FAQ
ku grantovým výzvam na predkladanie projektov oficiálnej rozvojovej pomoci SR, vyhlásenými Slovenskou agentúrou pre medzinárodnú rozvojovú spoluprácu dňa 28.februára 2014.
Slovenská agentúra pre medzinárodnú rozvojovú spoluprácu / 2014
Je potrebné odovzdať žiadosť spolu s prílohami aj v elektronickej verzii na CD? Nie, požadované prílohy sa vkladajú priamo do systému IS GM, na CD nie je potrebné odovzdávať žiadne prílohy ani dokumenty. Zviazaný originál žiadosti spolu s prílohami sa odovzdá SAMRS osobne alebo poštou do určeného termínu. Treba najskôr odoslať žiadosť elektronicky a až potom v tlačenej podobe, alebo je to jedno? V prvom kroku sa zasiela žiadosť elektronicky do GM IS, keďže GM následne generuje poradové čísla prijatých žiadostí o dotáciu. Aké majú byt formáty príloh, ktoré sa „uploadujú“ do IS GM? Požadované formáty príloh sú uvedené v konkrétnej výzve. Čo prípade, že sa zmení adresa žiadateľa v priebehu projektu? Žiadateľ môže v priebehu trvania projektu meniť údaje o organizácii v systéme IS GM, v časti Profil používateľa. Žiadosti o zmeny v rozpočte sa budú podávať len cez IS GM alebo aj písomné na SAMRS? Zmeny v rozpočte bude potrebné podávať v písomnej forme, žiadosť podaná cez IS GM nebude postačujúca. Kde a kedy je možné osobne podať žiadosť? Osobne na sekretariáte SAMRS v termíne od 08. 04. do 15. 04. 2014 (do 14:00 hod.) a poštou: do 15.4.2014, rozhoduje údaj na poštovej pečiatke (najneskorší dátum – 15. apríl 2014). Žiadosť doručená po stanovených termínoch nebude akceptovaná. Rovnako nebude akceptovaná žiadosť zaslaná elektronickou poštou alebo faxom. Ako sa má registrovať Zväz právnických osôb (ktorý vykonáva aj podnikateľské aktivity)? Organizáciu je potrebné registrovať na základe špecifického kódu právnej formy Štatistického registra organizácií Štatistického úradu Slovenskej republiky: http://www.statistics.sk/pls/wregis/dotaz .
Je potrebne predložiť životopisy projektového tímu? Nie, životopisy projektového tímu sa nepredkladajú. Predkladajú sa len životopisy ostatného personálu na projekte (povinná príloha - je potrebné uviesť súhlas so spracovaním osobných údajov v zmysle zákona 428/2002 Z.z. alebo tzv. ToR – zadávacie podmienky pre výber ostatného personálu na projekte). Životopisy projektového tímu sa prikladajú výlučne v prípade výzvy SAMRS/2014/BK/01. Ako sa môžu do výziev zapojiť subjekty, ktoré existujú menej ako 3 roky? Subjekty, ktoré existujú menej ako tri roky sa do výziev môžu zapojiť prostredníctvom spolupráce s organizáciou/firmou, ktorá spĺňa túto podmienku. Je možné podať žiadosť v konzorciu, kde je žiadateľom daná organizácia/firma a Vy ste partnerom. V rámci programu Budovania kapacít (výzva: SAMRS/2014/BK/01) nie je podmienkou 3-ročná existencia žiadateľa. Kto je žiadateľom, ak sa predkladá žiadosť v konzorciu? Žiadosť o dotáciu môže mať len jedného žiadateľa – v prípade, že danú žiadosť podáva viac subjektov, je potrebné určiť tzv. „lead applicant“ (hlavného žiadateľa), ktorý bude vstupovať do zmluvných vzťahov so SAMRS.
Ako sa preukazuje expertíza partnera? Expertízu partnera je potrebné špecifikovať v projektovom dokumente v časti 9.3 Profil partnera v prijímajúcej krajine. Treba podporný list anonymizovať? Áno, podporný list je potrebné anonymizovať. Koľko podporných listov je potrebne dodať? Minimálne jeden, maximálny počet nie je stanovený. Je možné v rámci jedného projektu implementovať niekoľko sektorových priorít? V rámci jedného projektu je možné implementovať niekoľko sektorových priorít, je ale potrebné určiť jednu prioritu, ktorá je hlavnou sektorovou prioritou daného projektu, túto je potrebné uviesť v úvodnej strane projektového dokumentu (v časti 4.) a uviesť jej CRS kód ( bod 5.).
Ako často bude prebiehať reporting (predkladanie priebežných správ)? Priebežné správy sa budú predkladať každých 6 mesiacov. Koľko auditov je potrebne vykonať za jeden projekt? Pri ročnom cykle vyúčtovaní pôjde o rok kalendárny alebo rok trvania projektu (implementačný)? Počet auditov závisí od dĺžky konkrétneho projektu, berú sa do úvahy kalendárne roky nie implementačné. Pri maximálnej dĺžke projektu bude harmonogram auditov vyzerať nasledovne: 1. auditová správa bude kryť obdobie od začiatku projektu do 31.12. 2014 2. auditová sprava bude kryť obdobie od 1.1.2015 - 31.12.2015 3. auditová sprava bude kryť obdobie od 1.1.2016 do konca projektu. Aký audit sa bude požadovať, čo presne bude predmetom auditu, aké položky (finančný audit alebo aj potvrdenie súladu vynaložených financií s aktivitami projektu)? Audítor bude overovať oprávnenosť výdavkov v súlade so zmluvou o poskytnutí dotácie (projektový dokument, rozpočet, súlad s legislatívou SR, súlad s finančnou príručkou, hospodárnosť vynakladaných prostriedkov). Detailné informácie o externom audite budú k dispozícii pred podpisom zmlúv o poskytnutí dotácie. Je audit súčasťou priamych nákladov? Áno, audit je súčasťou priamych nákladov. Môžu byť administratívni a pomocní pracovníci zaradení do priamych nákladov, keďže nie sú súčasťou projektového tímu? Do priamych nákladov je možné zahrnúť výlučne osobné náklady ktoré vznikajú na mieste realizácie projektu (on site). Ak ide o administratívneho alebo pomocného pracovníka partnera alebo nejakej inej spolupracujúcej organizácie (napr. v Keni) potom môžu byť tieto osobné náklady zaradené do priamych nákladov.
Ak v rámci jednej platby kontraktor nevyúčtuje 90% nákladov z predošlej splátky/platby, nemôže požiadať o ďalšiu platbu, kedy je v tomto prípade potrebne vykonať audit, až po vyčerpaní 90 %? Čo v prípade, že sa kvôli nevyčerpaným financiám nedodrží časový harmonogram auditov? Termín predloženia správy audítora bude uvedený v zmluve – v prípade, že kontraktor nevyúčtuje 90% z poskytnutej platby bude potrebne následné predložiť doplňujúcu správu audítora, na zvyšné výdavky, aby bolo možné postúpiť kontraktorovi ďalšiu platbu. Tieto postupy budú obsahom finančnej príručky ako jednej z príloh k zmluve o poskytnutí dotácie. Aká je percentuálna výška prvej splátky? Výška prvej splátky/platby sa odvíja od harmonogramu a rozpočtu konkrétneho projektu. Platby musia reflektovať časový harmonogram projektu a aktivity implementované v danom období. Treba tiež brať do úvahy skutočnosť, že pre poskytnutie ďalšej platby je potrebné vyúčtovať 90% predošlej splátky, túto skutočnosť treba brať do úvahy pri plánovaní rozpočtu a aktivít projektu. Harmonogram platieb navrhuje kontraktor pred podpisom zmluvy, ktorý následne podlieha schváleniu zo strany SAMRS. Všeobecne však SAMRS neschvaľuje prvé platby vo výške 50 a viac percent. Kofinancovanie kontraktora – môžu sa do kofinancovania zaradiť režijné a personálne náklady? Áno môžu, predmet kofinancovania nie je obmedzený okrem tzv. in-kind príspevku (spolufinancovanie môže byť len finančné). Ako sa môže partner v krajine podieľať na spolufinancovaní projektu? Započítava sa jeho príspevok do zdrojov kontraktora? Povinné spolufinancovanie sa týka žiadateľa/kontraktora. Spolufinancovanie sú vlastné zdroje žiadateľa. Čo presne spadá pod náklady na „stavebné/technické práce a nákup stavebného/technického materiálu“? Stavebné a technické práce sú všetky činnosti, ktoré sú nevyhnutné pre realizáciu výstavby, rekonštrukcie alebo stavebných úprav, vrátane geodetických, geologických, projektantských činností a všetkých personálnych nákladov na realizáciu týchto činností. Stavebný a technický materiál je všetok materiál potrebný na realizáciu stavebných a technických činností. Možno z režijných nákladov zakúpiť kopírku prípadne prenajať pre kontraktora? V prípade nájmu, do akých nákladov budú zaradené náklady na prenájom kopírky pre účely projektu zaúčtované? Áno je to možné, pokiaľ je zariadenie potrebné pre realizáciu projektu. Do režijných nákladov je možné zaradiť aj prenájom kopírky, pričom je potrebné prihliadať na hospodárnosť. Je potrebné jednotky vkladať do každého vyúčtovania? Áno.
Slovenská agentúra pre medzinárodnú rozvojovú spoluprácu Drotárska cesta 46 811 02 Bratislava Slovenská republika www.slovakaid.sk info@slovakaid.sk
Facebook: SlovakAid / ISSUU: SlovakAid