PROTOCOLO DE RECEPCIÓN Y DESINFECCIÓN DE DOCUMENTOS EN FÍSICO EN TIEMPOS DEL SARS-COV-2 (COVID-19) Informar a los proveedores antes de despachar los pedidos que la validación y la recepción de facturas y soportes se hará de manera electrónica. De esta manera, se evita la entrega de sobres y el cruce de documentos. De ser necesario el soporte físico, se debe dejar en sobre sellado en la caseta de correspondencia y aplicar el protocolo de desinfección. Informar a los proveedores que la recepción de insumos y material de obra se realizará en orden de llegada y solo se atenderá de a un proveedor a la vez. Disponer suministros de gel antibacterial y alcohol glicerinado en los puestos de trabajo. Disponer de áreas comunes para realizar lavado de manos con agua y jabón. Publicar imágenes ilustrativas. Incrementar la frecuencia de limpieza y desinfección de superficies, elementos y equipos en el puesto de manipulación de los documentos. Generar contenidos informativos sobre las medidas preventivas aplicadas por la empresa en los puestos de trabajo. Suministrar diariamente los elementos de protección como tapabocas, guantes y en lo posible gafas de seguridad, recuerde se debe capacitar en su uso y disposición. En lo posible trate de generar barreras físicas como una ventana de vidrio que separe la persona que recibe de las que llevan correspondencia o un distanciamiento en áreas de recepción de facturas y correspondencia.
MEDIDAS DE PREVENCIÒN PARA LA RECEPCIÒN Y ENTREGA DE LOS DOCUMENTOS Y CORRESPONDENCIA Es importante para la empresa solicitar a los diferentes proveedores que toda información física la entreguen en sobre sellado o si es posible en digital. Cuando es necesario es físico por favor tener en cuenta: Evite saludos que impliquen contacto físico. Defina una zona demarcada y señalizada donde ubique sobres o paquetes a entregar o recibir para mantener el distanciamiento de dos metros. Antes de recibir cualquier documento y/o correspondencia pida a la persona que le hará entrega del mismos, que haga uso del gel o alcohol dispuesto para desinfectar sus manos. Garantice antes de recibir cualquier documento y/o paquete tener puestos los elementos de protección personal como protección respiratoria, guantes y gafas. Cuando reciba la documentación y/o paquete evite tener contacto con la mano de la otra persona, si es posible pida que se la deje sobre alguna superficie definida. Reciba la documentación usando guantes desechables, use alcohol en recipiente con atomizador sobre una bayetilla, teniendo atención que no quede húmeda para evitar dañar el sobre del documento y pásela por el área de mayor contacto o las dos caras. Si recibe documentación que no esté en sobres verifique que la bayetilla o paño no esté humedecido y páselo por las dos caras de la hoja y en lo posible ubíquela dentro de un sobre para la persona que va dirigida la información. Nota, no utilizar atomizador directo en sobres u hojas de papel radicadas debido a que se deteriora o daña la información contenida.
Cuando recibe paquetes utilice los guantes y realice limpieza por la parte externa usando alcohol en atomizador y un paño el cual debe lavar posteriormente. Organice carpetas o cajas rotuladas por destinatario para evitar manipular de nuevo estos documentos y entregarlos posteriormente al área encargada. Si debe entregar copias de la información radicada (ejemplo: facturas, remisiones), ubíquela en la superficie definida, en lo posible quien lo recibe lo ubique en carpeta sellada. En caso de utilizar o prestar hulleros y/o sellos cada vez que estos sean utilizados desinféctelos con alcohol glicerinado. Antes, durante y después de finalizar el turno de trabajo recuerde desinfectar las superficies, elementos y herramientas de trabajo. Realice limpieza de la superficie durante la jornada, si es de alto flujo la radicación realícelo cada vez que pasen 10 personas, en lo posible con un atomizador contenido de alcohol glicerinado y una bayetilla que sea utilizada solo para la limpieza de estos objetos y lavada frecuentemente con agua y jabón. No comparta artículos personales como teléfonos, bolígrafos, cuadernos y elementos de protección personal etc. Haga uso permanente y racional del gel antibacterial aplíquese en sus manos. Lávese las manos constantemente por al menos 20 Segundos.
MEDIDAS DE PREVENCIÓN PARA LA DISPOSICIÓN Y/O REUTILIZACIÓN DE HOJAS O SOBRES DE CORRESPONDENCIA Cuando la correspondencia llegue en sobres de papel y se pueda reutilizar, recuerde que puede con una bayetilla con alcohol, no muy humedecida para que no dañe el papel y pasarla por las dos caras, usando los guantes. Cuando reciba correspondencia y/o documentación envueltos en plástico o materiales metálicos con una bayetilla humedecida con alcohol pásela por los alrededores y el plástico deposítelo en la caneca para su posterior disposición. Cada vez que disponga un documento que no va a reutilizar y que reciba de otras áreas o personas y no esté seguro que este contaminado con residuos de saliva o fluidos de personas, aplique alcohol con el atomizador y deposítelo en las canecas de acuerdo a su clasificación, la cual debe quedar tapada Para los elementos de protección personal: deposite diariamente la protección respiratoria y guantes desechables en los contenedores que preferiblemente deben ser de color rojo, de no ser así selle la bolsa y márquela indicando que es un residuo peligroso. Las gafas de seguridad podrán ser lavadas y desinfectadas al finalizar el turno, cuando estas se deterioren repita el mismo procedimiento de disposición aplicado para protección respiratoria y guantes desechables. Las bayetillas que utilice para desinfectar documentación, correspondencia, utensilios y/o superficies deberá ser lavarla con agua y jabón diariamente, aplicar solución de hipoclorito o Alcohol y cuando esté deteriorada y para cambio deposítela en la bolsa o contenedor rojo, donde deposita los elementos de protección.