Deze Social Media Policy is voor Cunningham Lindsey Nederland opgesteld
Social Media Policy Cunningham Lindsey
op 22-06-2011 door Sjaak Schouteren, Manager Business Development voor alle medewerkers van Cunningham Lindsey Nederland Holding b.v. Deze policy hebben wij opgesteld met als doel onze medewerkers binnen Cunningham Lindsey, een duidelijk kader te bieden waarbinnen zij kunnen interacteren via Social Media. Deze policy informeert onze medewerkers over de verantwoordelijkheden
Social Media zijn platformen waar gebruikers zonder of met weinig tussenkomst van een redactie, de inhoud verzorgen. Social Media zijn interactief, transparant, real time en draaien allemaal om relevante content en oprechte aandacht. Social Media worden door bijna iedereen gebruikt. Voorbeelden zijn: Facebook, Twitter, LinkedIn, Hyves, YouTube, Flickr, blogs, fora, etcetera. Via Social Media onderhouden mensen relaties en vinden online dialogen plaats. Mensen delen zaken die ze bezig houden, zowel werkgerelateerd als privé. Ze delen gemakkelijk verhalen, kennis en ervaringen en stellen vragen aan elkaar en aan bedriiven. Er schuilt echter ook een gevaar in het communiceren via Social Media: niet iedereen is zich altijd even bewust dat de gesprekken die gevoerd worden op internet openbaar en transparant (kunnen) zijn. Deze uitlatingen kunnen daardoor van invloed zijn op het imago van het bedrijf waarvoor ze werken: op positieve of negatieve manier. Het gevolg van de transparantie van social media is dat medewerkers als privépersoon in privétijd als medewerker van Cunningham Lindsey herkenbaar zijn, waardoor hun doen en laten in privétijd bijdraagt aan het beeld dat over Cunningham Lindsey wordt gevormd in de markt. Om onbedoelde en onvoorziene gevolgen van het gebruik van Social Media te voorkomen zijn daarom richtlijnen nodig voor gebruik van Social Media door medewerkers tijdens én buiten werktijd.
en vrijheden die van toepassing zijn. Daarnaast beogen wij met de policy bewustzijn te creëren over de invloed die interactie binnen Social Media kan hebben op het imago van Cunningham Lindsey. Verder willen wij medewerkers betrekken bij het managen van de online reputatie van Cunningham Lindsey. Door deze policy zal het gebruik van Social Media door onze medewerkers onze reputatie kunnen versterken en worden risico’s op imagoschade vermeden.
Let op: deze richtlijnen voor het gebruik van Social Media zijn bedoeld als aanvulling en verrijking van de geldende gedragsregels zoals omschreven in het
Participatie Cunningham Lindsey & Social Media Wij zijn zelf actief op Social Media en wij begrijpen dat jij op persoonlijke titel wellicht ook actief bent. Als bedrijf hebben wij bijvoorbeeld een aantal linkedIn groepen:
Cunningham Lindsey
Cunningmasters
Clare
CLARC
regelingenboek van Cunningham Lindsey Nederland Holding b.v.
Wij zijn ons bewust dat er in toenemende mate door derden gesproken kan
Social Media Policy Cunningham Lindsey
worden over Cunningham Lindsey. Wij vinden het belangrijk om op de hoogte van dergelijke uitspraken te zijn. Dit wordt door de Manager Business Development en de Manager PR/ Communicatie in de gaten gehouden, maar hierbij vragen wij ook jullie medewerking. Help ons te luisteren naar wat op Internet over ons gezegd wordt en
Jij & Social Media Wij staan achter jouw positieve bijdragen aan ons bedrijf op Social Media. Wanneer je één of meerdere Social Media profielen hebt, actief bent en uitspraken doet gerelateerd aan Cunningham Lindsey, vermeldt dan hierbij expliciet dat je werkzaam bent binnen Cunningham Lindsey en welke functie je bekleedt bij Cunningham Lindsey. Geef altijd in je profiel aan dat je geen officiële woordvoerder bent van Cunningham Lindsey. Bij persoonlijke interactie via Social Media willen wij je verzoeken geen obscene, racistische, kwetsende teksten of aanstootgevende foto’s, filmpjes en/of muziek te delen. Dit is niet sociaal en onnodig. Deze uitlatingen horen wat ons betreft niet thuis binnen Social Media. Wij raden aan altijd een positieve houding aan te nemen. Indien je privé uitingen gelinked zijn aan ons bedrijf gaan we nog een stap verder en verbieden we dit soort uitingen. Er is in ons bedrijf en onze samenleving geen plaats voor racisme, seksisme of andere vormen van intolerantie. Wil je het logo van Cunningham Lindsey gebruiken op bijvoorbeeld een blog, Facebook-pagina of Hyves-pagina dan is dit mogelijk. Gebruik altijd het originele logo’s, houd het in ere en houd je aan de geldende logo-richtlijnen. De juiste logo’s zijn op te vragen bij Marianne van der Voort, Manager PR/Communicatie, mvdvoort@cl-nl.com. Mocht je nog twijfels of vragen hebben over Social Media in het algemeen dan kun je contact opnemen met Sjaak Schouteren, Manager Business Development, sschouteren@cl-nl.com.
Doe je niets met Social Media? Als je zelf (nog) geen Social Media-profiel hebt, dan is deze policy (nog) niet voor jou van toepassing. Besluit je in de toekomst wel actief te worden op Social Media, dan moet je natuurlijk wel op de hoogte zijn van de inhoud van de policy. Neem daarom als je actief wordt op Social Media contact op met Sjaak Schouteren, Manager Business Development, sschouteren@clnl.com Hij zal je dan voorzien van de actuele informatie.
meldt dit aan de Manager PR/ Communicatie. Wij zijn er namelijk allemaal bij gebaat dat onze reputatie en het vertrouwen in Cunningham Lindsey niet wordt beschaamd. Aan de andere kant willen wij ook positieve, opbouwende opmerkingen over onze producten en diensten in ons voordeel gebruiken. Binnen Cunningham Lindsey maken met name de afdelingen Marketing/PR en HR actief gebruik van Social Media voor het bereiken van hun doelen. De betrokkenen bij deze afdelingen weten precies wat hun verantwoordelijkheden en vrijheden zijn.
Toets je uitingen Alles wat op het Internet wordt gedeeld (tweets, foto’s, filmpjes, reacties op fora, blog posts, etcetera) is voor altijd terug te vinden. ‘The Internet never forgets and always remembers!’ Daarom vragen we je goed na te denken, voordat je een uiting via Social Media plaatst. Toets je uiting aan de volgende vragen (het gaat om de strekking, dus neem de vragen niet te letterlijk):
"Zou ik dit ook zeggen als mijn moeder dit zou kunnen horen?" “Zou ik dit ook de concurrent vertellen?” "Als iemand dit over mij zegt, zou ik hier dan een positief gevoel aan over houden?" "Zou ik deze foto's en filmpjes ook tonen aan mijn kinderen?"
Let ook op je privacy-instellingen per Social Media-account. Hiermee kun je over het algemeen nauwkeurig instellen wie jouw berichten wel of niet mogen zien. Aangeraden wordt om je privéactiviteiten af te schermen van de buitenwereld. Do's & Don'ts Onderstaand vinden jullie een heldere lijst opgesteld van Do’s & Don’ts. Deze lijst weerspiegelt onze normen en waarden en gelden als richtlijnen voor interne en externe communicatie. Het gaat hierbij met name over respect, vriendelijkheid en beleefdheid. Do's
Don'ts o
o
Wees transparant, laat altijd weten wie je bento
Plaats geen spam!
o
Geef aan wat je rol is binnen Cunningham Lindsey o
Vertel geen onwaarheden
o
Communiceer in de ik-vorm
o
Doe geen racistische, seksistische, ed. uitlatingen
o
Wees relevant
o
uitlatingen
o
Wees altijd respectvol
o
Zoek geen ruzie
o
Leef onze regels na
o
Spreek niet namens Cunningham Lindsey
o
Hou het kort en simpel
o
Verspreid geen interne informatie
o
Gebruik je gezond verstand
o
Vermijd jargon en juridisch taalgebruik
o
Hou rekening met auteursrechten
o
Publiceer niets waar je spijt van krijgt
o
Hou rekening met de privacy van anderen
o
Niet schelden en vloeken
o
Hou een positieve houding
o
Ga niet mee in iemand negativiteit
o
Beledig mensen niet
Interactie
Als aanvulling op de policy hebben wij een praktische handleiding Social Media geschreven, waarin wij nog meer tips en tricks aanleveren. Deze kun je opvragen bij Sjaak Schouteren, Manager Business Development, sschouteren@cl-nl.com of bij Marianne van der Voort, Manager PR/Communicatie, mvdvoort@cl-nl.com Alvast bedankt. De Directie