Fakturaow til Navision Stat 7 Skolernes brancheløsning
aqoola.com
Skoler er vores fokus Udviklet til skoler Aqoola er et fakturaflow til Navision Stat 7, som er udviklet specifikt til skoler. Det adskiller sig fra andre systemer, ved at have et modul der er integreret i selve Navision Stat 7 og en række funktioner som letter arbejdet for bogholderiet, i højere grad end det er tilfældet med andre tilsvarende systemer.
Skolernes foretrukne Selv hvis I har et system, som I er glade for, er det værd at kigge nærmere på Aqoola. Andre har allerede valgt at skifte, fordi det er lavet til skoler. Betjening og administration er enklere og der er flere tidsbesparende funktioner - derfor er Aqoola det mest udbredte fakturaflow blandt skoler.
Ingen omkostninger ved opgraderinger Ved nye versioner af Navision Stat 7 opdateres integrationsmodulet samtidig, uden ekstra nedetid, omkostninger eller at man i øvrigt skal foretage sig noget i forhold til Moderniseringsstyrelsen. Fordi Aqoola har et certificeret modul til Navision.
Godkend i browser, hvor og når som helst Fakturaflowet er en cloud-løsning, så I slipper for servere og it-vedligeholdelse. Alt der kræves er en browser og internet-adgang. I kan selv oprette nye brugere og ændre opsætning og bruger-rettigheder.
Aqoola A/S Diplomvej 381 2800 Kgs. Lyngby AQOOLA.COM
Fakturaflow til Navision Stat 7 Med fane og menuer i Navision Stat 7 Menuen i Navision Stat har en fane til Aqoola, med funktioner og knapper til nemmere betjening. Herfra kan bogholderiet bl.a. importere og bogføre bilag, uden at være logget på fakturaflowet. Man har også knapper til strakseksport af kreditorer og ændrede opsætninger fra Navision Stat 7 til fakturaflowet. Så man slipper for at vente til næste dag, når man har oprettet “Jeg var glad for det gamle eller ændret noget. system - men jeg synes det er
Vær igang inden for 3 uger
blevet er meget nemmere.„ Anne Mette Søndergaard Sørensen, Vestjysk
Det er nemt at skifte fra jeres nuGymnasium Tarm værende system. Vi tager af af alt det praktiske, Koordinering med Moderniseringsstyrelsen, import af jeres gamle bilag i det nye arkiv og leverer et system i løbet af 2-3 uger. I skal blot sørge for en liste med brugernes e-mail adresser. Når I skal i gang kommer vi og underviser bogholderiet. Vi gennemgår opsætningen sammen og sikrer at alt passer til jeres processer. Derefter er I klar.
Hotline med kompetencer i Navision Stat På support-portalen er der undervisningsvideoer og manualer, hvis der er noget man er i tvivl om og telefon-hotline er en del af abonnementet. Vi har også kompetencer i Navision Stat, så hjælpen altid er nær, når man har brug for det.
Book en uforpligtende demonstration – 70 70 18 11
Unikke tidsbesparende funktioner Status på fagbudgetter for lærere i forbindelse med godkendelse. PDF-bilag i selve Navision Stat 7, så de kan åbnes uden at ‘linke’ til fakturaflowet. Straks-oprettelser fra Navision Overfør kreditorer og ændringer fra Navision til fakturaflowet når det passer dig - uden at vente på ‘skjulte’ overførsler. Periodisering af omkostningsfakturaer allerede ved kontering i fakturaflowet. Kontrol af betalingsoplysninger ved fakturamodtagelse, sikrer at der altid udbetales med korrekt betalingsmetode og til de rette bankkonti, så man slipper for manuel kontrol når man laver betalingsforslag i Navision Stat 7. Tildel fordelingsnøgler fra Navision Stat 7, allerede ved konteringen i fakturaflowet, og slip for gøre det efterfølgende i Navision.
10 gode grunde til at vælge Aqoola Status på fagbudgetter
Straks-oprettelser fra Navision
Lærerne kan følge med i omkostningerne for deres egne fag: Hvad er der brugt, hvad er der tilbage og hvad er pengene brug til.
Overfør kreditorer og ændringer fra Navision til fakturaflowet når det passer dig - uden at vente på ‘skjulte’ overførsler.
Kontrol af bankkonti
Få forklaring hvis bilag ikke kan bogføres
Det er slut med at udbetale til forkerte bankkonti - Aqoola sammenligner betalingsoplysningerne fra fakturaen med Navision - og giver besked hvis de ikke er ens.
Slip for at lede efter årsagen til at bilag ikke kan bogføres efter import - Aqoola skriver hvorfor Navision ikke har accepteret at bogføre, så du slipper for at gætte dig frem.
Automatisk rykker ved manglende godkendelse
Revisionsspor i toppen af opgavebilledet
Slip for at rykke kollegerne for manglende godkendelser. Medarbejderne får automatisk en påmindelse når jeres interne frist overskrides og når fakturaer er forfaldne - som viser de opgaver der mangler godkendelse.
Hvad der har været gjort ved fakturaen før den kom til dig - hvem havde den sidst, har de skrevet en kommentar? Se de seneste 3 handlinger fra revisionssporet uden at åbne historikken.
Originale fakturaer i selve Navision Se de originale PDF’er i Navision uden at åbne webarkivet. Det er rart når du vil tjekke en finanspost og gerne vil se bilaget med det samme, uden at skulle logge på fakturaflowet.
Kontrol af opkrævet og bogført moms Slip for at tjekke for momsfri fakturalinjer eller indberette forkert moms. Aqoola nøjes ikke med at trække momsen fra fakturatotal, men tjekker at konteret moms stemmer med den fakturerede.
Masse-godkendelse med bladrefunktion til ledelsen Slip for at åbne hver eneste opgave for at godkende. Godkend med flueben fra oversigtslisten eller brug bladrefunktionen til at gennemse og godkende - direkte fra PDF-visningen
Genvejstaster og hjælpetekster på alle knapper Slip for at bruge musen. Der er genvejstaster på alle knapper. Hvis du er i tvivl om hvad en knap gør, eller har glemt genvejstasten, skal du bare holde musen hen over den for at få en forklaring. Så man slipper for at slå op i manualen.
Book en uforpligtende demonstration 70 70 18 11
Aqoola A/S Diplomvej 381 2800 Kgs. Lyngby AQOOLA.COM
Se originalbilag og godkendere i Navision Stat Aqoola har menuer og knapper i Navision Stat. Åbn PDF-faktura direkte fra finans- og kreditorposter - uden at logge på fakturaflowet. Se hvem der har godkendt, direkte fra posten i Navision Stat
Status på fagbudgetter Brugerne kan se de budgetter de selv er ansvarlige for. I brugerens opsætning anfører man fx. deres fag - så har de altid en aktuel status over deres budget, hvad der er brugt og hvad der er tilbage. De kan også se hvad pengene er brugt til.
Fritekstsøgning i Arkiv 1
2
Det er nemt for brugerne at finde gamle fakturaer når de skal se hvor de sidst har købt en vare eller ikke kan huske hvad de plejer at betale Årsag til afvisning uden at åbne opgaver
1. Skriv et eller flere søgeord for at ’google’ i arkivet 2. Klik på linket for at se opgaven med fakturaen
Automatiske rykkere Aqoola sender en oversigtsmail til brugerne når de har nye opgaver til godkendelse. De får automatisk en påmindelse når den interne frist overskrides og når fakturaen er forfalden
1
1. Klik på Aqoola Workflow for at åbne opgavelisten direkte fra mailen.
Mail-forespørgsler Med Forespørg-knappen kan du sende en mail med fakturaen vedhæftet, direkte fra fakturaflowet. Det er smart, hvis man skal bruge en godkendelse fra en person der ikke er oprettet som bruger, eller hvis man er i tvivl om hvem der skal godkende. 1. Ikon viser at opgaven er midlertidig låst fordi den afventer et svar
1
Manuel påmindelse 2 1 3
Når den automatisk rykning ikke er tilstrækkelig kan man påminde manuelt ved at markere opgaverne og skrive en tekst. Det kan være rart op til ferier eller andre situationer, hvor man gerne vil have brugerne til at afslutte deres opgaver 1. Marker en eller flere opgaver 2. Tryk på Påmindknappen 3. Skriv en besked til brugerne
Straksoprettelse af nye kreditorer Slip for at vente på at vente på periodiske overførsler, når der kommer fakturaer fra nye kreditorer. En knap på kreditorkortet i Navision Stat overfører kreditoren med det samme, så du kan få fakturaen sendt til godkendelse uden forsinkelse.
Automatisk moms-kontrol 3 2 1
Fakturaer tjekkes automatisk for momsfritagede linjer. Feltet Total+Moms får rød tekst hvis sum af posteringslinjer er forskellig fra beløb på fakturaen. Så slipper man for at skulle kontrollere manuelt eller risikere at der indberettes forkert moms. 1. Faktura indeholder linje uden moms 2. Indsæt linje med momsfritaget beløb 3. Sum af posteringer skifter fra rød til sort når moms stemmer
Betalingsvalidering Bankkonto og betalingsmetode kontrolleres mod kreditor i Navision Stat. Opgaven kan først sendes til godkendelse før den er rettet på kreditoren Slut med at bruge tid på kontrol eller at udbetale til forkerte bankkonti
Regnefunktion i beløbsfelter Lav beregninger direkte i prisfeltet på linjerne. Så er det nemt at afstemme fakturaer og opsplitte beløb i flere linjer. Læg sammen, træk fra, gange og dividere. Eller angiv linjens andel i procent af fakturatotal.
Samlebehandling
3
2
Udvælg et bundt af opgaver og påsæt godkender og kontering til flere fakturaer samtidig. 1. Marker opgaverne 2. Tryk på samle 3. Påsæt godkendelse og kontering
1
Et-klik bogføring - Bogfør med F9 1
De godkendte fakturaer er automatisk tjekket for korrekt kontering når de kommer ind i Navision Stat - så man kan bogføre med et tryk på en knap 1. Klik på udfør eller tryk f9
Aqoola A/S | Diplomvej 381 | 2800 Kgs. Lyngby | AQOOLA.COM