Tutorial para CURSO Uso básico de Alfresco Para UNIVERSIDAD DE VIGO
Instalación Versión de Alfresco utilizada en la Universidad de Vigo: 3.3 Enlace de descarga: http://process.alfresco.com/ccdl/?file=release/community/build-‐2765/Alfresco-‐Community-‐ 3.3-‐Full-‐Setup.exe
Pasos de instalación (en inglés): http://wiki.alfresco.com/w/images/3/3d/Alfresco_Community_Edition_3_3_Windows_Simple _Install.pdf
Ejecutamos Alfresco-‐Community-‐3.3-‐Full-‐Setup.exe
Específicamos “Custom” para ver los elementos que se van a instalar
Introducimos la contraseña, para las pruebas es mejor utilizar la contraseña “admin” (Hay muchos servicios preconfigurados con esta contraseña)
En el menú aparecerá ahora:
Y ejecutamos “Start Alfresco Server” y “Start Virtual Server” donde se abrirán dos ventanas, una contendrá la ejecución del Tomcat y otra la ejecución del Mysql. Después de que se ejecute el Tomcat (la primera vez tarda bastantes minutos) luego pulsaremos sobre “Alfresco Explorer” y aparecerá la siguiente ventana:
Instalación de idioma español: Bajar paquete desde http://forge.alfresco.com/frs/?group_id=26&release_id=514 Extraer el .zip dentro del directorio C:\Alfresco\tomcat\webapps\alfresco\WEB-‐INF\classes\alfresco\messages Editar C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco\extension\ web-‐client-‐config-‐custom.xml Reiniciar los servicios de Alfresco y volver a entrar
Reglas de contenido Las reglas de contenido son evaluadas cuando ciertos eventos suceden en el sistema. Normalmente, los eventos son de entrada (inbound) o de salida (outbound). Todas las reglas son evaluadas y todas las condiciones conocidas actúan sobre el contenido. Condiciones Todas estas condiciones son probadas para observar si la regla es aplicada. Cualquiera número de condiciones pueden ser combinadas en una regla simple, pero todas las condiciones deben ser cumplir la regla a aplicar.
Todos los elementos – Cualquier elemento coincidirá con esta condición.
Elementos de un especificado tipo o subtipo – Comprueba el tipo de contenido del elemento.
Elementos que tienen un aspecto aplicado – Comprueba si el aspecto
seleccionado lo tiene establecido el elemento, como podría ser si es el elemento tiene el aspecto de versionable, clasificable o traducible. Elementos que tienen un valor especificado en su nombre – Comprueba si el texto dado puede ser encontrado en el nombre del elemento.
Elementos con la categoría especificada – Comprueba si el elemento has sido clasificado en la categoría especificada.
Elementos con el “mimetype” especificado – Comprueba si el elemento tiene el mimetype especificado, como Microsoft Word, JPEG Image, OpenOffice Writer..
Acciones Estas acciones son hechas cuando todas las condiciones son cumplidas. Una regla puede contener cualquier número de acciones y todas se aplicarán al elemento. Añadir un aspecto al elemento – Añade un aspecto al element, como puede ser “versionable”.
Añadir un simple “workflow” al elemento. Añade un workflow al elemento. Esto permite continuar o devolverlo acorde a lo definido.
Desbloquear contenido – Si el elemento ha sido bloqueado entonces será desbloqueado por la acción.
Bloquear contenido – Si el elemento no ha sido aún bloqueado será bloqueado por la acción.
Copiar elemento a un espacio especificado – Crear una copia del elemento en un sitio especificado.
Ejecutar un script – Ejecutar un script desde la carpeta Data Dictionary/Scripts.
Extraer los campos communes de “metada” desde el contenido – Realiza un análisis del contenido y extrae cualquier metatada embebido (si es soportado) y lo añade como metadata de Alfresco. Propiedades de documentos de Microsoft Office, OpenOffice y un buen número de otros formatos está soportado..
Importar un paquete de contenido Alfresco – Intenta importar el elemento. El elemento debe estar en un formato de “Alfresco Export”, por ejemplo como exportado desde un espacio o la consola de administración.
Enlazar el elemento a una categoría – Añadir una categoría específica al elemento.
Mover elemento a un espacio específico – Mueve el elemento a un espacio especificado.
Enviar un correo a usuarios especificados – Crear y enviar un correo.
Transformar y copiar el contenido a un espacio específico – Genera una copia del elemento en un formato distinto, como puede ser texto, PDF o HTML.
Transformar y copiar imagen a un espacio específico -‐ Genera una copia de una imagen en un formato de imagen distinto y opcionalmente aplica transformaciones como podría ser cambiar las dimensiones.
Categorización
Pulsar sobre “Allow Categorization” para permitir la categorización de contenido. Esto nos permitirá añadir categorías al documento para luego facilitar la búsqueda.
Pulsando sobre el icono superior derecho, podemos observar la siguiente ventana:
Una vez seleccionada una categoría y pulsado sobre “OK” veremos en la descripción del fichero, en el apartado de categoría, las categorías aplicadas:
Administrar las categorías. A través del icono de “Consola de Administración”
Pulsando sobre el enlace “Category Management”. Podemos crear, borrar y modificar categorías:
Introducción al acceso de ficheros sin la web. Acceso a través de IMAP Se puede configurar Alfresco para acceder a través de un cliente de correo. Para eso usaremos el protocolo IMAP, que Alfresco nos da la opción de navegar a través del árbol de carpetas. Una vez configurado nuestro cliente, podremos acceder a los ficheros a través de correos virtuales, donde al abrirlo nos dará la información del fichero y diferentes enlaces (descargarlo, para acceder a la web para hacer acciones, etc…)
En caso de estar deshabilitado el acceso al puerto 143 (imap) hay que añadir estas líneas en el fichero alfresco-‐global.properties imap.server.enabled=true imap.server.host=localhost
Configuración: Servidor IMAP: Ip (no localhost) Usuario: admin Password: Clave en alfresco Después de recoger los datos de las carpetas aparecerá la siguiente estructura en Outlook:
Acceso a través de FTP Otra alternativa, quizás más fácil, es acceder a los ficheros a través de un cliente de ftp. Alfresco nos proporciona un servidor FTP con las características básicas de listado, descarga y subida de ficheros. Para acceder podemos usar Internet Explorer a través de ftp://nuestra.ip/
O usar un cliente de FTP (más manejable, más fácil), como puede ser FileZilla: http://filezilla-‐project.org/ -‐
Conexión rápida a través de IP del servidor, nombre de usuario y contraseña.
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Una vez conectado veremos el listado de espacios y contenidos:
Ahora podremos arrastrar ficheros desde nuestro PC hasta el servidor o viceversa, de una forma fácil y rápida, sin necesidad de utilizar la página web.
Acceso a través de WebDAV Alfresco nos da la opción de utilizar WebDAV para subir y bajar ficheros. La ventaja de WebDAV sobre los otros sitemas (IMAP, FTP, CIFS), es que no necesita puertos adiciones, ya que si tienes acceso a Alfresco vía web (ya sea el puerto 8080 o el puerto habilitado), podrás usar un cliente WebDAV a través de ese puerto para subir y bajar ficheros.
El mejor cliente de WebDAV para Windows es BitKinex, que además incluye un cliente FTP. La web de descarga es la siguiente: http://www.bitkinex.com/download Una vez instalado, al ejecutarlo, debemos configurar nuestra conexión como se muestra en las imágenes. El servidor debe ser http://nuestraip:8080/alfresco/webdav/
.
Introducimos nuestro usuario y contraseña, y en la última pantalla especificamos que queremos navegar ya con el contenido. Si los datos fueron introducidos correctamente veremos la siguiente pantalla:
Acceso a través de CIFS (Archivos compartidos) En caso de Windows XP hay que deshabilitar la compartición simple de ficheros, a través de Mi PC -‐> Herramientas -‐> Opciones de carpeta -‐> Ver
Deseleccionamos “Utilizar uso compartido simple de archivos (recomendado)”. Y a través de Herramientas Administrativas -‐> Servicios hay que para el servicio llamado Servidor y reiniciamos el servicio de Alfresco Server. Una vez reiniciado el servicio podremos entrar en el recurso compartido, para ello Inicio -‐> Ejecutar -‐> \\nuestra.ip\ y nos pedirá usuario y contraseña, si los credenciales son válidos se mostrará la siguiente pantalla:
Scripts y plantillas (templates) Los scripts se guardan dentro de Company Home -‐> Scripts:
Mientras que las plantillas de presentación en Company Home -‐> Presentacion Templates
Creación de un foro Es posible crear un foro dentro de un espacio a través de “Create -‐> Advanced Space Wizard”
Y escogemos el icono de “Forum Space”
Y en la siguiente ventana especificamos el nombre y una descripción.
Posteriormente debemos crear el foro a través del icono “Create Forum”, una vez creado el foro podemos crear temas a través de “Create Topic”
Plantillas de espacios Una plantilla de espacio es una forma rápida de crear un tipo de estructura definida previamente. Por ejemplo, si nuestra organización necesita crear espacios de proyectos con subespacios definidos, es una buena idea crear una plantilla para ahorrar el trabajo de tener que crear dichos subespacios.
Para ello solo tendremos que crear un espacio, con los subespacios dentro de Company Home -‐> Space Templates. Por defecto viene un ejemplo de plantilla llamada “Software Engineering Project”
Exportación e Importación Exportar el contenido es útil para mantener en un mismo fichero todo el contenido de un espacio, con el fin de tener una copia de seguridad o importarlo en un Alfresco distinto. La realización de la exportación de un espacio se realiza a través de las acciones del propio espacio:
Luego seleccionamos el nombre del paquete y el espacio donde alojaremos este fichero:
Al ir al espacio que hemos escogido en “Destination”, podremos ver que se ha creado un fichero con extensión .acp que contendrá la exportación del espacio elegido:
En realidad este fichero es un comprimido que podremos ver el contenido con WinRAR por ejemplo, como se muestra en la imagen:
Para la importación del fichero exportado, ya sea en el mismo Alfresco o en otro, los pasos son los siguientes: -‐
Escogemos el sitio donde queremos importar el contenido
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Mas acciones -‐> Importar
-‐
Escogemos el fichero .acp que acabamos de descargar
Una vez importado el fichero, debemos abrir su descripción a través del icono “Ver detalles” y a través del menú de acciones pulsaremos sobre “Run Action”
Escogemos la opción de “Import”:
Escogemos el destino:
Y se habrá creado el contenido que antes teníamos y fue exportado con el fichero “.acp”
Alfresco Share Alfresco Share provee un entorno web colaborativo para el manejo de documentos, contenido wiki, blogs y más. Share aprovecha el repositorio Alfresco para proveer servicios de contenido. Funcionalidades Las siguientes funciones ofrecidas ya al instalar Alfresco son:
Site management – Administración de Sitio Document libraries – Biblioteca de documentos Wikis Blogs Discussions -‐ Foros Calendaring -‐ Calendario Link management – Administración de enlaces Site and user dashboards – Sitio y “dashboard” de usuario Site membership services – Servicios para miembros del sitio
El acceso a Alfresco Share a través de http://nuestra.ip/share/ en nuestro caso http://localhost:8080/share/
Introducimos nuestro usuario y contraseña, y se nos mostrará la siguiente ventana:
Creación de un sitio: A través de Sites -‐> Create Site
Una vez pulsado sobre “Create Site” aparecerá un formulario para rellanar los datos del nuevo sitio:
En este formulario debemos introducir: -‐
Nombre -‐> El nombre del sitio
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Nombre URL -‐> Nombre relativo para acceder al sitio, por ejemplo si introducimos en este recuadro sitio1 podremos acceder directamente a nuestro sitio a través de http://localhost:8080/share/page/site/sitio1/dashboard
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Descripción: Una pequeña descripción que aparecerá en el listado de sitios.
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Tipo: En esta versión solo se permite “Collaboration Site”
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Visibilidad: o Pública: Se mostrará en las búsquedas y en listado de sitios
Moderado: Siendo público los usuarios para entrar deben ser aceptados por los moderadores/administradores del sitio. o Privada: No se mostrarán en los listados y los usuarios para entrar serán moderados. Después de crear un sitio se nos redirija al “Dashboard” del sitio, como se muestra en la imagen:
A través del botón “Customize Dashboard” podemos configurar la pantalla principal del sitio:
Y a través del botón “More” podemos hacer tres acciones: -‐
“Edit Site Details”-‐> Sirve para editar el nombre, la descripción y la visibilidad del sitio.
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“Leave Site” -‐> Dejar de ser miembro de un sitio.
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“Customize Site” -‐> Permite especificar que funciones tendrá este sitio (por ejemplo: se puede deshabilitar el wiki, el foro, etc
A través del botón “Invite” podemos invitar a alguien a entrar a nuestro sitio:
Podemos elegir un usuario ya del sistema (creado previamente) o en la parte inferior “Add External Users” añadir un usuario a través de una dirección de correo. Al usuario le llegará un correo con un enlace, que tendrá que pulsar para que la cuenta se le cree. Nota: Es importante recordar que el usuario que se va a crear es una combinación entre su nombre y su apellido, es recomendable no utilizar tildes en la invitación (Luego se puede cambiarle el nombre). Una vez añadido el usuari al recuadro de la derecha, tenemos que escoger uno de los 4 roles por defecto: o Manager o Collaborator o Contributor o Consumer