Trabajando con Integridad Código de Conducta de Negocios - Descripción
Este documento proporciona una visión general del Código de Conducta de Negocios y debe ser leído junto con las secciones del Código que sean pertinentes para el trabajo que usted realiza para, o por parte de BHP Billiton.
Mensaje del CEO En cualquier lugar del mundo donde BHP Billiton opere, queremos hacerlo con integridad – tomando las decisiones correctas y haciendo las cosas en forma correcta. De hecho, nos preocupamos tanto de cómo se logran los resultados y de los resultados en sí. Nuestro Código de Conducta de Negocios se basa en los valores de nuestra Carta, lo que lo convierte en un compromiso irrevocable para trabajar con integridad. El Código define estándares para la forma en que debemos trabajar. Al seguir estos estándares, se puede estar confiado que se está trabajando de manera correcta. El énfasis en la integridad fortalece todo lo que hacemos. Debe ser evidente en nuestras relaciones, en la forma que tomamos decisiones y en la forma en que usamos nuestros recursos. Nuestro trato con los demás en el lugar de trabajo de BHP Billiton – y con la comunidad más amplia – debe reflejar respeto mutuo. Debemos tratar a los demás como esperaríamos ser tratados. Todas las personas en BHP Billiton conocen nuestro firme compromiso de trabajar en forma segura y de esforzarnos por alcanzar la meta de Cero Daño. Nuestro compromiso con la integridad es del mismo orden.
A veces, usted podría verse enfrentado a una situación donde cumplir con el Código podría aparentemente estar en conflicto con nuestra habilidad para ganar o para retener negocios. No permita que nada – ya sea, cumplir la producción, los instintos competitivos o incluso una orden directa de un jefe, comprometa nuestro compromiso de trabajar con integridad. No deben existir brechas entre lo que decimos y lo que hacemos. Queremos un lugar de trabajo donde la gente pregunte si no está segura de lo que tiene que hacer. También queremos que se planteen quejas y si usted piensa que el Código ha sido violado, tiene la obligación de denunciarlo. El Código explica como proceder, incluyendo detalles del Servicio de Orientación en Conducta de Negocios. No se tolerarán represalias contra las personas que presenten quejas. Nuestra Compañía goza de un historial y de una reputación impresionante, pero esta no proporciona ningún beneficio si cada uno de nosotros no toma las decisiones correctas ni hace las cosas en forma correcta cada día. Entonces, le pido a cada persona que se una a mí para hacer un compromiso personal de trabajar con integridad. Esto no sólo mejorará la reputación de nuestra Compañía, sino que también nos permite compartir al final de cada día el orgullo de lo que hemos logrado juntos.
Marius Kloppers Chief Executive Officer
Código de Conducta de Negocio – Descripción > 1
Acerca del Código BHP Billiton es una compañía líder mundial en recursos. El operar en forma sustentable y responsable fortalece todo lo que hacemos. Estamos orgullosos de nuestra contribución a las comunidades en las que operamos y, a un nivel más amplio, a las sociedades de las que somos parte. Creemos que una conducta de negocios adecuada y consistente, crea lealtad y confianza. Los valores contenidos en la Carta de BHP Billiton radican en el espíritu de nuestro Código de Conducta de Negocio.
2 > Código de Conducta de Negocio – Descripción
Mantener nuestros valores depende de cada uno de nosotros, en todo lugar, todos los días, tomando la responsabilidad de nuestras decisiones y de nuestras acciones.
Código de Conducta de Negocio – Descripción > 3
Trabajando con integridad…
Introducción
El Código de Conducta de Negocios de BHP Billiton (el Código) se basa en los valores contenidos en la Carta de BHP Billiton y representa el compromiso fundamental de BHP Billiton para cumplir con todos los requerimientos legales y con altos estándares éticos. El Código establece los principios para la conducta de negocios aplicable a través de todo el Grupo, independiente de la ubicación y del rol.
4 > Código de Conducta de Negocio – Descripción
Código de Conducta de Negocio – Descripción > 5
1
Trabajando con integridad...
El Código de Conducta de Negocios de BHP Billiton
El Código de Conducta de Negocios BHP Billiton es un referente común para definir como se espera que uno actúe al realizar negocios de BHP Billiton. También entrega información respecto de donde recurrir para información adicional y como resolver conflictos. Esta descripción no está destinada a reemplazar el Código, sino más bien a delinear sus principios claves. Para mayores detalles, sírvase consultar el Código.
¿Quién debe seguir el Código? El Código debe ser observado por todas aquellas personas que trabajan, actúan por parte de o representan la Compañía. Esto incluye a sus empleados, directores, contratistas, consultores y otros encargados (ya sea que se encuentren sujetos a una obligación contractual pertinente) y a terceros (cuando actúen por parte o en representación de BHP Billiton). Se insta a las empresas asociadas, tales como proveedores y alianzas estratégicas que no estén bajo el control de BHP Billiton, a adoptar principios y estándares similares.
6 > Código de Conducta de Negocio – Descripción
¿Qué cubre el Código de Conducta de Negocios? El Código define la forma en que trabajamos en BHP Billiton. Gran parte del contenido del Código deriva de una amplia gama de políticas, estándares y procedimientos que son obligatorios en toda la Compañía. Como negocio mundial, estamos sujetos a las leyes y a los reglamentos de los países en los que operamos. También estamos comprometidos a mantener ciertos estándares y directrices internacionales, tales como los principios del Global Compact de Naciones Unidas, la Declaración Universal de los Derechos Humanos y los Principios Voluntarios de Seguridad y Derechos Humanos de Naciones Unidas. El Código no puede describir cada ley, reglamento o requerimiento de BHP Billiton aplicable a cada persona. Asegúrese de conocer la reglamentación que le compete y cúmplalas. Consiga copias de las políticas, de los estándares y de los procedimientos pertinentes a su trabajo o converse con su supervisor o gerente. Donde existan diferencias como resultado de las costumbres locales, las normas, las leyes o la legislación, se deberá aplicar el Código o los requerimientos locales – cualquiera sea el que defina el estándar de comportamiento más alto. Las leyes que rigen nuestras actividades son a menudo complejas, sin embargo la ignorancia de la ley no nos excusa de nuestra obligación de cumplirlas. Si tiene dudas, debe buscar consejo.
Código de Conducta de Negocio – Descripción > 7
1
Trabajando con integridad...
El Código de Conducta de Negocios de BHP Billiton
Las responsabilidades de todos los que trabajan para BHP Billiton Cuando se trabaja para BHP Billiton - como empleado o como un contratista cuyas condiciones de contrato requieren el cumplimiento del Codigo - usted acuerda mantener el compromiso de respetar los valores de la Carta de BHP Billiton, los requerimientos del Código y las políticas, estándares y procedimientos que aplican a su trabajo. Las consultas sobre el significado del Código o inquietudes acerca de brechas reales o potenciales deben generarse con prontitud. Podría parecer más fácil guardar silencio o buscar otra salida, pero nuestro compromiso de trabajar con integridad significa que nunca debemos ignorar un asunto que requiere atención. Muchas acciones inadecuadas son provocadas no por deshonestidad o negligencia deliberada, sino que por alguien que simplemente no tenía la información adecuada, que no entendió la información que tenía, o simplemente por el deseo de ‘hacer cosas’. Recuerde, mientras más tiempo tardemos en resolver una duda, mas se agravará.
Responsabilidades de aquellos que supervisan a otros Los supervisores y los gerentes deben dar todos los pasos razonables para asegurar que las personas por quienes son responsables estén conscientes de, y mantengan los comportamientos descritos en el Código.
8 > Código de Conducta de Negocio – Descripción
Si tiene duda respecto de qué hacer o si debe o no comunicarlo, podría ser útil realizar la Prueba Rápida de Conducta de Negocios, formulándose a usted mismo algunas simples preguntas: La Prueba de los Valores ¿Se ajusta a los valores de nuestra Carta? La Prueba de la Seguridad ¿Podría directa o indirectamente poner en peligro a alguien o provocarle una lesión? La Prueba de la Ley ¿Es legal y está en línea con nuestras políticas y estándares?
La Prueba del Periódico Si la historia apareciera en los periódicos, ¿Me sentiría cómodo con la decisión? La Prueba de la Familia ¿Qué le diría a mi pareja, a mis padres o a mi hijo que hicieran? La Prueba de la Intuición ¿Cuál es mi ‘presentimiento’ o mi intuición? Si se siente mal, entonces probablemente es algo malo.
La Prueba de la Conciencia ¿Se ajusta a mis valores personales? Fallar alguna de estas ‘pruebas’ indica que necesita conversar con alguien acerca de su preocupación. Si llegase a tener cualquier duda acerca del curso de las acciones, siempre busque consejo.
Código de Conducta de Negocio – Descripción > 9
1
Trabajando con integridad...
El Código de Conducta de Negocios de BHP Billiton
Planteando una inquietud relacionada con el código de conducta Si usted no está seguro acerca del significado de cualquier parte del Código o si tiene dudas respecto de la forma en que está siendo aplicado, usted debe presentar de inmediato su inquietud a su supervisor o gerente. Cuando esto no sea posible o cuando parezca inadecuado hacerlo, contacte a su representante de Recursos Humanos; de Salud, Seguridad, Medioambiente y Comunidad (HSEC) o Representante Legal u otro miembro de la administración superior. Si el caso no es posible de resolver o si se trata de un caso potencial o real de fraude, contacte al Servicio de Orientación en Conducta de Negocios. Ver la contratapa para detalles de contacto. No es necesario que usted esté directamente afectado por un problema para levantar un caso – usted puede reportar una preocupación de la que está conciente a través de su trabajo. Aunque se alienta a todas las personas a denunciar casos o inquietudes acerca de la conducta de negocios, BHP Billiton considera que tales acciones hechas con propósitos dañinos o maliciosos van contra los valores de nuestra Carta – todos los casos levantados deben ser genuinos.
Servicio de Orientación en Conducta de Negocios de BHP Billiton El Servicio de Orientación en Conducta de Negocios de BHP Billiton es un servicio mundial diseñado para facilitar la solución de consultas y casos de conductas de negocios. Se puede contactar al Servicio de Orientación en Conducta de Negocios por teléfono (incluyendo llamadas internacionales sin cargo), e-mail o fax. Ver mayores detalles en la contratapa.
Protección contra represalias BHP Billiton prohíbe cualquier tipo de castigo o acción de represalia tomada en contra de alguna persona que haya presentado una denuncia o que haya ayudado a tratar un caso genuino de preocupación de conducta de negocios. Las represalias caen en terrenos disciplinarios, incluyendo el despido.
10 > Código de Conducta de Negocio – Descripción
¿Qué ocurre cuando se levanta un caso de conducta de negocios? Todas las consultas acerca del significado del Código de Conducta de Negocios y las dudas respecto del cumplimiento de éste son tratadas seriamente y se evaluarán en forma oportuna. Se respetará la confidencialidad. A menudo una orientación permitirá que usted resuelva el caso por sí solo. Si no puede resolver el caso o un caso requiere referencia, evaluación o investigación, se le recomendarán los próximos pasos a seguir, el plazo posible, y el proceso para recibir retroalimentación. Cuando se levanta un caso, su identidad y la información que proporcione será compartida sólo sobre la base de ‘necesidad de conocimiento’ para tratar el caso, según lo requerido por la ley, o de otro modo con su consentimiento. Usted podría elegir permanecer en el anonimato al presentar un caso al Servicio de Orientación en Conducta de Negocios, y se puede llegar a arreglos apropiados para permitir el seguimiento de las comunicaciones. Sin embargo, se le solicita proporcionar su nombre y detalles de contacto, especialmente si el problema requiere evaluación o investigación adicional.
Incumplimiento del Código No cumplir los comportamientos requeridos de BHP Billiton (según lo descrito en el Código y en nuestras políticas, estándares y procedimientos) o pedir a otros que lo hagan es visto por la gerencia como un asunto grave que debe ser tratado por la gerencia y que puede derivar en acciones disciplinarias, incluyendo hasta el término del contrato. La naturaleza de cualquier acción dependerá de la seriedad de la infracción y de otras circunstancias importantes. Ejemplos de acciones disciplinarias que se podría tomar incluyen una conversación con un gerente acerca del comportamiento deseado, una advertencia oral o escrita, orientación acerca de la falla conductual, el cambio a un puesto con menor nivel de responsabilidad, suspensión y despido. Si la situación involucra una violación de la ley, el caso puede ser derivado a la autoridad legal correspondiente que administra esa ley.
Código de Conducta de Negocio – Descripción > 11
2
Trabajando con integridad...
Individualmente y con los compañeros de trabajo
En BHP Billiton buscamos un lugar de trabajo que sea seguro, profesional, que promueva el trabajo en equipo y la confianza. Todas las personas que trabajan en BHP Billiton contribuyen a nuestro éxito y al trabajar con integridad, tanto individual como en conjunto, podemos tener éxito y crear nuevas oportunidades para nuestro negocio. Salud y Seguridad Estamos comprometidos a manejar nuestras operaciones en forma segura y aspiramos a Cero Daño para nuestro personal, el medioambiente y las comunidades donde operamos. Las operaciones seguras no sólo dependen de plantas y equipos técnicamente seguros sino también de que cada persona que trabaja para BHP Billiton de los pasos apropiados para prevenir lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo.
Uso de alcohol, drogas y tabaco No debemos estar impedidos por los efectos de las drogas y el alcohol al realizar negocios de la Compañía. Todos los lugares de trabajo de BHP Billiton deben estar libres del mal uso de drogas legales y del uso de drogas ilegales y de alcohol, con excepción de las faenas remotas que tienen cantinas designadas que sirven alcohol. Como regla general, BHP Billiton prohíbe fumar dentro de sus instalaciones.
Igualdad en el empleo Estamos comprometidos a desarrollar y a mantener una fuerza laboral diversa y a proporcionar un ambiente de trabajo en el que cada empleado es tratado justamente y con respeto y tenga la oportunidad de contribuir al éxito del negocio y a desarrollar su potencial. Empleamos y promovemos a las persona en base al mérito.
Acoso No toleramos ninguna forma de acoso, atropello, discriminación en las áreas de trabajo o abuso físico en nuestras faenas. Las personas son la base de nuestro éxito y todas ellas deben ser tratadas respetuosamente y con dignidad.
Información personal y privacidad Respetamos la confidencialidad de la información personal y sólo recopilaremos y retendremos información necesaria para satisfacer los requerimientos del negocio según lo permitido por la ley. 12 > Código de Conducta de Negocio – Descripción
3
Trabajando con integridad...
Con nuestras comunidades y gobiernos
Tendremos éxito cuando las comunidades en las que operamos valoren nuestra ciudadanía – a través de la riqueza y de los trabajos creados, las habilidades desarrolladas dentro de la población local y la inversión de nuestros recursos en las personas. Trabajando con los gobiernos Respetamos la autoridad de los gobiernos donde realizamos nuestros negocios. Mantendremos relaciones honestas con los gobiernos, con sus agencias, encargados y personal.
Comprometiéndose con nuestras comunidades Nuestra capacidad para construir relaciones y para trabajar con transparencia y en cooperación con nuestras comunidades anfitrionas es crucial para nuestro éxito a largo plazo. Nuestro objetivo es ser la compañía elegida, valorada y respetada por las comunidades en las que operamos. Lo establecemos comprometiéndonos en forma regular, abierta y honesta con las personas afectadas por nuestras operaciones y tomando en cuenta sus puntos de vista y sus preocupaciones en nuestra toma de decisiones.
Contribuciones y actividades políticas No haremos contribuciones políticas en efectivo ni en bienes en ningún lugar del mundo y no participaremos directamente en las actividades de ningún político, funcionario electo, o candidato para cargo público en ningún país. Los empleados pueden participar como individuos en procesos políticos, en el entendido que al hacerlo, ellos no están representando a BHP Billiton.
Gestión Medioambiental Tenemos un compromiso superior con la responsabilidad medioambiental. Nos esforzamos para lograr el uso eficiente de los recursos, incluyendo la reducción y la prevención de la contaminación y la optimización de la protección de la biodiversidad. Nuestro enfoque de gestión está diseñado para asegurar que los impactos al ciclo de vida asociados con los materiales, procesos y productos relacionados con nuestro negocio sean minimizados y manejados. Mantenemos un plan regularmente actualizado para cada operación, el que define nuestros requerimientos para su eventual cierre. Código de Conducta de Negocio – Descripción > 13
4
Trabajando con integridad...
Con nuestros socios de negocios
Creemos que las relaciones de negocios basadas en la confianza y en los beneficios mutuos son vitales para nuestro éxito. Nuestro éxito continuado depende de competir firmemente, pero con integridad y en total cumplimiento de la ley. Soborno y corrupción Prohibimos el soborno y la corrupción en todos nuestros tratos comerciales en todos los países. El soborno involucra el pago de un valor deliberadamente a cualquier persona para distorsionar un proceso adecuado de toma de decisiones, para influenciar las decisiones de una persona y para animarla a garantizar una ventaja comercial inapropiada, o para entrar en arreglos deshonestos.
Conflicto de intereses En el trabajo o en nuestro tiempo personal, nada de lo que hagamos deberá poner en conflicto nuestra responsabilidad con BHP Billiton o comprometer nuestra capacidad de hacer decisiones de negocios imparciales. Ejemplos comunes que pueden provocar conflictos de interés incluyen tomar puestos de empleo adicionales o cargos con una organización externa y contratar o supervisar a parientes cercanos.
Regalos y hospitalidad Ofrecer o aceptar regalos y hospitalidad es una contribución legítima para construir buenas relaciones de negocios. Nosotros nos aseguramos que los regalos y la hospitalidad ofrecida sean modestos y que cumpla con las leyes, los reglamentos y las costumbres locales aplicables. Nunca solicitamos regalos u hospitalidad de un proveedor, cliente o de otras partes cuando hacemos negocios.
14 > Código de Conducta de Negocio – Descripción
Viajes de negocios Buscamos proporcionar esos viajes para propósitos de la Compañía, con un nivel de servicio y confort razonable que sea costo-efectivo y conveniente, y que proteja la salud y la seguridad del viajero. La Compañía cubrirá costos de gastos moderados incurridos, bajo la condición que se presenten facturas o registros válidos.
Competencia y antimonopolio La mayoría de los países en que operamos han desarrollado leyes antimonopolio (o competencia) que están destinadas a prohibir una serie de prácticas que frenan el comercio o que restringen la competencia libre y justa. Las conductas que violen estas leyes están estrictamente prohibidas.
Mantención de relaciones con nuestros proveedores Las relaciones con los proveedores pueden hacer una contribución significativa a nuestro éxito. Aspiramos a tener procesos eficientes y expeditos con los proveedores y animamos a nuestros proveedores a adoptar estándares y procedimientos similares a los de BHP Billiton.
Uso de terceros En muchos países, las prácticas de negocios u otras condiciones requieren el uso de agentes o de terceros para que trabajen por parte de BHP Billiton y representen los intereses de BHP Billiton. Estas terceras partes se deben elegir cuidadosamente y se les debe comprometer de manera adecuada, puesto que cualquier conducta inadecuada podría lesionar la reputación de BHP Billiton y exponer al Grupo y al empleado en particular a obligaciones civiles o criminales o a otras sanciones.
Controles de Intercambio Comercial Nosotros cumplimos todas las leyes y restricciones nacionales e internacionales aplicables para el movimiento de materiales y servicios en todo el mundo.
Código de Conducta de Negocio – Descripción > 15
5
Trabajando con integridad...
Cuando usamos nuestros recursos comerciales
Tenemos la responsabilidad, como también el deber legal, de proteger la propiedad material, intelectual y los activos financieros de BHP Billiton. Protegiendo los bienes de BHP Billiton Todos los empleados de BHP Billiton son responsables de salvaguardar y de usar apropiadamente los bienes de BHP Billiton que están bajo su control. No se deberá usar bienes para uso o beneficio personal. También respetamos la propiedad de los demás.
Exactitud de los registros y de los informes Todos los empleados de BHP Billiton son responsables de salvaguardar y de usar apropiadamente los bienes de BHP Billiton que están bajo su control. No se deberá usar bienes para uso o beneficio personal. También respetamos la propiedad de los demás.
Sistemas de Informática El hardware y el software computacional y todos los datos que se encuentren en los sistemas de informática de la Compañía, lo mismo que cualquier dato de la Compañía que se encuentre en sus hogares o en sistemas digitales que no son de la Compañía, son de propiedad de BHP Billiton. Los sistemas de informática se deben usar siempre de manera responsable. El material ofensivo, incluida la pornografía, no está permitido de ninguna manera en los sistemas de la Compañía.
Uso de información privilegiada En el transcurso de su trabajo usted podrá conocer información acerca de BHP Billiton o de otras Compañías – por ejemplo de un competidor, o de una empresa asociada, de un cliente o de un proveedor – antes que ésta se haga pública. El uso de esta información interna para su uso financiero o personal o la entrega de esta información a otros podría ser ilegal.
Comunicación Externa Nosotros divulgamos nuestra información de manera oportuna, exacta, consistente, completa y justa para permitir que los inversionistas tomen decisiones de mercado informadas y ordenadas. Las declaraciones públicas sólo deben ser hechas por voceros autorizados.
Propiedad Intelectual Tratamos toda la información y los procesos de la Compañía como nuestra propiedad intelectual y debemos trabajar para salvaguardarla del uso de personas ajenas a la Compañía. Nosotros nunca infringimos, a sabiendas, la propiedad intelectual de otro individuo u organización. 16 > Código de Conducta de Negocio – Descripción
El Servicio de Orientación en Conducta de Negocios de BHP Billiton Si usted no está seguro acerca del significado de cualquier parte del Código de Conducta de Negocios o si tiene dudas respecto de la forma en que está siendo aplicado, usted debe presentar de inmediato su preocupación a su supervisor o gerente. Donde esto no sea posible o cuando parezca inadecuado hacerlo, contacte a su representante de Recursos Humanos; de Salud, Seguridad, Medioambiente y Comunidad (HSEC), al Representante Legal o a la gerencia superior. Si el caso no queda resuelto o si está relacionado con una instancia real de fraude, contacte al Servicio de Orientación en Conducta de Negocios (Business Conduct Advisory Service, BCAS, sigla en inglés), un servicio mundial destinado a facilitar la solución de consultas y casos de conducta de negocios.
Para detalles respecto de como contactar el BCAS en su localidad, visite
bhpbilliton.com Fax
+61 3 9609 3230
Correo BHP Billiton Business Conduct
GPO Box 86A Melbourne Victoria 3001 Australia
El Código de Conducta de Negocios de BHP Billiton aplica a todas las personas que trabajan, actúan por parte de o representan a BHP Billiton.