Manual Tesoreria SOCIEM-USMP by SOCIEM USMP

Manual de TesorerĂa SOCIEM-USMP 2005

Autor: Lionel T. Zevallos R.

Manual de Tesorería SOCIEM-USMP 2005 Objetivos:

Alcanzar los objetivos propuestos por la sociedad. Ubicar la sociedad en niveles deseables de desarrollo y prosperidad, cumpliendo con brindar un bien y servicio apreciado por la comunidad en relación a su calidad, oportunidad y precio.

Filosofía: -

Somos una organización del Sector Sin Fines de Lucro ( o también denominados del tercer sector) Nos caracterizamos por nuestro sentido altruista y de servicio, mas que comerciales

¿De que se encarga el área contabilidad-finanzas? 1.- Proyectar el ciclo productivo de la sociedad y sus diversas actividades 2.- Registrar y administrar todos los bienes muebles e inmuebles de la sociedad. 3.- La contabilidad nos sirve como un sistema de información par la toma efectiva de decisiones. Debe mantener la información actualizada y disponible a todo momento por medio algunos pasos simples: Registro: A través de los diversos sistemas de registro de datos. Procesamiento: Acumular la información y prepararla en orden. Comunicación: A través de los estados financieros. Esta información va a ser utilizada por usuarios externos e internos de la sociedad, y se basaran en ellos para tomar decisiones acerca de las diversas áreas (administrativo, actividades por comités).

Autor: Lionel T. Zevallos R.

Manual de Tesorería SOCIEM-USMP 2005 Deberes del Tesorero SOCIEM-USMP: -

Producir el plan financiero Anual SOCIEM-USMP Producir el balance general SOCIEM-USMP, actualizándolo mes a mes Recopilar los formatos de gastos de representación y archivarlos. Producir y / o asesorar los planes financieros de cada proyecto SOCIEM USMP. Elaborar el análisis de los registros financieros. Compilar y actualizar la documentación (registros físicos) de tesorería SOCIEM USMP, asegurando que estén debidamente confeccionados y archivados con los documentos (boletas, facturas, etc) que sustenten el movimiento financiero. Administración de los bienes muebles e inmuebles, por medio de un inventario, el cual debe estar constantemente actualizado. Producir, verificar y hacer seguimiento de los documentos de tesorería ante terceros. Recibir y desembolsar el dinero en efectivo de la sociedad, asimismo registrar y administrar los movimientos. Manejo de libro auxiliar de operaciones y caja, debe ser llevado correctamente y actualizado. Capacitar a los miembros SOCIEM-USMP sobre los métodos de registro en tesorería Administrar y/o asesorar los controles de ventas en las actividades SOCIEM-USMP. Planificar los costos de producción, precios de venta, punto de equilibrio y metas totales de cada actividad SOCIEM-USMP que lo requiera, en coordinación con el comité encargado. Administrar la cuenta bancaria de la sociedad conjuntamente con presidencia Informar el estado financiero de la sociedad ante los miembros, otorgando la información oportuna con el fin de tomar buenas decisiones. Promover y organizar actividades con el fin de incrementar los activos y el patrimonio de la SOCIEM-USMP. Hacer efectivo el cobro y registro de las cuotas por concepto membresía SOCIEM-USMP.

Autor: Lionel T. Zevallos R.

Manual de Tesorería SOCIEM-USMP 2005

REGISTROS FINANCIEROS En nuestra sociedad, vamos a tener tres tipos de registros financieros básicos según los conceptos del PCGA (principios de contabilidad generalmente aceptados). Estos son: -

Balance general Plan financiero Plan financiero anual Estado de resultados

Como métodos de registro accesorios, manejaremos: -

Formato detallado de plan financiero (presupuestos) Formato detallado de Estado de resultados Formato de gastos de representación Libro auxiliar de operaciones y caja Inventario

Los registros financieros Son una inversión de tiempo muy útil, en el cual recogemos y registramos en formularios. Un formulario viene a ser una planilla donde se escribe información, de los cuales se presentaran resúmenes en las reuniones administrativas. Cuanto mejor sean llevados y se entiendan los registros, será una herramienta crucial para una buena toma de decisiones. En la realidad las interpretaciones erróneas de los registros de una asociación es una de las causas más comunes de fracasos. Van a ser las bases para la realización de análisis y planificación

Premisa: TODOS LOS REGISTROS FINANCIEROS DEBERAN SER CONSIDERADOS EN SOLES

Autor: Lionel T. Zevallos R.

Manual de Tesorería SOCIEM-USMP 2005 001 - Balance general El balance general es como una fotografía de la situación financiera de la sociedad en un momento determinado, generalmente se realiza anualmente para la ultima asamblea del año, pero también se puede tomar en cualquier comento de la gestión; mensual, bimestral, trimestral o semestral. Este se divide en tres grandes apartados: Activos: Los bienes y valores que la sociedad posee, además de lo que le deben. Nos indica cual ha sido el destino de los fondos que disponemos. En los activos incluyen lo que la sociedad ha adquirido (local, maquinaria, mobiliario), lo que nos deben terceros (clientes) y el dinero que tenemos guardado en bancos (cuenta bancaria) o caja. Todos los bienes deben ser expresados en la misma moneda, lo que nos permitirá sumarlos obteniendo total activo Pasivos: Lo que debemos, y nos enseña cual es el origen de los fondos que disponemos y como nos hemos financiado. Incluye prestamos hechos por la sociedad y por terceras personas (ejem: instituciones bancarias, Facultad de medicina, etc.) Patrimonio: Es todo lo proveniente de los miembros (a los que podemos llamar “propietarios” de la sociedad. Esta se origina de dos formas: -

Aporte voluntario realizado por los miembros de sus propios recursos. A esto se le denomina aporte de capital o inversión, se puede efectuar en cualquier comento que se considere necesario. Utilidades por actividades (operaciones) , las ganancias. En el caso de la sociedad científica, por ser una organización sin fines de lucro, no existe el pago de dividendos a miembros, por lo que la totalidad de utilidades serán reinvertidas en la sociedad.

002 - Estado de resultados -

También llamado balance de actividad o estado de perdidas y ganancias. En el caso de la sociedad, será aplicada al final de las diversas actividades que realizaremos en el año. A partir de estas se obtendrán los resultados presentados en el balance general.

Autor: Lionel T. Zevallos R.

Manual de Tesorería SOCIEM-USMP 2005 Un estado de resultados hace referencia a un periodo de tiempo, en el cual se registran las ventas (ingresos) y los costos (egresos, consumos, sacrificios o esfuerzos) que se realizaron. La diferencia entre los ingresos y los egresos incurridos se denomina resultados del periodo, Cuando este es positivo hablamos de utilidad, cuando el resultado es negativo hablamos de perdida. * Todo “Estado de resultados” debe ir acompañado por el “detallado de estado de resultados”, en el cual salen todos los datos presentados desarrollados, servirá de sustento para este documento. En nuestro caso , el “Estado de resultados” se divide en la siguientes partes: INFORMACIÓN GENERAL: -

Numero del proyecto: Numero consignado al proyecto en el plan de trabajo anual. Nombre del proyecto: Nombre oficial consignado al proyecto. Fecha de inicio: Día en el cual inicio la actividad Fecha de termino: Día en el cual termina la actividad Persona encargada: Persona que realiza el estado de resultados Fecha de entrega: Fecha en la que se entrega a tesorería

INGRESOS -

Capital inicial: Dinero proveniente de los fondos de la sociedad que será invertido en la actividad ha realizarse.

Ventas: Dinero proveniente de los consumidores (si los hubiera) del producto (que puede ser material o servicio). Ejemplo: En el caso de un producto material podemos referirnos a venta de libros, revistas, CD, cualquier objeto tangible que va ser sometido a comercialización. En cambio los servicios se refieren a productos no tangibles, como lo es el conocimiento. En este rubro ingresan los cursos, pasantías , etc que organiza la sociedad.

Ventas asociadas: Cualquier ingreso de capital que ingrese a las cuentas de la actividad que no sean generadas por el producto principal.

Autor: Lionel T. Zevallos R.

Manual de Tesorería SOCIEM-USMP 2005 COSTOS -

Costos de ventas: Los egresos causados por el producto a comercializar en la actividad (materiales).

Costos asociados: Cualquier egreso de capital que ingrese a las cuentas de la actividad que no sean generadas por el producto principal.

Costos de difusión: Costos de el material usado para difusión. Ejem, costos por diseño, costos de papeles, costos de impresiones, de copias, de banderolas, pancartas, etc

Costos de logística: los egresos causados por el material de logística de la actividad.

Costos de sociocultural: Los egresos de el material usado para la realización de los eventos socioculturales.

UTILIDAD BRUTA: Se refiere a la resta de los ingresos por ventas y ventas asociadas, menos los egresos por costos de ventas y de logística, sociocultural, difusión.

COSTOS OPERATIVOS: -

Costos administrativos: Los egresos por tramites administrativos de la actividad. Estos serán obtenidos por medio de el formato de “gastos de representación” Acá deben ir incluidas las devoluciones y portes bancarios.

Se divide básicamente en: -Impresiones y fotocopias -Uso de PC e Internet -Teléfono -Movilidad / transporte

UTILIDAD OPERATIVA: A la utilidad bruta se le restan los costos operativos.

Autor: Lionel T. Zevallos R.

Manual de Tesorería SOCIEM-USMP 2005 OTROS INGRESOS / EGRESOS -

Otros ingresos: Cualquier ingreso de capital que ingrese a las cuentas de la actividad que no sean generadas por la misma.

Otros egresos: Cualquier egresos de capital que ingrese a las cuentas de la actividad que no sean generadas por la misma.

003 - Plan financiero Lo que comúnmente le dicen “presupuesto”, este formato nos ayuda a organizar los gastos, analizar y fijar las metas de cada actividad. Va a contar de dos partes, el primero llamado “plan financiero” que va a ser resultado del segundo que se llamara “detallado de plan financiero” lo que viene a ser el presupuesto detallado – desarrollado de cada punto del plan financiero, debe de servir de sustento para el mismo. En nuestro caso , el plan financiero se divide en la siguientes partes: INFORMACIÓN GENERAL: -

CAPITAL INICIAL : en este punto se coloca por rubros las necesidades de capital para la realización del proyecto. Se divide en:

Materias primas: Dinero necesario para los gastos de material físico en el proyecto. -difusión: lo que es volantes, trípticos, banderolas y en -material: Los costos por producción del bien o servicio, pagos a docentes, materiales académicos (lapiceros, fólderes, agujas, hilo, mascarillas, guantes, hospedaje, alimentación, transportes, etc que se dan como parte del paquete a la venta)

Autor: Lionel T. Zevallos R.

Manual de Tesorería SOCIEM-USMP 2005 Logística: -Materiales de logística: agua para expositores, vasos, bocaditos, etc. -Equipamiento y maquinas: Computadoras, impresoras, multimedia, dispensador de agua, sillas, mesas, etc -Alquileres: Alquileres de local o servicios. Costos administrativos: Tramites bancarios, devoluciones y “gastos de representación” -Impresiones y fotocopias -Uso de PC e Internet -Teléfono -Movilidad / transporte (estos últimos se obtienen de el formato “gastos de representación”) Otros: Otros no calificables en los rubros anteriores. TOTAL CAPITAL INICIAL: La suma de los rubros anteriores, nos dará un aproximado de el capital inicial que necesitamos para desarrollar nuestra actividad.

PROYECCIÓN DE INGRESOS: todo el dinero que va a ingresar para la realización de la actividad. Capital social: se refiere a la inversión de los activos de la sociedad en la actividad. (autofinanciamiento de la arcas SOCIEM-USMP y colaboración particular de sus miembros) Ventas del producto: Dinero TOTAL que se piensa obtener por la venta del producto (sin deducir los costos) se refiere al precio final del producto por el numero de productos que se piensan vender. Proyección de Utilidad del ejercicio: el dinero que se piensa obtener como ganancias (utilidades).

VENTA DE PRODUCTO Costos por producto: Refiere a la inversión que se realiza para la realización del producto en una unidad.

Autor: Lionel T. Zevallos R.

Manual de Tesorería SOCIEM-USMP 2005 Numero de productos a la venta: refiere al numero de productos que se colocaran en el mercado a venta. Valor de venta del producto (unidad): se refiere al precio del producto a la venta de terceros. Fecha de inicio de ventas: Día en el cual se abren las ventas. Proyección de venta semanal: Proyección de lo que se requiere vender semanalmente para vender el numero total de productos

004 – Plan financiero anual El plan Financiero anual se basa en el análisis realizado de todo el movimiento financiero de los años anteriores, teniendo en cuenta los posibles déficit o superávit causados por la devaluación de la moneda, inflación, etc. Según la experiencia del ejercicio, guardada en los diversos documentos, se proyecta cual será la necesidad en conjunto de todos las actividades proyectadas por SOCIEM-USMP. Este plan financiero debe constar en términos generales de los siguientes puntos: Proyección de ingresos: El primer punto del PFA, pero el ultimo que se debe llenar. En este se coloca cuanto dinero se proyecta obtener por medio de diversas actividades para cubrir las necesidades administrativas planeadas por la sociedad. En este punto también contemplamos el Capital Social y los ingresos por concepto de ventas. Costos: Son los gastos que la sociedad proyecta tener en el año para la realización de sus actividades, incluyendo las administrativas en general y las actividades (ejem: Pasantías, Cursos, Campañas, etc) y debe ser dividida de la siguiente manera: Costos administrativos: Son los gastos que se realizan por concepto de: -Impresiones y fotocopias -Uso de PC e Internet -Teléfono -Movilidad / Transporte

en TODO el año y TODAS las actividades a realizar. Estará basado en la documentación por “gastos de representación”

Autor: Lionel T. Zevallos R.

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Costos Materiales Se dividirían en los siguientes rubros, se contempla los gastos cotidianos y por actividades programadas (en aproximados) Materias primas: Se refiere al material que requieren las actividades, (específicamente todo menos alquileres y equipamiento) que incluyen los gastos materiales en general. Difusión: Se refiere a los materiales que servirán para difusión, Papel (incluye copias o impresión de los mismos) y giantografías, banderolas, y el diseño del material físico y virtual. Alquileres: se refiere principalmente al uso de locales y servicios prestados por terceros en general Equipamiento y maquinas: se refiere al uso de Computadoras, multimedia, impresoras, dispensador de agua, sillas, mesas, etc que sean necesarios para la realización de las actividades Otros: los que no puedan ser calificados entre los ya mencionados.

005 - Gastos de representación Los gastos de representación o costos administrativos, en este caso se refieren a los gastos que los miembros de la sociedad realizan para procesos administrativos. Estos se dividen en cuatro tipos *:

-Impresiones y fotocopias -Uso de PC e Internet -Teléfono -Movilidad / transporte Y deben tener de carácter obligatorio los siguientes datos: -

Nombre completo Categoría de miembro: si es asociado titular o asociado ordinario Cargo: Cargo en sociedad científica por el que esta haciendo los gastos Fecha de realización del gasto: Tipo de gasto *:

Autor: Lionel T. Zevallos R.

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Motivo del gasto: Explicar a que actividad pertenece el gasto, o a que proceso administrativo Detalle del gasto: Detallar el por que del gasto Importe en letras: Escribir el importe en letras Importe en soles: escribir el importe en números

006 - Libro auxiliar de operaciones y caja Se basa el llevar la información contable por medio de un “libro”, este debe manejarlo exclusivamente el Tesorero. En este debe ir registrado TODO movimiento financiero de la actividad cotidiana (ingresos - salidas), todas deben ser visadas y firmadas por los miembros comprometidos en las mismas.

007 - Inventario Inventario de todos los bienes muebles e inmuebles de la sociedad. En este debe ser registrado la cantidad, localización y descripción del bien. Todo movimiento de los bienes debe ir registrado en el libro auxiliar de operaciones, debidamente visado y firmado.

FINANCIAMIENTO El financiamiento de las diversas actividades esta dividido en dos tipos: Externos 1.- Facultad de Medicina Humana USMP y Universidad de San Martín de Porres La FMH-USMP recibe regularmente nuestros proyectos de actividades, en estos se incluye el PLAN FINANCIERO general y detallado, asimismo por medio de cartas se hacen los pedidos de Financiamiento. 2.- Laboratorios, Entidades Publicas, OTROS (Nacional e internacional) Por Medio de las gestiones de CPRII, se reciben donaciones, auspicios. Estos deben ser registrados y administrados por tesorería.

Autor: Lionel T. Zevallos R.

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Internos (autofinanciamiento) Capital social: se refiere al dinero que se capta de los socios, de forma voluntaria o por cuotas obligatorias. (capitalización) - Membresía SOCIEM USMP La membresía SOCIEM-USMP se refiere a un pago anual que hace cada miembro TITULAR de la sociedad para poder recaudar capital con el fin de cubrir los costos administrativos mas importantes / urgentes. Entre ellos, Actualización de personería Jurídica anual, compra y legalización de Libro de actas. Hay que tener a consideración el incremento y reducción de la cuota según la situación monetaria del país, así lograr una capitalización efectiva de la sociedad

- Utilidades Ganancias por los diversos ejercicios producidos por SOCIEM-USMP. Según el plan de trabajo hay actividades científicas-académicas que secundariamente nos producen utilidades, como lo son las pasantías, y cursos. Asimismo podemos realizar actividades exclusivamente con el fin de percibir los ingresos que sean necesarios para cubrir los gastos de la sociedad.(Almuerzos, Sorteos, Ventas, etc). (reinversión de utilidades)

Autor: Lionel T. Zevallos R.