INFORME DE GESTION 2019 - Conjunto Residencial La Place by Soluciones a la medida

CONJUNTO RESIDENCIAL

Asamblea General Ordinaria - Marzo

2020

Gestiรณn 2019

CONJUNTO RESIDENCIAL

Contenido Reglamento Asamblea Convocatoria Informes o Gestión Administración y Consejo de Administración o Gestión Comité Convivencia o Gestión Financiera o Certificación Estados Financieros o Informe Revisor Fiscal o Estados Financieros 2019 o Proyecto Presupuesto 2020 o Informe de Cartera a 31 Diciembre 2019

nforme de Gestión 2019

CONSEJO DE ADMINISTRACION Presidente Vicepresidente Tesorera Consejeros

Sra. Sara Angulo Sr. Nicolás Capasso Sra. Gladys Botello Sra. Andrea Escobar Sra. Carolina Pérez Sra. Sandra Parra Sr. Edder Rodríguez Sr. Edgar Rativa Sr. Henry Kure

COMITÉ DE CONVIVENCIA Presidente

Sra. Damaris Jácome Sra. Miryam Fonseca Sra. Patricia Cárdenas

ADMINISTRACION Administradora

Sra. Margarita Corredor L.

ASESORES EXTERNOS Revisora Fiscal Contador

Sra. Adriana Santamaría Sr. Gerardo Velosa

REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA Marzo del 2020 1. La

Asamblea estará conformada únicamente por los copropietarios o sus apoderados 5. Cada interviniente hará uso de la

2. Una vez verificado el Quorum la

Asamblea elegirá un secretario y un presidente quien dirigirá la Asamblea 3. La Revisora Fiscal dará fe del registro

de asistencia, ya sea personal o por poder al iniciar la reunión de la Asamblea General de Propietarios

palabra hasta por tres (3) minutos y con un máximo de dos (2) intervenciones sobre el mismo tema, debiendo ser claro, breve y conciso, siñiendose al tema en debate y siempre con el debido respeto. 6. El Presidente de la Asamblea está

4. El objeto de la Asamblea estará

establecido por el orden del día. Las intervenciones de los participantes de la Asamblea serán solicitados al Presidente.

revestido de autoridad para solicitar orden y respeto y deberá ser acatado. Así mismo podrá declarar suficiente ilustración sobre el tema en debate para dar agilidad a la Asamblea.

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Bogotá, 12 de Marzo de 2020 Señores COPROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL LAPLACE REF: CITACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA En mi calidad de Representante Legal del “Conjunto Residencial Laplace Propiedad Horizontal”, en coordinación con el Consejo de Administración, nos permitimos citar en primera convocatoria a la “Asamblea General Ordinaria de Copropietarios”. Fecha : SABADO 28 DE MARZO DEL 2020 Hora : 3:00 pm. Lugar : CONJUNTO RESIDENCIAL LAPLACE …………………………………………………………………………………………………………………………………… Citamos nuestra Asamblea en cumplimiento de los términos de Ley; obstante

considerando la “Alerta Amarilla decretada por la Alcaldía”

próximamente estaremos informando el mecanismo mediante el cual se realizara la reunión o en su defecto el aplazamiento de la misma.

…………………………………………………………………………………………………………………………………… Orden del día:

1. Verificación del quórum 2. Lectura y aprobación del orden del día 3. Elección del Presidente y Secretario de la Asamblea 4. Lectura y aprobación del Protocolo de la Asamblea 5. Informe comité revisión del acta Asamblea Ordinaria año 2019 6. Elección comisión para revisión del acta de la presente Asamblea 7. Informes: 7.1 Informe Gestión Administración y Consejo de Administración año 2019 7.2. Aprobación - Manual Interno de Compras y Contratación 7.3. Informe Comité de Convivencia año 2019

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7.4. Informe Red Contra Incendio - Interventor IACON 7.5. Informe Impermeabilización de Cubiertas - Interventor Arquitectura y Diseño 8. Informe y Dictamen del Revisor Fiscal 9. Presentación y aprobación de Estados Financieros a 31 de Diciembre del año 2019 10. Presentación y aprobación proyecto de Presupuesto año 2020 11. Informe Proyecto Impermeabilización Cubiertas – Arquitectura y Diseño 12. Nombramientos: a. Consejo de Administración b. Comité de Convivencia c. Revisor Fiscal 13. Proposiciones y varios 14. Cierre de la Asamblea La presente convocatoria se hace en términos de los artículos 39 y 41 de la Ley 675 de 2001, Régimen al que se encuentra sometido el Conjunto, estando debidamente registrado en la oficina de Instrumentos públicos. Disposiciones Generales 

De no existir el quórum reglamentario se cita a una segunda convocatoria que se realizará al tercer día hábil de la fecha de la primera convocatoria, es decir el día Martes 7 de Abril del 2020 a las 3:00 pm., en el mismo lugar, la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de copropietarios cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados.



La Asamblea está conformada por los “Copropietarios” quienes podrán actuar directamente “o” por sus “Representantes o mandatarios delegados” con delegación escrita dirigida a la Administradora (Anexo - Modelo de Poder) Articulo 49 del Reglamento de Propiedad Horizontal -RPH. Los apoderados o mandatarios no podrán representar a más de dos (2) Copropietarios - Artículo 47 del Manual de Convivencia.

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

Las decisiones adoptadas en la Asamblea, de acuerdo con las normas legales y reglamentarias, serán de obligatorio cumplimiento para los copropietarios, ausentes, disidentes, el administrador y en lo pertinente a los ocupantes del Conjunto. La no asistencia a la presente Asamblea genera una sanción equivalente al 100% de la cuota de Administración vigente, con firma al inicio y terminación de la reunión en las respectivas planillas. Sanción aprobada en Asamblea de Copropietarios del 24 de Marzo del año 2012.



Los libros y demás documentos contables se encuentran a disposición de los copropietarios en la oficina de administración, en el respectivo horario de atención. Agradecemos leer los informes y en caso de alguna pregunta y/o sugerencia acercarse a la oficina de la Administración el miércoles 25 de Marzo/2020 en el horario de 4pm a 7pm, para que le sean resueltas, el Contador y la Administradora estaremos pendientes. Lo anterior con el fin de lograr una Asamblea eficiente.



Los Asambleístas deberán presentarse con anticipación para el “Registro de Ingreso” el cual será formalizado con la firma del “Registro de Asistencia”.

Manual de Compras y Contratación Proyecto desarrollado por el Consejo. El manual será sometido a aprobación en la Asamblea. Agradecemos leerlo previamente, recibiremos sus preguntas y sugerencias en Buzón/Portería, estas serán resueltas en la Asamblea. Agradecemos su amable atención y puntual asistencia a la Asamblea. Cordialmente,

MARGARITA CORREDOR L. Represente Legal

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I nforme de Gestión 2019 Consejo de Administración y Administración El Consejo de Administración y la Administración del “Conjunto Residencial Laplace” se permiten presentar el ”Informe de Gestión” correspondiente al año “2019”, el cual incluye los aspectos más relevantes durante el periodo. “La Copropiedad… en los últimos años ha concentrado sus esfuerzos en el “Mejoramiento Continuo y la Cultura de Cambio”. Logros a mostrar, otros en camino y planes de Acción hacia Grandes Retos y Proyectos…

G estión

Administrativa

Se considera el 2019 un año de continuidad al “Plan de Mejora y Puesta a punto de la Copropiedad” partiendo del Diagnóstico del Estatus de la misma realizado por la Administración al final del año 2017, los recientes hallazgos y los valiosos aportes del grupo interdisciplinario de profesionales que conforman el Consejo de Administración; los cuales han permitido establecer puntualmente las necesidades de la Copropiedad, priorizar los Planes de Acción y estructurar los Proyectos Especiales.

Considerando como base fundamental “Garantizar la conservación del patrimonio de los propietarios”

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Mantenimientos – Equipos Conservación Patrimonial

Sistema Hidráulico Motobombas Se realizó el mantenimiento periódico preventivo y correctivo. El equipo se encuentra trabajando en óptimas condiciones.

Plan de Mejoramiento Cambio de Tubería Galvanizada:  Flauta de Succión a Acero Inoxidable.  Tubería en Sótano 60mts a PVC Presión –  Adecuar cuarto de máquinas- Alto nivel de deterioro.

Planta Eléctrica Se realizó el mantenimiento periódico preventivo. El equipo se encuentra trabajando en óptimas condiciones.

EQUIPO

La planta ha operado hasta por 10 horas continuas soportando la carga eléctrica de las zonas comunes incluyendo ascensores.

Plan de Mejoramiento  Cambio de tubería y ducto de escape.

Ascensores Se realizó el mantenimiento periódico preventivo y correctivo. Los 6 equipos se encuentran trabajando en óptimas condiciones Se logró la Certificación Verticalidad por segundo año consecutivo con la empresa OITEC (Firma acreditada por el ONAC - Organismo Nacional de Acreditación Colombiana)

PROVEEDOR

Sistema de Presión, IGNACIO GÓMEZ Fabricante del Equipo RCI, Eyectores Planta Eléctrica ABC PLANTAS Fabricante Equipo Ascensores ESTILO INGENIERIEA Fabricante Equipo

CO NTRATO S MANTENIMIENTO Mensual Trimestral

Mensual

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Mantenimientos Generales Zonas Comunes El mantenimiento de la Copropiedad se realizó de forma permanente desde la labor diaria de sostenimiento, espacios limpios, atención de averías, adecuaciones y el mantenimiento a los equipos de acuerdo a la periodicidad contratada y al presupuesto disponible Mantenimientos Generales  Fuente  Cancha Sintética  Puertas de Torres  Jardines Torre 5 y 6 /Materas Plazoleta  Lavado y Desinfección Cajas Negras/Lluvias  Recarga de Extintores/Fumigación  Restablecimiento Iluminación/Perímetro Norte

 Pintura andenes e ingreso vehicular Dotaciones  Cambio de habladores en Ascensor  Compra llaveros Visitantes/Fichero  Compra Tablas Visitantes Parqueadero  Cambio chapas y candados Pisos 12  Compra Fumigadora  Compra Computador Admón.  Compra Video Bean

Mantenimientos Puntuales a resaltar… Depuración Cableado Cajas de Inspección - Pasillo Torres Se llevó a cabo un arduo trabajo de depuración en el cableado de las cajas de inspección de los operadores de telefonía, ubicados en los pasillos de las torres. Las cajas se encontraban totalmente saturadas.

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Frecuentemente se presentaban daños en las señales de comunicación telefónica y de citofonia, siendo lo más grave el riesgo físico inminente para los residentes, debido a los golpes ocasionados por las puertas que se mantenían abiertas, adicional al impacto de contaminación visual. Esta problemática igualmente disminuyo con la implementación de la Fibra Optica de ETB en la Copropiedad.

Gimnasio Durante los 2 últimos años se han invertido más de $7´millones en el mantenimiento del GYM, infortunadamente gran parte han sido correctivos por mal uso de los equipos y falta de cuidado… En el último bimestre del 2019, 1 trotadora se mantuvo fuera de servicio por daño del motor, no fue posible realizar el cambio, se agotó el presupuesto.

Control de Acceso Vehicular Se realizó el mantenimiento periódico preventivo y correctivo de los dispositivos de Acceso Vehicular.

Acciones

La puerta vehicular viene presentado fallas, se desprograma por el paso masivo de peatones, no solo los que transitan con sus mascotas o sus bicicletas, sino los peatones en general.

Plan de Mejoramiento

 Se cambió el motor  Se reparó y adecuó puerta corredera

Restablecer el Acceso vehicular automatizado/Cambio Antena de Mayor alcance

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Peatonal en Torres El Control de Acceso en las Torres estuvo fuera de Servicio en principio por la obra de Red Contra Incendio (RCI) y posteriormente por fallas/deficiencia en sus conexiones. Se encuentra en proceso de restablecimiento.

Acciones  Se re cablearon todas las Torres  Se instalaron chapas para cierre de punto fijo

Es importante lograr en la Comunidad una “Cultura y conciencia del cuidado de los bienes comunes y cumplimiento de Normas de Uso de las mismas”.

EQUIPO

PROVEEDOR

CO NTRATO S MANTENIMIENTO

Fuente

CARLOS ZEQUEIRA

Bimestral

Gimnasio

SITO COMERCIAL/GYM SHOP

Trimestral

Servicios Generales/ RRHH M MUNDO ASEO

Mensual

 2 Aseo  1 Todero Mantenimiento

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Citofonía Virtual En el mes de julio/19 se implementó el Sistema de “Citofonía Virtual” – CITOPLUS, garantizando el cumplimiento de LA LEY 1581 DE 2012 DE HABEAS DATA. Actualmente el 85% de los residentes cuentan con este servicio. La citofonia Virtual, nos ha permitido adicional a notificar el ingreso de visitantes, domiciliarios… etc., mantener una “Comunicación oportuna” con los residentes/propietarios, en lo relacionado con el reporte de eventualidades, novedades o cualquier tipo de información para su apto, de ser requerido. Nos encontramos en la implementación de los Servicios Adicionales de CITOPLUS. Y contamos con las herramientas requeridas para su puesta en funcionamiento: Computador, Lector, Impresora.

APP - RESIDENTES Servicios… Tendrán acceso a:        

Cartelera Virtual-Admón. Autorizaciones – PQR Control de Correspondencia Actualizar - Citofonía Registro de llamadas Control de Visitantes Personal de Seguridad Parqueaderos Asignados

APP - SEGURIDAD Servicios… Tendrán acceso a:    

Registro de Visitantes Control de Vehículos Minuta Virtual Control de Correspondencia Paquetería  Reporte de Sospechosos  Autorizaciones en Línea  Facturación de Parqueaderos

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Seguridad Seguridad Física Vigilancia Renovamos el Contrato con la “Empresa de Seguridad PPH”, para la vigencia de Junio/19 a Junio/2020, considerando el desempeño demostrado en su primer año de servicio. PPH, cuenta con un grupo de profesionales idóneos en la Dirección y Administración, que brinda de manera eficiente y permanente el soporte y el respaldo que requerimos en el desarrollo de la operación.

Con la Renovación del Contrato pudimos lograr un importante Valor Agregado Económico, el cual nos permitió desarrollar 2 Proyectos de Gran impacto para la Copropiedad - Ver Proyectos Especiales.

Modalidad – Vigilancia Fija  3 Ternas - Total 9 Guardas  3 RRHH – Por Turno- 1 Portería - 1 Vehicular – 1 Recorredor  Turnos 2 x 2x2 (2 Diurnos, 2 Nocturnos y 2 Descansos)

PPH, es una empresa con una política de calidad que le permite mantenerse en continuo mejoramiento.

Reja Perimetral Costado Norte De acuerdo con lo aprobado en Asamblea, se instaló la cerca perimetral del Costado Norte con la que se aumentó consecuentemente la Seguridad en las Torres 5 y 6 y se disminuyó la contaminación generada por los excrementos de las mascotas que ingresaban por ese costado a través de la cerca viva.

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SG– SST Finalizamos el proceso de implementación del “Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo”.

Fases 1. Evaluación Inicial 2. Plan de Mejoramiento 3. Ejecución SG-SST  Capacitación  Matriz de Peligros/Riesgos  Medidas de Control 4. Implementación de Mejoras  Plan Anual  Manual SG-SST

Acciones      

Se estructuro el Plan de Emergencias Se realizó Capacitación para la conformación de la Brigada de Emergencia Se compró Botiquín Portátil Tipo B/Camilla – Res.0705 -2007 Se instaló Señalización de Emergencia en Zonas Comunes Escaleras/ Pasillos/Sótano Se instaló la alarma de emergencia en Zonas Comunes Participamos en el Simulacro Nacional de Evacuación

Plan de Mejoramiento  Cambiar Iluminación a Led  Cambiar Sensores Escaleras  Instalar Iluminación de Emergencia

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Póliza De la Copropiedad La póliza de áreas comunes se renovó, por un año más con la Compañía “Chubb”, el 15 de Diciembre/19. Se consideró cambio de Intermediario a la Compañía BIS-r Consultores de Seguros Ltda., por su trayectoria y experiencia en PPH, quienes luego de una evaluación detallada de la póliza recomendaron actualizar los Valores Asegurados según el último Avaluó de Reconstrucción con el fin de evitar que en caso de una reclamación importante además del deducible fuera aplicado una deducción correspondiente al Infra seguro encontrado. Igualmente se aumentaron las coberturas: Valor de Responsabilidad Civil/Manejo Global de Recursos/Directores y Administradores

Eventos de Integración Durante el 2019, se compartieron gratos momentos en familia… momentos agradables, de diversión e integración… con la participación activa de propietarios y residentes, liderados por el Consejo de Administración, el Comité de Convivencia y la Administración.     

Día de la Madre y del Padre - Detalle Sorpresa Día da la Familia – Juegos Match/Juegos de Feria – Circo Artistas Clown Día de las Velitas - Música – Integración Novenas de Aguinaldos - Un compartir en compañía de Santa Claus Gratitud de Navidad - Un detalle de la Comunidad al Grupo de Seguridad y Servicios Generales

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Comunicación Principalmente se mantuvo informada a la comunidad en el Desarrollo y Avances de las Obras y los Proyectos:     

Red Contra Incendio Impermeabilización de Cubiertas Mantenimiento Tanque de Agua Proyecto de Cámaras Intervención Externa del Acueducto sobre la 192… Rutas…etc

Así mismo se hizo especial énfasis en la socialización del Manual de Convivencia y sus infracciones. Algunas Circulares     

Manual Convivencia/Comparendos Educativos Circulares de Seguridad Citofonia Virtual Aseo/Mascotas Suspensión Temporal de Servicios

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Proyectos De O rden M ayor Es importante resaltar que cada uno de los Proyectos desarrollados obedece al “Plan de Mejora y Puesta a Punto de la Copropiedad” iniciado a partir del “Diagnóstico del Estatus de la misma, realizado al final del año 2017”.

Seguridad Electrónica CCTV- Cámaras

Al finalizar el año 2019 iniciamos un Proyecto vital para la Copropiedad “Estructurar un Sistema de Vigilancia Electrónica Eficiente” que nos permitirá fortalecer la prevención y el control de los riesgos y nos respaldará en caso de algún tipo de incidente.

Desarrollo del proyecto Fase Previa  Mantenimiento general determinando el estado actual de cada dispositivo.  Planimetría de ubicación y alcance de las cámaras o Parqueaderos/Zonas Comunes: Cobertura Total o Torres: Piso 1 Pasillo, Piso 12 Ingreso Cubiertas - Ascensores

Actualizaciones/Cambios Infortunadamente la precariedad del Sistema con el que contábamos nos mantuvo limitados a la hora de responder o dar solución a gran parte de las reclamaciones de los residentes, particularmente en lo que correspondió a Parqueaderos.

 Cambio de cableado UTP Infraestructura que soporta el Sistema  20 Cámaras Tipo Bala  10 Cámaras Tipo Domo  1 DH - XVR  2 Disco Duro  1 Rack – Mayor Capacidad El Proyecto fue realizado con cargo al  Restablecimiento Domos PTZ Valor Agregado otorgado por la empresa   Contratista. ISD - INTELLIGENT SYSTEMS de Vigilancia en la Renovación. DIVISION SAS

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Tanque de Agua 2 Impermeabilización Cambio Tubería de Succión Continuando con el Proyecto de asegurar el óptimo consumo de agua potable en la Copropiedad, hemos logrado un nuevo avance, muy importante, la “Impermeabilización del Tanque de Agua y el Cambio de la Tubería de Succión”. La membrana del Tanque se encontraba considerablemente deteriorada y la Tubería galvanizada con un alto grado de oxidación y corrosión. El cambio de la Tubería de Succión fue realizado con cargo al Valor Agregado otorgado por la empresa de Vigilancia en la Renovación.

Desarrollo del Proyecto Antecedentes 

Elaboración Términos de Referencia – Asesoría Sika  7 Empresas Invitadas  5 presentaron Propuestas  Se requirió concepto técnico adicional en el cambio de la tubería

Ejecución    

Contratista - H2O IMPERMEABILIZACIONES SAS Interventor - SIKA Impermeabilización Muros/Piso – Membrana Sikaplan  Impermeabilización Techo – Sika 101 Mortero  Tubería – Acero Inoxidable 6”/Válvulas de Pie Bronce  Reporte Avances/Consejo Copropiedad

Garantías  Carta de Garantía del Producto Sika Colombia- 10 Años  Certificado de Garantía H20 - 2 Años

Adicionales - Ejecutados  Cambio Válvula de Cierre  Cambio Flotador mecánico  Cambio Válvulas Wafer – Cuarto Motobombas  Disponen punto de agua para sótano 

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3 Impermeabilización De Cubiertas Con la “Impermeabilización de Cubiertas” hemos logrado un gran avance en la Protección y Conservación del Patrimonio de todos los propietarios, independientemente si se vive en los últimos pisos, la impermeabilización es un mantenimiento esencial y obligatorio para mantener las edificaciones en buenas condiciones. El Desarrollo de la obra será presentado por el Interventor en la Asamblea

Desarrollo del Proyecto Antecedentes Asamblea - Abril del 2019  Se presenta Proyecto de Impermeabilización 6 Torres Edificio Admón. o Diagnostico detallado/Grave deterioro en CubiertasAfectaciones o Proponentes/Valoración Económica  La Asamblea autoriza la ejecución de la obra

Ejecución  Contratista - IMPEROBRAS SAS  Interventor - Arq. Luis Carlos Pineda Arquitectura y Diseño  Fecha Ejecución de la Obra 5 de Junio/19 al 30 Sept/19  Impermeabilización –Manto Texplas  Comité Semanal ImperobrasInterventoría/Administración  Reporte Avances/Consejo Copropiedad

Garantías  Carta de Garantía del Producto Texsa de Colombia- 10 Años  Certificado de Garantía Imperobras - 3 Años

Valores Agregados/Contrato  Mantenimientos – 18 y 36 meses  Intervención Aptos Críticos con Filtración en Fachadas/Ventanas

Adicionales - Ejecutados  Cambio placas concreto en contadores  Pintura puertas Ascensor/Contadores

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Red Contra Incendio RCI Con la Interventoría Técnica realizada por la firma IACON, la Constructora Vivendum S.A ejecutó y entrego satisfactoriamente la obra de corrección en el montaje RCI/cambio de la tubería por deficiencias en la Construcción, con el objetivo de “Puesta a punto del Sistema de RCI”. Es importante agradecer y resaltar la comprensión y colaboración de los residentes ante las incomodidades presentadas durante la ejecución de la obra. La obra civil ejecutada se consideró de Gran magnitud y complejidad, entre otros, por: Demolición de pasillo, retiro de tubería, trabajo en espacios confinados, impacto por polvo y auditivo, alto riesgo de afectación de redes de agua y gas, novedades y hallazgos que dificultaron las actividades. El Desarrollo de la obra será presentado por el Interventor en la Asamblea.

Desarrollo del Proyecto Antecedentes Asamblea s -2018- 2019  La Constructora presenta alternativas para la RCI  La Asamblea determina conservar el Sistema original – RCI  Se contrata firma interventoría  El interventor presenta: o Estado RCI: Descomposición de tubería o Alcance de la Obra: Cambio Tubería horizontal en Sótano y Torres – Puesta a Punto Sistema RCI o Programación de la obra o Planes de Contingencia y Aseguramiento de Calidad o Impacto de la Obra o Cronograma Inicial de Actividades

Ejecución  Inicio Proyecto - 7 de Marzo/19  Fecha Ejecución de la Obra 20 Mayo/19 al 12 Noviembre/19

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 Etapas o Torres - 5 y 6 o Torres - 4 y 2 o Torres - 1 y 3 o Red Exterior  Pruebas Finales RCI - Cumple o Prueba Hidráulica - Pitometría /Fireproof Ingeniería SAS o Evaluación Eléctrica Transferencia Planta /Avexom Colombia  Comité Semanal IACON/Vivendum/ Administración

 Reporte Avances/Consejo Copropiedad

–

Adicionales - Ejecutados  RCI – Instalación de Cabezal de Prueba  Cambio de Tubería de Gas – Torre 1,2,3. Embebidas en los pasillos  Disponen pases eléctricos del Sótano a las plazoletas  Se realiza instalación eléctrica Tacos independiente

Torres 5 Remodelación Primer Piso/Ascensor Con la demolición de los primeros pisos realizada en la obra de RCI, vimos la oportunidad de remodelar nuestros accesos en Torres dándoles un toque más moderno, instalamos porcelanato de gran formato y de alto tráfico. En ascensores con el marmolizado quisimos aportar brillo, textura y elegancia. Logramos una visual más amplia, iluminada, fresca y moderna al ingreso de nuestras viviendas. Las remodelaciones siempre son consideradas una inversión, puesto que valorizan los inmuebles. De paso encontramos necesario cambiar las bisagras de las puertas de ingreso a las Torres, las cuales ya habían cumplido su vida útil, presentaban un alto grado de oxidación y deterioro

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Manual de Compras Y Contratación El Consejo de Administración, en uso de sus atribuciones elaboró rigurosamente un Manual Interno de Compras y Contratación, el cual será sometido a aprobación en la Asamblea de propietarios. El manual será socializado previamente a la Asamblea desde la convocatoria. Recibiremos sus preguntas y sugerencias en Buzón ubicado en Portería, las cuales serán resueltas en la Asamblea.

Objetivos Específicos  Regular las relaciones contractuales con terceros respecto a suministros de bienes y/o servicios.  Garantizar la objetividad en los procesos de selección y contratación con terceros que se ejecuten en el conjunto residencial La Place P.H.

Alcance Objetivo General

Las disposiciones contenidas en el

Establecer el procedimiento para las compras

contratación

de bienes

y/o servicios que el Administrador debe aplicar en los procesos contractuales que se desarrollen en la Copropiedad, según sea el caso.

manual se deberán aplicar a todos los procesos de compras y/o contratación que se adelanten en la Copropiedad, en sus

diferentes

Precontractual,

Etapas:

Planeación,

Contractual

Postcontractual.

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Cartera En cuanto a las cifras de Cartera es importante revisar al detalle las fluctuaciones que se presentan durante el año para determinar con claridad la recuperación real de la misma, toda vez que durante el año se presentan diferentes situaciones:   

Recuperación de Cartera Nueva Cartera - Aptos que ingresaron a Cartera y permanecen Cartera Concentrada – Aptos con deudas superiores a los $2 millones

Recuperación de Cartera Durante el año, la Administración junto con el Consejo ejecutaron acciones con el fin de concientizar a los deudores morosos y disminuir consecuentemente la Cartera. Logrando resultados favorables para la Copropiedad  Campaña de Acuerdos de Pago  Campaña Restricción de Zonas Comunes

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Cartera Concentrada El 75% de la Cartera se encuentra concentrada en 9 casos los cuales fueron entregados a la firma DGR GROUP, 1 de estos con proceso ya iniciado en años anteriores (33%).

Pese a que los procesos jurídicos llevan un tiempo considerable en la etapa inicial se han lograron resultados importantes:

Cartera Recuperada 

Noviembre/2019 - 1 –Apto - $ 3.854.232



Febrero/2020 – 1- Apto - $ 5´399.800



Marzo/2020 - 1-Apto - $12´608.900 -P

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I nforme Gestión Comité Convivencia 2019

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Informe Comité Convivencia Ley 675 de 2001 Dr. Jorge Orlando León Forero Fundación Colombiana de Derecho Inmobiliario

Artículo 38. Naturaleza y Funciones  La asamblea general de propietarios es el órgano de dirección de la persona jurídica que surge por mandato de esta ley, y tendrá como funciones básicas las siguientes:  Nombrar y remover libremente a los miembros del comité de convivencia para períodos de un año, en los edificios o conjuntos de uso residencial. Artículo 58. Solución de Conflictos.  Para la solución de los conflictos que se presenten entre los propietarios o tenedores del edificio o conjunto, o entre ellos y el administrador, el consejo de administración o cualquier otro órgano de dirección o control de la persona jurídica, en razón de la aplicación o interpretación de esta ley y del reglamento de propiedad horizontal, sin perjuicio de la competencia propia de las autoridades jurisdiccionales, se podrá acudir a: Parágrafo 1º Los miembros de los comités de con vivencia serán elegidos por la asamblea general de copropietarios, para un período de 1 año y estará integrado por un número impar de 3 o más personas. Mecanismos alternos de solución de conflictos.  Las partes podrán acudir, para la solución de conflictos, a los mecanismos alternos, de acuerdo con lo establecido en las normas legales que regulan la materia.

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Artículo 77. Solución De Conflictos  Los conflictos de convivencia se tratarán conforme con lo dispuesto en el artículo 58 de la ley 675 de 2001.  Los procedimientos internos de concertación no constituyen un trámite previo obligatorio para ejercitar las acciones policivas, penales y civiles.

Comité de Convivencia ¿Qué es y cómo se constituye? Es un órgano de constitución estatutaria que hacen los mismos propietarios en su Reglamento Interno, su finalidad es la de intentar solucionar controversias o conflictos, mediante la propuesta de fórmulas de arreglo, que surgen con ocasión de la vida y convivencia entre propietarios, residentes, administradores, Consejo de Administración y Revisor Fiscal y así dirimir dichas controversias y fortalecer las relaciones de vecindad.

Vecinos y vecindad Mil y un problemas Son muchos los conflictos que se presentan entre los propietarios, residentes, administradores y miembros del Consejo de Administración en una Propiedad Horizontal y si bien existen mecanismos legales para solucionarlos, a veces acudir ante un Juez, significa tener que esperar muchos meses y años. Por ello, acudir ante el Comité de Convivencia, puede ser una solución más expedita.

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Manual de Convivencia Nuestras Cifras…. Motos y carros 71% Mascotas 29% Vecinos Ruidosos - Convivencia Pacifica Comportamiento en Zonas Comunes Problematica con Visitantes Uso de Parqueaderos

Cultura, Educación e Higiene/Zonas comunes Si existe conflicto, ¿es necesario ir primero ante el Comité de Convivencia antes de ir ante un Juez?

No. Si bien la persona que se sienta afectada por una situación con un vecino, administrador, residente, etc., puede acudir directamente ante un Juez de la Republica, lo que se busca con la creación del Comité de Convivencia es acudir ante un ente más expedido que podría ayudar a encontrar una solución al conflicto, pero bien si la persona lo quiere hacer, puede acudir directamente ante un Juez para resolver su conflicto o ante un Centro de Conciliación.

Asuntos de carácter económico, no son competencia del Comité de Convivencia

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I nforme de Gestiรณn Financiera 2019

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DICTAMEN DEL REVISOR FISCAL A LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL CONJUNTO RESIDENCIAL LA PLACE P.H. DEL 1º DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2019 Bogotá D. C., marzo 11 de 2020 Señores ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL LA PLACE P.H. Ciudad REF: INFORME Y DICTAMEN DE LA REVISORIA FISCAL A LA ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS DEL CONJUNTO RESIDENCIAL LA PLACE P.H Respetados Señores En cumplimiento de mis obligaciones profesionales, legales, reglamentarias y en especial del mandato conferido por la Asamblea General de Copropietarios del marzo de 2019 , me permito presentarles el informe acompañado de mi dictamen sobre los estados financieros elaborados por la administración durante el ejercicio contable comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2019, el Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre de 2019 y 2018 y el correspondiente Estado Integral de Resultados correspondientes al ejercicio terminado en dicha fecha, así como las notas explicativas de los estados financieros que incluyen un resumen de las políticas contables significativas La Administración es responsable de la preparación, integridad y presentación razonable de los estados financieros; de mantener una estructura efectiva de Control Interno para el logro de los objetivos del Conjunto, de dar cumplimiento a las normas, leyes y regulaciones que la afectan y del establecimiento de los objetivos, metas y programas así como de las estrategias para la conducción ordenada, eficaz y eficiente del Condominio y la custodia y conservación de los bienes comunes y el mejor aprovechamiento de los recursos humanos, materiales e intangibles. El conjunto ha llevado su contabilidad conforme a las normas legales y a la técnica contable, bajo las Normas de Información Financiera NIF, los actos de la Administración, se ajustan a la normatividad vigente, al Reglamento de Propiedad Horizontal y a las decisiones de la Asamblea General de Copropietarios. RESPONSABILIDAD DEL REVISOR FISCAL

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Mi objetivo es obtener una seguridad razonable de que los estados financieros están libres de incorrección material, debida a fraude o error, y emitir un informe de auditoría que contiene mi opinión. Seguridad razonable es un alto grado de seguridad, pero no garantiza que una auditoría realizada de conformidad con el artículo 7 de la Ley 43 de 1990 siempre detecte una incorrección material cuando existe. Las incorrecciones pueden deberse a fraude o error y se consideran materiales si, individualmente o de forma agregada, puede preverse razonablemente que influyan en las decisiones económicas tomadas basándose en los estados financieros. Como parte de una auditoría de conformidad con el artículo 7 de la Ley 43 de 1990, aplique mi juicio profesional durante toda la auditoría orientada a la revisión, evaluación y control permanente de las acciones y decisiones de la Administración. OPINION En mi opinión, los estados financieros del CONJUNTO RESIDENCIAL LA PLACE P.H presentan razonablemente la situación financiera a 31 de diciembre de 2019, siendo preparados, en todos los aspectos materiales, de conformidad Con las Normas de Contabilidad y de Información Financieras aceptadas en Colombia, en la Ley 675 de 2001, orientaciones Profesionales del Consejo Técnico de la Contaduría Pública y normas internas del Reglamento de Propiedad Horizontal. De la misma forma y para efectos del art. 38 de la Ley 222/95, dictamino que los estados financieros y el informe de gestión presentados por los administradores de la copropiedad son concordantes. Los estados financieros anteriores terminados al 31 de diciembre de 2018 fueron auditados por mí, y en opinión, emití una opinión favorable. FUNDAMENTO DE LA OPINION He llevado a cabo mi auditoría de conformidad con el artículo 7 de la Ley 43 de 1990. Con el fin de expresar una opinión profesional independiente sobre los estados financieros del Conjunto y de conformidad con el artículo 207 del Código de Comercio, considero que la evidencia de auditoría que he obtenido proporciona una base suficiente y adecuada para mi opinión.

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AUDITORIA ADMINISTRATIVA Orientada a la revisión, evaluación y control permanente de las acciones y decisiones por la Administración, con el fin de determinar si ellas, a mi entender, se fundamentaron en la Ley, en el reglamento de la copropiedad y/o en los mandatos de la Asamblea. Con base en este seguimiento puedo afirmar, por asistencia personal, que los miembros del Consejo de Administración, sesionaron frecuentemente para el acompañamiento permanente a la administración en la toma de decisiones, consiente y responsable, para ejercer el control y seguimiento de la gestión de la administración Los miembros del consejo conservando los límites que el ejercicio de su cargo como miembros del consejo, le imponen las normas legales en Colombia y de manera específica el reglamento de la copropiedad y la ley 675 de 2001, atendieron los requerimientos en beneficio de la copropiedad, en la medida que las circunstancias les permitió. También puedo afirmar que la administración acato, implemento y adopto los controles administrativos recomendados por el consejo y por esta revisoría que fue consultada e informada oportunamente de sus actuaciones. Con base en lo anterior y con el objetivo de fortalecer y mejorar la gestión administrativa, se recomienda: 1. A todos los copropietarios y residentes, leer, conocer, acatar y cumplir las disposiciones del Reglamento de Propiedad Horizontal, el Manual de Convivencia del conjunto y las Normas de Tenencia de Mascotas y el Código de Policía, donde puede conocer sus derechos, deberes y obligaciones para con la copropiedad y la sana convivencia. 2. A todos los propietarios, salvaguardar, cuidar y prevenir la entrega 3. A todos los propietarios, el pago oportuno de las cuotas, con el fin de que la administración pueda dar cumplimiento al presupuesto de gastos proyectado para desarrollar el plan de mejoramiento y conservación de las áreas comunes, como objeto fundamental contemplado en la ley, para la personería jurídica del conjunto. 4. A la administración, continuar con la gestión de la implementación del manual de contratación que va ser expuesto en la asamblea para su respectiva aprobación. AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO Encaminada a verificar y garantizar que los administradores del condominio tengan en cuenta, al momento de ejecutar sus decisiones, todas las regulaciones en el campo de la

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salud pública, la convivencia pacífica de los residentes, las relaciones civiles y comerciales con sus deudores y acreedores, la relación con sus colaboradores, y las obligaciones de carácter contable y tributario. La revisoría, como consecuencia de este tipo de auditoria puede dar fe de que la administración: 1. Cumplió de manera permanente todos los compromisos financieros adquiridos con sus proveedores y colaboradores las causaciones contables y soportes respectivos los cuales fueron revisados por esta revisoría según la programación de pagos establecidos por la administración. 2. El personal que presta sus servicios, no está vinculado directamente a través de un contrato laboral con el conjunto, las empresas prestadoras de los diferentes servicios son las responsables de su contratación, sin que esto exima al conjunto de mantener un estricto control en el cumplimiento de las obligaciones laborales por parte de los contratistas. Por lo anterior, la administración, exige como requisito para el pago mensual que estas empresas anexen a sus facturas la copia de las planillas de autoliquidación de aportes al sistema de Seguridad Social Integral y el pago efectuado, pero también confirma con las entidades respectivas la información registrada en las planillas de seguridad social aportada por los contratistas. 3. Siendo el Conjunto una entidad sin ánimo de lucro, creada bajo un régimen especial establecido en la Ley 675 de 2001, es un ente no contribuyente de impuestos nacionales y/o distritales, pero si es responsable de practicar y pagar la retención en la fuente a título de renta a los pagos que efectúa a sus proveedores de bienes y servicios, así como de presentar información en medios exógenos a la DIAN. El Conjunto cumplió de manera oportuna con la declaración y el pago de los valores retenidos en la fuente a cada uno de los proveedores de bienes y servicios y contratistas que prestaron sus servicios durante la vigencia 2019 las cuales fueron verificadas y firmadas electrónicamente por esta revisoría y presentó de manera oportuna la información exógena del año 2018. AUDITORIA FINANCIERA Y DEL CONTROL INTERNO 1.

Orientada a verificar que el sistema de control interno existente en la Copropiedad, proporcione una adecuada protección de todos los bienes y derechos de la misma. Igualmente verificar la exactitud en el registro de todas las transacciones de carácter contable y presupuestal, derivadas de las distintas decisiones de orden administrativo, tanto del Consejo de Administración como de la Administración. Dentro de este ámbito puedo certificar que: 1. La Administración cuenta con el apoyo del software contable SISCO, está

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debidamente licenciado según la ley 603 del 2000. Este sistema es estable en su operación, seguro en la protección de los datos y confiable en la generación de los procesos e informes. 2. La póliza de seguros para las áreas comunes, contra incendio y terremoto se suscribió con una periodicidad desde el 15 de diciembre de 2019 al 15 de diciembre de 2020 con la compañía CHUBB de Colombia aumentandose el valor asegurado. 3. El conjunto ha llevado su contabilidad conforme a las normas legales vigentes, a las políticas contables establecidas en las NIF y a la técnica contable. Las operaciones financieras registradas en los libros y los actos de la Administración, se ajustan al Reglamento de Propiedad Horizontal y a las decisiones de la Asamblea General de Copropietarios y las orientaciones del consejo de administración. 4. El Consejo de Administración y la Administración, han adoptado medidas adecuadas de control interno, de conservación y custodia de los bienes del Conjunto y los de terceros que están en su poder, proporcionando razonablemente una base de confianza.

En el año 2019, por trámite directo de la administración, se generaron los Certificados de tradición y Libertad de todos los casos de mora para ser remitido a los abogados y efectuar los procesos jurídicos correspondientes. Otros requerimientos legales y reglamentarios 

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Las operaciones registradas en los libros y los actos de la administración del conjunto se ajustan al Reglamento de Propiedad Horizontal, a la Ley y a las decisiones de la Asamblea General y el Consejo de Administración. La correspondencia, los libros de actas reposan en la administración, a la fecha de este informe se encuentran pendientes de asentar la ultimas actas del consejo. Los recursos representados en depósitos bancarios y en el CDT de Falabella no presentan restricción a la fecha de este dictamen. La Copropiedad cumple con la exigencia de requerir a los contratistas, los pagos de seguridad social y parafiscales para la prestación de sus servicios. Se implemento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG- SST para dar cumplimiento a la ley 1702. Se ha dado cumplimiento a la Ley 1314 de 2009 y DECR 2706 de 2012 con relación al manejo de las normas internacionales.

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Se ha efectuado la apropiación mensual del fondo de imprevistos para dar cumplimiento a la Ley 675 de 2001. Las cifras reflejadas en los Estados financieros son fielmente tomadas del software contable SISCO y a la fecha de este informe se encuentra pendiente su impresión en el libro respectivo. Así mismo, no tengo conocimiento de prueba en contra, de que la administración ha observado los cuidados necesarios tendientes a evitar la violación de las normas relacionadas con el delito de lavado de activos, la ley anticorrupción, el estatuto nacional contra el secuestro y demás normas relacionadas, Así mismo, al momento de la emisión de los Estados Financieros la administración no tenía conocimiento de propietarios con discapacidad visual que requiriera emisión de informes especiales en cumplimiento Existen medidas adecuadas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la Copropiedad.

Cordialmente,

ADRIANA SANTAMARIA Revisora Fiscal T.P. 94784 T

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PROYECTO PRESUPUESTO 2020 Detalle

Mensual

Presupuesto Presupuesto Presupuesto Ejecutado/19 Proyectado/19 Mensual 12

INGRESOS Cuotas de Administraciรณn Fondo de imprevistos Intereses por Mora Parqueaderos Salรณn Social Gaseosa Descuento Pronto Pago Intereses Mora Cuota Extraordinaria Tags de Ingreso Reintegro otros costos y gastos Sanciรณn Inasisncia Asamblea Ajuste al peso Aprovechamientos rendimientos TOTAL

Presupuesto Anual

63.928.161

767.137.929

59.133.549

760.171.980 7.096.020 26.518.259 9.235.360 2.394.500 3.709.600 53.784.980 402.600 559.600 849.901 2.796.900 1.219 222.320 1.496.965 761.670.244

1.000.000 1.000.000 1.791.667 2.934.043 4.905.303

12.000.000 12.000.000 21.090.000 35.978.730 58.863.636

12.000.000 12.000.000 21.500.000 35.208.512 58.863.636

23.513.056 2.909.151

282.156.672 34.898.350

282.156.672 34.909.812

37.253 270.221 4.403.327 151.179 2.917 2.917

435.183 2.922.469 57.302.430 1.319.510 -

447.040 3.242.657 52.839.919 1.814.145 35.000 35.000

4.794.612 -

57.535.345 709.602.584

67.773.420 684.580

63.706.993

813.281.040 8.214.960 57.012.079 764.483.921

1.060.000 1.060.000 708.333 3.613.712 5.199.621 1.266.667 24.923.839 3.083.700 837.500 37.716 281.030 5.061.715 151.179 2.917 2.917

12.720.000 12.720.000 8.500.000 43.364.539 62.395.454 15.200.000 299.086.072 37.004.401 10.050.000 452.590 3.372.363 60.740.576 1.814.145 35.000 35.000

4.751.007 -

EGRESOS Revisoria Fiscal Contabilidad Otras Asesorias Responsabilidad Civil Extracontractual Aseo Aseo - Todero Tipo 2 Vigilancia SERVICIO DE ADMON CONJUNTO Soporte Administrativo Soporte Tecnico Software Contable Acueducto y Alcantarillado Energia Electrica Telefono CORREO, PORTES Y TELEGRAMAS NOTARIALES

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Materiales Ferreteria y Herramientas 254.177 Mto Electrico y Bombillos 172.253 Zonas Verdes - Mto Prados 700.000 Fumigaciรณn Areas Comuns 79.315 Lavado de Tanque 257.465 Repuestos Tanque 250.000 Mto Cajas de Inspecciรณn 455.800 Mto y Reparaciones Zonas Comunes 2.571.167 Mto Citofonos 333.333 Mto Fuente 98.050 Mto Preventivo Ascensores 3.964.752 Repuestos Ascensores 166.667 Revisiรณn Tecnomecanica Ascensores 238.500 Mto Preventivo Motobombas 849.761 Repuestos Motobombas 166.667 Recarga Extintores 90.737 Mantenimiento Puertas 287.250 Respuesto Puertas 416.606 Mto Circuito Cerrado de TV 125.000 Mto Planta Electrica 259.638 Repuestos Planta electica 200.000 Combustible Planta Electrica 50.000 Mto Equipos Gimnasio 122.960 Repuestos Gimnasio 41.667 Elementos de Aseo 300.000 Cafeteria - Refrigerios Consejo 58.333 Utiles, Papeleria y Fotocopias 100.083 Transportes 50.000 Eventos 500.000 Asamblea 416.667 Frente de seguridad 16.667 DOTACION CONJUNTO 833.333 Deterioro Cartera Fondo de Imprevistos 591.335 Fondo de Mantenimientos Especificos 785.833 Financieros 408.500 Impuestos Asumidos TOTAL 59.133.549 (-) PROYECTO REMODELACION TORRES PRIMER PISO EXCEDENTE O DEFICIT

3.078.100 1.884.542 8.281.897 243.600 3.089.582 3.000.000 5.580.000 30.941.349 4.120.702 1.100.000 47.576.988 1.962.492 2.427.600 9.286.737 1.392.200 758.625 3.345.000 5.137.100 1.785.000 2.269.650 2.046.800 1.645.770 1.106.700 4.605.871 1.051.300 1.018.210 581.300 6.396.768 4.980.399 9.976.843 3.825.642 7.096.020 9.429.996 5.862.795 100.568 715.953.126 15.085.615 30.631.503

3.050.125 2.067.039 8.400.000 951.774 3.089.582 3.000.000 5.469.600 30.854.000 4.000.000 1.176.600 47.577.019 2.000.000 2.862.000 10.197.133 2.000.000 1.088.840 3.447.000 4.999.276 1.500.000 3.115.658 2.400.000 600.000 1.475.520 500.000 3.600.000 700.000 1.201.000 600.000 6.000.000 5.000.000 200.000 10.000.000 7.096.026 9.430.000 4.902.000 709.602.584 0 -

264.344 166.468 182.750 79.315 166.667 265.000 492.900 3.250.000 264.667 103.933 4.202.634 169.756 209.987 646.430 166.667 96.181 304.485 444.359 41.667 200.486 207.600 50.000 145.376 95.730 333.333 83.333 83.333 50.282 553.320 430.805 862.171 684.580 684.580 433.010 63.706.993 -

3.172.130 1.997.615 2.193.000 951.774 2.000.000 3.180.000 5.914.800 39.000.000 3.176.000

1.247.196 50.431.607 2.037.067 2.519.849 7.757.160 2.000.000 1.154.171 3.653.820 5.332.310 500.000 2.405.829 2.491.200 600.000 1.744.516 1.148.755 4.000.000 1.000.000 1.000.000 603.389 6.639.845 5.169.654 10.346.055 8.214.960 8.214.960 5.196.120 764.483.922 -

0 -

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NOTAS _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________

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