Whitepaper: zo houd je deelnemers de hele dag fit!

ZUURSTOF VOOR EEN ENERGIEK CONGRES ZO HOUD JE DEELNEMERS DE HELE DAG FIT!

Het is een schrikbeeld voor iedere congresorganisator.

Je hebt een mooie zaal, interessante sprekers, gave filmpjes en toch verslapt na enige tijd de aandacht van het publiek. Dat kan anders! Nieuwsgierig?

Lees deze trucs over circusacts, dopamine-cocktails en een love-caravan. Plus heel veel andere tips voor een event vol energie en concentratie.

Hoe lang kan een volwas­ sene aandachtig luisteren en informatie verwerken?

Daarover lopen de meningen van onderzoekers uiteen. De een houdt het op twintig minuten de ander op drie kwartier. Daarna ebt de concentratie langzaam weg. En het is niet gemak­ kelijk om die weer terug te krijgen, hoe interessant je verhaal ook is. Om te voorkomen dat een congres inzakt, zijn er gelukkig voldoende tips en trucs die je kunt toepassen, zowel qua inhoud als qua vorm.

We vroegen verschillende experts hoe zij ervoor zor­ gen dat er spanning blijft in hun event. Zij trekken alles uit de kast, van technologie tot theater, van psychologie tot biologie.

De do’s & don’ts 1

2

3

4 5 6

7 8

org voor razendsnelle Z en relevante interactie met het publiek P resenteer alle informatie in hapklare brokken van 20 minuten P rogrammeer als een circusdirecteur, zet je beste act voor de pauze!

O vertuig op inhoud, verras op vorm Stick to your theme B egin de dag met een paar goede moves! (en vergeet de natural high cocktails niet) S erveer geen koekjes Groen doet wonderen (zet levende planten waar je maar kan)

Deelnemers •R ens de Jong, journalist, dagvoorzitter en oprichter en eigenaar van Buzz­ Master •S imon Renes, oprichter en eigenaar van Effectgroep •H ans Janssen, oprichter en eigenaar van Denk­ Producties • Jochem

van Hessen co-founder van Energy Up en producer bij Daybreakers •M arieke Karssen, commu­ nicatieadviseur van Into Green

#1

Zorg voor razendsnelle en relevante interactie met het publiek

Rens de Jong heeft het als dagvoorzitter vaak meegemaakt: tijdens een interessant betoog, beginnen mensen het plafond te bestuderen of hun mobiel te checken.

Zelfs als er een begena­ digd spreker op het podium staat. Zo’n inzak­m oment ligt dan ook lang niet altijd aan het verhaal dat wordt verteld, maar aan het gebrek aan interactie, is hij van mening.

Daarom richtte hij een paar jaar geleden samen met een compagnon Buzzmaster op.

Rens: ‘Wij zorgen ervoor dat de mobiele telefoon van iedere bezoeker verandert in een interactief device dat

direct in verbinding staat met een groot scherm op het podium. Deelnemers kunnen Buzzmaster gebruiken zonder dat ze een app moeten downloaden. Dat doet namelijk altijd maar de helft van de deelnemers, en dan werkt het niet.

Alles wat deelnemers met Buzzmaster intikken zie je meteen op het scherm in de zaal. Zo kan iedereen meedoen met discussies, zijn mening geven en zelfs een grap plaatsen. En dat allemaal real time. Als het een paar seconden duurt, voordat een reactie zichtbaar is, ben je te laat. Dan is het moment voorbij en is het geen interactie meer.’

Buzzmaster is meer dan technologie. Om te voorkomen dat al die reacties in het niets verdwijnen is er een redacteur die de informatie uit de zaal filtert, die vragen bundelt en dwars­verbanden legt. ‘Het is de sidekick van de dagvoorzitter of de keynotespeaker’, legt Rens uit. ‘Zie het als de Luuk Ikink of Marieke Elsinga van het congres.

Snel, scherp en vaak geestig.

Ze staan er niet alleen voor de lol, maar ook om de inhoud op een hoger plan te trekken. We hadden laatst een congres over familie­b edrijven. De kwestie ging over het ontslag van een medewerker. Een moeilijke zaak, waar iedereen in de zaal wel eens mee te maken heeft gehad.

Er kwamen hele bruikbare tips uit de zaal, maar ook heftige verhalen. Zo ontstond er een onverwachte en levendige discussie. Kern van het verhaal: iedereen zat op het puntje van zijn stoel. Juist omdat het verhaal niet van één kant kwam.

Deelnemers zaten opeens in een gesprek over een onderwerp dat hen allemaal aan het hart ging.’

#2

Presenteer in hapklare brokken van 20 minuten

Hoe interessant en veelomvattend het onderwerp van je bijeenkomst ook is, zorg dat je focust op waar het écht om gaat. Dat is een tip die Simon Renes, directeur van Effectgroep, wil meegeven. Effectgroep is een communicatiebureau dat events ziet als onderdeel van de gehele communicatie­ strategie. ‘Wij zien erop toe dat een lezing niet langer dan twintig minuten mag duren. Ik kan je vertellen: de meeste sprekers vinden het heel lastig om kort en bondig te zijn. We proberen ze te bewegen om TEDx-achtige speeches te houden.

Verdieping op een onderwerp kun je bezoekers ook op andere manieren aan­r eiken. Laat ze na afloop de informatie downloaden die ze interessant vinden. Ik vind het belangrijk om vooraf te formuleren wat de key-messages van je event zijn.

Vaak zijn dat drie of vier punten die je wilt communiceren. Zorg dat die overal terug te vinden zijn. Speel daarmee.

Wij plakken soms stickers op de spiegels in de toiletruimtes met die key-messages.

Er is gewoon niet aan te ontkomen.’

AD VEREIJKEN, FOTO ID, WWW.FOTOID.NL

#3

Programmeer als een circusdirecteur

Hans Janssen is directeur van DenkProducties, een bureau dat seminars organiseert rond thema’s als leiderschap, over­ tuigen en beïnvloeden en productiviteit.

Pittige seminars, waarbij deelnemers veel informatie op een dag te verwerken krijgen.

Bij Denkproducties hebben ze uitgesproken ideeën over hoe je die informatiestroom het beste over de dag kan verdelen.

‘Natuurlijk begint alles bij goede en boeiende sprekers, maar die komen minder goed tot hun recht als je programmering niet juist is. We denken altijd goed na over de volgorde waarin we dingen laten gebeuren. Ik heb ooit van een oud-spreek­ stalmeester van het Kerstcircus in Carré geleerd: zet je beste act voor de pauze. Juist dan

moet het spetteren en bruisen, zodat iedereen vrolijk en vol energie de pauze ingaat.

Mensen praten erover met elkaar en die posi­ tieve stemming krijgt een sneeuwbal­effect.

Datzelfde wow-moment moet je op het einde van de dag hebben, zodat een seminar onvergetelijk wordt. Ik zal nooit eindigen met een panel­ discussie. Dat verzandt vaak in een diffuus, ongecontroleerd gesprek.

Bedenk vooraf met welke boodschap je mensen naar huis wilt sturen en verpak die in een goede, theatrale vorm. Laatst sloten we een seminar af met Ben Tiggelaar die een I have a dream–achtige speech gaf. Donker podium, één spot aan en een zangeres die op de achtergrond zijn woorden tegelijkertijd in muziek goot. Kippenvel!’

#4

Overtuig op inhoud, verras in vorm

Met een mooie, theatrale vorm doe je niets af aan de inhoud. Daar is Hans Janssen van overtuigd.

‘Er heerst nog vaak het idee dat leren pijn moet doen. Spreadsheets met veel bulletpoints, dan zal het inhoudelijk wel wat voorstellen.

Sommige mensen hebben meteen argwaan als het te gelikt is. Maar ik zeg altijd: overtuig op inhoud, verras in vorm.

Wat je vertelt moet interessant zijn, maar het werkt nog beter als je het koppelt aan een unieke gebeurtenis.

Je zorgt ervoor dat mensen tijdens je event alert blijven, maar ook dat je ze het nadien niet meer vergeten. Het vergt als organisator wel wat van je creativiteit om altijd iets onverwachts te

verzinnen. Ik zal een voorbeeld geven.

We hadden een seminar over eerlijk en oneerlijk gedrag in het bedrijfs­ leven. Tijdens het event werden er ook boeken verkocht in een pop-up winkeltje. Iedereen in het winkeltje kreeg te veel geld terug, soms wel tachtig euro.

Niemand wist dat de verkopers acteurs waren en dat hun handelingen werden gefilmd. Je kunt je voorstellen hoe de reacties waren toen de ‘verkopers’ het podium opliepen en de film werd vertoond. Natuurlijk lieten we alleen de mensen zien die eerlijk waren. Maar de zenuw­ achtige energie die toen door de zaal ging, was ongekend. Soms moet je dus gewoon een stap verder durven gaan’

#5

Stick to your theme

Ook Simon Renes van Effectgroep besteedt veel aandacht aan de vorm van een evenement. ‘Je ziet het in de markt veranderen. Het congres met een podium en een paar sprekers verdwijnt naar de achtergrond. Steeds vaker hoor ik de term ‘congrestival’: een evenement met standjes, workshops en muziek. Het is ook iets waar je mee op moet passen, vind ik. Het moet geen kermis worden. Zo’n vorm moet namelijk wel bij de inhoud van je verhaal passen. Met onze opdrachtgever CRM Partners hebben we een succesvol ‘congrestival’ gehouden. Hun thema was ‘hoe maak je je geliefd bij de klant?’, daaromheen hebben we het Cupido-festival georganiseerd. Je kon bijvoorbeeld een complimenten­ workshop volgen, een kampvuur­ gesprek houden met de directeur van CRM Partners of een omdenkclinic volgen. En we hadden de echte All you need is love caravan, met Robert ten Brink als gastheer. Want de gouden regel bij eventcommunicatie is: stick to your theme. Het leuke was: tachtig procent van de activiteiten was buiten en we hadden die dag ontzettend rotweer. Toch kregen we gemiddeld een 9 van de bezoekers.’

#6

Begin de dag met een paar goede moves!

Wil je je deelnemers fit en energiek de dag door krijgen, dan zul je ook aandacht moeten besteden aan hun lichamelijke welzijn, immers een scherpe geest kan alleen huizen in een fit lichaam. Jochem van Hessen van Energy Up en Daybreaker weet daar alles van. Energy Up heeft een vitaliteitsprogramma ont­w ikkeld, waarmee zij bedrijven helpen hun mede­ werkers fitter en gezonder te maken. Het resultaat: veel lol en een hogere productiviteit.

‘Ons concept is gebaseerd op vier pijlers: sport, voeding, mindset en persoonlijke ontwikkeling. De meeste adviezen die wij geven hebben meteen effect, waardoor ze ook bruikbaar zijn voor events. Door bij­ voorbeeld beweging met meditatie te combineren tijdens je event maak je iedereen actief en creëer je bovendien ruimte in ieders hoofd om weer informatie te kunnen opnemen. Door die dingen te combineren zorg je voor wat wij noemen een

“natural dose”: een geeste­ lijke cocktail van dopamine, oxitocine, serotamine en endorfine. Dat zijn belonings­ stoffen die vrijkomen in de hersenen na sport, meditatie of aanraking en waardoor je je sterk en gelukkig voelt.

Het is een natural high. Het hele concept van Daybreaker is daar ook op gebaseerd.

Daybreaker is overgewaaid uit New York. Het is een dansfeest dat om 06.00 uur ’s morgens begint, zonder alcohol of drugs. Het grootste gedeelte van het publiek gaat daarna door naar kantoor.

Die natural dose krijg je door eerst lekker te dansen en daarna een cooling down te doen door middel van meditatie. En je krijgt een knuffel als je weggaat. Ook daar zie je gezichten van openbreken. Het mooie is als je die natural dose aan het begin van de dag krijgt, dan werkt het de hele dag door.

Een goed idee dus om zo’n dans-en-meditatie-sessie juist aan het begin van je event te plannen.’

#7

Serveer geen koekjes!

Op het gebied van voeding valt er, volgens Jochem, op de meeste events nog veel te winnen. ‘Vaak zie je dat er, ondanks de healthy trend, nog veel suikerhoudende producten worden geserveerd. Gebak, frisdranken en altijd die eeuwige koekjes bij de koffie. Dat vind ik zo’n ongezond en ouderwets idee. Geloof me, niemand zit op koekjes te wachten. Mensen eten koekjes uit gewoonte of uit verveling.

En het zorgt na een suikerpiek al heel snel voor een suikerdip. Het werkt dus averechts.

Ik zeg: serveer een stevige plak havermout­­ -bananenbrood, of iets anders dat langzaam energie afgeeft aan het lichaam en waarop je dus uren verder kunt. Het is maar een voorbeeld van hoe je met voeding invloed hebt op het energielevel van je gasten.

Serveer eens groentesmoothies in plaats van frisdrank. Daarmee bereik je hetzelfde positieve effect. Zorg gedurende de dag voor gerechten met veel vezels, eiwitten en goede vetten. Salades met mager vlees of vis, noten en olijfolie. Dit zorgt naast energie ook voor bouwstoffen voor het lichaam. En die heb je echt nodig tijdens een dag inten­ sief luisteren. Een congres of seminar vraagt veel van je hersenen. Die moeten gedurende de dag weer aangevuld worden met goede voedingsstoffen. En al die goede voeding is naast gezond ook nog gewoon lekker. Een congres wordt zo ook een food experience.’

#8

Groen doet wonderen!

Tot slot, zorg niet alleen dat je deelnemers genoeg groen op hun bord krijgen, maar dat ook de congreslocatie groen kleurt.

Met andere woorden, zorg ervoor dat je zoveel mogelijk levende planten neerzet. Niet alleen omdat het mooi is en voor een betere akoestiek zorgt, maar vooral omdat ze de lucht zuiveren. ‘Planten doen zoveel goede dingen voor ons, we leren daar steeds meer over’, zegt Marieke Karssen, van Into Green.

‘We weten al heel lang dat planten CO2 omzetten in zuur­ stof. We stoten allemaal CO2 – koolstofdioxide – uit als we uitademen. Teveel CO2 in een ruimte zorgt voor sufheid en soms zelfs hoofdpijn. Planten verdampen bovendien veel water en dat maakt de vaak te droge lucht aangenamer. Dat zijn al twee vliegen in een klap.

Maar sinds kort weten we dat planten nog een extra positief effect hebben op onze leef­ruimte. Ze filteren namelijk ook zogenoemde vluchtige organische stoffen uit de lucht.

Dit zijn miniscule chemische deeltjes uit bijvoorbeeld tapijt, gipsplaat of verpakkings­ materialen die wij inademen.

Ze zijn zo klein dat zelfs onze longblaasjes ze niet tegenhouden.

Het maakt ons lamlendig en moe. Nu blijkt uit recent wetenschappelijk onderzoek dat planten dol zijn op die vluchtige organische stoffen.

Zij filteren dat uit de lucht om het vervolgens te verteren.’

‘Twee belangrijke redenen dus om je congreslocatie vol planten te zetten. Naast het biologische effect heeft groen ook een psychologisch effect. Mensen worden blij van groen.

Onderzoekers van het VU-­ Medisch Centrum hebben laatst nog ontdekt, dat je niet eens de natuur in hoeft om van groen te genieten. Alleen al door naar planten te kijken wordt een mens gelukkiger en minder gestresst.

Verander die saaie garderobe ruimte daarom in een groene oase en je publiek begint al rustiger en vrolijker aan de dag.’

i

http://intogreen.nl/ wat-doen-planten-voor-ons/

Samenvattend: 1

2

3

4

5 6 7

8

org voor razendsnelle en relevante interactie Z met het publiek Laat deelnemers door middel van technologie real time mee communiceren en verwerk die informatie tot inhoudelijk sterke aanvullingen.

Presenteer alle informatie in hapklare brokken van 20 minuten Zorg voor TEDx-achige presentaties. Verdieping kun je via downloads aanreiken.

Programmeer als een circusdirecteur Zet je beste act voor de pauze en zorg voor een spetterende afsluiting.

Overtuig op inhoud, verras op vorm Gebruik je creativiteit om altijd iets origineels en onverwachts te laten gebeuren.

Stick to your theme Maak geen kermis van je event!

Begin de dag met een paar goed moves!

En vergeet de natural high cocktails niet.

Serveer geen koekjes Maar zorg voor vezel- en eiwitrijke voeding die energie gelijkmatig aan het lichaam afgeven.

Zo vermijd je de bekende suikerpiek en suikerdip.

Groen doet wonderen Planten zorgen voor schone lucht. Ze zetten CO2 om in zuurstof, zorgen voor een beter lucht­ vochtigheid en filteren vluchtige organische stoffen uit de lucht.