MDA DIGITALIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS APRESENTAÇÃO COMERCIAL SÃO PAULO, 2015 v1.0
A MDA SOLUÇÕES
16 anos de mercado. 4 escritórios no Brasil: Mais de 100 clientes atendidos. São Paulo. Empresa 100% nacional. Barueri. Mais de 3.000 usuários atendidos Limeira (fábrica de software). nos produtos. Fortaleza. Produtos:
A SOLUO 14 anos de mercado em consultoria. Representação comercial em soluções empresariais com foco em sistemas e melhoria de processos corporativos. 100% nacional. Empresas associadas: • Brindes corporativos e Amenities. • Marketing Promocional. • Campanhas e PDV Activation. • Eventos Corporativos. • Celebrações Empresariais. • Treinamentos. • Promo.
• Dealer NEXTEL Empresas. • Planos Empresariais NEXTEL grandes empresas e PME´s. • Aparelhos. • Chips. • Serviços (Cloud, GPS, Localizador de equipe, PDV Online, Equipe Online.
DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS Consiste na transferência de documentos das
instalações da CLIENTE para a MDA DIGITAL (Custódia), catalogação e digitalização dos lotes de documentos em software específico; e acondicionamento destes em estruturas especiais de arquivo. Clientes têm acesso online a seu acervo documental,
24h por dia.
VOCÊ SABE?
OBJETIVO • Recuperar de forma rápida e precisa um documento ou informação, agilizando a execução das atividades operacionais e auxiliando na tomada de decisão. • Atualizar conteúdos de toda a comunicação online da empresa, sem a necessidade de nenhum conhecimento técnico. • Garantir a eficiência e qualidade da Gestão de
Documentos e/ou processos implantados, sem desviar o foco de seus negócios.
ETAPAS E PROCEDIMENTOS • Recolha, preparação e seleção. • Digitalização. • Captura e processamento de dados.
• Produtividade / Performance. • Garantia de qualidade / Verificação. • Arquivamento digital.
• Arquivamento físico da documentação. • Conservação e manutenção • Segurança e integridade do acervo.
BENEFÍCIOS • Disponibilização de espaço físico: Com a retirada da documentação, são liberadas importantes áreas para as
atividades produtivas da empresa.
• Eliminação das dificuldades em gestão e manutenção dos arquivos: A empresa livra-se das tarefas de arquivo e passa a ter uma preocupação
menor com rotinas burocráticas e mais foco nas atividades produtivas. • Redução de custos com a administração do acervo: Manter um arquivo em condições ideais ou localizar documentos em
acervos desorganizados representa um alto custo para as empresas. • Organização dos documentos a baixo custo:
O arquivo é ordenado antes de sua entrada no serviço de Guarda Física, via metodologia própria que assegura a localização rápida e eficaz dos documentos quando pesquisados.
BENEFÍCIOS (…cont.) •
Garantia de manutenção da organização do arquivo: A Utilização de métodos de eficácia consagrados e rígidos procedimentos internos para a correta guarda dos acervos, atendimento a consultas e rearquivamento das devoluções de documentos, asseguram a preservação da organização dos arquivos.
• Ambiente de trabalho mais organizado e limpo:
•
O armazenamento desordenado e sem critério de papéis acarreta acúmulos de poeira e proliferação de bactérias no ambiente de trabalho, dando-lhes ainda um aspecto de desorganização e pouca beleza. A transferência física dos documentos para outro local (com condições adequadas e sob constante controle biológico contra bactérias e pragas), garantirá que seu local de trabalho fique mais organizado, limpo e saudável.
Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos: Os recursos do software associados aos procedimentos internos de segurança permitem o acesso a índices, informações e atendimento de consultas somente a usuários previamente cadastrados, cujas permissões podem ser segmentadas pelas divisões departamentais do arquivo ou títulos documentais.
VANTAGENS • Enorme contribuição ao meio ambiente, por meio da disseminação e prática
de uma política de preservação da natureza, através da redução de impressões de documentos. No. de empresas
Páginas que deixaram de ser impressas / mês
Em toneladas
1
10.000 (10 mil)
0,1
10
100.000 (100 mil)
0,5
100
10.000.000 (10 milhões)
54
1000
100.000.000 (100 milhões)
540
VANTAGENS (…cont.) • Além da enorme contribuição com o meio ambiente, uma das principais vantagens é a financeira, implicando em: •
Redução de despesas com multas fiscais, trabalhistas ou judiciais por não cumprir os prazos de apresentação da documentação exigida;
•
Redução das horas gastas no planejamento e execução para melhoria ao acesso, disseminação e recuperação de documentos e informações.
•
Liberação das horas dos colaboradores da empresa designados para estes serviços, permitindo que se concentrem nas atividades fins da empresa.
•
Redução de despesas com salários e encargos sociais de funcionários especialmente contratados para a realização deste trabalho.
SISTEMA DE GESTﾃグ DE ACERVO
ACESSE OS DOCUMENTOS DA SUA EMPRESA DE ONDE VOCÊ ESTIVER, DE MANEIRA SEGURA, RÁPIDA E ORGANIZADA.
SISTEMA MDA DIGITAL
CADASTRO DE ENDEREÇO
DEPARTAMENTO
BUSCA FACILITADA: PRONTUÁRIO
RESULTADO
RESULTADO INDEXADO
RESULTADO BUSCA AVANÇADA
HISTÓRICO
EX.: REGISTRO DE RH
EX.2: REGISTRO DE RH
INFORMAÇÕES DE CONTRATO
BOLETO
ENVIO POR e-MAIL
BACK-UP Fazemos back-ups de todo o acervo ou customizado, mediante encomenda especĂfica e periodicidade necessĂĄria ao cliente, com envio especial ao mesmo.
CUSTOMIZAÇÃO
DEMAIS FERRAMENTAS
Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos
GERENCIAMENTO DE CAIXAS
SEQUÊNCIA NUMÉRICA
REGISTRO DE ACESSOS
HISTÓRICO DE ENVIO
RESERVA DE CAIXAS
COLETA
ORDEM DE TRANSPORTE
INFRAESTRUTURA
BARRACÕES E COLETA EM PONTOS ESTRATÉGICOS DO PAÍS
FROTA PERSONALIZADA
ATENDIMENTO
SALA DE CONVENIÊNCIA COM INTERNET PARA CLIENTES
SEJA VOCÊ NOSSO CLIENTE
CONTATO COMERCIAL Márcio “André” Silva Soluo Soluções Empresariais Representação comercial nacional MDA Gerente de Vendas Tels.: • Coml.: (11) 2772-9760 / 2371-9459 • Cel./ Whatsapp: (11) 98118-3731. • Nextel: (11) 94728-9081, id 35*24*75820 e-Mail: marcio.andre@soluo.com.br Skype: marcio _ s _ andre Websites: www.mdadigital.com.br / www.soluo.com.br
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