Certificering behøver ikke være svært

Jesper Hejl arbejder med certificering af ledelsessystemer.

Konsulent Jesper Hejl hjælper en lang række virksomheder – herunder forsyningsselskaber – med at få certificeret deres ledelsessystemer. Vi har talt med ham om, hvad det kræver.

TEKST: JESPER WITH, JOURNALIST / FOTO: JESPER HEJL

De fleste forsyningsselskaber har certificeret deres ledelsessystemer i henhold til ISOstandarder. Målet med certificeringen er at have styr på sin ledelse og styring og kunne dokumentere det så enkelt og troværdigt som muligt. Men hvor svært er det egentlig at nå dertil? Mange virksomheder føler sig usikre, inden de indgår i et samarbejde med Jesper Hejl med henblik på at blive certificeret. De tænker måske, at det virker som en stor og tidskrævende opgave. Hvad nu, hvis vi ligger helt ved siden af skiven? Men det er faktisk slet ikke så svært, lyder det fra Jesper Hejl. Langt de fleste ledelser gør i forvejen en stor del af det, som ISOstandarderne kræver af dem. Det meste er sund logik. Men det kan være bureaukratisk. Her er det så min rolle at gøre alt for at vejlede og hjælpe ledelsen, uden at drukne dem i bureaukrati, siger han.

Det sker i en proces, der står på i seks til 12 måneder. Der afholdes workshops, og man skal igennem nogle processer. Jesper Hejl underviser blandt andet interne auditorer og hjælper virksomhederne med opsætning og udvikling af ISOcertificeringerne. Når processen er gennemført, kommer der til sidst et eksternt certificeringsorgan for at dokumentere certificeringen i praksis.

Sådan tager ansatte ansvar

Enhver ledelse har et ledelsessystem, og det er netop deres praksis, som Jesper Hejl fokuserer på. For den konkrete ISOstandard spørger, om ledelsens praksis lever op til ISOstandarden. Jeg spørger så ledelsen, om det, de mener er god praksis, adskiller sig fra det, som standarderne mener er god praksis? Ofte viser det sig her, at der ikke er stor forskel. Derfor er det sjældent, at ledelserne skal lave ret meget om. Alt det, virksomheden har gjort i mange år, har formentlig virket godt. Det, der står i ISOstandardens tunge sprog, og som virker uforståeligt, hedder i virkeligheden bare noget andet hos virksomheden, forklarer Jesper Hejl.

Pointen er, at enhver virksomhed har et ledelsessystem, som de skal kunne dokumentere. Det er ikke nok at mene, at de har styr på det hele. De skal vise det. Så et spildevandsselskab skal ikke bare vide, at de renser spildevandet rigtig godt. De skal vise, inden de renser, at de renser det godt. Det vil sige, de skal vise, at de har kompetencerne.

Det handler ikke om at udstikke instrukser og procedurer. Kompetencer har man blandt andet ved at give ansatte ansvar. Hvis du skal være ansvarlig som ansat, skal du være fri i dit valg. Der skal derfor være så få regler som muligt, for at folk tager ansvar. Hvis det bare er en pligt, man har, kan man ikke blive stillet til ansvar, siger Jesper Hejl.

Bevis ledelseskompetencerne

Den traditionelle måde at styre og lede på er, at man skriver ned, hvad man skal gøre. Man laver instrukser og procedurer – en form for brugsanvisning. Men det en gammeldags måde, siger Jesper Hejl og forklarer: Beviset for, at vi har styr på for eksempel at køre en bil, ligger ikke i manualen i handskerummet, men i at vi er kompetente. Nu er det ikke en bil, men en organisation vi vil kunne dokumentere, at vi har styr på. Det kan vi gøre ved at nedskrive de beslutninger, hvor der er enighed om, at vi vil bevise det, vi gør. Og så henvise til det bevis. Her skal der så også foreligge et bevis for, at vi løbende holder øje med, at vi er kompetente nok. Hvis man har brug for at læse en instruktion, så

KAN man ikke være kompetent. En certificering går derfor ud på at bevise ledelseskompetencerne i virksomheden. Når der skal udstedes certifikat af en uafhængig auditor, skal han kunne finde bevis for, at der er styr på det, siger han.

Beviset etablerer mange virksomheder ved, at de skriver ned, hvad de gør. De gør sådan og sådan, og så har de styr på det. Men Jesper Hejl anbefaler at spørge: hvad er det, vi skal have styr på og hvor ligger beviserne for, at det vi gør, virker? Hvordan noget gøres, hører grundliggende til vores kompetence – og det kan dokumenteres ved, at vi opbevarer bevis for intern træning, test eller opfølgning og træningsproces. Risici forebygges mest effektivt ved at forbedre måden, vi styrer på, og ved løbende at vurdere, forbedre og overvåge styringen. På den måde kan vi konstatere, at vi renser spildevandet ordentligt, inden vi rent faktisk renser det. Det behøver slet ikke blive til et kæmpe papirmonster. Det kan gøres ret kort. ISOstandarder er grundlæggende sund fornuft. De skal bare lige oversættes til almindeligt sprog. Og de er åbne for, at man kan gøre tingene på forskellig måde. Der er stor fleksibilitet i måden, man lever op til den enkelte standard på, siger Jesper Hejl.

Forsyningsselskaber er primært certificeret inden for disse fire standarder: Arbejdsmiljø ISO 45001

Kvalitetssikring

ISO 9001 Miljø ISO 14001 Fødevaresikkerhed (drikkevand) ISO 22001