POLÍTICA DE CONDUCTORES E&I COLOMBIA
POLÍTICA DE CONDUCTORES E&I COLOMBIA Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Juan Angel Mendoza Baron
Jefe de Compras
Andres Fernando Bohorquez
Coordinador Administración de Contratos
Jesús Humberto Lozano,
Director Administrativo y Financiero
Julian Villarreal Suarez
Latam Divisional Procurement Manager
Francisco Martínez Dopico
Gerente General
Montse Empez Vidal
Chief Purchasing Officer
Fecha:
30 de octubre de 2019
Versión:
1.0
Idioma:
Español
Alcance:
Colombia
DG37-ADM V.01 – 30-10-2019
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POLÍTICA DE CONDUCTORES E&I COLOMBIA
1. OBJETIVO............................................................................................................................ 3 2. ALCANCE ............................................................................................................................. 3 3. SEGURIDAD Y SALUD ........................................................................................................... 3 3.1. Conducción, fatiga y cansancio ........................................................................................... 3 3.2. Estado físico y salud........................................................................................................... 3 3.2.1. Posición durante la conducción......................................................................................... 4 4. DISPOSICIONES GENERALES ................................................................................................ 4 5. SITUACIONES DE EMERGENCIA ............................................................................................ 5 6. LISTA DE VERIFICACIÓN EN SU BENEFICIO ........................................................................... 5 7. DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS CONDUCTORES ............................................................ 6 8. MANTENIMIENTO DEL VEHÍCULO .......................................................................................... 8 9. CONSUMO Y PEAJES............................................................................................................. 8 10. SEGURO .............................................................................................................................. 8 11. EN CASO DE ACCIDENTE O ROBO ......................................................................................... 8 12. VIAJES AL EXTRANJERO ....................................................................................................... 9 13. GPS & SISTEMAS DE LOCALIZACIÓN ................................................................................... 10 14. REGISTROS ASOCIADOS AL DOCUMENTO............................................................................ 10 15. INCUMPLIMIENTO DE ESTA POLÍTICA ................................................................................. 10 16. TRAZABILIDAD DE DOCUMENTO ......................................................................................... 11 17. APÉNDICE ......................................................................................................................... 11
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1.
OBJETIVO
El Grupo Applus+ permite a empleados designados el uso de los vehículos de la compañía para ser utilizados como herramienta de trabajo. Ya sean propios o alquilados son activos que deben ser cuidadosamente adquiridos y gestionados de un modo efectivo siguiendo los requisitos operativos y reglamentarios. Por todo ello, los conductores son responsables de realizar un uso adecuado del vehículo y deben seguir estrictamente las reglas y criterios establecidos en esta Política de la Flota de Conductores.
2.
ALCANCE
La Política de la Flota de conductores se refiere a todos vehículos del Grupo Applus+ y debe seguir los lineamientos del presente documento Conducir cualquier vehículo conlleva un riesgo significativo de lesiones o muerte. El Grupo Applus+ toma muy en serio su deber de asegurar que todos los conductores de vehículos o cualquier conductor que use un vehículo por motivos laborales lo utilice de un modo que minimice el riesgo, tanto para el empleado como para la empresa. La compañía ha identificado que los vehículos son una necesidad para el cumplimiento de su negocio. Esta Política de Flota de Conductores establece todas las normas, procesos y reglamentos que seguirá la Compañía y todos los conductores o cualquier persona que utilice un vehículo
3.
SEGURIDAD Y SALUD
La compañía está dispuesta a salvaguardar sus intereses, así mismo la salud y seguridad de aquellos empleados que usen un vehículo en el desempeño de sus funciones, es por esto que los conductores deben respetar y cumplir las siguientes recomendaciones
3.1.
Conducción, fatiga y cansancio
Muchos accidentes son causados por cansancio, por ello se recomienda no conducir más de dos horas continuas sin tomar un descanso en un lugar seguro por lo menos de 20 minutos.
3.2.
Estado físico y salud
Todo conductor asignado debe contar con las condiciones de salud mínimas que no afecten su capacidad para conducir con seguridad y en caso de no estar en condiciones el conductor deberá manifestar a la empresa sus dificultades, bien sean a corto o largo plazo. En caso de duda sobre el efecto de cualquier medicamento que esté tomando debe buscar asesoría médica. Si el conductor presenta alguna condición médica visual, debe asegúrese de que su vista se valorada al menos cada dos años. Si usa gafas u otros dispositivos correctores, estos deben ser usados para la conducción.
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3.2.1.
Posición durante la conducción
La postura es importante para evitar lesiones tales como las tensiones de la espalda y el cuello. Por lo cual, debe asegúrese que la altura del asiento del vehículo, lumbar y reposacabezas, etcétera, están correctamente ajustados, junto con el volante y los espejos para que esté en una posición cómoda mientras conduce. El conductor debe ser capaz de tocar la parte superior del volante con su muñeca sin estirar demasiado el brazo. Se debe tener especial cuidado durante la manipulación y elevación de cargas en el vehículo en particular, si implican flexiones y estiramientos. Solicite ayuda si la carga es demasiado pesada para moverla solo.
4.
DISPOSICIONES GENERALES •
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Los funcionarios que tengan asignado un Vehículo serán directamente responsables de su uso y cuidado, destinarlo exclusivamente a actividades propias de las funciones a su cargo y por ningún motivo, podrán hacer uso de éste para otros fines, ni salir de los límites de la zona de operación asignada; excepto en los casos, en que se disponga de autorización por parte del Gerente o Coordinador del proyecto respectivo. Ningún vehículo debe ser conducido en condiciones no legales o inseguras. Si un vehículo se vuelve inseguro debe inmovilizarse inmediatamente. El analista de contratos flota debe ser notificado para poder rectificar los fallos informados y dar aviso al proveedor tan pronto como sea posible. En condiciones climáticas adversas tales como: Posibilidad de deslizamientos, fuertes lluvias, se recomienda retrasar el viaje o hacer planes de viaje alternativos. Los cinturones de seguridad deben llevarse puestos tanto en los asientos delanteros como traseros y es responsabilidad del conductor (y de los pasajeros) garantizar que se utilizan siempre. Debe estar completamente familiarizado con las leyes de tránsito. Debe mantener constante atención a variables como aceites, luces, estado y presión de los neumáticos, dirección, frenos, escobillas del parabrisas y limpiaparabrisas y las condiciones generales del vehículo. Si se originaran daños a un vehículo suministrado por la compañía y/o a terceros una vez se compruebe que los mismos son resultado de: incumplimiento a normas de tránsito, impericia, irresponsabilidad o negligencia culposa, la empresa se reserva el derecho de tomar las medidas apropiadas según la legislación, incluyendo medidas disciplinarias contra el conductor si este es empleado de la compañía. En condiciones de oscuridad el conductor debe siempre tener el vehículo con las luces delanteras y traseras iluminadas. En condiciones de poca visibilidad como niebla, lluvia y humo se obliga a conducir con las luces altas. Todas las luces deben mantenerse limpias y en funcionamiento en todo momento. No se permite hacer aventones conduciendo vehículos de la compañía. Guarde el equipaje suelto en el maletero o en el suelo en la parte trasera del vehículo. En caso de colisión, los artículos no sujetos correctamente pueden causar lesiones si se proyectan hacia adelante. El vehículo debe dejarse en garaje/parking durante la noche o estacionar en un lugar seguro.
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5.
Cuando por necesidades del servicio, se requiera utilizar un vehículo fuera del horario normal, fines de semana o días festivos, el personal del área requirente deberá ser autorizado por el Gerente del proyecto o Director de División y poner en conocimiento al Analista de Contratos de Flota. Siempre que se deje el vehículo sin vigilancia debe quitarse la llave del contacto y dejar el vehículo bloqueado, asegurándose que puertas, ventanas, techo, capó, maletero y tapa de la gasolina están cerrados. Siempre que sea posible, estacione en áreas bien iluminadas. Si se trata de un estacionamiento privado no deje en recibo del parqueadero en el vehículo. Se recomienda dejar objetos de valor dentro del maletero del vehículo o llévelos consigo.
SITUACIONES DE EMERGENCIA
En caso de avería, use las luces de emergencia y conos reflectivos. Una vez avisada a la asistencia, salga del vehículo y manténgase fuera de la autopista detrás de las barreras, utilizando las medidas de seguridad oportunas, mientras espera la asistencia. No olvide llevar las llaves consigo. No se quede en el vehículo salvo que se sienta en riesgo. En tal caso, volver por el lado del pasajero y bloquear las puertas.
6.
LISTA DE VERIFICACIÓN EN SU BENEFICIO • • • • • • • • • • • • • • •
Considerar si es necesario el viaje Deje suficiente tiempo para retrasos de tráfico, interrupciones y desvíos, etcétera. Elegir la ruta más segura, teniendo en cuenta las condiciones climáticas, etcétera. Preparar alojamientos de emergencia para condiciones adversas. Asegurarse de que tiene suficiente combustible para el viaje y así evitar la posibilidad de avería o parada en zonas inseguras para el conductor y el vehículo. No consumir licor por la noche antes de un viaje. Asegurarse de que no se siente cansado o bajo estrés inmediatamente antes de su viaje. Consulte en caso de duda con respecto a medicación recetada. Compruebe el agua del limpiaparabrisas, comprobar luces, niveles de refrigerante y presión de los neumáticos etcétera. Familiarícese con el vehículo y sus controles antes de su viaje. Ajuste el vehículo a su comodidad antes del viaje. Asegúrese de que las mercancías están debidamente colocadas y de un modo seguro lo más lejos de los asientos. Lleve una linterna. Prepare la ruta previamente con las notas que necesita claramente posicionadas dentro de su línea de visión en un soporte adecuado. Nunca trate de consultar un mapa, atlas, dispositivo GPS mientras conduce. Actualice la información del tráfico escuchando informes de tráfico en la radio o con servicios de telefonía móvil siempre y cuando sea seguro hacerlo. Este familiarizado con el procedimiento de avería/accidente y números de contacto de la empresa con la que tiene el contrato.
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7.
Los móviles deben estar en modo apagado en los entornos urbanos o de alto riesgo. Los teléfonos móviles pueden usarse sólo cuando se conduce en un entorno de bajo riesgo y solamente si dispone de un kit de manos libres o dispositivo bluetooth en el vehículo.
DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS CONDUCTORES • •
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El conductor se compromete a respetar todas las políticas aplicables y normas establecidas por la compañía, el contrato de arrendamiento de empresa, el fabricante y la legislación aplicable. Está prohibido el uso del vehículo para deporte o con fines competitivos y el uso de remolques o caravanas sin autorización expresa del Analista de Contratos de Flota. Esto incluye competiciones, rallies, ensayos, pruebas de velocidad y el transporte de sustancias o mercancías ilegales, peligrosas, inflamables y/o explosivos de cualquier naturaleza, además de transporte de viajeros por cuenta ajena. No deben llevarse mercancías si el vehículo no es el adecuado para ello y debe evitarse la sobrecarga. En ningún caso se acepta la modificación o adaptación del vehículo o de la instalación de complementos a menos que específicamente sea autorizado por el Analista de Contratos de Flota. La empresa se reserva el derecho a instalar sistemas de control en el vehículo para fines laborales. El conductor tiene la obligación de respetar las leyes de transito local, incluyendo garantizar una velocidad apropiada para las condiciones de conducción. Está terminantemente prohibido conducir bajo la influencia de alcohol o de drogas, incluyendo medicamentos que podrían afectar a las condiciones del conductor. En caso de romper está obligación Applus+ tomará la acción como una falta disciplinaría y podrá cancelar su contrato si este es empleado de la compañía. En caso de no ser empleado, se tomará como una no conformidad del proveedor y se tendrá en cuenta en la evaluación de proveedores. El uso de cinturones de seguridad para el conductor y los pasajeros es obligatorio. El conductor está obligado a estar alerta ante cualquier signo de fatiga y gestionarlo para garantizar una conducción segura. Los conductores deben asegurarse de que las luces estén limpias y en funcionamiento. También es responsabilidad del conductor asegurarse de que los faros estén ajustados correctamente. Incluso en horas del día las luces deben estar en funcionamiento. Utilice sólo lámparas antiniebla posteriores en condiciones adversas. Todos los conductores deben hacer revisión de puntos de una lista antes de partir para evitar posibles sanciones: ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
Cinturones de seguridad defectuosos Escape defectuoso Frenos defectuosos Dirección defectuosa Neumáticos defectuosos Velocímetro defectuoso Luces defectuosas, incluyendo indicadores, frenos luces etcétera Pito defectuoso Parabrisas que no es completamente transparente No hay ningún documento de transporte expuesto
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✓ Carrocería dañada que puede ser peligrosa para los demás ✓ No placas de matrícula, o número de placas que no son visibles El conductor está obligado a informar a su superior inmediato en el caso de: ✓ Pérdida de licencia conducción ✓ Pérdida de tarjeta de propiedad del vehículo. Los conductores son responsables por el cuidado de la tarjeta de propiedad y SOAT del vehículo originales, en caso de pérdida debe avisar al Analista de Contratos de Flota, por ningún motivo se pueden alterar o falsificar documentos, en caso de que ocurra el contrato de vinculación será terminado sin excepción ✓ Cualquier condición médica que pueda suponer riesgo para la conducción segura. En cualquier caso, la empresa declina cualquier responsabilidad por conducir sin los requisitos legales. Toda multa por incumplimiento a normatividad vigente será responsabilidad del colaborador e implica simultáneamente incumplimiento al reglamento de trabajo y las sanciones correspondientes. El usuario se compromete a cuidar el vehículo, tanto dentro como fuera. Los daños exteriores e interiores deben notificarse al Analista de Contratos de Flota. Los conductores deben mantener el vehículo en un estado limpio y ordenado en todo momento. Mantener en buen estado el vehículo reflejará una buena imagen de usted y de la compañía. No se permite que el vehículo sea conducido por otra persona que no sea el titular asignado. No se permite fumar en los vehículos de la empresa. Los vehículos nuevos se entregarán en concesionario. Junto con el vehículo, el conductor recibirá la documentación de este. El conductor deberá firmar un documento de acuse recibo aceptando el nuevo vehículo. Al final del contrato de arrendamiento, el conductor está obligado a devolver el vehículo en las mismas condiciones que le fue entregado, limpio, en lugar y en la fecha acordada. El vehículo debe ser entregado, con todos los accesorios y documentación. Vehículos con cobertura de seguro a todo riesgo deben dar parte a la compañía aseguradora de cualquier imperfección, antes de la devolución de este. En caso de que se produjeran facturas de reacondicionamiento debido a negligencia o mal uso del vehículo, la empresa reserva el derecho de tomar las medidas apropiadas según la legislación Local. En caso de que el vehículo sea reasignado, la parte cedente tiene la obligación de entregar el vehículo en perfecto estado, con toda la documentación, realizando un acta de entrega que deberá ser confirmada por la parte receptora. Cuando se devuelva el vehículo, el Analista de Contratos de Flota hará entrega al conductor de una copia fechada del acta de devolución. Será responsable el conductor del vehículo de los costos o sanciones cuando nunca hubiese tenido licencia de conducción, o habiéndola tenido se encontrase suspendida o cancelada de acuerdo con las normas vigentes, o esta fuere falsa al momento de la ocurrencia del siniestro, o no fuere apta para conducir vehículos de la clase o categoría y condiciones estipuladas en el momento de la solicitud del vehículo. Todo nuevo usuario/conductor debe firmar anexo I: "Aceptación Política de Conductores” antes de usar un vehículo de la compañía.
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MANTENIMIENTO DEL VEHÍCULO • • •
9.
En todas las operaciones de mantenimiento cubiertas por el contrato, el conductor debe utilizar la red preferencial que se le indicará al llamar a la empresa de renting para solicitar el mantenimiento. El conductor tiene la obligación de respetar el Plan de mantenimiento del vehículo y realizar cualquier mantenimiento correctivo necesario. En el caso de los alquileres a corto plazo o vehículos de sustitución, los conductores deben remitirse al Analista de Contratos de Flota o a la documentación que viene con el vehículo cuando éste fue entregado.
CONSUMO Y PEAJES • • • • • •
La empresa se reserva el derecho a decidir en cualquier momento el proveedor de combustible. El pago de combustible se realizará a mediante Chip de combustible (si está disponible) que la empresa entregará al conductor. El Chip se utilizará exclusivamente para la compra de combustible para uso profesional del vehículo. En caso de no existir un chip de combustible, el Analista de Contratos de Flota con la aprobación del proveedor establecerá las reglas adicionales para la compra de combustible. Es obligatorio declarar el kilometraje cuando compre combustible. En caso de incumplimiento repetido de este requisito, la empresa levantará llamados de atención a los conductores. Los chips están limitados a un máximo de consumo mensual. Si se demuestra un uso indebido del Chip, la empresa reserva el derecho de tomar las medidas disciplinarias correspondientes.
10. SEGURO • •
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La empresa se reserva el derecho a trasladar los costos de reparación, vehículo de sustitución, aumento de las primas, etc, como resultado de un uso negligente del vehículo y que ocasione daños al mismo, especialmente en casos repetitivos. Es deber del conductor notificar al jefe inmediato, Analista de Contratos de Flota y a la compañía de seguros de cualquier siniestro con o sin terceros. En caso de daños a terceros, los conductores siempre deben diligenciar un informe de accidente. Se debe informar inmediatamente a la policía tan pronto como un robo o tentativa de robo sea detectado. Los efectos personales no están asegurados bajo la política. El conductor debe gestionar su propio seguro, si así lo desea, para objetos personales. Los certificados de los vehículos son emitidos anualmente y enviados a todos los conductores. En caso de que una copia sea necesaria contacte con el Analista de Contratos de Flota.
11. EN CASO DE ACCIDENTE O ROBO Para ayudar al bienestar del conductor y, al mismo tiempo, ayudarles a entender los distintos procesos, a continuación, encontrará alguna información útil.
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Sólo reportar un accidente a la policía si: • Hay una lesión a una persona o un animal. • El tercero se niega a dar detalles del nombre y la dirección o no se detiene después del accidente (aunque sea leve). Esto incluye los daños causados al vehículo mientras está estacionado. • No es capaz de dar su nombre y dirección a una tercera persona en el lugar del accidente. • El incidente es un robo o tentativa de robo del vehículo o de cualquiera de sus accesorios. Qué hacer en caso de accidente: • Parar y apagar el motor para evitar el fuego, encender sus luces de advertencia de peligro y colocar los conos reflectivos. • Su primera prioridad debe ser la seguridad y el cuidado de las personas involucradas. Llamar a una ambulancia en caso de lesiones o el cuerpo de bomberos si hay peligro de incendio o si alguien se encuentra atrapado. • No hablar sobre lo que sucedió. • No admitir responsabilidad, pedir disculpas u ofrecer cualquier pago aun si se considera que el accidente fue su culpa. Hacerlo podría invalidar la reclamación de seguro de la empresa. Incluso una simple disculpa puede ser erróneamente interpretado en el procedimiento posterior. • Así mismo, no aceptar ninguna oferta para pagar los daños del vehículo. Tomar • • • •
nota de: Nombres, direcciones y números de teléfono de cualquier testigo. La fecha y hora del accidente. El número de registro de los vehículos cuyos ocupantes puedan haber visto el accidente. Nombre, número y estación de cualquier asistencia de oficiales de policía.
Obtener y escribir datos del contrario: • Nombre. • Dirección completa y número de teléfono en su caso. • Propietario del vehículo y las direcciones. • Compañía de seguros incluidos los números de la póliza. • Marca, modelo, color y matrícula del vehículo. • Detalles de todos los daños. • El número de personas en el vehículo. Recuerde que no está obligado a hacer declaración a la policía, y es mejor no hacerlo si se encuentra en estado de shock dado que podría incriminarse. Si decide hacer una declaración anótela usted mismo y conserve una copia.
12. VIAJES AL EXTRANJERO La gestión para conducir vehículos en el extranjero varía dependiendo de cómo se hayan adquirido. No es posible conceder autorización para todos los vehículos. Todos los conductores deben recibir la siguiente documentación: • Una autorización para conducir el vehículo en el extranjero por parte de los propietarios de vehículos, es decir, el contrato Alquiler de vehículo o empresa fabricante.
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•
Un certificado de seguro actual.
Es su responsabilidad asegurarse de que está familiarizado con la legislación en materia de circulación y seguridad vial para todos los países que desea visitar.
13. GPS & SISTEMAS DE LOCALIZACIÓN Todos los vehículos contratados por el Grupo Applus+ estarán equipados con un sistema GPS utilizado como sistema de seguridad y localización GPS. En caso de cualquier manipulación la empresa reserva el derecho de tomar las medidas apropiadas según la legalidad Local.
14. REGISTROS ASOCIADOS AL DOCUMENTO NOMBRE DEL REGISTRO Política Global de Flota Código de Ética y Política y procedimiento anticorrupción
Política de Flota
Establece las disposiciones generales para velar que todos los empleados actúen bajo principios de integridad y transparencia Establece las condiciones que debe cumplir todo empleado de cualquier empresa del Grupo Applus+ en Colombia, quien tenga permiso para conducir
15. INCUMPLIMIENTO DE ESTA POLÍTICA Todos los empleados de Applus+ son responsables de cumplir con esta política. El incumplimiento de esta política resultará en una acción disciplinaria apropiada que, según las circunstancias, puede incluir la terminación de la vinculación laboral. El Departamento de Auditoría Interna Corporativa supervisará el cumplimiento realizando trabajos periódicos de auditoría.
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16. ANEXOS MATRIZ FLOTA Marca RENAULT/CHEVROLET RENAULT/CHEVROLET RENAULT/CHEVROLET RENAULT RENAULT RENAULT RENAULT RENAULT/NISSAN RENAULT/NISSAN RENAULT/NISSAN RENAULT/NISSAN CHEVROLET CHEVROLET CHEVROLET CHEVROLET PEUGEOT PEUGEOT PEUGEOT
Modelo LOGAN/SAIL 5p 1.4 LOGAN/SAIL 5p 1.4 LOGAN/SAIL 5p 1.4 Duster 2,0 4x4 Duster 2,0 4x4 Duster 2,0 4x4 Duster 2,0 4x4 ALASKAN/NP300 DOBLE CABINA 4X4 ALASKAN/NP300 DOBLE CABINA 4X4 ALASKAN/NP300 DOBLE CABINA 4X4 ALASKAN/NP300 DOBLE CABINA 4X4 DMAX DOBLE CABINA 4X2 DMAX DOBLE CABINA 4X2 DMAX DOBLE CABINA 4X2 DMAX DOBLE CABINA 4X2 INDUST. Partner 1.6 Hdi 100 PB INDUST. Partner 1.6 Hdi 100 PB INDUST. Partner 1.6 Hdi 100 PB
Periodo 12 24 DIA 12 24 36 DIA 12 24 36 DIA 12 24 36 DIA 12 24 48
Kilometraje (km) 30.000 30.000 ILIMITADO 30.000 30.000 30.000 ILIMITADO 30.000 30.000 30.000 ILIMITADO 30.000 30.000 30.000 ILIMITADO 30.000 30.000 30.000
$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $
Cuota 1.300.000 1.170.000 135.919 2.137.604 2.059.520 1.892.156 212.058 3.317.295 3.225.456 3.175.068 275.625 2.899.316 2.779.854 2.698.489 275.625 1.750.649 1.409.057 1.229.000
17. TRAZABILIDAD DE DOCUMENTO FECHA 1.1.
VERSIÓN
10-05-2019
1.0
CAMBIO JUAN ANGEL MENDOZA Versión Inicial del Documento
18. APÉNDICE Por la presente confirmo mi aceptación de la Política de Conductores E&I Colombia, para uso profesional de vehículos.
Nombre de Conductor:
________________________________________
Documento de Identidad:
________________________________________
Fecha:
________________________________________ DG37-ADM V.02 – 30-10-2019
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