EVENTO II ENCARGO TERRITORIAL

(PNFCP) que fomenta la formación de profesionales integrales con conocimientos bases para el desempeño laboral a través de la responsabilidad social, el compromiso, la auto formación y el crecimiento profesional en un mundo globalizado por la tecnología.

Arbeláez y Correa (2012) acerca de la enseñanza de la Contaduría Pública:

Los resultados obtenidos en cuanto al que enseña en el Programa Nacional de Contaduría Pública en el área de auditoría y control el predominio de la auditoría financiera, administrativa, el procedimiento electrónico de datos (…) temáticas relacionadas con las nuevas tendencias de auditoria como lo son; la continua, la ambiental, la social, la de sistemas (p.8)

La enseñanza fomenta el desarrollo integral de los conocimientos contables por medio de la auditoría sobre el registro de datos en un sistema de información contable que fomente los procedimientos de datos electrónicos, mientras los conocimientos obtenidos se adecúan a las nuevas tendencias contables, es una forma de aumentar la capacidad y eficiencia mediante la integración del nuevo modelo social dentro del cual el país es protagonista. El equipo investigador se valió de los conocimientos obtenidos de materias estudiadas durante el transcurso de la carrera y permitieron el desarrollo del proyecto Contabilidad I, Contabilidad II, Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC's), Sistemas y Procedimientos, Herramientas Tecnológicas I, Herramientas Tecnológicas II.

Ensayo Said Soto

El contador juega un papel esencial dentro de una empresa, sus funciones principales van desde analizar informes financieros a través de la 21

información registrada en los sistemas de información contable, por lo mismo le permite preparar presupuestos y asesorar a la empresa en el área financiera y tributaria con el fin de determinar los posibles riesgos, alternativas y oportunidades, lo cual facilita la toma de decisiones.

En efecto, resulta muy importante la participación de un profesional contador en cualquier entidad, resulta de gran importancia llevar de manera adecuada la contabilidad, porque su impacto en la sociedad tiene un alcance que va más allá del edificio donde trabaja, un contador profesional se enfrenta a una realidad en constante transformación dado el contexto de globalización económica y tecnológica. En medio de la globalización han surgido nuevas herramientas que facilitan el registro de las operaciones económicas de una empresa, por supuesto, estos son manejados por un contador, o en su defecto, la persona encargada de llevar la contabilidad, una de estas herramientas son los sistemas de información contable.

Los sistemas de información contable permiten la recopilación, el almacenamiento y el procesamiento datos financieros y contables, utilizados por los usuarios internos para informar a inversionistas, acreedores y autoridades tributarias, usuarios externos de la información. Se puede decir que, generalmente es un método usado en computadora, para rastrear la actividad contable, mediante los recursos de tecnología, combinando prácticas contables, como Los Principios Generalmente Aceptados (PCGA). Las funciones básicas de un Sistema de Información Contable son las siguientes;

1. Recopilación y el almacenamiento de datos financieros y transacciones, y registro de las mismas.

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2. Proporcionar información útil para la toma de decisiones, incluida la producción de informes de Gestión.

3. Asegurar que los controles estén en su lugar para registrar y procesar con precisión los datos.

Según Horngrem (2007) indica a continuación que:

Los sistemas de información contable son quizás una de las bases de las actividades por no decir, que es la más importante dentro del campo de negocios, dada su naturaleza de informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas en los ambientes competitivos, por lo que es imperioso que vaya al ritmo de las exigencias de los distintos usuarios dentro y fuera de la entidad” (p.4)

En base a lo anteriormente expuesto, cabe destacar que la implementación de los sistemas de información contable para llevar a cabo los procedimientos contables para tomar decisiones más acertadas respecto a las actividades financieras de la empresa, recurriendo a la ayuda de un contador profesional para facilitar el proceso de registro de las operaciones económicas, implementando herramientas tecnológicas que resulten idóneas para cubrir las necesidades contables de la empresa. Elizondo (1996) sitúa el sistema de información contable de la como: “Una clase de sistema para la dirección empresarial, que, a través de realización del proceso contable, suministra información económica para la gestión, su utilización, por consiguiente, puede contribuir notablemente a facilitar y mejorar las decisiones empresariales” (p.4)

En consecuencia, es importante diseñar e implementar un sistema de información contable, que se adapte a las necesidades de la empresa Repuestos Oriental S.A., para que el registro de la información sea más

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eficiente y adecuada a las exigencias del nuevo mundo globalizado por el surgimiento de las herramientas tecnológicas que facilitan el flujo de la información contable, por lo mismo equipo investigador determino diseñar un sistema de información contable digitalizado para lograr los objetivos del presente proyecto de investigación.

Partiendo de los objetivos de la investigación para el cumplimiento de los mismos, se pretende partir de los conocimientos obtenidos por su tránsito por el Programa Nacional de Formación en Contaduría Pública (PNFCP) el equipo investigador parte de los conocimientos obtenidos de las unidades curriculares; Contabilidad I y II, Tecnologías de la Información y la Comunicación, Sistemas y Procedimientos Contables. Herramientas Tecnológicas I y II, Marco Legal para las Entidades.

Ensayo de Mar-aly Yanez

Con el avance por el Territorio Académico del proyecto y el tiempo de formación en las áreas de contaduría pública, el equipo investigador obtuvo los conocimientos necesarios para ser aplicados en el presente Proyecto de Acción Territorial Integrador Social (PATIS) y poder así, cumplir con el principal objetivo: Diseñar un sistema de información contable digitalizado para la empresa Repuestos Oriental S.A., ya que sus aplicación permite manejar la información contable con mayor rapidez y eficacia para luego tomar decisiones acertadas que requiera la empresa.

Aguayo (2015) define la contaduría pública de la siguiente manera: “Es la ciencia y/o técnica que enseña a clasificar y registrará todas las operaciones y transacciones financieras de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven para la toma de decisiones” (p.10). Afirma 24

que la contabilidad es una disciplina donde se obtienen conocimientos referentes a normas y procedimientos para analizar, clasificar, y registrar las operaciones efectuadas por entidades económicas integradas por un individuo o bajo la forma de sociedades con actividades comerciales, industriales, bancarias, gubernamentales, entre otros y que sirve para la base de las respectivas tomas de decisiones económicas.

Araguayo (2015) indica sobre la contabilidad lo siguiente:

El cuerpo de conocimientos, es una ciencia empírica, de naturaleza económica, cuyo objetivo, es la descripción y predicción, cualitativa y cuantitativa, del estado y evolución económica de una entidad específica realizada a través de métodos de capacitación, medida, valoración, de representación con el fin de comunicar a sus usuarios informaciones objetivas, relevantes y válidas para la toma de decisiones. (p.12).

En este momento de la carrera el equipo investigador posee los conocimientos para comparar el estado actual y pasado de la empresa, respecto al uso de las tecnologías en las empresas resulta más fácil acceso debido a la internalización, a su vez producen mayor cantidad de datos para su interpretación, los datos para su investigación cambian constantemente para mantenerse al día con la información la que opere económicamente.

El instructivo para el registro de la información contable, es de vital importancia ya que, ayuda, para el registro manual de la información sobre datos y cálculos específicos y minimiza el margen de errores mientras que a la mismas a la vez se pueden corregir errores antes de transmitir la información contable, igualmente optimiza el rendimiento del personal encargado y mejore la productividad de la empresa. El equipo investigador hizo uso de los conocimientos obtenidos al cursar por las unidades curriculares; Contabilidad I y II, Tecnologías de la Información y la 25

Comunicación, Sistemas y Procedimientos Contables. Herramientas Tecnológicas I y II, Marco Legal para las Entidades. Con el fin de lograr el objetivo principal del presente Proyecto de Acción Territorial Integral Social (PATIS).

Ensayo de Luis Quevedo

La contabilidad es importante para el control financiero de las entidades públicas y privadas porque depende de la toma de decisiones correctas y acertadas sobre las actividades que realizarán en el corto y largo plazo. Al mismo tiempo, se debe enfatizar que, desde la perspectiva del control interno de cualquier entidad, las decisiones gerenciales como decisiones de inversión y contratos para nuevos proyectos no pueden visualizarse sin registros contables.

El sistema de información contable vinculado a la contaduría pública de una organización tiene como propósito fundamental brindar información útil sobre las entidades económicas para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios, tales como accionistas, acreedores, administradores o las autoridades gubernamentales.

Cabe señalar que la información contable cumple las funciones de recopilar, identificar y publicar estados de información financiera, reflejando fielmente los hechos económicos y las transacciones financieras, de manera de satisfacer las necesidades de los usuarios involucrados en la toma de decisiones, porque puede determinar alternativas. Los riesgos y oportunidades que enfrenta la entidad.

El autor Catacora (1999) señala que:

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Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización para elevar el nivel de conocimientos que permitan mejor apoyo en la toma de decisiones y desarrollo de acciones. (p. 13)

La información se convirtió en uno de los recursos más relevantes en la denominada sociedad de la información, es un recurso que hoy día define l posición de las organizaciones y el modo de competir de las mismas. La relación entre competitividad y los sistemas de información está contemplada en como esta caracterizado el ultimo y la pertinencia dada según sus necesidades.

La importancia del sistema de información contable radica en la utilidad de controlar las actividades financieras, ya que puede resumirlas y analizarlas de manera eficaz para tomar mejor las decisiones. El desarrollo de las computadores y los procesos tecnológicos hizo posible optimizar la información y manejarla de manera más rápida y precisa consecuente con la contaduría, los proceso se explotan para el máximo provecho, mediante la implementación de herramientas tecnológicas ya que hace el manejo de la información contable más efectivo, resultados precisos y cómodos mediante formatos para los degrávamenes, libros diarios y todo lo que tiene que ver con teneduría de libros.

El equipo investigador parte de los conocimientos obtenidos a lo largo de la carrera de; Contabilidad I y II, Tecnologías de la Información y la Comunicación, Sistemas y Procedimientos Contables. Herramientas Tecnológicas I y II, Marco Legal para las Entidades conocimientos que son aplicados para diseñar un sistema de información contable digitalizado para la empresa Repuestos Oriental S.A.

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EVENTO II ENCARGO TERRITORIAL

IV.- SENDA DEL TERRITORIO TEÓRICO Y METODOLÓGICO – TÉCNICO

Antecedentes

Oropeza, L., Rondón, D., Rijos, L. & Suárez, Y. (2021) realizaron un trabajo de grado titulado “Diseño de un sistema de información contable que optimice la gestión en el terminal de pasajeros Cleto Quijada del municipio Simón Rodríguez, Estado Anzoátegui”. Su objetivo principal fue diagnosticar la situación actual en relación al sistema de información contable en el terminal de pasajeros.

El resultado de la investigación permitió diagnosticar que el registro de la información contable no se llevaba de forma digitalizada debido a que no se usaban herramientas tecnológicas para la gestión contable. Para resolver el problema los autores recurrieron a la elaboración de una guía de procedimientos para el diseño de un sistema de información contable.

La vinculación con el presente proyecto es que, a pesar de llevar a cabo el registro de la información en libros contables, es posible el daño, robo o pérdida de la información almacenada. El equipo investigador pretende dar solución a la problemática mediante el desarrollo de un producto de contenido teórico con los procedimientos para el diseño y manejo del sistema de información contable digital.

Solórzano, E., Gonzáles, K. Luna, L. & Salgado, V. (2019) realizaron un proyecto de investigación titulado “Diseño de un sistema de información

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contable para el control de los ingresos por la prestación de servicios en la instancia administrativa de la Asociación Cooperativa Sur Oriental Express R.L, El Tigre, Estado Anzoátegui”. Su objetivo principal fue identificar las debilidades de la instancia administrativa en el registro de ingresos de la Asociación Cooperativa Sur oriental Express R.L.

Como resultado, fueron identificadas sus principales problemáticas debido a la escasa información que poseen los miembros de la Instancia Administrativa acerca de los registros contables de los ingresos por servicios que deben llevar, lo cual causa información deficiente para la toma de decisiones, esto motivó a los autores a diseñar un sistema de información contable digital que les ayudó a mejorar los registros contables de los ingresos, enriqueciendo de conocimientos y ayudando a mejorar la gestión de la cooperativa.

Al compararse con el presente proyecto de investigación presenta similitudes, debido a que la empresa Repuestos Oriental S.A., también se encontró escasez en el conocimiento a la hora de realizar el registro de sus ingresos en un sistema de información, lo que hace deficiente la información para la toma de decisiones, como resultado se limita su desarrollo empresarial, por lo cual el equipo investigar se propone el diseño de un sistema de información contable digital para optimizar la gestión de la empresa objeto de estudio.

Llanos, J. & Jimmy, J. (2016) realizó un trabajo de grado titulado “Diseño del sistema de información contable integrado para mejorar la gestión de recursos de la Universidad Peruana de Integración Global de la

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ciudad de Lima”. El objetivo principal de la investigación fue evaluar el sistema de información contable que se utiliza en la universidad.

La investigación obtuvo de resultado que un sistema de información contable integrado permite mejorar el control de los procesos contables, debido a que se optimiza la disponibilidad de la información ya que permite ser eficaz en el manejo de la misma, pero sin un sistema de información contable integrado, se retrasa la eficacia en la gestión y toma de decisiones.

Los sistemas de información contable constituyen una base para la toma de decisiones, ya que mediante su implementación se pueden generar estados financieros que demuestran el resultado de las actividades realizadas por la empresa, al estar sometido a errores humanos al registrar los ingresos y egresos, se encuentra que no se aprovecha lo suficiente las herramientas tecnológicas disponibles, que permitan el registro detallado de las transacciones de la empresa.

En relación al presente proyecto de investigación se pretende diseñar un sistema de información contable, de manera que, al llevar a cabo su implementación, se convierta en una ventaja para la empresa, ya que sirve para disminuir errores al momento de registrar las transacciones por parte de sus usuarios internos, por lo mismo, hace que la información de los estados financieros sea más eficaz tanto como para los usuarios internos y externos.

Fundamentación Teórica

Contabilidad

El autor Lara, E. (1999) Define la contabilidad como:

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La disciplina que enseña las normas y procedimientos para analizar, clasificar y registrar las operaciones efectuadas por entidades económicas integradas por un solo individuo, o constituidas bajo la forma de sociedades con actividades comerciales, industriales, bancarias o de carácter cultural, científico, deportivo, religioso, sindical, gubernamental, etc., y que sirve de base para elaborar información financiera. (p. 1)

La contabilidad es una especialidad que instruye respecto al conjunto de reglamentos y técnicas para llevar a cabo el análisis, clasificación y registro detallado de las transacciones de entidades públicas o privadas, compuestas por uno o varios socios, para elaborar información financiera relevante acerca del ejercicio económico, dicha información es de interés para los usuarios que comprueban la información financiera.

Sistemas de Información Contable (SIC)

Según Ruiz, V. (2018) define los sistemas de información contable:

Un sistema de información contable o SIC es aquel que se dedica a recolectar, organizar y analizar la información de todos los sucesos económicos de la empresa. Su fin es dar información contable útil para permitir la evaluación de la condición de la empresa y con ello ayudar en la toma de decisiones de los directivos (p.1)

Esto quiere decir, que el sistema de información contable cumple con la finalidad de recoger, guardar y ordenar los datos, resultado de los hechos económicos para proporcionar información contable que muestre la naturaleza y/o situación económica de la empresa.

Importancia de los Sistemas de Información Contable

Toro, J. (2004) considera la importancia de los sistemas de información contable en:

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La utilidad que tienen estos para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos de la información. La nueva demanda de información abre campo a la introducción de nuevos conceptos que pueden llegar a potenciar a la empresa dentro del mercado si se le da el manejo adecuado, reconocimiento y medición. (p.2)

Simplificando, la importancia está en la utilidad para visualizar la información necesaria en la toma de decisiones. El conocimiento acerca de la situación financiera de la empresa es importante para la medición del patrimonio, además de atraer posibles inversores debido a la confianza que genera la información representada en el sistema de información contable digital.

Objetivo del Sistema de Información Contable

Sinisterra, G., Polanco, L. & Henao, H. (2005) manifiestan el objetivo desde la siguiente perspectiva:

Proporcionar información financiera de la organización a personas naturales y entes económicos interesados en sus resultados operacionales y situación económica. Los administradores de la empresa, los accionistas, el gobierno, las entidades crediticias, los proveedores y los empleados son personas e instituciones que constantemente requieren información financiera para realizar sus respectivos análisis. (p.2)

El sentido al implementar un sistema de información contable en una empresa es optimizar la información contable al minimizar errores durante los procedimientos de registro, almacenamiento y presentación de la información contable que sirva a usuarios internos (administradores y socios), a usuarios externos (entidades gubernamentales, tributarias, crediticias, auditores, entre otros), y para realizar planes de inversión y presupuestos.

Organización de un Sistema de Información Contable

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Déniz, J. (2008) describe la organización de un sistema de información de la siguiente manera:

Se hace necesaria una disciplina como la organización contable desde una perspectiva amplia, procede establecer como objeto de la organización contable el diseño del sistema de información conducente a la obtención de información económico-financiera (…) los datos recopilados por el sistema de información contable de la empresa son comunicados a sus usuarios de formas diversas, como por ejemplo, a través de documentos de sus transacciones, como la factura, o mediante informes contables, como las estadísticas de costes o los estados financieros. (p.1)

La organización de la información financiera de una empresa a través de un sistema de información contable permite obtener una perspectiva general del funcionamiento económico de la empresa ya que los datos que son recolectados mediante los procesos contables y son presentados de forma organizada en informes sobre la situación financiera para los usuarios del sistema de información contable.

Componentes de un Sistema de Información Contable Digitalizado

Joseph A. (2017) determina los sistemas de información contable digitalizado están compuestos por los siguientes elementos:

Métodos y procedimientos, el software de aplicación, las bases de datos, el hardware o equipos de cómputo y lo más importante el personal capacitado, los cuales interactúan entre sí de manera coordinada para llevar el control de las actividades financieras y generar información resumiéndolas, en forma útil. (p.1)

Los elementos que conforman los sistemas de información contable son aquellos que interactúan entre sí de manera coordinada para llevar el control interno de la información financiera de la empresa mediante datos introducidos de forma manual obtenidos a través de facturas, notas de débito, notas de crédito, entre otros en el sistema de información diseñado

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en el equipo de cómputo para llevar a cabo la contabilidad de forma digitalizada.

Entradas y Salidas de un Sistema de Información Contable

Según Ekar, M. (2014) destaca la entrada y salida del sistema de información contable dentro del procedimiento de la información contable:

El procesamiento de los datos contables se hace siguiendo los lineamientos generales de la obtención de información. La documentación que respalda los hechos económicos que se producen en la empresa, constituye la entrada al sistema contable.

Con ella se realizan los procesos, que son las tareas que integran o transforman la información. Así se producen las salidas, que es la información procesada y apta para la toma de decisiones. (p.5)

Los datos a introducir en el sistema de información contable, son recogidos en los documentos de uso habitual por la empresa: facturas, recibos por honorarios, cuentas bancarias, notas de débito, notas de crédito, de los cuales se toman los datos más significativos para el registro, lo cual compren la entrada de la información. Una vez la persona encargada a introducido los datos al ordenador, puede ofrecer la información necesaria de los libros principales y auxiliares, como diario, mayor, balance de comprobación y estados financieros básicos como estados de ganancias y pérdidas y balance general que comprenden la salida de información.

Almacenamiento de la Información Contable

Ferrari, A. (2018) destaca el almacenamiento de la información como una función del sistema de información contable:

Una de las funciones de un sistema de información contable es registrar y almacenar de manera eficiente y eficaz los datos sobre todas las transacciones comerciales y financieras de la entidad

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(…) contadores y auxiliares en apoyo del sistema contable reconocen, reúnen y registran las operaciones de ventas, cuentas por cobrar, compras, inventarios, cuentas por pagar, gastos, nóminas, entre otros asientos de débito y crédito. El sistema contable registra y almacena datos de transacciones en los documentos de origen, recoge los datos de actividades comerciales en formatos para presentar un control cronológico de transacciones. (p. 3)

En una empresa se debe procesar los hechos económicos en un sistema de información contable, se lleva el registro sistemático de la actividad comercial diaria, expresadas en términos de transacciones, el registro comprende por lo general en un gran volumen de datos, por lo tanto, la información debe clasificarse y resumirse en formatos legibles.

Usuarios del Sistema de Información Contable

García, D. (2009) determina los usuarios del sistema de información:

Se consideran usuarios de la información contable a aquellos sujetos económicos cuyos intereses pueden verse afectados de forma positiva o negativa por la actividad de la entidad que emite información. Normalmente, se clasifican en usuarios internos, aquellos que toman decisiones relativas a la gestión de la unidad económica y usuarios externos, aquellos que no participan en decisiones relativas a la gestión. Estos dos tipos de usuarios van a condicionar el tipo y forma de información, así como su frecuencia. (p. 13)

Para que sea posible cumplir con el objetivo del sistema de información, la información contable debe ser comprensible, útil y confiable para sus usuarios en posición para la toma de decisiones. Que se le denominan usuarios internos, cuyo interés es llevar un control de los movimientos económicos de la empresa y presentarlos en informes financieros tanto para los mismos además de los usuarios externos; quienes no participan en la toma de decisiones.

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Fundamentación Legal

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial Nº 36.860 (1999)

Artículo 28: “El derecho a acceder a información y a los datos que sobre si misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados”.

El presente artículo hace referencia al resguardo de la información y garantiza el derecho de acceso a los usuarios de la información, a los datos registrados que fueron obtenidos a través de los hechos económicos de la empresa, permite tener acceso a dichos registros sean estos privados o públicos a nadie se le puede denegar de la información.

Decreto con Fuerza de Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas N.º 1181 Gaceta Oficial Nº 37.148

Artículo 1: “El presente Decreto-Ley tiene por objeto otorgar y reconocer eficacia y valor jurídico a la Firma Electrónica, al Mensaje de Datos y a toda información inteligible en formato electrónico, independientemente de su soporte material, atribuible a personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, así como regular todo lo relativo a los Proveedores de Servicios de Certificación y los Certificados Electrónicos”.

La relación existente entre el presente proyecto y articulo antes mencionado, es reconocer la implementación de las herramientas tecnológicas disponibles en la actualidad, para la gestión contable y que hacen posible llevar a cabo las actividades administrativas para el registro de la información contables, por lo tanto, permiten aumentar y optimizar el control de las mismas.

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Código de Comercio. Gaceta Oficial N.º 475 (1995)

Artículo 32: “Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad la cual comprenderá, obligatoriamente. El libro diario, el libro mayor y el de Inventarios, podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones”

En este sentido, las empresas que desarrollen actividades comerciales tienen la obligación de llevar el registro contable, ya que para la ley es importante dejar constancia de las transacciones de la empresa, es por eso, que con la implementación de un sistema de información contable digital se evitará cualquier pérdida de información.

Definiciones Básicas

Diseño: Consiste en el proceso donde se configura mentalmente algo para cumplir mentalmente algo para cumplir una función determinada. El diseño es el primer paso en el proceso de creación o producción de un producto.

Estados Financieros: Son informes que reflejan el estado de la empresa en un momento determinado, normalmente un año. Se componen de varios documentos en los que se plasma la situación financiera de un negocio y recoge información, tanto económica como patrimonial, de las empresas.

Empresa: Organización de personas que comparten unos objetivos con el fin de obtener beneficios. Una empresa es una unidad productiva agrupada y dedicada a desarrollar una actividad económica con ánimo de lucro. En nuestra sociedad, es muy común la creación continua de empresas.

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Factura: Es un documento que refleja los datos de una transacción mercantil (venta de bienes o servicios) y contiene información como: Los datos relativos al emisor y receptor de la factura (nombre, NIF, dirección). La información sobre la transacción realizada (es el concepto de la factura).

Información contable: Es un segmento de la empresa que agrupa personas, recursos y conocimientos con la finalidad de recolectar, organizar y analizar la información que generan las transacciones, hechos económicos y actividades realizadas por el ente económico.

Gestión: Es asumir y llevar a cabo las responsabilidades sobre un proceso, esto puede ser empresarial o personal, lo que incluye: la preocupación por la disposición de los recursos y estructuras necesarias para que tenga lugar en el comercio.

Nota de Crédito: Es un documento legal que se utiliza en transacciones de compraventa donde interviene un descuento posterior a la emisión de la factura, una anulación total, un cobro de un gato incurrido de más o de la devolución de bienes.

Nota de Débito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma.

Optimizar: Es el conjunto de técnicas que se aplican para llevar a cabo un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles en la empresa. Quiere decir buscar mejores resultados, más eficacia o mayor eficiencia en el desempeño de alguna tarea.

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Sistema: Serie de elementos que están interconectados entre sí y cuyo funcionamiento es como un todo. Los elementos que lo conforman pueden ser diversos, como un grupo de lineamientos o principios perfectamente estructurados acerca de una teoría, ciencia o materia.

Requerimiento Técnico: Métodos, Herramientas, Metodología

Tipo de Investigación

Investigación Acción Participativa

Para Tamayo, M. (2003), la investigación de Acción Participativa es la que “intenta resolver preguntas que se derivan en forma implícita o explícitamente de un análisis de la realidad de las comunidades y de la experiencia práctica acumulada del investigador”. (p.54)

El equipo investigador determinó que el presente proyecto se clasifica como una investigación de Acción Participativa, porque con la experiencia y conocimientos adquiridos por el equipo investigador, se resolverán las preguntas y dudas que puedan llegar a surgir con relación al sistema de información contable en el personal administrativo.

Diseño de la Investigación

Diseño de campo

Según Arias, F. (2016), el diseño de campo “consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados o de la realidad donde ocurren los hechos primarios sin manipular o controlar variable alguna”. (p. 31).

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Esto quiere decir, que es una investigación de campo porque el equipo investigador se encarga de la recolección de datos sin alterar nada más y los sujetos de la investigación, es decir, el personal administrativo de Repuestos Oriental, S.A., aportan información que pueda ayudar en la investigación.

Población

Para Sabino, C. (2001), la población es el “conjunto de individuos o elementos que constituyen el objeto de estudio, por lo que es el conjunto de todos los casos que concuerdan con una serie de especificaciones, la cual estudia y da origen a los datos de investigación” (p. 5). El objeto de estudio de la presente investigación está constituido por una población de 6 personas, todos empleados de Repuestos Oriental, S.A., que representan el universo en estudio.

Muestra

El autor Lerma, H. (2009) refiere lo siguiente “la muestra es el subconjunto de la población” (p. 73). El subconjunto que se estudia en este caso es el personal administrativo, representado por 2 personas, las cuales poseen las características ideales para llevar a cabo el Proyecto de Acción Territorial Integral Social (PATIS).

Muestreo No Probabilístico

Según Arias, F. (2016) “es un procedimiento de selección en el que se desconoce, la probabilidad que tienen los elementos de la población para integrar la muestra” (p. 85). Los individuos objeto de estudio fueron seleccionados por ser los encargados de manejar la información

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administrativa, y, por lo tanto, ser capaces de proporcionar acceso a la información contable y financiera de la entidad.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

Observación Directa

Según Monje, C. (2011) considera la observación directa como “la técnica que permite el registro de las acciones perceptibles en el contexto natural y la descripción de una cultura desde el punto de vista de sus participantes” (p. 153)

Con la aplicación de esta técnica, se pudo recolectar información acerca del proceso administrativo y el funcionamiento de los registros contables dentro de la entidad. Se adaptaron como instrumentos un cuaderno y lápiz para hacer registro de los datos aportados, para posteriormente ser analizados e incorporar cada aspecto relevante en la presente investigación.

Entrevista no Estructurada

Monje, C. (2011) define la entrevista no estructurada de la siguiente forma “en ella se procede sin un concepto preconcebido del contenido o flujo de información que se desea obtener, aunque los objetivos de la investigación rigen las preguntas” (p.149)

Con el uso de un cuaderno y lápiz como herramientas principales, el equipo investigador realizó una entrevista no estructurada a la Sra. Gladys Ceballos, con quien se sostuvo un diálogo informal donde se realizaron preguntas para conocer más acerca de la situación contable de la entidad. La Sra. Gladys Ceballos, además de resolver las incógnitas planteadas, 41

proporcionó información de interés y de gran utilidad para el desarrollo de la investigación.

Revisión documental

Arias, F. (2016), “consiste en una recopilación de ideas, posturas de autores, conceptos y definiciones, que sirven de base a la investigación”. Esta técnica es utilizada con el propósito de adquirir nuevos conocimientos que ayuden a respaldar y justificar el objetivo de la investigación. La información contenida en libros de texto, trabajos académicos y revistas científicas fueron empleadas para complementar el presente proyecto.

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V.- ACCIÓN SOCIO TERRITORIAL INTEGRADORA (ASTI)

Para el cumplimiento de los objetivos de la investigación, el equipo investigador llevo a cabo actividades de acuerdo a dar solución al problema detectado en la empresa Repuestos Oriental S.A. Dentro de las cuales estableció comunicación con el personal administrativo de la empresa para recoger datos y obtener una visión más clara del problema, el cual fue la ausencia de un sistema de información contable digitalizado, que les permita detallar las operaciones de la empresa y retrasa la gestión de la información contable en la empresa. Por otro lado, se llevó a cabo una búsqueda de contenido teórico para fundamentar las actividades, encaminar con buena dirección la investigación y determinar la solución, la cual fue diseñar e implementar un sistema de información contable digitalizado que permita optimizar la gestión contable en la empresa Repuestos Oriental S.A.

ASTI: Diagnóstico de la situación actual en relación al sistema de información contable que utiliza la empresa Repuestos Oriental S.A.

1.- Creación de un Equipo Natural de Trabajo (y las actividades del PIO)

Diagnosticar la situación actual en relación al sistema de información contable que se utiliza en la empresa

Actividad 1: Visitas a la empresa.

Mediante la técnica de visitas a la empresa se pudo conocer acerca de los procesos, reportes y registros contables implementados en la empresa 43

Repuestos Oriental S.A. También permitió obtener información independientemente del deseo de proporcionarla y de la capacidad de las personas que integran el equipo investigador para observar la dimensión y potencialidad de la empresa, además reduce las desviaciones del tema generador del presente proyecto.

Actividad 2: Entrevista.

El uso de la entrevista no estructurada como técnica de recolección de información, se realizaron preguntas enfocadas en conocer aspectos de interés para la investigación. La conversación fue de preguntas abiertas con la administradora de la empresa Gladys Ceballos de modo que expusiera puntos respecto a la situación actual con relación a la implementación de los sistemas de información contable, donde se conoció que implementaba de forma manual los registros de sus transacciones en libro diario, libro de mayor, libro de inventario y un auxiliar para las facturas.

Determinar los componentes de un sistema de información contable

Actividad 1: Revisión Documental.

El equipo investigador realizo revisiones bibliográfica y análisis del contenido, llevo a cabo la consulta de páginas y portales disponibles en internet como fuente de información. La información recolectada fue relacionada con el tema abordado, durante la actividad se hicieron procesos de interpretación análisis y comprensión del contenido.

Actividad 2: Análisis Documental.

Se realizaron conversatorios entre el equipo investigador donde se dialogó, acordó y estableció todo en referido a la estructura y contenido de la 44

guía de procedimientos. Las conversaciones hicieron posible un dialogo donde se llegaron a hacer proposiciones. En el mismo, las conversaciones resultaron espontáneas, abiertas, reciprocas, con ideas potenciales. Su buena práctica significo una herramienta eficaz para concretar ideas y aspiraciones comunes.

Implementar un sistema de información contable en la empresa Repuestos Oriental S.A.

Actividad 1: Taller sobre los sistemas de información contable.

Se llevo a cabo un taller sobre los sistemas de información para impartir conocimientos relacionados al diseño e implementación del sistema de información, herramienta importante para crear un espacio de gestión y control para generar un dialogo entre los actores involucrados. En este espacio se produce de manera colectiva, el instructivo sobre el sistema de información que optimice la gestión del inventario en la empresa Repuestos Oriental, S.A.

Actividad 2: Entrega del sistema de información contable.

El equipo investigador como resultado de la investigación, hace entrega de un sistema de información contable digitalizado al departamento de administración, a fin de que la representante del área administrativa y financiera de la entidad tenga los conocimientos para manejar el registro y control de la información contable de manera precisa, para que de esta forma se optimice la gestión administrativa-contable en la empresa Repuestos Oriental S.A.

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PRODUCTO

DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE DIGITALIZADO PARA OPTIMIZAR LA GESTIÓN DE LA EMPRESA REPUESTOS ORIENTAL, S.A., EL TIGRE, ESTADO ANZOÁTEGUI.

Proyecto de Acción Territorial Integral Social (PATIS) como requisito parcial para aprobar Trayecto III de Contaduría Pública

EQUIPO INVESTIGADOR:

Campos, Marisabel C.I 27.878.746 Cordero, Frenesi C.I 27.992.892 Soler, Angelis C.I 28.684.257 Soto, Said C.I 28.541.299 Yanez, Mar-Aly C.I 28.684.257 Quevedo, Luis C.I 25.427.372

El Tigre, Marzo 2022

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INDICE DE CONTENIDO

pp. Introducción……………………………………………………………. ………..48 Sistema de Información Contable………………………………………...…..49 Importancia de un sistema de Información Contable……….…….……....49 Objetivos de un Sistema de Información Contable…………………..…....50 Componentes de un Sistema de Información Contable………………..…50 Libros Contables Principales…………………………………………………..52 Estados Financieros……………………………………………………………..53

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INTRODUCCIÓN

El presente sistema de información fue diseñado por el equipo investigador con la finalidad de optimizar la gestión interna que dispone la empresa Repuestos Oriental S.A., se realizó en una hoja de cálculo, diseñado con tablas para introducir la información y dispone de varias hojas por separado, diseñadas con formatos digitales para almacenar información contable. El equipo investigador hace entrega del material con finalidad de otorgar conocimientos teóricos en relación a la implementación del sistema de información contable y concientizar al personal administrativo sobre las mejoras en la gestión contable que representa el uso de las herramientas tecnológicas para el registro de la información contable.

El objetivo del equipo investigador fue diseñar un sistema de información contable digitalizado, de manera que, al momento de implementarlo, no solo cubra los procesos típicos del negocio, sino que vaya más allá, adicionando valor agregado a los procesos contables. los usuarios finales de la información se han de beneficiar de la adecuada documentación de los procesos y de la optimización que se haya logrado con la evaluación de los mismos. La implementación del sistema de información contable digitalizado se convierte en un generador de conocimiento, del cual se podrá extraer información valiosa para la toma de decisiones.

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Sistema de Información Contable

Los sistemas computarizados han cambiado la forma en que operan las personas, compañías y organizaciones actuales, a través del uso de los sistemas se han logrado importantes mejoras debido a la automatización en los procesos de registro y optimización del manejo de los recursos, esto permite obtener resultados eficientes. Catadora (1997) define los sistemas como: “Un conjunto de funciones componentes interrelacionados que forman un todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y control en una organización”. Un sistema de información contable es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos computacionales y el proceso contable en los cuales se guardan los registros e informan sobre las transacciones comerciales y otros eventos económicos que afectan a la organización, los sistemas clasifican y suministran la información adecuada para la toma de decisiones.

Importancia de un sistema de Información Contable

Debido a los cambios surgidos en el mercados durante los últimos años debido a la incorporación de tecnológicas informáticas que facilitan la administración de datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, en la actualidad las empresas en desarrollo requieren el manejo de un sistema de información contable que colabore con los procesos de gestión contable-financiera, ya que el funcionamiento del proceso contable depende de la aplicación de los sistemas actualmente, es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados, con el 49

objetivo de mejorar la productividad y el rendimiento de una organización, por eso quienes deseen convertir su empresa competitiva, deberá analizar detalladamente el manejo de los sistemas de información contable.

Objetivos de un Sistema de Información Contable

Un objetivo principal de un sistema de base de datos es proporcionar a los usuarios finales una visión abstracta de los datos, esto se logra escondiendo ciertos detalles de cómo se almacenan y mantienen los datos. El fin de los sistemas de información son respaldar las operaciones empresariales, respaldar la toma de decisiones gerenciales, Contribuir a la automatización de actividades y procesos en las empresas, Llevar la información de manera oportuna y adecuada a las instancias de la empresa que así lo requieran y Proporcionar un diagnóstico de la empresa en un momento dado que se requiera.

Componentes de un Sistema de Información Contable

Los componentes del sistema de información, permiten una serie de procesos que consisten en: la entrada de los datos, la gestión y el procesamiento de estos, el almacenamiento y la salida para todos aquellos interesados que deseen tener acceso a este tipo de información.

La entrada de la información: La entrada de información se gestionan a través de datos contables que generan la información contable, como la información contenida en facturas, notas de débito, notas de crédito, ordenes de compras, entre otros, mediante los cuales entra la información.

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El procesamiento de la información registrada: El procesamiento, son los registros, los asientos que se generan de la información que entra, y se registran en los diferentes libros contables, la información se analiza o procesa en diferentes registros, en libro diario, libro mayor, libro de inventario, libros de ventas, entre otros.

El almacenamiento de la información: Esta opción permite que la información quede registrada en el sistema, en un ordenador, por ejemplo. De esta forma, si quiere revisarse o acceder a ella cuando se requiera, siempre estará almacenada y accesible para las tareas que se requieran. En los ordenadores suele almacenarse en discos duros interno, o extraíbles, o incluso en los CD’s habituales.

La salida de la información: La salida se refiere a los diferentes informes financieros que se generan luego de procesar toda la información contable, como el Estado de Situación Financiera (Balance de General), Estado de Resultados (Estado de pérdidas y ganancias), Estado de Flujo de Efectivo, entre otros.

Usuarios Internos y Externos: Los usuarios de la contabilidad pueden dividirse en dos grandes grupos: los usuarios internos, asociados a la llamada contabilidad gerencial; y los usuarios externos, relacionados con la contabilidad financiera.

Usuarios internos: Los usuarios internos son todas aquellas personas que conforman la empresa en cada uno de sus niveles. Suelen contar con un acceso ilimitado a la información contable de la empresa, pudiendo algunos de ellos tomar decisiones económicas relacionadas con la gestión de la organización. Este grupo está conformado por: 51

 Propietarios y accionistas  Trabajadores de la empresa;  Nivel de gestión administrativo  Nivel operativo, obrero.

Usuarios externos: Son aquellos que, sin pertenecer a la empresa, utilizan sus estados financieros para diversos fines. Su acceso a los datos contables es limitado, no pudiendo tomar parte de ningún aspecto relacionado con la gestión financiera del organismo. Entre ellos se encuentran:

 Acreedores  SENIAT  Superintendencia de Bancos  Asesores financieros  Proveedores  Clientes

Libros Contables Principales

Código de Comercio. Gaceta Oficial N.º 475 (1995)

Artículo 32: “Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad la cual comprenderá, obligatoriamente. El libro diario, el libro mayor y el de Inventarios, podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones”

En este sentido, las empresas donde se desarrollen actividades comerciales la obligación de llevar el registro contable en sistemas de 52

información como lo son el libro diario, libro mayor y de inventario, junto a los libros auxiliares que considere necesarios para llevar la contabilidad, registrados y establecidos por la ley, lo que es de gran importancia para dejar constancia de las transacciones de la empresa, en la instancia administrativa.

Estados Financieros

Estos documentos de las empresas, presentan la información financiera a personas interesadas en dicha documentación. Los principales estados financieros son:

 Balance General: consta de dos cuadros y uno de ellos relaciona todos los Activos, Pasivos y el Capital de una entidad durante un periodo específico. Es conocido como el Cuadro Patrimonial.  Estado de Resultado: El otro cuadro, conocido como de Resultado, presenta un resumen de los ingresos y los gastos de la entidad durante el mismo periodo.  Flujo de efectivo: viene a ser como un Presupuesto de las disponibilidades de una empresa durante un periodo, y tiene que ver con la liquidez de una empresa.

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Figura Nº1. Sistema de Información Contable

Fuente: Autores (2022)

Registro de las operaciones de las empresas. La CUENTA.

El dispositivo de resumen básico de la contabilidad es la CUENTA. Este es el registro detallado de los cambios ocurrido en el Patrimonio, durante un periodo. Elemento que se vale la Contabilidad para compilar las anotaciones de las operaciones comerciales que realiza una empresa. Cada cuenta aparece en su propia página. Para el acceso conveniente a la información en las cuentas, las páginas se agrupan en el libro Mayor.

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Las cuentas se dividen de dos grandes grupos. Las cuentas Patrimoniales y las de Resultado. Dentro de las primeras, están las cuentas que se relacionan con el Activo, Pasivo y Capital. A continuación, brevemente la composición de las mismas:

 Cuentas del Activo:

Los recursos económicos y los derechos que beneficiarán a la empresa en el futuro, componen el Activo. Las siguientes cuentas son comunes a muchas empresas.

 Créditos:

La empresa vende sus mercaderías o servicios a cambio de una promesa verbal o documentada de recibir efectivo en el futuro. Estas ventas se hacen a crédito. Así podemos incluir dentro de este Rubro las cuentas Cliente; Documentos a Cobrar; Créditos en Gestión de Cobro; Impuesto al Valor Agregado.

 Bienes de Cambio:

Dentro de este Rubro están todos los bienes que fueron adquiridos para ser vendidos con fines de lucro, bienes que fueron adquiridos para incorporarles valor agregado o que sufrirán transformaciones para su posterior venta. Así se incluye dentro de este Rubro las cuentas Materia Prima; Productos en proceso de elaboración; Mercaderías; Envases.

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 Bienes de Uso:

La empresa tiene una cuenta del Activo por separado para cada tipo de equipos, mobiliarios, edificios, terrenos. Así se incluye dentro de este Rubro las cuentas Muebles y Útiles; Rodados; Inmuebles; Instalaciones. También, dentro de los Balances Informativos, se incluye las Depreciaciones Acumulas de los Bienes de Uso, como Cuenta Reguladora del Cuadro Patrimonial.

 Gastos Pagados por Adelantado o Cargos Diferidos:

Con frecuencia la empresa paga por adelantado ciertos gastos. Estos se activan, por cuanto son derechos sobre terceros. El alquiler y los seguros son gastos abonados anticipadamente, que se presentan con frecuencia en los negocios. Los suministros de oficina también se contabilizan como gastos abonados anticipadamente. Otra cuenta que podemos encontrar con frecuencia son los gastos de constitución.

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Diseño del Sistema de Información Contable Digitalizado

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EVENTO III TERMINACIONES Y EXHORTACIONES TERRITORIALES

Terminaciones Territoriales

Se observo que la empresa Repuestos Oriental S.A., no posee un sistema de información contable digitalizado para el registro detallado de información contable, lo cual disminuye el nivel de competitividad debido a la desconfianza y el atraso que existe al no hacer uso de las herramientas tecnológicas que promueven la gestión interna optima de la información ya que disminuyen los errores, conservan la información y sirve para presentar la información contable a los usuarios.

El equipo investigador determino los componentes que interactúan entre sí, para implementar un sistema de información contable para detallar y presentar la información contable, destacando su utilidad para optimizar la gestión, compuesto por la entrada de información, almacenamiento de la información, salida de la información, generalmente hacen uso de la información los usuarios quienes pueden ser internos y externos.

Finalmente se implementó un sistema de información contable digitalizado en la empresa Repuestos Oriental S.A., para optimizar el control interno de la información contable en formato digital para el registro respaldado con detalles para evitar la pérdida de información, el equipo investigador impartió los conocimientos obtenidos de la revisión y el análisis documental a través de un taller de información para concientizar sobre su uso y durante la entrega del sistema de información contable al personal administrativo, se dieron instrucciones para su implementación.

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Exhortaciones Territoriales

Se le recomienda al personal administrativo de la empresa Repuestos Oriental S.A.:

Adaptarse a las nuevas herramientas tecnológicas para el manejo de la información, puesto que se ha convertido en una demanda de los tiempos actuales, por cuanto supone un aumento en el nivel de competitividad de la empresa, debido al nivel de confianza y la utilidad que garantizan los sistemas de información contable digitalizados para el proceso de almacenamiento y la presentación de la información.

Profundizar en el conocimiento de los componentes del sistema de información contable, por lo cual se le recomienda la obtención de conocimientos de profesionales en contabilidad como auditores profesionales en contaduría a través de charlas, talleres de formación sobre la implementación del sistema de información contable digitalizado durante, la entrada, almacenamiento y salida de la información para sea optima la gestión interna.

Implementar el sistema de información contable que fue entregado y diseñado de acuerdo a las necesidades para optimizar el registro y presentación de la información debido a su formato digital que agiliza el registro y disminuye los errores en el registro de la información, la presentación de la información contable de la empresa para garantizar las tomas de decisiones efectivas.

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ANEXOS

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ANEXO A UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE EMPRESA REPUESTOS ORIENTAL S.A.

Fuente: https://www.google.com/maps/@8.8899614,-64.261974,19z

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ANEXO B MEMORIA FOTOGRÁFICA

Recorrido por la Organización

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Taller sobre los sistemas de información contable

Entrega del sistema de información contable

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