PROTOKOLL FRA EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING I SOILTECH AS (org.nr. 996 819 884)
Den 28. august 2024 klokken 10:00 (CEST) ble det avholdt ekstraordinær generalforsamling i Soiltech AS (Selskapet) Generalforsamlingen ble avholdt elektronisk gjennom Teams.
Følgende saker ble behandlet:
1. ÅPNING AV GENERALFORSAMLINGEN VED STYRETS LEDER
UNOFFICIAL OFFICE TRANSLATION – IN CASE OF DISCREPANCIES THE NORWEGIAN VERSION SHALL PREVAIL:
MINUTES OF AN EXTRAORDINARY GENERAL MEETING OF SOILTECH AS (reg.no. 996 819 884)
On 28 August 2024 at 10:00 hours (CEST) an extraordinary general meeting of Soiltech AS (the Company) was conducted electronically via Teams.
The following matters were considered:
1. OPENING OF THE GENERAL MEETING BY THE CHAIR OF THE BOARD
Styrets leder, Gunnar Winther Eliassen, åpnet møtet. Chair of the Board, Gunnar Winther Eliassen, opened the meeting.
2. REGISTRERING AV FREMMØTTE AKSJONÆRER OG FULLMAKTER
4 797 397 av totalt 7 405 430 aksjer var representert, tilsvarende ca. 64 78% av Selskapets samlede aksjekapital. De fremmøtte er inkludert i egen møte- og stemmeliste
3. VALG AV MØTELEDER OG REPRESENTANT TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN
Følgende beslutning ble fattet:
"Gunnar Winther Eliassen], velges til å lede generalforsamlingen. Glenn Åsland velges til å medundertegne protokollen."
4. GODKJENNING AV INNKALLING OG AGENDA FOR MØTET
Følgende beslutning ble fattet:
"Innkalling og agenda for møtet godkjennes."
5. GODKJENNELSE AV RETNINGSLINJER OM GODTGJØRELSE TIL LEDENDE PERSONER
Følgende beslutning ble fattet:
2. REGISTRATION OF ATTENDING SHAREHOLDERS AND PROXIES
4 797 397 of a total of 7 405 430 shares were represented, corresponding to approximately 64 78% of the Company's total share capital. The attendees are included in a separate attendance and voting list
3. ELECTION OF CHAIR AND REPRESENTATIVE TO CO-SIGN THE MINUTES
The following resolution was passed:
"Gunnar Winther Eliassen is elected to chair the meeting. Glenn Åsland is elected to co-sign the minutes."
4. APPROVAL OF THE NOTICE AND THE AGENDA FOR THE MEETING
The following resolution was passed:
"The notice of and agenda for the meeting are approved."
5. APPROVAL OF THE REMUNERATION POLICY FOR EXECUTIVE PERSONNEL
The following resolution was passed:
"Retningslinjer om godtgjørelse til ledende personer vedtas herved og trer i krav fra dato for registrering av ASA-konverteringen."
6. ENDRINGER I STYRET
Følgende beslutning ble fattet:
"Med virkning fra registrering av ASA-konverteringen, velges Mona Hodne Steensland Freuchen og Karin Govaert som nye styremedlemmer.
Gunnar Winther Eliassen (Styreleder), Eirik Flatebø og Olaf Skrivervik gjenvelges som styremedlemmer for en ny periode på to år
Ved gjennomføring av ASA-konverteringen skal styret bestå av følgende medlemmer:
Gunnar Winther Eliassen (Styreleder) og Mona Hodne Steensland Freuchen, Eirik Flatebø, Olaf Skrivervik og Karen Govaert (Styremedlemmer)."
7. VALGKOMITÉEN
7.1 Godkjennelse av instrukser for valgkomitéen
Følgende beslutning ble fattet:
"Instruksene for valgkomitéen vedtas herved."
7 2 Komitemedlemmer
Følgende beslutning ble fattet:
"Med virkning fra ASA-konverteringen velges Øyvind Thorstensen som leder og Kristian Falnes som medlem av Selskapets valgkomité."
7.3 Vedtektsendring
Følgende beslutning ble fattet:
"Vedtektenes § 10 skal i sin helhet lyde:
'Selskapet skal ha en nominasjonskomité som skal bestå av mellom to og fire medlemmer.
Nominasjonskomitéen fremmer forslag til generalforsamlingen om (i) valg av styrets leder, styremedlemmer og eventuelle varamedlemmer, og (ii)
"The remuneration policy for executive personnel is hereby approved, and shall be effective from the registration date of the ASA-conversion"
6. CHANGES TO THE BOARD OF DIRECTORS
The following resolution was passed:
"With effect from registration of the ASA-conversion, Mona Hodne Steensland Freuchen and Karin Govaert are elected as new board members.
Gunnar Winther Eliassen (Chair of the Board), Eirik Flatebø and Olaf Skrivervik are re-elected as board members for a new term of two years
After completion of the ASA-conversion, the board of directors shall consist of the following members:
Gunnar Winther Eliassen (Chair) and Mona Hodne Steensland Freuchen, Eirik Flatebø, Olaf Skrivervik, and Karen Govaert (Board members)."
7. NOMINATION COMMITTEE
7.1 Approval of instructions for the nomination committee
The following resolution was passed:
"The instructions for the nomination committee are hereby approved."
7 2 Members of the committee
The following resolution was passed:
"With effect from registration of the ASA-conversion, Øivind Thorstensen is elected as Chairman and Kristian Falnes is elected as a member of the Nomination Committee."
7.3 Amendments to the articles of association
The following resolution was passed:
"Section 10 of the articles of association shall read in its entirety:
'The company shall have a nomination committee which shall consist of between two and four members.
The nomination committee shall present proposals to the general meeting regarding (i) election of the chair of the board, board members and any deputy members,
valg av medlemmer til nominasjonskomitéen. Nominasjonskomitéen fremmer videre forslag til generalforsamlingen om honorar til styret og nominasjonskomitéen, som fastsettes av generalforsamlingen. Generalforsamlingen skal fastsette instruks for nominasjonskomitéen.'"
Ovenstående vedtak i agendapunkt 7 er betinget av gjennomføring av ASA-konverteringen og fusjonen med Oceanteam ASA.
Ingen flere saker forelå til behandling. Møteleder erklærte generalforsamlingen for hevet.
Til sammen 4 797 397 stemmer var avgitt. Samtlige vedtak ble fattet med enstemmighet. 100 % av de fremmøtte aksjer og stemmer stemte for vedtakene, mens 0 % stemte mot forslagene Samtlige vedtak ble således fattet med nødvendig flertall, jf. Aksjeloven § 516.
and (ii) election of members of the nomination committee. The nomination committee shall also present proposals to the general meeting for remuneration of the board and the nomination committee, which is to be determined by the general meeting. The general meeting shall adopt instructions for the nomination committee '”
The above resolutions in agenda item 7 are conditional upon completion of the ASA-conversion and merger with Oceanteam ASA.
There were no further items on the agenda. The chair of the meeting declared the general meeting closed.
A total of 4 797 397 votes were cast. All resolutions were reached unanimously. 100 % of the shares and votes present at the general meeting voted in favour of the proposed resolutions, whilst 0 % voted against the proposals. Thus, all resolutions were adopted with the necessary voting requirement cf. Section 5-16 of the Norwegian Private Limited Liabilities Companies Act
Gunnar Winther Eliassen (Sign.)
Møteleder / Chair of the meeting
Glenn Åsland (Sign.)
Medundertegner / Co-signatory