9789152358368 by Smakprov Media AB

Måste det bli dygnet-runt-arbete i slutet av projekt, och måste man som projektledare räkna med att uppfattas som en slavdrivare? Går det att lägga upp ett projekt så att det ger nytta omgående, och så att kunden kan ändra sina krav utan att det innebär bortslösat arbete och irritation? AGIL BETYDER smidig och är benämningen på ett arbetssätt som vuxit

fram i it-branschen och på senare år fått fäste i allt fler branscher. Många företag vittnar om större engagemang och effektivare projekt sedan man infört en agil syn på planering, förändring, ledarskap och kommunikation. AGIL PROJEKTLEDNING ger både den teoretiska stommen och

praktiska tillämpningen av de agila metoderna. Kärnvärden och tankesätt som ligger till grund för det agila projektarbetet beskrivs utförligt och varvas med konkreta exempel, tillvägagångssätt och verktyg. I FJÄRDE UPPLAGAN presenteras utmaningarna med att skala upp

det agila arbetssättet i större organisationer. Ramverket SAFe (Scaled Agile Framework) beskrivs för att visa hur planering och genomförande kan genomföras när flera team samarbetar i större projekt. Den nya upplagan innehåller dessutom uppdaterade begrepp som har spikats av den svenska versionen av scrum-guiden.

Tomas Gustavsson undervisar i projektledning vid Karlstads universitet, är certifierad scrum master och har arbetat med agila metoder sedan 2002. Hans tidigare bok utsågs till Årets projektledarbok av Svenskt Projektforum.

Agil projektledning Tomas Gustavsson

VARFÖR BLIR så många projekt både längre och dyrare än planerat?

Agil projektledning FJÄRDE UPPLAGAN

ISBN 978-91-523-5836-8

www.sanomautbildning.se

Agil_omslag_uppl4.indd 1

9 789152 358368

Tomas Gustavsson 2019-10-14 13:09

Sanoma Utbildning Postadress: Box 38013, 100 64 Stockholm Besöksadress: Rosenlundsgatan 54, 4T, Stockholm Hemsida: www.sanomautbildning.se E-post: info@sanomautbildning.se Order/Läromedelsinformation Telefon: 08-587 642 10 Redaktör/Projektledare: Karin Sörensen Förläggare: Amanda Schött Franzén Omslag, illustrationer och originalets grafiska form: Anna-Karin Nilsson och Filip Rensfelt Agil projektledning ISBN 978-91-523-5836-8 ©2020 Tomas Gustavsson och Sanoma Utbildning AB, Stockholm Fjärde upplagan Kopieringsförbud! Detta verk är skyddat av lagen om upphovsrätt. Kopiering utöver lärares rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt Bonus Copyright Access avtal, är förbjuden. Sådant avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t. ex. kommuner/universitet. För information om avtalet hänvisas till utbildningsanordnares huvudman eller Bonus Copyright Access. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare. Livonia Print, Riga 2020

Agil_inlaga_uppl4.indd 2

2019-10-14 13:13

Det är inte den här boken som kommer göra dig till en agil projektledare. Du läste rätt. Att vara agil innebär nämligen att varje dag prova, utvärdera och förbättra sitt arbetssätt – och endast det egna genomförandet kan få dig att bli en lyckad agil projektledare. Däremot lovar jag att den här boken, genom tips, råd och övningar, kan bli ett bra stöd om du har modet och viljan att förändra de projekt du leder eller den verksamhet du ansvarar för. Här kommer du kunna få såväl inspiration som praktisk vägledning på resan mot att bli en projektledare för mer effektiva, stressfria och flexibla projekt. För dig som är nyfiken på filosofin och tankegångarna bakom det agila arbetssättet hoppas jag också att boken ska vara en gedigen grund. Tack alla ni som stött och blött, diskuterat och filosoferat kring innehållet i den här boken med mig! Ett särskilt tack till min kompanjon John Johansson som alltid har förmågan att vända på perspektiven och ifrågasätta det självklara. Lärarkollegorna inom Projektledning på Karlstads universitet är också värda ett extra stort tack. Naturligtvis vill jag också tacka dig, kära läsare, för att du vill fördjupa dig inom detta område som ligger mig så nära. Det här är fjärde upplagan av boken och det gläder mig att så många visat intresse för agil projektledning. Det agila arbetssättet används alltmer i stora organisationer såsom Ericsson, Volvo, Försäkringskassan och på de stora bankerna. När det agila arbete skalas upp behöver organisationen ofta göra anpassningar för att hela verksamheten ska fungera agilt. Ett ramverk som blivit vanligt att införa i större verksamheter kallas Scaled Agile Framework (förkortas SAFe) och i den här fjärde upplagan av boken skriver jag mer om såväl uppskalning generellt som om SAFe specifikt. Trevlig läsning! Tomas Gustavsson, januari 2020

Agil_inlaga_uppl4.indd 3

2019-10-14 13:13

Innehåll Kapitel 1. Vad är agil projektledning? 7 Vad ger agil projektledning? 9 Den agila synen på tid och resultat 13 Faser i projekt 17 Sammanfattning 21 Kapitel 2. Det agila manifestet och metodernas historia 23 Projektledningens historia 25 Lean 26 De agila metoderna växer fram 29 Det agila manifestet 32 De 12 agila principerna 36 Sammanfattning 40 Kapitel 3. Roller 41 Gruppen 43 Projektledare och scrum master 48 Produktägaren 57 Styrgruppen 63 Referensgruppen 67 Leverantörer 68 Chefens roll i agila projekt 69 Sammanfattning 70 Övningar 71 Kapitel 4. Förstudien 73 Ofta förbisedd, ej försumbar 75 Förstudiens frågor 77 Intressentanalys 78 Visionen 83 Planera kommunikationen 87 Workshop 91 Sammanfattning 93 Övningar 93

Agil_inlaga_uppl4.indd 4

Kapitel 5. Planering 95 Planering på kort eller lång sikt 97 Färdplan 99 Leveransplan 104 Sprintplan 107 Planering enligt SAFe 108 Produktbacklogg 112 Sprintbacklogg 118 Tidsuppskattning 124 Sammanfattning 132 Övningar 133 Kapitel 6. Genomförande 135 Projekttavla 137 Stå-upp-möte 142 Presentation vid sprintslut 149 Erfarenhetsmöte 151 Löpande riskhantering 154 Mer om Kanban: att arbeta utan pulser 157 Praktikaliteter 158 Sammanfattning 169 Övningar 170 Kapitel 7. Avsluta projekt 173 Att avsluta agila projekt 175 Att överlämna eller inte – det är frågan 178 Projektavslut 182 Sammanfattning 183 Övningar 183 Kapitel 8. När passar agila metoder? 185 Goda förutsättningar för agila projekt 187 Sämre förutsättningar för agila metoder 189 Agila metoder i stora projekt 192 Kulturen krossar 195 Lämpliga projekttyper 200 Arbete på distans 202 Sammanfattning 205

2019-10-14 13:13

Kapitel 9. Mallar och checklistor 207 Dokument till stöd 209 Checklista – Passar agil projektledning? 210 Checklista – Frågor att ställa sig 211 Checklista – Produktägare 212 Checklista – Komma igång med agil projektledning 213 Mall – Projektanalys 214 Mall – Färdplan 215 Mall – Övergripande leveransplan 216 Mall – Detaljerad leveransplan 217 Mall – Produktbacklogg 218 tillhör textboken Agil projektledning. Böckerna följer samma struktur: från förstudien till projektets avslut. innehåller flera olika

slags övningar:

instuderingsfrågor praktiska övningar diskussionsövningar scenarioövningar

riktar sig till studenter i projektledning samt yrkesverksamma projektledare som vill börja arbeta agilt eller förbättra sin agila förmåga. Förordet är skrivet av Henrik Kniberg, Agil och Lean coach.

Författaren Tomas Gustavsson undervisar i projektledning vid Karlstads universitet, är certifierad scrum master och har arbetat med agila metoder sedan 2002.

Agil projektledning ÖVNINGSBOK Tomas Gustavsson

Kapitel 10. Projektledare berättar 219 Sven på ett it-konsultföretag 221 Elin som driver evenemangsprojekt 224 Peter som jobbar på ett call center 228 Sammanfattning 231 Litteratur 232 Bildförteckning 235 Sakregister 236

Agil projektledning

ÖVNINGSBOK

Tomas Gustavsson I Agil projektledning – Övningsbok kan du öva på textbokens innehåll genom instuderingsfrågor, praktiska övningar, diskussionsövningar och scenarioövningar. I slutet av varje kapitel ges förslag på övningar i Agil projektledning – Övningsbok som du kan göra. ISBN 978-91-523-2646-6

www.sanomautbildning.se

Boken finns även översatt till engelska med titeln Agile Project Management.

Agil_inlaga_uppl4.indd 5

(523-2646-6)

Agil projektledning har en hemsida med presentationsmaterial, mallar och checklistor som stöd till lärare, studenter, projektledare och projektgrupper: www.sanomautbildning.se/agil

2019-10-14 13:13

Agil_inlaga_uppl4.indd 6

2019-10-14 13:13

Vad Ă¤r agil projektledning? Agil_inlaga_uppl4.indd 7

2019-10-14 13:13

Agil projektledning handlar om att driva projekt på ett smidigare sätt. Ordet ”agil” kommer från engelskans agile som betyder rörlig eller vig. Att vara agil innebär att organisationen har den smidighet som krävs för att ständigt förbättras och utvecklas löpande med sin verksamhet. Av allt som finns beskrivet och definierat kring vad som är agilt finns en överordnad princip: Att varje dag försöka utföra saker bättre än de gjordes dagen innan för såväl projektresultatet som för arbetsprocessen. Det agila arbetssättet innebär att projektgruppen har mandat att själv genomföra sina dagliga förbättringar och tillåts göra fel, lära sig och förändra sitt arbetssätt genom hela projektet.

Kapitel 1

Agil_inlaga_uppl4.indd 8

2019-10-14 13:13

Vad ger agil projektledning? Många verksamheter har nått enorma framgångar genom att gå över till ett agilt arbetssätt. Företaget Yahoo! beskriver i en intern undersökning (Benefield, 2007) att de ökat sin produktivitet med i genomsnitt 34 procent, bara genom att förändra sitt arbetssätt. Det är ett antal faktorer som utmärker agil projektledning och som kan få organisationer att nå denna effektivitetsexplosion. Här kommer några av de viktigaste: När det gäller metoder

Hantera förändringar

finns det kanske en miljon eller fler, men principer är det ont om. Den som förstår principerna kan med framgång välja sina egna metoder. Den som prövar metoder men ignorerar principerna kommer utan tvekan att få problem.

Agil projektledning handlar om en självklarhet: Förändringar sker alltid i projekt. Stora som små, välplanerade som dåligt planerade, alla projekt får förändrade förutsättningar. I många projekt kritiseras projektledare för att projekten inte gått enligt plan – precis som om man väntat sig att framtiden skulle kunna förutses i (Ralph Waldo Emerson) detalj. Många projektledare klagar över hur administrativt krångligt det är att ändra och uppdatera planer när den jobbiga verkligheten gör sig påmind och får projekten att inte bli som man tänkt sig. Dessutom är det ofta förändringar på grund av nya insikter eller marknadsförhållanden som gör att ett projekt blir en framgång – inte den fina ursprungliga planen. En agil projektledare har stöd av en metodik som gör att förändringar kan hanteras på ett mycket effektivare sätt än i de flesta traditionella projektledningsmetoder. Att arbeta agilt innebär att arbeta i korta steg som är mindre än en månad långa och där projektets krav och mål kan förändras vid varje sådant steg.

Mer nytta för kunden under hela projektet Inom traditionell projektledning har man alltid vetat att kund- eller beställarmedverkan är viktigt. Men få har kunnat redogöra för hur den ska gå till. En agil projektledare har en metod för att involvera kunden strukturerat och återkommande i projektet. Eftersom resultat levereras i varje kort etapp

Vad är agil projektledning?

Agil_inlaga_uppl4.indd 9

2019-10-14 13:13

(eller sprint som det kallas i agila projekt), ”tvingas” kunden att ha åsikter i varje steg av projektet. En kund eller beställare vet att allt är möjligt att förändra vid varje stegs avslut. Kunden behöver inte oroa sig för om alla krav verkligen finns nedskrivna i detalj eftersom varje stegövergång ger en möjlighet att förändra, utöka eller ta bort krav och mål för projektet. Detta gör att kunden får maximal nytta av projektet och behöver sällan vara orolig för vad som kommer att hända i slutändan eftersom man är involverad ofta och löpande genom hela projektet. Kunden kan också avsluta projektet när som helst och behöver inte vara orolig för att onödigt mycket pengar investeras i projektet. Ett agilt arbetssätt kan på så vis ge mer nytta per krona. I de flesta agila projekt innebär det dessutom att nytta levereras ofta och återkommande, inte bara i slutet av projektet som ofta är fallet i traditionella projekt. Vid varje kort steg försöker nämligen projektgruppen att slutföra användbart projektresultat som kunden kan använda och tjäna pengar på, redan tidigt i projektet.

En motiverad projektgrupp Ordet projektledning för tankarna till projektledaren, rollen som normalt ansvarar för projektets resultat. Synen på roller är något som skiljer agil projektledning från traditionell projektledning. Fokus i agil projektledning är i första hand inriktat på gruppens, inte projektledarens, förmåga att leda projekt. Det agila synsättet innebär att gruppen ska vara självgående och beslutsmässig eftersom gruppens deltagare är de som vet mest om detaljer och problem i projektet. Agil projektledning har ofta växt fram som motreaktioner i miljöer där all beslutskraft legat på projektledaren och där gruppens röster inte blivit hörda. Genom att få projektgruppen att känna ansvar och mandat frigörs projektledarens tid och kraft. Projektledaren kan då syssla med det som ger verklig effektivitet: att undanröja hinder och bana väg för gruppen. Allt som hindrar eller stör gruppen skapar slöseri med tid, pengar och resultat och bör prioriteras av projektledaren för att få ett så effektivt projektarbete som möjligt.

En jämn och rimlig arbetsbelastning Agil projektledning innebär medbestämmande och påverkan från alla deltagare i projektgruppen. Varje deltagares åsikt tas hänsyn till vid beslut om

Kapitel 1

Agil_inlaga_uppl4.indd 10

2019-10-14 13:13

hur arbetet ska gå till. Det är inte bara en rättighet, det är en skyldighet att ha åsikter och förslag för att ta fram den bästa lösningen för projektet. Vid varje kort steg i projektet får dessutom projektdeltagarna visa upp vad de gjort och får direkt feedback från beställare eller kunder. Det gör naturligtvis att agila projektgrupper blir väldigt motiverade i sitt arbete. Att de dessutom blir gladare är för att de får den respekt de förtjänar. Varje kort definierat steg sker nämligen med en jämn arbetsbelastning. Många års projektforskning visar väldigt tydligt vilka kvalitetsbrister som uppstår om projektgrupper drivs till att jobba orimliga övertidstimmar och pressas till att lämna ifrån sig projektresultat som skulle kunnat bli mycket bättre om det fått ytterligare några timmars förbättring. För hårt pressade projektgrupper straffar sig ofta i slutet av projekten, då felen upptäcks, och får då ofta projektförseningar som följd. I agila projekt strävar gruppen efter ett jämnt arbetstempo där fokus ligger på att slutföra varje steg innan nästa arbetsuppgift påbörjas.

En flygplanscockpit för projekt Många klagar över otydligheten i projekt. Projektbeställare skäller och projektledare river ibland sitt hår över den otydlighet kring hur status egentligen ser ut i projektet. Inom agil projektledning finns därför ett antal verktyg och visuella mätinstrument som gör att alla hela tiden kan se var projektet befinner sig på sekunden när. Det kan liknas vid en flygplanscockpit av instrument som på olika sätt visar status. Dessa instrument baseras alltid på enkla tekniker som inte kräver tung administration. Ett av dessa verktyg är dessutom helt administrationsfritt då det handlar om tätare och mer strukturerad kommunikation gruppmedlemmarna emellan vilket gör att alla vet vad var och en gör just nu. För projektets omgivning innebär instrumenten en enkel och effektiv inblick i projektets omedelbara status.

Fungerar i många branscher Agil är ett samlingsnamn för ett antal ramverk och metoder som växt fram på olika håll där Scrum och eXtreme Programming (XP) är de vanligaste. Vissa av dessa metoder bygger på lärdomar dragna från projekt som lyckats mot alla odds. I krisprojekt som återtagit kontrollen har man frågat sig: ”Om detta fungerar i kris, varför skulle det inte kunna fungera i vanliga projekt också?”. Andra agila metoder kommer från studier av värderingar,

Vad är agil projektledning?

Agil_inlaga_uppl4.indd 11

2019-10-14 13:13

principer och tekniker inom processindustri som förfinats och anpassats för att driva projekt på ett effektivt sätt. De agila metoderna har utvecklats inom it-branschen. Det betyder inte att man måste verka inom it-branschen för att arbeta agilt. Oavsett om du jobbar med ideella projekt, med sidoprojekt i en liten organisation eller om du befinner dig i en global koncern med en inarbetad projektmodell kan du ha nytta av att anamma ett agilt synsätt.

Idag arbetar så vitt skilda verksamheter som evenemangsprojekt, call centerföretag och enheter inom försvarsmakten som utvecklar militärstrategiska koncept med agil projektledning. Däremot passar metoderna bättre för vissa situationer än andra och detta beskrivs noggrannare i kapitel 8, ”När passar agila metoder?”. Beroende på situation kan du kanske inte använda dig av alla delar av de agila metoderna men det grundläggande synsättet går att ta med sig överallt, oavsett typ av projekt.

Kapitel 1

Agil_inlaga_uppl4.indd 12

2019-10-14 13:13

Den agila synen på tid och resultat I det följande kapitlet kommer några jämförande beskrivningar ges mellan det agila arbetssättet och traditionella projektledningskoncept.

Timeboxing Timeboxing är ett engelskt uttryck, som tyvärr ännu saknar en vedertagen svensk översättning. Timeboxing innebär att definiera ett mål för en tidsperiod och sedan låta tiden vara den heliga faktorn. Att göra det bästa av situationen inom en given tidsram är alltså vad timeboxing innebär och är grundläggande för det agila arbetssättet. De korta cyklerna av arbete (som kallas sprintar), med stopp för att visa upp projektresultat och reflektera kring möjligheter till förbättring, är alltså tidsperioder då projektet gör det bästa av situationen. Tiden, inte kraven, är faktorn man inte ruckar på. Genom att arbeta mot en deadline tvingas man att prioritera mellan vad som är viktigt och mindre viktigt. Den prioriteringen är en viktig del av beställarens eller kundens arbete med projektgruppen. Eftersom kunden inte alltid kan vara närvarande och ge besked om detaljer måste projektgruppen veta vad som är viktigast ur nyttoperspektiv för att prioritera rätt under arbetets gång.

TIMEBOXAT TÅRTKALAS Tänk dig att du behöver arrangera en 60-årsfest för din släkting. En lördag två månader framåt i tiden fyller släktingen år och festen ska hållas på självaste födelsedagen. Oavsett hur du planerar så finns det en faktor du aldrig kan ändra på: tidpunkten. Det innebär att du måste se till att det viktigaste är ordnat och att mindre viktiga saker kan strykas om det blir allt för ont om tid. Om de brasilianska servettringarna tar tre månader att leverera kan du stryka dem ur planeringen utan att det är någon katastrof – festen blir säkert lika bra ändå. Tårtan är däremot något som förväntas och står högt upp på önskelistan för alla närvarande. Att bestämma och beställa tårtan måste därför göras tidigt i arbetet så att den inte riskerar att prioriteras bort senare på grund av tidsbrist.

Vad är agil projektledning?

Agil_inlaga_uppl4.indd 13

2019-10-14 13:13

Projekttriangeln Ett vanligt sätt att definiera ett projekt är utifrån de tre parametrarna tid, kostnad och resultat eller omfattning. De kan sägas utgöra projektets ramar och brukar för pedagogikens skull ritas som en triangel. Projekttriangeln härstammar från traditionella projektledningsmetoder.

Resultat

Tid

Kostnad

ETT PROJEKT HAR RAMARNA: Tid Kostnad Resultat eller omfattning Inom den amerikanska organisationen för att certifiera projektledare, PMI (Project Management Institute), kallas denna projekttriangel även för begränsningstriangeln eftersom den visar vilka begränsande ramar som projektmålet innehåller. Detta blir extra tydligt då projekt avviker från sin ursprungliga planering.

Kapitel 1

Agil_inlaga_uppl4.indd 14

2019-10-14 13:13

Detta alternativ visar alltså hur vi förändrar kostnadsramen för att klara av Projektet ”Träbron över Svartforsen” att genomföra projektet med oföränd”Projektets mål är att bygga en träbro över forsen för mindre än 200 000 SEK rade ramar för tid och resultat. och bron ska gå att använda senast Alternativ 2: Enligt planen ska ett sista juni”. väldigt tjusigt räcke skapas med allehanda snickarglädje. Om projektgrupDe tre begränsningar som definierar pen istället gör ett enkelt och funkprojektet är: tionsdugligt räcke kan det levereras i Tid: Sista juni tid och till planerad kostnad. Kostnad: 200 000 SEK I detta alternativ förändrar vi alltså Resultat: Träbro resultatramen för att klara av att geLåt oss säga att projektets aktiviteter nomföra projektet med oförändrade tyvärr dragit ut på tiden och att ramar för tid och kostnad. leveransdatum därför blir svårt att Ett tredje alternativ skulle kunna visa möta. Projektledaren måste då ta upp på hur vi förändrar parametern tid för problemet med en projektbeställare att bibehålla ramarna för kostnad och och lyfta fram olika alternativ baserade resultat. Tyvärr är det svårt att genompå förändring av de tre ramarna: föra i praktiken eftersom antal arbetade timmar och kostnad ofta hänger intimt Alternativ 1: Projektet skulle kunna leverera i tid om det fick fler deltagare samman i projekt. Däremot skulle ytterligare ett alternativ kunna vara att till projektgruppen. Det skulle tyvärr förändra såväl tid som kostnad för att innebära att kostnaden blir högre än bibehålla resultatet. planerat. EXEMPEL – ÄNDRADE RAMAR

Tiden är helig Agila projekt fungerar utifrån timeboxing-principen, alltså att tidsramen i varje steg av projektet alltid står fast. Det innebär att projektgruppen alltid justerar parametern resultat. Tillfällen då planen inte stämmer överens med verkligheten hanteras alltså genom att projektet skär ned på projektets resultat eller omfattning. Somliga reagerar genast på denna princip och säger: ”Vad menas med att anpassa resultatet? Då vet man ju inte vad som kommer att levereras? Så går det ju inte att bedriva projekt, framför allt inte ett kundorderprojekt när man redan lovat vad projektresultatet ska innehålla”.

Vad är agil projektledning?

Agil_inlaga_uppl4.indd 15

2019-10-14 13:13

Läsaren som reagerar på detta vis vill jag uppmana att ta ett djupt andetag och följa med i beskrivningen av det agila arbetssättet: Det agila arbetssättet med timeboxing innebär att projektgruppen i varje kort cykel (eller sprint som har blivit det vedertagna försvenskade ordet) ser tiden som helig. Det innebär att rätt saker prioriteras först och att de saker som inte blir färdiga helt enkelt inte hinns med i den sprinten. Men det förbjuder inte beställaren att senarelägga projektets deadline. Det här ger väldigt tydliga tidiga signaler om hur projektet går. Om projektet bestämmer sig för att jobba med tre-veckors-sprinter och hela projektet förväntas pågå under tio stycken sprinter ser alla hur projektet har gått efter varje tre-veckors-sprint. Visar projektet att endast åtta av de tio inplanerade delmålen har uppnåtts efter en sprint kan verksamheten fatta beslut för hela projektet baserat på projekttriangeln. NÄR ALLA DELMÅL INTE HINNS MED

Projektet kan tilldelas fler resurser, motsvarande till exempel tjugo procent, för att hinna med allt arbete. Vissa delresultat av projektet, som planerats in längre fram i tiden, kan tas bort. Projektet kan förvarna mottagare av projektresultatet att det just nu ser ut att behöva ta till exempel tjugo procent längre tid än förväntat. Denna förändrade helhetsplanering blir alltså enklare med ett timeboxingtänkande eftersom det ger en ärlig och tydlig förvarning. Att tiden är helig handlar om varje kort sprint. För projektets helhet är det upp till beställaren om projektet ska förlängas, förkortas (minska antalet krav) eller få fler resurser för att hinna med alla krav i tid. Projekt där alla arbetat alldeles för hårt med att få alla krav tillgodosedda inför varje deadline får tyvärr ofta problem med projektets kvalitet. För många sena timmar gör lätt att vi som människor tänker fel eller väljer den enklaste lösning som vi kommer på utan att ifrågasätta om det är lämpligt eller inte. Har man istället många korta deadlines vinner dels kvaliteten på att varje sak blir ordentligt gjord, dels blir den negativa effekten av att några krav inte uppnås i tid inte lika stor – eftersom nästa deadline är nära i tiden, bara tre veckor bort. I kapitel 6, om genomförande, berörs närmare hur man prioriterar om tidsbrist uppstår i en sprint.

Kapitel 1

Agil_inlaga_uppl4.indd 16

2019-10-14 13:13

Faser i projekt En av styrkorna i den traditionella projektledningen är dess tydlighet kring helhet och struktur. Den traditionella projektstrukturen är relevant även för den som väljer att arbeta agilt. Många av dess termer har blivit praxis, men vissa saker har däremot fått flera namn. Därför är det på sin plats att definiera några grundläggande begrepp som kommer att användas i boken för att beskriva projekts olika delar. Traditionellt brukar man dela in ett projekt i olika faser.

Förstudie

Planering

Genomförande

Överlämning

Avslut

Traditionell projektmodell med typisk indelning i projektfaser. AVSEDDA FÖRDELAR MED ATT DELA IN ETT PROJEKT I FASER:

Det är enklare att ha ett begränsat område att fokusera sin energi på än att försöka hantera för många saker på en och samma gång. Genom tydliga steg kan man avsluta en del innan nästa del påbörjas.

Förstudiefas

Förstudie

Planering

Genomförande

Överlämning

Avslut

Förstudien ska ge svaret på vad projektet ska åstadkomma. Här definieras ofta projektets ramar som anger gränser för tid, kostnad och resultat eller omfattning.

Vad är agil projektledning?

Agil_inlaga_uppl4.indd 17

2019-10-14 13:13

Planeringsfas

Förstudie

Planering

Genomförande

Överlämning

Avslut

I denna fas ska svar ges på frågan om hur projektet ska genomföras. Resultatet från planeringsfasen är bland annat en tidsplan, en budget, ett organisationsschema och ofta en risklista.

Genomförandefas

Förstudie

Planering

Genomförande

Överlämning

Avslut

Här genomförs projektet för andra gången. Under planeringsfasen genomfördes projektet i teorin men nu genomförs det på riktigt. Här handlar projektledningsarbetet om uppföljning och justeringar.

Överlämningsfas

Förstudie

Planering

Genomförande

Överlämning

Avslut

När projektet är genomfört måste ofta projektresultatet överlämnas till en annan part. Ett kontorskomplex överlämnas till en förvaltande organisation och den nyutvecklade produkten överlämnas till produktionsavdelningen som påbörjar tillverkningen.

Kapitel 1

Agil_inlaga_uppl4.indd 18

2019-10-14 13:13

Avslutsfas

Förstudie

Planering

Genomförande

Överlämning

Avslut

När ett projekt avslutas innebär det uppstädning och ibland att resurser ska återlämnas och avslutande dokument ska skrivas på. En slutrapport med erfarenheter av projektet skrivs och i ett kundprojekt innebär det kanske att den sista delbetalningen görs.

Beslut vid fasövergångar För varje fasövergång finns ofta en beslutspunkt. Det innebär att styrgruppen eller beställaren måste fatta två beslut: 1. Ska vi påbörja nästa fas? 2. Ska vi avsluta den föregående fasen? Många ser detta som ett enda beslut (att avsluta en fas för att påbörja nästa). Men för att få bättre kontroll på projektet och dess resurser finns en fördel i att dela upp beslutet i två delar. Ta till exempel ett vägbyggesprojekt som är i slutet av planeringsfasen och arbetsveckan börjar lida mot sitt slut. En asfaltskokare är beställd och kommer dyka upp utanför kontoret måndag morgon då genomförandefasen ska börja. När styrgruppen går igenom dokumentationen som blivit resultatet av planeringsfasen på fredag eftermiddag inser de att dokumentationen behöver förbättras för att kunna godkännas. Om de då ser denna beslutspunkt som ett enda beslut (avsluta planeringsfasen för att påbörja genomförandefasen) kan projektet bli onödigt dyrt. Asfaltskokaren måste då avbeställas och den personal som skulle börjat arbeta på måndagen måste avbokas. Betraktar man fasövergången som två beslut skulle styrgruppen istället, som svar på ovanstående frågor, kunna besluta: 1. Ja, vi påbörjar nästa fas. 2. Nej, dokumentationen behöver förbättras innan 2. vi kan avsluta den föregående fasen.

Vad är agil projektledning?

Agil_inlaga_uppl4.indd 19

2019-10-14 13:13

Tyvärr är däremot ofta problemen större än så här. I många projektorganisationer ses beslutspunkten som något som bara passeras istället för ett tillfälle för att fatta verkliga beslut om påbörjande och avslut.

Flexibilitet vid fasövergångar Genom att tänka i termer av faser och genom användande av beslutspunkter får projektet ofta struktur och bättre möjlighet till god styrning. Det finns emellertid också en risk med det här synsättet, nämligen att man får en förenklad uppfattning om projekt som något som går i prydliga, exakta steg och att om projektet inte följer dem så är det tecken på att det sköts dåligt. Med en styrgrupp som lägger för stor vikt vid att projektet ska följa dessa exakta steg kommer projektledaren mest av allt eftersträva att projektet ska följa den här mallen. ”Men varför är det så dåligt?” kanske då blir den naturliga följdfrågan. Låt oss säga att vi har ett projekt med målet att ta fram den grymmaste cykeln någonsin. Vi vet att konkurrenten Superbike är på väg att skapa en ny cykeltyp så det är bråttom. Vår produkt måste både vara bättre och komma ut i tid. GrymCykelprojektet behöver planera för fyra olika delar: ram, växlar, styre och hjul. Under planeringsfasen inser projektledaren att underleverantören inom två månader kommer ut med ett nytt växelsystem som kommer att slå världen med häpnad och som skulle kunna användas i projektet. Projektledaren kan därför inte planera klart projektet under planeringsfasen eftersom hen skulle vilja ha med det nya växelsystemet i GrymCykelprojektet. När hen föreslår att hen skulle vilja köra igång projektet utan att ha en viktig del av projektet planerad fnyser styrgruppen och säger: ”Är inte planeringsfasen klar kan vi ju inte starta genomförandefasen, det förstår du väl”. Bedrövad planerar hen därför in användandet av det befintliga, sämre, växelsystemet i projektet – för att få planeringen godkänd och tillåtelse att påbörja genomförandefasen. Denna brist i synsättet på projekt – som en serie av distinkta faser – är en av de saker som fått den agila rörelsen att vända sig emot det traditionella sättet att driva projekt.

Kapitel 1

Agil_inlaga_uppl4.indd 20

2019-10-14 13:13

Sammanfattning Agil betyder smidig och huvudprincipen i agil projektledning handlar om flexibilitet och en strävan att hela tiden förbättra sitt projektarbete. Det åstadkoms genom att ha korta sprinter som består av cykler av att planera, utföra, kontrollera och därefter handla utifrån dragna slutsatser. I agil projektledning ruckar man inte på sprinternas längd och tack vare att arbetet delas upp i sprinter blir det tidigt synligt om resultatkrav och tidsramar är rimliga. Agil projektledning handlar inte så mycket om projektledaren som beslutsfattare utan om att få gruppen att leda projektet genom att få mandat och bli självgående. Projektledarens huvudfokus blir istället att undanröja hinder för att få gruppen att bli så effektiv som möjligt.

innehåller flera olika

Övningsboken: I övningsbokens kapitel 1 hittar du två övningar som handlar om att identifiera er mognadsnivå för agil verksamhet. Där finns såväl en individuell övning som en gruppövning för att på ett enkelt sätt ”mäta” er agila mognad. slags övningar:

instuderingsfrågor praktiska övningar diskussionsövningar scenarioövningar

Författaren Tomas Gustavsson undervisar i projektledning vid Karlstads universitet, är certifierad scrum master och har arbetat med agila metoder sedan 2002.

Agil projektledning ÖVNINGSBOK Tomas Gustavsson

tillhör textboken Agil projektledning. Böckerna följer samma struktur: från förstudien till projektets avslut.

Agil projektledning

ÖVNINGSBOK

Tomas Gustavsson

ISBN 978-91-523-2646-6

www.sanomautbildning.se

(523-2646-6)

Vad är agil projektledning?

Agil_inlaga_uppl4.indd 21

2019-10-14 13:13

Agil projektledning Tomas Gustavsson

VARFÖR BLIR så många projekt både längre och dyrare än planerat?

Agil projektledning FJÄRDE UPPLAGAN

ISBN 978-91-523-5836-8

www.sanomautbildning.se

Agil_omslag_uppl4.indd 1

9 789152 358368

Tomas Gustavsson 2019-10-14 13:09