Från event till speditör

När sommarens kulturevenemang i Stockholm ställdes in blev evenemangsavdelningen en effektiv logistikorganisation till bland annat kommunens äldreboenden. Nyckeln är en bra kommunikationslösning.

Från kulturfestivaler till logistik på äldreboenden

När coronapandemin bröt ut så slog den förstås hårt mot evenemangsbranschen. Snart förbjöds alla former av sammankomster med över 500 deltagare. Det vill säga i praktiken hela spektret från bröllop och släktträffar till arenaevenemang försvann på ett bräde efter en enda presskonferens i mars.

På Stockholms stads Kulturförvaltning insåg man att våren och sommaren skulle se helt annorlunda ut.

Stockholm är ju en sommarstad av rang där inte minst kulturarrangemang av olika typer avlöser varandra. – Kulturevenemang som Stockhoms

Kulturfestival, We are Stockholm och

Kulturnatt Stockholm har tillsammans över 1,2 miljoner besökare och är något som vi på förvaltningen samarrangerar tillsammans med en rad aktörer, berättar Martin Berg, säkerhetsansvarig på Kulturförvaltningens evenemangsavdelning.

Hela avdelningen till förfogan När läget blev ansträngt på grund av pandemin, inte bara i Stockholm utan i hela världen, ställde avdelningschefen sin avdelning till stadsledningskontorets förfogande. I det läget fanns ett behov och evenemangs vara eller icke vara var osäkert. – Min chef hade en klar idé om vad vi kunde hjälpa till med. Vi är ju en organisation med personal som är flexibla, vana att arbeta självständigt i fält, leda personal och lösa problem som dyker upp.

Det visade sig passa som handen i handsken under coronapandemin. Den organisation som vanligtvis jonglerar kulturevenemang sommartid har under våren och försommaren visat sig vara en värdefull resurs för Stockholms stad. Inte minst gällande kritiska leveranser till äldreboenden. – Särskilt i början av pandemin fanns det svårigheter att få ut förnödenheter både säkert och snabbt nog. Min chef hade så att säga inte bara en idé om hur det skulle kunde lösas utan hade redan lösningen på plats…

Kommunikation i centrum En viktig del i allt detta har varit och är kommunikation. Kulturförvaltningens evenemangsavdelning utvärderade hösten 2018 en kommunikationslösning baserad på PoC från SVB Försäljning AB. Begreppet ”Push to talk over Cellular” – ofta förkortat PoC – innebär kort och gott komradio med det publika mobilnätet som underliggande teknik och infrastruktur. – Bakgrunden till vårt intresse för PoC var att vi under många år hade använt digital komradio, DMR, vid våra evenemang. Vi hade i vårt fall sett vissa begränsningar. Dels att det behövdes en del planering av täckning och hyra av repetrar på grund av att det kan röra sig om rätt stora delar av Stockholm som vår personal är utspridd på. Och dels var vi inte helt nöjda med ljudkvaliten, berättar han.

Den lösning som förvaltningen testade var egna komradioapparater, ett så kallat dispatchersystem – en digital ledningscentral som körs i en helt

Kulturförvaltningens evenemangsavdelning förvandlades snabbt till en transportorganisation.

”Det är en stor skillnad att inte behöva tänka på täckning, eftersom PoC-terminalerna blir geografiskt oberoende.”

vanlig PC – samt PoC-appar för mobiler. Det senare ger helt vanliga smartphones samma funktionalitet som en fysisk PoC-komradio och används hos Evenemangsavdelningen som backup vid akuta situationer. Vid större evenemang hyr man in de extra PoC-komradioapparater man behöver för tillfällig eller säsongsanställd personal. – Det är en stor skillnad att inte behöva tänka på täckning, eftersom PoC-terminalerna blir geografiskt oberoende. Överallt där det finns mobiltäckning, har vi täckning. Förutom utmärkt utomhustäckning har vi märkt att lösningen fungerar överraskande bra inomhus och till och med under jord.

Kör uteslutande med mobildata Han nämner att några av stadens muséer använder komradio via wifi på grund av utmaningar med inomhustäckning. Evenemangsavdelningen kör dock uteslutande med mobildata även om deras terminaler även har

Evenemangsavdelningen har använts bland annat för att leverera förnödenheter till äldreboenden.

stöd för anslutning över wifi. Anledningen är förstås att personalen nästan uteslutande befinner sig utomhus och i rörelse.

Vikten av en lägesbild Martin Berg har bland annat en bakgrund som säkerhetssamordnare inom idrott och var en del av säkerhetsledningen under Eurovision Song Contest 2016.

Han återkommer flera gånger under samtalet till begreppet ”lägesbild”. Och vikten av detta.

– I ledningscentralens mjukvara visar kartbilden exakt var personal befinner sig och det är en enorm hjälp för den som leder och en trygghet för personal i fält. – Som till exempel att kunna lösa akuta ärenden genom att dirigera den personal som är närmast till platsen där behovet finns. Och sammantaget använda resurser på effektivaste sätt, avslutar Martin Berg. ;

I ledningscentralens mjukvara visar kartbilden exakt var all personal befinner sig – en enorm hjälp för den som leder.

Professionell antennutrustning från världsledande leverantörer