s die voor het personeel interessant zijn. De artikels in het personeelsblad worden geselecteerd en opgesteld door een redactieraad. De redactieraad bestaat uit o.a. stadssecretaris, OCMW-secretaris, vertegenwoordigers van de diensten communicatie van stad en OCMW, de dienst personeel, de dienst welzijn op het werk, vertegenwoordiging van de verschillende clusters in onze organisaties én medewerkers die geïnteresseerd zijn in schrijven. Twee maanden vooraleer het personeelsblad verschijnt, komt de redactieraad bij elkaar. Het blad is altijd 20 pagina’s lang. De eindredactie wordt afwisselend verzorgd door de diensten communicatie van stad en OCMW. Een externe fotograaf neemt foto’s voor het personeelsblad. Wanneer? Het personeelsblad verschijnt drie keer per jaar.

NUMMER

Voorjaar

VERSCHIJNINGSDATUM DEADLINE VOOR TEKSTEN DEADLINE VOOR SUGGESTIES 1 APRIL 1 MAART 1 FEBRUARI

Zomer

1 JULI

1 JUNI

1 MEI

Najaar

15 NOVEMBER

15 OKTOBER

15 SEPTEMBER

mediahandboek Sint-Niklaas

Heb je een suggestie voor een artikel? Neem het personeelsblad op in je communicatieplan. De redactieraad kiest traditioneel de artikels voor de volgende editie. Bezorg het twee maanden op voorhand aan de dienst communicatie, zodat je suggestie tijdig op de redactieraad verschijnt. Hoe? Als je een bericht wil laten opnemen in het personeelsblad of als je zelf geïnteresseerd bent om iets te schrijven, kan je met de dienst communicatie contact opnemen. Ook als je geïnteresseerd bent om deel uit te maken van de redactieraad, kan je bij de dienst communicatie terecht. 5.3. RICHTLIJNEN Wat? Een richtlijn is een frequent gebruikt kanaal om intern informatie te verspreiden. Richtlijnen zijn door de stadssecretaris of de adjunct-stadssecretaris ondertekende berichten die gericht zijn aan alle personeelsleden of aan de diensthoofden. Richtlijnen hebben een verplichtend karakter (bv. wettelijke verplichtingen). Richtlijnen worden doorgaans opgemaakt op basis van beslissingen van de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen. Wanneer? Zodra je nieuws of duidelijke afspraken hebt om te verspreiden via een richtlijn, kan je een richtlijn aanmaken. De dienst communicatie verspreidt de richtlijn zo snel mogelijk. Hou rekening met een vijftal werkdagen tot je bericht ook bij de medewerkers op de buitendienst terecht komt. Hoe? Een richtlijn wordt opgemaakt door de verantwoordelijke ambtenaar via het intranet. Ga naar het intranet en kies onder ‘Beleid’ voor ‘Richtlijnen’. Klik onder ‘Nieuw’ op ‘STN Richtlijn’. Een word-document opent. Vul in de pop-up je gegevens in en voeg daarna de tekst van je richtlijn toe. Sla de richtlijn op op de automatisch voorgestelde plaats. Sluit het word-document af en kies ‘inchecken’. Maak een secundaire versie (0.1). Je richtlijn wordt nu doorgestuurd naar de communicatieambtenaar. Die controleert het bericht, laat het ondertekenen door de stadssecretaris of de adjunct-stadssecretaris en zorgt vervolgens voor de verspreiding. Op het intranet verschijnt de primaire, gecontroleerde versie van de richtlijn, die zichtbaar is voor alle medewerkers. De richtlijn wordt ook verspreid naar de medewerkers zonder pc, via de prikborden op hun dienst.

mediahandboek Sint-Niklaas

6. Audiovisuele en digitale communicatie

mediahandboek Sint-Niklaas

AUDIOVISUELE EN DIGITALE COMMUNICATIE

6.1. INTRANET Wat? Het intranet is een interne website gericht naar de personeelsleden van stad en OCMW. Het intranet is opgebouwd rond een aantal speerpunten: • Informeren: nieuwsberichten, up-to-date brochures en handleidingen • Samenwerken: online werkgroepen om documenten te delen en online gesprekken te voeren • Documenten beheren en delen • Elkaar vinden: persoonlijke profielen met foto, contactinfo, dienstinformatie en informatie over je expertise • Personaliseren: toegang tot dienstberichten en –agenda, veelgebruikte programma’s Wanneer? Zodra je nieuws hebt dat je in een nieuwsbericht op intranet wil verspreiden, kan je een bericht aanmaken. Wil je het nieuws ook op de startpagina? Vink bij het aanmaken van je bericht dan ook deze optie aan. Na ongeveer een kwartiertje verschijnt je bericht ook daar. De diensten kunnen zelf berichten op het intranet plaatsen. Hoe? Je kan berichten aanmaken voor je dienst of in een werkgroep, die je dan eventueel naar de startpagina van het intranet kan doorsturen. Ook op het forum kan je berichten plaatsen. Om te werken op het intranet heb je een login nodig. Zie ook de ‘Handleiding intranet’, beschikbaar op het intranet.

6.2. NIEUWSFLITS Wat? De Nieuwsflits is een interne nieuwsbrief met daarin nieuws over onze organisatie, nieuws uit het managementteam en een overzicht van richtlijnen en vacatures. De Nieuwsflits wordt digitaal verstuurd naar alle personeelsleden van de stad met een eigen e-mailadres. Medewerkers zonder pc krijgen de Nieuwsflits op papier. Wanneer? De Nieuwsflits verschijnt maandelijks. Hoe? Een aantal vaste contactpersonen bij een aantal vaste diensten (bv. personeel, beleidsondersteunende cel ...) bezorgt teksten beeldmateriaal bij het laatste nieuws aan de dienst communicatie. De dienst communicatie neemt dit nieuws én een selectie van de belangrijkste nieuwsberichten op het intranet op in de Nieuwsflits.

mediahandboek Sint-Niklaas

7. Persoonlijke communicatie

mediahandboek Sint-Niklaas

PERSOONLIJKE COMMUNICATIE

7.1. LUNCHGESPREKKEN Wat? Medewerkers van de stad kunnen tijdens de middagpauze deelnemen aan info- en gespreksmomenten over maatschappelijk relevante themaâ&#x20AC;&#x2122;s. Wanneer? Om de paar maanden. Hoe? Heb je een suggestie voor een lunchgesprek of wil je een lunchgesprek organiseren? Neem contact op met de dienst milieu â&#x20AC;&#x201C; cel duurzaamheid voor afspraken. 7.2.

ONTHAALBROCHURE NIEUWE MEDEWERKERS

Wat? Nieuwe medewerkers die in dienst treden bij de stad krijgen van de dienst personeel een onthaalbrochure. In deze brochure staat alle informatie over werken voor de stad, zoals bijvoorbeeld verlofregeling, wat te doen bij ziekte, loon, deeltijdse prestaties en vergoedingen. In de map zitten ook een aantal flyers en brochures met praktische informatie. Wanneer? Op de eerste werkdag van de nieuwe medewerker, bij het onthaal door de dienst personeel. Hoe? De dienst personeel stelt de onthaalbrochure op. Suggesties voor nieuwe inhoud of bij te voegen flyers of brochures kan je doorgeven aan liesbet.demeester@sint-niklaas.be. 7.3.

ONTHAALDAG NIEUWE MEDEWERKERS

Wat? Op een aantal vaste momenten per jaar worden alle nieuwe medewerkers van de laatste periode en van alle functieniveaus uitgenodigd voor een onthaaldag. De onthaaldag werkt met een vast programma, waarbij nieuwe medewerkers informatie krijgen en vragen kunnen stellen over werken voor de stad. Wanneer? Halfjaarlijks. Hoe? De personeelsdienst stelt de agenda op voor de onthaaldag. Suggesties voor nieuwe inhoud kan je doorgeven aan liesbet.demeester@sint-niklaas.be of anne.vandevyver@sintniklaas.be.

mediahandboek Sint-Niklaas

7.4.

STAFVERGADERINGEN DIENSTHOOFDEN

Wat? Enkele keren per jaar organiseert de beleidsondersteunende cel, in overleg met de stadssecretaris, een informatievergadering voor diensthoofden en leidinggevenden. Het gaat om sessies van ca. twee uur, waarbij organisatiebrede projecten door de verantwoordelijken worden toegelicht aan de hand van een korte presentatie. Het is de bedoeling dat de diensthoofden nadien de voornaamste informatie doorgeven aan hun medewerkers. Op die manier zijn de stafvergaderingen een instrument om de interne informatiedoorstroming te verbeteren. De presentaties zijn ook te vinden op het intranet. Wanneer? Enkele keren per jaar. Hoe? Heb je informatie die relevant is voor de stafvergadering voor diensthoofden en leidinggevenden? Neem contact op met de beleidsondersteunende cel.

mediahandboek Sint-Niklaas

Bijlage 1 - Communicatiefiche

mediahandboek Sint-Niklaas

dienst communicatie stad Sint-Niklaas Grote Markt 1 - Sint-Niklaas 03 778 30 80 communicatie@sint-niklaas.be